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Área de Automatización de Procesos Administrativos
Implementación y Evaluación Administrativa I

CONTEXTUALIZACIÓN DE CASO DE ESTUDIO RESUELTO

TEMAS SEMANA 4: Definición de actividades, cronograma de
actividades, diagrama de Gantt.

Por
MA/MSc. Andrea Morales
Hugo Girón
MSc. Humberto Ajcú Página 1
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DEFINICIÓN DEL CASO:

INTRODUCCIÓN:

La Textilera Textiles H&A, que se dedica a la comercialización y exportación de productos textiles,

empresa guatemalteca con una estructura de mercado conformado por la industria maquilera a nivel
internacional, siendo su público objetivo la demanda de Estados Unidos.

Se tomó en cuenta, la determinación del análisis del entorno que puede afectar el mercado global, tanto
externamente como internamente apoyándose de herramientas que ayuden a medir los índices de
aceptación, para ello se utilizó la matriz de los índices de factores internos y externos.

A raíz del análisis situacional, se pudo llegar a la determinación de distintos problemas a nivel operativo,
productivo, administrativo y de recursos humanos, así como también se establecieron las estrategias que
serán necesarias para elaborar un plan de acción. El caso enfoca en forma global, el propósito de la
empresa en diferentes áreas es mejorar ante todo los índices de productividad, ventas, mercado,
haciendo uso de tecnología de punta, lo que ayudara a que la empresa sea competitiva y pueda participar
en mercados a nivel internacional, adicionalmente se espera implementar normas estándares para
consolidad la calidad de los productos.

Con el objeto de priorizar la solución a los problemas de tipo administrativo planteados se ha decidió por
parte de las autoridades de la empresa la realización de 3 proyectos esenciales los cuales coadyuvaran al
desarrollo de la misma.

Estos se mencionan a continuación:

• Dotación de personal idóneo para realizar las tareas empresariales.

• Actualización de la infraestructura tecnológica de los sistemas de información interno
• Implementación de la Sección de Administración de Puestos y Salarios.

Para la realización de cada uno de los proyectos debemos de seguir una metodología que nos
permita dar seguimiento a las diferentes acciones que tenemos que realizar para ejecutarlos, es
por ello que con estas aplicaciones serán desarrolladas con base en los conceptos vertidos en el
Libro de Implementación y Evaluación Administrativa I, versión abril 2019.

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Los proyectos se guiarán con base en lo establecido en la pág. 32 de libro, figura 2.

LINEAS DE TIEMPO DEL PROYECTO

Basados en las líneas de tiempo del proyecto

El primer proyecto para desarrollar es el de DOTACION DE PERSONAL en virtud que si contamos

con personal calificado podremos responder a las nuevas necesidades que se imponen producto
de la globalización del sector textil.

PROYECTO DOTACION DE PERSONAL:

Definición de dotación de personal:

Con frecuencia, la implementación de nuevas estrategias y políticas o la determinación de algunas

deficiencias administrativas exigen nuevas prioridades en la administración de recursos humanos
y un uso diferente del personal. Estos aspectos de la dotación pueden implicar la contratación de
nuevas personas con nuevas destrezas o capacitar a los empleados existentes para que aprendan
nuevas destrezas.

Para implementar estrategias de crecimiento, es necesario contratar y capacitar personal nuevo,

como ya se indicó, sin embargo, es necesario encontrar personas experimentadas con las
habilidades, destrezas y conocimiento necesario para ocupar esos puestos por eso es necesario
realizar un proyecto de dotación de personal el cual se define en sus etapas a continuación:

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Aquí se incluirán algunas otras definiciones complementarias en la definición de las metas:

1 Definir las metas del proyecto

Visión:
Dotar de personal a los diferentes departamentos, que nos permita incrementar un mayor
número de ventas.

Misión:
El personal seleccionado debe poseer valores como: Honestidad, integridad e idoneidad.

Objetivos:
Fomentar la participación de los trabajadores en la identificación y resolución de los problemas
ergonómicos, al ser parte esencial y activa del proceso de evaluación.

Metas:
Aumentar la productividad en los procesos como:
o Tejido de punto 10%
o Hilandería, 15%
o Tejeduría, 5%
o Tintorería, 10%
o Corte, Confección y Acabados. 10%

Importante:

¿Qué son las metas?

