UNIVERSIDAD NACIONAL MAYOR DE SAN MARCOS

(Universidad del Perú, Decana de América)

1.
2. ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

El proceso administrativo se desarrolla en diferentes etapas, conocidas con las

abreviaturas de planificación, organización, dirección y control (P.O.D.C.), estas
son consecuentes y se repiten por cada objetivo determinado por la organización
o empresa.

Habitualmente, estas etapas son agrupadas en dos fases, que son:

• Fase mecánica: Planificación ¿Qué se debe hacer? y organización

¿Cómo se debe hacer? En esta se establece lo que se va a hacer y se
dispone una estructura para hacerlo.
• Fase dinámica: Dirección ¿Cómo se está haciendo? y Control ¿Cómo se
realizó? Se puntualiza el cómo se maneja el organismo que se ha
estructurado anteriormente.
 PLANEACIÓN

Es el primer paso a dar, consiste en saber por anticipado qué se va a hacer, la

dirección a seguir, qué se quiere alcanzar, qué hacer para alcanzarlo, quién,
cuándo y cómo lo va a hacer.

Para ello se siguen algunos pasos como:

• Investigación interna y del entorno (se pueden usar herramientas como

las 5 fuerzas de Porter y el análisis FODA).
• Planteamiento de propósitos, estrategias y políticas y propósitos.

• Establecimiento de acciones a ejecutar a corto, medio y largo plazo.

Estudiosos del tema, afirman que la planificación abarca la definición de las
metas organizacionales, el desarrollo de una estrategia general para alcanzar
esas metas y la consecución de planes prioritarios para coordinar todas las
actividades.
Concretamente esta función la debe ejercer el cuerpo administrativo de la
empresa, y preverá los objetivos y metas para la empresa y los métodos que
llevara a cabo.
De manera objetiva se establece un plan que contenga las futuras actividades a
realizar, para ser implementado con previa visualización, tomando en cuenta
detalladamente cada característica.

Las actividades más importantes de la planeación son:

1. Predefinición de objetivos y metas a lograr durante un determinado

tiempo.
2. Implantar una estrategia con métodos y técnicas oportunos a llevar a
cabo.
 3. Anticipar y tramar frente a posibles problemas futuros.

4. Esclarecer, ampliar y determinar los objetivos.

5. Implantar las condiciones de trabajo.

6. Seleccionar y enunciar las tareas a desarrollar para cumplir los objetivos.

7. Construir un plan general de logros acentuando nuevas maneras de
desempeñar el trabajo.

8. Establecer políticas, métodos y procedimientos de desempeño.

9. Modificar los planes basados en el resultado del control.

PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

Cada etapa del proceso administrativo debe regirse por una serie de principios
que se vuelven indispensables si lo que se desea es conseguir una
administración racional.

Si se desea realizar una planificación eficiente, es importante seguir los

siguientes principios.

• Factibilidad
• Objetividad y cuantificación
• Flexibilidad
• Unidad
• Del cambio de estrategias
• Compromiso
• Factor limitante
• Inherencia
Factibilidad

En esta etapa es importante definir que el plan sea realizable. Quizá

suene como algo que las personas ya conocen, pero hay muchas
personas que se plantean objetivos que resultan prácticamente
imposibles y a la larga resultan inviables.
El plan que realicemos tiene que ser viable; no se deben tener miras
demasiado altas o que sean demasiado optimistas, pues el proceso de
planeación está ligado también a los hechos y a la información y recursos
que se poseen. La planeación debe de amoldarse a las condiciones
objetivas que actúan en nuestro medio ambiente.

Objetividad y cuantificación

Establece la necesidad de utilizar datos objetivos, como estadísticas,

tablas de probabilidades, cuantificaciones datos numéricos y cálculos
matemáticos a fin de que no exista ningún riesgo a la hora de realizar los
planes.
Cuando estás planeando algo es imprescindible que las cosas que
planeas se encuentren basadas en datos reales y no en especulaciones
datos pobres, que no permitirán que sus proyectos avancen, pues la
planificación se encuentra supeditada a la información que se maneje. Si
la información es mala, el resto de la planeación estará peligrando.

Flexibilidad

Este es uno de los principios de la planeación más importantes. Cuando

se lleva a cabo una planificación es muy importante mantener o contar
con ciertos niveles de holgura que permitan afrontar situaciones
imprevistas. Unas de las partes importantes de planear algo es siempre
pensar que las cosas podrían trastocarse y tener siempre en nuestra
mano un “Plan B” que nos evite perder tiempo a la hora de continuar si se
nos ha presentado un imprevisto.
El no establecernos en nuestro plan un colchón de seguridad que no nos
permita quedar del todo inactivos si algo llega a pasar podría ser fatal para
nuestros proyectos, puesto que perderíamos recursos y dañaríamos los
planes hasta el momento.

