ERP

Sergio Campos Ros.

Vicente Maicas Dolz.
Facultad de Informática - Universidad Politécnica de Valencia

1. Introducción.

Durante los últimos 30 años se ha producido una rápida expansión y

evolución de la tecnología de los Sistemas de Información con una
disminución de su coste y una mayor facilidad para incorporarla y
difundirla en las organizaciones.

Sin embargo, el estado de las aplicaciones de las empresas no ha

evolucionado con sus necesidades. La mayor parte tienen
aplicaciones muy pobres, con características atrasadas y no hacen
sino automatizar algunas de las funciones básicas de la empresa.

Debido a que la aplicación informática servirá a la empresa de apoyo

en todas sus acciones y estrategias, es importante que la aplicación
sea actualizada para que cubra, lo mejor posible, las necesidades de
la empresa.

Cuando una empresa decide actualizar su aplicación principal, se

presentan varias alternativas:

- Modificar las aplicaciones existentes.

- Contratar nuevas aplicaciones.
- A medida.
- Estándar ERP.
- Estándar con módulos de varios fabricantes.
- Verticales (sectoriales).
- Mixto.

Y de entre estas posibilidades debe elegir una teniendo en cuenta los

puntos a favor y en contra de cada una de ellas y, teniendo claro qué
necesita la empresa en cuestión.

Las grandes y medianas empresas precisan aplicaciones globales que

cubran de modo integrado todas las áreas de su actividad (Finanzas,
Distribución y Ventas y Producción) y además, otros elementos
tecnológicos que son imprescindibles en organizaciones de este
volumen como EDI, Intranet, Workflow, etc. que estarán totalmente
integrados con la aplicación. Estas aplicaciones son los ERP
(Planificador de Recursos Empresariales).

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2. ERP.

Algunas definiciones de ERP (Enterprise Resource Planning) pueden

ser:

- Un ERP es un conjunto de aplicaciones informáticas (paquete de

gestión) que cubren casi todas las necesidades operativas,
tácticas y estratégicas de una empresa en casi todas sus áreas
de actividad. Es integrado (encajado, unido, sin repeticiones
inútiles) y modular (encajan las partes y podemos añadir más
tarde módulos y trabajar con ellos).

- ERP es una Aplicación Integrada de Gestión, con altas

prestaciones, estándar, modular, multiplataforma, que cubre las
necesidades de todas las Áreas de Negocio, aporta
conectividad, una metodología de implantación, unas ciertas
garantías de futuro y herramientas de desarrollo.

Los objetivos básicos de la empresa cuando decide actualizar su SI

son:

- Solución a problemas detectados.

- Sistema de Información único para la empresa.
- Flexibilidad para reconfigurar el SI si los cambios en el mercado lo
determinan.
- Capacidad para calcular costes y apoyo para tomar decisiones en
base a datos reales..
- Solución Informática: HW+SW+Servicios+Futuro.

Y los beneficios habituales que obtiene son:

- Disminución de inventario.
- Disminución espacio almacenamiento.
- Reducción de existencias desechadas.
- Mejora de calidad.
- Optimización de uso de recursos productivos (máquinas, mano de
obra, subcontratación)
- Mejora del servicio al cliente.

Algunos de los ERPS más utilizados son:

SAP, BaaN, BPCS, PRISM, Ross, Oracle Mfg, SCT, PeopleSoft, JBA JD
Edwards, etc.

Si clasificamos los ERP según el tipo de empresa al que están

dirigidos tenemos:

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Para empresas medias y grandes encontramos:

- SAP (número 1).

- BaaN
- BPCS
- Ross
- Etc.

Y para empresas pequeñas:

- Ambición.

Si un ERP cubre las necesidades de los sectores Automoción,

Electrónico, Alimentación-Distribución y Farmacéutico, entonces
resuelven el 80% de las necesidades de cualquier empresa.

Algunos de los sectores que cubren casi todos los ERP son el sector
Cerámico, Industria Quirúrgica, Automoción, Alimentación, Industria
de Proceso, etc.

