Facturacion Gestion Recaudo

SIIGO Dejando huella...........
SIIGO
ESTANDAR WINDOWS
PROCESO DE FACTURACION Y
RECAUDO
1
Caminando hacia el futuro........... .www.siigo.com
TABLA DE CONTENIDO
TEMARIO Pag.
1. FACTURA DE VENTA 4
1.1 CRUCES EN SIIGO ESTANDAR 4
1.2 ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA 7
1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA 13
2 RECIBO DE CAJA 15
2.1 ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA 15
2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA 18
3 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES 19

3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA 24
4 ELABORACION DE COTIZACIONES 28
4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES 33
5 ORDENES DE PEDIDO 36
5.1 MANTENIMIENTO DE PEDIDOS 40
43
6 NOTAS DE REMISION
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE REMISION 48
7 NOTAS DE DEVOLUCION 49
7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA DE DEVOLUCION 54
8 NOTAS CREDITO 55
8.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA NOTA CREDITO 62
9 LIQUIDACION DE COMISIONES 63
9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO 64
9.2 COMISION SOBRE RANGO DE DIAS 66
9.3 COMISION SOBRE PRODUCTOS 71
10 INFORME DE VENTAS 75
10.1 ESTADISTICA DE VENTAS 75
10.2 INFORMES DE PARTICIPACION 76
77
10.3 ADMINISTRACION DE VENDEDORES
11 GESTION DE COBRANZA 79
11.1 SEGUIMIENTOS 79
11.2 INFORME DE SEGUIMIENTOS 84
2
11.3 MARCA SEGUIMIENTOS 86

11.4 INFORME DE COBRANZA 87
11.5 ESTADISTICAS 89
11.6 INTERFASES 90
12 TALLER 92
3
INTRODUCCIÓN
1.Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida

de la mercancía, contabilizando lo correspondiente a la cartera y los impuestos.
2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la

facturación para realizar un adecuado cruce entre ellos.
3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía.
4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de

diferentes informes que evalúan la gestión.
5. Tomar decisiones con base en los números generales.
4
1.FACTURA DE VENTA
La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los

movimientos generados en una venta como la cartera, los impuestos, los ingresos,
descuentos cargos y demás.
El efecto en el inventario depende de la parametrizacion del documento y del cruce
que se haya colocado en su creación:
1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR
La Factura de Venta en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con:
Documento Documento Efecto en el inventario

FACTURA Cruce COTIZACION La factura descarga el inventario
FACTURA Cruce PEDIDO La factura descarga el inventario
FACTURA Cruce REMISION La remisión descarga el inventario
FACTURA SIN CRUCE La factura descarga el inventario
FACTURA – COTIZACION: La factura descarga el inventario y realiza las demás

contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc, ya
que la cotización es un documento extracontable.
FACTURA – PEDIDO: La factura descarga el inventario y realiza las demás
contabilizaciones como cartera, ventas, IVA, descuentos en ventas, cargos, etc ya
que el pedido es un documento extracontable.
FACTURA – REMISION: La remisión descarga el inventario ya que es un
documento contable, pero la factura a su vez contabiliza la cartera, ventas, IVA,
descuentos en ventas, cargos, etc.
Estos cruces se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición de

Documentos.
5
Para que la factura cruce directamente con la remisión se deba marcar R.
Para que la factura cruce directamente con el pedido se deba marcar P.
6
Para que la factura cruce directamente con la cotización se deba marcar C.
Para que la factura no cruce con ningún documento se debe marcar N.
Para elaborar la factura de venta se debe haber parametrizado previamente el

documento por la opción Contabilidad- Definición de Documentos.
1.2 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA
Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de

Documentos- Factura de Venta.
7
Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.
Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES :
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a facturar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración de la factura, solamente digitando él
numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede
llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con
binoculares.
Centro de costo: Se debe colocar el centro de costo que se vaya a manejar, con F2
o binoculares permite consultarlos.
8
Nombre: El sistema trae automáticamente el nombre del tercero que este amarrado
al nit antes digitado.
Vendedor: Se debe colocar el código del vendedor, con F2 o binoculares permite
consultar.
Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos sí se
digitaron en la creación del tercero.
CAMPOS DE TRANSACCIONES:
Producto: Se debe colocar el producto que se desea facturar, para esto el sistema
permite consultar los productos que están creados con las teclas de función F2
(alfabéticamente), F3 (numéricamente),F4(Referencia de fabrica), F5 (código de
barras) o con los iconos correspondientes . Con la tecla de función F7 permite
cambiar la búsqueda por código, referencia, código de barras o cuenta contable en el
caso que no se manejen productos en la empresa.
9
Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con F2

consulta o binoculares.
Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto o de la
cuenta contable según sea el caso.
Cantidad: Se debe colocar él numero de unidades a facturar.
Valor unitario: Se debe colocar el valor unitario del producto, si se tiene
parametrizado una lista de precios en el tercero el sistema lo trae automáticamente.
Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del
producto.
Porc. Descuento : Permite colocarle un porcentaje de descuento, si parametrizo en
el momento de la creación de la factura.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, sí parametrizo en
el momento de la creación de la factura.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, sí parametrizo en el
momento de la creación de la factura.
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, sí parametrizo en el
momento de la creación de la factura.
10
Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se

haya colocado en la creación del producto.
Valor del IVA: El sistema calcula automáticamente el valor del IVA.
NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe

grabar con la tecla de función f1 o con el icono de bandera.
EL SISTEMA MOSTRARA LOS VALORES TOTALES DE LOS DESCUENTOS CALCULADOS
PRODUCTO POR PRODUCTO Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA
MODIFICACION SE DEBEN REPASAR CON ENTER.
Forma de Pago: Se debe escoger la forma de pago que se vaya a utilizar, con F2
consulta.
11
Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento.
Valor : se debe colocar el valor el valor a pagar el primer vencimiento.
12
Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta

parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,

vista preliminar.
13
En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

comentario , para pasar con la tecla de función F1.
1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de

Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.
14
Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
factura.
15
2.RECIBO DE CAJA
El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para contabilizar los

diferentes recaudos de dinero que tenga la empresa por concepto de cualquier
transacción comercial.
Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente
por la opción de Contabilidad – Definición de Documentos.
2.1. ELABORACIÓN DEL RECIBO DE CAJA
Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de Documentos

– Recibo de Caja.
Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.
Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:
CAMPOS GENERALES:
16
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.

Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero
por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente
digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado
se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o
con binoculares.
consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar
comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.
SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
 Contabilización Tipo A
 Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga

automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por
parte de un cliente determinado. Cada una de estas facturas el sistema las muestra
por orden de vencimiento automáticamente digitando la tecla enter.
Vale la pena aclarar que la contabilización Tipo A solo aplica cuando se tiene el
modulo de Cuentas por Cobrar.
Al terminar el sistema muestra el mensaje:
17
NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA

FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN
TODAS LAS FACTURAS.
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro

del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados,
intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable
que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.
Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.
18
El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración

esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el consecutivo.

vista preliminar.

comentario, para pasar con la tecla de función F1.
2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA
Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de

19
Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el
Recibo.
3. MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES
Para realizar y cruzar automáticamente los anticipos recibidos por parte de los
clientes la cuenta 280505 debe estar marcada como por Cobrar.
20
Adicionalmente se debe crear con esta cuenta una forma de pago de anticipo de
clientes por la ruta Parametrizacion – Formas de Pago.
21
En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la

siguiente contabilización.
22
CAMPOS GENERALES :
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.
Cuenta: Se debe digitar la cuenta donde quedara contabilizado el ingreso del dinero
por concepto del recaudo. Generalmente se coloca la cuenta de Caja General.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero del cual se vaya a recaudar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración del recibo de caja, solamente
con binoculares.
consultar. Es importante digitar el vendedor correspondiente, en el caso de liquidar
comisiones por vendedores sobre recaudo en el modulo de ventas.
Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 280505 (anticipo de

clientes), y colocarle el valor correspondiente al anticipo.
23

24

vista preliminar.

3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA
Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la

factura por la opción de Documentos- Factura de Venta.
Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos

nos debemos ubicar el la opción de forma de pago:
25
Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes , la cual debe estar

amarrada a la cuenta 280505.
26
Después de escoger la forma de pago con la tecla de función F9 o el icono

correspondiente el sistema mostrara el recibo de caja con el cual fue contabilizado el
anticipo.
Se debe escoger el anticipo correspondiente:
27
Para verificar la contabilización del anticipo se debe ingresar a Contabilidad-

Generación de Comprobantes – Entrada de Comprobantes y llamar la factura.
28
4. ELABORACIÓN DE COTIZACIONES
Las cotizaciones son documentos extracontables, los cuales no registran ningún tipo
de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su efecto es a
nivel administrativo para controlar lo cotizado vs lo facturado.
Para realizar un Cotización se debe ingresar a la opción de Ventas- Administración de
cotizaciones-Elaboración.
En esta opción se debe escoger la cotización,la cual debe estar previamente

parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos.
29
CAMPOS GENERALES :
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la cotización.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se vaya a cotizar. El sistema
permite crearlo directamente en la elaboración de la cotización, solamente digitando
el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya esta creado se puede
llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con
binoculares.
consultar.
Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.
Dirección- Ciudad-Teléfono: El sistema trae automáticamente estos datos si se

30
Producto: se debe colocar el producto que se desea cotizar, para esto el sistema
cambiar la búsqueda por código, referencia.
Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto.

Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades a cotizar.
Valor total : El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del
producto.
el momento de la creación de la cotización.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en
el momento de la creación de la cotización.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el
momento de la creación de la cotización.
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el
momento de la creación de la cotización.
31

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DE LA

COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL
ICONO DE BANDERA.
32
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la numeración esta

En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la

oferta el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo de
la persona que elabora la cotización.
33
.
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,o
vista preliminar .

4.1 MANTENIMIENTO DE COTIZACIONES
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una cotización que este grabada en el
sistema, para esto se debe ingresar a la opción Ventas – Mantenimiento.
34
Se debe ingresar el numero de cotización que se desea modificar y digitar enter.

El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en la
cotización, y preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea
anularlo SI sistema borra este documento.
Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes
tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.
35
NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de

entrega , lo muestra sin información en el caso de que la cotización , no este siendo
cruzada con otro documento ( Remisión- Factura).
Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios

correspondientes en la cotización.
36
5. ORDENES DE PEDIDO
Las ordenes de Pedido son documentos extracontables, los cuales no registran

ningún tipo de contabilización. En SIIGO no tienen ningún efecto contable, mas su
efecto es a nivel administrativo para controlar los diferentes pedidos de cada uno
de los clientes.
Para realizar un Pedido se debe ingresar a la opción de Ordenes de Pedido
Elaboración de Ordenes de Pedido.
En esta opción se debe escoger el pedido,el cual debe estar previamente

parametrizada por Contabilidad- Definición de Documentos.
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del pedido

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora el pedido. El
sistema permite crearlo directamente en la elaboración del pedido, solamente
con binoculares
o binoculares permite consultarlos
al nit antes digitado
consultar
Fecha de Entrega: Se debe digitar la fecha probable de entrega de la mercancía.
37

Producto: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema permite
consultar los productos que están creados con las teclas de función F2
Descripción : el sistema trae automáticamente el nombre del producto.
Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades del pedido.
Valor total: El sistema realiza automáticamente el calculo del valor total del
producto.
el momento de la creación del pedido.
Valor del descuento: Permite colocarle un valor en el descuento, si parametrizo en
el momento de la creación del pedido.
Porc. Cargo: Permite colocarle el porcentaje de un cargo, si parametrizo en el
momento de la creación del pedido.
38
Valor del cargos: Permite colocarle un valor en un cargo, si parametrizo en el

momento de la creación del pedido.

NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL

PEDIDO SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO
DE BANDERA.
39
El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta

40

vista preliminar .

