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En esta práctica vamos a introducir los datos referentes a un proyecto determinado y una vez
obtenido el calendario definitivo, simularemos que comienza la ejecución del mismo, y
paralelamente a ella, comenzará el seguimiento del proyecto, introduciendo los datos “reales de
ejecución”. Los datos del proyecto se muestran a continuación:
Técnicos Auxiliares
Duración(d
Actividad Siguientes (personas/ (personas/
ías)
día) día)
A 2 B, C 2 1
B 3 E - 2
C 2 G, H 3 1
D 4 E, F 3 -
E 5 - 6 2
F 1 I 2 3
G 5 J - 1
H 4 I, J 3 2
I 3 K 4 2
J 6 K 3 -
K 3 - 2 2
Además, vamos a introducir otros tipos de costes. En concreto vamos a suponer un coste
fijo para algunas de las actividades del proyecto, que son los que se muestran a
continuación:
Coste fijo
Actividad
(euros)
A 200
B -
C 275
D -
E -
F 155
G 235
H 1500
I 2750
J 60
K 25
Para la introducción de estos costes fijos debemos estar situados en la pantalla Diagrama de
Gantt y seleccionar en el menú Ver/Tabla/Costo. En la columna Costo fijo podemos
introducir los costes fijos de las diferentes actividades. Supongamos que el coste fijo de
todas las actividades se imputa por prorrateo, excepto el de las actividades J y K. El coste
fijo de J se imputa al comenzar dicha actividad y el de K al finalizar la misma. Además, se
puede introducir un Costo fijo general para el proyecto en esta misma tabla. Para ello debe
aparecer la tarea resumen del proyecto (Herramientas/Opciones y en la
pestaña General, activar la casilla Mostrar tarea resumen del proyecto). Supongamos un
costo fijo general para el proyecto de 650 €. Para volver a la vista
anterior Ver/Tabla/Entrada.
Supongamos que queremos comenzar la ejecución del proyecto el primer Lunes del mes de
Junio.
Una vez tenemos el calendario de ejecución definitivo debemos realizar una serie de pasos
previos al comienzo de la ejecución, necesarios para poder llevar a cabo el seguimiento y
control del mismo.
Cinco tipos de información permiten analizar el progreso al realizar el seguimiento de las
tareas de un proyecto: duración, trabajo, fecha de comienzo, fecha de fin y costo. Los
cambios en cada uno de estos campos permiten comparar y evaluar el progreso: planeado,
programado, real y restante.
Por ejemplo, para una tarea puede haber campos de información que contengan
la información planeada, programada, real y restante. El contenido de estos campos
puede coincidir o ser diferente. Las variaciones entre determinados campos puede
examinarse para obtener información útil para el seguimiento. Es por ello que se hace
referencia a estos campos como campos de seguimiento.
La información restante es útil para aquellas tareas que aún no hayan empezado o las
tareas en curso, existen campos de trabajo restante, costo restante y duración restante. Estos
campos calculan la cantidad de tiempo y costo que queda antes de que la tarea esté
completada. Los campos de este tipo son una previsión del futuro.
Para las tareas que aún no han comenzado, el contenido del campo Trabajo restante es el
mismo que el del campo Trabajo programado. Para las tareas en curso, el trabajo restante se
calcula restando el trabajo real al trabajo programado. Lo mismo ocurre con los campos
Costo restante y Duración restante. El campo Trabajo restante puede modificarse, del
mismo modo que ocurre con los campos Trabajo real y Trabajo programado.
Para llevar a cabo el seguimiento, pueden sernos de utilidad los campos referentes a
la información de variación, que comparan la información programada actual con la
información planeada original. Por ejemplo, el campo Variación de trabajo muestra la
diferencia entre los campos Trabajo previsto y Trabajo programado. Algunos ejemplos son
Variación de trabajo, Variación de costo, Variación de duración, Variación de comienzo y
Variación de fin.
Como ya sabemos, se puede agregar cualquier campo a cualquier vista de hoja. Por
ejemplo, es posible que se desee insertar la columna Duración prevista junto al campo
Duración programada en el diagrama de Gantt. Para ello, en el menú Insertar, haríamos
clic en Columna y seleccionaríamos el campo que deseáramos mostrar en la vista.
También se puede aplicar una tabla de las ya diseñadas con varios campos de seguimiento.
Algunas de ellas son las tablas de seguimiento, trabajo, costo y variación. Otra posibilidad
es crear una tabla personalizada que contenga los campos de seguimiento que necesite.
Así pues, en primer lugar vamos a guardar la información de línea de base. Para ello se
debe seleccionar en el menú Herramientas/Seguimiento y hacer clic en Establecer línea de
base. No se debe confundir línea de base con plan provisional. Al guardar una línea de
base, Project se limita a copiar la información de tareas, recursos, asignaciones y costos de
los campos programados a los campos de línea de base. Si seleccionamos ahora en el
menú Ver/Tabla/Seguimiento podemos observar algunos de los datos reales, que
inicialmente están todos vacíos.
Supongamos que la actividad A empezó y finalizó cuando debía. Para indicar esto,
podemos introducir directamente las fechas de comienzo y fin real o simplemente
en el campo %Completado escribir 100, con lo que el programa asume que la
actividad se ha ejecutado conforme al plan previsto. Como vemos los campos reales
de costo, duración y trabajo, se actualizan automáticamente conforme a lo previsto.
Comprobar cómo en el Gantt de seguimiento se refleja esta situación.
Supongamos que la actividad D empezó un día más tarde de lo debido pero que su
duración fue la prevista inicialmente. Para ello escribimos su fecha de comienzo
correspondiente. Vemos que en el diagrama de Gantt de seguimiento la actividad se
reprograma para empezar un día más tarde, lo que no afecta a otras actividades. Si
ahora indicamos que a día de hoy esta 100% completada, MS-Project asume que el
único cambio es que la actividad empezó un día más tarde, pero el resto ha ido
conforme al plan inicial. En el Gantt de seguimiento queda reflejado este hecho.
Reflejemos ahora que la actividad C empezó con un día de retraso. Al hacer esto,
fijémonos que si su duración es la prevista inicialmente, esto afectará a otras
actividades, que deberán empezar más tarde. Supongamos que su duración final fue
la prevista inicialmente (para ello escribimos su duración prevista en el campo
duración real o escribimos 100 en el campo %completado). Fijémonos que las
actividades F, G, H y J se reprograman para que se cumplan las relaciones de
precedencia. Supongamos además que la actividad C ha gastado 350 euros de costes
fijos en lugar de los 275 previstos inicialmente. Para ello seleccionamos en el
menú Ver/Tabla/Costo y en el coste fijo de C escribimos 350. Podemos observar
que el coste real de la actividad se recalcula pero no el previsto inicialmente, y esta
diferencia de 75 euros queda reflejada en el campo variación.
Teniendo en cuenta la situación actual del proyecto, ¿crees que podremos finalizarlo en la
fecha prevista inicialmente? Esto podemos verlo directamente en el diagrama de Gantt o
seleccionando en el menú Ver/Tabla/Variación.
Ahora el alumno puede cambiar de nuevo la Fecha de hoy y seguir simulando la
introducción de datos reales…