SAP Business One
IMPLEMENTACIÓN EFICIENTE
Cuando las empresas adquieren
un software de planificación
de recursos empresariales
(ERP) y de gestión empresarial,
normalmente gastan lo mismo
en la implementación y los
servicios de consultoría que
en las licencias de software.
Ser conscientes de este hecho
nos sirve como motivación
importante para que nuestros
clientes estén informados
sobre los factores clave que
contribuyen al éxito de las
implementaciones de software
y sobre los obstáculos que
deben evitar.
DE SAP® BUSINESS ONE
DETECTE Y EVITE EXCESOS DE TIEMPO
Y PRESUPUESTO
El estudio de CHAOS 2006 de The Standish en implementar soluciones de software.
Group revela que en todos los sectores Una implementación larga no sólo reducirá
sólo el 35% de las implementaciones de la productividad de la plantilla y afectará
software se consideran finalizadas con al servicio del cliente, sino que también
éxito, el 19% se considera un fracaso y el puede situarle en una posición de mercado
46% son cuestionables. ¿Por qué? Una vulnerable a las amenazas de la
planificación de proyecto y una previsión competencia.
de necesidades inadecuadas, funciones
y responsabilidades poco claras, Metodología de implementación
y expectativas de los clientes poco acelerada para SAP® Business One
razonables son los principales motivos
por los que fallan tantos proyectos de Las implementaciones no deben convertirse
implementación. en un suplicio. Implementaciones bien
planificadas, orientadas al cliente y que
Muy frecuentemente los proyectos resultan siguen un marco estructurado son buenas
más caros de lo previsto y duran más candidatas a tener éxito, gracias
tiempo de lo esperado. Además, a menudo a migraciones e integraciones fluidas, pocas
el software implementado no cumple las interrupciones y menos presión a los
necesidades empresariales específicas usuarios para obtener un rápido retorno
de la empresa ni las expectativas del cliente de la inversión.
en términos de funcionalidad y facilidad
de uso. SAP sabe que en el entorno Teniendo en cuenta estos puntos, SAP
empresarial de hoy en día las empresas ha desarrollado una metodología de
no pueden permitirse invertir mucho tiempo implementación acelerada para la aplicación
El 65% de los proyectos
Fracaso no terminan con éxito
19% • Los costes sobrepasan
el presupuesto
Pueden • Se requiere más tiempo
mejorar del planificado
46% • La funcionalidad suminis­
Éxito trada no cumple lo prome­
35% tido
Figura 1: Porcentaje de éxito de proyectos de implementación de TI1
1. "Informe CHAOS 2006", The Standish Group International Inc., 2006.
SAP® Business One a fin de proporcionar
una estructura clara y comprobada para
gestionar el proyecto y las expectativas
del cliente y ofrecer directrices claras para
la comunicación y la documentación.
SAP ha creado la metodología de
implementación acelerada (antes conocida
como SAP AIP) con la colaboración de
nuestros partners de implementación
activos; de este modo nos beneficiamos
de sus años de experiencia en este campo.
Desde su lanzamiento, esta metodología
se ha utilizado en miles de implementaciones
en todo el mundo y se ha convertido en
el estándar para las mejores prácticas en
implementaciones de SAP Business One.
El objetivo de este documento es
presentarle las principales etapas de la
metodología de implementación acelerada
e informarle mejor sobre el procedimiento
de SAP en la implementación de su
inversión en ERP. Para cada fase de
implementación describimos los principales
hitos y los componentes relevantes.
También valoramos los recursos necesarios
y sugerimos las mejores prácticas que
los clientes deben estar preparados
para aplicar antes de implementar
SAP Business One.
Implementación en cinco fases
La metodología de implementación
acelerada divide los proyectos de
implementación en fases. La primera
empieza cuando el cliente firma el contrato;
se trata del período en el que la organización
de ventas entrega el proyecto a la
organización de consultoría
e implementación. Continúa hasta cubrir
todo el proceso de implementación
y concluye con una reunión de revisión
y optimización que se lleva a cabo algunas
semanas después de que el proyecto se
haya entregado al cliente.
