1AA3 COORDINACIÒN DE PERSONAL

Yessica Paola Argumedo Fernandez, Ivonne Yarledy Buitrago rojas & Ivan
Andres Giraldo mazo

Octubre de 2020.

Unipanamericana Fundación Universitaria.

Bogotá D.C.

Administración de Personal

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 Contenido

1. Determinar la cantidad de trabajadores a contratar durante los dos primeros años para....4 la
planta de Mosquera, teniendo en cuenta los pronósticos de personal.............................................3
2. Elabore un cuadro comparativo sobre las fuentes de reclutamiento, señalando ventajas y
características de cada una...............................................................................................................3
3. Elaborar el análisis del cargo para UNO de los cuatro cargos convocados: Asesor al cliente,
jefe de compras, vendedor, Administrador financiero o Auxiliar contable.....................................4
4. Establecer criterios de selección de personal de acuerdo con las políticas del
departamento..................................................................................................................................13
5. Definir el proceso de reclutamiento y selección a través de un flujograma...........................15
Referencias......................................................................................................................................17

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 1. Determinar la cantidad de trabajadores a contratar durante los dos primeros
años para la planta de Mosquera, teniendo en cuenta los pronósticos de
personal.

En el siguiente documento se presentara un informe con relación a la situación actual de la

compañía Pasitos S.A.S solicitado por su presidente aclarando dudas sobre el sistema que
se ha estado utilizando en el área de recursos humano, verificando así que se cumplan a
cabalidad los objetivos trazados por otro lado se dan unas pautas para implementar y
también lograr una mayor estabilidad en el desempeño de los colaboradores, contando con
capacitaciones sobre el cargo y EPP.

Objetivo general

Determinar los elementos que debe contener un programa de capacitación para el personal
de la compañía, para que de esta manera se vea reflejado el cumplimento de las funciones
en cada puesto de trabajo.

Objetivos específicos

 Identificar las habilidades para establecer, las necesidades de capacitación de todo el

personal de la compañía.

 Identificar los conocimientos para establecer las necesidades de capacitación para

operarios, candidatos a supervisores y departamento de finanzas.

 Elaborar un instrumento adecuado para la Detección de Necesidades de Capacitación en

la empresa y establecer un manual para la aplicación, tabulación y análisis de la
información proporcionada por este instrumento, con el fin de poder tomar decisiones de
capacitación a partir de dicha información.

Con la instalación del concepto "capacitación" se ha cubierto el vacío que las versiones
anteriores tenían en cuanto al aseguramiento de las capacidades del personal, este concepto
busca el desarrollo de la persona y por ende de la empresa. Como primer paso es necesario
visualizar a la empresa como un conjunto de recursos, capacidades y aptitudes centrales
heterogéneos que pueden utilizarse para crear una ventaja con relación a otras empresas del
mercado. Lo anterior presume que la compañía tiene recursos y capacidades que no poseen
otras compañías, o por lo menos no en la misma composición.

MEDIOS DE APLICACIÓN: En este manual se debe ser aprovechar al máximo la

metodología implementada para desarrollar al personal y así llegar a los objetivos
3
empresariales de la compañía de esta manera ir de la mano con la planeación estratégica de
la compañía, con esta se aplicara el manual para detectar las necesidades de capacitación.

Como se ha evidenciado que la compañía esta atravesando constantes cambios, debe ser
necesario realizar revisiones periódicas en la capacitación y el desarrollo, para poder lograr
el rendimiento adecuado de los recursos constantemente y de esta forma prever los cambios
del entorno en los mercados empresarial y laboral; Todas aquellas medidas de capacitación
y desarrollo deben ser actualizadas y revisadas cada año, o en cualquier momento que se
modifique la cultura empresarial, procesos de adquisición de maquinaria.

