Capigono Correo Manual General

Capigono Courriers- Guía Rápida
Sin temor al infinito

Calle 67 No. 6-60 Penthouse, Bogota – Colombia
Tel (57-1) 2495500
enarriendo@capigono.com.co
Este documento está orientado a mostrar el marco funcional y las herramientas

tecnológicas que permiten re-ingeniería de procesos.
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Al ingresar al sistema, este pide nombre de usuario y clave
Al entrar como usuario cajero, entrara a un nuevo Menú.
Usted tendrá las opciones de Menú, que le darán la opción de volver al menú
inicial en su perfil, Salir que le dará la opción para cambiar de usuario y por último
la Ayuda.

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1. CENTROS DE RECPCION (PUNTOS DE VENTA)
El centro de recepción (Punto de Venta -POS) tiene la opción de crear

las guías en línea, envío por envío y emitir la factura para clientes de
contado.
El operador del punto de venta da el numero de guía (en caso de

crédito) las iniciales de la ciudad destino.
El sistema pedirá el resto de los datos en la siguiente página.

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Con tal suerte que para abrir un nuevo punto de venta o un nuevo
centro de recepción, es suficiente con conectarlo a Internet
www.micourrier.com.co, y empezar a facturar.
1. ORDENES DE SERVICIO
Ingresando por Courrier – Ordenes de Servicio, se encuentran los

módulos para la creación y consulta de órdenes o remisiones. Para la
creación, primero se diligencia parte del nombre del cliente y de la
ciudad.
Después se ingresan los demás datos pertinentes a la orden – No. de

orden, cliente, producto, ciudad son obligatorios -, y una vez
diligenciados los datos, se da clic para Grabar; en la pagina siguiente se
puede obtener un resumen imprimible de la orden en formato PDF.

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Para consultar las ordenes, se ingresa por Courrier – Ordenes de

Servicio – Buscar Ordenes, donde se puede realizar la búsqueda por el
número, o por otras opciones características de la misma. En los
resúmenes se muestra la cantidad de envíos de un cliente, dándole un
numero consecutivo de entrada o remisión a estos envíos, si se ha
pasado de fecha este mostrara colores en rojo por demora en salida a
zona de la correspondencia, o por tiempo de entrega en reporte. El

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sistema le permitirá ver las ordenes de servicio y/o trabajo de los

últimos seis meses, por rango de fechas hace la búsqueda.
El sistema rastrea los envíos que se han hecho a nivel nacional,

mostrando con claridad, la estadística de entregas, devoluciones, AA,
envíos en proceso; en fin todo el trabajo que ha tenido el correo.

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Eligiendo la ciudad a auditar el sistema nos arrojara los datos precisos

del último reporte que se ha hecho, llevando un estricto y detallado
control de los envíos.
Con claridad muestra la traza de fechas; desde que llega el correo a la

compañía; su envío a zona y su primer reporte de zona por parte del
mensajero.
Observaciones: es importante aclarar que previo a la creación de la orden de trabajo

(remisión) debe estar creado el cliente con toda su información básica y tributaria.
2. PLANOS (Aplica para Masivos)
Creada la orden de servicio se sube la base de datos de este archivo al

sistema, para su respectiva impresión, alistamiento, reporte, consulta y
rastreo de envíos (Esto se hace a través de un cliente FTP seguro, varía
según su sistema operativo: Windows, Linux, Mac, etc ).
(Los clientes pueden ser descargados de www.alalcance.com.co/download/ e
instalados en su sistema operativo de acuerdo a la versión del mismo).
Los archivos planos a subir van SEPARADOS por PUNTO Y COMA y son los
siguientes:

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2.1 ARCHIVO DE GUIAS
En este archivo van todos los datos del envío, como destinatario, dirección,
teléfonos entre otros.
Ejemplo:
guias2020.txt
(Donde 2020 es el número de orden y debe estar creado en Capigono), a
continuación ejemplo
GUIA ;REF ENVIO;CIUDAD;DEPTO;DESTINATARIO;CARGO-OTROS;DIRECCION;TELEFONO;C_COSTO;OBS