2
Prepara­ Ante­
ción del proyecto
proyecto empresarial
Figura 2: Las cinco fases de la metodología de implementación acelerada
A continuación se describen las cinco
fases de la metodología.
Preparación del proyecto
El objetivo de esa fase es presentar
la planificación y preparación inicial para
la implementación de SAP Business One.
A pesar de que cada implementación de
SAP Business One tiene unos objetivos
y prioridades particulares, los pasos
a seguir en la fase de preparación del
proyecto ayudan a identificar y planificar
las áreas clave de enfoque que se deberán
tener en cuenta. Esto incluye tanto
cuestiones técnicas como temas de gestión
de proyecto. En la reunión de puesta en
marcha del proyecto el equipo de
implementación de SAP comunica el plan
de proyecto, así como el compromiso que
su empresa deberá asumir en términos
de tiempo y recursos. Se identifican las
funciones y responsabilidades de los
diferentes participantes en el proyecto.
Además, se entrega el software de
SAP Business One y se completa la
instalación preliminar de un sistema de
prueba. Normalmente esta fase se realiza
en cinco días.
Hitos principales
Los hitos principales de la fase de
preparación del proyecto son:
• Entrega del proyecto de implementación
• Reunión de puesta en marcha del proyecto
con el cliente
• Entrega e instalación del sistema de
prueba para el software de
SAP Business One
• Revisión de la fase del proyecto
y aprobación por parte del cliente
Realiza­ Puesta
Prepara­
ción del
ción final
en marcha
proyecto y soporte
Consejos para una práctica mejor
Los consejos para una práctica mejor
en la fase de preparación del proyecto
incluyen:
• Garantizar que el equipo de ventas de
SAP esté presente en la reunión de
puesta en marcha del proyecto para
resumir sus expectativas – notificadas
durante la fase de venta del producto –
y adaptarlas de forma clara a las funciones
del producto
• Confirmar de forma explícita el hardware,
el software y los recursos disponibles
con su gestor del proyecto o el
administrador de TI durante la reunión
de puesta en marcha del proyecto
• Presentar una demostración en gran
detalle de SAP Business One como
parte de la reunión, con el objetivo de
dar a conocer el producto a los miembros
de su equipo
• Acordar cuándo y cómo estará disponible
su personal
• Crear un comité de dirección ejecutivo
para vincular el apoyo de la gestión
directiva con la implementación
• Encargar a su responsable del proyecto
una revisión final de la fase de
preparación del proyecto y firmar el
documento "Aprobación de la fase de
proyecto" proporcionado por el equipo
de implementación de SAP
Anteproyecto empresarial
En esta fase crucial, que normalmente dura
unos cuatro días, se examina cómo desearía
que funcionara SAP Business One para
que le ayude en su negocio. Se llevan
a cabo uno o varios talleres de trabajo
para recopilar sus necesidades. En ellos
se identifican y analizan los procesos
empresariales y las necesidades funcionales
particulares de su empresa. Los talleres
ofrecen la oportunidad de perfeccionar
las metas y objetivos originales del
proyecto, así como de revisar, en caso
necesario, toda la planificación del proyecto.
El resultado es el anteproyecto empresarial,
que documenta de forma detallada los
resultados recopilados durante los talleres.
El anteproyecto empresarial sirve de guía
técnica y funcional durante las fases
posteriores del proyecto de implementación.
