Instituto Beneficente Ação Cidadã.

CURSO
DE
RECEPCIONISTA

Fabiane A. Locatelli – ago/10.

www.acaocidada.org.br – tel.: 11 9630 3437

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ÍNDICE

1 – Apresentação

2 – descrição do cargo de recepcionista

3 – O recepcionista na empresa

4 – O ambiente de trabalho

5 – A importância do recepcionista

6 – Apresentação pessoal

7 – Etiqueta no trabalho

8 – A coversação

9 – Gestos e atitudes

10 - Conclusão

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1 – APRESENTAÇÃO

O profissional recepcionista é um dos mais importantes para a empresa,

pois a ele o empregador entrega sua imagem diante de todas as pessoas
que passam pela porta de entrada da empresa.

O recepcionista deve corresponder, estando sempre atento ao

aperfeiçoamento das habilidades específicas inerentes a sua função, para
que a qualidade de seus serviços se transforme em benefícios para a
empresa e em lucratividade pessoal.

Este trabalho não tem a intenção de esgotar todo o conhecimento em

relação as necessidades que o profissional recepcionista necessita para a
eficiência e eficácia na execução do trabalho.São apenas linhas gerais e
orientações básicas, devendo este profissional procurar sempre atualizar-se.

O verdadeiro profissional deve ter consciência que a empresa hoje pode ser
micro, mas amanhã poderá chegar a média ou grande empresa.Daí a
necessidade do empregado manter-se atualizado para contribuir
diariamente com o crescimento da empresa.

O trabalho de recepcionista exige do seu executor, postura e personalidade

próprias, tais como: precisão na execução das tarefas, iniciando- as e
finalizando-as, sendo meticuloso nos controles administrativos sob sua
responsabilidade.

A qualidade profissional é a base de todas as outras qualidades.O bom

profissional da recepção transforma-se em patrimônio vivo e necessário a
empresa.

Nas apresentações os nomes devem ser pronunciados com clareza.

No trabalho, deve-se levantar sempre vai recepcionar e sempre que

apresentado.

Caberá a pessoa recepcionada a iniciativa do aperto de mão, caso contrário

deve-se acenar com a cabeça, e dizer “bem vindo”.

Caso a pessoa recepcionada estender a mão para um aperto, este não deve
ser firme.Nem mole ou indiferente, nem demasiadamente forte ou sacudido.

2 – DESCRIÇÃO DO CARGO DE RECEPCIONISTA

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O recepcionista executa trabalhos simples da recepção, desempenhando

tarefas tais como:

• Atender o público no que for necessário;

• Atender telefonemas;
• Escrever recados e avisos, sempre de acordo com instruções
recebidas;
• Digitar expedientes (cartas, tabelas, planilhas entre outros),
observando as normas da estética (apresentando uma digitação sem
erros) e de linguagem;
• Preenche a máquina ou no computador a formulários diversos;
• Preencher a mão ou a máquina documentos comerciais;
• Executar cálculos aritméticos de natureza simples;
• Carimbar e protocolar correspondência recebida e expedida;
• Separar, classificar e arquivar documentos e expedientes diversos
abrindo pastas, numerando-as datilografando e colocando etiquetas,
organizando pastas e controlando a retirada de documentos, além de
muitas outras tarefas.

3 – A/O RECEPCIONISTA NA EMPRESA

O progresso de qualquer empresa depende do trabalho de seus

empregados.Por isso, todos são importantes e cada um precisa se esforçar
para realizar corretamente suas tarefas.

O recepcionista é aquele que executa tarefas necessárias ao dia de uma

recepção. Essas tarefas são executadas sob supervisão de um chefe
supervisor, que esclarece as dúvidas e orienta o desenvolvimento do
trabalho.

Para executar o trabalho é necessário:

• Organizar as idéias de forma clara, a fim de facilitar a comunicação

com os outros;
• Arrumar o material a ser utilizado;
• Prestar atenção a tarefa que esta realizando.

4 – O AMBIENTE DE TRABALHO

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Um recepcionista não trabalha sozinho, pois sua atuação depende do

contato com o supervisor e outros colegas, além do atendimento ao
público.Por esse motivo, é necessário saber como relacionar-se com eles,
de modo a criar um ambiente de trabalho, onde haja respeito e
colaboração.

