Control y Perspectiva en las Finanzas Artesanas |

Optima Infinito
http://www.optimainfinito.com/2011/01/control-y-pers pectiva-en-las -finanzas -artes anas .html?
utm_s ource=feedburner& utm_medium=feed& utm_campaign=Feed%3A+OptimaInfinito+%28Optima+Infinito%29
January 27, 2011

Lo puedes leer en aprox. 6:30 minutos

El próximo 28 de enero, con motivo de las jornadas de invierno de Consultoría

Artesana [#redca], celebraremos en Bilbao un taller en el que, bajo el
sugerente título “Todo por la pasta“, conversaremos sobre diversos temas
relacionados con los “dineros artesanos”. Si quieres, puedes seguirlas a través de
Twitter con el hashtag #money28E y a través del blog creado al efecto:
http://todoporlapasta.wordpress.com/

Como no podía ser de otra forma en un blog cuyo contenido trata en gran medida
sobre productividad, mi objetivo en esta entrada es compartir una serie de reflexiones
sobre conceptos básicos que puedan ayudar a los consultores artesanos a ser más
productivos en la gestión de sus finanzas, entendiendo por “ser más
productivos” tener un mejor control sobre los aspectos económicos de su trabajo y
poder tomar decisiones sobre ellos con mayor perspectiva.

En mi opinión, para alcanzar unos buenos niveles de control y perspectiva, el

consultor artesano necesita conocer y entender como mínimo su mercado, su
estructura de costes y su eficiencia.

Conocer tu mercado es lo primero, porque el precio/hora máximo que puedes

facturar no lo defines tú sino él. Conocido este “techo”, el consultor artesano puede
influir sobre su estructura de costes y su eficiencia para que su precio/hora no
sobrepase este límite.

En cuanto a la estructura de costes, todo consultor artesano, independientemente

de su nivel de actividad y facturación, tiene una serie de costes fijos: viajes asociados
a pre-venta o venta de sus servicios, material informático y papelería, comunicaciones,
gestoría, libros, cuotas de asociaciones, cuota de autónomos, seguridad social y otros
varios.

Aunque estos costes fijos son normalmente bajos en el caso del artesano, es
importante tenerlos identificados y separados de los demás costes, ya que
debemos tenerlos en cuenta a la hora de tomar determinadas decisiones, como
veremos más adelante.

Por otra parte, además de los costes fijos están los costes de proyecto. Estos
costes son variables, ya que están vinculados a la realización de proyectos concretos,
es decir, si no hay proyecto, no hay coste. Dentro de este tipo de costes se
engloban los viajes, comidas, documentación (reprografía) y también los impagos y los
descuentos sobre nuestro precio/hora estándar en caso de haberlos. En el control de
los costes de proyecto lo más recomendable es hacer un seguimiento por proyecto y,
además, uno consolidado de todos los proyectos.

La tercera partida que debemos tener en cuenta es el margen bruto que queremos
obtener. En otras palabras, sería una especie de “sueldo bruto anual”; el que
entendemos adecuado y realista para remunerar nuestro trabajo. De cara al ejercicio
que estamos haciendo, creo que lo conveniente es poner como margen bruto el
mínimo razonable que necesitaríamos obtener al año para poder vivir de
nuestra labor artesana; en otras palabras, una cifra por debajo de la cual
seguramente nos plantearíamos un cambio de actividad.

Con los tres elementos anteriores ya podemos calcular el primer dato realmente
importante: el objetivo anual de facturación. Esta cifra es la primera que ayuda al
artesano a tener una mínima perspectiva a la hora de tomar decisiones que afecten a
sus finanzas, ya que si no logra su objetivo anual de facturación, la viabilidad de su
proyecto artesano quedará en entredicho.

Objetivo anual de facturación = Costes fijos + Costes de proyecto + Margen

bruto deseado

Veamos ahora qué es eso de la eficiencia. Pero para ello, veamos antes algunas
consideraciones sobre el número de horas facturables, teniendo además en cuenta
que siempre será menor o igual que el número de horas “trabajables” aunque, a
efectos de este ejercicio, considereramos que ambas cifras son iguales.

Si descontamos los 52 fines de semana y 14 festivos, en un año tenemos 247 días

laborables, es decir, facturables. Como facturar más de 8 horas por día no parece
realista, esos 247 días, a 8 horas por día, suponen 1976 horas facturables.

En el caso hipotético que las 1976 horas fueran realmente facturables, nuestro
precio/hora sería el resultante de dividir nuestro objetivo anual de facturación
entre esas 1976 horas. Por ejemplo, si nuestro objetivo anual de facturación fuera
59280€, nuestro precio/hora sería 59280/1976=30€/hora.

Eso supondría tener una eficiencia del 100%, ya que la eficiencia es porcentaje de
horas facturadas sobre el total de horas facturables.

Pero sabemos que esto no es posible aunque nuestra demanda fuera infinita, porque
independientemente de que haya más o menos proyectos, hay que dedicar tiempo a
viajes de pre-venta y venta, a reuniones con futuros clientes o con personas
de nuestra red, a seguir aprendiendo I+D+C (conversación) o a temas administrativos.
Y, si somos realistas, lo normal es que haya algún que otro día que estemos enfermos
y no podamos trabajar y también que pretendamos disfrutar de algunos días de
vacaciones además de los fines de semana y festivos. Todas estas horas normales
no facturables afectan a nuestra eficiencia general del mismo modo que los costes
fijos afectan a nuestra estructura de costes; están ahí haya o no haya proyectos.

