Arquivologia Aula Extra PDF

Noções de Arquivologia para o MPU
Teoria e exercícios comentados

Prof. Felipe CepkauskasPetrachini –Aula 03
essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também

conhecida como laminação com solvente.
Encapsulação: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas

coisas :P. Desta vez, utilizaremos películas de poliéster e fita adesiva de duplo
revestimento (dupla face).
O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para

fixar as duas faces. Mas preste atenção: deve haver um espaço entre o documento
e a fita adesiva de aproximadamente 3mm, o que significa que o documento ficará
solto dentro das duas lâminas.
Reenfibragem: Vamos olhar bem próximos de uma folha de papel. Ela pode
parecer fina, mas em verdade, é bastante espessa ("grossa", se preferirem).
Utilizem a imaginação e finjam que a folha de papel é um enorme sanduíche :P.
Pois bem, a medida em que o tempo passa, parte do recheio do papel começa a
desaparecer, deixando falhas, que por sua vez, tornarão o papel quebradiço.
A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de

maneira a recompor a estrutura da folha.
7.3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de

arquivo.
Como prometido na última aula, este tópico é uma exposição detalhada do

tópico “Ordenação”, da fase de arquivamento dos documentos (em especial, na fase
corrente e intermediária).
Ele é tão específico e detalhado que, embora tivesse de ser tratado na Aula
02, você simplesmente perderia a noção do todo se eu fizesse isso. Optei por
separá-lo e coloca-lo em uma aula mais curta, para que você possa apreciar em
todo seu esplendor este tema tão próprio :P.
Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente

consultados no futuro. Comecemos.
Prof. Felipe Cepkauskas Petrachini www.estrategiaconcursos.com.br Página 9 de 60

Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois

grandes sistemas:
Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de sua

guarda, sem a necessidade de recorrer a algum instrumento intermediário de
consulta;
Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos

consultar um índice alfabético remissivo ou um código previamente.
Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível,

e possibilitar expansões futuras.
Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de

arquivamento conhecidos pelo homem. Costuma-se dividi-los em duas classes:
Métodos Básicos:
- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o

nome;
- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a

procedência do documento (local);
- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do

documento ou então, da pasta onde está arquivado;
- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento.
Métodos Padronizados:
- Variadex
- Automático
- Soundex
- Mnemônico
- Rôneo

Como são menos intuitivos, explicaremos estes métodos diretamente em nos

itens próprios.
Até aqui foi moleza. Nessa próxima parte, sua atenção será fundamental.
Explicaremos todos os métodos de arquivamento conhecidos pelo homem e cobrados
em prova atualmente. Destes, o método Alfabético é o que nos dará mais trabalho, por
conta da quantidade de regras. Não desanime, vai valer a pena.
Método Alfabético
Como você podia imaginar, este método utiliza um dos nomes existentes no
documento para organizá-lo em ordem alfabética.
É um método simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.

Praticamente todo mundo conhece a ordem do alfabeto, e mesmo que estejamos
diante de um volume assustador de documentos, é razoavelmente simples
identificar um erro no padrão de organização.
Mas embora seja fácil, não é tão fácil assim :P.
Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem

“comuns” (não fizerem referência nomes de pessoas, instituições ou eventos), a
ordem é bastante simples: pegue as palavras, e simplesmente as organize do
jeitinho que sua professora do pré-ensinou: primeiro o A, depois o B, e assim por
diante.
Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam

nomes de pessoas, instituições ou eventos, você deverá seguir uma série de regras
de alfabetação, que veremos abaixo. Para quem já fez alguma monografia na vida,
verão que boa parte do que é explicado aqui foi visto por vocês durante a longa e
tortuosa jornada pela ABNT :P.
Comecemos:
1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e

depois o prenome.
Exemplo: Pedro Moreira,Flávio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.