Unidad

En esta parte se explica que todos los planes específicos que maneje la
empresa deben estar también adheridos a un plan general. Deben de
dirigirse y trabajarse juntos a fin de que se encuentren relacionados en el
mismo enfoque, y que al trabajar en uno de ellos se le permita a la
empresa mejorar el sistema para el cumplimiento del objetivo general.
Así pues la unidad en el principio de planeación nos dice que no puedes
llegar a cumplir un objetivo general sin cumplir antes los objetivos
específicos que nos conllevan a este.
Por citar un ejemplo, no puedes tener un automóvil sin ruedas. Si lo que
tienes por objetivo general es la construcción o reconstrucción de un
vehículo motorizado, no puedes cumplir ese objetivo general si no
cumples primero el objetivo específico de hacerte con unas llantas.

Del cambio de estrategias

Cuando se extiende un plan en relación al tiempo, es decir, cuando un

plan pasa a ser de mediano a largo plazo, bien sea por contratiempos o
porque simplemente hubo una falla de cálculo en cuanto a la duración,
deben de modificarse los parámetros y cambiarse las estrategias que se
utilizaban antes, a fin de mejorar el rendimiento de lo que se está
haciendo.
Esto no quiere decir que se abandone el proyecto o la planeación del
mismo, sino que la empresa deberá de cambiar los datos, los parámetros
utilizados, los presupuestos y recursos para poder mejorar lo que haya
que mejorar.

Compromiso

El principio de compromiso nos dice que los cánones de la empresa deben

estar dirigidos en vistas al mediano plazo, pues la planeación a mediano
plazo es la más conveniente. Esto es así porque este tipo de planeación
es el que permite que los compromisos de la empresa encajen en el
futuro, y deja tiempo para que puedan pensar cómo hacer que las políticas
y tendencias puedan cambiarse en previsión de un imprevisto.

Factor limitante

Este principio nos dice que la empresa en cuestión debe disponer de

medios competentes que le permitan detectar esos factores que pueden
limitar o frenar los logros de su organización. Si hay alguna falla en el plan
a seguir, este departamento debe ser capaz de ubicarla con eficiencia y
velocidad, y también de trabajar en consecuencia para removerla o
saltearla en caso necesario.
Este principio es el que nos plantea y enfatiza la importancia de la
objetividad a la hora de seleccionar un curso de acción entre diferentes
alternativas para alcanzar los objetivos propuestos. En otras palabras,
este principio nos permitirá elegir cual es la mejor opción a seguir para
llegar a la meta más rápida y eficientemente.

Inherencia
 Este principio nos revela que en la planeación está integrada a la
condición humana, y que indiferentemente si es dentro de una
organización, o en solitario, solo mediante la planeación se puede
conducir al éxito los proyectos que llevemos a cabo, porque de esa forma
podemos determinar un tiempo de respuesta objetivo y llegar a cumplirlas
en el espacio estipulado.

ORGANIZACIÓN

Es el segundo paso a dar, constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de

la empresa por todos quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es
la coordinación. Después de la planeación el siguiente paso es distribuir y
asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la empresa,
permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre
el personal y el trabajo que debe ejecutar.
Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar
las tareas a realizar, quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a
quién deben rendir cuentas. Es decir, la organización permite conocer lo que
debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y coordinando las
actividades y proporcionando los recursos necesarios.
La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e
intelectuales) de cada trabajador a la vez con los recursos que posee la empresa.
La principal intención de la organización es detallar el objetivo asignado a cada
actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de
satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

 1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los
diferentes puestos.
2. Subdividir las tareas en unidades operativas.
3. Escoger una potestad administrativa para cada sector.
4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por
departamento.
6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

Existen nueve principios que proporcionan la pauta para establecer una

organización racional, se encuentran íntimamente relacionados, y son:

1.- Del objetivo: Todas y cada una de las actividades establecidas en la

organización deben relacionarse con los objetivos y propósitos de la empresa.
La existencia de un puesto solo es justificable si sirve para alcanzar realmente
los objetivos, sin embargo, la realidad muestra que muchas veces se crean
puestos con la consecuente implicación de costos y esfuerzos inútiles.

2.- Especialización: El trabajo se realizará más fácilmente si se subdivide en

actividades claramente relacionadas y delimitadas, mientras más específico y
menor sea el campo de acción de un individuo, mayor será su eficiencia y
destreza.
3.- Jerarquía: Es necesario establecer centros de autoridad de los que emane
la comunicación necesaria para lograr los planes.