Para conseguir isso, o recepcionista deve:

Saber ouvir o chefe, os colegas e o público, isto é, escutar as pessoas,

procurando entende-las;

Respeitar opinião dos outros, isto é, respeitar o modo de pensar de cada

um, para que o seu pensamento também seja respeitado;

Falar com clareza, usando as palavras certas para dizer o que deseja, a fim
de evitar mal entendidos;

Controlar as suas reações, não perdendo a calma por qualquer motivo,

evitando assim ser indelicado e criar situações difíceis.

5 – A IMPORTÂNCIA DO RECEPCIONISTA

O recepcionista executa as suas tarefas com responsabilidade, pois sabe o

quanto elas são importantes e necessárias para o bom andamento do
trabalho. Por essa razão o recepcionista tem interesse em encontrar
maneiras de agir, que facilitem a execução do seu trabalho, ele está sempre
preocupado em melhorar a cada dia, o seu comportamento profissional.

Lembre-se: “Você é a cara da empresa!”

6 – APRESENTAÇÃO PESSOAL

“Não se tem a segunda chance de dar a primeira impressão”

Asseio pessoal

O asseio corporal é imprescindível para a boa imagem. Os cuidados com o

corpo fazem parte da rotina diária de cada um. “a falta de tempo” costuma
ser uma boa desculpa para os cuidados com a aparência.

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Dica: o banho matinal nos desperta e nos higieniza, preparando-nos para

nossas atividades cotidianas.

7 – ETIQUETA NO TRABALHO

As boas maneiras devem ser exercidas no convívio familiar e social.

No ambiente de trabalho estas boas maneiras refletem além do seu

profissionalismo a sua índole, portanto, nada de brincadeiras e piadas, seja
profissional.

8 – A CONVERSAÇÃO

Saber conversar é uma arte. Para que se obtenha atenção de alguém é

necessário ir diretamente ao assunto a ser tratado, não usar rodeios, mas
da objetividade e clareza. O timbre de voz além de audível, precisa ser
suave. Além de:

• Não se irrite ao ouvir opiniões contrárias as suas. Se necessário,

exponha seus pontos de vista com tranqüilidade;
• Evite comentários de cunho íntimo e os assuntos vulgares;
• Evite perguntas embaraçosas, é preciso ser discreto;
• Não interrompa o pensamento da pessoa que está com a palavra,
mas deixá-la concluir sua idéia;
• Espere sua vez de falar;
• Não comente a vida alheia;
• Não seja curioso. É preciso respeitar a intimidade do outro;
• Não usar gírias e nem palavras que não fazem parte do seu
vocabulário, seja natural e pronuncie as palavras corretamente.

A observação desses itens tornará sua recepção mais interessante e

agradável, favorecendo um melhor convívio social.

9 – GESTOS E ATITUDES

Tossir, espirrar, assoar o nariz e bocejar são gestos naturais, independem

da nossa vontade. Entretanto, o procedimento correto quando acontece tais
acidentes deverá resolver a situação emergencial.

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Deve-se evita as expressões “saúde”, “Deus te ajude”.

Não use os dedos para limpar ou assoar o nariz. Tais práticas, além de
indicar falta de higiene pessoal, podem transmitir resfriado ou gripe para
aqueles a quem se cumprimenta.

E o mais comum:

Não continue lendo, escrevendo ou falando outra coisa enquanto alguém

está falando.

10 – CONCLUSÃO

O profissional recepcionista esta na porta de entrada da empresa, logo

representa a face do negócio.

Seja um verdadeiro profissional tenha consciência desta responsabilidade, e

da necessidade de contribuir diariamente com o crescimento da empresa.

O trabalho de recepcionista exige do seu executor, postura e personalidade

próprias, controles este que estão sob sua responsabilidade.

Ratificando, “O bom profissional da recepção transforma-se em patrimônio

vivo e necessário a empresa.”

Esperamos ter colaborado para sua formação, e esperamos um breve

retorno, para que possamos comemorar juntos o seu sucesso em breve
contratação.

Cordialmente,

Fabiane Augusto Locatelli

Voluntária Ação Cidadã

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