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SEZIONE: TECNOLOGIA E INNOVAZIONE

L'ESPERTO

Emergenza (e) digitale


24 Marzo 2020

   
di Maurizio Piazza (esperto ICT ReteComuni)
 
 
L’emergenza coronavirus ha fatto diventare necessità impellenti “cose” che nei tempi di
normale attività non sempre sono state in cima alla lista delle cose da fare. E anche quando
lo erano, non sono state realizzate o magari lo sono state ma solo parzialmente,
timidamente.
Oggi è importante non perdere l’occasione di “imparare dall’emergenza”.

Emergenza e continuità
Partiamo dal fatto che, in questo periodo di emergenza - caratterizzato dalla necessità di
ridurre gli spostamenti e i contatti fisici - la maggior parte dei Comuni si è trovata di fronte
almeno a due esigenze “informatiche”:
 
utilizzare sistemi di videoconferenza, per rendere possibili riunioni, attività collegiali e
momenti di lavoro di condiviso;
utilizzare sistemi ICT per lo smart working (lavoro agile, telelavoro, lavoro remoto, …),
ove tecnicamente possibile, per tutte le attività che non richiedono necessariamente o
espressamente una presenza fisica.
 
Queste due esigenze si inquadrano in almeno tre necessità fondamentali:
 
gestire l’emergenza in maniera coordinata e collaborativa - e le comunicazioni sono
strumento essenziale - potendo contare sulla disponibilità di dati e informazioni, qui è
rilevante la disponibilità e della circolarità dei dati in formato “digitale”;
garantire la capacità di governo, a tutti i livelli e secondo le competenze e
responsabilità di ciascuno;
gestire la continuità amministrativa, almeno quella essenziale, garantendo per
quanto possibile l’operatività degli uffici e l’accesso ai servizi secondo le modalità
previste dalle norme per la gestione dell’emergenza, anche attraverso gli strumenti e
i sistemi ICT.
 
 
I provvedimenti governativi, ministeriali e regionali si susseguono con frequenza, anche
ravvicinata, dettata dall’emergenza sanitaria COVID-19, sarà quindi necessario tener
conto degli aggiornamenti e delle indicazioni applicative ed operative in esso contenute,
in relazione agli argomenti qui trattati. 

Le indicazioni generali e di contesto rimarranno sicuramente valide, ma potrà essere


necessario parametrarle e contestualizzarle all’evoluzione normativa e regolamentare. 

Per tenersi aggiornati 

Coronavirus, la normativa: pagine u ciale del Governo Italiano, Presidenza del Consiglio
dei Ministri 

Coronavirus – Ultimi provvedimenti: pagina u ciale di Regione Lombardia.


 
Garantire il funzionamento delle istituzioni e la capacità di governo… in
videoconferenza!
 
Gli strumenti e i sistemi di videoconferenza in questo momento sono indispensabili per
consentire le attività di coordinamento legate alla gestione dell’emergenza. In questi giorni
sono largamente utilizzate nelle consultazioni per definire strategie, interventi e azioni, per
prendere decisioni condivise e collegiali, ove serva.
 

Nel recente Decreto-Legge 17 marzo 2020, n. 18, sono contenute norme che toccano
questo argomento, in particolare nell’Articolo 73 “Sempli cazioni in materia di
organi collegiali”. 

Al comma 1 si prevede che “Al ne di contrastare e contenere la di usione del virus


COVID-19 e no alla data di cessazione dello stato di emergenza deliberato dal Consiglio
dei ministri il 31 gennaio 2020, i consigli dei comuni, delle province e delle città
metropolitane e le giunte comunali, che non abbiano regolamentato modalità di
svolgimento delle sedute in videoconferenza, possono riunirsi secondo tali modalità …” 

E, nel successivo comma 2, che “Per lo stesso tempo previsto dal comma 1, i presidenti
degli organi collegiali degli enti pubblici nazionali, anche articolati su base territoriale,
nonché degli enti e degli organismi del sistema camerale, possono disporre lo
svolgimento delle sedute dei predetti organi in videoconferenza …”

In attesa di ulteriori precisazioni tecniche, normative e regolamentari, si può


pragmaticamente dire che sul mercato ci sono diverse soluzioni in grado di assolvere alle
funzioni richieste dalla normativa e con standard di sicurezza adeguati.
 