Deverão ser arquivados como:
Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de
Moreira, Pedro
Silva, Flávio
Caso você se veja diante de vários nomes com o mesmo sobrenome final,
será o prenome a definir a ordem:
Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, João Silva
Silva, João
Silva, Paulo
Silva, Pedro
O último sobrenome é, no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome

herdado do pai. Procura-se organizar nomes através do último sobrenome por duas
simples razões: o sobrenome é a partícula mais importante do nome, uma vez que
indica seus laços familiares (e a civilização ocidental até hoje preza esses valores) e
existem uma infinidade de "Felipes" por aí, mas pouquíssimos "Petrachinis" o que
torna esse padrão de ordenação mais útil em um arquivo.
2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

ligados por hífen não se separam, quando passamos o sobrenome para o início:.
Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos
Castelo Branco, Camilo
Torre Cinza, Ferdinando
Villa-Lobos, Heitor

3ª Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

seguem a regra anterior, ou seja, quando passamos o sobrenome para o início,
devem ser acompanhados dos nomes que os sucedem.
Exemplo: João do Santo Cristo, Pedro São Paulo, Emanuelle Santa Rita
Ricardo Santa Rita, João do Santo Cristo, José Carlos São Paulo
São Paulo, José Carlos
Santa Rita, Paulo
Santo Cristo, João do
4ª Regra: As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na

classificação de sobrenomes iguais. Uma variante desta regra: símbolos antecedem
as letras nas regras de alfabetação:
Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim
Arquivam-se:
F. Petrachini
Felipe Petrachini
Fernando Zuquim
5ª Regra: Os artigos e preposições, como por exemplo "a", "o", "de", "d’",
"da", "do", "e", "um", "uma", não são considerados.
Exemplo:
João da Silva, Rogério d’Anvasso, Leonardo de Caprio, José Ferreira Silva,

José dos Santos Silva
Anvasso, Rogério d'

Caprio, Leonardo de
Silva, José Ferreira
Silva, José dos Santos
Repare na arapuca: a partícula "dos" em José dos Santos Silva deve ser
ignorada. Se fosse levada em consideração, este nome não seria o último da lista
("d" vem antes de "F"), mas como não a levamos em consideração, o nome José
Ferreira Silva vem antes de José dos Santos Silva (pois "F" vem antes de "S").
Essa regra também tem uma razão prática: de pouco nos valeria um arquivo
que considerasse artigos na organização, pois a maioria dos itens acabaria
entulhados na letra "U" ou "O". Veja uma coletânea de filmes: Uma Linda Mulher,
Uma Babá Quase Perfeita, Uma Família da Pesada, Os Dinossauros, Os Flinstones,
Os Jetsons, Os Trapalhões. Todos esses nomes vão entupir as prateleiras "U" e "O"
quando podiam muito bem estar dispersos. Além do que, você, quando lembra do
nome do filme, não fica pensando no artigo que o antecede, ou fica?
6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Júnior,

Neto, Sobrinho e assemelhados) são considerados parte do último sobrenome,
mas são desconsiderados na ordenação alfabética. Quando existirem, devem
ser levados ao início do nome, acompanhados pelo sobrenome que os antecedem.
Exemplo:
Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho
Amauri Sobrinho, Ferdinando
Fonseca Neto, Olavo
Fonseca Júnior, Pedro
Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenação,

o que fez com que Olavo Fonseca Neto ficasse antes de Pedro Fonseca Júnior.

MAS... é possível que estes nomes sejam considerados, quando servirem de

elemento de distinção, como por exemplo:
João da Silva Junior, João da Silva Neto, João da Silva Sobrinho
Silva Junior, João da
Silva Neto, João da
Silva Sobrinho, João da
7ª Regra. Os títulos não são considerados na alfabetação. São colocados

após o nome completo, entre parênteses.
Exemplo:
Ministro Joaquim Barbosa, Professor José Bedaque, Coronel Ricardo

Nascimento, Doutor Ferdinando Silva
Barbosa, Joaquim (Ministro)
Bedaque, José (Professor)
Nascimento, Ricardo (Coronel)
Silva, Ferdinando (Doutor)
Lembre-se: título, do que quer que seja, NÃO É NOME.
8ª Regra: Os nomes estrangeiros são considerados pelo último sobrenome,

salvo nos casos de nomes espanhóis e orientais. É igualzinho o que já estudamos:
Exemplo: George Walker Bush Charles Chaplin Adolf Hitler
Bush, George Walker