El compromiso en el área seguridad industrial y el área de recursos humanos junto sus

directores revisaran, describirán, actualizaran y evaluaran las medidas de capacitación y
desarrollo cuando así sea necesario y la gerencia general a cargo del Señor Bautista será el
encargado de autorizar los cambios, ya que estos cambios se comunicaran de manera oficial
por el área encargada.

Normas de Operación

Concluyendo con lo anterior se determinaran las siguientes normas para que se realice una
manera correcta y correspondiente el desempeño de los colaboradores en esta área:

 La Planeación de Capacitación y Desarrollo debe estar supervisada por la Gerencia

General y se comprometerán proporcionar apoyo en todo momento

 En caso de surgir una necesidad de capacitación, que no haya sido contemplada dentro de
la planeación, se debe remitir solicitud a la Dirección de Recursos Humanos para informar
del curso y el tipo de apoyo que solicita.

 Realizar periódicamente la Detección de Necesidades de Capacitación para definir la

planeación de los programas recapacitación y desarrollo de la empresa.

 Enviar la lista de inscritos al curso al menos tres días antes de que éste inicie.

 Una vez impartido el curso, remitir la “Lista de Asistencia” con la firma de los
participantes de cada día de la misma

 Al final del curso, cada participante debe aplicar la evaluación y remitirla.

Hasta aquí ……
Los principios básicos para lograr que el área de recursos humanos funcione se debe tener
como base fundamental una ética integral en cada uno de sus campos relacionados:

4
 responsabilidad social, esto implica implementar la consciencia de servir y
contribuir
 desarrollo profesional, conlleva infundir la necesidad de esforzarse para alcanzar
altos estándares de competencia y compromiso
 liderazgo ético, las unidades de recursos humanos deben fungir como modelo a
efectos de mantener la conducta ética
 imparcialidad y justicia, las oficinas de recursos humanos como un valor ético
tienen que promover estas posturas
 conflicto de intereses, se trata de llevar una comunicación sincera, proteger sus
intereses e integridad profesional y no involucrarse en fenómenos de dicha naturaleza
 uso de la información, alude a la obligación que tienen los profesionales en la
administración de los trabajadores de respetar los derechos de estos, y en especial, lo que
alude a sus datos
 plantear metas realistas para la filtración de los principios contenidos en el código

2. Elabore un cuadro comparativo sobre las fuentes de reclutamiento,

señalando ventajas y características de cada una

Desventajas
I
Ventajas
N  Económico  Requiere empleados con potencial o
T  Rápido preparados para ser ascendidos
E  Proporciona cambio dentro de la  Se puede caer en no tener a un buen
R empresa candidato
N  Candidatos con conocimientos sobre  Perder un buen candidato si no se
O la empresa revisa detalladamente su hoja de
vida y potencial
 No aportar nuevas experiencias y
visiones

 Trae nuevos empleados a la empresa  Más costoso

E  Renueva el área de Recursos  Se solicita más tiempo
X Humanos  Enseña las pocas oportunidades de
T  Se aprovecha al máximo la inversión desarrollo para los demás empleados
en capacitaciones  Se pueden desarrollar inequidades
E
 Se encuentra lo que se solicita salariales
R
N
O

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 3. Elaborar el análisis del cargo para UNO de los cuatro cargos convocados:
Asesor al cliente, jefe de compras, vendedor, Administrador financiero o
Auxiliar contable
 Descripción del cargo

1
. Nombre del cargo:

JEFE DE SEGURIDAD

2. Posición del cargo en el organigrama

a) Subordinación: (Indique si en este cargo tiene o no

personal subordinado, cuántos son y cuál es el nivel del Si tiene personal subordinados.
cargo de los subordinados)

b) Supervisión: (Indique si el cargo tiene supervisión de

Habrá un supervisor a cargo del área de
alguien, a quién le corresponde este rol indicando el
compras
cargo).

c) Comunicaciones colaterales: (Indique con qué

estamentos de la organización se relaciona para que las Supervisor de compras , Jefe de compras ,
funciones de este cargo sean exitosas, detallando el nivel Gerente General.
de dependencia y relación).