3114930;3114930;CALI ;VALLE;Adriana SepÃºlveda Gordillo;;SUPERCENTRO LA 14
CALIMA;4493236;DEVOLUCION;DIR INCOMPLETA
3114953;3114953;CALI ;VALLE;Alejandro Duque Osorio;;CL 62 B 2 E 1 15;4307401;DEVOLUCION;DIR INCORRECTA
3114957;3114957;CALI ;VALLE;Alex Pascual Loango Sinisterra;;CL 13 C 72 53 AP 104 F ;5906330;DEVOLUCION;SE
TRASLADO
3114992;3114992;CALI ;VALLE;Amanda Guarin Galindo;;AV 3 A N 23 C N 47;6601360;DEVOLUCION;DIR
INCOMPLETA
ERRORES TIPICOS: archivos separado por comas o en formatos propietarios como excel, scx slk
u otros. Poner el archivo en mayúsculas, mayúscala inicial o con letras al final a nivel de numerales
(guias70271-A.txt)
2.2 ARCHIVO DE DEVOLUCIONES Y OTROS ESTADOS
En este archivo se puede afectar el estado de un envío, pasarlo a entregado,

devuelto, dev. inicial entre otros.
Ejemplo:
dev1010.txt
Num_guia;estado
3114930;DIR INCOMPLETA
3114953;DIR INCORRECTA
3114957;SE TRASLADO
3114992;DIR INCOMPLETA
293893;Entregado

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ERRORES TIPICOS: archivos separado por comas o en formatos propietarios como excel, scx slk
u otros.
2.2 ARCHIVO CON IMÁGENES ESCANEADAS
Este archivo contiene las imágenes escaneadas de cada guías (deben estar en
TIFF o PNG) y el archivo de OCR (Reconocimiento del código de barras).
El archivo debe llamarse lo10.zip, donde 10 es el lote, fecha o lo que el usuario

decida y contiene un archivo llamado index.txt (este archivo dice con precisión el
número de guía ; nombre_de_la_imagen)
Ejemplo del archivo index.txt

366145;366145.tif
366147;366147.tif
366143;366143.tif
Ejemplo del archivo zip por dentro:

-rw-r--r-- 1 root root 323 sep 11 12:49 index.txt
-rw-r--r-- 1 root root 434K sep 11 12:31 366132.tif
ERROR TIPICO: Comprimen el directorio donde están las imágenes. SE DEBE COMPRIMIR EL
CONTENIDO DEL DIRECTORIO GARANTIZANDO QUE EL ARCHVO index.txt esté en la raíz y
en minúsculas.
2.3 SUBIENDO ARCHIVOS AL SERVIDOR LINUX
Damos doble clic al cliente de FTP seguro, damos clic en conectar, buscamos en
nuestro computador los archivo preparados, arrastramos y dejamos caer sobre la
maquina linux remota

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¿COMO CONFIGURAR MI WINDOWS PARA QUE GENERE ARCHIVOS

SEPARADOS POR PUNTO Y COMA?
Vamos a inicio, panel de control, buscamos el icono de configuración regional,

luego buscamos el item SEPARADOR DE LISTAS y verificamos que esté el signo
punto y coma (;).
Luego vamos a nuestro Excel o Access parados en nuestro archivos, elegimos la

opción de menú GUARDAR COMO (Save as), en el nombre de archivo dentro de
comillas dobles (Las comillas dobles se usan para que Windows no coloque la
extensión de manera automática, permitiéndole al usuario definirla a su gusto).

