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LA IMPORTANCIA DE

LOS ARCHIVOS

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PRINCIPIOS RECTORES
FINES DEL ESTADO

FINES DEL ARCHIVO

GARANTIZAR A
LA COMUNIDAD

PRINCIPIOS
DEBERES
DERECHOS
PARTICIPÁCIÓN
CONTROL
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EL ARCHIVO ES IMPORTANTE PARA:

LA ADMINISTRACIÓN Y LA CULTURA

TOMA DE FUENTES PATRIMONIO


DECISIONES DE LA CULTURAL
HISTORIA

IDENTIDAD
NACIONAL

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ACCESO A LOS DOCUMENTOS DE
ARCHIVOS PÚBLICOS
Interés General

Derecho a la información
Derecho de
Consulta petición
Reproducción copias

Interés particular

Excepto:
•C.N.
•Restricciones Legales
•Conservación: Prestamo de información en otros soportes
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LA NORMATIVIDAD Y
LA GESTIÓN
DOCUMENTAL EN LOS
ARCHIVOS
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Gestión documental

 Conjunto de actividades administrativas y


técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación
producida y recibida por las entidades,
desde su origen hasta su destino final, con
el objeto de facilitar su utilización y
conservación. (Art. 3 Ley 594 de 2000)

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Gestión documental

La gestión documental se reconoce, como


una actividad intrínsecamente ligada a los
archivos y su desarrollo es paralelo a la
búsqueda de la transparencia en la gestión
administrativa.

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El Programa de Gestión Documental -
PGD, como proceso archivístico
sistemático

Debe estructurarse a partir de la


normatividad archivística vigente.
Contempla situaciones tendientes a
la simplificación de trámites y
racionalización de recursos.

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EL COMITÉ DE ARCHIVO

Equipo asesor de la alta dirección,


responsable de cumplir y hacer cumplir
las políticas, definir los programas de
gestión de documentos y hacer
recomendaciones en los procesos
administrativos y técnicos de los
archivos

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COMPONENTES DE UN PGD

Consideraciones básicas de tipo


administrativo, económico y
archivístico.
Aspectos de planeación
relacionados con la necesidad de un
diagnóstico y los requisitos previos
al PGD.

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COMPONENTES DE UN PGD

La adopción e implementación de las


tablas de retención documental.
La formación de archivos según el
ciclo vital de los documentos
(Archivos de Gestión, Central e
Histórico)

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COMPONENTES DE UN PGD

Identificación de los procesos de un


programa de gestión documental y
sus correspondientes flujos de
información
La implementación y seguimiento.

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

 Ley 43 de 1913

 Ley 527 de 1999

 Código Penal

 Código de Procedimiento Penal

 Código de Comercio

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

 Decreto 2649 de 1993

 Decreto 1584 de 1994

 Decreto 2150 de 1995

 Acuerdo AGN 060 de 2001.

 Circular Interna AGN No.13 de 1999,

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

 NTC 1673

 NTC 2223:1986

 NTC 2676

 NTC 3393

 NTC 4436

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1. PRODUCCIÓN

2. RECEPCIÓN 8. DISPOSICIÓN FINAL

PROCESOS
3. DISTRIBUCIÓN DE UN
PGD 7. CONSERVACIÓN

4. TRÁMITE 6.CONSULTA

5. ORGANIZACIÓN
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

Generación de documentos
de las instituciones en
cumplimiento de sus
funciones.

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1. Creación y Medios y técnicas de
diseño de producción y métodos de
impresión
documentos
 Determinación y selección de
soportes documentales
 Determinación de
dimensiones, calidad y tipos de
soportes, gramaje, tintas.

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Creación y Instrucciones para el
diseño de diligenciamiento de formularios
documentos Determinación de uso y finalidad
de los documentos
Diplomática:imagen corporativa,
características internas y
externas, tipo de letra, firmas
autorizadas
Adecuado uso de la reprografía
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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Identificación de dependencias
2. productoras
Definición de tipologías
Normalización
documentales, formatos y
de la producción
formularios según TRD
documental Determinación de formatos
preimpresos y plantillas
predeterminadas

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PROCESO DE PRODUCCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Directrices relacionadas con el
2. Normalización número de copias
Control de la producción de
de la producción
nuevos documentos
documental
Determinación de la periodicidad
de la producción documental

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

 Constitución Política

 Decreto 2150 de 1995

 Acuerdo AGN 060 de 2001.

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

Conjunto de operaciones de verificación y


control que una institución debe realizar
para la admisión de los documentos que
son remitidos por una persona natural o
jurídica.