Los elementos que avalan el éxito de los ERP son:

- Estándar. Es un estándar, no está hecho a medida para una

empresa en cuestión. Resuelve los problemas de una empresa
estándar.
- Altas prestaciones, modularidad (dividido en módulos: finanzas,
ventas, etc. y con módulos para problemáticas concretas).
- Integrado: La información que actualice una función fluye
automáticamente a todos los registros de las funciones relacionadas.
Elimina redundancia y permite mayor precisión. La información sólo
se introduce una vez.
- Software fabricado con nuevas tecnologías (inabordables a nivel
técnico y financiero por una empresa)
- Funcionamiento con distinto HW (DEC, HP, IBM, etc.).
- Multiplataforma (funcionan sobre varios servidores: Windows
NT/2000, HP 9000, AS/400, etc.).
- Soporte (a dudas, etc.).
- Futuro (fabricados por empresas solventes, que no van a
desaparecer en breve, se da un cierto periodo mínimo de vida).
- Mantenimiento. Se debe pagar, anualmente, una cantidad que varía
entre el 12 y el 18% del precio del producto antes de aplicarle
posibles descuentos, para tener disponible las actualizaciones que
desarrolle el proveedor, las soluciones a posibles fallos, etc.
- Mejora continuada de los sistemas de información: la empresa
fabricante, mejora el producto constantemente mediante nuevas

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versiones del mismo según las necesidades del mercado. Crecen con
las necesidades de la empresa
- Utiliza la arquitectura Cliente-Servidor.
- Amplia implantación en empresas: ya han sido probados en
organizaciones similares, habiéndose modificado los parámetros
necesarios para adaptarlo al tipo de empresa que interesa. Además,
gracias a los desarrollos que se han hecho y se hacen en base a las
necesidades de otras empresas del sector, sabemos qué camino
toman éstas.
- Disponen de herramientas de desarrollo propias.
- Permiten optimizar los recursos de la empresa.
- Cubren todas las áreas de negocio (Ventas, Logística, Producción,
etc.)
- Metodología y herramientas para la implantación del producto. La
existencia de una metodología y unas herramientas probadas en la
implantación del ERP en otras empresas, ayuda a minimizar errores,
a garantizar el plazo, éxito del producto.
- Trazabilidad: el ERP permite que podamos seguir el proceso de
fabricación de un producto concreto (quién trae las materias primas,
quién ha trabajado, etc.).

Ventajas Estándar del uso de los ERP:

- Implantación del producto-solución de forma efectiva, estable y en

el menor tiempo posible: beneficios marcados en plazo.
- Facilidad de mantenimiento.
- Garantía de futuras migraciones. Producto estándar.
- Flexibilidad y rapidez de respuesta ante la evolución y continuas
nuevas exigencias del mercado. Parametrización (será exclusiva para
cada negocio, incluso dentro de una misma empresa (vende coches y
flores)).
- Incorporación de algo de organización en los procesos de negocio al
revisarlos para adecuar los parámetros a las necesidades de la
empresa.
- Interfaz de usuario amigable.
- Ayuda en línea y apoyo al rendimiento (AIR).
- Documentación extensa y detallada.
- El ERP incluye módulos de calidad.
- Multiidioma.
- Multiempresa
- Soluciones orientadas a apoyar la toma de decisiones. EIS.
- Soporta muchos usuarios.
- Diseño basado en objetos.

Además, los ERP tienen módulos especializados en un sector

(resuelven la problemática, necesidades, de un sector) y otros

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módulos comunes como tesorería que se adecuan a cada compañía.
Asimismo, hay países estándar que son semejantes y otros que tienen
problemas específicos (la ñ es España, la letra de cambio que no
existe en EEUU) y para los que se crean paquetes especiales.

Coste de la compra de un ERP:

Hardware 14%
Software 17%
Implantación 46%
Interno 23%

El coste del ERP suele estar entre 12.000.000 y más de 200.000.000

dependiendo del tamaño de la empresa, del tiempo de implantación
(que puede llegar a ser de varios años), del hardware, del número de
usuarios clave y directivos que deben participar por parte de la
empresa en la implantación y del número de licencias compradas.

Implantación de un ERP.

Aunque hoy en día las herramientas y metodologías son buenas, no

se aconseja hacer la implantación en toda la empresa en una sola
fase, a pesar de que el coste y el tiempo es menor que si la
implantación es multifase, ya que hay muchas posibilidades de que
algo salga mal.
La implantación se suele hacer por módulos (aprovechando la
modularidad de los ERP).

Se implanta un módulo, se prueba, se confirma el buen

funcionamiento y se deja de utilizar esa parte del viejo sistema y se
pasa al nuevo. Esta técnica es más barata que mantener el viejo
sistema en funcionamiento hasta que esté totalmente implantado el
nuevo.

