CURSO AVANZADO DE MS PROJECT

PRIMERA SEMANA
SESIÓN 01: SEGUIMIENTO DEL PROYECTO I

 Actualización de las actividades

 Introducir el porcentaje real completado de las actividades

 Introducir fechas reales de inicio y fin

 Actualización de las asignaciones

 Reprogramación del proyecto

 Proyecto ejemplo

 Actualización de los costos reales del proyecto

 Actualización manual de los costos del proyecto

 Emitir informe de desempeño del trabajo

 Emitir informe de desempeño del proyecto

 Proyecto ejemplo

Una de las primeras y más importantes misiones del jefe de proyecto es la identificación y
descripción de las actividades que es necesario acometer y desarrollar para llegar al
resultado adecuado. Antes de iniciar la andadura hay que elegir el camino más
conveniente, el rumbo que se debe seguir y el ritmo a imprimir a cada etapa. Esta tarea
implica elegir entre múltiples opciones y resolver un sinfín de incógnitas. Y todo ello hay
que hacerlo "a priori", desconociendo lo que ocurrirá en la realidad y asumiendo los
niveles de complejidad e inhabitualidad que son propios de los proyectos.
En proyectos de gran envergadura puede ser necesario establecer un segundo escalón de
jefatura dentro del proyecto, nombrando responsables de subproyectos o de paquetes de
actividades o de actividades y tareas. La metodología siempre es la misma: subdividir el
proyecto en partes con entidad propia pero más dominables que el proyecto global. Si el
caso lo justifica, la descripción de actividades podrá hacerse de forma piramidal en varios
niveles: subproyectos, paquetes, actividades, tareas.
Para la definición de actividades es necesario contar con los siguientes datos:

 La Estructura de Desagregación de Proyecto

 Especificaciones y objetivos del proyecto

 Información histórica
– qué actividades fueron necesarias en proyectos similares anteriores

 Limitaciones
– presupuesto total, plazo de entrega...

 Hipótesis: se ha de elaborar una lista de actividades que complete la EDP

incluyendo todas las actividades requeridas para realizar el proyecto.
En la tarea de descomposición de actividades, se trata de subdividir los elementos del
proyecto en componentes lo suficientemente pequeños para facilitar las tareas de
programación, ejecución y control. Para ello, será necesario:

 Identificar los elementos principales del proyecto, fases y microfases.

 Identificar los componentes de dichos elementos

 ¿Dónde acaba la descomposición? Cuando se disponga de:

– entradas y salidas definidas.
– obtención de estimaciones adecuadas de duración y coste

 Comprobar la corrección de la descomposición

– ¿son los componentes inferiores necesarios y suficientes?
– ¿se puede programar y presupuestar cada componente?

Pero la enumeración de actividades no es suficiente, y ha de ir acompañada de una

descripción concreta que permita comprender su razón de ser, su contenido, el resultado
esperable, su responsable y las condiciones de ejecución. Por ello, es recomendable
disponer de alguna ficha o documento que sistematice dichas descripciones y sirva de quía
a cuantos deban efectuarlas.
A continuación haremos un ejemplo……