3. Contenido del cargo

Elabore una relación de las Principales Tareas que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo
laboral que estima dedica a cada una de ellas.

% Tiempo
Tarea Principal
Laboral
Planificar la estructura del departamento de compras  20%
Estar al día constantemente de las novedades del mercado  15%
Buscar los proveedores más eficientes  20%
Negociar y pactar las condiciones de suministro  20%
Tener en mente las condiciones del stock  20%
Controlar la calidad de los productos suministrados y gestionar los documentos previstos
 20%
de compras
 

Elabore una relación de las Tareas Secundarias que corresponden a este cargo y el porcentaje de tiempo
laboral se estima dedica a cada una de ellas.

% Tiempo
Tarea Secundaria
Laboral

Establecer metas a alcanzar para cada periodo y diseñar el presupuesto 10%

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Planear todas las actividades que va a realizar su departamento. 10%
Controlar e informar 10%

Transferir la documentación respectiva al departamento de administración 10%

Recibir las solicitudes de material de empaque, repuestos y demás suministros que se

10%
requieren para el normal desenvolvimiento de la empresa;

4. Responsabilidades

¿Cuáles son las responsabilidades que se encuentran adscritas al cargo? ¿Cuál es el peso relativo que
tiene cada una de ellas? (marque con una X).

Peso Relativo
Responsabilidad
Primaria Secundaria
Uso de materiales y equipos   x
Supervisión del trabajo de otras personas x  

Manejo de dinero, títulos o documentos afines x  

Responsabilidad de manejo de información x  

Responsabilidad en Relaciones Públicas x  

Responsabilidad en la confidencialidad de la información x  

Responsabilidad académica x  
Responsabilidad administrativa x  

FORMATO DE PERFIL DE CARGO

FECHA:
26-OCT-2020     SEDE: PRINCIPAL      

1. IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

Jefe de 10
DENOMINACIÓN: Compras CÓDIGO: 02    

NIVEL: Profesional     ASIGNACIÓN SALARIAL: $2'500.000  

DEPENDENCIA:            

2. OBJETO GENERAL DEL CARGO

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Programar, coordinar, ejecutar y controlar la adquisición de materiales y materia prima que necesita la empresa para su
funcionamiento velando por que dichas adquisiciones se redicen en el momento justo, en las cantidades necesarias, con
la calidad adecuada y al precio más conveniente

3. REQUISITOS MÍNIMOS

3.1 FORMACIÓN ACADÉMICA Licenciado/a en

Administración, Ingeniería Industrial o Ingeniería Comercial

3.2 EXPERIENCIA LABORAL Minimo 2 años

de experiencia

4. DESCRIPCIÓN DE LAS FUNCIONES

PERIODICI
FUNCIONES DAD TIPO
Direcci
Diaria (d)
Planear y modelar un grupo de trabajo eficiente ón (d)
Análisis
Mensual (m)
Escoger los mejores proveedores (a)
Ejecuci
Mensual (m)
ón (e)
Hacer negociaciones con proveedores para la compra de insumos y materiales
Control
Mantener un stock en tiempo real de la bodega para no parar la producción. Diaria (d)
(c)

Control
Diaria (d)
(c)
Inspeccionar que los productos sean de excelente calidad para su correcto uso

Ser la persona principal encargada de las compras y estar pendiente de lo los flujos de Ejecuci
Trimestral (t)
pagos de dinero por los conceptos de compra de forma correcta ón (e)

     
     

Convenciones TIPO DE Ejecución (e) An Dirección (d) Control

8
 ális
FUNCIÓN is (c)
(a)
Dia
Trimest
Occasional (o) ria Mensual (m)
PERIODICIDAD ral (t)
(d)

