Manual de Contenidos Serie «Haciendo MicroempreS8» CASI

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CENTRO DE APOYO AL SECTOR INFORMAL

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CASI Centro de Apoyo al Sector Informal Jr. Juan Fanning 159, Miraflores. Lima-Peru / Teletono: 447-5165 / 445-3511 E-mail postmaster@casLorg.pe
Impreso par Didi de Arteta S.A.

Lima, diciembre de 1996 .. 1a. edlclon

Prohibida su reproduccion parcial 0 total.

PRESENTACION

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MICROEMPRESA" esta constituida par diversas series de materiales dldacticos que el CASI ofrece para facilitar los procesos de capacitacion empresarial, orientados a generar y potenciar las capacidades
"HACIENDO del empresario a fin de optimizar la gestion de su microempresa. Con la capacitacion microempresario el CASI busca consolidar

y desarrollar

en el

el manejo de conceptos, criterios

y tecnicas propios de la y

loqica empresarial moderna. La capacltacion se realiza a traves de cursos-talleres que se preparan grupos a los cuales se dirigen. Los cursos -talleres estan orientados a lograr el aprendizaje de nuevos conocimientos que sirvan de manera concreta, es decir, que tengan VALOR DE USC para una gesti6n eficiente y competitiva de la microempresa en la organizan en funci6n de las necesidades y condiciones especificas de los

situaci6n actual.
EI aprendizaje parte y S9 lIeva a cabo mediante et intercambio de conocimiento teorico-practicos entre los participantes e instructores. Gada participante desarrolla nuevas habilidades y destrezas en un proceso de "APRENDER HACIENDO", obteniendo asf resultados concretos cion inmediata para la toma de decisiones en su empresa. La metodoloqia de capacitacion empresarial que el CASI apliea en cada curso-taller garantiza la interlocuci6n con los participantes para: Identificar los problemas especfficos de gesti6n a resolver

y de aplica-

y los requeri-

mientos de nuevos conocimientos sabre el tema del curse-taller. Desarrollar los conocimientos te6ricos mediante el intercambio y socializaci6n de conceptos, criterios manejo de los mismos. 5

y tecnicas, as! como para demostrar el

Aplicar los conocimientos

te6ricos adquiridos a traves de la puesta en

practica y/o ejercitaclon de los conceptos, tecnicas e instrumentos. EI material dldactico para cada curso-taller comprende: EI MANUAL DE CONTENIDOS, de los conocimientos empresariaL
, ,

instrumento que facilita la cornprension

y adernas documento de consulta para la pracnca y orienta el desarrollo

LA GUIA DE PRACTICAS, instrumento que facilita LA GUIA METODOLOGICA,

,
;

y ejecuci6n de las practicas y ejercicios durante la capacitaci6n.

herramienta que facilita al instructor la

--

conducci6n del proceso de capacltacion y el cumplimiento de los objetivos de aprendizaje de los participantes. MATERIAL AUDIOVISUAL Y GRAFICO ESCRITO, elementos de apoyo que facilitan el desarrollo de los contenidos de la capacitaci6n. EL MANUAL DE CONTENIDOS que aqul presentamos contiene los

objetivos y resultados que nos proponemos alcanzar, as! como los content, dos que se desarroUan en el curse-taller "~COMO MANEJAR LA CONTABILIDAD EN MI EMPRESA?" perteneciente a la Serie 1. La publicacion de este material ha side posible gracias al apoyo de la Fundaci6n Konrad Adenauerde Alemania a traves del Proyecto CASI / KAS/ UE.

INDICE GENERAL

INTRODUCCION CAPITULO 1
,

Utilidad y definicion de los Registros y Estados Contables

La contabilidad en la empresa Las herramientas contables Registro de Ingresos y Egresos Estados contables Usa de la contabilidad en la toma de decisiones CAPITULO
,

13

14
18 21

22 27

2
"II

Los Registros Contables

EI Registro de Ventas EI Registro de Compras Registro de Ingresos y Egresos CAPITULO 3
,.

29 30

37 43

Estructura y anatlsls del Estado de Ganancias y Perdldas

Estructura del Estado de Ganancias y Perdidas Anatisis del Estado de Ganancias y Perdidas

55
56

CAPITULO 4

Analisis del Balance General

Balance General Analisis del Balance General GLOSARIO DE TERMINOS ANEXOS
,

77 78

83
93

99

INTRODUCCION
En la microempresa, como en cualquier negocio, es necesario que el empresario gestione con eficiencia 105 recursos que genera en las diferentes actividades que realiza. Para la gestion de una microempresa se requiere informaci6n oportuna. Par 10 general, la informaci6n que solicita el empresario al contador esta referida al movimiento econ6mico realizado .

...

La informacion que el contador da al empresario sirve para cumplir con las obligaciones legales y tributarias. Sequn la normatividad legal vigente, la microempresa esta obligada a lIevar sistemas de informaci6n de control del movimiento econ6mico que realiza. Este movimiento incluye los Registros y los Estados Contables de la microempresa. 9

En los Registros Contables esta contenida la informacion sabre Compras y Ventas realizadas par la microempresa. La informacion sabre Estados Contables S9 obtiene con el Estado de Ganancias y Perdidas y el Balance General. Independientemente de la contabilidad realizada par el contador de la microempresa, es frecuente que el empresario lIeve algunos registros para informarse sobre el movimiento econ6mico de su empresa, a fin de controlar el flujo de sus recursos. Este tipo de registros que reahza el mismo empresaria 0 una persona de su confianza, par 10 general son elaborados en funci6n de su experiencia y sentido cornun. Gracias a elias sabe aproximadamente cuanto ha vendido, cuanto Ie deben los clientes y cuanto dinero tiene en caja. Con esa informacion el empresario suele tamar decisiones sobre el destino de sus recursos para hacer marchar correctamente su empresa.

10

Sin embargo, muchas veces estos registros no estan completos 0 sa lIevan de manera poco ordenada y sistematica, conduciendo al empresario a tamar decisiones erradas. Par ejemplo, cuanda calcula un presupuesto con costos aproximados que luego resultan insuficientes o cuando cree que esta ganando par no contemplar todas los gastos. Conocer en forma clara, ordenada y precisa el usa de sus recursos y la situaci6n econ6mica del negocio, perrnitira al empresario contar con informacion objetiva para tomar decisiones correctas sabre la marcha de la empresa.

Este Manual proporciona informacion para lIevar un control apropiado del movimiento econ6mico de la empresa. Dicha informacion esta contenida en un conjunto de instrumentos adecuados para una contabilidad practlca, util y accesible al empresario, que permite apreciar en forma transparente el estado del negocio.
Con las herramientas contables que se desarrollan en este Manual, usted podra tomar decisiones correctas sobre el funcionamiento diario de su microempresa. Los contenidos de este Manual permitiran al empresario: Reconocer como se expresan los recursos en el cicio de funcionamiento de la empresa. Identificar y ubicar las herramientas contables necesarias y utiles en el manejo cotidiano de la empresa, que Ie permitan tamar decisiones que optimicen y mejoren la gesti6n de su empresa. Elaborar y manejar los registros de venta, compra, ingresos y egresos, para administrar los recursos de la empresa de manera eficiente .

•_ Manejar criterios y tecnicas para analizar el Balance General y elaborar peri6dicamente 'as Estados de Ganancias y Perdidas, a fin de tomar las mejores decisiones sobre el crecimiento y el futuro econornico de la empresa.
11

Los contenidos del Manual se han organizado de la manera siguiente:

CAPfTULO 1
,

UTILIDAD Y DEFINICION DE LOS REGISTROS Y ESTADOS CONTABLES

,.

CAPITULO 2 CAPITULO 3
,. ,

LOS REGISTROS CONTABLES

ESTRUCTURA Y ANALISIS DEL ESTADO , DE GANANCIAS Y PERDIDAS
,

CAPITULO 4

ANALISIS DEL BALANCE GENERAL

La informacion que usted encontrara en este Manual, su experiencia, el conocimiento sabre , su empresa y su activa participaci6n en el Curso-Taller "l,COMO MANEJAR LA CONTABILIDAD EN MI EMPRESA?", Ie permitiran desarrollar los conocimientos, criterios y habilidades para un buen usa de las herram ientas contables.

12

CAPITULO 1 UTILIDAD Y DEFtNICION DE LOS REGISTROS Y ESTADOS CONTABLES

LA CONTABILIDAD EN LA EMPRESA

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En una empresa orientada a producir un bien 0 prestar un servicio que ha sido identificado como necesidad de los consurnidores, el CICLO se inicia con la orqanizacion de los recursos: CAPITAL (maquinaria, equipos, local, dinero, etc.) y TRABAJO, como se ve en la llustraclon.

14

Los bienes y servicios son transferidos por la empresa a los consumidores a traves de la VENTA. A cambia, los consumidores pagan a la empresa su valor en dinero, generando INGRESOS POR VENTAS.
Los ingresos de la empresa generados por la venta, sirven para que esta cubra los COSTOS, es decir, para reponer el capital y el trabajo invertidos en la realizaci6n de la produccion, venta y administraci6n de los recu rsos ~

Como el CAPITAL ha sido recuperado y el TRABAJO remunerado, la empresa estara en capacidad de volver a producir y vender en las mismas condiciones. A ella se Ie denomina el CICLO BASICO DE LA EMPRESA.
Si luego de cubrir los costos queda dinero, podemos decir que obtuvimos utilidad. EI propietario de la empresa podra orientar esa utilidad a la inversion 0 al consumo.

EI CICLO AMPLIADO se inicia cuando hemos recuperado los costos y generado utilidad. La utilidad, 0 parte de ella, as destinada a , la propia empresa. A eso S9 Ie denornina INVERSION, y esta orientada a incrementar el CAPITAL, 10 que permite producir y vender mas, haciendo crecer a la empresa. Las empresas deben cumplir el Cicio Basico, Es mas, deben orientarse a lograr el Cicio Ampliado, que perrnitira su crecimiento. Sin embargo, sabemos que en la microempresa esto no siempre es
posible.

15

Veamos algunos ejemplos:

-

...
....

EI CICLO se interrumpe cuando no se vende 10 producido y no hay ingresos por ventas, generandose la quiebra de la empresa.

EI CICLO se realiza, pero los ingresos no cubren los costos de producclon, corrlendose el riesgo de ir perdiendo el capital.
16

EI CICLO se realiza y se cubren todos los costos. Sin embargo, no hay utilidades.

..

17

LAS HERRAMIENTAS CONTABLES

EI control de las operaciones econ6micas y financieras que

realiza toda empresa

y que sirve para evaluar cual es fa situacion de

nuestra empresa es la CONT ABILIDAD.