5.1. MANTENIMIENTO DE PEDIDOS
Esta opción se utiliza para modificar o borrar una pedido que este grabado en el
sistema, para esto se debe ingresar a la opción Pedidos – Mantenimiento de Ordenes
de Pedido.
41
Se debe ingresar él numero del pedido que se desea modificar y digitar enter.
El sistema mostrara automáticamente los productos que se realizaron en el pedido, y
preguntara si desea anularlo si o no. Al responder la pregunta desea anularlo SI el
sistema borra este documento.
Al responder desea anularlo NO permite repasar el documento y realizar diferentes
tipos de modificaciones como cantidad, valor, producto etc.
42
NOTA: La opción de cantidad entregada, valor entregado, documento y fecha de

entrega , lo muestra sin información en el caso de que el pedido , no este siendo
cruzada con otro documento ( Remisión- Factura).
Al finalizar de repasar el documento el sistema realizara los cambios

correspondientes en el pedido.
43
6. NOTAS REMISION
La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga el inventario

Se utiliza cuando la empresa realiza entregas parciales o totales de mercancía a un
cliente determinado, para luego realizar la correspondiente factura de venta.
Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de
Documentos- Notas – Documentos Notas.
Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S).
44
Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla .
CAMPOS GENERALES :
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota de

Remisión.
Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota de
Remisión. El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota de
Remisión, solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos
45
principales, si ya esta creado se puede llamar con la tecla de función F2

(alfabéticamente) F3 (numéricamente) o con binoculares.
consultar.
Producto: se debe colocar el código del producto , para esto el sistema permite
consultar los productos que están creados con las teclas de función F2
Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con
enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales
Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite
consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos
generales.
Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto
Debito/Credito: El sistema genera un crédito, ya que se esta descargando
mercancía del inventarios.
46
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega de la cual se descarga los

productos. Con la tecla de función F2 (permite consulta) o binoculares.
Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se descargan de la Nota de
Remisión.
47

NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON
EL ICONO DE BANDERA.
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente el numero del pedido si la numeración esta

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,o

vista preliminar .

48
NOTA: La Nota de Remisión es un documento contable el cual descarga los productos

del inventario.
6.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE REMISION
Para verificar la contabilización de la Nota de Remisión, se debe ingresar a la opción

de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.
Se debe indicar el tipo del documento (S) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la Nota
de Remisión.
49
7. NOTAS DE DEVOLUCION
La Nota de Devolución es un documento contable, el cual reversa todos los

movimientos contabilizados en una factura de venta (cartera –IVA-descuentos –
cargos –fletes). Adicionalmente.
Para elabora la Nota de Devolución en SIIGO se debe ingresar a la opción de
Documentos- Devolución de Facturas.
50
Al ingresar a la opción el sistema pide el tipo y numero de la factura que se desea

afectar para la devolución. Con F2 consulta o con icono de binoculares.
El sistema pide el numero de la factura que se desea devolver.
51
El sistema muestra automáticamente con enter los datos de la factura que se esta
devolviendo como nit, centro de costo , nombre , vendedor , dirección, ciudad ,
teléfonos, producto , bodega , cantidad y valor . Se debe indicar el producto y el
numero de unidades que se desean devolver.
52

NOTA DE DEVOLUCION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O
CON EL ICONO DE BANDERA
Forma de Pago: El sistema trae automáticamente la forma de pago que se utilizo

en la factura de venta.
53
Por ultimo el sistema pregunta se el documento esta correcto SI-NO.
El sistema traerá automáticamente el numero de la nota de devolución si la

numeración esta parametrizada como automática, en caso contrario pedirá el
consecutivo.
54
El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión ,

vista preliminar.

7.1 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA DE DEVOLUCION
Para verificar la contabilización de la Nota de Devolución, se debe ingresar a la

opción de Contabilidad-Generación de Comprobantes- Entrada de Comprobantes.
Se debe indicar el tipo del documento (J) y numero con el cual fue actualizado, en
de Devolución.
55
NOTA: La Nota de Devolución es un documento contable que permite devolver

diferentes artículos, los cuales se hallan vendido en una factura de venta,
adicionalmente reversa las contabilizaciones como cartera, IVA, devoluciones en
ventas etc.
8. NOTAS CREDITO
La Nota Crédito es un documento contable el cual es utilizado para registrar

diferentes contabilizaciones que afecten la cartera , impuestos , inventarios ect.
Se utiliza cuando la empresa necesita realizar diferentes tipos de registros como un
mayor valor cobrado a un cliente, castigo de cartera, descuentos no registrados en la
factura ect.
Para la elaboración de la Nota Crédito se debe ingresar a la opción de Documentos-
Notas – Documentos Notas.
56
Se debe escoger el documento de nota crédito Tipo (C).
57
Al ingresar al documento Nota de Crédito el sistema muestra la siguiente pantalla .
CAMPOS GENERALES:
Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la Nota Crédito.

Nit: Se debe ingresar el nit o c.c del tercero al cual se le elabora la Nota Crédito.
El sistema permite crearlo directamente en la elaboración de la Nota Crédito,
solamente digitando el numero del tercero, y colocándole los datos principales, si ya
esta creado se puede llamar con la tecla de función F2 (alfabéticamente) F3
(numéricamente) o con binoculares.
consultar.
58
Producto o Cuenta: se debe colocar el código del producto, para esto el sistema
cambiar la búsqueda por código, referencia o cuenta contable, en este caso se puede
consultar la cuenta F2 (alfabéticamente), F3 (numéricamente) .
59
Centro de Costo: Con la tecla de función F2 (permite consulta). O binoculares. Con

enter el sistema trae el centro de costo ingresado en los campos generales.
Nit: Con la tecla de función F2 (alfabéticamente) o F3 (numéricamente)permite
consulta. O binoculares. Con enter el sistema trae el Nit ingresado en los campos
generales.
Descripción : El sistema trae automáticamente el nombre del producto o la cuenta
contable.
Debito/ Crédito: Se debe indicar la naturaleza del movimiento .
60
Datos Generales: Esta opción se genera solamente si la cuenta que se esta

utilizando en su creación tiene detalle de por cobrar o por pagar.
En esta opción se debe colocar el numero de la factura que se desea afectar, para
esto el sistema pide tipo de de documento (F), numero del tipo (001), numero de la
factura y numero de vencimiento. Con F2 el sistema permite consultar los
documentos pendientes de pago o con el icono de binoculares.
NOTA: Los campos de bodega y cantidad solamente los pide siempre y cuando no
se esta afectando una cuenta contable, si no un producto .
61
Bodega: Se debe ingresar el código de la bodega que se afecta en el movimiento en

el caso que sé este utilizando un producto. Con la tecla de función F2 (permite
consulta). O binoculares.
Cantidad: Se debe colocar el numero de unidades que se afecten en la Nota Crédito,
siempre y cuando se este utilizando un producto.
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR LA INFORMACION DE CADA UNA DE LAS