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Elegimos el tipo de archivo como CVS (Ms-Dos), con tal suerte que Excel o
Access colocarán el separador de listas que esté definido en el panel de control,
configuración regional.
3. MANIFIESTOS Ó RELACIONES DE ENVIOS
El control sobre los envíos que salen a distribución a nivel nacional y

urbano, se hace sobre un manifiesto, este puede ser de manera
resumida donde solo se vera el numero de orden, el producto y la
cantidad de los envíos (1-2) o de manera detallada donde saldrán todos
los números de guía de los envíos que serán para distribución con su
numero de orden, numero de guía, dirección destino (3).
Para su creación, se ingresa por Courrier – Planillas Mensajeros

(Manifiestos), donde se encuentran las opciones para creación de
manifiestos por pistoleo, por ciudad, o por zona.
3.1 MANIFIESTOS CON PISTOLA

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Con esta opción se pueden adicionar una por una las guías al
manifiesto; se define la ciudad destino y el mensajero.
Una vez seleccionados la ciudad y el mensajero, el manifiesto es creado

y queda listo para empezar a pistolear los envíos.
A diferencia de la creación de manifiestos por pistola, en los Manifiestos por

Ciudad y por Zona, en lugar de ingresar una por una las guías, se digita el numero
de orden, y el sistema asigna al manifiesto las guías.
El sistema permite que al mensajero se le lleve un detallado control de

su zona ya que se podrá saber día, hora y cantidad de envíos que el
mensajero sacó a la calle para su respectiva distribución; de igual
manera se controlará el día, hora y cantidad de envíos reportados y que
han quedado pendientes de dicho mensajero (1-2).

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4. GESTION ANTICIPADA
El sistema automáticamente enviará reportes diarios por vía e-mail a los

gerentes de área (operaciones, alistamiento, servicio al cliente, alta
gerencia) informes sobre: envíos que aun no han salido a zona, las
ordenes de servicio que ya terminaron todo su proceso de entrega y
devolución junto con informe y no se han cerrado para su respectiva
facturación, y mostrará los manifiestos problema que son aquellos
donde su reporte no esta completo.
El Gerente o la persona
encargada, de vigilar la
operación de los envíos;
esta en la capacidad de dar una
solución pronta ya que
diariamente recibirá un EMAIL
informando, la gestión que se
esta llevando acabo dentro de la
empresa.
(REPORTE DIARIO ENVIADO POR EMAIL, DE MANIFIESTO PROBLEMA)

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Los colores indican que tan grave y problemático esta el manifiesto y las ordenes que este contiene.
Por medio de un celular WAP (GSM Comcel, CDMA Movistar o un Avantel) se

puede administrar y supervisar la operación, consultar una orden, un envío,
ver las estadísticas, en fin, como navega en Internet lo puede hacer por este
medio también * el sistema está dispuesto a su comodidad*

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Con esta herramienta el cliente final conocerá la hora precisa de entrega,

información que hoy es básica y no ofrece ningún courrier colombiano (Fecha y
hora que es diferente a la de retorno de la guía firmada por el destinatario).

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5. REPORTE DE ENTREGAS Y DEVOLUCIONES
5.1 REPORTE DE ENTREGAS
Se digita el número de guía, y el sistema va actualizando la base de datos

cambiando el estado de zona urbana a entregada; este proceso de reporte de
entregas se puede hacer de dos maneras:
1. pistoleando o digitando guía por guía en la opción entregas (2).
2. se tiene la opción de Digitalizarlas, o escasearlas, este módulo está
interconectado con la base de datos, donde cada vez que lee el código
de barras cambia la guía de estado (de zona urbana a entregada, de
igual forma se podrá ver la guía como si se tuviera física, con su día de
entrega y la respectiva firma de recibido, facilitando la búsqueda en un
eventual reclamo.
¨PRUEBA DE ENTREGA, GUIA DIGITALIZADA SCANEADA¨

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Este proceso ahorra tiempo y dinero ya que no se necesitan 3

personas para que descarguen, solo con 1 persona que digitalice.
5.2 Reporte de Devoluciones
Separadas por motivo de devolución, se escoge al que pertenezca y se

comienza a capturar disparando sobre su código de barras;
automáticamente el sistema actualiza el estado del envío (de zona
urbana a Devolución con su causal).