En este Manual veremos y desarrollaremos el manejo de algunas HERRAMIENTAS CONTABLES tales como: LOS REGISTROS •
• •

VENTA
COMPRA INGRESOS Y EGRESOS

ESTADOS CONTABLES • • BALANCE GENERAL , ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

A contlnuaclon, empleando el qraftco del Cicio de Funcionamiento de la Empresa, veremos en que parte del cicio se obtienen estas herramientas y cual es ta utilidad de cada una de elias.
..

18

REGISTROS EN EL CICLO DE FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA

EMPRESA

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PRODUCCION

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INGRESO POR VENTAS

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REINVERSION

CONSUMO

Como vemos en el qrafico, del ingreso por ventas se obtienen los datos para el REGISTRO DE VENT AS. Mientras que de la informa .. cion de gastos se obtienen los datos para el REGISTRO DE COMPRAS. De los registros de Compras y Ventas S9 obtendra parte de la informacion para el REGISTRO DE INGRESOS V EGRESOS de la

EMPRESA.
19

LEN QUE CONSISTEN Y PARA QUE SIRVEN ESTOS REGISTROS?

REGISTRO DE VENTAS En este Registro sa describen las ventas de los productos servicios del negocio realizadas al contado y al credito.
0

Mes

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REGISTRO DE VENTAS

REGISTRO DE COMPRAS
En este Registro S9 anotan todas las compras de materias primas, insumos y materiales que se adquieren al contado 0 al credito.

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20

REGISTRO DE INGRESOS V EGRESOS Es el Registro de Entradas y Salidas de dinero que utiliza la empresa. Permite conocer cual es el efectivo disponible a una fecha determinada y nos ayuda a planear mejor el usa del dinero en la empresa.
REGISTRO DE INGRESOS
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REGISTRO DE EGRESOS
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EST ADOS CONTABLES En este Manual vamos a desarrollar dos herramientas que nos brindan informacion sobre la situaci6n de la empresa:

EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS EL BALANCE GENERAL

ESTADOS CONTABLES EN EL CICLO DE FUNCIONAMIENTO DE UNA EMPRESA

EMPRESA

BALANCE GENERAL
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Activo Pasivo Patrimonio

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UTILIDAD

consumo
22

Como S8 puede apreciar en el grafico, el Estado de Ganancias y Perdidas se obtiene restando de los INGRESOS .POR VENTAS los COSTOS generados en un perfodo. De acuerdo a la diferencia, sabremos si la empresa obtuvo 0 no UTILIDADES. Hacia el lado izquierdo del grafico vemos c6mo y de d6nde se obtiene el BaJance General. De los movimientos del CAPITAL se obtienen los datos tales como:

ACTIVO

Lo que tengo
PASIVO
IliY

Lo que debo

PATRIMONIO

Il"ir

Lo que es mlo

BALANCE GENERAL

ACTIVO CORRIENTE Caja y Bancos Cuentas por cobrar

PASIVO CORRIENTE Proveedores

Obligaciones de corte plaza Otros pasivos

Existencias
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Obi igaciones de largo plaza TOTAL PASIVO ....__[ __ PATRIMONIO Capital Resultados acumulados Utilidad (Perdida) del ejercicio

ACTIVO NO CORRIENTE Terrenos Construcciones Maquinaria y equipos Otros actives fijos TOTAL [ ~

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TOTAL

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TOTAL ACTIVO

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TOTAL PASIV0 PATRIMONIO

23

LPARA QUE SIRVE EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS? EI Estado de Ganancias y Psrdidas permite al ernpresario, luego de un periodo de funcionamiento de su empresa, determinar si obtuvo utilidad 0 perdida, Con esa informaci6n el duerio de la empresa podra analizar su situaci6n financiera, su estructura de ingresos, costas, y tomar decisiones acertadas sabre el futuro de la misma. FORMATO DEL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS
M

ES
%

CONCEPTO

St.

A~TOTAL VENT AS
Ventas al contado Ventas al credito

COSTO DE VENTAS

Inventario inicial de :
· Materias primas e insumos · Mano de obra Productos terminados
a

(mas) Costas del mes

· Campra de materia prima e insumos Mano de obra · Gastos Generales de fabricaci6n
w

(menos) Inventario final de:

· Materias primas e insumos · Mano de obra · Productos terminados

B. COSTO TOTAL DE VENT AS

c. UTILIDAD

BRUTA (A-B)

D. GASTOS DE ADMINISTRACION Y COMERCIALIZACION

· Sueldos y comisiones · Materiales y utlles de oficina · Otros gastos de adrninistracion y cornercializacion

E. UTILIDAD DE OPERACION (C-D) F. IMPUESTO A LA RENTA G. UTILIDAD NETA (E-F)

24

EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS PERMITE AL EMPRESARlO:

Establecer el monto de utilidad 0 perdida en un perfodo de

operacion que puede ser mensual, semestral

anual.

Conocer la estructura de los ingresos y egresos. De esta manera puede controlarlos mas eficientemente. Conocer si puede ser sujeto de credito, Comparar datos hlstoricos de dos perfodos 0 mas para examinar 10 que sucedi6 y gener6 los resultados. Calcular el impuesto a la renta de acuerdo a la utllldad a ingresos obtenidos.

25

"PARA QUE SIRVE EL BALANCE GENERAL? EI Balance General es como una fotograffa que se toma a la empresa despues de un perfodo de funcionamiento. Es dtil para cornparar si la empresa creci6 0 no. Permite revisar y analizar el usa de los recursos financieros, inventarios, deudas a largo plazo y el capital de la empresa. BALANCE GENERAL

ACTIVO CORRIENTE Caja

PASIVO CORRIENTE

y Bancos

Proveedores
Obligaciones de corto plaza Otros paslvos TOTAL
·]

Cuentas por cobrar

Existencias Otros actives TOTAL
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Obligaciones de largo plaza TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital Resultados acumulados Utilidad (Perdida) del ejercicio

ACTIVO NO CORRIENTE Terrenos Construcciones Maquinaria y equipos Otros actives fijos TOTAL
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EL BALANCE GENERAL ES UTIL PARA:

Determinar la situaci6n econornica y financiera de la empresa a una fecha serialada, Con esta informaci6n podemos conocer los resultados del movimiento econornico que se ha realizado durante el perfodo y si este
ha dado resultados positives. Nos proporciona informacion para estimar cual es nuestra capacidad de endeudamiento.

26

usa DE LA

CONT ABILIDAD EN LA TOMA DE DECISIONES

lQue decisiones puedo tomar con 18 informacion contable?

Las herramientas contables nos permiten registrar. clasificar y resumir las operaciones econ6micas que realiza la empresa.

En SiNTESIS nos permite:

OBTENER INFORMACION PARA CUMPLIR CON NUES· TRAS OBLIGACIONES TRIBUTARIAS V CONOCER
,

MEJOR A NUESTROS PROVEEDORES.

RECONOCER LOS RESULTADOS DEL ESTADO DE GANANCIAS V PERDIDAS A PARTIR DEL CUAL PO~
DREMOS ANALIZAR COMO SE COMPORTAN LOS
I

INGRESOS V EGRESOS DE LA EMPRESA.

VERIFICAR SI HUBO CRECIMIENTO 0 NO V DEFINIR SI LA EMPRESA TIENE POSIBILIDAD DE CRECER.

27

de'l:estado

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29

CAPITULO

LOS REGISTROS CONTABLES EL REGISTRO DE VENTAS Es un registro que sirve para controlar las ventas. EI empresario 10 usa con mucha frecuencia para definir polfticas de venta en su empresa. Con el formata de registro que aqui presentamos, mostramos una manera de lIevar este registro con todos los datos necesarios para que el empresario cumpla mejor el control de sus ventas.

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EN EL REGISTRO DE VENTAS SE ANOTAN LAS VENTAS EFECTUADAS AL CONTADO 0 AL CREDITO EN UN PERIODO DE TIEMPO: SEMANA, MES, TRIMESTRE 0 ANO.
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CON EL

usa DE ESTE

REGISTRO USTED CONOCERA :

v' EI monto de ." Cuales son clientes . ." EI monto de v' EI monto de la renta que

los ingresos par ventas . los productos de mayor demanda entre sus venta a cada cliente. IGV 0 RUS y, en algunos casas, el impuesto a debera pagar a la SUNAT .

LeOMO SE PROCEDE PARA LLENAR EL REGISTRO?

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Anal

1 CD REGISTRO

DE VENTAS

®@

CD
~

En estos espacios se caloca el mes efectuanda el registro.

y el afio en el que se esta

En esta columna se registra la fecha en que fueron realizadas las operaciones de venta. Aquf se registra el nurnsro del comprobante emitido (factura 0 boleta de venta). de que se haya emitido factura.

@ En esta columna se anota el nurnero de RUe del cliente, en caso

Aquf se incluye el nombre del cliente (persona 0 empresa). 31

®
(J)

En esta columna se anota la cantidad vendido.

y tipo de producto

0 servicio

Esta columna corresponde al monte de la venta gravada (fijar la moneda S/.).

0 afecta

® Aqui

se registra el monto dellGV (si la empresa esta en el RUS, no se llena).

@ En esta columna final se anota el ingreso total (valor de venta mas

IGV).

Veamos un ejemplo de como lIenar e' Registro de Ventas.

CASO DEL Sr. JESUS QUIROGA

Don Jesus Quiroga, propietario de la Empresa "EL CEDRO" SRL, ha realizado las siguientes ventas en el mes de marzo de 1997:

• 01 marzo F/1064
Venta de 02 sillas por un valor de S/. 120.00 mas S/. 21.60 de IGV.

• 02 marzo BV/0067
Venta de 01 mesa por un valor de Sf. 250.00 mas S/. 45.00 de IGV. • 03 marzo BV/0068 Venta de 01 silla de comer par un valor de 5/.120.00 mas S/. 21.60 de IGV. • 03 marzo F/1065 • 03 marzo BV/D069 Venta de 01 mesa par un valor de 51. 250.00 mas S/. 45.00 de IGV. Venta de 01 estante par un valor de 8/.150.00 mas S/. 27.00 de IGV.
.

• 04 marzo F/1066 Venta de 02 bancos par un valor de S/. 100.00 mas S/. 18.00 de IGV.
• 05 marzo BV/0070 Venta de 01 mesita pequefia por valor de 8/.1 00.00 mas S/. 18.00 de IGV. • 05 marzo BV/0071 Venta de 01 sill6n per un valor de Sf. 280.00 mas S/. 50.40 de IGV. 32

• 06 marzo BV/0072 Venta de 01 estante por un valor de S/. 200.00 mas S/. 36.00 de IGV.