Las metas son los resultados que una empresa o proyecto que se desea alcanzar.

Estas permiten que la organización esté planificada, que se implementen objetivos específicos y
que se trabaje con menos márgenes de error.

Tipos de metas:

Las metas pueden ser a corto, mediano o largo plazo.

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Metas a corto plazo:

Aquellas metas que se pretenden cumplir en un margen de tiempo relativamente corto, por ejemplo, en
menos de 6 meses. Es decir que los resultados de estas metas no tardarán demasiado tiempo en
observarse.

Metas a mediano plazo:

A mediano plazo se establecen aquellas metas que se desean llevar a cabo en un período de,
aproximadamente, un año. Es decir que estas necesitarán meses para ejecutarse y cosechar sus
beneficios.

Metas a largo plazo:

Las metas a largo plazo requieren de más de un año para llevarse a cabo de manera exitosa.

2. Plan del Proyecto

En este punto definiremos las acciones siguientes:

a. Definición de las actividades a realizar como parte del proceso de dotación de personal.
b. Definición de predecesoras y sucesoras.
c. Calculo de tiempo para cada actividad, utilizando la formula.
d. Elaboración del cronograma de actividades
e. Programación de las actividades (asignación de recursos)
f. Elaboración del presupuesto asignando recursos a cada actividad
g. Elaboración del diagrama de Gantt
h. Elaboración del diagrama de red
i. Cálculo de tiempos (matriz de tiempos)
j. Cálculo de la ruta critica

a. Definición de las actividades a realizar como parte del proceso de dotación de personal.

Como podemos darnos cuenta el proceso de dotación de personal está relacionado con la solución de un
problema de tipo administrativo, con esto de acuerdo con el Diseño del Plan, se requiere de un plan para
llevar a cabo la solución, por lo cual debemos de definir las actividades que se ejecutaran como parte del
proceso, aquí se deben de tomar en cuenta que las actividades deben de definirse en forma secuencial y
tiene que tener un orden lógico.

• Para el proceso de dotación de personal se presentan las actividades en el cuadro siguiente:

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Proceso de Dotación de Personal

No. Act. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1 A Aprobacion de dotacion de puestos

2 B Convocatoria de puestos
3 C Selección de candidatos
4 D Evaluacion de candidatos
5 E Calificacion y aprobacion de candidatos
6 F Determinacion de clausulas de contrato
7 G Elaboracion y revision de contrato
8 H Aprobacion de contrato
9 I Diseño de capacitacion
10 J Elaboracion de material escrito de capacitacion
11 K Elaboracion de filminas de capacitación
12 L Presentacion de capacitacion
13 M Captura y verificacion de datos para contrato
14 N Elaboracion y firma de contrato
15 Ñ Pago de fianza de cumplimiento de contrato
16 O Desarrollo de Capacitacion
17 P Evaluacion de capactiacion
18 Q Inicio de labores del nuevo empleado

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• Identificadas las actividades como series:

No. Act. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1 A Aprobación de dotación de puestos

2 B Convocatoria de puestos
3 C Selección de candidatos
4 D Evaluación de candidatos
5 E Calificación y aprobación de candidatos
6 F Determinación de clausulas de contrato
7 G Elaboración y revisión de contrato
8 H Aprobación de contrato
9 I Diseño de capacitación
10 J Elaboración de material escrito de capacitación
11 K Elaboración de filminas de capacitación
12 L Presentación de capacitación
13 M Captura y verificación de datos para contrato
14 N Elaboración y firma de contrato
15 Ñ Pago de fianza de cumplimiento de contrato
16 O Desarrollo de Capacitación
17 P Evaluación de capacitación
18 Q Inicio de labores del nuevo empleado

b. Definición de predecesoras y sucesoras.