Ciascuna amministrazione potrà soluzioni attualmente non in suo possesso oppure
semplicemente ricorrere a soluzioni già disponibili nei pacchetti di office automation o nelle
suite di comunicazione e posta elettronica già in uso che possono risultare utili, almeno in
questa fase, e soddisfare le esigenze di base dell’Ente. In ogni caso la scelta dovrà soddisfare
criteri di coerenza con le proprie necessità in termini di dimensione e operatività.
 
Da ponderare, in relazione alla tipologia di applicazione per cui si intende utilizzare lo
strumento di videoconferenza, le capacità e le funzionalità atte a garantire anche attraverso
gli strumenti digitali l’esercizio dei diritti politici, di trasparenza e partecipazione democratica
(es.: seduta del Consiglio comunale in streaming) oltre che gli irrinunciabili livelli di sicurezza
e riservatezza (es.: seduta di Giunta).
 
A tale scopo si riportano alcune caratteristiche da considerare nella scelta dello strumento:
 
numero di possibili partecipanti;
numero di possibili spettatori (in streaming);
possibilità di registrare la sessione;
possibilità di fare più videoconferenze in contemporanea (soprattutto per i Comuni più
grandi);
eventuali restrizioni o limitazioni (es.: durata delle sessioni, capacità di registrazione,
ecc.).
Inoltre sono da valutare, per garantire l’efficacia del servizio e la facilità di partecipazione e
d’uso dei sistemi:
interfaccia in lingua italiana;
performance del sistema (in termini di stabilità e qualità della connessione);
compatibilità con i dispositivi di mercato, anche mobili (computer, smartphone, tablet,
ecc.) e con differenti sistemi operativi (Windows, IoS, Linux, Android, ecc..);
possibilità di collegarsi anche tramite chiamata telefonica (particolarmente utile nelle
situazioni in cui la connessione dati non è ottimale).

 
Va sottolineato che gli strumenti tecnologici da soli non bastano. Sarà necessario un
adeguamento delle procedure fin qui adottate per le sessioni in presenza al nuovo contesto
telematico per lo svolgimento delle sedute di Giunta o di Consiglio.
 
In questi casi è abilitante l’aver digitalizzato i processi di formazione ed emanazione degli atti
amministrativi con strumenti informatici e telematici.

 
Il lavoro agile
In questi giorni si parla molto di smart working, il lavoro agile. Il lavoro svolto dal dipendente
senza doversi per forza recare in ufficio con l’ausilio di strumenti informatici e telematici.
 
Nel Decreto-Legge 17 marzo 2020, n. 18, sono contenute norme che toccano questo
argomento. 

Con l’Articolo 87 “Misure straordinarie in materia di lavoro agile e di esenzione dal


servizio e di procedure concorsuali” al comma 1 viene de nito che “Fino alla
cessazione dello stato di emergenza epidemiologica da COVID-2019 … il lavoro agile è la
modalità ordinaria di svolgimento della prestazione lavorativa nelle pubbliche
amministrazioni …” al ne di limitare la presenza del personale negli u ci per assicurare
le attività che sono ritenute indi eribili e “che richiedono necessariamente la presenza sul
luogo di lavoro, anche in ragione della gestione dell’emergenza” come de nito nella lettera
a) del medesimo comma. 

E, al comma 2, per consentire di sopperire a carenze nella dotazione informatica delle


amministrazioni e consentirne una rapida attuazione, si stabilisce che “La prestazione
lavorativa in lavoro agile può essere svolta anche attraverso strumenti informatici nella
disponibilità del dipendente qualora non siano forniti dall’amministrazione …”.

Per realizzare quanto richiesto ci sono molte soluzioni disponibili e la loro adozione dipende
da molti fattori sia informatici e tecnologici, sia di competenze e di risorse disponibili.
Dipende anche da fattori locali, della propria organizzazione e dotazione informatica (come
sono strutturate ed erogate le applicazioni da utilizzare e come è realizzato il proprio data
center, com’è l’infrastruttura di rete o la connettività, ecc.).
 
Prima soluzione: il proprio PC sulla scrivania utilizzabile da remoto
L’esperienza raccolta in questi giorni ci mostra che la maggior parte dei Comuni ha adottato
soluzioni che richiedono l’accesso dall’esterno al proprio computer in ufficio. Un accesso che
deve essere sicuro e controllato. Diverse le soluzioni per realizzarlo, ma tutte hanno in
comune il fatto che i computer, le postazioni di lavoro, devono essere “accese” per poter
prendere possesso da remoto del proprio posto di lavoro in ufficio, della propria scrivania
diventata “virtuale”.
 
