SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO
CONSORCIO NIT: 901116680-6
INGENAR PROCEDIMIENTO DE CONTROL DE DOCUMENTOS
CONSTRUCCIÓN DE ALCANTARILLADO SANITARIO CORREGIMIENTO DE LA
VERSION: 01 SST-PRO-21
PEÑA, MUNICIPIO DE SABANALARGA - DEPARTAMENTO DEL ATLÁNTICO

1. OBJETIVO

Definir las principales directrices para cumplir con el control y administración de

documentos y registros del Sistema de Gestión del CONSORCIO INGENAR en cuanto a
su aprobación, revisión y actualización.

1. ALCANCE

El procedimiento aplica para el control de todos los documentos internos del Sistema de
Gestión.

2. DEFINICIONES

Documento: información y su medio de soporte, entendiéndose por información los

datos que poseen significado. El medio de soporte puede ser papel, disco magnético,
óptico o electrónico, fotográfico, muestra, patrón o una combinación de estos.

Un documento puede tener a cualquier de las siguientes categorías:

 Documentos controlados: son aquellos cuyas copias se actualizan al usuario

cuando se modifiquen. Existen, porque son indispensables dentro del sistema de
gestión de la empresa, copias controladas de todos los documentos que hacen
parte del sistema.

 Documento Interno: aquellos que se generan dentro de la empresa para

establecer sus disposiciones sobre el sistema de gestión, que deben cumplir lo
dispuesto en este procedimiento. Los documentos internos son de los siguientes
tipos: procedimientos, formatos y programas.

Listado maestro de documentos: es la relación de todos los documentos, en la cual

de consignan aspectos básicos de control como son: códigos, nombre, versión.

Procedimiento: Forma específica para llevar a cabo una actividad del Seguridad y
Salud en el Trabajo Permite asegurar que las actividades se ejecutan en forma
estandarizada.

Registro: Los registros son un tipo especial de documento suministran evidencia

objetiva de las actividades desarrolladas o de los resultados obtenidos.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Ana Morales Revelo Nombre: Mauricio Enríquez Nombre: Edmundo Rosero
Cargo: Profesional SST. Cargo: Ing. Ambiental Cargo: Representante legal Consorcio
INGENAR
Firma:

Firma: Firma:
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INGENAR PROCEDIMIENTO DE INDUCCIÓN – REINDUCCIÓN.
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3. RESPONSABLE

Responsable del SST.

4. PROCEDIMIENTO

4.1 Elaboración

Se revisa y aprueba para que el contenido de los documentos sea coherente y

consistente con la realidad y adecuado a las necesidades de la empresa. Para ello, al
final del documento, se debe colocar el siguiente recuadro (cuadro de aprobación):

Elaboro Reviso Aprobó

__________________________ __________________________ ___________________

_ _ _

4.2 Identificación de cambios

Los documentos llevaran al final de su elaboración una tabla llamada control de cambios
excepto los formatos, cuyos cambios serán controlados en el listado maestro de registros, de la
siguiente manera:

Tabla control de cambio

Descripción del
Versión Fecha Responsable
cambio

Además de registrar los cambios en la tabla control de cambios, se debe cambiar la versión y la
fecha de modificación en el cuadro del encabezado de los documentos.

4.3 Asegurarse que los documentos permanezcan legibles y fácilmente

identificables

Los documentos resultantes del proceso de implementación del Sistema de Gestión son
impresos en tinta no borrable.

ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ:

Nombre: Ana Morales Revelo Nombre: Mauricio Enríquez Nombre: Edmundo Rosero
Cargo: Profesional SST. Cargo: Ing. Ambiental Cargo: Representante legal Consorcio
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Los documentos se almacenan en carpetas AZ marcadas respectivamente y la copia

magnética.

Aquellos Documentos referentes al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo se deben

conservar por 20 años y posteriormente enviarlos a archivo muerto o ser eliminados tal y como
lo estipula la legislación vigente, aquellos documentos son:

 Registros de Capacitaciones.
 Conceptos de Aptitud Medica (Exámenes Medico de Ingreso, periódicos y de retiro).
 Resultados de Evaluaciones Higiénicas.
 Registros de entrega de Elementos de Protección Personal.

Tabla control de cambio

Versión Fecha Descripción del cambio Responsable
1 10-01 -2018 Creación del documento Profesional SST

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Nombre: Ana Morales Revelo Nombre: Mauricio Enríquez Nombre: Edmundo Rosero
Cargo: Profesional SST. Cargo: Ing. Ambiental Cargo: Representante legal Consorcio
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Cargo: Profesional SST. Cargo: Ing. Ambiental Cargo: Representante legal Consorcio
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