• 07 marzo F/1067
Venta de 01 silla de comer por un valor de S/. 120.00 mas S/. 21.60 de IGV. • 07 marzo F/1068 Venta de 04 sillas por un valor de S/. 240.00 mas S/. 43.20 de IGV. • 09 marzo BV/0073 Venta de 03 bancos por un valor de S/.150.00 mas S/. 27.00 de IGV. • 12 marzo BV/0074 Venta de 01 sill6n por un valor de Sf. 280.00 mas Sf. 50.40 de IGV. • 15 marzo BV/0075 Venta de 01 mesita pequefla por un valor de S/. 100.00 mas 8/.18.00 de IGV.

• 18 marzo F/1 069 Venta de 01 estante por un valor de 8/.150.00 mas S/. 27.00 de IGV. • 21 marzo BV/0076 Venta de 02 sillas por un valor de 8/.120.00 mas S/. 21.60 de IGV. • 21 marzo BV/OOn
Venta de 01 cornoda por valor de S/. 296.00 mas S/. 53.28 de IGV. • 24 marzo BV/0078 Venta de 02 bancos por un valor de S/. 100.00 mas S/.18.00 de IGV. • 26 marzo BV/0079 Venta de 01 escritorio par un valor de 8/.150.00 mas S/. 27.00 de IGV.

• 26 marzo F/1070
Venta de 01 mesa par un valor de 8/.160.00 mas S/. 28.80 de IGV.

Don Jesus ha ido lIenando con esta informacion su Registro de Ventas de la siguiente manera:

33

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34

Analizando la informacion del Registro de Ventas, Don Jesus concluye que:

1. EI ingreso porventas del mes de marzo de 1997 es de S/.4,054.48. 2. La venta de productos ha side de la siguiente forma:
Producto sillas
08 sillas per valor de 51. 566.40 V' F/1064 S/. 141.60 V" F/1068 S/. 283.20 ." BV/0076 S/. 141.60

Producto mesas 03 mesas per valor de S/. 778.80 v' BV 10067 S/. 295.00 t/ BV 10069 St. 295.00
t/ F/1070

S/. 188.80

Producto sillas de comer 02 sillas de comer par valor de 51. 283.20 t/ BV/0068 Sf. 141 .60 II' Ff1067 S/. 141 .60 Producto estante 03 estantes par valor de 5/.590.00 t/ F/1065 St. 177.00 tI' BV/0072 S/. 236.00 II' F/1069 S/. 177.00 Producto bancos 07 bancos par valor de tI' Ff1066 Sf. ." BV/0073 S/. v BV/007S S/.
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118.00
177.00 118.00

Producto mesas pequefias 02 mesas pequenas par valor de 51. 236.00 V' BV/0070 S/. 118.00 V' BV/0075 S/. 118.00 Producto sillones
02 sillones par valor de S/. 660.80

.,. BV/0071 S/. 330.40 v' BV/0074 S/. 330.40

35

Producto c6moda
01 c6moda par valor de S/. 349.28 II' BV/0077 S/. 349.28

Producto escritorio 01 escritorio por valor de S/. 177.00 tI' BV/0079 Sf. 177.00

3. EI producto de mayor venta fueran 8 sillas par un valor de

S/.566.40.

4.

EI producto que genera mayores ingresos fue la venta de 03 mesas par un valor de S/. 778.80. que pagar 51. 618.48 de IGV par las ventas del mes de rnarzo.

5. En el mes de abril tendra

Si esta informaci6n se presenta de manera similar en los pr6ximos meses, puede decidir una promcclon de sillas por ser el producto de mayor demanda.

36

EL REGISTRO DE COMPRAS En el Registro de Compras se anotan las adquisiciones de insumos y materiales, rnaquinas y herramientas, servicios prestados par otras empresas y otras compras que se realizan al contado 0 at credito, Muchos empresarios usan este registro contable como una herramienta para analizar er comportamiento de sus proveedores y los requerimientos de su empresa.
"RESlSTRO

DE c.oMPRAS

EN EL REGISTRO DE COMPRAS SE ANOTAN LOS INSUMOS, MATERIALES Y OTRAS COMPRAS QUE HAN SIDO REALIZADAS EN LA SEMANA, MES, TRIMESTRE 0 ANO.
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37

CON EL USC DE ESTE REGISTRO USTED CONOCERA:

EI manto de los egresos por compras.

Cuales son los productos de mayor demanda de la empresa.

EI monto de cornpras par cada proveedor mas impuestos.

EI manto de IGV a utilizar como credito fiscal .
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LeOMO SE PROCEDE PARA LLENAR EL REGISTRO DE COMPRAS?

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En esta columna se registra la fecha en que fueron realizadas las operaciones de compra.
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@ Aqul se registra el nurnero del comprobante (factura

venta) recibido.

boleta de

@ En esta columna se anota el nurnero de RUe del proveedor, en

caso de que haya emitido factura.
38

(5)

Aquf se coloca el nombre del proveedor (persona 0 empresa). En esta columna se anota la cantidad y tipo de producto 0 servicio adquirido. Aquf se caloca el monto de la compra gravada 0 afecta (fijar la moneda Sf.). se registra el monto dellGV pagado.

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(9)

En esta columna final se anota el egreso real.

En seguida aplicaremos un ejemplo de c6mo lIenar un formato de Registro de Compras: Siguiendo con nuestro caso, Don Jesus Quiroga, propietario de la Empresa "EL CEDRO" SRL, ha realizado las siguientes compras en el mes de marzo de 1997:
• 01 marzo F/2345 Compra de 02 kilos de pernos por un valor de S/. 12.00 mas Sf. 2.16 de IGV. • 02 marzo F/4636 Compra de 1/2 docena de escuadras par un valor de S/. 5.00 mas S/. 0.90 de IGV. • 03 marzo F/2355 Compra de 01 kilo de pernos par un valor de Sf. 6.00 mas Sf. 1.08 de IGV. • 03 marzo F/2356 Compra de 02 kilos de clavos par un valor de S/. 3.00 mas S/. 0.54 de IGV. • 03 marzo F/5700 Campra de 01 sierra metalica par un valor de 8/.1 ,000.00 mas S/. 180.00 de IGV.
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• 04 marzo F/4000
Compra de 03 pies de madera tornillo par un valor de Sf. 12.00 mas S/. 2.16 de IGV.

39

• OS marza F/1001
Campra de 01 kilo de cola slntetica par un valor de S/. 6.00 mas S/. 1 .08 de
IGV.

• 05 marzo F/3003
Campra de 01 metro de tapizon por un valor de S/.12.00 mas Sf. 2.16 de IGV. • 06 marzo F/2700 Campra de 03 pies de madera caoba por un valor de 8/.18.00 mas S/.3.24

de IGVw
• 07 marzo F/1500 Compra de 03 pliegos de lijas por un valor de Sf. 6.00 mas S/.1.08 de IGV. • 07 marzo F/4000 Campra de 03 kilos de tornillos por un valor de 8/.12.00 mas S/. 2.16 de IGV.

• 09 marzo F/5000
Campra de 1/2 docena de escuadras par un valor de S/. 5.00 mas S/. 0.90 de IGV.

• 12 marzo F/5024
Campra de 1/2 docena de escuadras por un valor de Sf. 5.00 mas S/. 0.90 de IGV.

• 15 marzo F/4025
Campra de 02 pies de madera tornillo por un valor de Sf. 8.00 mas S/.1.44 de IGV.

• 18 marzo F/2392
Campra de 1/2 kilo de pernos por un valor de S/. 3.00 mas S/. 0.54 de IGV.

Don Jesus ha ida colocando esta informacion en su Registro de Compras de la siguiente manera:

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41

Analizando la informacion del Registro de Compras, Don Jesus concluye 10 siguiente:

1. 2.

EI gasto par compras del mes de marzo de 1997 es de S/. 1,313.34 La informacion sabre los productos de mayor demanda de la empresa la podra obtener analizando los datos de varios perlodos de su registro.

3. 4.

EI monto mayor corresponde a la compra de maquinaria.

Las compras han side adquiridas a los siguientes proveedores: • La Metalica par valor de S/. 1,180.00 • EI Herraje por valor de S/. 28.32 • EI Viejo Roble par valor de S/. 23.60 • La Buena Madera por valor de S/. 21.24 • Diamante par valor de Sf. 17.70 • EI Tornillo par valor de S/. 14.16 • La Casa Azul par valor de S/. 14.16 • La Comercial por valor de S/. 7.08 • La Mayorfa par valor de Sf. 7.08.

5.

Por las compras realizadas podra obtener un credito fiscal hasta de S/. 200.34.

42

REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS

Es el Registro de las Entradas y Salidas de dinero en efectivo 0 en

cheques de la empresa. Refleja el movimiento de dinero producto de las operaciones econ6micas que se realizan en la empresa. Los INGRESOS estan constituidos par las ventas al contado, las cobranzas, los adelantos 0 anticipos y otros ingresos (venta de rnaquinas, prestarnos, etc.). Los EGRESOS estan constituidos par las compras al contado, tributos (IGV, impuestos), pago de prestarnos, el pago a proveedores, pago de servicios de terceros, gastos generales, planillas y otros qastos.
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EL REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS NOS PERMITE CONOCER EL EFECTIVO DISPONIBLE A UNA FECHA DETERMINADA, AL CUAL DENOMINAMOS SALDO. LA INFOR, MACION OBTENIDA NOS AYUDA A PLANEAR EL MEJOR

usa DEL

DINERO DE LA EMPRESA~

43

DESCRIPCION DEL REGISTRO DE INGRESOS En estos formatos se han considerado los conceptos de INGRE .. SOS Y EGRESOS de las operaciones mas frecuentes en la • rnrcroernpresa. Si fuera necesario, el empresario, luego de conocer y manejar e5te instrumento, padre ampliar 0 reducir los conceptos sequn las carae ... teristicas de las operaciones de su empresa y la utilidad de cada uno de los datos a registrar.

MARZO

1. 2.

PERfoDO: MES Y ANO A QUE CORRESPONDE EL REGISTRO. FECHA: DrA DE EFECTUADO EL INGRESO U OPERACION. DOCUMENTO N°: NUMERO DE FACTURA 0 BOLETA DE VENTAI CONCEPTO: DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS (SALDOANTERIOR, NOM,.

3. 4.
5.

BRE DEL CLIENTE, TRABAJADOR, NOMBRE DE LA TIENDA).

CONTADO: MONTO DE INGRESOS POR VENTAS AL CONTADO. COBRANZAS: MONTO PAGADO POR DEUDAS DE CLIENTES. ANTICIPOS DE CLIENTES: ADELANTO POR ARTICULO, FECHA BRE DEL CLIENTEI VENT A DE MAQUINARIAS~ PRESTAMOS.
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1

6. 7.
8.

NOM ..

9. 101 11.

OTRDS INGRESOS: POR OTROS CONCEPTOS.