NIVEL
5. COMPETENCIAS M
ED
ALTO IO BAJO
5.1 GENERALES
1 Adaptación     X    
Ambición
2 Profesional     X  
3 Análisis   X    
4 Aprendizaje   X    
5 Asertividad       X
6 Auto control     X  
7 Autonomía       X  
8 Creatividad       X
9 Delegacion   X    
10 Dinamismo     X    
11 Flexibilidad     X  
12 Independencia       X
13 Iniciativa   X    
14 Integridad     X    
15 Juicio       X
16 Liderazgo     X    
Negociación y
17 conciliación       X
Orientación al
18 servicio   X    
19 Persuasión       X
Planificaciòn y
20 Organizaciòn X    
Resolución de
21 problemas     X  
22 Sensibilidad interpersonal     X
23 Sociabilidad   X    
Toma de
24 decisiones   X    
Trabajo bajo
25 presión     X  
Trabajo en
26 equipo   X    
5.2 TÉCNICAS
1 Atenciòn al detalle X    
2 Atenciòn al pùblico X    
3 Auto organizaciòn X    

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4 Comunicación no verbal X    
5 Comunicación oral y escrita X    
6 Disciplina X    
7 Razonamiento numerico X    
8 Sentido de Urgencia   X  

NIVEL
6. RESPONSABILIDADES M
ED
ALTO IO BAJO
a. Bienes y valores (¿cuáles?) X    
b. Información (¿cuál?) X    
c. Relaciones interpersonales (¿cuál?)   X  
d. Direccion y coordinacion (¿de qué nivel
X    
jerárquico?)

PORCENTAJE DE LA JORNADA LABORAL

26
-
7. REQUERIMIENTOS FÍSICOS 50 76 -
Y MENTALES 0 - 25% % 51 - 75% 100%
7.1 CARGA FÍSICA
a. Posición Sedente        x
b. Posición Bípeda      x  
c. Posturas mantenidas        x
d. Alternar posiciones      x  
e. Motricidad Gruesa    x    
f. Motricidad Fina        x
g. Destreza Manual      x  
h. Levantamiento y Manejo de Cargas    x    
i. Velocidad de Reacción        
7.2 CARGA MENTAL
a. Recibir información oral/escrita      x  
b. Producir información oral/escrita      x  
c. Análisis de Información      x  
d. Emitir respuestas rápidas    x    
e. Atención    x    
f. Concentración      x  
g. Repetitividad      x  
h. Monotonía      x  
i. Tareas de precisión visimotora        x
j. Habilidad para solucionar problemas    x    
k. Interpretación de signos y símbolos        x
l. Percepción causa - efecto        x
m. Valoración de la realidad    x    
7.3 SENSOPERCEPCIÓN
a. Percepción Visual    x    
b. Percepción auditiva        x
c. Percepción gustativa        x
d. Percepción olfatoria        x

10
e. Percepción táctil        x
f. Percepción / discriminación de detalles    x    
g. Integración sensorial requerida        x
h. Diferenciación figura fondo        x
i. Relaciones espaciales        x
j. Kinestesia        x
k. Propiocepción        x
l. Esterognosia        x
m. Constancia de la forma        x
n. Percepción del color        x
o. Planificación motora        x

Elaborado por:       Revisado por:      

Revisado Div. Nal.

Aprobado por:       Salud Ocupacional por:      

8. EXÁMENES OCUPACIONALES DE INGRESO

REQUE
TIPO NO REQUERIDO
RIDO
a. Exámen Médico X  
b. Visiometría X  
c. Audiometría X  
d. Espirometría   X
e. Cuadro Hemático X  
f. Glicemia X  
g. Frotis de Sagre Periférico   X
h. Rx de columna   X
Luego de elaborado el perfil de cargo, este cuadro debe ser diligenciado por la Div. Nal. de Salud Ocupacional

Nombre de la empresa

PASITOS S.A.S.

