SOLUCION GUIA 5

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Duración de la actividad: 0.50 hora trabajo directo – 0.50 hora trabajo independiente- Total 1 Hora

Generalmente todas las personas tenemos algún medio de prueba que homologa, valida o
certifica cierta información o eventos de nuestras vidas, como lo es nuestra documentación
personal. Nos referimos a documentos como: registro civil, cedula de ciudadanía, libreta militar,
constancias laborales, partida de matrimonio, etc. Con ellos podemos demostrar nuestro
nacimiento, estado civil, situación militar, estudios, experiencia laboral.

Teniendo en cuenta lo anterior, considere lo siguiente:

a. ¿Qué pasaría si no hubiese formar de probar la información de una persona como

verdadera?
RTA: Se podrían presentar varios inconvenientes con otras personas que quieran suplantar
y también duplicaciones
b. ¿Es pertinente tener algún medio de prueba que soporte las operaciones las personas
como son: ¿comprar una casa, cancelar un dinero, recibir un préstamo del banco?
¿Porque?
RTA: Si porque con ese medio de prueba se certifica la legalidad del producto también
sirve para las garantías y certifica que el producto fue adquirido de esa empresa. E3sel
comprobante de dicha compra o cosa adquirida

3.2.1 Recuerde el o los documentos que le han entregado cuando usted o algún miembro de su
familia o conocido, ha realizado alguna de estas operaciones:

 Compra en un supermercado. Facturas computarizadas o a mano

 Realiza transacción en alguna entidad financiera (depósito, retiro, etc.). recibo
 Entra a cine a ver cualquier película, o, al estadio. El tiket y la factura con el valor de la
compra
 Come en algún restaurante. Factura que pagamos en caja

3.2.2 Dentro de su proyecto formativo, ¿qué operaciones o transacciones, considera revisten de

importancia para conservar alguna prueba que posteriormente valide y certifique dicho hecho?

RTA: El certifico estudiantil de la formación, diploma o acta

3.3.1. Consulte en la bibliografía propuesta en esta Guía o en alguna otra que este a su alcance,
acerca de estos temas y responda en medio escrito el siguiente

a. Definición, diferencia y semejanzas entre título valor, documentos comerciales, soportes

contables y soporte no contable. - Desarróllelo en un cuadro comparativo
 DEFINICION SEMEJANZA DIFERENCIA
TITULO VALOR Un Título Valor es un Es un medio de pago es necesario para
documento mercantil ejercer el derecho
en el que está literal expresado en el
incorporado un mismo título.
derecho privado
patrimonial, por lo
que el ejercicio del
derecho está
vinculado
jurídicamente a la
posesión del
documento
 La letra de
cambio.
 El cheque.
 El pagaré.
DOCUMENTOS son todos los Son una constancia Manejan
COMERCIALES comprobantes de las operaciones comprobantes
extendidos por realizadas. internos y externos
escrito en los que se Constituyen la base
deja constancia de las del registro contable
operaciones que se de las operaciones
realizan en la realizadas.
actividad
mercantilEstos son de
vital importancia para
mantener un
apropiado control de
todas las acciones
que se realizan en
una compañía o
empresas.
SOPORTES Los soportes Registran las
CONTABLES contables son los operaciones
documentos que comerciales
sirven de base para
registrar las
operaciones
comerciales de una
empresa, es por ello
que se debe tener un
especial cuidado en el
momento de
elaborarlos
SOPORTE NO Los documentos no Documentos de
CONTABLE contables son cotización sin la
 aquellos que solo compra de un
ofrecen información producto
sobre una operación
mercantil.

Ejemplos de
documentos no
contables son una
cotización, las
remesas o una orden
de compra

c. Clasificación de los distintos documentos teniendo en cuenta diferentes criterios

(contables-no contables; internos-externos; quien compra-quien vende; salida dinero-
entrada dinero, sin movimiento de dinero; etc.). Desarróllelo en una matriz.

SOPORTES CONTABLES INTERNOS: Documentos emitidos dentro de la empresa los cuales son
entregados a terceros o circular dentro de la misma empresa

SOPORTE CONTABLE EXTERNO: Documentos emitidos fuera de la empresa para ser recibidos y
conservados dentro de la empresa

SOPORTES:
3.3.2 Consulte y lea la siguiente normatividad de manera individual para posteriormente por GAES
socializar cada uno de los temas acorde a la distribución que realice su instructor. Para esta
presentación puede utilizar estrategias didácticas como mapas mentales, mapas conceptuales,
cuadros sinópticos, cuadros comparativos, rejillas de conceptos, PNI, etc. Seleccione mínimo tres
didácticas para el desarrollo de todos los sub-ítems (son 4) que se presentan:

3.3.2.1. Código de comercio

Títulos Valores

 Definición
 Alcance o finalidad
 Requisitos
 Clasificación (nominativo, a la orden, al portador)
 Especies de títulos valores (Letra de cambio, pagaré, el cheche, bonos, CDT, factura
cambiaria y factura electrónica ley 1231 de 2008)

3.3.2.2. Estatuto tributario - Facturación

 Artículos 615, 616-1, 616-2, 616-3 (art 309 de la ley 1819 de 2016), 617, 618, 618-2, 619,
652, 652-1, 653 y 657.