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6. DONDE ESTA MI ENVIO
Esta consulta se puede hacer de acuerdo a la información que tenga o a

su comodidad; sabiendo el número de guía del envío, orden de servicio,
nombre del destinatario, entre otros. Conociendo cualquiera de estos
datos; con exactitud el sistema informará dónde se encuentra la guía
consultada, si en zona urbana, si ya fue reportada, entregada, devuelta
o por el contrario nunca llegó a la compañía.
Si el envío ha sido una entrega efectiva, con seguridad estará

digitalizada mostrando todos los datos que ésta contiene, fecha de
entrega, firma y hora de recibido.
(Imagen digitalizada vista vía Internet y sin ningún programa especial

en el cliente que dificulte la visualización- funciona en cualquier
navegador Internet)

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7. AUDITORIA Y TELEMERCADEO
Esta opción tiene la capacidad de generar colas de auditoria o

telemercadeo, sabiendo el número de orden, se escoge la forma de
cómo queremos que el sistema nos arroje los registros, ya que este
telemercadeo se puede hacer de forma aleatoria entregas y
devoluciones, solo devoluciones o solo entregas.
Para la auditoria de las devoluciones el sistema arroja una pantalla

donde se actualizan los datos como nueva dirección y nuevo teléfono;
pero si no ha sido posible la comunicación con el destinatario del envío,
se podrá escoger la causa por la cual no se actualizó, dado que en
muchas ocasiones no contestan o el teléfono esta errado, logrando con
esto que quede en la base de datos para las estadísticas finales cuantos
re-envíos hubieron, cuantos no y cuales llamadas no fueron posibles.

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Observaciones: con esta opción se tiene la ventaja de no tener las devoluciones físicas en los escritorios , ya que solo se
necesita el computador para actualizar en la base de datos, permitiendo evacuar el arrume de sobres devueltos, mostrando
espacio y comodidad en los departamentos tanto de servicio al cliente como de telemercadeo. solo se necesitaran los
sobres que se lograron actualizar para ser reenviados.
En las entregas podemos verificar si el mensajero entregó a tiempo el

envío o no, su trato con el cliente, etc, esto con el fin de hacerle un
seguimiento al mensajero ya que muchas veces la guía del envío
aparece como entrega efectiva pero realmente no lo han hecho.
El sistema saca las estadísticas finales del telemercadeo hecho a dicha

orden de servicio, o se pueden sacar por día, mes y año, según se
requiera.

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8. PREGUNTAS QUEJAS Y RESPUESTAS (PQRS)
Para llevar el control del tiempo de respuesta a las quejas hechas por el
cliente, se digitan datos como el tipo de queja o reclamo, su e-mail
nombre y dirección, de tal manera que al dar una respuesta, esta de
manera inmediata sea enviada por e-mail, junto con su prueba de
entrega si fuese el caso.
Podemos buscar las reclamaciones que han hecho por meses,

arrojándonos el sistema automáticamente una estadística de estas
(cuantas resueltas, cuantas pendientes, el tipo de queja o el medio por
donde la hicieron), midiendo así la efectividad en tiempo de respuesta
para una reclamación o queja.

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9. INFORME AL CLIENTE.
El sistema lo envía por E-mail cada seis días reportándole al cliente el

proceso que han tenido sus envíos,(entregas, devoluciones, AA,
inconsistencias, etc), logrando que este ¨el cliente¨ siente confianza en
el trabajo que se esta realizando con su correspondencia;
y permitiendo al departamento de servicio al cliente, estar pendiente de

los reportes diarios para completar informe exacto al cliente, y no
enviando mas informes parciales impresos en hojas, lo cual representa
tiempo y dinero en trasporte de estos, informes parciales que ni
siquiera están al 30% de su proceso.

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10. ZONIFICACION Y ENRUTAMIENTO
Si necesita ubicar una dirección teniendo el numero telefónico, el

sistema arrojará este dato con precisión, digitando el nombre de la
ciudad a consultar y conociendo el número telefónico (1) se da clic en
continuar e inmediatamente arroja la información (3) anexando el dato
a la zona que pertenece y el nombre del propietario de la línea
telefónica.
O por el contrario se tiene la dirección y se necesita el número

telefónico, se digita la dirección exacta y el nombre de la ciudad el
sistema arrojará la información pedida.
11. FACTURACIÓN
En esta opción se podrá elaborar una prefactura al cliente; ingresando

parte del nombre del cliente, clic en continuar, donde mostrará la
cantidad de envíos de este cliente y el valor total de estos según los
acuerdos comerciales que se hayan hecho con el cliente, procediendo a
generar la factura.