TOTAL INGRESOS DIARIOS: LA SUMA DE LOS INGRESOS POR OrA. PERIODO.

12. TOTAL INGRESOS PERf 000: LA SUMA DE LOS INGRESOS AL FINAL DEL

44

DESCRIPCION DEL REGISTRO DE EGRESOS

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1. 2. 3.

PERtODO:
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QUE CORRESPONDE

EL REGISTRO.

FECHA: DIA DE EFECTUADA LA SALIDA 0 EGRESO. DOC. N°: NUMERO DE FACTURA 0 BOLETA DE COMPRA. CONCEPTO: DETALLE DE LOS MOVIMIENTOS ·

4. 5. 6. 7.
8. 9.

COMPRAS: MONTO DE EGRESO POR COMPRA AL CONTADO 0 CREDITO. TRIBUTOS: PAGO DE IGV Y OTRAS OBLIGACIONES. PAGO DE PRESTAMOS: PAGO DE CUOTAS DE PRESTAMOS CON INTERESES. PAGO A PROVEEDORES: MONTO ADEUDADO A UN PROVEEDOR. PAGO DE SERVICIOS CIOS DE TERCEROS.
A TERCEROS:

MONTOS PAGADOS POR SERVI-

10. PLANILLAS: PAGO DE MANO DE OBRA Y SUELDOS DEL PERSONAL. 11. TOTAL EGRESOS DIARIOS: LA SUMA DE LOS EGRESOS POR DrA.

12. TOTAL EGRESOS POR PERIODO: SUMA DE EGRESOS AL FINAL DEL

PERrODO.

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45

PASOS PARA LLENAR EL REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS EI procedimiento

a seguir es el siguiente:

Se anota la semana PERIODO .

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Se precede a registrar la fecha en que fueron realizadas las

operaciones de acuerdo a un orden cronol6gico.

Registrar el nurnero de comprobante (factura

boleta de venta) .

Detallar el concepto por el cual esta ingresando

0 saliendo

el dinero.

EI monte de cada operacion se va registrando en la columna co rrespo nd ie nte:

Registro de Ingresos:
Ventas al contado, cobranzas, adelantos 0 anticipos, otros ingresos.

Registro de Egresos:

Compras, tributes, page de prestamos, pago de proveedores, planilla, gastos generales.

46

AI finalizar cada dfa se pueden sumar los totales y determinar los ingresos y egresos generados. AI finalizar la semana 0 mes se suman los montes ingresados 0 egresados par cuentas 0 columnas y tendremos una informaci6n especlfica de los movimientos de cada una.

Sumados los totales de cada columna, se obtiene el monto total de ingresos y egresos. Luego restamos INGRESOS - EGRESOS obteniendo el SALDO can el que S9 iniciara el proximo perfodo (semana o mes).

UTILIDAD DE LA INFORMACION DEL REGISTRO DE INGRESOS Y EGRESOS EN LA TOMA DE DECISIONES

Permite conocer la situaci6n econ6mica y financiera de la empresa en un perfodo determinado. Permite tamar decisiones sabre el futuro de la empresa. Analizando los ingresos y egresos par cada una de las cuentas (columnas) y rslacionandolos entre sf podemos revisar y redefinir las politicas

de nuestra empresa y tomar nuevas decisiones.

47

Ahara veremos un ejemplo de aplicacion del formate de registro de INGRESOS V EGRESOS. EI Sr. Jesus Quiroga, propietario de la Empresa "EL CEDRO" SRL, ha tenido los siguientes INGRESOS Y EGRESOS en el mes de marzo de 1997:

INGRESOS SALDO ANTERIOR del mes de febrero de 1996 por un monto

de 51. 250.00.

• 01 marzo F/1064
Venta de 02 sillas par un valor de S/. 141.60. • 02 marzo BV 10067 Adelanto por la venta de 01 mesa por un valor de S/. 50.00. • 03 marzo BV 10003 Cobranza de 01 repostero par un valor de S/.175.00.

• 03 marzo BV10068
Adelanto par la venta de 01 silla de comer por un valor de S/. 70.00.

• 03 marzo F/1065
• Venta de 01 estante par un valor de 8/.177.00.

• 03 marzo BV/0069
Anticipo par la venta de 01 mesa par un valor de Sf. 75.00.

• 04 marzo F/1066
Venta de 02 bancos par un valor de 5/.118.00. • 05 marzo BV/0070 Venta de 01 mesita pequeiia per un valor de S/.118.00. • 05 marzo BV/0071 Venta de 01 slllon par un valor de S/.330.40.
48

• 06 marzo BV/0072 Venta de 01 estante par un valor de S/. 236.00.

• 07 marzo F/1067
Venta de 01 silta de comer par un valor de 8/.141.60.

• 07 marzo F/1068
Venta de 04 sillas par un valor de S/. 283.20.

• 09 marzo BV/0073
Anticipo par la venta de 03 bancos par un valor de Sf. 70.00. • 12 marzo BV/0074 Anticipo por la venta de 01 sillon par un valor de Sf. 45.00.

• 15 marzo BV/0075
Venta de 01 mesita pequefia par un valor de 8/.118.00.

• 18 marzo F/1069
Venta de 01 estante par un valor de 8/.177.00.

• 21 marzo BV/0076
Anticipo par la venta de 02 sillas par un valor de Sf. 40.00. • 21 Marzo BV/0077 Anticipo par la venta de 01 c6moda par un valor de 8/.100.00.

• 24 marzo B V /0078
Anticipo par la vanta de 02 bancos par un valor de Sf. 50.00. • 26 marzo BV 10079 Anticipo par la venta de 01 escritorio par un valor de S/. 75.00.

• 26 marzo F/1070
Venta de 01 mesa par un valor de 8/.188.80.

49

EGRESOS
• F/2345
Compra de 02 kilos de pernos par un valor de 8/.14.16.

• F/4636
Compra de 112 docena de escuadras par un valor de S/.S.90.

• F/3450
Compra de materiaJes de escritorio par un valor de S/.66.80.

• F/2355
Compra de 01 kilo de pernos por un valor de Sf. 7.08.

• F/2356
Compra de 02 kilos de clavos por un valor de S/. 3.54.

• F/5700
Compra de 01 sierra metalica par un valor de S/.1 ,180.00.

• F/4000
Compra de 03 pies de madera tornillo par un valor de Sf. 14.16.

• F/1001
Compra de 01 kilo de cola sintetica por un valor de S/. 7.08.

• F/3003
Compra de 01 metro de tapiz6n par un valor de 8/.14.16.

• F/2700
Compra de 03 pies de madera caoba par Ur.1 valor de S/. 21.24.

• F/1500
Compra de 03 pliegos de lija par un valor de S/.7.08.

• F/4000
Compra de 03 kilos de tornillos par un valor de S/. 14.16.

• F/5000
Compra de 1/2 docena de escuadras par un valor de S/. 5.90.

• F/5024 Compra de 1/2 docena de escuadras por un valor de S/. 5.90.

50

• Cheque N9 03576894 Pago de letra al Banco Continental par un valor de Sf. 240.98.

• FJ4025
Compra de 02 pies de madera tornillo por un valor de S/. 9.44.

• Fn960
Compra de combustibles y lubricantes par un valor de S/. 60.00 . •. Cheque N2 03576895 Pago de flete par compra de madera de febrero par un valor

de 8/.115.00,

• F/2392
Compra de 1/2 kilo de pernos par un valor de S/. 3.54 .

• F/6578
Paga de servicio de luz a EDELNOR par un valor de 8/.112.75.

• FnS69
Pago de servicios de agua a SEDAPAL par un valor de S/. 45.98,

• F/5698
Pago de telefono par un valor de S/. 87.80.
• F/35769 Servicio de mantenimiento • Cheque N203576896 Pago de reparaciones • Cheque N2 03576897 • Cheque N203576898 par un valor de S/. 98.90, . par un valor de S/. 80,00.

Pago de mana de obra par un valor, de S/.300.00.

Pago de sueldos y comisiones par un valor de S/.700.00,

Don Jesus ha ida calocando esta informaci6n en su Registro de INGRESOS Y EGRESOS de la siguiente manera:

51

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53

En funci6n de los resultados de sus INGRESOS V EGRESOS, Don Jesus ha lIegado a las siguientes conclusiones:

1. En el mes de marzo de 1997 ha contado con un ingreso de S/. 3,324.60, producto de sus ventas, anticipos y cobranzas.

2. Asimismo ha tenido egresos par un valor de S/. 3,289.45, producto

de compras de materiales, paga de irnpuestos, pago par prestamo al banco, pago a proveedores, pago de servicios a terceros y par pago de planillas. 3. Si observarnos la diferencia entre ambos rubros, veremos que el monto par ingresos es mayor a los egresos en 51. 35.15.

4. Si comparamos esta diferencia entre el total de ingresos tendremos

el nivel de liquidez de su empresa durante el mes de marzo. Para ella realizamos la siguiente operaci6n:
i

35.15 3,324.60

x 100

= 1,05 0/0

5. Par 10 tanto Don Jesus concluye que su nivel de liquidez Ie perrnite operar la empresa en las actuales condiciones, cumpliendo con el cicio basico de funcionamiento econ6mico.

54

...

55

CAPITULO 3 ESTRUCTURA Y ANALISIS DEL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

EI Estado de Ganancias y Perdidas es un instrumento contable que

nos permite verificar:

'.... (.CUANTO SE VENDIO? '.... (.CUAL FUE EL COSTO DE LO VENDIDO?
,
,

1-. 51 OBTUVIMOS 0 NO GANANCIAS

ESTA HERRAMIENTA PERMITE AL EMPRESARIO:

Conocer si obtuvo utilidad 0 perdida como resultado de su gesti6n en un perlodo que puede ser un mes, un semestre 0 "' un ana. Se recomienda hacerlo mensual.

Analizar en cual de los rubros considerados en los costas se genera mayores 0 menores gastos. Comparar la informacion entre varios perlodos y determinar como se comportan los costas. Calcular el monto a pagar par concepto de impuesto a la renta. Sustentar una solicitud de credito ante las entidades finan.. cieras.

56

iCOMO SE ELABORA EL ESTADO DE GANANCIAS Y ,

PERDIDAS? Para elaborar el Estado de Ganancias y Perdidas primero reconoceremos sus partes y la manera de organizar los datos en una estructura. PARTES Y ESTRUCTURA DEL ESTADO DE GANANCIAS ,. V PERDIDAS Las partes que constituyen el Estado de Ganancias y Perdidas son: • VENTAS • COSTOS DE VENTAS Y GASTOS ADMINISTRATIVOS COMERCIALIZACION • UTILIDAD: - Utilidad Bruta - Utilidad de Operacion - Utilidad Neta
~

Y DE

Para un reconocimiento mas detallado presentamos un modelo de como estructurar el Estado de Ganancias y Perdidas, ubicando cada una de las partes en un orden determinado que facilite su elaboraci6n y analisis.