Causa de la Solicitud Justificación

 
A. Puesto de Nueva Creación

B. Puesto Vacante se necesita de manera urgente tener establecida el área de

Compras el cual debe estar encargado por una persona idonea en
este caso un jefe de compras que cuente con estudios
C. Incapacidad/ licencia profesionales en el tema, que cuente con experiencia laboral y
habilidades bien enmarcadas.

Nombre del Puesto Código del Puesto

Jefe de Compras 1002

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 Area Horario No. de Vacante
Area de Compras 8:00am-5:00pm 1
Tipo de Contrato

Planta Temporal Término fijo Obra / OPS

En caso de Plazas Eventuales, obra o prestación de servicios, especificar el tiempo de duración y

nombre del Proyecto para el caso que corresponda

 
Supervisa Personal

A. Si No. de Posiciones a Supervisar

8

B. No

Nombre del Supervisor Inmediato Puesto del Supervisor Inmediato

   

Funciones Principales

1. - Planificar y modelar un grupo de trabajo eficiente A33

2.- Hacer negociaciones con proveedores para el suministro de insumos

3.- Mantener un stock en bodega suficiente para no parar producción.

4.- Inspeccionar que los productos sean de una calidad óptima para su uso.
5.-- Medir cada uno de los desembolsos de dinero que se hacen y gestionar cada una de las compras y - Ser
el ente de control para cada una de las compras.

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 Preparación Académica Indispensable

La empresa requiere para su personal, una persona que pueda encargarse del departamento de compras,
esta persona debe ser profesional en carreras como administración de empresas, contador y/o ingeniero
industrial.
Conocimientos Adicionales Deseables

Manejo de personal ,trabajo en equipo, dinámico y extrovertido

Experiencia Indispensable

Debe contar con más de 2 años de experiencia encargos similares.

Habilidades Personales

Habilidades de comunicación orales y escritas.

Autoconfianza y capacidad de negociación.
Una mente analítica para interpretar las cifras y otra información.
Habilidades numéricas.
Habilidades de gestión del tiempo y habilidades de planificación

Rango de Edad Sexo Estado Civil

Masculino Femenino Soltero Casado

Indistinto Indistinto
De 25 A 45 Años

Candidatos Probables
Nombre del Teléfon
Candidato Interno Puesto Actual Área Externo Empresa os
Aux. de Pasitos 3128723
Sandra Paez Lora   Compras Compras   S.A.S 134

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 Willian Saenz Administrador de Pasitos 3103514
Perez   Empresas Contable   S.A.S 754

Jose Andres Ruiz Tecnologo 3103770

Vega   Industrial     030

Fecha de Ingreso Deseada Sueldo

01 de Noviembre de 2020 Basico de $2'500.000

Beneficios Adicionales a los de Ley

Bonificacion extrasalarial

ÁREA SOLICITANTE RECURSOS HUMANOS

4. Establecer criterios de selección de personal de acuerdo con las políticas del

departamento

Asesor al cliente

Para nuestra empresa es muy importante el cargo de Asesor porque es la cara principal que
tenemos hacia nuestros clientes por ello detallaremos las funciones a realizar y el perfil que
buscamos.

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Experiencia de 6 meses en áreas afines al cargo.

Técnico en carreras administrativas Y/O afines al cargo.

La persona que ocupe este cargo debe tener un conjunto de habilidades que ofrezcan ciertas
competencias para poder brindar un buen servicio a nuestros clientes dentro de sus
funciones están:

- Brindar información sobre los productos que ofrecemos para poder guiar a los
clientes de forma adecuad sobre lo que ofrece nuestra compañía
- Debe tener capacidad para trabajar bajo presión ya que nuestro trabajo es
directamente relacionado con cliente externo y debe saber manejar diferentes
tipos de situaciones con tolerancia, empatía y buen servicio.
- Debe estar orientado hacia el logro de objetivos.
- Debe contar con buenas competencias para poder realizar trabajos en grupo.
- Ser el punto de enlace entre los clientes y otros empleados, en casos en los que se
requiera de otro nivel de asistencia.