Chaplin, Charles
Hitler, Adolf
MAS... as partículas de nomes estrangeiros podem ou não ser consideradas

parte do nome. É usual que sejam consideras quando escritas em letra maíscula.
Exemplo: Giulio de Capri, Esteban De Penedo, Chales Du Pont, John Mac

Adam
Capri, Giulio di (partícula em letra minúscula)
De Penedo, Esteban (partícula em letra maíuscula)
Du Pont, Charles (partícula em letra maíuscula)
Mac Adam, John (partícula em letra maíuscula)
9ª Regra: Os nomes espanhóis e os de origem hispânica são registrados

pelo penúltimo sobrenome, que, pela tradição do país, corresponde ao sobrenome
de família do pai.
Exemplo:
Enrico Gutierrez Salazar, Maria Pereira de la Fuente, Pablo Puentes

Hernandez.
Gutierrez Salazar, Enrico
Pereira de la Fuente, Maria
Puentes Hernandez, Pablo
10ª Regra. Os nomes orientais, tanto aqueles asiáticos, como japoneses,

chineses ou coreanos, como os vinculados a países do Oriente Médio, a exemplo
dos árabes, são registrados tais como se apresentam.

Exemplo:
Li Su Yang, Osama Bin Laden, Kenshin Mikamoto
Kenshin Mikamoto
Li Su Yang
Osama Bin Laden
Casca de banana clássica, então, atente-se à origem dos nomes que está
tendo que organizar.
11ª Regra: Os nomes de firmas, empresas, instituições e órgãos

governamentais devem ser transcritos como se apresentam. Contudo, não se deve
considerar na ordenação tanto artigos como preposições que façam parte do nome.
Repare que não é de todo uma regra nova. Artigos e preposições não devem
ser considerados nos nomes pelas razões que já comentamos.
E para ficar mais fácil, temos a faculdade de colocar os artigos e preposições

entre parênteses:
Exemplo:
El Pais, The Washigton Post, Eletropaulo, Banco Itaú S.A, Itaú Seguradora
S.A, O Melhor Bolo de Chocoloate do Mundo
Banco Itaú
Eletropaulo
Itaú Seguradora S.A.
Melhor Bolo de Chocolate do Mundo (O)
Pais (El)

Washington Post (The)
12ª Regra: Nomes de congressos, conferências, reuniões, assembléias e em

qualquer outra coisa parecida devem apresentar os números no fim, entre
parênteses, sejam eles arábicos, romanos ou escritos por extenso
Exemplo:
V Seminário de Práticas Tributárias, Quarto Congresso de Ornitologia, Sexto

Congresso de Ornitologia, 2º Curso do MPU de Arquivologia.
Congresso de Ornitologia (Quarto)
Congresso de Ornitologia (Sexto)
Curso do MPU de Arquivologia (2º)
Seminário de Práticas Tributárias (V)
Veja que esta regra tende a manter unidos os congressos que tenham
ocorrido em série. Se utilizássemos a classificação alfabética tão somente, os
"Congressos de Ornitologia" ficariam longe uns dos outros, dificultando o trabalho
dos interessados no assunto, já que é muito provável que busque as informações
em ambos os documentos.
Você pode estar pensando: é muita regra, como é que vou memorizar isto.
Se tentar memorizar, provavelmente vai ter problemas :P. Todas estas regras tem
uma razão de ser. Arquivologia é uma ciência teórica, mas voltada a uma
necessidade prática. Estas regras existem para facilitar a vida dos indivíduos
interessados na informação, e não dificultá-la.
Sugiro que faça um exercício de consciência, para entender de que maneira

as regras aqui expostas facilitam as buscas. Eu já fiz isto em alguns itens, dando
pistas, mas para a informação fixar na sua cabeça, você também vai ter de fazer um
esforço :P. Precisando, estamos aí.
Método Geográfico
Este método utiliza o local ou procedência do documento para permitir a

recuperação da informação (busca no arquivo do documento a ser consultado).
Pois bem, existem três formas de se proceder à ordenação dos documentos

segundo este método:
- Estado, Cidade, Correspondente - Os documentos serão organizados