A la hora de implantar los módulos se comienza por el menos

complejo y poco a poco se va pasando a los módulos con más
dificultad. El orden de implantación será el siguiente:

- Elementos comunes (Sistema operativo, bases de datos, hardware,

redes, etc.).
- Áreas funcionales. Subsistemas.
- Ventas. Distribución.
- Fabricación.
- Finanzas.
- Enlaces.
- Secuenciación. Recursos Humanos.

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- EIS (Enterprise o Executive Information Systems. Almacén de datos:
antes habían pocos datos y las decisiones se tomaban de cabeza;
ahora hay mucha información e incluso en distintas plataformas e
interesa tenerla junta para tomar decisiones. El EIS es una
herramienta que proporciona acceso directo a la información
relevante en un formato útil y navegable).
Data Warehousing (Data Warehouse: conjunto integrado de bases
de datos, con orientación temática, diseñados para el Apoyo a la
Toma de Decisiones. Data warehousing (Almacenamiento de Datos):
proceso que facilita la creación y explotación de un Data Warehouse).

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3. ¿Todo en uno o lo mejor de cada clase?

Aunque los ERP sean una importante alternativa que invita a las
empresas con su “todo en uno”, hay otra gran alternativa que
muchas empresas adoptan y que no debe ser ignorada; es “lo mejor
de cada clase”.

Antes de la aparición de los ERP, las empresas que no desarrollaban

sus propias aplicaciones a medida, compraban muchos paquetes de
software de diferentes fabricantes considerados “lo mejor de su
clase” que resolvían las necesidades empresariales de un
departamento determinado pero planteaban grandes problemas al
departamento de Tecnologías de la Información para conseguir su
integración.

La aparición de datos inconsistentes y los grandes costes de

mantenimiento del software así como de la gran plantilla necesaria
llevaron a muchas empresas a buscar otra solución y se vieron
seducidas por los ERP. Todo lo que necesitan en una solución, sin
problemas de datos inconsistentes, sin tener que programar
interfaces entre los distintos módulos, con actualizaciones
constantes... el paraíso.

Puede parecer que es mucho mejor el ERP, pero hay que tener en
cuenta que:

- Al contratar un ERP se corre un riesgo a tener en cuenta, al confiar

en un único fabricante y paquete, la contabilidad, las ventas, el
márketing, la gestión de materiales, etc.
- Las características más innovadoras e interesantes casi siempre las
presentan pequeñas empresas de reciente creación y no las grandes
empresas ya establecidas.
- Al ser los ERP modulares, se facilita la adopción de la corriente “lo
mejor de cada clase”. Se puede disponer de las funciones más
apropiadas disponibles de todas las que ofrecen los fabricantes. Si,
por ejemplo, interesa un módulo de recursos humanos de un segundo
fabricante, ya tenemos una interfaz en el ERP lista para que, con un
poco de desarrollo, podamos conectar el módulo del segundo
fabricante.
- Algunos ERP no contemplan algunas aplicaciones como Web, CERG,
Fuerza de ventas, Data Warehouse, Ceramics...
- Si se fusionan dos empresas con distinto ERP, ¿se cambia el ERP de
una de las empresas y se despilfarra el dinero que se ha pagado por
él o se crean enlaces que permitan continuar en cada una con su
ERP?.

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- Lo mejor de cada clase permite añadir capacidades emergentes de
software no disponibles todavía en los paquetes ERP integrados.
- El hecho de elegir lo mejor de cada clase permite aportar una
diferencia estratégica al mercado.

Como ejemplo de una empresa que incluye algunos módulos de

diferentes ERP para conseguir el sistema que desea, tenemos a
General Motors que, en 1999, eligió a SAP como proveedor mundial
en los temas de contabilidad y a PeopleSoft para recursos humanos, y
a Texas Instruments que seleccionó a SAP para sus funciones
financieras y de gestión de materiales y a Rhythm, de i2 technologies,
para la funcionalidad de cadena de suministros.

Al mismo tiempo, integrar distintos módulos para obtener lo mejor no

es tan fácil:

- Existen muchos problemas de integración entre distintas soluciones.