CUENTAS O DE LOS PRODUCTOS DE LA NOTA CREDITO SE DEBE GRABAR
CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA
Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.
El sistema traerá automáticamente el numero de la nota crédito si la numeración

62

vista preliminar .

8.1COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE LA NOTA CREDITO
Para verificar la contabilización de la Nota de Crédito, se debe ingresar a la opción de

63
Se debe indicar el tipo del documento (C) y numero con el cual fue actualizado, en
Crédito.
9. LIQUIDACION DE COMISIONES
En esta opción el sistema permite calcular los valores de las comisiones otorgadas a
los vendedores por concepto de facturación o recaudo.
64
SIIGO permite calcular tres diferentes tipos de comisiones :
 Comisión sobre Facturación o Recaudo

 Comisión sobre rango de días
 Comisión sobre productos
9.1 COMISION SOBRE FACTURACION Y RECAUDO
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o

recaudo, dependiendo del porcentaje que se haya colocado en la creación de los
vendedores.
Al ingresar el sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el IVA para la liquidación
o no.
Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión
65
El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI ,

se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual
debe estar creado en el modulo de nomina.
Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos
Incluidos los Descuentos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en
cuenta para la liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la
factura de venta.
Incluidos los Cargos en La Factura: Se debe indicar si se quieren tomar en
cuenta para la liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc)
contabilizados en la factura de venta.
Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos
condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la
liquidación de las comisiones, se le debe digitar , caso contrario con F1 o con el icono
de bandera pasa a la siguiente opción.
Por ultimo el programa pregunta si se quiere ver la información detallada (factura
por factura) o resumida (valores totales).
66
El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora , vista preliminar o excel.
9.2. COMISION SOBRE RANGO DE DIAS
67
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre facturación o

recaudo, dependiendo del numero del porcentaje que se haya colocado en la opción
de rango de días.
El sistema permite crear 99 modelos de rango de días para liquidar comisiones
El programa pregunta el rango de días de las facturas vencida o por vencer y el

porcentaje de la comisión.
Ejemplo: Si nos cancelan una factura que tiene de vencida entre –89 y 30 días se
liquidara un 3 % de comisión.
68
Después de realizar la parametrizacion del modelo para liquidar comisiones , se debe

ingresar a la opción Comisión de Rango de Días .

o no.
69
Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión
El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO. Si se responde que SI ,

se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el cual
debe estar creado en el modulo de nomina
Modelo a utilizar: Se debe colocar el numero del modelo sobre el cual se realizara
la comisión.
70
Rango de Vendedores: Se debe colocar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.
Incluye los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la

liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en el Recibo de Caja.
Incluya los Cargos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la
liquidación de las comisiones los cargos (fletes-seguros etc) contabilizados en el
Recibo de Caja.
Vendedor de Recibo o Vendedor de la Factura: Se debe digitar si se desea
liquidar la comisión al vendedor que realizado la factura o al vendedor que realizo el
recibo de caja.
Fecha Documento – Fecha de Vencimiento: Se debe indicar si se quiere tener en
cuenta para la liquidación de comisiones la fecha de elaboración de la factura o la
fecha de vencimiento.
Descuentos en el Recibo de Caja: Si se realizo algún descuento (descuentos

condicionados) en el Recibo de Caja y se quiere que se tenga en cuenta en la
liquidación de las comisiones, se le debe digitar, caso contrario con F1 o con el icono
de bandera pasa a la siguiente opción.
Por ultimo el programa pregunta si quiere ver la información detallada (factura por
factura) o resumida (valores totales.
por factura) o resumida (valores totales).
Si se ingresaron saldos iniciales de cartera, se debe ingresar el numero del

comprobante de saldos iniciales para que lo tome en cuenta en las liquidaciones.
71
Notas Crédito y Notas de Devolución Cruzan con el Recibo de Caja: Se debe

responder que SI, para tener en cuenta en la liquidación de comisiones las Notas
Crédito y las Notas de Devolución.
El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o excel.
9.3 COMISIONES SOBRE PRODUCTOS
El sistema permite en esta opción liquidar las comisiones sobre producto, es decir
que cada producto tendrá un porcentaje de comisión, el cual se debe parametrizar
por la opción Por Productos.
72
Al ingresar a esta opción el sistema pregunta Código del Vendedor – Producto (con
F2 – binoculares consulta), y porcentaje de comisión.
Después de haber realizado esta la parametrizacion por cada uno de los productos,
se debe ingresar a la opción Comisiones por productos.
73

o no.
Se debe indicar el rango de fechas para liquidar la comisión.
El sistema pregunta si se quiere liquidar en la nomina SI/NO: si se responde

que SI , se debe indicar el Tipo de Nomina y el código del concepto de comisiones el
cual debe estar creado en el modulo de nomina.
74
Rango de Vendedores: Se debe indicar el código del vendedor o vendedores a los

cuales se les liquidara la comisión. Con enter toma todos los códigos.
Incluidos los Descuentos: Se debe indicar si se quieren tomar en cuenta para la
liquidación de las comisiones los descuentos contabilizados en la factura de venta.
Detalla los Productos: Se debe responder SI si desea generar el informe detallado
por producto, caso contrario se debe responder NO.