Hitos principales
Los hitos principales de la fase del
anteproyecto empresarial son:
• Talleres de trabajo para recopilar las
necesidades empresariales con los
responsables funcionales del cliente
• Creación de un documento detallado
del anteproyecto empresarial
• Determinación de cambios en el alcance
inicial del proyecto y en la planificación
(si corresponde)
• Revisión de la fase del proyecto
y aprobación por parte del cliente
Consejos para una práctica mejor
Los consejos para una práctica mejor
en la fase del anteproyecto empresarial
incluyen:
• Solicitar a su partner de implementación
que tenga disponible SAP Business One
durante los talleres para que pueda ver
el producto en funcionamiento con el
objetivo de evaluar cómo afronta sus
necesidades empresariales específicas
• Sugerir que se utilice su propia tabla
de cuentas en vez de crear una nueva;
de este modo se reducirá
considerablemente el trabajo de migrar
los datos y reconciliar el balance abierto
• Comunicar inmediatamente si quiere
migrar los datos de las transacciones
históricas de su empresa a SAP
Business One
• Comprobar que se tratan y documentan
todas las necesidades de su empresa
en el anteproyecto empresarial, ya que
incluso los cambios aparentemente
pequeños en el alcance inicial o en las
necesidades pueden afectar de forma
significativa los costes, los recursos
y el plazo del proyecto
Realización del proyecto
Se trata de la fase más importante de la
metodología de implementación acelerada
y normalmente dura una semana y media
aproximadamente. El objetivo de la
realización del proyecto es implementar
todos los procesos empresariales y los
requisitos técnicos recopilados durante
las fases previas y documentadas en el
anteproyecto empresarial. Los consultores
validan y actualizan la configuración y
prueban los procesos mientras su equipo
de proyecto actualiza las instrucciones
de trabajo (por ejemplo, modelos de
procesos empresariales) y realiza pruebas
de unidad y de integración.
Hitos principales
Los hitos principales de la fase de
realización del proyecto son:
• Instalación y personalización del software
en función del anteproyecto empresarial
• Migración de datos (si corresponde)
• Validación de la configuración del sistema
• Comprobación del sistema
• Definición de la formación y del plan de
entrada en productivo
• Revisión de la fase del proyecto
y aprobación por parte del cliente
Consejos para una práctica mejor
Los consejos para una práctica mejor en
la fase de realización del proyecto incluyen:
• Minimizar el número de cambios en la
configuración y el alcance, ya que estos
cambios afectan de forma patente a las
pruebas de la aplicación y a la formación
• Comunicar de forma clara que sus
equipos de proyecto y TI son los
responsables de garantizar la calidad
de los datos y la integridad de la migración
de datos
• Garantizar que los responsables del
proyecto están presentes en todas las
etapas de la validación del sistema y la
comprobación de aceptación
• Revisar todos los documentos de salida,
por ejemplo, facturas, pedidos e informes,
así como balances contables, antes de
aprobar la fase
Preparación final
Esta fase se centra en preparar
SAP Business One y el cliente para la
puesta en marcha. Las actividades claves
durante esta fase incluyen la formación
completa del administrador y de los
usuarios, así como el ajuste final de
SAP Business One. Como parte de las
pruebas finales del sistema, se realizan
los ajustes necesarios para resolver las
cuestiones que hayan quedado pendientes.
Normalmente, esta fase dura unos cinco
o seis días.
Hitos principales
Los hitos principales de la fase de
preparación final son:
• Formación del administrador y de los
usuarios clave
• Preparación del sistema para la puesta
en marcha
• Finalización de las actividades de entrada
en productivo
• Revisión de la fase del proyecto
y aprobación por parte del cliente
Consejos para una práctica mejor
Los consejos para una práctica mejor en
la fase de preparación final incluyen:
• Anunciar de forma oficial a todos los
participantes el plan de formación
y entrada en productivo y la planificación
• Garantizar que cada usuario participa
3
 www.sap.com /spain
/contactsap

en la formación relevante y trabaja Consejos para una práctica mejor

directamente con SAP Business One
durante la formación
Puesta en marcha y soporte
Completar esta fase es el objetivo final
y la etapa más emocionante del proyecto
de implementación. Es cuando se pone
en marcha el software SAP Business One
en su empresa y éste empieza a gestionar
todas las actividades diarias de forma
independiente. La fase de puesta en
marcha y soporte está formada por dos
subfases diferentes. En la primera, el
proyecto se completa con el cierre formal
del proyecto. Es el momento en que se
utiliza el software de forma productiva en
las operaciones diarias, se solucionan
todos los errores y problemas, se finaliza
la transición al equipo de soporte de
producción, se completa la transferencia
de conocimientos, y se aprueba el proyecto.