- Los costes de creación de los enlaces y de mantenimiento de los
mismos (si cambia de versión alguna de las aplicaciones que participa
en el enlace habrá que modificarlo) son altos.
- El departamento de Tecnologías de la Información debe hacer cargo
de múltiples sistemas, teniendo que especializarse.
- Aparición de datos inconsistentes.
- Menor rendimiento. Los interfaces entre módulos de distintos
fabricantes afectan negativamente a la velocidad del proceso de
intercambio de datos y al tiempo de respuesta.
- Si la empresa es pequeña o mediana, posiblemente no se tengan los
recursos suficientes para poder aplicar el enfoque híbrido.

Existen empresas que se dedican a crear y vender software pensado

para enlazar aplicaciones a escala de empresa, son conocidas como
fabricantes de middleware. Estas empresas aumentan las
posibilidades de que una empresa opte por adoptar un enfoque
híbrido para los sistemas ERP.
El middleware sirve de puente o concentrador, que traduce y
transporta información entre aplicaciones.

Pese a estos fabricantes de middleware, lo cierto es que la mayoría

de las empresas acaban escribiendo sus propios interfaces ya que de
lo contrario, además de no hacer desaparecer el coste y la dificultad,
deben confiar en el fabricante de middleware.

Ante todo esto, las empresas fabricantes de ERP están dando

facilidades para que se conecten aplicaciones de distintos fabricantes
a los módulos de su ERP.

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Los paquetes ERP se transforman en plataformas de tecnologías de la
información y dejan de ser sistemas aislados. Proporcionan funciones
indispensables, pero a partir de ellos se puede construir toda la
funcionalidad de negocio.
SAP R/3, líder mundial en ERP, incluye una característica, denominada
Business Framework, que es una especie de interfaz para
aplicaciones que contiene los protocolos necesarios para intercambiar
información con R/3. Estandarizando estos intefaces se conseguirá
que, partiendo las empresas de un ERP, puedan incorporar toda la
funcionalidad que necesiten y deseen, aunque sea de distintos
fabricantes y sin tener que soportar las desventajas de seguir la
técnica lo mejor de cada clase.

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4. Instalaciones globales e internacionales de ERP.

Hay multinacionales que desean planificar sus recursos empresariales

globales para unificar el funcionamiento a escala mundial de la
compañía.

Las empresas con estructuras de gestión centralizadas son

candidatas ideales a la instalación de un ERP global para todas las
delegaciones.

Las empresas químicas, petroquímicas, fabricantes de chips, y en

definitiva, aquellas cuyos productos no cambian de un país a otro son
las perfectas candidatas.

Las ventajas de una implantación global son muchas, entre ellas:

- Simplifica la generación de informes.

- Sólo se mantiene una base de datos central.
- Se facilita la gestión de la tecnología.

Pero los obstáculos son muchos. Entre ellos se pueden presentar:

- Distintos husos horarios

- Demasiados usuarios. ¿Un servidor central puede soportar a tantos
usuarios potenciales?.
- Distintos idiomas.
- Distinta moneda.
- Problemas en las telecomunicaciones.
- Tiempo de respuesta demasiado grande.
- Las copias de seguridad y el mantenimiento se pueden realizar
cuando apenas hay actividad en la central (por las noches), pero en
ese momento es una hora punta en otro lugar del mundo y se pueden
encontrar con que el sistema no funciona o va muy lento.
- Con el soporte a los usuarios puede pasar lo mismo, y no tener
servicio cuando más se necesita en la otra parte del mundo.
- Etc.

Pese a todo esto, se han realizado implantaciones globales con éxito,

aunque siempre el coste aumenta un 20% sobre un proyecto nacional
(hay que añadir al coste normal los viajes, los consultores contratados
especialmente para esto, las traducciones necesarias, etc.).

Los principales beneficios que se pueden obtener son:

- Descuentos por contratos globales del ERP.

- Incremento de la facturación y recorte de costes.

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- Entregas más rápidas a los clientes.

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5. Bibliografía.

- Datamation. Junio 1998. Artículo “El renacimiento de lo mejor de

cada clase”, por Larry Marion.
- Datamation. Abril 1999. Artículo “La alternativa al ERP todo en uno”,
por Jeffrey Zygmont.
- Datamation. Marzo 2000. Artículo “Vuelve el estilo Big Bang”, por
Larry Marion.
- Datamation. Sin fecha. Artículo “Póquer de instalaciones”, por Larry
Marion.
- Datamation. Sin fecha. Artículo “Implantar ERP a escala mundial”,
por Emily Kay.

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