3.3.2.3. Decreto 2649 de 1993 Asientos contables, soportes y comprobantes de contabilidad

 Artículos 56, 123 y 124

3.3.2.4 Normatividad Varias:

 Ley 1231 del 2008 – “Por la cual se unifica la factura como título valor como mecanismo de
financiación para el micro, pequeño y mediano empresario…”

..\..\Downloads\3.3.2.docx

 Resolución 8934 del 2014 de la Superintendencia de Industria y Comercio – “Por la cual se

establecen las directrices en materia de gestión documental y organización de archivos…”
3.3.3 Indague acerca de la estructura (modelos y/o formatos, secciones y/o partes,
requisitos mínimos. etc.), clasifíquelos como internos o externos y el procedimiento de
diligenciamiento para su correcto diligenciamiento (paso a paso operativo) de los
siguientes temas y realice un instructivo explicativo por cada uno de ellos.

a. Recibo de Caja, extracto bancario.

b. Comprobante de ingreso y Comprobante de Egreso
c. Comprobantes de consignación bancaria y comprobante de retiro. Chequeras
d. Notas créditos y Notas Débitos
e. Facturas de Venta, Factura de Compra y Factura Electrónica.
f. Cheques, pagares, letras de cambio.
g. Tarjeta de Kárdex
h. Cotización y pedid0s
i. Orden de compra, Remisiones.
j. Notas de Contabilidad y Comprobantes de Contabilidad o de Diario
 k. Documentos extracontables
Cotización
Orden de compra
Orden de pedido
Requisición
Siigo

Traiga a la sesión presencial un modelo/formato de cada uno de los documentos presentados, que
posteriormente serán trabajados en el ambiente de formación. Puede tomar como referencia el
texto de contabilidad universitaria de Lucy Coral y Emma Gudiño-Unidad 05 (Disponible en
Biblioteca) o cualquier otro que este a su alcance para que desarrolle lo planteado.

3.3.4. Con las actividades realizadas hasta este momento junto a otras consultas que
complemente alrededor del tema, desarrolle la matriz propuesta acerca de los documentos vistos
que responda a:

Su instructor presentará de manera didáctica los temas ya indagados y desarrollados por usted en
los ítems anteriores para profundizar, aclarar y resolver sus inquietudes y deficiencias, Este atento
a su intervención, tome notas, participe por medio de aportes y preguntas en lo posible.
3.3.5. Elabore un informe escrito acerca “El Archivo y la conservación de documentos en el área
financiera y contable de las empresas” que contenga:

a. Los archivos administrativos, definición, clases y características.

Es la unidad que administra, custodia y conserva en buen estado los documentos de
cualquier tipo o valor administrativo legal, permanente e histórico que son transferidos
por las diferentes oficinas o entidades.

Clases o tipos
 Archivo de oficina o de gestión: primera etapa de la vida de los documentos
 Archivo central: recibe los documentos que le transfiere a los distintos archivos de
oficina. Tiene como objetivo el estudio y la valoración de las series documentales
 Archivo Intermedio: Recoge toda la documentación procedente de los archivos de
gestión cuya vigencia administrativa ha finalizado, pero sigue siendo consulta para
parte de la administración
 Histórico: recoge toda la documentación que se conservara de manera
permanente
 Por su organización: centralizado, una sola dependencia. Descentralizada,
funciona repartido entre las diferentes dependencias o departamentos
 Por su uso: activo, la información que conserva es consultada permanentemente.
Semiactivo, constituido por documentos que ya cumplieron su trámite y que por
motivos legales, fiscales o administrativos siguen activos. Permanente, contiene
información vital para la compañía y la que va conformando su historia

Características

 Nombre y extensión.
 Contienen diferente información archivo de texto, de imagen, de audio y de
video.
 Se organiza en carpetas (directorios) y subcarpetas (subdirectorios) de forma
jerárquica.
 No puede haber archivos con el mismo nombre Y extensión en la misma
carpeta.
b. Selección de los documentos de archivo
Acto por el cual se seleccionan los documentos para su conservación permanente o su
eliminación
c. Importancia de la organización del archivo y la conservación documental en las áreas
financieras y contables de las empresas.
Los archivos recopilan, mantienen y difunden información registrada generada o recibida
por una entidad grupo o persona en función de las actividades que esta realiza. Contribuye
en la solución de preguntas o inquietudes, da cierta asesoría y orientación.
d. Manejo automatizado de la información frente a las ayudas de la tecnología, el internet,
las redes sociales, los correos electrónicos y al exceso de información disponible.
 Correo electrónico: permite la transferencia e documentos, mensajes, videos,
fotos, etc. En cuestión de segundos
 Redes sociales: se puede compartir información y hacer consultas desde cualquier
punto de acceso. También permite comunicación con otros usuarios y accede a la
información de ellos