57

FORMATO DEL ESTADO DE GANANCIAS V PERDIDAS

MES:

A~ TOTAL DE VENTAS Contado Credito B~ TOTAL COSTOS DE VENT AS Inventario inicial de: - Materia prima e insumos - Productos en proceso - Productos terminados TOTAL INVENTARtO INICIAL S/. MAS Costas del mes de: - Compra de materia prima e insumos - Mano de obra - Gastos generales de fabricaci6n TOTAL COSTOS DEL MES MENDS Inventario final de: - Materia prima e insumos - Productos en proceso - Productos terminados
,

S/.

S/~

TOTAL INVENTARIO FINAL

S/~

S/. S/.

C. UTILIDAD BRUTA (A - B) S/.

D. GASTOS ADMtNISTRATIVQS Y DE COMERCIALIZACION

- Sueldos de personal administrativo (contador, secretaria, administrador, etc.) , - Utiles de oficina - Comisiones a vendedor - Otros E. UTILIDAD DE OPERACION (C - D) F. IMPUESTOS G. UTILIDAD NETA (E - F)

S/. St. St.

58

Luego hacemos una descripcion de cada una de las partes de la estructura propuesta:

DESCRIPCION DE LA ESTRUCTURA DEL ESTADO DE GANANCIAS V PERDIDAS

TOTAL DE VENT AS: Es el monto de ingresos par ventas al contado y al credlto,

Se obtiene del Registro de Ventas.

B COSTO TOTAL DE VENTAS:
Es el monto de 10 que cost6 producir 10 vendido.

Se obtiene de ta valorizacion del:

INVENT ARlO INICIAL • • • materia prima e insumos productos en proceso productos terminados
,

MAS COMPRAS • • materia prima e insumos gastos generales de fabricaci6n (incluida la depreciaci6n de los equipos) ._ pago de mana de obra

MENOS INVENT ARlO FINAL

• •
-,

materia prima e insumos productos en proceso productos terminados

59

Veamoslo en forma de cuadra:

INVENTARIO INICIAL • MATERIA PRIMA E INSUMOS • PRODUCTOS EN PROCESO • PRODUCTOS TERMINADOS •

COMPRAS MATERIA PRIMA E INSUMOS PAGO POR MANO DE OBRA GASTOS GENERALES DE FABRICACION
i

INVENTARIO FINAL • MATERIA PRIMA E INSUMOS PRODUCTOSEN PROCESO PRODUCTOS TERMINADOS

+.
•

UTILIDAD BRUTA:
Es la utilidad abtenida de la diferencia entre el ingreso total de las ventas y los costas de ventas:

UTILIDAD BRUTA = A - B D GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE COMERCIALIZACION: Comprende los sueldos del personal administrativo, los utiles de oficina, el pago de los servicios publicos (teletono, luz, agua, etc.), as! como los qastos generados par las ventas, como, par
ejemplo, las comisiones a vendedores.
,

UTILIDAD DE OPERACION: Sa obtiene de la diferencia entre el monto de la utilidad bruta menos los gastos adrninistrativos y de comercializaci6n:
UTILIDAD DE OPERACION
.I

=C- 0

IMPUESTOS:

Se considera el valor 0 monto dellmpuesto a la Renta (RER) 0 del Regimen Unico Simplificado de las obligaciones (RUS) de acuerdo al regimen tributario en que esta inscrita la empresa.
60

UTILIDAD NET A: Es la utilidad considerada luego de deducir los impuestos. Se obtiene restando a la utilidad de operacion el pago de los impuestos correspondientes.

UTILIDAD NETA

= E-F

Veamos a continuaci6n como ha elaborado durante el mes de rnarzo el Estado de Ganancias y Perdidas el Sr. ,Jesus Quiroga, duerio de la empresa "EI Cedro", para saber CUALES FUERON SUS UTILIDADES DEL MES.
MANUAL DE CONTABILIDAD

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Marzo

CONCEPTO A. TOTAL VENT AS

Ventas al contado Ventas al creoito CaSTO DE VENTAS

Monto 4,054.48
2,324.60

1,729:·88

Inventario inicial de: · Materias primas e insumos

~Productos en proceso · Productos terminados

579.00
204.00

0.00
375.00

(mas) Costas del mes:

~Compras de materias primas e insumos · Mano de obra · Gastos generales de fabricaci6n

2,079.99
1,313.34

300.00

466~65
383.00 108.00 0.00

(menos) Inventario final de:

· Materias prirnas e insumos · Productos en proceso · Productos terminados

B. TOTAL COSTO DE VENT AS C. UTILID,\D BRUTA (A-B)

D~GASTOS DE ADMIN.Y COMERC.
A

275100 2,275~9g 1,778,49 900.58

700.00

Sueldos y comisiones

· Materiales y utiles de oficina · Otros gastos de admin.

66~80

y cornerc,

E. UTILIDAD DE OPERACION (C-D) F. IMPUESTO A LA RENTA 0 RUS G. UTILIDAD NET A (E-F)

133.78 877.91 121.63 756.28

61

"COMO SE ANALIZA EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS?

AI inicio del capitulo se menciono para que sirve al microempresario la informacion obtenida en el Estado de Ganancias y Perdidas, Veamos algunas de las inquietudes que el empresario trata de satisfacer:

l,Cual ha sido mi margen de ganancia en el mes?

"Como afeetan mis costas a los ingresos obtenidos

en la venta del mes?
EI empresario puede responder este tipo de preguntas hacienda una revisi6n y analisis del Estado de Ganancias y Perdidas de un meso A este anausts se Ie denomina ANALISIS VERTICAL. Mientras que para responder preguntas como:

l,Cuales son los costos que debo reducir para obtener mayor utilidad? LEn que epoca del ana obtengo mayor utilidad? LEn que meses tengo perdldas?
Sera necesario que el empresario analice los Estados de Ganancias y Perdidas de varios meses. A este anatisis, en el que se " camparan varies meses, se Ie denomina ANALISIS HORIZONTAL.

62

EL ANALISIS VERTICAL

Consiste en la revisi6n y cornparacion de las diferentes partes de los costas Y 9ast05 en relaci6n a los ingresos por ventas generados en el meso Can este anallsis se puede reconocer c6mo se comportan los COSTOS Y GASTOS en relaci6n a los ingresos par ventas. Tarnbien puede hacerse la comparaci6n entre el porcentaje de la utilidad bruta obtenida, la utilidad de operacion y la neta con respecto al total de los ingresos por ventas. Con ella podemos reconocer los MARGENES DE GANANCIAS REALES del perfodo.

Es decir, con el analisis vertical podemos comparar el resultado de: • EI COSTO DE VENTAS en relacion a los ingresos por VENTAS. La UTILIDAD BRUT A en relaci6n a los ingresos par VENTAS. Los GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE COMERCIALIZACION en relacion a los ingresos par VENTAS. La UTILIDAD DE OPERACION con los ingresos porVENTAS. EI monto de los IMPUESTOS VENTAS. en relaci6n a los ingresos par

• •

EI monto de la UTILIDAD NETA en relaci6n a los ingresos por

VENTAS.

63

EL ANALISIS HORIZONTAL

Consiste en la revisi6n y cornparacion de los resultados de dos o mas Estados de Ganancias y Psrdidas. Se puede comparar y analizar el comportamiento de todas y cada una de las partes 0 rubros de los diferentes perfodos. Con este analisis podemos reconocer y determinar las TENDENCIAS del negocio y tomar decisiones sabre los niveles de stock de materia prima, endeudamiento, incremento 0 disminuci6n del personal eventual sequn los requerimientos de produccion y ventas.

Es decir, con el analisis horizontal podemos comparar el comportamiento de: • • Las VENT AS en cada uno de los meses. Los COSTOS DE LAS VENTAS en cada perlodo.

DE ADMINISTRACION CIALIZACION en cada periodo.

,-

Los GASTOS

i'

V DE COMER ..

• •

La UTILIDAD DE OPERACION antes de pagar los impuestos. La UTILIDAD NETA en cada uno de los meses y reconocer de manera precisa los rnarqenes de ganancia real.

64

PASOS A SEGUIR PARA EL ANALISIS , VERTICAL DEL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS '
Para mostrar los pasos a seguir en este analisis utilizaremos como ejemplo el caso de la microempresa "EI Cedro" de Don Jesus Quiroga.

SE ORGANIZA V COMPLETA LA INFORMACION

En el formata de Estado de Ganancias y Perdidas se registra en la

columna correspondiente los montes de cada uno de los rubros. Don Jesus lIena los datos correspondientes al mes de marzo de 1997.

SE OBTIENE LOS PORCENTAJES

POR RUBROS

EI comportamiento de cada una de las partes 0 rubros de costas y ga5t05 en relaci6n a las ventas del mes en el Estado de Ganancias y Perdidas, se determina estableciendo la participaci6n de cada rubro en el porcentaje. Para ello, primero se considera 100 /0 al TOTAL DE INGRESOS POR VENT AS. Luego se halla el porcentaje de cada rubro en relaci6n al monto total de ingresos par ventas. Para eso hacemos
0

una regia de tres simple.

Por ejemplo: Don Jesus halla el porcentaje (%) de los costas de venta haciendo la siguiente operaci6n:

COSTO DE VENTA
TOTAL DE VENT AS

x 100 =

2,275.99
4,054.48

x 100

= 56%
65

EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

MES: MARZO 1997

A. TOTAL DE VENTAS Contado Credito B. COSTOS DE VENTAS Total inventario inicial de: - Materia prima e insumos - Productos en proceso - Productos terminados

S/.4,054~48
S/~2,324~60 S/. 1,729.88

S/.
S/.

579aOO
204.00 0.00 375~OO

S/.
S/.

(MAS) Total costas del mes de:

- Compra de materia prima e insumos - Mano de obra - Gastos generales de fabricaci6n (MENOS) Total inventario final de: - Materia prima e lnsurnos - Productos en proceso - Productos terminados TOTAL DE COSTOS DE VENT AS C. UTILIDAD BRUT A (A - B) D. GASTOS ADMINISTRATIVOS Y

8/. 1,313.34 S/~ 300.00 S/~ 466.65 S/. 383.00 108~OO O~OO 275.00

S/. S/~ S/a

S/.2,275.99
8/.1 ,778.49

DE COMERCIALIZACI6N
8/.
S/~

S/.

900.58

- Sueldos de personal adrninlstrativo (contador, secretaria, administrador, etc.) - Materiates y utiles de oficina - Otros gastos de administraci6n y cornercialtzacion E. UTILIDAD DE OPERACION (C - D)

700~OO 66~80
133.78

S/.

