Evoluzione dei Sistemi Informatizzati:

PRIMA FASE:

fino agli anni sessanta i sistemi informativi erano rivolti alla gestione delle procedure di base (Contabilità
Generale, magazzino, ecc);

i principali avvenimenti venivano registrati ex-post, dopo che si erano verificati, e la situazione aziendale
era riportata da un rapporto annuale;

mancanza quasi totale di controllo e quelli presenti sono demandati completamente alla figura contabile;

l’hardware è rappresentato da mainframe o minicomputer.

SECONDA FASE:

anni settanta-ottanta, crescita delle capacità manageriali. Si richiedono strumenti che forniscono maggiori
informazioni: 1. controllo dei costi di produzione,2. controllo dei rapporti con i fornitori,3. controllo dei
rapporti con i clienti;

nascono strumenti informatici per la rilevazione analitica (utile per soddisfare il primo punto),
extracontabile e di reporting (utili per soddisfare il punto due e tre);

L’hardware è costituito da personal computer.

TERZA FASE:

attiva ancora oggi e tesa al massimo sfruttamento delle tecnologie informatiche;

le attività aziendali vengono rilette in termini di processi;

tecnologia basta su concetti come client-server e web;

si cerca di aprire il sistema informativo aziendale verso l’esterno;

nascita di strumenti informatici come ERP, CRM, SCM.

SISTEMA INFORMATIVO CONTABILESISTEMA INFORMATIVO GESTIONALE

Da rilevazioni effettuate principalmente “ex post” si passa a rilevazioni contabili ed extracontabili

effettuate contestualmente o “ex ante”.

Le procedure aziendali vengono completamente riviste ed il supporti informatico diventa elemento

centrale del sistema.

Ad es. Il BUDGET diviene lo strumento operativo di riferimento ed il sistema informativo gestionale lo

strumento di comunicazione interno

Il passaggio da un sistema informativo contabile ad un sistema informativo gestionale comporta:

1. la completa rivisitazione delle procedure aziendali (cd. BPR);

2. investimenti per adeguare la struttura informatica aziendale;

 3. Investimenti sulle risorse umane tramite:a. addestramento;b. riqualificazione;c. motivazione

In origine i sistemi informativi aziendali erano per lo più costituiti da pacchetti realizzati
internamente oppure esternamente su specifiche richieste della azienda committente. Le
applicazioni di questo tipo vengono solitamente chiamate “LEGACY”.Solo con l’avvento del primo
MRP vengono creati dei sistemi informativi utilizzabili da più imprese. L’evoluzione ha pertanto
visto la nascita di:- MRP - MRP II - ERP - E ERP

MPR (Material Requirements Planning):I sistemi MRP sono tesi a gestire in modo ottimale
l’approvvigionamento delle materie prime. Per farlo è necessario avere a disposizione un elenco
della materie prime necessarie, delle distinte base complete, le giacenze di magazzino e l’elenco
dei fornitori. MPR II (Manufacturing Resources Planning) : Alle funzioni proprie del Mrp si
aggiunge la gestione della produzione (Schedulazione delle produzione, pianificazione della
capacità produttiva, attività previsionali, ecc) e della amministrazione ( Contabilità, ciclo attivo,
passivo, contabilità analitica). ERP (Enterprise Resources Planning): La nascita degli ERP fu una
vera rivoluzione; le procedure furono completamente rivisitate e rilette in funzione dei processi
aziendali.

I processi percorrono orizzontalmente l’azienda, travalicando i confini funzionali ed interessando più ruoli
in un susseguirsi di operazioni in cui è possibile identificare un inizio, sia un termine e, in certi casi anche un
responsabile. I processi hanno per cui un fornitore che fornisce l’input e un cliente al quale è indirizzato
l’output.(11 e 12 slide 4) I processi possono essere visti come:ATTIVITA’: vale a dire nuclei di compiti non
divisibili, che coincidono con operazioni di trasformazione dell’informazione;INPUT: le risorse che sono
consumate nello svolgimento della attività;OUTPUT: i risultati prodotti dal processo;CLIENTI: ovvero i
destinatari del processo

E ERP (Extended Enterprise Resources Planning):Gli ERP hanno esteso le proprie funzionalità per
ottimizzare le risorse non solo all’interno della azienda ma anche tra imprese collegate, come i clienti, da un
lato, e i fornitori, dall’altro.Questo tipo di evoluzione ricalca il terzo livello di automazione, quandi si va alla
ricerca della integrazione dei dati interni ed esterni alla azienda.