alfabeticamente pelo estado de procedência. Documentos da Bahia estarão juntos,
assim como os de São Paulo, Rio de Janeiro, e assim por diante.
Uma vez organizados os estados, caso dois documentos possuam os

mesmos estados de origem, organizaremos alfabeticamente as cidades de
procedência. E por fim, o correspondente (pessoa com quem devo entrar em
contato para assuntos daquela cidade/estado. Tudo em ordem alfabética.
EXCETO... No método geográfico, as cidades que sejam capitais de estado

devem figurar no começo da lista, independentemente da ordem alfabética. Veja o
exemplo:
Bahia - Salvador - FONSECA, Olavo
Bahia - Ilhéus - SILVA, Fausto
São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe
São Paulo - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
São Paulo - Nazaré Paulista - CARDOSO, Fernando
São Paulo - Nazaré Paulista - DINAMARCO, José
Repare para nunca mais esquecer: Salvador é a capital da Bahia. Desta

forma, esta cidade tem precedência sobre as demais quando da organização. Por
isso, Salvador veio antes de Ilhéus, sem nos atentarmos à ordem alfabética.
Mas, depois de tratarmos a capital, os demais municípios devem ser

colocados em ordem alfabética. Não vá se esquecer que a ordem alfabética de
nomes de pessoas é feita através do último sobrenome e não do prenome.

Se quer uma mãozinha para lembra deste método, lembre-se que a maior
parte dos documentos de uma instituição tende a ser produzido na capital do estado
onde ela se situa. A razão é simples: a maior parte dos acontecimentos de um
estado ocorre na capital, o que implica um maior número de acontecimentos
passíveis de registro e documentação.
- Cidade - Estado - Correspondente
Quando ordenamos os documentos pela cidade de sua proveniência,

seguimos rigorosamente a ordem alfabética, sem qualquer exceção. Isso quer dizer
que as capitais TAMBÉM deverão ser arquivadas pela ordem alfabética, sem
qualquer preferência no método. Isto ocorre pois, caso quiséssemos dar alguma
relevância à estrutura do estado onde o documento foi produzido, utilizaríamos o
método anterior. Como optamos pelas cidades, não há qualquer razão para dar
preferência para as capitais.
Veja os documentos anteriores, organizados agora por cidade:
Franco da Rocha - São Paulo - BRITO, Hugo
Ilhéus - Bahia - SILVA, Fausto
Nazaré Paulista - São Paulo - CARDOSO, Fernando
Nazaré Paulista - São Paulo - DINAMARCO, José
Salvador - Bahia - FONSECA, Olavo
São Paulo - São Paulo - PETRACHINI, Felipe
- País - Cidade - Correspondente
Mesma ideia do primeiro método, só que agora, o país é o nosso critério de

organização. E, novamente, por darmos importância à nacionalidade do documento,
as capitais dos respectivos países tem precedência sobre as demais cidades. Veja o
exemplo:
França - Paris - FRANÇOIS, Jacque

França - Lorena - SILVA, Pierre
Brasil - Brasília - INACIO, Lula
Brasil - Americana - SILVA, Nicole
Brasil - Franco da Rocha - BRITO, Hugo
Brasil - São Paulo - PETRACHINI, Felipe
Chamemos a atenção a dois detalhes: primeiro, as capitais dos países

listados estão sempre em primeiro lugar na lista de cada país. Segundo, e mais
importante: as capitais de estado não tem precedência neste método (País,
Cidade, Correspondente). Assim, embora Brasília esteja no topo da lista das
cidades brasileiras (antes inclusive de Americana), São Paulo, que é a capital do
estado de São Paulo segue a ordem alfabética normalmente.
Método Numérico
Este método, ao contrário dos anteriores, pertence ao sistema indireto de

arquivamento. Será necessário, portanto, fazer uma consulta prévia a um índice
alfabético remissivo, a fim de que busquemos a informação de onde está localizado
o documento. Normalmente, este índice recebe o nome de índice onomástico (não
entre em pânico :P).
Por exemplo: neste sistema, caso eu queira localizar um documento referente