Eficiencia general (en %) = 100 – (100 x Horas normales no

facturables/1976)

Y además, para cada proyecto, hay que tener en cuenta las reuniones, los viajes y
comidas, las tareas administrativas y de preparación de materiales, etc. Estas horas no
facturables afectan a nuestra eficiencia del mismo modo que los costes de proyecto
afectan a la estructura de costes, es decir, afectan a la eficiencia de proyecto.

Eficiencia de proyecto (en %) = 100 – [100 x Horas de proyecto no

facturables/(Horas de proyecto no facturables + Horas de proyecto
facturables)])

Nuestra eficiencia total, o simplemente eficiencia, será por tanto:

Eficiencia (en %) = 100 – [100 x (Horas normales no facturables + Horas de
proyecto no facturables)/1976]

Al principio, las estimaciones de eficiencia tendrán que ser aproximadas pero en

seguida se pueden extrapolar con bastante fiabilidad a partir de datos históricos.

Conocidas nuestra estructura de costes y nuestra eficiencia, el cálculo del precio/hora

es sencillo y resulta de dividir nuestro objetivo anual de facturación entre las 1976
horas multiplicadas por nuestra eficiencia:

Precio/hora = Objetivo anual de facturación / (1976 x Eficiencia)

En otras palabras, si nuestra eficiencia es del 50%, nuestro precio/hora en el ejercicio

anterior será ahora 59280/(1976*50%)=60€, el doble del que habíamos calculado
antes.

A primera vista puede parecer que una eficiencia del 50% es muy baja pero la realidad
es que se trata de una eficiencia realmente buena considerando que el máximo [real] en
consultoría industrial no suele exceder el 70%. Como apuntaba al principio, mi
experiencia en consultoría artesana es limitada pero estimo que la eficiencia de un
artesano dificilmente superará el 50% y calculo que lo normal es que ronde el 30% (que
en el ejemplo anterior supondría un precio/hora de 100€).

De este precio/hora, el coste/hora se calcularía sumando los costes fijos y dividiéndo la

cifra resultante por las 1976 horas multiplicadas por nuestra eficiencia:

Coste/hora = (Costes fijos + Costes de proyecto)/(1976 x Eficiencia)

Por otro lado, el margen bruto/hora sería el precio/hora menos el coste/hora:

Margen/hora = Precio/hora – Coste/hora

De qué nos sirve conocer todo esto? Como ya hemos dicho, para tener control sobre
nuestras finanzas artesanas y poder tomar decisiones con suficiente perspectiva o, lo
que es lo mismo, conociendo de antemano el impacto económico de las mismas.
Veamos algunos ejemplos:

Si no alcanzas tu objetivo anual de facturación, puedes intentar reducir tus

costes fijos o mejorar tu eficiencia para liberar horas y dedicarlas a actividades que
generen negocio (no necesariamente vender)
Si tu precio/hora está por encima de mercado, sabes cómo puedes mejorar tu
eficiencia para bajarlo (lo cual es generalmente más viable y sencillo que reducir
costes)
Si tu eficiencia es muy baja puedes mejorarla aplicando el poder de “Y”, es decir,
buscando sinergias que te permitan aprovechar mejor tus horas “ineficientes” y
dedicar menos horas a tareas que te aportan poco, como viajar, o aprovecharlas
mejor, por ejemplo leyendo o preparando documentación.
Si tu eficiencia es muy buena y tus costes están bajo control puedes embarcarte
en proyectos no remunerados sabiendo que no afectarán a tu objetivo anual de
facturación ni a tu eficiencia estimada, es decir, a la viabilidad de tu proyecto
artesano
Cuando te embarcas en un proyecto no remunerado sabes que además de
hacerlo gratis, estás de algún modo financiando a tu cliente aunque no tengas
costes de proyecto, ya que cada hora que dedicas al proyecto supone disminuir
tu eficiencia general y por tanto aumentar tu coste/hora, lo cual disminuirá tu
 margen/hora
Del mismo modo, cuando facturas por debajo de tu precio/hora “objetivo” eres
consciente de que la diferencia entre éste y el precio/hora facturado es un coste
de proyecto que también influye en tu estructura general de costes y por tanto en
tu margen/hora
Si tu precio/hora “objetivo” está por debajo del de mercado, puedes aumentarlo un
poco y aprovechar el margen bruto adicional que obtendrás con los proyectos
facturables para cubrir los costes de proyectos no facturables
Si sabes lo que te cuestan las cosas, en tiempo y en dinero, estarás mejor
preparado para probar modelos de transacción alternativos

En resumen y como decía Séneca, “el mejor límite para el dinero es el que no permite
caer en la pobreza ni alejarse mucho de ella“. Conocer tu mercado, tus costes y tu
eficiencia te puede ayudar a encontrarlo.

Entradas relacionadas:

1. Desarrollo Organizacional: Reflexiones Artesanas sobre [no] Formación 2.0

2. Productividad: la Perspectiva GTD