L’Erp è un sistema informativo integrato con un’unica base di dati, che ha come obiettivo quello di
coordinare e gestire tutte le attività aziendali, rendendo l’informazione disponibile a tutti i livelli
dell’organizzazione. Gli Erp rappresentano dei sistemi software per la gestione globale dell’impresa che
integrano tutti i principali aspetti dell’attività aziendale, quali:Produzione e logistica;Finanza;Gestione del
personale;Marketing;Amministrazione (civile e fiscale). Gli ERP consentono un ulteriore miglioramento
delle attività di pianificazione, programmazione e controllo di tutte le risorse. L’introduzione degli ERP in
azienda permette di trattare grandi quantità di dati, contenuti in un unico database gestiti dalle diverse
funzioni aziendali (a tutti i livelli ed in qualsiasi momento), e di destinarli alla soddisfazione di esigenze
.Grazie all’impiego dei database così detti relazionali, i dati “grezzi” devono essere inseriti un’unica volta
e possono essere prelevati e gestiti, al fine di trasformarli in informazioni, da qualsiasi funzione aziendale
a seconda delle proprie necessità cognitive

Gli elementi che contraddistinguono un sistema Erp sono:

Integrazione delle funzioni, il sistema deve permettere la gestione dei processi aziendali integrando le varie
funzioni che a questi processi partecipano. L’integrazione riguarda principalmente il flusso informativo e
facilità la circolazione dell’informazione permettendo l’inserimento dei dati un’unica volta, nel momento in
cui il fenomeno che stanno misurando si manifesta.

Unicità della base di dati questa caratteristica permette di avere un unico centro di immagazzinamento
dati dal quale tutte le funzionalità del sistema “pescano” per avere gli elementi di cui necessitano.
Omogeneità delle informazioni gestita a qualsivoglia livello aziendale. Il sistema Erp, consente di rendere
l’informazione disponibile a qualsiasi livello aziendale, ma soprattutto renderla omogenea; qualsiasi sia il
soggetto in grado di ottenere l’informazione questa avrà le stesse caratteristiche e le stesse peculiarità così
come se la richiesta fosse venuta da un altro soggetto.

Scalabilità del sistema nel senso che solitamente i sistemi di questo tipo possono essere incrementati in
base alle esigenze aziendali. Questo fa si che una azienda possa attivare il proprio Erp gradualmente oppure
modificarlo in funzione delle proprie esigenze di business.

Elaborazione on line/real time significa che tutti gli utenti devono compiere le proprie operazioni in tempo
reale e quindi essere costantemente collegati al sistema mentre lavorano. Tutte le operazioni devono
avvenire in tempo reale, così che nuovi inserimenti o modifiche di dati siano completamente visibili a tutti
gli utenti che lavorano sul sistema senza dover aspettare operazioni di rettifica successive.

Presenza di “Best Practices” cioè modi di lavorare ottimali, che il sistema Erp suggerisce, derivanti da
un’insieme di esperienze che l’azienda produttrice del sistema ha maturato nel corso della sua attività con
la collaborazione di aziende leader nei vari settori merceologici e di mercato.

Quali sono i motivi di adozione di un sistema Erp? Vediamoli:

- Rendere le funzioni interdipendenti e maggiormente integrate tra loro;

- Aumentare la correttezza dei dati trattati;

- Avere a disposizione dati misurabili e chiaramente identificabili;

- Maggior controllo sulle attività;

- Inadeguatezza del sistema informativo precedente.

Un sistema Erp necessita, per il suo buon funzionamento, di vedere le funzioni maggiormente
integrate tra loro; avendo un’unica base di dati qualsiasi funzione diventa interdipendente rispetto
alle altre in funzione dei dati che proprio da queste altre funzioni riceve.

- ES. Ufficio R&S e l’ufficio acquisti

La presenza di una unica base di dati fa si che questi vengono inseriti un’unica volta. Si riducono, in prima
battuta, gli errori di imputazione dovuti alla natura umana di chi compie le operazioni, e si riducono
notevolmente le probabilità statistiche di inserire un dato non corretto.

Se ogni funzione è responsabile della immissione di certi dati e non può caricare o modificare dati di
competenza di un’altra funzione, l’identificazione di un eventuale errore nella fase di immissione avviene in
modo immediato, senza particolari sforzi di indagine.
La presenza di dati misurabile e identificabili, rende particolarmente preciso e dedicato il controllo che,
su questi dati, può essere instaurato. Conoscere, con relativa sicurezza, i flussi documentali presenti per
gestire ogni singola fase dei processi attivati, i dati che li compongono, dove questi dati vengono reperiti
e come vengono elaborati, permette di instaurare un controllo puntale e preciso.

