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Conceitos iniciais
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Uma novidade no Excel 2013 é que agora apenas uma planilha é aberta
automaticamente em uma pasta de trabalho (Plan1). No Excel 2010 e nas versões
anteriores, ele oferecia 3 planilhas separadas por abas (Plan1, Plan2 e Plan3). Toda pasta
de trabalho tem de ter, ao menos, uma planilha aberta.
Toda planilha é composta por células que, por sua vez, são organizadas em linhas e
colunas. Existe um limite na quantidade de linhas e colunas em uma planilha, desde o Excel
2007 são disponibilizadas 1.048.576 linhas e 16.384 colunas. Esses valores ficam para as
linhas e colunas, respectivamente, à esquerda e acima das células.
Logo à esquerda e acima das células está a Caixa de Nome, que identifica qual
célula ou intervalo de célula está selecionado naquele momento. O nome da posição é a
junção da letra que se refere à coluna e do número da linha. SEMPRE uma célula estará
ativa. Um ponto importante é que caso seja fechado o Excel, fica marcado na caixa de
nome a última posição de célula selecionada, e só fica marcada em A1 no momento em que
é inicializado o Excel ou se essa célula for a última selecionada.
Acima das células, está localizada a Barra de Fórmulas, onde se insere conteúdos na
célula selecionada, sejam eles textos, fórmulas, números, etc.
Assim como no Word, o Excel 2013 possui uma Faixa de Opções no lugar do antigo
Menu. Assim como o Word 2013, possui uma barra de status bem semelhante e
ferramentas de acesso rápido (desfazer, refazer...).
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De modo geral, o Excel 2013 ganhou maior praticidade de gerenciamento dos dados
e análise. Algumas funções foram adicionadas, para dar maior autonomia ao software e
facilitar a análise de dados, e em relação a versões mais anteriores, em especial ao Excel
2007, o Excel 2013 permite edição de imagens e criação e exibição de equações
matemáticas, coisas que não eram possíveis e não podiam ser alteradas.
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Assim como no Word, para criar uma nova pasta de trabalho, basta clicar em Novo,
que está localizado na guia Arquivo. Existem várias opções pré-definidas, e dessa forma, é
possível escolher a opção que mais combinar com o interesse do trabalho. Para abrir uma
pasta de trabalho, basta entrar em Arquivo e logo depois em Novo.
Para salvar, basta clicar em Arquivo e logo depois Salvar, nos casos de editar um
documento já salvo. Caso seja um documento novo sendo editado, será redirecionado para
a opção Salvar Como, onde é possível selecionar o local de salvamento e o formato
pretendido. No caso de imprimir, existem algumas diferenças para o Word. Ele permite que
o usuário imprima apenas as planilhas que estão ativas (com preenchimento), bem como
toda a pasta de trabalho ou conjunto de células selecionado. É bastante versátil, pois
permite diversas opções para melhor impressão do que se deseja.
Para aumentar a quantidade de planilhas, é necessário clicar no “+” que fica à direita
das planilhas já existentes na pasta de trabalho. É possível proteger as planilhas
individualmente, bem como renomeá-las, exclui-las, etc. Para se deslocar dentro da
planilha, basta clicar com o mouse na célula desejado ou intervalo delas (células separadas
por “:” identificam um intervalo), ou então navegar usando as setas do teclado.
Para excluir o conteúdo das células, basta selecionar o conjunto de células em que
deve fazer a exclusão e clicar com “delete”, ou se preferir excluir a célula inteira, basta clicar
com botão direito do mouse em cima delas e clicar na opção Excluir. O mesmo
procedimento vale para inserir determinado intervalo de células, só que clicando na opção
Inserir.
O Excel possui diversos recursos, além desses já citados, entre eles está o de
autopreenchimento. Ao lado das células, na parte inferior direita, existe um quadrado
chamado alça de preenchimento. Ele procura padrões para reproduzir nas células
restantes, seja sequências numéricas, datas, repetições, o Excel é capaz de detectar esses
intervalos. No caso de repetições de fórmulas, caso se deseje travar a célula selecionada,
basta usar o “$”. Essas travas servem para quando o usuário utiliza a função PROCV, por
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exemplo, onde necessita-se demarcar o ponto de partida e de chegada das células e por
isso estes devem ser estáticos.
O Excel trabalha com uma gama de variedades em relação aos tipos de dados
aceitos para executar suas tarefas. Ele aceita dados de texto, números, booleano
(verdadeiro e falso), contábil, moeda e data. Algo que geralmente é cobrado em prova é a
diferença entre contábil e moeda. Ambas são utilizadas para representar fins monetários,
porém a contábil traz o símbolo da unidade de moeda sempre à esquerda, e moeda traz
junto ao texto. O zero, em contábil, é representado por um traço, enquanto em moeda isso
não acontece.
Para utilizar uma fórmula ou função é necessário iniciar a célula com “=”. As
fórmulas são usadas para fazer operações de cálculo, operações com texto, com datas e
todos os tipos que o Excel aceita, pois para cada um deles existe uma função que os trata.
4. Funcionalidades do Excel
4.1.Grupo Número
Ajusta o tipo de dado presente em cada célula. Existem várias opções, inclusive
para personalizar.
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O ajuste padrão definido é o geral. Com essa seta, podemos selecionar o melhor
tipo para determinada ação. As opções são as seguintes:
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Esse grupo visa inserir, excluir e formatar células, linhas e colunas. O efeito desse
grupo pode ser obtido clicando com botão direito do mouse sobre o que se deseja alterar,
na própria planilha. É um grupo bastante simples e fácil de lembrar.
Outra muito comum é a ferramenta de Classificar e Filtrar. Essa opção garante que
as células selecionadas sejam classificadas conforme algum critério e que sejam filtradas as
opções de interesse. Filtros comumente são usados com longas listas de dados, porém
serve, de modo geral, para visualizar as informações mais relevantes para o usuário
naquele momento.
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*** IMPORTANTE: Caso a célula em que se realizará uma operação esteja definida como
Texto o tipo de dado, NÃO será possível trabalhar com fórmulas dentro dela. Repare que
não estou dizendo que não existem fórmulas para texto, pois elas existem, porém, o Excel
não reconhece como fórmula algo digitado num campo pré-estabelecido como texto.
Nesse caso, por mais que o “=” esteja iniciando uma sentença, esta será escrita como um
texto e aparecerá conforme o código que foi escrito, sem executar sua função.
Abaixo, apresentarei algumas das funções mais importantes e que geralmente são
cobradas em provas de concurso.
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Para exemplificar, vamos utilizar a função SOMA. Como próprio nome já sugere, faz
a operação de somatório. Essa função exige a entrada de argumentos APENAS
numéricos. A estrutura é
=SOMA(arg1;arg2;arg3;...)
Com isso, podem ser mesclados esses argumentos numa mesma fórmula,
intervalos, com números inseridos, com valor de determinada célula, contanto que todos
sejam NÚMEROS.
TABELA DE FUNÇÕES
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6. Considerações Finais
Para compreendê-las, basta colocar o cursor sobre a função, que o Excel fornece
uma breve explicação sobre sua utilidade e forma de utilização. É importante conhecer a
biblioteca de funções fornecida e também como cada ícone aparece nas guias. Fazendo
isso, você estará conhecendo a fundo como se comporta cada guia.
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