U.B.A. - F.C.E.

- Cátedra de Sistemas Administrativos

Profesor Tomás Chahin

Sistemas
Administrativos –
Gestión por
Procesos
Sistemas Administrativos – Gestión por Procesos – Lic. Tomás Chahin - HST Consultora Técnica
 Visión
Vertical

Sistemas Administrativos – Gestión por Procesos – Lic. Tomás Chahin - HST Consultora Técnica
 Visión
Horizontal CLIENTE

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 PROCESO ISO 90
00:20
1 5

INSUMOS TRANSFORMACION PRODUCTO

Conjunto de actividades
mutuamente relacionadas
que utilizan las entradas
para proporcionar un
resultado previsto.
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 VALOR
El valor agregado de un proceso es la cualidad o conjunto
de cualidades del bien o servicio al que el cliente externo le
otorga mérito, utilidad y/o precio.
Actividades que agregan valor
La que le interesa y reconoce el
cliente.
La que produce una transformación o
cambio físico en el producto.
La que se hace bien desde la primera
vez.
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 PROCESOS
INICIO FINAL

RECEPTO-RES
FUENTES DE ENTRADAS ACTIVI-
SALIDAS DE LAS
ENTRADAS DADES SALIDAS

PROCESOS MATERIA MATERIA , PROCESOS

PRECEDEN-TES ENERGIA ENERGIA POSTERIORES
En proveedores, INFORMACION INFORMACION En clientes, partes
clientes, partes CAPITAL CAPITAL interesadas.
interesadas. PERSONAS ETC.
ETC.

Posibles controles y puntos de

control para hacer el seguimiento del
desempeño y medirlo.
ISO 9001:2015

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 CONCEPTOS
SISTEMA DE GESTION (s/ ISO 9000:2015)
Conjunto de elementos de una organización interrelacionados o que
interactúan para establecer políticas, objetivos y procesos.

GESTION DE PROCESOS
(Business Process Management – BPM)
Conjunto de actividades coordinadas para diseñar, organizar, documentar
y optimizar en forma continua los procesos de una organización, con el
fin de concretar los objetivos de una organización y establecer el flujo de
información requerido para la toma de decisiones y el control.

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 Roles Principales

CLIENTES
BPO Proceso A
FDP FDP FDP FDP FDP

BPO Proceso B

BPO: Business Process Owner

FDP: Functional Designated of the Process

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 BPO / OWNER RESPONSABILIDADES

Administra el la estructura documental y de procesos de la organización..

Garantiza la eficiencia de los controles internos del proceso a su cargo.
Participa activamente en identificar y anticipar riesgos de negocios.
Provee una evaluación adecuada en forma temprana de los controles.
Valida y revisa toda la documentación del proceso.
Participa en auditorías internas y externas a los efectos de explicar como
el proceso de negocio es administrado, entregando las evidencias
correspondientes.
Involucra al entrenamiento e integra a otras personas en los procesos
específicos.
Crea y administra planes de acción para mejorar el proceso y controles.
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 Diferencias claves entre Políticas, Procesos y Procedimientos

Controles Politicas
Son las guías,
reglas y leyes
Procesos que
Son la más alta administran los
descripción del procesos y
nivel de una gran procedimientos.
tarea o series de
tareas
relacionadas. 
Procedimientos
Son los pasos
detallados
requeridos para
ejecutar una
actividad en un
proceso.
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 BPM
INTEGRACIÓN

Procesos de dirección
Alcance Tiempo
Tecnología Costo Riesgos
Procesos de negocio
Calidad Recursos

Interesados
Procesos de soporte

Tipos de procesos Áreas de análisis

Fuente: Dr. Marcelo Briola

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 Mapa de
Procesos

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 Interrelación de Procesos

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 Flujograma

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 SISTEMA ADMINISTRATIVO

Lo podemos definir como aquella

función de por medio de un conjunto
integrado de procedimientos que
prescriben tareas y que incluyen
información y decisión, hace posible
la obtención de los objetivos de la
organización.
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 FUNCIONES DEL SISTEMA
ADMINISTRATIVO

Colaborar con el cumplimiento de los

objetivos de la organización.
Brindar información para la toma de
decisiones y el control.

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 SISTEMAS ADMINISTRATIVOS EFICIENTES

Debe ser Evaluar la Capacidad

eficaz y eficiencia en
eficiente Comunicación
función de:
Costos
Competitividad
Control interno

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 EL SISTEMA ADMINSISTRATIVO Y
LAS NUEVAS TECNOLOGIAS DE LA INFORMACION

La incorporación Impacto sobre los procedimientos

de nuevas
tecnologías de
la información
afecta Impacto sobre las personas
sensiblemente
al sistema
administrativo. Impacto sobre los sistemas de
información

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 CONCEPTOS

CONTROL INTERNO
Otorga al responsable y participante del proceso un entorno que asegure el
comportamiento adecuado del proceso alineado a los valores y objetivos de
la organización.

OBJETIVOS DEL CONTROL INTERNO

Eficiencia de las operaciones

Confiabilidad de la información
Protección del patrimonio de la empresa

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 CONCEPTOS
PAUTAS DE CONTROL INTERNO

 Separación de funciones
 Asignación de responsabilidades
 Autorización de las operaciones
 Seguridad en el manejo y protección de
activos
 Control sobre formularios y comprobantes
 Integridad de la información
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 CONCEPTOS
PAUTAS DE CONTROL INTERNO

 Separación de funciones
Establece un control por oposición de intereses y es
clave en el control interno. Se recomienda separar las
funciones de decisión o autorización.
 Asignación de responsabilidades
Asegura que las funciones de las áreas y puestos de
la compañía se encuentren definidas. Evita conflictos al
no presentar zonas indefinidas.