Altro motivo, da non sottovalutare, che porta alla installazione di un nuovo gestionale è l’inadeguatezza
del sistema informativo precedentemente installato. Da non sottovalutare perché, in una situazione di
questo genere, oltre agli aspetti operativi, comuni a tutti i motivi che portano un cambiamento tratti fino
ad ora, si deve affrontare anche un aspetto psicologico negativo dovuto alla disaffezione degli utenti
verso le soluzione informatiche in genere.

limiti dei sistemi informativi tradizional iI sistemi informativi tradizionali scontano alcuni limiti avvertiti
dalle aziende riconducibili alla scarsa comunicatività tra le diverse aree aziendali. L’architettura dei sistemi
informativi tradizionali è, abbiamo detto, progettata per soddisfare le esigenze della singola funzione e non
hanno, tra i principali obiettivi, quello di comunicare con le altre funzioni.Tra l’altro questa mancanza di
intercomunicazione è una caratteristica intrinseca delle strutture funzionali dove si persegue
l’ottimizzazione locale delle risorse per ottenere l’efficacia a livello globale. L’effetto che deriva da questa
situazione è quello di avere l’informazione parcellizzata in archivi separata che porta alla adozione di
costose e lunghe operazioni di reinserimento dati che rallentano oltremodo il flusso informativo
aziendale.Questa parcellizzazione è spesso dovuta al fatto che i sistemi si sono sviluppati in momenti diversi
rispondendo ad esigenze del momento non sempre in linea con le esigenze dell’azienda di lungo periodo.

Processo Implementazione ERP : La funzione amministrazione svolge un ruolo fondamentale nell’ambito

del processo decisionale: dalla scelta della rifondazione del sistema informativo sino alla selezione della
specifica soluzione applicativa. L’impatto esercitato dalla amministrazione sull’intera organizzazione risulta
notevole perché i moduli amministrativi, in quanto terminali di tutte le transazioni operative estendono la
loro influenza al di fuori dei propri specifici confini funzionali. Spesso è proprio il mondo amministrativo
che fa da apripista dell’intero processo implementativo. Le motivazioni sono:

1. il sistema di controllo attua la responsabilizzazione delle risorse impegnate proprio attraverso i flussi
informativi.

La standardizzazione dei flussi informativi migliorano il presidio delle varie funzioni e supportano
opportunamente i processi di controllo.

2. L’area amministrativa ha sicuramente un minor contenuto di operatività rispetto ad altre aree come la
produzione, la distribuzione, per cui il cambiamento sarebbe accompagnato da minori tensioni ed
opposizioni. 3. La funzione Amministrazione è la garante dell’informazione: essa infatti gestisce tutti i
processi che trasformano i dati in informazione ed è pertanto in grado di stabilire gli orientamenti.

Il legame con tutte le funzioni aziendali è fondamentale per svolgere il ruolo di “sponsorship” che le è quasi
sempre riconosciuto. La questione del problema è la capacità dei responsabili amministrati di riuscire a
sviluppare intorno al progetto la “coesione di tutte le funzioni aziendali”, evitando che l’introduzione del
sistema integrato venga vissuta come un problema meramente contabile. Il fatto che ogni accadimento
aziendale venga riletto in chiave amministrativa (per, abbiamo detto, incentivare il controllo), fa si che molti
dei processi “non amministrativi” siano visti in questa ottica. È necessario imporre alcuni vincoli al modo di
operare di queste funzioni, vincoli che hanno l’obiettivo di facilitare la comprensione dei dati a livello
amministrativo.Un modo per risolvere questi conflitti potrebbe essere quello di far leva sul ruolo di supporto
al business svolto dal sistema informativo. In questo senso le parametrizzazione vengono viste non più come
un vincolo amministrativo-contabile ma come una scelta volta a garantire una adeguato supporto
informativo alle unità operative.Per questo motivo il controller deve sforzarsi per dimostrare il valore
aggiunto apportato da un sistema ERP. Questo valore aggiunto compenserà gli sforzi fatti dagli operatori
per adattarsi alla nuova realtà implementata. Il fatto che ogni accadimento aziendale venga riletto in
chiave amministrativa (per, abbiamo detto, incentivare il controllo), fa si che molti dei processi “non
amministrativi” siano visti in questa ottica. È necessario imporre alcuni vincoli al modo di operare di queste
funzioni, vincoli che hanno l’obiettivo di facilitare la comprensione dei dati a livello amministrativo.Un modo
per risolvere questi conflitti potrebbe essere quello di far leva sul ruolo di supporto al business svolto dal
sistema informativo. In questo senso le parametrizzazione vengono viste non più come un vincolo
amministrativo-contabile ma come una scelta volta a garantire una adeguato supporto informativo alle
unità operative. A ben vedere quindi il processo di integrazione di un Erp non porta benefici agli utenti,
soprattutto in un primo momento, ma solo a regime si vedono i reali benefici diffusi su tutta l’azienda.
ES..Ristrutturando i processi potrebbero esserci evidenti spostamenti dei carichi di lavoro tra funzioni
oppure tra utenti della stessa o di diversa funzione.