por factura) o resumida (valores totales.
El sistema genera un informe para enviarlo a la impresora, vista preliminar o Excel.
75
10. INFORME DE VENTAS
10.1 ESTADISTICAS DE VENTAS
En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar
el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la
empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega, centro
de costo, ciudad etc.
En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos,
con cantidades y valores.
76
10.2 INFORMES DE PARTICIPACION
En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.
77
En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los

productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el producto,
la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación.
10.3. ADMINISTRACION DE VENDEDORES
78
En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la

cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor.
Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra

el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.
Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y
vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y
Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes
donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales
pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora.
NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados
previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de Cartera-
Actualiza a 5 o 10 Columnas.
79
El sistema clasifica dependiendo de la fecha de vencimiento de las facturas, en la

columna correspondiente.
11.GESTION DE COBRANZA
El modulo de Gestión de Cobranza permite controlar la gestión de las personas que

se dedican a la labor de cobranza en las empresas. Para esto debe haberse
parametrizado previamente la tabla de cobradores, calificaciones y seguimientos .
11.1 Seguimientos
En esta opción el sistema permite controlar los diferentes tipos de seguimientos que
se realicen a un cliente.
80
El sistema pide el Nit del cliente al cual se le realiza el seguimiento. Con la tecla de
función F2-F3 o binoculares el sistema permite realizar la consulta.
Se debe escoger el tercero correspondiente.
81
Paso seguido el sistema pedirá el cobrador, con F2 o binoculares realiza la consulta.
82
Con enter el sistema pide la observación, en lo donde se debe colocar en forma

resumida lo hablado por parte del cobrador con el cliente.
83
Paso seguido el sistema pedirá el compromiso, con F2 o Binoculares consulta.
El sistema pide Fecha y hora del compromiso, y si ya fue ejecutado o no.
84
El sistema permite realizar varios seguimientos en caso que se necesiten.
11.2 Informe de Seguimientos
En esta opción el sistema muestra los diferentes seguimientos que se tengan

pendientes en un periodo determinado.
Al ingresar a la opción el sistema pregunta el rango de cobradores, rango de fechas

donde se quiere ver el informe y el ordenamiento ( alfabético o numérico).
85
El sistema permite enviar el informe a la impresora, vista preliminar o Excel.
El sistema muestra en el informe código del cobrador, nombre del cliente, contacto,
teléfono, seguimiento, fecha y hora.
86
11.3 Marca Seguimientos
Esta opción permite marcar los seguimientos pendientes de realizar como

ejecutados, para esto se ingresa a la opción Gestión de Cobranza – marca
seguimientos.
Al ingresar el sistema pide código del cobrador ( con F2 o icono de binoculares

consulta), rango de fecha y tercero.
Se debe escoger el seguimiento ejecutado, y se debe marcar con el icono

correspondiente. Para salir con la tecla de función F1 o icono de bandera.
87
11.4 Informe de Cobranza
En esta opción el sistema genera un informe donde muestra la cartera proyectada,

la recaudada y la pendiente.
Permite generar el informe a nivel General, ordenada por Cuenta o por Cobrador.
88
Rango de Fechas: se debe colocar el rango de fechas del informe.

A un corte anterior: para generar el informe a la fecha se le responde que No ( se
deja el espacio en blanco.
Cobrador: El sistema pregunta si se quiere tener en cuenta el cobrador del catalogo
de los terceros, o el cobrador del recibo de caja.
Ordenamiento: El sistema permite colocar la fecha optimista, pesimista o real
definidos en él modulo del tesorero.
El sistema muestra el cliente, él numero de la factura, el valor proyectado, el valor

pendiente y porcentaje de cumplimiento.
89
11.5 Estadísticas
En esta opción el sistema permite generar diferentes informes para controlar la

gestión de los diferentes cobradores de la empresa.
En esta opción permite generar informes de efectividad, seguimientos, llamadas por

fecha y hora, clientes sin llamar , números de seguimientos y asignados a otras
áreas.
90
11.6 Interfases
En esta opción el sistema permite generar archivos planos de la información del
modulo de gestión de cobranza.
91
El sistema muestra el nombre de los archivos, y la ubicación de los mismos.
92
TALLER
93
ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE INVENTARIOS

94
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/15
Nit: 820.421.689 F2 consulta
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
Nombre: Librería Panamericana
Vendedor: 002 F2 consulta
Dirección- Ciudad- El sistema trae estos datos
Teléfono automáticamente
Con la informacion de la tabla , facturar los siguientes productos:
Producto Cent. Bodega Cant Vlr. Unit Porc Porc Ret

Costo Desc
Telev. Sony 20 0001 0001 10 unid $1.000.000 10% 3.5%
Pulg.
Telev. Sony 40 0001 0001 15 unid $2.500.000 5% 3.5%
Pulg.
D.V.D 0001 0001 5 unid $360.000 10% 3.5%
Samsumg

FACTURA SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO
DE BANDERA.
95
consulta.
96
Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento 2004/02/15.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento.
Valor : se debe colocar el valor a pagar el primer vencimiento.


97

vista preliminar .
98
Sé digita OK para continuar
99
Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir.
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (Escape).
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA
Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de

100
Se debe indicar el tipo del documento (F) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opcion el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero la
factura.
Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.
ELABORACION DEL RECIBO DE CAJA
101
Para la elaboración de este documento se debe haber parametrizado previamente

por la opción de Contabilidad – Definición de Documentos.
Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la opción de Documentos –

Recibo de Caja.
En esta opción se debe repasar con ENTER El tipo de Documento-Documento-

Numero.
102
CAMPOS GENERALES :
Fecha: 2004/01/25
Cuenta: 110505 Cuenta de Caja General
Nit: 821.421.689 F2- Consulta
Centro de Costo: 0001 F2- Consulta
Nombre: Librería Panamericana
Vendedor: 0002 F2- Consulta
SIIGO en el Recibo de Caja permite trabajar dos tipos de contabilizaciones que son:
 Contabilización Tipo A
 Contabilización Tipo O
Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga

automáticamente cada una de las facturas que estén pendientes por cancelar por
parte de un cliente determinado. El sistema traerá las facturas pendientes digitando
la tecla ENTER.
103
Al terminar el sistema muestra el mensaje:
NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA

FACTURA A OTRA, YA QUE EN LA MAYORIA DE OCASIONES NO SE CANCELAN
TODAS LAS FACTURAS.
Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro

del recibo de Caja contabilizaciones como: Descuentos comerciales condicionados,
intereses por mora, impuestos ect. Para esto el sistema pregunta la cuenta contable
que se desea utilizar con F2 Alfabéticamente – F3 numéricamente consulta.
104


vista preliminar .
105

106
COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA
Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de

Se debe indicar el tipo del documento (R) y numero con el cual fue actualizado, en
esta opción el sistema muestra cada una de las contabilizaciones que genero el
Recibo.
Después de analizar este documento se debe colocar la opción de Ignorar.
107
ELABORACION DE FACTURA DE VENTA DE SERVICIOS

CAMPOS GENERALES:
Fecha: 2004/01/15
Nit: 860.515.180 F2 consulta
Centro de Costo: 0001 F2 consulta
108
Nombre: Emp. De servicios de Salud

Marynea E.P.S
Vendedor: 002 F2 consulta
Dirección- Ciudad- El sistema trae estos datos
Telefono automáticamente
Con la tecla de función F7 , permite cambiar de producto a cuenta contable.
CUENTA CENT. COST VLR TOTAL PORC DESC. IVA

411805 0001 $1.000.000 10% 16%
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LAS CUENTAS LA FACTURA SE

DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.
CUENTA POR CUENTA Y LOS CARGOS, LOS CUALES SI NO TIENEN ALGUNA
109
consulta.

Fecha de Vencimiento: se debe colocar la fecha de vencimiento 2004/02/20.
110
Por ultimo el sistema pregunta si el documento esta correcto
El sistema traerá automáticamente él numero de la factura si la numeración esta



vista preliminar.
111
ELABORACION DE NOTA DE REMISION – CRUCE – FACTURA DE VENTA
Para poder cruzar la Nota de Remisión con la Factura de Venta se debe ingresar a
Contabilidad- Definición de Documentos.
Factura de Venta.
Debe colocarse la letra: R.

112
Obliga el cruce: SI.
NOTA DE REMISION.
Cruza con Factura/No cruza: F.
ELABORACION DE LA NOTA DE REMISION
Para la elaboración de la Nota de Remisión se debe ingresar a la opción de

Documentos- Notas – Documentos Notas.
113
Se debe escoger el documento de nota de remisión Tipo (S.
114
Al ingresar al documento Nota de Remisión el sistema muestra la siguiente pantalla .
CAMPOS GENERALES :
FECHA 20/01/2004
NIT: 800.123.454 F2 Consulta
CENTRO DE COSTO 0001 F2 Consulta
NOMBRE A TODA HORA El programa lo muestra
VENDEDOR 0002 F2 Consulta
DIRECCION-CIUDAD- Enter El programa lo muestra
TEL.
115
Con la información de la tabla, remisionar los siguientes productos (con F2 consulta

los productos):
Producto Cent. Bodega Cant Bodega Deb/Cred

Costo
Lavadora Icasa 0001 0001 10 unid 0001 C
Telev. Sony 40 0001 0001 15 unid 0001 C
Pulg.
D.V.D Samsumg 0001 0001 5 unid 0001 C

NOTA DE REMISION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON
EL ICONO DE BANDERA
116
El sistema traerá automáticamente él numero del pedido si la numeración esta


vista preliminar .
117

INFORMES DE NOTAS DE REMISION

118
Los siguientes son informes de las Notas de Remisión:
Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Producto

(pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado .
Para consultar el producto con la tecla de función F2.
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape).
119
Inventarios-Control de Cruces Notas de Remisión-Pendiente por Cliente

(pantalla): Este informe muestra las cantidades Remisionadas vs lo Facturado
discriminado por cliente.
Se debe escoger el tercero ( 800.123.454) con la tecla de función F2 consulta.
Para salir de esta opción se debe digitar la tecla ESC (escape).
ELABORACION DE LA FACTURA DE VENTA CRUZANDO CON NOTA DE

REMISION

120
Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Nota de Remisión , con F3

permite consultar la Notas pendientes por cruzar.
121
Se debe escoger la Nota de Remisión que se desea cruzar y digitar la tecla de

función F1 o la opción Fin de Selección.
El sistema pide el centro de costo con F2 permite consultar.
Fecha: 31/01/2004 se digita enter.

122
consulta.
123
Vencimiento: se debe colocar él numero de vencimiento.



vista preliminar.
124

Para salir de informe se debe ingresar a la opción de Archivo – Salir
ELABORACION DE COTIZACION – CRUCE – FACTURA DE VENTA
Para poder cruzar la Cotización con la Factura de Venta se debe ingresar a

Contabilidad- Definición de Documentos.
Factura de Venta
125
Debe colocarse la letra: C

Obliga el cruce: SI
ELABORACION DE LA COTIZACION
Para la elaboración de la Nota la Cotización se debe ingresar a la opción de Ventas-

Admón. de Cotizaciones –Elaboración.
126
En esta opción se debe escoger la cotización .
CAMPOS GENERALES :
FECHA 10/01/2004
NIT 80.256.336 F2 Consulta
127

NOMBRE Cent de Servicio Mobil
FECHA DE ENTREGA 15/01/2004
FORMA DE PAGO CREDITO 30 DIAS

Con la información de la tabla , facturar los siguientes productos con F2 permite
consultar los productos:
Producto Cent. Bodega Cant Vlr. Unit Porc

Costo Desc
Telev. Sony 20 0001 0001 10 unid $1.000.000 10%
Pulg.
Telev. Sony 40 0001 0001 15 unid $2.500.000 5%
Pulg.
D.V.D 0001 0001 5 unid $360.000 10%
Samsumg

COTIZACION SE DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE
BANDERA.
128

El sistema traerá automáticamente el numero de la cotización si la numeración esta

129
En la impresión de la cotización el sistema pide datos como días de validez de la

oferta, el nombre de quien va dirigida, días para la entrega, forma de pago y cargo
de la persona que elabora la cotización.

vista preliminar .
130

ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON COTIZACION

131
Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta la Cotización, con F3 permite

consultar las Cotizaciones pendientes por cruzar.
132
Se debe escoger la Cotización que se desea cruzar y digitar la tecla de función F1 o

la opción Fin de Selección.
Fecha: 31/01/2004 se digita enter.

Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con
una la Cotización, trae automáticamente cada uno de los datos.
Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla
de función F1 o el icono de bandera.
133
consulta.
134

Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.
El sistema traerá automáticamente el numero de la factura,si la numeración esta


vista preliminar.
135

ELABORACION DE PEDIDOS – CRUCE – FACTURA DE VENTA
Para poder cruzar El Pedido con la Factura de Venta se debe ingresar a Contabilidad-
Definición de Documentos.
Factura de Venta
136
Se debe ingresar a la parametrizacion de la Factura y responder a la pregunta:
Debe colocarse la letra: P

Obliga el cruce: SI
137
ELABORACION DEL PEDIDO
Para la elaboración de la ORDEN DE PEDIDO se debe ingresar a la opción Ordenes

De Pedido- Elaboración de ordenes de Pedido.
En esta opción se debe escoger el Pedido, si se tienen varios parametrizados.
CAMPOS GENERALES:
FECHA 10/01/2004
NIT 860.515.478 F2 Consulta
NOMBRE Club Deportivo América
FECHA DE ENTREGA 15/01/2004
FORMA DE PAGO CREDITO 30 DIAS
138

Con la información de la tabla, facturar los siguientes productos con F2 permite
consultar los productos:
Producto Cent. Bodega Cant Vlr. Unit Porc

Costo Desc
Telev. Sony 20 0001 0001 8 unid $1.000.000 10%
Pulg.
Telev. Sony 40 0001 0001 10 unid $2.500.000 5%
Pulg.
D.V.D 0001 0001 15 unid $360.000 10%
Samsumg
NOTA: AL TERMINAR DE INGRESAR CADA UNO DE LOS PRODUCTOS DEL PEDIDO SE

DEBE GRABAR CON LA TECLA DE FUNCION F1 O CON EL ICONO DE BANDERA.
139

El sistema traerá automáticamente él numero del Pedido, si la numeración esta

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión, o

vista preliminar .
140

INFORMES DE ORDENES DE PEDIDO
SIIGO permite generar diferentes tipos de informes para controlar las diferencias
entre lo Pedido vs lo Facturado. Dentro de estos informes están:
Ordenes de Pedido-Pendientes por Producto- Pantalla: Este informe muestra

las diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del producto.
141
Con la tecla de función F2 el sistema permite llamar el producto.
Ordenes de Pedido-Pendientes por Cliente- Pantalla: Este informe muestra las

diferencias entre lo Pedido y lo Facturado desde el punto de vista del cliente.
142
Ordenes de Pedido-Análisis de Pedidos - Pantalla: Este informe muestra el

Saldo Actual del producto, las unidades pendientes por entregar, las compras
pendientes por recibir y la disponibilidad del producto.
143
144
ELABORACION DE LA FACTURA CRUCE CON PEDIDO

145
Al ingresar a elaborar la factura el sistema pregunta el Pedido, con F3 permite

consultar los Pedidos pendientes por cruzar.
Se debe escoger el Pedido que se desea cruzar y digitar la tecla de función F1 o la

opción Fin de Selección.
Fecha: 15/01/2004 sé digita enter.

Se debe digitar con enter todos los campos, ya que el sistema al estar cruzando con
el Pedido, trae automáticamente cada uno de los datos.
Al terminar de repasar cada uno de los campos de la factura, se debe digitar la tecla
de función F1 o el icono de banderita.
146
consulta.
147
Vencimiento: se debe colocar él numero de vencimiento.

Valor : se debe colocar el valor a pagar para el primer vencimiento.
El sistema traerá automáticamente el numero de la factura, si la numeración esta


vista preliminar.
148

INFORMES DE CARTERA
SIIGO permite generar diferentes tipos de informes, que permiten controlar, analizar
y auditar la información correspondiente al manejo de la cartera en la empresa.
Dentro de los informes más representativos del modulo de Cuentas por Cobrar están
los siguientes:
Cuentas por Cobrar-Estados de Cuenta-Pantalla: Este informe permite visualizar

las Facturas Vencidas y por Vencer que tenga cada uno de los clientes que maneje la
empresa.
149
El sistema pide el nit del tercero ( F2 consulta), y muestra la cuenta contable,

numero del documento, fecha de elaboración, fecha de vencimiento, días (si son dias
negativos la factura esta vencido, si son días positivos la factura esta por vencer) , y
valor de la factura.
Cuentas por Cobrar-Circulares de Cobro-Actualiza: El sistema permite crear 99

tipos de circulares de cobro, los cuales sé parametrizan en esta opción.
Se debe digitar él numero de modelo a actualizar.
150
Parte superior y parte inferior: en esta opción se debe colocar los comentarios, que
vayan a salir en el momento de imprimir las circulares de cobro.
Después de haber parametrizado la circular de cobro se debe imprimir por la opción

utiliza (Cuentas por Cobrar- Circulares de Cobro –Utiliza.
Cuentas por Cobrar-Edades de Cartera: Esta opción permite generar informes

donde se clasifica la cartera por edades, las cuales pueden ser a 5 o 10 columnas
dependiendo de la impresora. SIIGO permite parametrizar 99 modelos de cartera las
cuales dependiendo de las columnas se crean por la opción Edades de Cartera –
Actualiza a 5 columnas - 10 columnas.
151
El sistema pide el numero del modelo y el nombre.
Al parametrizar un numero, menor que cero es decir un numero negativo, el sistema

mostrara en esta columna la cartera vencida, caso contrario mostrara la cartera por
vencer.
152
Después de parametrizar las Edades de Cartera se debe ingresar a Edades de