S/.
S/.
Sf.

877~91 121.63

F. IMPUESTOS A LA RENTA 0 RUS G. UTILIDAD NETA (E - F)

756.28

66

EL ESTADO DE GANANCIAS V PERDIDAS

MES: MARZO 1997

A. TOTAL DE VENTAS

8/. 4,054.48

100,00 57,33 42,67

Contado Credito

8/. 2,324.60
S/. 1,729.88

B. COSTOS DE VENTAS
Total inventario inicial de: - Materia prima e insumos - Productos en proceso - Productos tenninados (MAs) Total costos del mes de: - Compra de materia prima e insumos - Mana de obra - Gastos generales de fabricaci6n (MENOS) Total inventario final de: - Materia prima e insumos - Productos en proceso - Productos terminados TOTAL DE COSTOS DE VENT AS
C. UTILIDAD BRUTA (A - B)

Sf.

579.00

14,28
5,03 0,00 9,25

S/.
Sf. S/~

204tOO OaOO 375.00

51,33 S/. 1,313.34 S/. 300.00 S/. 466.65 S/.

383.00 108.00 0.00

32,39 7,40 11,51 9,45 2,66 0,00 6,78

S/.
5/1

S/.

275~OO

5/. 2,275.99

56, 14

Sf. 1,nB.49
81. 900.58

43,84
22,21 17,26 1,65 3,30 0,00

D. GASTOS ADMINISTRATIVOS Y DE COMERCIALlZACIQN - Sueldos de personal administrativo (contador, secretariat administrador, etc.) - Materiales y Utiles de oficina - Otros gastos Aomlnistraclon y comercializaci6n
E. UTILIDAD DE OPEAACJ6N (C - D)

S/~

700.00 66.80 133.78 SJ.

St.
S/.

877.91
121.63

21,63
3,00

F~ IMPUESTOS A LA RENTA 0 RUS G. UTILIDAD NETA (E - F)

S/. S/.

756~28 18,65 67

SE REVISA Y COMPARA LA PARTICIPACION DE CADA RUBRO

1. Primero se revisa al porcentaje (0/0) de la utilidad neta y se cornpara con el 1000/0 que expresa el total de los ingresos par ventas del meso ASI se determina el Margen de Ganancia del mes.
2. Luego se revisa el porcentaje de participacion de cada rubro de costos y gastos y se compara con los ingresos por ventas. De esta manera se puede reconocer, a traves del porcentaje de participacion de cada uno de esos rubros, como afectan en la

utilidad

perdlda obtenida.

3. Despues de revisar los porcentajes de participacion en la estructura del Estado de Ganancias y Perdidas, el empresario identificara los rubros mas importantes a analizar, sequn el comportamiento de cada uno. En nuestro caso, fuego de revisar y comparar cada rubro de su Estado de Ganancias y Perdidas, Don Jesus decide analizar con mayor profundidad:

a. Los costos de ventas en relaci6n a sus ingresos por

ventas, Y
b. EI porcentaje
0

margen de ganancia obtenido en el mes.

68

EL ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS MES: MARZO 1997

A. TOTAL DE VENTAS Contado Credito B~ COSTaS DE VENTAS

Sf. 4,054.48

100,00

S/. 2,324~60
S/. 1,729.88

57,33
42,67

Total inventario inicial de:

• Materia prima e insumos - Productos en proceso --Productos tenninados (MAS) Total costos del mes de: - Compra de materia prima e ;nsumos - Mana de obra ~Gastos generales de faoncaclon (MENOS) Total inventario final de: • Materia prima e insumos - Productos en proceso - Productos terminados TOTAL DE COSTOS DE VENTAS
I

S/~

579.00

14,28
5,03 0,00 9,25
...

S/.

S/.
St.

aoa.oo
0.00 375.00

Sf. 2t 079.99
S/~ 1,313~34

51,33

S/. 8/6

300~OO 466.65 383.00

108~OO 0.00 275.00

32,39 7,40 11,51

9,45 2,66 0,00 6,78

8/.
S/~

S/. St.

S/. 2,275.99 S1~ 1,nS.49

S/.

56, 14
43,86

c.

UTILIDAD BRUTA (A - 8)

D. GASTOS ADMINISTRATIVQS Y DE COMERCIALIZACI6N

- Sueldos de personal adm;n;strafivo (contador, secretaria, administrador, etc.) - Materiales y (diles de oficina - Otros gastos de Administraci6n y comercializaci6n
E. UTILIDAD DE OPERACION (C • D)
,;

900.58

22,21
17,26

S/~

66.80

S/~ 133~78
S/.
Sf.

1,65 3,30 8n.91 121.63

21,63 3,00

F. IMPUESTOS A LA RENTA 0 RUS G. UTILIDAD NETA (E • F)

Sf.

756.28

18,65

69

CONCLUSIONES

Y lOMA

DE DECISIONES

Para elaborar las conclusiones sobre la informacion revisada y comparada en el analisis del Estado de Ganancias y Perdidas, debemos tamar en cuenta: 1. 2. 3.
Las polfticas de la empresa con respecto a los rnarqenes de ganancla.
III

Las politicas en el manejo de los costos y gastos. Las polfticas de ventas. EI regimen tributario al que pertenece la empresa.
Otras polfticas que se ha planteado el empresario con respecto a los resultados de las operacianes financieras de la empresa.

4.
5.

Don Jesus hace una revision de las politicas que se planteara a principios de ano, cuando elabor6 el plan de trabajo para su empresa: 1. La empresa debera obtener un margen de ganancia que este entre el 20 y 25% de los ingresos par ventas.
Los costos de ventas no seran superiores al550/0 de los ingresos por ventas. Los costas par materia prima e insumes no excederan del 30% de los ingresas par ventas.

2.
3. 4. 5. 6. 7.

0/0 de los Los costas de mana de obra no sxcederan del 10

ingresos par ventas.
Los 9a5t05 administratlvos y de comercializaci6n no excsderan del 20% de los ingresos por ventas.

La empresa tendra un plan agresivo de ventas que debera reflejarse en el aumento de las mismas de mes ames. EI 500/0 de las utilidades mensuales se usaran en la compra de materia prima e insumos como stocks .
•

70

Anafizando los resultados de su Estado de Ganancias y Perdidas en funci6n de estas politicas, Don Jesus concluye: 1. Que el porcentaje de su utilidad neta esta en 18,65%, as decir par debajo de 10 que se habfa planteado, 1.35%, que es del 20%.

2. Los costas de ventas S9 encuentran un 1,14% par encima del porcentaje estipulado, que es del 55% de los ingresos por ventas.
3. Que se ha excedido en los costas par ventas porque compro materia prima e insumos por un valor de 32,39%, cuando se habfa planteada gastar 30%. 4. Los 9a5t05 administrativos y de comercializaci6n han excedido en 2,210/0 10 planteado; es decir 9a5t6 22,21 % cuando esperaba gastar el 20%.

Ante esta situaci6n Don Jesus decide:

1. Desarrollar su plan de ventas para alcanzar los marqenes de

ganancia definidos en el plan de la empresa.

2. Reducir sus costas manteniendo el mismo precio para aumentar

sus rnarqenes de ganancia 0 utilidad neta.

3. Hacer un nuevo calculo de la materia prima e insumos a emplear en la produccion, de manera tal que no exceda e1300/0 de los ingresos.

RECORDEMOS:

71

PASOS A SEGUIR PARA EL ANALISIS HORIZONTAL

SELECCION DE LOS EST ADOS DE GANANCIAS Y PERDIDAS A COMPARAR

Para seleccionar los Estados de Ganancias y Perdidas debemos decidir primero que es 10 que queremas analizar: • La estacionalidad de las ventas, es decir la epoca en que nuestras ventas son mas altas 0 mas bajas. • EI comportamiento de las ventas en perfodos sucesivos. Para el primer casa elegiremos los Estados de Ganancias y Perdidas del mismo mes en arias diferentes, par ejemplo: Marzo 1995, Marzo 1996, Marzo 1997. En cambio, para el segundo caso, tendremos que seleccionar dos o mas Estados de Ganancias y Perdidas correspondientes a meses sucesivos en el mismo ana, par ejemplo: Marzo, Abril y Mayo de 1997. Don Jesus decide ventas durante el ana Mayo y Junia, de tal carnparia del mes de analizar el comportamiento mensual de sus 1997, y para ella elige los meses de Marzo, Abril, manera de prepararse eficientemente para la julio.

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OBTENCION DE LOS PORCENTAJES DE PARTICIPACION
Los Estados de Ganancias y Perdidas seleccionados ya han side registrados convenientemente en los formatos respectivos. Por ella 10 que se debe hacer en este paso es estimar el porcentaje de participaci6n de cada uno de los rubros con respecto a los ingresos par ventas, tal como 10 hicimos para el anallsis vertical. Don Jesus estima los porcentajes de participaci6n de cada uno de los rubros de los Estados de Ganancias y Psrdidas que ha seleccionado, lIenando su formata de la siguiente manera:

72

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73

REVISION Y COMPARACION DEL COMPORTAMIENTO DE CADA , RUBRO EN LOS DIFERENTES PERIODOS 1. Primero se revisan los porcentajes de la utilidad neta para determinar c6mo se ha comportado el margen de utilidad en los perfodos elegidos. 2. Luego se revisan los porcentajes de participacion de los costos y los gastos para determinar como han afectado en la utilidad 0 perdida de cada perfodo elegido. Finalmente se identifican los rubros que han sufrido mayor variaci6n en los perfodos elegidos.

3.

Don Jesus en cada mes al comparar el comportamiento de los rubros, decide profundizar en el analtsls de:

1. EI comportamiento de los costas de las ventas en los diferentes meses.

2. EI comportamiento del margen de utilidad.

Encontrando que:
a. EI porcentaje del costa de 10 vendido se mantiene los meses de marzo y abril, y aumenta en los meses de mayo y junio, en los cuales ha tenido un monto manor de ventas, equivalente a casi la mitad de 10 vendido en los meses de marzo y abril. b. EI margen de utilidad ha side mayor en el mes de abril, mes de mas venta en 10 que va del afio, habiendo disminuido hasta el 2% de utilidad neta en el mes de mayo, en el cual no ha podido vender

270/0 de productos terminados.

74

CONCLUSIONES

Y TOMA DE DECISIONES

AI igual que para el analisis horizontal, para elaborar las conclusiones y poder tamar decisiones sobre los Estados de Ganancias y Perdidas seleccionados, debemos tamar en cuenta:
1. Las politicas de la empresa con respecto a los rnarqenes de .. ganancla. 2. Las pollticas en el manejo de los costas

y qastos.

3. Las pol iticas de ventas.

4. EI regimen tributario al que pertenece la empresa.
5. Otras polfticas que se ha planteado el empresario con respecto a los resultados de las operaciones financieras de la empresa.

