Introducción

En este documento se presenta una descripción resumida de las tareas

realizadas y productos completados dentro del proyecto a realizar. El sistema
de información de control de productos para supermercados minoritarios. En
su metodología, se hace una breve descripción de las herramientas
metodológicas y criterios utilizados, especialmente enfatizando sobre algunos
aspectos medulares que caracterizan el enfoque del proyecto.

Todos los productos se fundamentaron en las necesidades identificadas y

priorizadas en la canasta familiar. Considerando la necesidad de recolectar
información para la empresa del cliente se recurrió a conocer y tratar cada una
de las necesidades sentidas por los comerciantes, tomando en cuenta las
diversas herramientas de investigación para la recolección de datos.
Objetivos

1. conocer los requisitos y necesidades del cliente para dar una solución a
los problemas
2. Garantizar con nuestro aplicativo cada una de las necesidades del cliente
3. Conocer cada área de la empresa del cliente
INFORME DE REQUERIMIENTOS

Levantamiento de información

Considerando la necesidad de recolectar información para la empresa del

cliente se recurrió a conocer y tratar cada una de las necesidades sentidas por
los comerciantes, tomando en cuenta las diversas herramientas de
investigación para la recolección de datos. Se trabajo con las siguientes
herramientas:

 Encuesta
 Entrevista

ENCUESTA

EMPRESA DEL CLIENTE

La entrevista se realizo en un supermercado minoritario llamado EL REY, el

comportamiento de los miembros de esta corporación se basa en ajustar los
valores y principios éticos, muestra compromiso por la credibilidad y la
transparencia de sus ventas enseña ayuda desinteresada para el logro de cada
una de sus metas propuestas.

Sus objetivos corporativos son

 Cumplir con la responsabilidad social

 Ofrecer productos a precios competitivos en el mercado
 Honestidad en el negocio hacia los clientes
 Respetar la calidad y dignidad humana tanto de los empleados como de
los clientes
 Diseñar estrategias para definir el buen manejo del negocio
Sus políticas de calidad son:

 Garantizar el cumplimiento de requisitos legales, reglamentarios del

cliente y propios
 Garantizar la satisfacción del cliente
 Establecer un sistema de gestión de calidad
 Asegurar su permanencia en el mercado
 Asegurar su permanencia en el mercado garantizando solidez
económica y social.

Área de recursos humanos

 Supermercados Rey mantiene un programa constante de capacitación a

través de seminarios y talleres enfatizando en los conceptos de frescura
y servicio al cliente como estrategia clave para el éxito de la empresa
 Para cumplir con los planes anuales de capacitación, Supermercados
Rey cuenta con un Centro de Capacitación.
 El centro cuenta con 5 salones equipados con el material y los equipos
necesarios para brindar lo último en técnicas de capacitación a su
personal, bajo la supervisión del departamento de Capacitación y
amparado por la Vicepresidencia de Recursos Humanos.
Jerarquía de la empresa del cliente

Propietario

Gerente General

Administrador

Proveedores Recursos Humanos (empleados)

Cajero Almacenista
Organigrama de la empresa
Proceso del cliente

Esto se considera punto fundamental del sistema de la información de la

empresa del cliente  

 Determinación de los requisitos relacionados con el producto.

La organización (de la empresa) debe determinar:
 Los requisitos especificados por el cliente, incluyendo los requisitos para
las actividades de entrega y las posteriores a las mismas,

Antes de iniciar con el proceso de determinación de los requisitos del cliente,

es necesario que la empresa tenga claridad acerca de los tipos de clientes que
existen y qué uso le va a dar a los requisitos que se quieren determinar ya que
de los objetivos que se persigan depende el

Trabajo hecho dentro de la empresa del cliente.

La empresa debe tener claridad acerca de cuáles son los clientes directos y
cuales los usuarios finales del producto. Los usuarios finales del producto serán
las personas que van a los supermercados a adquirirla para su uso personal.

Requisitos del cliente que debe determinar son aquellos que exige el
comprador por parte del supermercado: como cantidad de unidades a entregar,
fechas de entrega, lugar de entrega, referencia de producto en cuanto  a su
tamaño (por ejemplo grande, mediano o pequeño) etc.  Los requisitos no
establecidos por el cliente pero necesarios para el uso especificado o para el
uso previsto, cuando sea conocido y; cualquier requisito adicional determinado
por la organización.

Información de las compras

La información de las compras debe describir el producto a comprar,

incluyendo, cuando sea apropiado:

a) requisitos para la aprobación del producto, procedimientos, procesos y

equipos,
b) requisitos para la calificación del personal, y

En aquellos casos en que la organización adquiera equipos que lleven

involucrada una tecnología para su manejo o montaje y dentro de la compra
esté incluida la capacitación o asesoría de nuestro personal, debemos
establecer requisitos (tales como experiencia y demás) para la persona
suministrada por el proveedor para ejercer dicha capacitación o asesoría.
Es necesario que antes de comunicar el listado de los requisitos de compra al
proveedor, se obtenga el visto bueno de aquellas áreas que se verían
directamente afectadas si no se cumple con dichos requisitos, esto permite
realizar las correcciones que sean necesarias antes de que la información
llegue a manos del proveedor.

Igualmente, debe existir no solamente un formato con los requisitos generales

del producto, sino que este debe acompañarse de planos u otros documentos
que profundicen en la información necesaria para elaborar el producto con la
calidad requerida. Los requisitos legales y reglamentarios relacionados con el
producto.