Altre soluzioni disponibili
Altre realtà, diversamente organizzate e che avevano invece precedentemente “virtualizzato”
le postazioni di lavoro anche in ufficio, hanno potuto passare più facilmente e velocemente
al lavoro remoto. Le necessità di accesso esterno sono simili a quanto descritto in presenza,
ma non è necessario tenere accese le postazioni di lavoro in ufficio, con tutto ciò che
comporta in termini di gestione operativa e di consumo energetico.
Ancora più rispondente alle esigenze è la soluzione cloud. Quegli Enti che già avevano
migrato i propri sistemi applicativi in cloud si sono trovate già pronte ad utilizzare le stesse
da remoto.

Da “Guida pratica al lavoro agile” sul sito del Ministero per la Pubblica Amministrazione. 

Raggiungibilità delle applicazioni dell’ente da remoto 

Se le applicazioni dell’ente sono raggiungibili da remoto, ovvero sono in cloud, il


dipendente può accedere tranquillamente da casa ai propri principali strumenti di
lavoro. Alternativamente si può ricorrere all’attivazione di una VPN (Virtual Private
Network, una rete privata virtuale che garantisce privacy, anonimato e sicurezza
attraverso un canale di comunicazione riservato) verso l’ente, oppure ad accessi in
desktop remoto ai server. 

Sono anche disponibili “soluzioni ponte”, che permettono dal proprio pc personale di
collegarsi alla propria postazione presso l’ente e quindi rendere l’esperienza come se si
fosse in u cio (attenzione, purché il pc sia tenuto acceso sempre in u cio). 

Non solo tecnologia


 
Detto così sembra una questione di soluzione tecnologica adottata dai diversi Enti. In realtà
la questione è un po’ più complessa e prende in considerazione l’intero livello di
organizzazione informatica dell’Ente.
 
Per esempio, la copertura delle funzioni amministrative e gestionali supportate da soluzioni
applicative, l’informatizzazione dei procedimenti amministrativi e lo sviluppo di servizi
digitali (a cominciare dalla presentazione telematica delle istanze per passare dalla
partecipazione al procedimento, fino al tema dei pagamenti elettronici, leggi pagoPA).

Fra le competenze attribuite all’Ufficio per la Transizione Digitale ed al suo Responsabile, si


richiama fra le altre “analisi periodica della coerenza tra l'organizzazione dell'amministrazione e
l'utilizzo delle tecnologie dell'informazione e della comunicazione …” e questo, superata
l’emergenza, dovrà essere oggetto di attenta riflessione e di un cambio di strategia e di
priorità, per molte amministrazioni.

Altre risorse utili per il lavoro agile 

Sul sito del Ministero della Funzione Pubblica c’è una pagina dedicata a Coronavirus:
le Società ICT in house a supporto del lavoro agile. 

Sulla pagina si legge “Il DPCM 11 marzo 2020 raccomanda che sia attuato il massimo
utilizzo di modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio
domicilio o in modalità a distanza. In un momento in cui si ribadisce la necessità di
limitare gli spostamenti e prevedere forme più o meno prolungate di isolamento
domiciliare, il Dipartimento della funzione pubblica, in collaborazione con Assinter
Italia sta individuando quelle società ICT in house in grado di o rire agli enti pubblici
del territorio servizi di smart working utili a superare questa fase di emergenza”. 

Nella stessa pagina è segnalato il link per accedere all'elenco delle Società ICT in house
che o rono agli enti pubblici servizi di smart working. 

Articoli e materiale di supporto 

Di seguito alcuni link di interesse per gli argomenti trattati. 

Telelavoro e smartworking: una guida pratica un articolo di Andrea Tironi sul sito
Comuni Digitali 

Il lavoro agile negli enti locali sul sito Formez EventiPA la registrazione del webinar
tenuto il 13 e il 17 marzo 2020

In allegato il testo completo degli articoli citati: Artt 73 e 87 - DL 17 marzo 2020.


 
 
 

Articoli 73 e 87 Decreto Cura Italia

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Crediti.

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