ao servidor Felipe Cepkauskas Petrachini, devo antes consultar um registro, onde
constará o seu número de matrícula. Com o número de matrícula em mãos
(digamos, 142.825), posso localizar a pasta correspondente no arquivo, que as
manterá organizadas segundo o padrão numérico.
Este método é subdividido em:
- Numérico Simples: Sem qualquer segredo. Cada documento recebido ou

produzido pela instituição receberá um número de pasta e um número sequencial
(correspondente à ordem de entrada). E as pastas estarão dispostas segundo seu
número: 1,2,3,4 e assim por diante. E não há qualquer problema na utilização de

pastas que eventualmente vagarem, guardando-se novos documentos naquela

mesma localização.
- Numérico Cronológico: Excelente para arquivar processos (todas as

repartições pelas quais passei utilizam este método de arquivamento com seus
processos).
Numeraremos não a pasta, mas o próprio documento arquivado. Assim

sendo, cada documento receberá um número único de registro. Os documentos
serão arquivados, primeiramente, por sua ordem cronológica de produção ou
recebimento, e após, pela própria ordem numérica. Só poderemos reaproveitar
números não utilizados SE o documento anterior e o novo apresentarem as mesmas
datas.
- Numérico Dígito-Terminal: O método de arquivamento digito-terminal

utiliza um sistema interessante: os documentos são ordenados numericamente, mas
a leitura deste número é feita de maneira especial: os números são divididos em
grupos de dois dígitos. Um documento de número 123456 será dividido nos dígitos
56, 34 e 12. Neste sistema, a leitura é feita sempre da direita para a esquerda,
sendo no nosso exemplo o grupo 56 o grupo primário, 34 o grupo secundário e o 12
terciário.
GP - 56
GS - 34
GT - 12
Pois bem, todos os documentos de final 56 estarão arquivados juntos em

uma única gaveta. Se quisermos o documento 123456, iremos na gaveta dos
documentos final 56, e lá dentro, procuraremos a pasta ou guia 34, e depois o
documento 12 dentro desta pasta.
Método Ideográfico
Este método de arquivamento é baseado no assunto do documento. Mas se

fosse tão simples assim, não precisaríamos estudá-lo :P

Pois bem, o método ideográfico pode operar de duas maneiras:
- Através do método alfabético, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"dicionário" e "enciclopédico";
- Através do método numérico, o qual, por sua vez, pode ser subdividido em
"duplex", "decimal" e "unitermo".
Falemos de cada um deles:
Método Ideográfico Alfabético Dicionário: Os assuntos serão dispostos em

ordem alfabética, sem qualquer consideração de pertinência entre um assunto e
outro. Desta forma, ainda que um assunto seja na verdade um subtópico de outro,
faremos como o dicionário: organizaremos palavra por palavra, individualmente:
Arquivo Corrente
Arquivo Intermediário
Arquivo Permanente
Documentos Consultado de Maneira Frequente
Purgatório
Valor Histórico
Valor Informativo
Método Ideográfico Alfabético Enciclopédico: Acredito que tenha

reparado que os tópicos acima possuem relação entre si. O método enciclopédico
procura tirar vantagem desta situação, relacionando estes assuntos. Entretanto,
dentro de um mesmo tópico, os documentos seguem a ordem alfabética:
- Arquivo Corrente
- Documentos Consultados de Maneira Frequente
- Arquivo Intermediário

- Purgatório
- Arquivo Permanente
- Valor Histórico
- Valor Informativo
Método Ideográfico Numérico Duplex: Segue o mesmo método de

construção do método Enciclopédico, com a diferença de que adicionaremos um
número antes de cada classe de assunto. Procedendo-se desta maneira, seremos
capazes de abrir um número ilimitado de classes, o que torna este método bastante
flexível. O único cuidado que devemos é o de utilizar classes muito bem definidas,
sob o risco de terminar classificando documentos de mesma natureza em mais de
um lugar.
1. Arquivo Corrente
1.1 Documentos Consultados de Maneira Frequente
2. Arquivo Intermediário
2.1 Purgatório
3 Arquivo Permanente
3.1 Valor Histórico
3.2 Valor Informativo
Método Ideográfico Numérico Decimal: Este método é uma variação do

método decimal bolado por Melville Louis Kossuth Dewey. O método original era
aplicável na Biblioteconomia. Dewey estava preocupado com o crescente número
de publicações e bibliotecas no mundo, e mais ainda, acreditava que as pessoas
encarregadas de custodiar este conhecimento não seriam lá muito brilhantes.