La responsabilidad en este cargo debe ser fundamental, cada función esta guiada para que
el Asesor pueda generar clientes potenciales y poder orientar a la consecución de logros.

Jefe de Compras

La empresa requiere para su personal, una persona que pueda encargarse del departamento
de compras, esta persona debe ser profesional en carreras como administración de
empresas, contador, ingeniero industrial debe contar con más de 2 años de experiencia
encargos similares. Esta persona tendrá que liderar el equipo de compras e inventario que
tenemos en la compañía por ello debe contar con muy buenas relaciones con cliente interno
y externo para poder formar un grupo solido en el área de compras.

El jefe de compras tendrá a cargo un grupo conformado por persona idóneas para el
departamento, será el líder encargado de promover un proceso capaz de optimizar recursos,
el líder de esta área no solo tendrá la responsabilidad del cargo en mención sino que deberá
motivar a su grupo a la obtención de resultados.

Dentro de las funciones principales están:

- Planificar y modelar un grupo de trabajo eficiente

- Hacer negociaciones con proveedores para el suministro de insumos
- Mantener un stock en bodega suficiente para no parar producción.
- Inspeccionar que los productos sean de una calidad óptima para su uso.

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 - Medir cada uno de los desembolsos que se hacen y gestionar cada una de las
compras.
- Ser el ente de control para cada una de las compras.

Vendedor

dentro de nuestra compañía es muy importante la presencia que tenemos ante nuestros
clientes por ello la persona que haga parte del departamento de ventas debe contar con
excelentes cualidades para poder relacionarse, tener compromiso, creatividad, empeño,
disciplina y luchar por la obtención de los resultados. Dentro de este perfil un vendedor de
nuestra empresa debe ser honrado, empático, habilidad de escucha, paciencia sinceridad
entre otras habilidades.

Experiencia en el área por más de 2 años

Debe ser bachiller

Perfil:

- Habilidad para encontrar nuevos potenciales clientes.

- Debe ser ordenado
- Capacidad de trasmitir información clara y concisa.
- Poder de convencimiento.
- Actitud positiva en todo momento
- Debe aprender de manera rápida.
- Debe trabajar en equipo para obtener mejores resultados
- Presentación personal impecable.
- Debe tener la capacidad de reinventarse de acuerdo con las circunstancias.
- Debe ser Seguro de lo que trasmite y quiere vender.

Administrador Financiero

En nuestra compañía el administrador financiero debe encargarse de gerenciar y liderar los

procesos financieros de nuestra empresa buscando la maximización de los recursos dándole
valor a los intereses corporativos. Para poder formar parte de nuestro personal el postulante
debe estar dispuesto a orientar su grupo de trabajo, enfocar objetivos claros y estrategias
que beneficien a la compañía siendo este uno de sus compromisos laborales de mayor
importancia.

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El líder del departamento financiero deberá contar con muy buen manejo de personal,
capacidad de análisis, respuestas efectivas, solución de problemas eficazmente, dinamismo
y orientación a sus subordinados.

- Revisar y analizar los gastos de los proyectos de la empresa.

- Control de pagos, inversiones y relaciones financieras.
- Mantener informes, estadísticos y operacionales.
- Realizar presupuestos donde incluyan los factores de riesgo para la compañía.
- Planificación y predicción financiera.
- Liderazgo y gestión de personas.
- Contabilidad y Gestión de costos.

5. Definir el proceso de reclutamiento y selección a través de un flujograma

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 Referencias
(s.f.). Obtenido de
http://search.ebscohost.com.unipanamericana.basesdedatosezproxy.com/login.aspx?
direct=true&db=bth&AN=10134386&lang=es&site=ehost-live

18
(s.f.). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=Z-q5SHC0hI4

(s.f.). Obtenido de https://www.youtube.com/watch?v=H5UWMY3yrk0

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