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Se elige el cliente, da clic en continuar, el sistema a continuación

mostrará las ordenes pendientes por facturar y resaltará aquellas que no
se han cerrado, es decir que su proceso de entrega no ha terminado.
12. NOMINA

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Esta opción está en capacidad de liquidar nómina por producción de

mensajero, nómina de empaque por producción. Sabiendo la
cantidad a pagar con dar clic en generar nomina automáticamente
realizará el trabajo (5).
Se elige el periodo y
ciudad a liquidar (y/o
mensajero específico)
Se da clic en continuar y mostrará un relación de mensajeros y

manifiestos con cantidades entregadas y devueltas; y su equivalencia
en pesos colombianos.

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Muestra en color rojo, aquellos productos que no tienen definido

acuerdo de nómina en esa zona específica.
Se da clic en liquidar y el sistema genera un comprobante de pago por

cada mensajero.
13. CLIENTES E IMPRESORES
Los clientes e impresores pueden consultar una orden de servicio específica vía
Internet sobre www.miempresa.com.co, ver la evolución de entrega en su
producto e incluso tomar los registros en formato Excel. Es suficiente dar clic en
una ciudad específica para tener información sobre la misma.

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14. ICR (Reconocimiento del código de barras) y Escaneo
Este módulo le
permite escanear
todas sus guías y
traducir el código
de barras en
simultánea. Este
módulo le ahorra el
licenciamiento de
CannoFile ,
Imagefile, Eyes
and Hands entre
otros programa de
muy alto costo. Y
le evita obligar a
sus clientes a usar
estos mismos
programas de
manera ilegal para
poder ver las
imágenes.
15. MODULOS DE CONSULTA POR TELEFONO (IVR)
Tiene un módulo de consulta en línea vía telefónica (por número de guía o número
de orden de servicio - Remisión).
Para que este módulo funcione es necesario instalar nuestro sistema de VOZ IP
en línux, que podría reemplazar su sistema telefónico actual.
(Ver documentación sobre sistema telefónico IP, con su implicación en costos)
16. RESUMENES GERENCIALES

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A través de este módulo, el gerente y/o las personas encargadas de dirigir la

operación, pueden hacer un seguimiento de forma sencilla a todos sus clientes,
productos, y envíos por origen o destino, de la cantidad de entregas, devoluciones
y demás estados, para poder tomar decisiones con base en datos actualizados
diariamente, dividirlos por destino de los envíos, y bajando estos resultados en
Excel.
Además estos resultados se pueden visualizar en forma de gráficos estadísticos

que faciliten su comprensión y análisis.
17. CONFIGURACION DE ZONAS
Por medio de esta opción se puede crear o modificar las zonas que conforman
una ciudad, las subzonas de cada zona, y los limites de cada zona.
Para ver las zonas de cada ciudad, primero se selecciona el tipo de zona a buscar
(Alto Volumen, Bajo o Normal -temporalmente deshabilitado-), y luego la ciudad.

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Se despliega el listado de zonas en que esta dividida la ciudad y se da la opción

de crear una nueva zona, o activar una que se encuentre desactivada.
Al seleccionar una zona se pasa a una pantalla siguiente que nos muestra las
subzonas que la componen, y al igual que la anterior, permite crear nuevas
subzonas o activar subzonas previamente desactivadas.
Al seleccionar una subzona se pasa a una página siguiente donde se encuentran

los límites de la subzona, en donde se encuentra la intersección calle - carrera de

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origen, y la intersección calle - carrera de fin en la que se considera esta subzona.

Cada elemento esta compuesto por el numero correspondiente a la calle/carrera,
la letra si existe, y el anden desde el cual se toma en cuenta la subzona (Par o
Impar); adicionalmente se relaciona el cardinal de la subzona (noreste, noroeste,
sureste o suroeste). En esta pantalla se brinda la posibilidad de adicionar o borrar
límites.
REZONIFICACION
Por medio de este módulo se puede realizar la re-zonificación, ya sea de toda la

orden, o guía por guía. Para re-zonificar toda la orden por el procedimiento
automático del sistema, se digita el numero de la orden y se selecciona "Re-
zonificar toda la orden"; en la pantalla siguiente le aparecerán, discriminadas por
zonas y subzonas, las cantidades de guías resultantes del citado proceso; para
revisar que guías fueron adjudicadas a que zonas, se selecciona la subzona.