4.- Paridad de autoridad y responsabilidad: A cada grado de responsabilidad

conferido, debe corresponder el grado de autoridad necesario para cumplir
dicha responsabilidad.

5.- Unidad de mando: Al determinar un centro de autoridad y decisión para

cada función, debe asignarse un solo jefe, y que los subordinados no deberán
reportar a mas de un superior.

6.- Difusión: Las obligaciones de cada puesto que cubren responsabilidad y

autoridad, deben publicarse y ponerse, por escrito a disposición de todos
aquellos miembros de la empresa que tengan relación con las mismas.

7.- Amplitud o tramo de control: Un gerente no debe ejercer autoridad directa

a más de cinco o seis subordinados, a fin de asegurar que no esté
sobrecargado, y que esté en la posibilidad de atender otras funciones más
importantes.

8.- De la coordinación: Todas las funciones deben apoyarse completamente y

combinarse, a fin de lograr un objetivo común; en esta forma, la organización
funcionara con un sistema armónico en el que todas sus partes actuaran
oportunamente y eficazmente, sin ningún antagonismo.

9.- Continuidad: Una vez que se ha establecido, la estructura organizacional

requiere mantenerse, mejorarse y ajustarse a las condiciones del medio
ambiente.
DIRECCIÓN

Es el tercer paso a dar, dentro de ella se lleva a cabo la ejecución de los planes,
la comunicación, la motivación y la supervisión necesaria para alcanzar las
metas de la empresa. En esta etapa es necesaria la presencia de un gerente con
la capacidad de tomar decisiones, instruir, ayudar y dirigir a las diferentes áreas
de trabajo.
Cada grupo de trabajo se rige por normas y medidas que buscan mejorar su
funcionamiento, la dirección es trata de lograr mediante la influencia
interpersonal que todos los trabajadores contribuyan al logro de los objetivos.

La dirección se puede ejercer a través de:

• El liderazgo
• La motivación
• La comunicación.
Las actividades más significativas de la dirección son:

1. Ofrecer motivación al personal.

2. Recompensar a los empleados con el sueldo acorde a sus funciones.
3. Considerar las necesidades del trabajador.
4. Mantener una buena comunicación entre los diferentes sectores
laborales.
5. Permitir la participación en el proceso de decisiones.
6. Influenciar a los trabajadores para que hagan su mejor esfuerzo.
7. Capacitar y desarrollar a los trabajadores para utilicen todo su potencial
físico e intelectual.
8. Satisfacer las diferentes necesidades de los empleados mediante el
reconocimiento de su esfuerzo en el trabajo.
9. Ajustar los esfuerzos de la dirección y ejecución de acuerdo a los
resultados del control.
PRINCIPIOS BÁSICOS DE LA DIRECCIÓN

Entre estos principios están:

–Coordinación de intereses: Para que la dirección sea eficiente, debe
encaminarse, en todo momento, hacia los objetivos de la empresa. Estos
objetivos solo se pueden alcanzar si los colaboradores están interesados
en ellos, y solo se facilitarán si los objetivos e intereses individuales de
cada uno de ellos son satisfechos en el momento de alcanzar las metas
de la organización y si estas no interrumpen su autorrealización.

–Impersonalidad de mando: La autoridad surge como una necesidad de

la organización para el logro de sus objetivos, no para satisfacer los
deseos de sus directivos o colaboradores.

–Supervisión directa: El líder de un grupo organizacional debe

proporcionar apoyo y comunicación a sus colaboradores en el momento
de ejecutar los planes, de manera que estos puedan desarrollarse con
mayor facilidad.

–Vía Jerárquica: Se deben respetar los canales de comunicación

establecidos en la organización que permita que una orden emitida pueda
transmitirse fácilmente a través de los niveles jerárquicos pertinentes.

–Resolución de conflicto: Los problemas que aparezcan en la gestión

administrativa deben ser resueltos en el momento que surjan, para evitar
que problemas colaterales más graves aparezcan en la organización.

–Aprovechamiento del conflicto: Consiste en analizar el conflicto y

aprovecharlo a través del establecimiento de opciones distintas a las que
puedan existir.
Al dirigir, es necesario aceptar a las personas tal como son, a través de
sus conocimientos, capacidades y voluntades; con el fin de transformarlos
mediante la capacitación, esto requiere el incremento de sus
conocimientos, el mejoramiento de sus capacidades, la corrección de sus
hábitos y la modificación de sus comportamientos.
La dirección también contiene un componente muy importante: el servicio
a los colaboradores, por lo que la dirección es sinónimo de servir a los
colaboradores para que puedan alcanzar los objetivos organizacionales.
Por eso, el director es el que está al servicio de los miembros de su
equipo, no lo contrario. La misión del director es lograr que se alcancen
los objetivos, previendo todo tipo de conflicto que impida alcanzar el fin.

CONTROL
Es el último paso que hay que dar, dentro de esta se lleva a cabo la evaluación
del desarrollo general de una empresa, esta última etapa tiene la labor de
garantizar que el camino que se lleva, la va a acercar al éxito. Es una labor
administrativa que debe ejercerse con profesionalidad y transparencia.

El control de las actividades desarrolladas en la empresa ofrece un análisis de

los altos y bajos de las mismas, para luego basado en los resultados hacer las
diferentes modificaciones que sean factibles llevarse a cabo para corregir las
debilidades y puntos bajos percibidos.

La principal función del control es efectuar una medición de los resultados

obtenidos, compararlos con los resultados planeados para buscar una mejora
continua. Por ello esta se considera una labor de seguimiento enfocada a corregir
las desviaciones que puedan presentarse respecto a los objetivos planteados.
Luego contrasta lo planeado y lo conseguido para desatar las acciones
correctivas que mantengan el sistema orientado hacia los objetivos.

Las actividades más importantes del control son:

1. Seguir, evaluar y analizar los resultados obtenidos.

2. Contrastar los resultados contra estándares de desempeño.
3. Comparar los resultados obtenidos con los planes establecidos.
4. Definir e Iniciar acciones correctivas.
5. Discurrir medios efectivos para medir la operatividad.
6. Comunicar y participar a todos acerca de los medios de medición.
 7. Transferir información detallada que muestre las variaciones y
comparaciones efectuadas.
8. Sugerir diversas acciones correctivas cuando fuesen necesarias.

PRINCIPIOS DEL CONTROL

La aplicación racional del control debe fundamentarse en los siguientes

principios:

Equilibrio:
A cada grupo de delegación conferido debe proporcionarse el grado de control
correspondiente. De la misma manera que la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se está cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada está siendo debidamente
ejercida.
De los objetivos:
Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, es decir, el control
no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
Ningún control será válido sino se fundamenta en los objetivos y si, a través de
él, no se evalúa el logro de los mismos. Por lo tanto, es imprescindible establecer
medidas específicas de actuación, o estándares, que sirvan de patrón para la
evaluación de lo establecido, mismas que se determinan con base en los
objetivos.
Los estándares permiten la ejecución de los planes dentro de ciertos límites,
evitando errores y, consecuentemente, pérdidas de tiempo y de dinero.

De la oportunidad:
El control, para que sea eficaz, ser oportuno, es decir, debe de aplicarse antes
de que se efectúe el error, de tal manera que sea posible tomar medidas
correctivas, con anticipación. Un control cuando no es oportuno, carece de
validez y, obviamente, reduce la consecuencia de los objetivos al mínimo.

De las desviaciones:
Todas las variaciones o desviaciones que se presenta en relación con los planes
deben de ser analizados detalladamente, de tal manera que sea posible conocer
las causas que las originaron, a fin de tomar las medidas necesarias para
evitarlas en el futuro.

Costeabilidad:
El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este
represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este
reporte.
Un control solo deberá implementarse si su costo se justifica ante los resultados
que se esperan de él; de nada servirá esta servirá establecer un sistema de
control si los beneficios financieros que reditúen resultan menores que el costo
y el y tiempo que implica su implantación.

De excepción:
El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o
representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando adecuadamente
cuales funciones estratégicas requieren de control. Este principio se auxilia de
métodos probabilísticas, estadísticos o aleatorios.

De la función controlada.
La función controladora por ningún motivo de comprender a la función
controlada, ya que pierde efectividad el control. Este principio es básico, ya que
señala que la persona o la función que realiza el control no debe de estar
involucrada con la actividad a controlar. Una aplicación clara de este principio se
puede encontrar en el siguiente ejemplo: el control que elabora los estados
financieros no será la persona más idónea para auditarlos o determinar si son
verídicos o no, ya que en dicha evaluación pueden intervenir aspectos de
carácter personal.

3. BIBLIOGRAFÍA
• Una perspectiva Global y Empresarial - Koontz Weihrich 14va Ed. 2012
• https://www.webyempresas.com/proceso-administrativo
• https://gestion.pe/blog/consumerpsyco/2017/11/democratizacion-del-
exito-de-mayorias-con-poder-a-minorias-con-decision.html