Igualmente la empresa debe diseñar un formato en donde se plasmen estos

requisitos y poder tener claridad acerca de su cumplimiento; este formato
puede servir de soporte a las especificaciones técnicas que mencioné en el
punto anterior.

Procesos de compras
La organización de la empresa debe asegurarse de que el producto adquirido
cumple los requisitos de compra especificados. El tipo y alcance del control
aplicado al proveedor y al producto adquirido debe depender del impacto del
producto adquirido en la posterior realización del producto o sobre el producto
final”.

Lo importante a resaltar en esta parte de la norma es que dependiendo del rol

que desempeñe el producto a comprar dentro del bien que elabora la empresa,
así de acucioso será el control que debemos ejercer tanto del proveedor como
del producto a comprar Lo otro que se plantea es el de asegurarnos que el
producto adquirido cumple los requisitos de compra especificados esto es
apenas lógico si queremos garantizarle al cliente que el producto elaborado por
nuestra organización colmará sus expectativas (por ejemplo en cuanto a su
funcionamiento).

Debe evaluar y seleccionar los proveedores en función de su capacidad para

suministrar productos de acuerdo con los requisitos de la organización. Deben
establecerse los criterios para la selección, la evaluación y la re-evaluación.
Deben mantenerse los registros de los resultados de las evaluaciones y de
cualquier acción necesaria que se derive de las mismas.

Cuando se habla de criterios para la selección del proveedor generalmente

deben estar incluidos los siguientes puntos
 Oportunidad de entrega de los productos solicitados
 Precios
 Lugar de entrega (instalaciones de la empresa o el lugar establecido por
nosotros)

 Cantidad de productos de acuerdo a nuestra solicitud

 Marca o especificaciones solicitada por nosotros
 Estabilidad financiera
 Credibilidad en el mercado
 Información oportuna acerca de nuestro pedido
 Respaldo de garantía en caso de existir no conformidades en los productos
solicitados.

Como deben mantenerse registros de los resultados de estas evaluaciones

sugiero diseñar una lista de chequeo por proveedor con filas y columnas.
Anteriormente relacionados y columnas de si cumple o no cumple, esto
permite realizar cuadros comparativos por proveedor y seleccionar el que
más se adecue a los requisitos de nuestra organización.

En caso de ocurrir divergencias de tipo legal o de otro tipo con algún

proveedor, deben registrarse en algún formato adecuado al caso, esto
permite evitar cometer este tipo de errores en el futuro.

Tecnología de la empresa del cliente

Esta empresa cuenta con tecnología de dos cajas registradoras y un

computador principal
Cantidad de empleados 6

Desventajas

 No cuenta con una base de datos del mercado donde se encuentre

registrado:
 Productos
 Facturas
 proveedores
 Pedidos
 Empleados

La norma se refiere a aquellos requisitos que al interior de la empresa

usualmente se conocen como especificaciones técnicas y generalmente están
supeditados a la función que vaya a cumplir el producto y al tipo de tecnología
que posea la empresa en materia de procesos, maquinaria, equipos,
herramientas, conocimientos de sus operarios etc.; o a aspectos que tengan
que ver con el diseño del producto.

Instalación de nuestro aplicativo en la empresa del cliente

La norma se propone con esta exigencia el mejorar y generar informes de

reporte de compras y ventas del producto para satisfacer las necesidades y
expectativas del cliente incluyendo plazos de entrega. Por eso este proceso
debe ser previo a la firma de contratos o a la aceptación de los pedidos. De allí
que  la norma plantee que:

La organización de la empresa debe revisar los requisitos relacionados con el

producto, esta revisión debe efectuarse antes de que la organización se
comprometa a proporcionar un producto al cliente (por ejemplo envío de
ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en los
contratos o pedidos) y debe asegurarse de que:

1. estén definidos los requisitos del producto.

Para ello lo ideal es que cuando hayamos determinado los requisitos del
producto contactemos al cliente y le mostremos un listado de esos requisitos.

2.     están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato
o pedido y los expresados previamente, y Si existen diferencias entre lo que le
ofrecemos al cliente y lo que este nos pide, es necesario aclararlas antes de
proceder a la elaboración del producto; si es necesario hacer cambios en los
requisitos es el momento ideal para hacerlo.

3.     la organización tiene la capacidad para cumplir con los requisitos

definidos.

Es necesario y muchas veces no se hace; que la organización evalúe si tiene la

capacidad para cumplir con los requisitos (si tiene la infraestructura para ello,
equipos, maquinaria en buen estado, operarios capacitados, procesos definidos
etc.). Antes de proceder a la aceptación del pedido o firmar algún contrato.

Deben mantenerse registros de los resultados de la revisión y de las acciones

originadas por la misma, La organización debe determinar e implementar
disposiciones eficaces para la comunicación con los clientes, relativas ha:

a)     la información sobre el producto,

b)     las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las
modificaciones, y
c)     la retroalimentación del cliente, incluyendo sus quejas
CONCLUSION

REQUERIMIENTO O PROBLEMA A RESOLVER

Actualmente los registros y el control de productos en supermercados

minoritarios son llevados de manera manual, además no cuentan con un
sistema de acceso eficaz al momento de realizar pedidos, actualizaciones de
los productos y reportes de ventas en tiempo real.