Revisando las politicas que se planteo a principios de afio cuando elabor6 el plan de trabajo para su empresa, Don Jesus recuerda que estableci6 las siguientes: 1. La empresa debera obtener un margen de ganancia que fluctue entre el 20 y 250/0 de los ingresos por ventas.

2. Los costas de ventas no seran superiores aI55 par ventas.

3. 4. 5. 6.

de los ingresos

Los costas par materia prima e insumos no excederan del 30% de los ingresos par ventas. Los costos de mana de obra no excederan del1 0% de los ingresos par ventas. Los gastos administrativos y de comercializaci6n del 20% de los ingresos par ventas. no excederan

La empresa tendra un plan agresivo de ventas que dsbera reflejarse en el aumento de las mismas de mes ames.

75

7. EI 50% de las utilidades mensuales se usaran en la compra de

materia prima e insumos como stocks.

Analizando los resultados de su Estado de Ganancias y Perdidas en funci6n de estas pollticas, Don Jesus concluye:

1. Que el margen de utilidad neta ha cumplido el range esperado s610 en los meses de abril y junio, habiendo caldo al 20/0 en el mes de mayo debido a que no loqro colocar en el mercado el 270/0 de los productos terminados.
2. Los costas de ventas en los meses de abril y mayo han side superiores a 10 planteado (55%). Se observa que en el mes de mayo, el porcentaje de productos no vendidos han sido del 27%, 0 muy par encima del 10 /0 estimado par Don Jesus,

3. Que los qastos administrativos y de camercializaci6n han superado el 20% planteado, a excepci6n del mes de mayo que fue del 180/0 4. Que Jas ventas en los meses de mayo y junio han disminuida el 500/0 con respecto a las realizadas en rnarzo y abril.
Ante esta situaci6n Don Jesus decide: 1. Revisar su plan df;3 ventas y evaluar al personal encargado de las mismas para conocer las razones par las cuales han bajado tanto, 2. Hacer una carnparia agresiva de promocion para colocar los productos terminados que tiene inventariados y conseguir nuevas pedidos para la campafia de julio, Buscar informacion sabre la situaci6n econ6mico-financiera de las microempresas de carpinteria en madera para evaluar si las dificultades que esta atravesando su empresa son iguales para las dernas. Hacer un estudio de mercado para conocer los gustos y preferen ... cias de los consumidores y asl asegurar sus ventas para la carnpafia de julio.

3.

4.

76

77

CAPITULO 4 ANALISIS DEL BALANCE GENERAL

I'

lQUE ES EL BALANCE GENERAL?

EI Balance General es como una fotograffa que muestra como esta la empresa en un momento determinado. Si hacemos una comparaci6n de los Balances en diferentes perfodos, podremos reconocer si nuestra empresa ha crecido 0 no.

,.

78

EI Balance General es un resumen de 10 que tiene la empresa, que debe y 10 que es propio de ella.

10

.".....:.

"Lo que tiene la empresa"

Los actives estan constituidos por todos los objetos de valor que posee la empresa.

"Lo que debe la empresa"

Se refiere a las obligaciones y deudas que tiene la empresa y que debe pagar con dinero, productos o servicios.
III III

Estos incluyen los bienes y derechos que posee la empresa para operar,

"Lo que es propio de 18 empresa"

Son los recursos propios de la empresa.lncluye las aportaciones mas las ganancias TOTAL DE ACTIVOS

......

PASIVO + PATRIMONIO

Dicho de otra manera:

79

BALANCE GENERAL

ACTIVO CORRIENTE0 CIRCULANTE

Caja y Bancos Cuentas per cobrar Existencias Otros actives TOTAL

PASIVO CORRIENTE
Proveederes Obligacianes de corto plaza Otros pasivos TOTAL

~=

Obligaciones de largo plaza TOTAL PASIVO PATRIMONIO Capital Resultados acumulados Utilidad (Perdida) del ejercicio

ACTIVO NO CORRIENTE Terrenos Construcciones Maquinaria y equipos Otros actives fijos TOTAL
L...-------J

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TOTAL TOTALPASIVO+I PATRIMONIO .....__. --_

J
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TOTAL ACTIVO

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Como vemos, los ACTIVOS pueden ser:

ACTIVO CORRIENTE 0 CIRCULANTE

Conformada par el dinero en etectivo y los valores que pueden convertirse tacilmente en dinero mientras la empresa esta operando, como son: Caja y Bancos, Cuentas por cobrar, Existencias, etc.

ACTIVO NO CORRIENTE 0 FIJO

Esta constituido per los bienes que la empresa ha adquirido y que son necesarios para transformar, vender 0 distribuir los productos. Estos son: Maquinarias, terreno, local, equipos, vehiculos, etc.

80

VEAMOS EN DETALLE CADA UNO DE LOS RUBROS

ACTIVOS
Es to que tiene y posee la ernpresa.
PASIVO

o
o

EI dinero en caja

y bancos.
cobrar a

Las cuentaspor los clientes.

,
•

Las existencias (mercadenas, materias pnrnas, productos terminados, suministros).

PATRIMONIO

La maquinaria, equipos y locales.

ACTIVO

PASIVO
Es todo 10 que la empresa tiene como obligaciones de pago.
PATRIMONIO

Deudas con proveedores ..

o o

Obligaciones bancarias ..
Cuentas por pagar.

81

PATRIMONIO
Es el valor del,capital que Ie per ... teneee al empresario en la techa de realizaci6n del balance.

ACTIVO

PASIVO

o o o

Capital. Utilidades retenidas muladas.

Utilidades
0 acu-

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del ejercicio.

i,PARA QUE ES
MICROEMPRESA?

urn,

EL BALANCE EN LA GESTION DE LA

Conocer la informacion del Balance General de la empresa y saber analizarla, permite al empresario contar con una herramienta util para:
1. Conocer si el CAPITAL de la empresa crecio un perfodo de gestion. 2.

y cuanto creci6 en

Conocer C6MO han sido adquiridos y en QUE se han invertido los recursos financieros de la empresa, es decir, como yen que fueron invertidos los prestarnos, el credito de proveedores, el capital propio, etc.

3. Conocer los resultados de los movimientos econ6micos durante el periodo y si estos han side positives.

4.. Reconocer la LIQUIDEZ a monto de dinero con que cuenta la

empresa. 5. Obtener informaci6n y determinar DEUDAMIENTO de la empresa. 6.
Obtener el nivel de RENTABILIDAD

la CAPACIDAD

DE ·EN-

..

de la empresa.

82

ANALISIS

DEL BALANCE GENERAL

Analizar el Balance General es encontrar una relacion entre las distintas CUENTAS a fin de obtener informacion que nor permita tamar decisiones sabre la situaci6n econornica y financiera de la empresa. Con el analisie del Balance General podemos determinar:

~.

EL CRECIMIENTO DEL CAPITAL Comparando el total de los ACTIVOS del perfodo del Balance
con el perfodo anterior sabremos cuanto crecia el CAPIT AL,

........ LA LIQUIDEZ DE LA EMPRESA La tiquidez esta constituida par el dinero en efectivo, adernas de 10 que puede convertirse facilmente en dinero, como las cuentas por cobrar, las existencias, etc. Conocer la liquidez permite al empresario medir la capacidad del negocio para enfrentar sus obligaciones mas pr6ximas. --~ LA CAPACIDAD DE ENDEUDAMIENTO Consiste en medir la capacidad de la empresa para asumir deudas de corta y largo plaza con los recursos que tiene.

Con esta informaci6n el empresario podra tamar decisiones

sobre las inversiones financieras a traves de prestarnos 0 crecitos, garantizanda su capacidad de pago, vale decir "mostrando su capacidad de endeudamiento". ~. EL NIVEL DE RENTABILIDAD DE LA EMPRESA

Consiste en determinar el monto 0 porcentaje de las utilidades alcanzadas en relaci6n al capital invertido.

83

Dado que las utilidades son las que garantizan el crecimiento de una empresa, puede afirmarse que medir la rentabilidad nos permite reconocer el exito 0 fracaso del manejo de los recursos de la empresa.

l.COMO DEBEMOS REALIZAR LOS ANALISIS?

Para determinar si la empresa creclo, es necesario comparar y relacionar los resultados de los activos del periodo con los del ano anterior. Mientras que para determinar la liquidez, capacidad de endeudamiento y si fue rentable nuestra inversion, es necesario que se analice la informacion, relacionando y comparando cuentas del Balance General. A esas operaciones se les conoee con el nombre de RAZONES 0

RATIOS.
La razon es una unidad de medida 0 indicador que expresa el nivel o capacidad de la empresa con respecto a la liquidez, endeudamiento o rentabilidad. Para calcular y determinar la RAZON de los aspectos sefialados, usamos las siguientes formulas:
TOTAL DE ACTive CIRCULANTE
,

TOTAL DE PASIVO CIRCULANTE

LIQUIDEZ

TOTAL DE PASIVOS

TOTAL DE ACTives

X 100 = ENDEUDAMIENTO

UTILIDAD NETA CAPITAL PROPIO

x 100 = RENTABILIDAD
X 100

UTILIDAD NEGOCIO ACTIVOS EMPRESA

RENDIMIENTO

84

La demostraci6n de como se calcula y analiza cada una de las razones seiialadas, la haremos utilizando el caso de Don Jesus, dueno de la microempresa de carpinteria en madera "EI Cedro". Como resultado de sus operaciones del ana 1996, Don Jesus ha obtenido 10 siguiente:
Capital Social Su capital esta constituido par un aporte de S/. 5,000.00

Prestamo

Tiene un prestamo del Banco Wiese par

S/.12,500.00, de los cuales S/.5,000.00 se vencen en 1997 y Sf.7,500.00 en el 2001.

Inventario existencias

Ha realizado inventario de existencias a131612.96 • Materias primas 51. 4,000.00

• Productos terminados.....

S/. 2,500.00
S/. 6,500.00

TOTAL...............................
ActiVQS fijos

Tiene los siguientes activos fijos : • 1 maquina circular........... S/. 3,000.00 • 1 rnaquina cepilladora....... S/. 3,250.00 TOTAL..................... S/. 6,250.00 Saldo dellibro de caja al 31.12.96 Sf. 6,500.00 Factura par cobrar: venta de sofa par un valor de Sf. 1,500.00 Facturas por pagar: • Maderera Soberana FI 327 por un valor de • Ferreterfa EI Cortijo FI 244 par un valor de TOTAL
1 1 l1li11.1 111 ••••

Saldo dellibro de caja

Factura por cobrar

Facturas par pagar

.. .
11 1 ....