A continuación, empieza la subfase de
mejora continuada, durante la cual el equipo
de soporte de producción supervisa el
software y soluciona los problemas que
surjan en los procesos empresariales. Se
establecen procedimientos de gestión de
cambios adecuados y se realiza la
formación continuada de los usuarios
finales. Los planes se efectúan teniendo
en cuenta la revisión continuada y la mejora
de los procesos empresariales. Se programa
y se lleva a cabo la reunión de revisión
y optimización. Normalmente esta fase
finaliza en cuatro días.
Hitos principales
Los hitos principales de la fase de puesta
en marcha y soporte son:
• Implementación de producción completa
de SAP Business One
Los consejos para una práctica mejor en
la fase de puesta en marcha y soporte
incluyen:
• Implicar el comité de dirección ejecutivo
en la reunión de cierre del proyecto
para su aceptación final
• Programar una reunión de revisión
y optimización de cuatro a seis semanas
después de la reunión de cierre del
proyecto y asegurarse de que participa
todo su equipo de proyecto
• Capacitar a los responsables funcionales
del proyecto:
– Supervisar cómo trabajan los usuarios
finales con SAP Business One para
garantizar un uso correcto y coherente
del software
– Registrar todos los problemas y
determinar las mejoras necesarias
para el rendimiento, la funcionalidad
y la facilidad de uso; dichas cuestiones
se tratarán en la reunión de revisión
y optimización
• Solicitar el soporte inicial "in situ" para
la puesta en marcha por parte de, como
mínimo, un consultor con experiencia
en SAP Business One
Ventajas para el cliente
La metodología de implementación
50 091 086 esES (09/01)
acelerada, tal y como se aplica en la © 2009 SAP AG.
implementación de SAP Business One, Reservados todos los derechos. SAP, R/3, SAP NetWeaver, Duet,
PartnerEdge, ByDesign, SAP Business ByDesign y otros productos
proporciona muchas ventajas a los clientes y servicios de SAP mencionados, así como sus logotipos respectivos,
son marcas comerciales o marcas registradas de SAP AG en Alemania
de SAP. Les ofrece una visión clara del y en otros países.
alcance, la estructura y la duración de la Business Objects y el logotipo de Business Objects, BusinessObjects,
implementación de SAP Business One Crystal Reports, Crystal Decisions, Web Intelligence, Xcelsius y otros
productos y servicios de Business Objects mencionados, así como sus
desde el principio del proyecto para evitar logotipos respectivos, son marcas comerciales o marcas registradas
de Business Objects S.A. en los Estados Unidos y en otros países.
sorpresas y excesos de tiempo Business Objects es una empresa de SAP.
o presupuesto. Además, la metodología Todos los demás nombres de productos y servicios mencionados son
proporciona tranquilidad a los clientes marcas comerciales de sus respectivas empresas. Los datos de este
documento sólo tienen carácter informativo. Las especificaciones de
porque saben que los partners que utilizan productos en cada país pueden ser diferentes.

• Revisión y aprobación de la fase del
proyecto por parte del cliente para su
puesta en marcha y soporte, así como
para la finalización del proyecto
• Reunión de revisión y optimización
esta metodología ofrecen servicios de
implementación basados en mejores
prácticas siguiendo los estándares
establecidos por SAP.
Estos materiales pueden modificarse sin previo aviso. Estos materiales
los proporciona SAP AG y sus empresas afiliadas ("SAP Group") con
carácter informativo, sin representación ni garantía de ningún tipo
y SAP Group no se hace responsable de los errores u omisiones en
dichos materiales. Las únicas garantías para los productos y servicios
de SAP Group son aquellas especificadas en los productos y servicios,
si las hubiera. Nada de lo que aparezca en este documento debe interpretarse
como garantía adicional.