Cartera – Informe a 5 Columnas y generar el informe.
153

Cuentas por Cobrar- Movimiento de Cartera-Movimiento Auxiliar: Esta opción

permite generar un informe donde el sistema muestran los Recibos de Caja y el
numero de Facturas que se cancelaron.
Cuentas por Cobrar- Análisis de Cartera- General: El sistema genera un informe

donde muestra el movimiento en valores las compras y pagos realizados por los
clientes en los últimos meses.
154
Informes de Ventas
Estadísticas de Ventas
155
En esta opción el sistema permite generar diferentes tipos de informes para analizar
el comportamiento de las ventas, de los diferentes productos que maneje la
empresa. SIIGO genera estadísticas por cliente, producto, vendedor, bodega,
centro de costo, ciudad etc.
En este informe el sistema discrimina la información de cada uno de los productos,
con cantidades y valores.
Informes de Participación
156
En esta opción el sistema pregunta el rango de fechas y rango de productos.
157
En este informe permite analizar el porcentaje de participación de cada uno de los

productos con respecto a las ventas de la compañía. El sistema muestra el
producto , la cantidad vendida, el valor vendido y el porcentaje de participación.
Administración de Vendedores
En esta opción el sistema permite generar diferentes informes donde se muestra la

cartera de la empresa desde el punto de vista del vendedor.
158
Cartera General: Genera un informe discriminado por vendedor, donde se muestra

el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y fecha de vencimiento.
Cartera general por Zona: Permite generar un informe discriminado por Zona y
vendedor, donde se muestra el nit y nombre del cliente, numero de factura, valor y
Edades por Vendedor a 5 o 10 Columnas: Esta opción permite generar informes
donde se clasifica la cartera por edades de cada uno de los vendedores, los cuales
pueden ser a 5 o 10 columnas dependiendo de la impresora.
NOTA: Los modelos de las Edades de Cartera deben estar parametrizados
previamente por el Modulo de Cuentas por Cobrar- Edades de Cartera-
Actualiza a 5 o 10 Columnas.

159
160
161

Facturacion Gestion Recaudo

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SIIGO Dejando huella...........

3 MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES 19

11.3 MARCA SEGUIMIENTOS 86

1.Optimizar el proceso de facturación desde la solicitud del cliente hasta la salida

2. Identificar los diferentes documentos que existen en el movimiento de la

3. Conocer el procedimiento de recaudo de la compañía.

4. Evaluar el desempeño de los diferentes cobradores de la empresa a través de

5. Tomar decisiones con base en los números generales.

La factura de venta es un documento contable, donde quedaran registrados todos los

1.1CRUCES EN SIIGO ESTANDAR

La Factura de Venta en un SIIGO ESTANDAR puede cruzar directamente con:

Documento Documento Efecto en el inventario

FACTURA – COTIZACION: La factura descarga el inventario y realiza las demás

Estos cruces se definen en la creación del documento Contabilidad- Definición de

Para que la factura cruce directamente con la remisión se deba marcar R.

Para que la factura cruce directamente con el pedido se deba marcar P.

Para que la factura cruce directamente con la cotización se deba marcar C.

Para que la factura no cruce con ningún documento se debe marcar N.

Para elaborar la factura de venta se debe haber parametrizado previamente el

1.2 ELABORACIÓN DE LA FACTURA DE VENTA

Para elabora la factura de venta en SIIGO se debe ingresar a la opción de

Se debe elegir el tipo de factura a utilizar.

Al ingresar a elaborar la factura el sistema preguntas los siguientes campos:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración de la factura.

Bodega: Se debe colocar el código de la bodega de donde se va a facturar, con F2

Porcentaje de IVA: El sistema trae automáticamente el porcentaje del IVA que se

NOTA: Al terminar de ingresar cada uno de los productos de la factura se debe

Vencimiento: se debe colocar el numero de vencimiento.

Por ultimo el sistema pregunta sí el documento esta correcto.

El sistema traerá automáticamente el numero de la factura si la numeración esta

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

1.3 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DE UNA FACTURA

Para verificar la contabilización de una factura, se debe ingresar a la opción de

El Recibo de Caja es un documento contable que se utiliza para contabilizar los

2.1. ELABORACIÓN DEL RECIBO DE CAJA

Para la elaboración del Recibo de Caja se debe ingresar a la poción de Documentos

Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:

Fecha: Se debe colocar la fecha correspondiente a la elaboración del recibo.

Contabilización Tipo A: Esta opción se utiliza para que el sistema traiga

Al terminar el sistema muestra el mensaje:

NOTA: CON LA TECLA DE FUNCION F9 EL SISTEMA PERMITE PASAR DE UNA

Contabilización Tipo O: Esta opción se utiliza cuando se necesita realizar dentro

Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.

El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

2.2 COMO VERIFICAR LA CONTABILIZACION DEL RECIBO DE CAJA

Para verificar la contabilización del recibo de Caja, se debe ingresar a la opción de

3. MANEJO DE ANTICIPO DE CLIENTES

En el momento de recibir el anticipo a través de un Recibo de Caja se debe realizar la

Se debe elegir el tipo de recibo que se desea elaborar.

Al ingresar a elaborar el recibo de caja el sistema pregunta los siguientes campos:

Se debe realizar una contabilización Tipo O, utilizando la cuenta 280505 (anticipo de

Para grabar el documento con la tecla de función F1 o el Icono de banderita.

El sistema traerá automáticamente el numero del Recibo de Caja si la numeración

El sistema pregunta al actualizar el documento si se quiere enviar a la impresión,

En caso de haber enviado el documento a la impresora el sistema pedirá un

3.1 EFECTO DEL ANTICIPO EN LA FACTURA DE VENTA

Para cruzar el anticipo en la factura de venta se debe realizar la elaboración de la

Después de elaborar la factura de venta y de ingresarle cada uno de los productos

Se debe escoger la forma de pago de anticipo de clientes , la cual debe estar