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Si al revisar se encuentra que la información no es la correcta para la(s) guía(s)

que se muestran, entonces se puede seleccionar el ítem a cambiar (dirección,
ciudad, o subzona), y modificarlo en la parte inferior de la pantalla.

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18. CONFIGURACION DE USUARIOS
Por medio de este módulo se crean y configuran los clientes en el sistema de

información.
Posteriormente se pueden adicionar o modificar los menús y el ambiente para el

usuario a configurar:

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CLIENTES
Por medio de esta consulta se lista todos los clientes registrados en el sistema,
con sus datos básicos.
Seleccionando el cliente se obtiene el listado de acuerdos comerciales que tenga y

la posibilidad de crear, modificar los ya existentes, crear excepciones o copiar los
de otro cliente:

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En la creación de acuerdos comerciales se diligencian los datos para los

productos por tipo de destino: urbanos, regionales, ciudades principales,
nacionales, trayectos especiales, o apartados aéreos, y también por el tiempo en
el que se desea que sea entregado el correo: corriente, urgente, extra-urgente u
otros.
Las excepciones se crean para aquellas situaciones origen – destino que reciben
denominación especial.

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1. CENTROS DE RECPCION (PUNTOS DE VENTA)

El centro de recepción (Punto de Venta -POS) tiene la opción de crear

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Ingresando por Courrier – Ordenes de Servicio, se encuentran los

Después se ingresan los demás datos pertinentes a la orden – No. de

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Para consultar las ordenes, se ingresa por Courrier – Ordenes de

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sistema le permitirá ver las ordenes de servicio y/o trabajo de los

El sistema rastrea los envíos que se han hecho a nivel nacional,

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Con claridad muestra la traza de fechas; desde que llega el correo a la

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Creada la orden de servicio se sube la base de datos de este archivo al

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2.1 ARCHIVO DE GUIAS

GUIA ;REF ENVIO;CIUDAD;DEPTO;DESTINATARIO;CARGO-OTROS;DIRECCION;TELEFONO;C_COSTO;OBS

2.2 ARCHIVO DE DEVOLUCIONES Y OTROS ESTADOS

En este archivo se puede afectar el estado de un envío, pasarlo a entregado,

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2.2 ARCHIVO CON IMÁGENES ESCANEADAS

El archivo debe llamarse lo10.zip, donde 10 es el lote, fecha o lo que el usuario

Ejemplo del archivo index.txt

Ejemplo del archivo zip por dentro:

2.3 SUBIENDO ARCHIVOS AL SERVIDOR LINUX

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¿COMO CONFIGURAR MI WINDOWS PARA QUE GENERE ARCHIVOS

Vamos a inicio, panel de control, buscamos el icono de configuración regional,

Luego vamos a nuestro Excel o Access parados en nuestro archivos, elegimos la

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3. MANIFIESTOS Ó RELACIONES DE ENVIOS

El control sobre los envíos que salen a distribución a nivel nacional y

Para su creación, se ingresa por Courrier – Planillas Mensajeros

3.1 MANIFIESTOS CON PISTOLA

Dirección de Proyectos en pymes (Pag. 11 de 36)

Una vez seleccionados la ciudad y el mensajero, el manifiesto es creado

A diferencia de la creación de manifiestos por pistola, en los Manifiestos por

El sistema permite que al mensajero se le lleve un detallado control de

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Por medio de un celular WAP (GSM Comcel, CDMA Movistar o un Avantel) se

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Con esta herramienta el cliente final conocerá la hora precisa de entrega,

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5. REPORTE DE ENTREGAS Y DEVOLUCIONES

5.1 REPORTE DE ENTREGAS

Se digita el número de guía, y el sistema va actualizando la base de datos

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