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

Radicación:

Procedimiento por el cual, se asigna un


número consecutivo, a las
comunicaciones recibidas o producidas,
dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o de envío

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

Registro:

Procedimiento por el cual, las entidades


ingresan en sus sistemas datos como:
Remitente o destinatario, Nombre o código
de la dependencia competente, Nombre del
funcionario responsable del trámite,
anexos y tiempo de respuesta

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1. Registro de Definición de medios de recepción
documentos Recibo de documentos oficiales
Verificación y confrontación de
folios, copias, anexos, firmas
Constancia de recibo
Asignación de datos (Acuerdo
AGN 060/2001 Art. 2)
Asignación consecutivo de envios

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PROCESO DE RECEPCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Radicación Asignación de consecutivo, fecha
de documentos y hora
Impresión de rótulo de radicación
Relación entre los documentos
recibidos y enviados
Registro impreso de planillas de
radicación y control
Elaboración de estadísticas

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS

 Decreto 2150 de 1995

 Acuerdo 060 de 2001

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS

Actividades tendientes a garantizar que


los documentos lleguen a su destinatario.

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
1.Distribución de Identificación de dependencias y
documentos determinación de competencia
recibidos Enrutamiento de documentos a
dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos recibidos

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Distribución de Identificación de dependencias
documentos Enrutamiento de documentos a
internos dependencia competente
Registro de control de entrega de
documentos internos

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PROCESO DE DISTRIBUCIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Definición de medios de
3. Distribución de distribución: personal, fax, correo
documentos tradicional, correo electrónico,
enviados apartado aéreo, trámite en línea,
página web, otros
Control y firma de guías y planillas
de entrega
Organización mensajería externa

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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS

 Constitución Política.
 Ley 58 de 1982
 Decreto 01 de 1984
 Decreto 2150 de 1995.
 Acuerdo AGN 060 de 2001.

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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS

Curso del documento desde su


producción o recepción hasta el
cumplimiento de su función
administrativa

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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS

Respuesta a una solicitud o


requerimiento

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PROCESO DE TRÁMITE DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Recepción de -Confrontación y
solicitud o trámite diligenciamiento de planilla
de control y ruta del trámite
-Determinación de
competencia

-Preparación y proyección
2. Respuesta
de respuesta

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Ley 4 de 1913.
 Ley 80 de 1993.
 Código de Comercio.
 Decreto 1382 de 1995.
 Decreto 254 de 2000.
 Decreto 4124 de 2004.

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Acuerdo AGN 007 de 1994.


 Acuerdo AGN 09 de 1995.
 Acuerdo AGN 12 de 1995.
 Acuerdo AGN 16 de 2002.
 Acuerdo AGN 037 de 2002.

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Acuerdo AGN 039 de 2002.


 Acuerdo AGN 041 de 2002.
 Acuerdo AGN 042 de 2002.
 Acuerdo AGN 015 de 2003.
 Acuerdo AGN 02 de 2004.

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Circular AGN 07 de 2002.


 Circular AGN 01 de 2003.
 Circular AGN-DAFP No. 004 de 2003.
 Circular AGN 012 AGN-DAFP de
2004.
 Circular AGN 01 de 2004.
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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Resolución MinSalud 1995 de 1999.


 Resolución AGN 081 de 2001.
 Resolución AGN 183 de 2004.
 NTC 4095
 NTC 5029

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

Conjunto de acciones 220.13 220.13.03 Actas


ACTAS Comité Directivo
orientadas a la
clasificación, ordenación
y descripción de los
documentos

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
1.Clasificación -Identificación de unidades
documental administrativas funcionales
-Aplicación de la tabla de
retención y/o valoración de la
dependencia
-Conformación de series y
subseries documentales

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
2. Ordenación -Conformación y apertura de
documental expedientes
-Determinación de los
sistemas de ordenación
-Organización de series
documentales
-Foliación

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
Transferencias Organización y entrega de
documentales transferencias documentales
y aplicación de la disposición
final de las TRD y/o TVD

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PROCESO DE ORGANIZACIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES
3. Descripción -Análisis de información y
documental extracción de contenidos
-Diseño de instrumentos de
recuperación como Guías,
Inventarios, Catálogos e
Índices

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PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS

 Constitución Política.
 Ley 4 de 1913.
 Ley 57 de 1985.
 Decreto 01 de 1984.
 Decreto 2126 de 1992.
 Acuerdo AGN 47 de 2000
 Acuerdo AGN 56 de 2000
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PROCESO DE CONSULTA DE
DOCUMENTOS

Acceso a un documento o grupo de documentos


con el fin de conocer la información que contienen

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS
PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES

1. Formulación de la -Determinación de la necesidad y


consulta
precisión de la consulta
-Determinación de competencia de la
consulta
-Condiciones de acceso
-Disponibilidad de información en
términos de restricciones por reserva o
por conservación
-Reglamento de consulta

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
2. Estrategia de -Disponibilidad de expedientes
búsqueda -Disponibilidad de fuentes de
información
-Establecimiento de herramientas de
consulta
-Ubicación de los documentos

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PROCESO DE CONSULTA DE DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
3. Respuesta a Infraestructura de servicios de
consulta archivo
-Sistemas de registro y control de
préstamo
-Uso de testigos y formatos para el
control de devolución
-Implantación de medios manuales o
automáticos para localización de
información
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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Constitución Política.
 Código Procedimiento Civil.
 Ley 47 de 1920.
 Ley 14 de 1936.
 Ley 39 de 1981.

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Ley 63 de 1986.
 Ley 80 de 1993.
 Ley 397 de 1997.
 Código de Comercio.

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Decreto 2620 de 1993.


 Decreto 2150 de 1995.
 Acuerdo AGN 007 de 1994
 Acuerdo AGN 11 de 1996.
 Acuerdo AGN 047 de 2000.

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

 Acuerdo AGN 048 de 2000.


 Acuerdo AGN 049 de 2000.
 Acuerdo AGN 050 de 2000.
 Acuerdo AGN 056 de 2000.
 Acuerdo 037 de 2002.

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

Conjunto de medidas preventivas o correctivas,


adoptadas para garantizar la integridad física y
funcional de los documentos de archivo, sin
alterar su contenido

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS

PROCEDI ACTIVIDADES
MIENTOS
Sistema Sensibilización y toma de conciencia
Integrado Reproducción, duplicación y migración
de de información
Conserva Inspección y mantenimiento de
ción instalaciones
Control de condiciones ambientales
Limpieza

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PROCESO DE CONSERVACIÓN DE
DOCUMENTOS
PROCEDI ACTIVIDADES
MIENTOS
Sistema Control de plagas
Integrado Almacenamiento, realmacenamiento y
de empaste
Conserva Primeros auxilios y reparaciones
ción menores
Prevención de desastres
Planes de contingencia (copias de
seguridad, protección en incendios,
robos, inundaciones, catástrofes
naturales, atentados, guerras)
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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS

 Constitución Política de 1991


 Ley 163 de 1959.
 Ley 39 de 1981.
 Ley 80 de 1993.
 Decreto 2649 de 1993.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS

 Decreto 2527 de 1950.


 Decreto 3354 de 1954.
 Decreto 960 de 1970.
 Decreto 2620 de 1993.
 Decreto 998 de 1997.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS

 Decreto 1145 de 2004.


 Acuerdo AGN 007 de 1994.

 Acuerdo AGN 08 de 1995.

 Circular AGN 03 de 2001.

 Circular AGN 01 de 2004.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL
DE DOCUMENTOS

 NTC 3723.

 NTC 4080.

 NTC 5174.

 NTC 5238.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

Decisión resultante de la valoración en cualquier


etapa del ciclo vital del documento

CONSERVACIÓN ELIMINACIÓN DE
TOTAL DOCUMENTOS

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTOS ACTIVIDADES

La Recepción de transferencias
conservación secundarias
total Organización de documentos para
disponerlos al servicio de los
usuarios
Conservación y preservación de
los documentos

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMI ACTIVIDADES
ENTOS
Eliminación Aplicación de lo estipulado en la
de TRD o TVD
documentos Valoración avalada por el Comité de
Archivo.
Levantamiento de acta y
determinación de procedimiento.

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
S

Selección Aplicación de método elegido


documental Elección de documentos para
conservación total y/o reproducción en
otro medio

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PROCESO DE DISPOSICIÓN FINAL DE
DOCUMENTOS

PROCEDIMIENTO ACTIVIDADES
Microfilmación Determinar metodología y plan de trabajo
Fines en la utilización de la técnica
Control de calidad durante todo el proceso

-Determinar la metodología y plan de


trabajo
Digitalización Definir calidad, según la fase del ciclo vital
en la cual se requiere
Control de calidad durante todo el proceso

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LOS PROGRAMAS DE GESTIÓN DE
DOCUMENTOS Y EL USO DE NUEVAS
TECNOLOGÍAS

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contacto@archivogeneral.go
v.co

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www.archivogeneral.gov.co
contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfono: (1)3373111
Fax: (1)3372019
Cra. 6 Nº 6-91
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Bogotá D.C., Colombia
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