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 CONCEPTOS
PAUTAS DE CONTROL INTERNO

 Autorización de las operaciones

La separación de funciones y la asignación de
responsabilidades se la debe complementar con la
asignación de niveles de autoridad en función del rol
asignado.
 Seguridad en el manejo y protección de
activos
Asegura el cuidado en el manejo y custodia de bienes
y valores a los efectos de evitar pérdidas o deterioros
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 CONCEPTOS

PAUTAS DE CONTROL INTERNO

 Control sobre formularios y comprobantes

Permite el control sobre la administración de formularios y
comprobantes garantizando la veracidad de la información,
almacenamiento y versionado.
 Integridad de la información
Focaliza en tener la información integrada y a disposición de
los interesados asignados a poder visualizarla.

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 CIP
CONTROL INTERNO
SECTORES ACTORES REGISTROS / INDICA-
PROCEDIMIENTO OBJETIVO ALCANCE
INTERVIN. EXTERNOS FORMULARIOS DORES
PATRIMONIALES INFORMACION EFICIENCIA

Control de
correspondencia
Separación de entre la Orden de
Desde la Envío de la
funciones entre Compra, Remito y Plazo
Cancelar las detección de la Orden de documentación de
quien liquida el pago Factura. promedio
obligaciones obligación de Compra, la compra a
Cuentas a y quien lo efectúa. Emisión de la Orden de pagos.
Pago de contraídas por la pago hasta el Proveedor, Remito, Cuentas a Pagar.
Pagar, Resguardo del de Compra, como Monto
organización, pago de la Banco (de Factura, Centralización de la
Obligaciones destinadas al normal misma y su
Tesorería,
corresponder) Orden de Pago,
dinero. resultado del
recepción de las
pagado vs.
Contabilidad Recepción del control. monto
funcionamiento de la posterior Recibo del Facturas de los
Recibo del Aprobación de la presupues-
misma. registracion proveedor proveedores en
proveedor como Orden de Compra y tado.
contable. Cuentas a Pagar.
constancia de pago. del Cheque o
transferencia
bancaria.

Separación de
Desde la
Obtener los ingresos funciones entre Disponibilidad
detección del Plazo
de dinero que quien administra las inmediata de la
derecho de cobro promedio
correspondan por las Cobranzas, Cliente, Factura del cobranzas y quien Verificación información de
hasta el ingreso de cobro.
Cobranzas ventas realizadas o
del dinero y su
Tesorería, Banco (de proveedor, cobra. permanente de cobro.
Porcentaje
por el cobro de Contabilidad corresponder) Recibo Rendición diaria de deudores morosos. Disponer de varias
posterior de
derechos contraídos la cobranza. alternativas para el
registración morosidad.
por la organización. Resguardo del cobro.
contable.
dinero.

Fuente: Libro Sistemas Administrativos – J.J. Gilli, T. Chahin, M. Briola

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 CIP
CONTROL INTERNO
ACTORES INDICA-
PROCEDI-MIENTO OBJETIVO ALCANCE SECTORES INTERVIN. REGISTROS / FORM-
EXT- PATRIMONIALES INFORMACION EFICIENCIA DORES

Unidades
Desde la Reducción del
Producción, Vale de retiro de Control de insumos producidas
planificación de número de fallas y
Producir los bienes que Jefatura de planta, insumos, y materias primas vs. presu-
la producción de deshechos durante
forman parte de la gama Supervisores y Planillas de utilizados, puestadas,
bienes hasta la Control estadístico el proceso,
de productos ofrecidos Operarios de Producción Control de Productivi-
Producción de por la organización, de entrega al planta, (productos semi- productos semi-
de procesos, Optimización de los
dad laboral,
servicio de No aplica. Aprobación para la tiempos y tareas,
Bienes acuerdo a las Logística / elaborados y elaborados y Costo de
logística del liberación del Mantenimiento
especificaciones y Depósito, productos terminados, mano de
producto producto terminado. preventivo total de
parámetros de calidad Mantenimiento de terminados), Control de calidad obra,
fabtricado y su maquinarias,
establecidos. equipos y Orden de Trabajo. de los productos Unidades
posterior Detección temprana
maquinarias durante el proceso. falladas -
registración. de fallas.
deshechos.

Control de la
documentación Reducción del
necesaria para el Control de número de fallas
Desde la Productivi-
proceso (de existir), información de durante el proceso,
formalización del dad laboral,
Posibilitar la prestación Protección de la entrada al proceso, Optimización de los
requerimiento del Operaciones, Costo de
del servicio que el cliente Registros y documentación del Control de la tiempos y tareas,
Prestación de espera recibir, de acuerdo cliente hasta la Supervisores y formularios según cliente y la información que se Mantenimiento de
mano de
conformidad del Operarios Clientes obra,
Servicios a lo solicitado y a los el tipo de generada durante el genere durante el los equipos que
mismo por el prestadores del Indices de
parámetros de calidad operación. servicio, servicio, soporten la
servicio recibido servicio eficiencia
establecidos. Control de los Conforme del prestación del
y su posterior según el
bienes que cliente por el servicio,
registración. rubro.
acompañen la servicio prestado. Prevención de
prestación del fallas.
servicio.

Fuente: Libro Sistemas Administrativos – J.J. Gilli, T. Chahin, M. Briola

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