ERP e Organizzazione: Per quanto finora detto risulta evidente come l’implementazione di sistemi
informativi integrati induca, nel management, forti cambiamenti organizzativi.

Definire in quale misura si ha quest’impatto non è semplice ne tantomeno evidente. L’introduzione di un

sistem ERP non solo modifica le caratteristiche di alcune attività ma può arrivare a modificare il rapporto
intercorrente tra gli utenti e l’informazione. Nei termini organizzativi questi processi prevedono la
definizione di alcune figure. Vediamole:

- Un gruppo di vertice, formato dal direttore generale e da alcuni subalterni che decidono
sull’opportunità di iniziare il progetto;

- Un team di progetto ;

- Figure di integrazione tra il team di progetto e il responsabile del coordinamento che hanno
l’obiettivo di raccordare le esigenze informative del team di progetto con quelle degli utenti.

ERP a supporto delle PMI:

L’introduzione di un ERP è una scelta che comporta una trasformazione della struttura aziendale. Questa
passerà dalla struttura per funzioni alla struttura per processi. Questi cambiamenti non sono sempre
compatibili con le esigenze delle PMI ma poiché l’adozione di questi sistemi ha portato evidenti benefici,
laddove l’adozione è andata a buon fine, è necessario disporre delle soluzione per facilitare questa
adozione. Gli approcci per l’adozione di un Erp nelle PMI possono essere di due tipi:

Approccio classico.

Approccio semplificato
Il grado di complessità Aziendale

E’ ragionevole pensare che un ambiente aziendale complesso richieda un gestionale integrato in grado di
supportare ed integrare i flussi informativi.

Esistono alcuni indicatori che ci permettono di determinare il grado di complessità; sono:

1. Obiettivi di crescita e sviluppo;

2. Il grado di internazionalizzazione;

3. Il grado di variabilità dei prodotti;

4. Il grado di diversificazione della combinazione prodotto/mercato/tecnologia;

5. La dimensione e il grado di specializzazione della funzione impiegatizia

6. l’appartenenza ad un gruppo industriale;

7. La presenza di diverse sedi;

8. Il grado di estensione verticale.

Livelli di trasformazione aziendale

Le trasformazioni richieste dal un sistema ERP possono avvenire con diverso grado di intensità. Esistono
cinque fasi così definibili:

1. Strategie di automazione locale;

2. Strategie di integrazione interne;

3. Strategie di ridisegno dei processi aziendali;

4. Strategie di ridisegno della rete aziendale;

5. Strategie di ridefinizione dei confini aziendali.

(7 Slide 5) AREA 1L’azienda che si colloca in quest’area, non affronta una radicale riorganizzazione dei
processi.Deve procedere all’implementazione del sistema ERP secondo il procedimento semplificato senza
adozione del BPR AREA 2 In quest’area l’azienda è caratterizzata da una elevata complessità e ha deciso di
affrontare un processo di riorganizzazione radicale. Questa è sicuramente la situazione più adatta ad
adottare un sistema ERP secondo l’approccio tradizinale. Quindi l’adozione deve essere proceduta dalla
riprogettazione dei processi. AREA 3 La bassa complessità aziendale e la scelta di limitarsi ad automazioni
di carattere locale caratterizza questa area .Il grado delle due variabili non giustifica l’adozione di un
sistema ERP che comporta ben più notevoli trasformazioni .L’azienda deve concentrarsi sulle caratteristiche
dei programmi esistenti. AREA 4 Bassa complessità ma esigenza di profonde riorganizzazioni
caratterizzano le aziende in questa area. Requisito fondamentale è l’adozione del BPR così da evitare di
sottovalutare la copertura delle applicazioni software.