S/. 1,500.00
S/.
250.00
Sf. 1 ,750.00

Otros gastos

Impuestos

• F ON A V I .. ~ • Seg uro Social

III ••••

~ ••••

~1~

SI . SI .

TOTAL
Utilidad a enero
Utilidad ....
I

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I.I

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100.00 100.00 200.00

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......

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......

IIII • •

••••

S/. 1,300.00
85

Don Jesus elabora su Balance General del ano anterior al31 de enero de 1997, y analiza 10 siguiente: • • • • EI nivel de crecimiento del capital. Su liquidez. Su nivel de endeudamiento. La rentabilidad de la empresa en relaci6n al capital aportado.

BALANCE

GENERAL

AL 31 DE ENERO DE 1997

ACTIVO CORRIENTE 0 CIRCULANTE

PASIVO CORRIENTE 0 CIRCULANTE

Caja y Bancos Cuentas por cobrar Existencias Ot ros activos

TOTAL

6,500.00

Proveedores
Obligaciones de corto plaza Otros pasivos TOTAL

1,750.00 5,000100

1,500.00 6,500.00

200.00

S/~

6,950.00

I
7,500.00

[ 14,500.00

PASIVO DE LARGO PLAZa Obligaciones de largo plazo

TOTAL PASIVO LARGO PLAZO

TOTAL PASIVO PATAIMONIO ACTIVO Terrenos Construcciones Maquinaria y equipos Otros actives fijos TOTAL 6,250~OO NO CORRIENTE 0 FIJO 114,450.00

7,500.00
1

Capital
Resultados acumulados Utilidad (Perdida) del ejercicio

5,000.00

1,300.00

S/.

[::::~~~?~O
lSI. 20,750.00

1 TOTAL

S/.

6,300.00
J

TOTAL ACTIVOS

TOTAL PASIVOS
1 -

PATRIMONIO

5/.20,750.00

86

Don Jesus analiza su Balance General de la siguiente manera:

ESTABLECE LA RAZON DE LIQUIDEZ DE LA EMPRESA

Don Jesus cuenta con S/. 14,500.00 de activo circulante, distribuidos de la siguiente forma: S/. 6,500.00 en caja -S/. 1,500.00 de cuentas por cobrar

S/. 6,500.00 de existencias.

Con estos datos calcula la raz6n de liquidez de la empresa dividiendo el total de activo circulante entre el total de pasivo circulante.

LIQUIDEZ =

TOTAL DE ACTIVO CIRCULANTE TOTAL DE PASIVO CIRCULANTE

LIQUIDEZ = S/. 14,500

S/.

6,950

= 2.08

Esto signifiea que el grado de liquidez de la empresa es buena y

puede afrontar sin problemas sus deudas de corto plazo (banca, proveedores y otros) porque tiene mas del dable del dinero que necesita. Pagadas sus deudas Ie queda aun dinero para invertir.

87

CALCULA LA CAPACIDAD 0 RAZON DE ENDEUDAMIENTO DE LA EMPRESA

Segun el Balance al31 de diciembre de 1997, el total de actives de la empresa asciende a Sf. 20,750.00 Yel total de sus pasivos (deudas a corto y largo plaza) asciende a Sf. 14,450.00.
/

o
o

Con estes datos calcula la razon 0 nivel de endeudamiento de su empresa. La razon de endeudamiento se obtiene dividiendo el total de

pasivos par el total de actives y multiplicando el resultado par 100.

TOTAL DE PASIVOS TOTAL DE ACTIVOS

X 100

ENDEUDAMIENTO

14,450 20,750

x 100 = 69,64 %

Esto signifiea que la empresa tiene una deuda equivalente al

69,640/0 de sus actives. Es decir, par cada S/. 100.00 que tiene debe Sf. 69.64, par 10 que no Ie conviene seguirse endeudando, al menos hasta pagar sus deudas a corto plazo (activo eorriente
o circulante).

88

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CALCULA EL NIVEL 0 RAZON DE RENTABILIDAD EMPRESA

DE LA

Primero calcula la rentabilidad de su capital, para 10 cual divide la

utilidad obtenida en el ario 1996, que fue de S/.1 ,300 entre el monto de su capital propio de S/. 5,000.00 Y el resultado 10
multiplica par 100.
/

UTILIDAD NETA CAPITAL PROPIO

X 100

RENTABILIDAD

1,300 5,000

100

26 ofc,

EI nivel de utilidad que arroja el Balance es un indicador bastante bueno en relaci6n al capital propio, ya que par cada 8/.1 ,000.00 de capital propio esta ganando S/. 260.00. Ello determina una rentabilidad de 260/0, porcentaje superior a 10 que ganarfa por concepto de interes bancario si tuviera ese dinero depositado.

Adernas Don Jesus quiere saber cual es el nivel de rendimiento de su negocio en vista de que sus inversiones no s610 las hace con capital propio, sino que adernas usa prestarnos bancarios y

credito de proveedores.
Para medir el rendimiento de su carpinteria, Don Jesus campara la

utilidad del negocio con el monte de los activos de la empresa y el resultado 10 multiplica par 100. 89

UTILIDAD NEGOCIO ACTIVOS EMPRESA

x 100 = RENDIMIENTO

1,300 20,750

x 100

= 6,27 %

Este resultado revela que la inversion de la empresa rinde S/. 6.27 par cada S/.1,000.00. Don Jesus cornpara esta cifra con los lineamientos de polltica que estabJeci6 para el ario 1996, sequn Jos cuales la empresa deberla darle una utilidad neta entre el15 y 20% sobre el total de sus activos, concluyendo que el nivel de rendimiento del negocio esta muy por debajo de 10 que al esperaba.

lOMA DECISIONES
De acuerdo a los resultados del Balance General Don Jesus ha tornado las siguientes decisiones:

tnvestigar las condiciones en que se encuentran otras microempresas de su giro para evaluar si sus expectativas de rendimiento son muy altas en relaci6n a la situaci6n econ6mico financiera actual. Realizar un estudio de mercado para conocer las necesidades actuales de sus segmentos de consumidores y producir en funcion de elias. Llevar a cabo una poHtica agresiva de ventas de sus productos terminados, ya que sus existencias actuales son muy altas.

o
90

Hacer un analisis del comportamiento de pago de sus clientes para asignar un porcentaje de incobrables y desarrollary poner en practice una polltica de cobranzas. Dar mas credito a sus clientes considerando: • Comportamiento de pago. • Mercado, _ especialmente de competencia.

'1

No solicitar un nuevo credito hasta cumplir con sus obligaciones a corta plaza y vender sus existencias.

91

93

ACTIVOS
Los activos de la empresa se pueden clasificar en las siguientes categorias, sequn el orden de liquidez:

o
D

ACTIVOS CIRCULANTES ACTIVOS FIJOS

ACTIVOS CIRCULANTES
Son aquellos activos que tienen mayor oportunidad de convertirse en dinero en efectivo durante el periodo normal de operaciones del negocio.

Estos son:

• Caja
Es el dinero que se tiene disponible en el cajon del escritorio, en el bolsitlo y los cheques que aun no han sido cobrados.

• Bancos
Es el dinero depositado en la cuenta corriente del banco.

• Cuentas por cobrar

Es el saldo por recaudar de las ventas a credlto y que todavla deben los clientes. Incluye tambien prestarnos a los operarios y a otras personas 0 instituciones.

• Existencias Es el detalle completo de las cantidades y valores correspondientes de materias primas en proceso y productos terminados de una empresa.

94

o ACTIVOS

FIJOS Son aquellos bienes que la empresa posee y que Ie sirven para desarrollar sus actividades: Maquinaria y equipo Vehlculos Muebles y enseres Construcciones Terrenos

• • • • •

EI valor de costo de estos bienes se calcula teniendo en cuenta el estado en que se encuentran al momento de realizar el balance. Los activos fijos sufren desgaste con el usa; este desgaste se denamina depreclacion.

95

PASIVOS
Los pasivos de una empresa se clasifican en las siqulentes categorias, de acuerdo a las exigencias de pago:

o
o
o

PASIVOS CORRIENTES PASIVOS A LARGO PLAZa

PASIVOS CORRIENTES Son aquellas obligaciones que la empresa debe pagar en un perfodo menor a un ana. Estas son:

• Cuentas por pagar a proveedores

Es el valor del saldo de las deudas contraidas per credito a proveedores.

• Obligaciones bancarias de corto plaza

Es el valor de las obligaciones contraidas con los bancos y dernas entidades que deben ser pagadas en un plaza menor de un afio.

• Ctros pasivos
Es el valor de otras cuentas por pagar distintas a las de proveedores, tales como los prestarnos de personas particulares, impuestos, remuneraciones.

PASIVOS A LARGO PLAZa

Son aquellos pasivos que la empresa debe pagar en un perfodo mayor a un ano, tales como obligaciones bancarias.

96

PATRIMONIO
Es el valor de 10 que Ie pertenece al empresario en la fecha de realizaci6n del Balance. Se clasifica en:

o o o
o

CAPITAL UTILIDADES (Perdidas) retenidas 0 acumuladas UTILIDAD (Perdidas) del ejercicio

CAPITAL Es eJ aporte hecho por eJ empresario 0 los socios para eJ funcionamiento de la empresa.

UTILIDADES (Perdidas) retenidas

acumuladas
•

Son las utilidades 0 perdidas acumuladas que el empresario va a reinvertir si son utilidades. En caso de perdidas se aplicaran contra utilidades futuras.

UTILIDAD (Perdidas) del ejercicio Es el valor de las utilidades 0 perdidas obtenidas par la empresa en el ejercicio presente. Este resultado se obtiene del Estado de Perdidas y Ganancias.

97

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100

MANUAL DE CONTABILIDAD

EST ADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS

Marzo
CONCEPTO A. TOTAL VENTAS
Ventas al contado Ventas al credito COSTO DE VENTAS

Monto

4,054.48 2,324.60
1,729.88

Inventario inicial de:

· Materias primas e insumos · Productos en proceso · Productos terminados

579.00 204.00
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375.00
2,079.99 1,313.34
300.00 466.65

(mas) Costas de' mes:

· Compras de materias primas e insumos
A

Mano de obra

· Gastos generales de taoncacion

(menos) Inventario final de:

· Materias primas e insumos · Productos en proceso · Productos terminados

383.00
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O~OO
275.00

B. TOTAL COSTO DE VENTAS

Co UTILIDAD BRUTA (A-B)

2,275.99 1,778.49 900.58

700.00

D. GASTOS DE ADMIN. Y COMERC.

· Sueldos y comisiones

· Materiales y utiles de oficina

· Otros gastos de admin.

66.80
133.78

y camerc.
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E. UTILIDAD DE OPERACION

(C-O)

877.91 121.63 756.28

F. IMPUESTO A LA RENTA 0 RUS G. UTILIDAD NETA (E-F)

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