Desta forma, vislumbrou um sistema extremamente simples de organização,

dividindo o conhecimento humano em 9 classes principais e mais uma décima
classe geral. Pela metodologia utilizada em sua construção, o método decimal
permite expansão ilimitada de subdivisões de um mesmo assunto, além de ser fácil
de memorizar apenas dez assuntos principais. A desvantagem é que não há como
expandir este método para além de dez assuntos.
Nosso método é muito semelhante: existirão dez classes de assunto, sendo a

classe "0" normalmente associada ao assunto "Geral".
A cada três algarismos, utilizaremos um ponto para dividir os números.

Acompanhe:
Classes:
0 - Geral
1 - Departamento Pessoal
2 - Finanças
Agora veja como ficaria a classe 1
100 - Departamento Pessoal
110 - Admissão
111 - Exame Médico
112 - Documentos de Interesse do Empregado
112.1 - Documentos Recebidos
112.2 - Documentos Não Recebidos
113 - Contratos
120 - Férias
200 - Finanças ...

Método Ideográfico Numérico Unitermo: Também chamado de método de

indexação coordenada. É, de longe, o método menos solicitado em concurso,
provavelmente por ser um pouco complicado de entender. Mas seu professor vai
explicar bonitinho, e quando eu acabar, Deus queira que eu tenha conseguido fazer
parecer simples :P.
Como de praxe no método Ideográfico de arquivamento, o primeiro passo a

se tomar é identificar o assunto do documento. Os documentos são numerados
conforme a sua entrada ou produção na instituição (critério cronológico). Uma vez
numerado, nós identificaremos palavras chaves daquele documento (descritores)
em uma ficha índice, palavras estas que servirão de ferramenta de pesquisa. Veja o
exemplo:
(fonte:http://www.rccg.vo6.net)
O que podemos notar nesta ficha? Ela descreve o documento número 0012,
intitulado "Assembléia Extraordinária". Faz um breve resumo do conteúdo do
documento e registra as palavras-chave do documento.
Mas não acabou ainda. Pegaremos todas as palavras-chave utilizadas como

descritores em todas as fichas índice, e faremos um outra ficha, dividida em 10
colunas, numeradas de 0 a 9, cada qual relacionada à palavra chave selecionada:

Para cada documento novo, será atribuído um número (isso nós já vimos), e
este número será inserido nas fichas de palavras chave sempre que possuírem
algum dos descritores. O número do documento deve ser inserido na coluna
correspondente a seu dígito final. O documento 0012, que ainda não foi
acrescentado à lista, deverá figurar na coluna 2 de todas as fichas de palavra chave.
Isto é a explicação teórica (nebulosa como é de praxe a todo assunto que

não vimos ainda na prática :P). Vamos experimentar agora o método.
Suponhamos que eu queira levantar todos os documentos que tratem sobre

as greves de metalúrgicos de que a instituição tem notícia. Pois bem, eu, na
verdade, estou procurando documentos que possuem os descritores "Greve" e
"Metalúrgicos" ao mesmo tempo.
Olhando para a tabela, saberemos que o documento 0004 e o documento

0530 são aqueles que desejamos. Por que? Pois localizei o número de documento
tanto na ficha de "Greve", como na de "Metalúrgicos".
Sim meu caro, isso aqui é a versão manual braçal do Google :P. Talvez seja
por isso que gosto tanto dele (e a razão de ser tão pouco cobrado em prova :P).
Métodos Padronizados:
Método Variadex: É uma variação do método alfabético, com uma diferença:

é um método que utiliza também cores para auxiliar na memorização. Costuma-se
trabalhar com cinco cores, sendo cada qual atribuída em função da SEGUNDA letra
do nome de entrada no arquivo, ou pela letra que compõe a abreviatura. E por que
justo a segunda letra? Porque todo mundo patina na hora de arquivar
alfabeticamente um mesmo documento quando a primeira letra é a mesma :P (é um
engano comum, que você, até esta data, já deve ter cometido alguma vez na vida).
Dessa forma, não precisamos das cores para a primeira letra do documento, mas
sim para a segunda
O método também evita o arquivamento inadequado, já que, caso você tenha

um documento de pasta azul e esteja tentando colocá-lo no meio dos documentos
de pasta verde, provavelmente notará o equívoco que está cometendo. E mesmo

que isso não seja suficiente, qualquer pessoa que olhar o arquivo superficialmente
vai notar algo errado.
O modelo utilizado por Remington Rand (autor do método), utiliza a seguinte

chave de cores (não precisa memorizar pois até hoje a tabela sempre constou na
prova quando este conhecimento foi exigido):
A, B, C, D e abreviações com estas letras - Cor Ouro
E, F,G, H e abreviações com estas letras - Cor Rosa
I, J, K, L, M, N e abreviações com estas letras - Cor Verde
O, P, Q e abreviações com estas letras - Cor Azul
R, S, T, U, V, W, X, Y, Z e abreviações com estas letras - Cor Palha
Os demais métodos serão abordados brevemente.
Método Automático: Utiliza combinações de letras, números e cores, com o

fim específico de evitar a acumulação de pastas de sobrenomes iguais.
Método Soundex: Os documentos são reunidos pelo critério fonético. Serão

agrupados documentos cuja pronúncia da palavra utilizada para identificá-lo seja
parecida. Desta forma, não se assuste se ver isto:
SOUSA, Fernando
SOUZA, Hélio
Pelo critério alfabético, estes nomes dificilmente estariam juntos. Mas como a
pronúncia do "S" e do "Z" em ambas as palavras é semelhante, estes documentos
serão agrupados próximos uns dos outros.
Método Mnemônico: Este método apela bastante para a memória. As letras

que compõem as palavras serão consideradas como símbolos, facilitando a
recuperação da informação através da própria memória do arquivista.

Método Rôneo: Completamente obsoleto. Tanto que a única coisa que você
vai precisar saber (até porque, é a única coisa mencionada nos livros) é que era um
método que se servia de letras, números e cores para organizar os documentos.
Acha que acabou? Quase :P. Existe mais um método de arquivamento,

entretanto, ele não é classificado nem como básico, nem como padronizado.
Método Alfanumérico:
É inegável que o método alfabético é um método de fácil utilização.

Entretanto, também é um método com grandes possibilidades de arquivamente
errôneo. Isso se deve ao fato de que muitas palavras na língua portuguesa possuem
pronúncia igual, mas grafia apenas semelhante, e pelo fato de a maior parte das
pessoas não se atentar muito às demais letras que compõem o nome do documento
(acabam fixadas apenas na primeira letra).
O método variadex buscava diminuir a ocorrência destes erros, como já

vimos, através da utilização de cores. O método alfanumérico busca o mesmo
objetivo, só que através de números.
Por exemplo:
Aa - Af = 1
Ag- Al = 2
Am - As = 3
[...]
Za - Zz = 90
Com isso, reduzimos o grupo de pesquisa quando precisarmos consultar um

documento específico, pois só teremos de consultar a pasta que compreende o
intervalo desejado. Um documento de interesse do Sr. Paulo Afonso estaria
armazenado na pasta 1, pois:
AFONSO, Paulo

E os documentos do intervalo Aa - Af ficam todos guardados na pasta 1.
(Off topic) Tipologias documentais e suportes físicos:

microfilmagem
Vamos começar com a tabela que vimos na aula 01:
Documentos Definição
São documentos no qual a informação se manifesta na

forma escrita ou textual. É o tipo de documento mais
comum atualmente, cujos exemplos compreendem os
contratos, relatórios, certidões e o que mais você
Escritos ou textuais conseguir imaginar :P
Esta palavra tem o mesmo radical grego da palavra