No. Act. PRECEDENTES SUCESORAS DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD

1 A NINGUNA B,F,I Aprobacion de dotacion de puestos

2 B A C Convocatoria de puestos
3 C B D Selección de candidatos
4 D C E Evaluacion de candidatos
5 E D M Calificacion y aprobacion de candidatos
6 F A G Determinacion de clausulas de contrato
7 G F H Elaboracion y revision de contrato
8 H G NINGUNA Aprobacion de contrato
9 I A J Diseño de capacitacion
10 J I K Elaboracion de material escrito de capacitacion
11 K J L Elaboracion de filminas de capacitación
12 L K NINGUNA Presentacion de capacitacion
13 M D N Captura y verificacion de datos para contrato
14 N M Ñ Elaboracion y firma de contrato
15 Ñ N NINGUNA Pago de fianza de cumplimiento de contrato
16 O E NINGUNA Desarrollo de Capacitacion
17 P O Q Evaluacion de capactiacion
18 Q P FIN Inicio de labores del nuevo empleado

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Actividad Predecesora:
Una tarea i es predecesora de una tarea j, cuando la realización de la tarea j está directamente
condicionada por la ejecución de la tarea i. (i es la notación para indicar “inicio” j es la notación
para indicar “ fin” )

Actividad Sucesora:
Una tarea j es sucesora de una tarea i, cuando la realización de la tarea j está directamente
condicionada por la ejecución de la tarea i.

c. Cálculo de tiempo para cada actividad, utilizando la formula.

Cálculo de tiempo estimado:
Para calcular el tiempo del proyecto se debe considerar la duración de cada actividad. Luego se
realiza un análisis de la red para determinar cuál es la serie de actividades que al sumar sus
duraciones constituyen la ruta más larga denominada “Ruta o camino Critico”

t = (a + 4m + b)
6
Utilizando esta formula los tiempos reales de cada actividad se detallan en el cuadro siguiente:

TIEMPOS
PRECEDENT
No. Act. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
ES
SUCESORAS OPTIMO MEDIO PESIMO "t"
a m b
1 A Aprobacion de dotacion de puestos NINGUNA B,F,I 1 1 1 1
2 B Convocatoria de puestos A C 4 5 6 5
3 C Selección de candidatos B D 1 3 5 3
4 D Evaluacion de candidatos C E 5 10 15 10
5 E Calificacion y aprobacion de candidatos D M 1 2 3 2
6 F Determinacion de clausulas de contrato A G 1 2 3 2
7 G Elaboracion y revision de contrato F H 4 5 6 5
8 H Aprobacion de contrato G NINGUNA 1 2 3 2
9 I Diseño de capacitacion A J 1 2 3 2
10 J Elaboracion de material escrito de capacitacion I K 1 2 3 2
11 K Elaboracion de filminas de capacitación J L 1 3 5 3
12 L Presentacion de capacitacion K NINGUNA 1 1 1 1
13 M Captura y verificacion de datos para contrato D N 1 1 1 1
14 N Elaboracion y firma de contrato M Ñ 1 1 1 1
15 Ñ Pago de fianza de cumplimiento de contrato N Q 1 1 1 1
16 O Desarrollo de Capacitacion E P 4 5 6 5
17 P Evaluacion de capactiacion O Q 1 1 1 1
18 Q Inicio de labores del nuevo empleado P FIN 1 1 1 1

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d. Elaboración del cronograma de actividades
MESES DEL AÑO 2020
No. Act. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD OCTUBRE NOVIEMBRE
"t" 1 2 5 6 7 8 9 12 13 14 15 16 19 21 22 26 27 28 29 30 2 3 4 5 6 9 10 11
1A Aprobacion de dotacion de puestos 1
2B Convocatoria de puestos 5
3C Selección de candidatos 3
4D Evaluacion de candidatos 10
5E Calificacion y aprobacion de candidatos 2
6F Determinacion de clausulas de contrato 2
7G Elaboracion y revision de contrato 5
8H Aprobacion de contrato 2
9I Diseño de capacitacion 2
10 J Elaboracion de material escrito de capacitacion 2
11 K Elaboracion de filminas de capacitación 3
12 L Presentacion de capacitacion 1
13 M Captura y verificacion de datos para contrato 1
14 N Elaboracion y firma de contrato 1
15 Ñ Pago de fianza de cumplimiento de contrato 1
16 O Desarrollo de Capacitacion 5
17 P Evaluacion de capactiacion 1
18 Q Inicio de labores del nuevo empleado 1

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