"ícone" e ambos remetem à ideia de "imagem". Desta
forma, estão compreendidos aqui os documentos cuja
informação se manifeste através de uma imagem
Iconográficos estática. Slides e Fotografias são excelentes exemplos.
Tranquilo :P, são documentos cujas informações estão

armazenadas na forma de áudio. São raros os
exemplos ultimamente de documentos puramente
Sonoros sonoros, mas pense naquelas fitas K-7 de outrora.
Falamos de documentos na forma de "imagem em

movimento", independentemente de apresentarem
áudio. A filmagem é um exemplo perfeito deste tipo de
Filmográficos documento.
Gravados em meio digital, demandando, em função
desta característica, equipamentos eletrônicos para
sua consulta. Esta aula é um exemplo de documento
Digitais digital :P
Aqui é melhor começar pelo exemplo: mapas e plantas
arquitetônicas são documentos cartográficos. Através
do uso de escala, representam grandes áreas através
Cartográficos de imagens reduzidas.

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Teoria e exercícios comentados

essa camada secar, terá aderido ao documento e ao papel de seda. É também

Encapsulação: Novamente, colocaremos o documento no meio de duas

O documento será colocado entre as lâminas, usando-se a fita adesiva para

A reenfibragem consiste em preencher estas falhas com polpa de papel, de

7.3.3 Arquivamento e ordenação de documentos de

Como prometido na última aula, este tópico é uma exposição detalhada do

Os documentos são ordenados justamente para que possam ser facilmente

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Os métodos de arquivamento podem ser divididos inicialmente em dois

Sistema Direto: A busca do documento é feita diretamente no local de sua

Sistema Indireto: Para se localizar o documento nestes casos, precisaremos

Lembre-se sempre: um sistema de arquivamento deve ser simples, flexível,

Dentro desses dois grandes sistemas estarão todos os métodos de

- Alfabético: elemento a ser considerado na organização do documento é o

- Geográfico: elemento a ser considerado na organização será a

- Numérico: aqui levaremos em consideração o número constante do

- Ideográfico: classificação feita de acordo com o assunto do documento.

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Como são menos intuitivos, explicaremos estes métodos diretamente em nos

É um método simples, barato, e razoavelmente seguro de se utilizar.

Mas embora seja fácil, não é tão fácil assim :P.

Quando os termos que pretendemos organizar alfabeticamente forem

Entretanto, caso os documentos que tenhamos de organizar envolvam

1ª Regra: Nos nomes de pessoas físicas, considera-se o último sobrenome e

Exemplo: Pedro Moreira,Flávio Silva,Elisandro Cardoso Pereira de Almeida.

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Deverão ser arquivados como:

Almeida, Elisandro Cardoso Pereira de

Exemplo: Pedro Silva, Paulo Silva, João Silva

Deverão ser arquivados como:

O último sobrenome é, no Brasil e em boa parte do mundo, o sobrenome

2ª Regra: Sobrenomes compostos de um substantivo e um adjetivo ou

Exemplo: Ferdinando Torre Cinza, Camilo Castelo Branco, Heitor Villa-Lobos

Deverão ser arquivados como:

Castelo Branco, Camilo

Torre Cinza, Ferdinando

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3ª Regra. Os sobrenomes formados com as palavras Santa, Santo ou São

Deverão ser arquivados como:

São Paulo, José Carlos

Santa Rita, Paulo

Santo Cristo, João do

4ª Regra: As iniciais que abreviam prenomes têm precedência na

Exemplo: F. Petrachini, Felipe Petrachini, Fernando Zuquim

João da Silva, Rogério d’Anvasso, Leonardo de Caprio, José Ferreira Silva,

Deverão ser arquivados como:

Anvasso, Rogério d'

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Silva, José Ferreira

Silva, José dos Santos

6ª Regra: Os sobrenomes que exprimem grau de parentesco (Júnior,

Olavo Fonseca Neto, Pedro Fonseca Junior, Ferdinando Amauri Sobrinho

Deverão ser arquivados como:

Amauri Sobrinho, Ferdinando

Fonseca Neto, Olavo

Fonseca Júnior, Pedro

Observe que o "Neto" e "Junior" foram desconsiderados na nossa ordenação,

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MAS... é possível que estes nomes sejam considerados, quando servirem de

João da Silva Junior, João da Silva Neto, João da Silva Sobrinho

Deverão ser arquivados como: