M DE 02 Manual SIGEPRE

MANUAL DEL SISTEMA
INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA
PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA -
SIGEPRE
BOGOTÁ D.C, ABRIL DE 2019

Proceso Direccionamiento
MANUAL DEL SISTEMA asociado Estratégico
INTEGRADO DE GESTIÓN DE
Código M-DE-02
LA PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA - SIGEPRE Versión 20
CONTENIDO
INTRODUCCION ....................................................................................................................... 4
1. OBJETIVO ......................................................................................................................... 5
2. ALCANCE .......................................................................................................................... 5
3. TERMINOS Y DEFINICIONES .............................................................................................. 5
4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD ....................................................................................... 6
4.1. MISIÓN................................................................................................................................. 7
4.2. VISIÓN .................................................................................................................................. 7
4.3. ESTRUCTURA ORGANICA ...................................................................................................... 7
4.4. PRINCIPIOS Y VALORES ......................................................................................................... 7
5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-SIGEPRE......... 8
5.1. POLÍTICA DEL SIGEPRE........................................................................................................ 10
5.1.1. Descripción de la política............................................................................................ 10
5.1.2. Directrices de la Política ............................................................................................. 10
5.2. OBJETIVOS.......................................................................................................................... 11
5.2.1. Despliegue Política y Objetivos ................................................................................... 11
5.3. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA DE LA REPÚBLICA
(SIGEPRE) ....................................................................................................................................... 11
5.4. NO APLICACIÓN DE REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2015 ......................................... 12
5.5. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN ....................................................................................... 12
5.6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD....................................................................................... 13
6. ENFOQUE AL CLIENTE .................................................................................................... 19
7. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS .................................................................................. 19
7.1. PROCESOS DE DIRECCION .................................................................................................. 21
7.2. PROCESOS MISIONALES...................................................................................................... 21
7.3. PROCESOS DE SOPORTE ..................................................................................................... 21
7.4. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y OTROS DOCUMENTOS DEL SIGEPRE ........................... 21
7.4.1. Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del SIGEPRE ........................... 22
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Código M-DE-02
8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE ........................................................ 25

9. GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE ............................................................................ 26
10. CONOCIMIENTOS DEL DAPRE ..................................................................................... 27
11. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG ......................................... 28
12. SISTEMA DE CONTROL INTERNO................................................................................. 29
13. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO AMBIENTE –
SGSSTMA ............................................................................................................................... 30
13.1. POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............................................................. 30
13.2. POLITICA DE NO ALHOHOL DROGAS Y TABAQUISMO ......................................................... 30
13.3. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ............ 31
13.4. COBERTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO ......... 31
13.5. COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO............................................. 31
14. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN – SGSI ........................... 31
14.1. POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL DAPRE ............................................... 32
14.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ................ 32
14.3. COBERTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN - SGSI ......... 32
14.4. COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN ................................................................... 32
15. SISTEMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO...................................................... 33
16. MARCO LEGAL ............................................................................................................ 34
17. REQUISITOS TÉCNICOS ............................................................................................... 35
18. DOCUMENTOS ASOCIADOS ........................................................................................ 35
19. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO ............................................................................... 35
20. ANEXOS ...................................................................................................................... 35
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Código M-DE-02
TABLA DE GRÁFICOS
Gráfico N° 01: Esquema del SIGEPRE ......................................................................................... 8

Gráfico N° 02: Ciclo PHVA del SIGEPRE ...................................................................................... 9
Gráfico N° 03: Instancias de Responsabilidad y Autoridad ..................................................... 13
Gráfico No 04: Partes Interesadas ............................................................................................. 19
Gráfica No. 05. Mapa de Procesos Dapre ................................................................................. 20
Gráfico No 06. Articulación Modelo Integrado de Planeación y Gestión................................ 28
Gráfico No 07. Operación Modelo Integrado de Planeación y Gestión .................................. 28
Gráfico No 08. Dimensión Control Interno ............................................................................... 29
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Código M-DE-02
INTRODUCCION
En los últimos años el Gobierno Nacional ha desarrollado esquemas administrativos que respondan
a las nuevas necesidades y exigencias del entorno, enfocados a la atención efectiva y eficiente de las
partes interesadas de las entidades públicas, para ello se han acogido estándares internacionales que
permiten elevar los niveles de calidad en la gestión pública.
Es así, como la legislación colombiana plasmó lo anterior en la Ley 872 de 2003, “Por la cual se crea
el Sistema de Gestión de Calidad en la rama ejecutiva del poder público, y posteriormente, adopta
los estándares técnicos en la Norma técnica de Calidad para la Gestión Pública NTCGP 1000:2009.”,
la cual fue derogada en el artículo No. 5, del Decreto 1499 de 2017, “Por medio del cual se modifica
el Decreto 1083 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Función Pública, en lo relacionado
con el Sistema de Gestión establecido en el artículo 133 de la Ley 1753 de 2015”.
La implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, bajo el enfoque de la NTCGP

1000:9000, se encuentra articulado con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG,
actualizado a través del Decreto 1499 de 2017, logrando una integración, condición permanente y
característica esencial del actuar institucional. Desarrollando la planeación y gestión de la Entidad en
las dimensiones del modelo, se está dando respuesta a los requerimientos normativos de la ISO
9001:2015.
El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), desde el año 2007 inició

el proceso para la implementación del Modelo Estándar de Control Interno –MECI y del Sistema de
Gestión de Calidad – SGC, articulados con el Modelo Integrado de Planeación y Gestión - MIPG.
Adicionalmente, en 2017 integró el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo y Medio
Ambiente - SGSSTMA y el Sistema de Gestión de Seguridad de la Información - SGSI, fortaleciendo el
Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (SIGEPRE). Es así como en la
Resolución No. 0172 del 07 de marzo de 2019 en el artículo No. 2 se adopta el Modelo Integrado de
Planeación y Gestión y el Sistema Integrado de Gestión del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República (SIGEPRE).
El SIGEPRE es un sistema que estructura el estilo de gestión dela Presidencia de la República de forma
dinámica y adaptable a las transformaciones que demanda el servicio de lo público, en virtud
igualmente de las demandas sociales. La implementación y mejora del sistema es posible, gracias al
compromiso de la Alta Dirección y a la participación activa de todos los servidores públicos.
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Código M-DE-02
1. OBJETIVO
Presentar la estructura del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica (SIGEPRE)
y la armonización entre los elementos que lo conforman.
2. ALCANCE
Las directrices definidas en este manual aplican para todo el Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia de la República – SIGEPRE y deben ser acogidos y aplicados por todos los servidores
públicos de la Entidad.
3. TERMINOS Y DEFINICIONES
A continuación presentamos los términos y definiciones utilizados en el Manual del Sistema Integrado
de Gestión de la Presidencia de la República SIGEPRE:
 Adecuación: Capacidad del SIGEPRE, para dar respuesta a los requisitos normativos y de los
modelos referenciales.
 Conveniencia: Capacidad del SIGEPRE, para apoyar el logro de la misión institucional.
 Autocontrol: Mecanismo de autoevaluación, aplicado directamente por cada servidor en el
desarrollo de las actividades y metas asignadas, para garantizar el cumplimiento integral de
las mismas, bajo un nivel mínimo de supervisión.
 Seguimiento: Mecanismo de autoevaluación, aplicado generalmente por los responsables de
proceso, o por un nivel diferente al servidor que desarrolla la actividad, para monitorear el
cumplimiento de estas y el logro de los resultados esperados.
 Medición: Mecanismo de evaluación, que incluye la determinación de niveles de
cumplimiento cuantitativos o cualitativos, y que generalmente se reflejan a través de
indicadores.
 Mejora: Acciones realizadas con el fin de aumentar la capacidad para cumplir los requisitos y
para optimizar el desempeño institucional en términos de eficacia, eficiencia y efectividad.
 Activo: cualquier información o elemento relacionado con la seguridad de la información,
que tiene valor para el Dapre (personas, edificios, sistemas soportes, aplicativos, entre otros).
 Seguridad de la información: preservación de la confidencialidad, la integridad y la
disponibilidad de la información; además, puede involucrar otras propiedades tales como:
autenticidad, trazabilidad (Accountability), no repudio y fiabilidad.
 Confidencialidad: La información del Dapre debe estar debidamente protegida para que
solamente pueda ser accedida por quienes cuentan con la debida autorización para su
acceso, bien sean funcionarios, contratistas, colaboradores externos o sistemas de
información.
 Integridad: La información y los activos de información deben estar adecuadamente
protegidos para asegurar que no sean alterados.
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Código M-DE-02
 En ese sentido la integridad busca que la información sea salvaguardada en su exactitud y en

los métodos que se usan para procesarla de forma que no sea alterada sin autorización por
parte de personas o sistemas.
 Disponibilidad: Los activos de información deben estar disponibles para soportar la misión
del Dapre, es decir se debe garantizar que los usuarios o sistemas autorizados tengan acceso
a la información y a los recursos relacionados con la misma cuando lo requieran.
 Enfermedad Laboral: Es enfermedad laboral la contraída como resultado de la exposición a
factores de riesgo inherentes a la actividad laboral o del medio en el que el trabajador se ha
visto obligado a trabajar. El Gobierno Nacional, determinará, en forma periódica, las
enfermedades que se consideran como laborales y en los casos en que una enfermedad no
figure en la tabla de enfermedades laborales, pero se demuestre la relación de causalidad
con los factores de riesgo ocupacional serán reconocidas como enfermedad laboral,
conforme lo establecido en las normas legales vigentes.
 Accidente de Trabajo: Es accidente de trabajo todo suceso repentino que sobrevenga por
causa o con ocasión del trabajo, y que produzca en el trabajador una lesión orgánica, una
perturbación funcional o psiquiátrica, una invalidez o la muerte.
 Es también accidente de trabajo aquel que se produce durante la ejecución de órdenes del
empleador, o contratante durante la ejecución de una labor bajo su autoridad, aún fuera del
lugar y horas de trabajo.
 Igualmente se considera accidente de trabajo el que se produzca durante el traslado de los
trabajadores o contratistas desde su residencia a los lugares de trabajo o viceversa, cuando
el transporte lo suministre el empleador.
 También se considerará como accidente de trabajo el ocurrido durante el ejercicio de la
función sindical aunque el trabajador se encuentre en permiso sindical siempre que el
accidente se produzca en cumplimiento de dicha función.
 De igual forma se considera accidente de trabajo el que se produzca por la ejecución de
actividades recreativas, deportivas o culturales, cuando se actúe por cuenta o en
representación del empleador o de la empresa usuaria cuando se trate de trabajadores de
empresas de servicios temporales que se encuentren en misión.
 Eficacia: Nivel en el que se cumplen las actividades planeadas.
 Eficiencia: Grado de uso de los recursos previstos y asignados.
 Efectividad: Grado en que se logran los resultados esperados y/o del impacto obtenido por
los servicios.
 Servicio al ciudadano: Vocación que permite a las entidades satisfacer y atender las
necesidades, requerimientos, expectativas e inquietudes de las partes interesadas.
4. PRESENTACION DE LA ENTIDAD
El Departamento Administrativo de Presidencia de la República fue creado mediante la Ley 3a. de
1898.
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Código M-DE-02
La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

tenga una naturaleza especial y le establece las funciones, objeto y principios de la organización, por
lo que cuenta con una estructura y nomenclatura de sus dependencias y empleos acorde con la
misma.
Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y

prestacional, para cumplir con el objeto y funciones asignadas.
4.1. MISIÓN
Corresponde al Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, asistir al Presidente
de la República en su calidad de Jefe de Gobierno, Jefe de Estado y Suprema Autoridad
Administrativa, en el ejercicio de sus atribuciones constitucionales y legales y prestar el apoyo
administrativo necesario para dicho fin.
4.2. VISIÓN
La Presidencia de la República será la primera entidad del Estado, modelo de la gestión pública,
transparente y referente internacional, orientada a la coordinación efectiva del plan de gobierno para
la construcción de un pacto social, basado en la equidad, con mentalidad innovadora, flexible, abierta
al cambio tecnológico y al emprendimiento.
4.3. ESTRUCTURA ORGANICA

La estructura del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República se representa en el
documento D-DE-07 Organigrama, el cual se puede consultar en el Aplicativo SIGEPRE.
4.4. PRINCIPIOS Y VALORES

Los principios y valores que rigen el actuar de los servidores públicos de la Presidencia de la República
están adoptados a través del Manual de Integridad y Buen Gobierno M-DE-03, el cual es comunicado
y socializado a todos los niveles de la Entidad y se encuentra publicado en el SIGEPRE.
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Código M-DE-02
5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-

SIGEPRE
El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República permite armonizar los procesos
para propender por una gestión eficiente, eficaz y transparente, con el fin de aumentar la satisfacción
de los clientes. Se encuentra integrado por los siguientes modelos de gestión, ver Gráfica 1:
Gráfico N° 01: Esquema del SIGEPRE
La estructuración del SIGEPRE obedece a una

orientación institucional, bajo un enfoque basado en el
ciclo PHVA (Planear, Hacer, Verificar y Actuar), un
pensamiento basado en riesgos y alineado con el
Modelo Integrado de Planeación y Gestión MIPG.
Las principales actividades realizadas en el marco de

este ciclo, se presentan a continuación, ver Gráfica 2:
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Código M-DE-02
Gráfico N° 02: Ciclo PHVA del SIGEPRE

En el marco del direccionamiento estratégico de la entidad, la Alta Dirección ha definido la política
de la calidad, así:
Ejecución del Plan Estratégico, Plan de Acción y Plan
Definición de los elementos de Direccionamiento Estratégico
Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana
 Misión Ejecución Programa de Gestión Documental
Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el

 Visión
Trabajo
Ejecución del Plan Estratégico, Plan de Acción y Plan
 Debilidades, Oportunidades, Fortalezas y Amenazas (DOFA)
 Política y Objetivos del SIGEPRE Ejecución Programa de Gestión Documental

Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el
 Alcance del SIGEPRE
Trabajo
Definición de la planeación, estratégica, plan de acción anual y Plan

Ejecución presupuestal
Definición del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el

Ejecución del Plan Institucional de Capacitación
Trabajo
Difusión y socialización del SIGEPRE a todos los niveles de la
 Subprograma de Higiene Industrial
entidad
Actualización y documentación de procesos y demás
 Subprograma de Seguridad Industrial
documentos del SIGEPRE
 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Implementación de procesos
Identificación, análisis y valoración de la Administración de

 Programa de vigilancia epidemiológica
Riesgos
 Actividades de promoción y prevención en salud Implementación de controles
Formulación del Programa de Gestión Documental Diagnóstico integral de condiciones de Trabajo
Programación Presupuestal Ejecutar las comunicaciones internas y externas
Elaboración del Plan Institucional de Capacitación Implementación y Operación del SIGEPRE
Establecimiento del manual de funciones
Planificación de los servicios
Definición de la metodología de administración de riesgos
Definición de plan anual de Sistema de gestión

de Seguridad de la Información
Identificación de vulnerabilidades,
amenazas e impactos
Selección de controles a implementar
Gestión del cambio
Comunicaciones internas y externas
Establecimiento del SIGEPRE
Formulación e implementación de acciones

Seguimiento a la calidad, oportunidad y resultado de la
correctivas, de mejora al SIGEPRE y la
información de los indicadores del Plan Estratégico, Plan de
identificación de posibles riesgos como resultado de:
Acción, procesos, proyectos y por ende, del Plan
 Auditorías internas y externas Seguimiento a la ejecución presupuestal
 Administración de Riesgos Ejecución de auditorías (Interna y externa)
 Investigación de accidentes e incidentes de trabajo Control de las salidas no conforme

 Requerimientos o recomendaciones de autoridades Desarrollo de las etapas de manejo y monitoreo de la
administrativas y ARL. Administración de Riesgos
Realización de los Subcomités de Coordinación del Sistema de
 Resultado de indicadores y análisis de datos
Control Interno
 Autocontrol Desarrollo del Comité de Coordinación del Sistema de Control
Interno, Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Comité

Planes
Paritario de Seguridad y Salud en el Trabajo, Comité de
Otros
Seguridad de la Información y Comité de Convivencia Laboral
Correcciones Medir la eficacia de los controles implementados
Reprogramación de actividades Registrar incidentes y eventos
Fortalecimiento de las competencias Seguimiento y revisión del SIGEPRE por la Alta Dirección
Revisión de la eficacia de las acciones
Mantenimiento y Mejora del SIGEPRE
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Código M-DE-02
5.1. POLÍTICA DEL SIGEPRE

En el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, nos comprometemos a
armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión, que nos permita asistir y apoyar al
Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de Gobierno, coordinando esfuerzos con
entidades del sector público y privado.
Para esto, se cuenta con personal calificado, tecnología de última generación, gestión financiera con
estándares internacionales y la aplicación de buenas prácticas administrativas, que permiten el
cumplimiento de requisitos técnicos y legales para el mantenimiento y mejora de la seguridad y salud
en el trabajo, medio ambiente y seguridad de la información, con el fin de prestar los servicios a
nuestros clientes y cumplir con las necesidades y expectativas pertinentes de las partes interesadas
con eficiencia, transparencia y oportunidad.
5.1.1. Descripción de la política

El alcance de los compromisos de la política se puede explicar de la siguiente manera:
“Nos Comprometemos”: Implica un compromiso institucional y personal frente al SIGEPRE.
“Armonizar”: Implica la integración a través de los procesos y servicios que componen el SIGEPRE, de
todos los requisitos de los modelos referenciales y normativos aplicables.
“Mantener”: Implica que a través de los mecanismos de evaluación y control garantizamos la

aplicación de todo aquello que se ha planificado.
“Mejorar”: Implica el incremento continuo en los niveles de desempeño de procesos y servicios en

términos de su eficacia, eficiencia y efectividad.
“Asistir y apoyar al Presidente de la República”: Es nuestro principal compromiso frente a las

necesidades del cliente principal y el desarrollo de nuestra misión.
“En el cumplimiento de su plan de gobierno”: Significa la contribución de las actividades del SIGEPRE
hacia el cumplimiento de los compromisos del Plan Nacional de Desarrollo, en el marco de las
competencias institucionales y la normativa aplicable.
“Coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado”: Implica considerar las
necesidades supra sectoriales para el impulso o desarrollo de las políticas de gobierno en beneficio
de los grupos de interés.
5.1.2. Directrices de la Política

La política del SIGEPRE se puede desagregar en cuatro directrices así:
“… armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión,…”
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Código M-DE-02
“…que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de

Gobierno…”
“…coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado…”
“…con personal calificado, tecnología de última generación, gestión financiera con estándares
internacionales y la aplicación de buenas prácticas administrativas…”
5.2. OBJETIVOS
Para desarrollar la Política del SIGEPRE se han determinado cinco objetivos, que corresponden a los
objetivos institucionales:
1. Coordinar el diseño e implementación de políticas públicas de inclusión social

2. Coordinar los temas de emprendimiento, productividad e innovación a través de la articulación
de las entidades del gobierno y el sector privado para el desarrollo del país
3. Fortalecer las políticas públicas encaminadas a la legalidad, la seguridad nacional y la
transparencia.
4. Generar los mecanismos oportunos, adecuados y eficientes para el cumplimiento de las
funciones del señor Presidente.
5. Innovar los procesos estratégicos y de apoyo, a través de los recursos logísticos para fortalecer
la gestión de la Entidad con calidad y seguridad de la información.
5.2.1. Despliegue Política y Objetivos

La alineación de los objetivos de cada uno de los procesos con los elementos de direccionamiento
estratégico del SIGEPRE se puede observar en el Anexo 1 “Matriz de despliegue estratégico”.
5.3. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA

DE LA REPÚBLICA (SIGEPRE)
El Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la República (SIGEPRE), está implementado en
todos los procesos de la Presidencia de la República, en cumplimiento de los requisitos técnicos
establecidos, el alcance es el siguiente:
Asistir y prestar apoyo administrativo al Presidente de la República en el

ejercicio de sus facultades legales y constitucionales.
Dicho alcance se fundamenta de acuerdo con la misión del Departamento Administrativo de la

Presidencia de la República (Dapre) y aplica a los sistemas de gestión que conforman el Sigepre.
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Código M-DE-02
5.4. NO APLICACIÓN DE REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2015

Dentro del SGC, no aplican los siguientes requisitos de la Norma ISO 9001:2015, así:
Numeral 8.3 Diseño y Desarrollo de los productos y servicios: No aplica para todos los procesos
misionales del Dapre incluidos en el alcance del SIGEPRE, ya que la planificación de estos procesos se
efectúan atendiendo lo establecido en el numeral 8.1 Planificación y control operacional, se
identifican los requisitos para los productos y servicios a través del numeral 8.2 que incluye la
comunicación con el cliente, la determinación de los requisitos, la revisión de los requisitos, la
identificación de cambios en los requisitos para la prestación de los productos y servicios. Así mismo,
se controla la producción y provisión del servicio, su trazabilidad, preservación, actividades
posteriores a la entrega y control de cambios mediante el numeral 8.5, numerales de la Norma ISO
9001:2015.
Es importante resaltar que Presidencia de la Republica coordina y articula las directrices del Señor
Presidente enmarcadas en el Plan Nacional de Desarrollo –PND- con las entidades del orden nacional
y territorial en el ejercicio de las funciones y competencias establecidas en la Ley 55 de 1990 y los
demás decretos de estructura de la Entidad.
Numeral 7.1.5.2 Trazabailidad de las mediciones: No aplica para los procesos misionales del Dapre,
ya que para su ejecución y monitoreo no se utilizan equipos de medición que requieran calibración o
verificación, o ambos para poder prestar los servicios.
5.5. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

En el Manual de Integridad y Buen Gobierno M-DE-03 se encuentran los diferentes compromisos que
ha asumido la Entidad, los cuales se encuentran alineados con los fines del estado Colombiano Y,con
el fin de resaltar los que por competencia conciernen a la Alta Dirección, se menciona lo siguiente:
“Para que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cumpla con su misión,

los directivos y demás servidores se comprometen a gestionar la entidad bajo los preceptos de
integridad y transparencia, administrar eficientemente los recursos públicos, rendir cuentas, ser
eficaces en la realización de sus cometidos, coordinar y colaborar con los demás entes públicos y
responder efectivamente a las necesidades de la población”.
Adicionalmente, frente al buen gobierno, la Entidad se compromete a una gestión pública efectiva
sustentada en los siguientes principios:
• Compromiso con la prosperidad • Equidad.

social. • Pluralismo.
• Transparencia y rendición de cuentas. • Eficiencia y eficacia.
• Cero tolerancia con la corrupción. • Austeridad.
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Código M-DE-02
5.6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República -Dapre, de acuerdo con su
estructura organizacional y con el propósito de fortalecer el mantenimiento y mejora del SIGEPRE,
ha definido instancias de responsabilidad y autoridad frente al Sistema. Ver Gráfica 3.
Gráfico N° 03: Instancias de Responsabilidad y Autoridad
Las responsabilidades de las diferentes instancias frente al SIGEPRE son:
Alta Dirección: Conformada por el Director del Departamento, el Subdirector General, el Director
Administrativo y Financiero, el Jefe del Área de Talento Humano, el Jefe del Área de Tecnologías y
Sistemas de Información y el Jefe de la Oficina de Planeación. En ausencia del Director del
Departamento, el Subdirector General será el encargado de presidir las reuniones de la Alta
Dirección.
Las responsabilidades más relevantes de la Alta Dirección frente al SIGEPRE son:
• Promover los espacios y canales de comunicación interna que permitan difundir la

importancia de satisfacer los requisitos del cliente, los legales y cualquier otro requisito que
la organización haya implementado.
• Establecer la política y objetivos del SIGEPRE, así como las políticas y objetivos de los sistemas
que lo componen.
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Código M-DE-02
• Realizar revisiones al SIGEPRE y de los modelos que lo componen para asegurar su

conformidad, mantenimiento y mejora continua.
• Asignar los recursos necesarios para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE.
Secretario Técnico Comité Institucional de Gestión y Desempeño: En el artículo 105 de la Resolución

0093 de 2019 se establece las funciones del secretario técnico del comité y adicionalmente debe
• Diseñar e implementar estrategias para asegurar que los procesos del SIGEPRE se
implementen, mantengan y mejoren.
• Informar a la Alta Dirección el desempeño del SIGEPRE en términos de su eficiencia, eficacia
y efectividad.
• Promover la toma de decisiones de la Alta Dirección que contribuyan a la implementación de
acciones correctivas, de mejora y la identificación de posibles riesgos.
• Mantener las relaciones con las partes externas que tengan incidencia directa en los temas
relacionados con el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Ejemplo: Ente de Certificación,
Departamento Administrativo de la Función Pública – DAFP.
Oficina de Planeación: Es la instancia que hace posible administrar el SIGEPRE y es el apoyo operativo
para las iniciativas de la Alta Dirección, sus responsabilidades se centran en:
• Asesorar metodológicamente a las dependencias en la creación, formulación, modificación,

seguimiento y mejora de:
a) Planes.
b) Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana.
c) Proyectos de inversión.
d) Documentos del SIGEPRE. Ejemplo: Procesos, procedimientos, instructivos, manuales,
lineamientos, guías, formatos o plantillas etc.
e) Riesgos de gestión y de corrupción asociados a los procesos.
f) Indicadores del plan estratégico, plan de acción, proyectos de inversión, Sinergia,
procesos y riesgos.
g) Caracterización de usuarios y servicios misionales.
• Formular y hacer seguimiento al plan estratégico (mapa estratégico) de la Entidad.
• Apoyar a las dependencias del Dapre, por medio de asesorías en el registro de la información
de los planes de acción, Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana y a los
indicadores del plan estratégico, plan de acción y riesgos.
• Apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del SIGEPRE.
• Controlar los documentos del SIGEPRE.
• Garantizar la oportunidad de la publicación y difusión por los diferentes canales dispuestos
de comunicación en la Entidad de los cambios que se generen en el SIGEPRE.
• Generar espacios de participación en los cuales se contribuya colectivamente a la mejora del
SIGEPRE.
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Código M-DE-02
• Coordinar el Comité Institucional de Gestión y Desempeño del Dapre.

• Consolidar la información para la revisión por la Alta Dirección del Sistema Integrado de
Gestión de la Presidencia de la Republica – SIGEPRE.
• Coordinar la ejecución de la auditoria externa de calidad al SIGEPRE con el ente certificador
y los responsables de los procesos.
Área de Talento Humano: Es la instancia que hace posible la implementación y mejora del Sistema de
Gestión de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente - SGSSTMA y es el apoyo operativo para
las iniciativas de la Alta Dirección en temas de Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente, sus
responsabilidades se centran en:
• Asumir la dirección del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad

asesorando a todos los funcionarios en la formulación de reglas y procedimientos para el
desarrollo de las actividades.
• Plantear soluciones para los problemas en materia de Medicina Preventiva y del Trabajo,
Higiene y Seguridad Industrial.
• Informar periódicamente al Subdirector General de la Entidad sobre las actividades y
situaciones de Seguridad y Salud en el Trabajo que se han desarrollado en El Dapre.
• Asegurar el cumplimiento de la política, por parte de todos los servidores públicos de la
Entidad, ayudándolos para que cumplan con su responsabilidad en Seguridad y Salud en el
Trabajo.
• Mantener un programa educativo y promocional de la Seguridad y Salud en el Trabajo para
todos los servidores públicos.
• Establecer mecanismos de evaluación para verificar el cumplimiento de las actividades en
Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Implementar las leyes, directivas y normas en general, expedidas por las entidades oficiales
relacionadas con la Seguridad y Salud en el Trabajo.
• Establecer campañas de motivación y divulgación de normas y conocimientos técnicos
tendientes a mantener un interés activo por la Seguridad y Salud en el trabajo en todo el
personal.
• Participar activamente en las reuniones en donde se traten temas de Seguridad y Salud en el
Trabajo.
• Integrar las actividades de Seguridad y Salud en el trabajo en todos los niveles de la Entidad,
suministrando a estas ideas e información para el progreso del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el trabajo.
• Verificar que el Comité Paritario de Seguridad y Salud en el trabajo, esté funcionando y
reuniéndose periódicamente, para lo cual se establecerá un control de cada reunión.
• Evaluar la implementación de los programas en beneficio del cumplimiento de las actividades
de Seguridad y Salud en el trabajo.
• Mantener constante comunicación con instituciones asesoras en el tema de seguridad y
salud en el trabajo y tomar parte activa en las actividades que programen.
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Código M-DE-02
• Coordinar las actividades correspondientes con las instituciones relacionadas con el Dapre:
EPS, ARL, IPS de la Entidad.
• Rendir informe del avance del SG-SST a los funcionarios, contratistas y demás partes
interesadas, de manera verbal, escrita, virtual o según el área lo considere más apropiado.
Área de Tecnologías y Sistemas de Información: Es el área que hace posible la implementación y

mejora del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información SGSI y es el apoyo operativo para las
iniciativas de la Alta Dirección en temas de Seguridad de la Información, sus responsabilidades se
centran en:
• Identificar los activos de información del Dapre.

• Aplicar las políticas de seguridad, restricciones y controles de seguridad de la información de
la Entidad en coordinación con los responsables de los activos de información.
• Asesorar metodológicamente a las dependencias en la identificación, análisis, valoración,
manejo y monitoreo de los riesgos en relación con la seguridad de la información.
• Apoyar la implementación, mantenimiento y mejora del SGSI como parte del SIGEPRE.
• Garantizar la oportunidad de la publicación y difusión por los diferentes canales de
comunicación de los cambios que se generen en el SGSI.
• Generar espacios de participación en los cuales se contribuya colectivamente a la mejora del
SGSI.
• Consolidar la información para la revisión por la Alta Dirección del SGSI en el Comité
Institucional de Gestión y Desempeño previa revisión del Comité de Seguridad de la
Información.
• Coordinar la ejecución de la auditoria externa del SGSI con el ente certificador.
Oficina de Control Interno: lideran en la Entidad la implementación, mantenimiento y mejora del

Sistema de Control Interno, el cual se articula con la dimensión de Control Interno del Modelo
Integrado de Planeación y Gestión. Adicionalmente, elaboran la propuesta del plan anual de auditoría
y coordinan las auditorías de gestión en el Dapre.
Responsables de Proceso o Jefes de Dependencias: Tienen la responsabilidad de hacer aplicables los

documentos del SIGEPRE de acuerdo con las funciones asignadas. Cuando existe más de una
dependencia que ejecuta actividades dentro del mismo proceso, se selecciona el jefe de la
dependencia que por las funciones asignadas tiene mayor responsabilidad frente al proceso y los
servicios asociados a este como responsable de proceso. Las principales responsabilidades se
destacan a continuación:
• Formular, modificar y hacer seguimiento a la ejecución del plan estratégico, plan de acción,
Plan Anticorrupción, Atención y Participación Ciudadana (Cuando aplique), Plan Anual de
Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica) de la dependencia de acuerdo con las
necesidades identificadas.
16
Código M-DE-02
• Realizar el seguimiento y control de los indicadores del plan de acción, proceso, plan
estratégico, proyectos de inversión (si aplica), Sinergia (si aplica) y estado de acciones
correctivas y de mejora, así como de la administración de los riesgos.
• Revisar, actualizar, aprobar técnicamente o solicitar la inclusión o eliminación de
documentos relacionados con un proceso y/o dependencia.
• Socializar los documentos a su cargo y hacer exigible su aplicación.
• Realizar monitoreo a los riesgos de la dependencia con incidencia en los planes, proyectos (si
aplica) y/o procesos.
• Planear y coordinar las actividades establecidas a través del Sistema de Gestión de la
Seguridad y Salud en el Trabajo de la Entidad.
• Reportar de manera oportuna los eventos y/o incidentes de seguridad de la información.
• Identificar, documentar y aprobar la calificación de la información de la dependencia.
• Facilitar la implementación del Programa de Gestión Documental al interior de la
dependencia acorde con los lineamientos institucionales.
• Promover la participación de los servidores públicos involucrados dentro del proceso o área
funcional en cuanto con la formulación de acciones que permitan el mejoramiento continuo
del SIGEPRE.
• Coordinar el Subcomité de Coordinación de Control Interno de la dependencia.
• Atender las auditorías internas y externas realizadas a la gestión de las dependencias.
Enlaces SIGEPRE: Servidores públicos designados por el responsable de proceso o dependencia como
enlaces y facilitadores para el mantenimiento y mejora del SIGEPRE. Las responsabilidades de mayor
impacto se describen a continuación:
• Apoyar al Jefe de la Dependencia en la formulación, modificación y el seguimiento a la

ejecución del plan estratégico, plan de acción, Plan Anticorrupción, Atención y Participación
Ciudadana (Cuando aplique), Plan Anual de Adquisiciones y proyecto de inversión (si aplica)
de la dependencia.
• Apoyar al responsable del proceso y/o jefe de la dependencia en la formulación, reporte y
análisis de datos de los indicadores asociados al plan estratégico, plan de acción, proyectos
de inversión (si aplica), Sinergia (si aplica), SIIPO (si aplica), Sisconpes (si aplica), procesos y
riesgos (si aplica) a través del aplicativo SIGEPRE.
• Brindar el soporte operativo y técnico al responsable del proceso y/o jefe de la dependencia
para la actualización, mejora y socialización de la documentación relacionada con el proceso,
procedimientos o demás documentos a su cargo.
• Apoyar al responsable del proceso y/o jefe de la dependencia en la formulación,
modificación, ejecución y seguimiento de las acciones correctivas y de mejora a través del
aplicativo SIGEPRE.
• Apoyar al jefe de la dependencia en la administración de los riesgos con incidencia en los
planes, proyectos (si aplica) y/o procesos a través de la identificación, análisis, valoración,
manejo y monitoreo de los riesgos registrados en el aplicativo SIGEPRE
17
Código M-DE-02
• Apoyar al responsable del proceso y/o jefe de la dependencia en la documentación de la

calificación de la información.
• Apoyar al responsable del proceso y/o jefe de la dependencia en el reporte de eventos y/o
incidentes de seguridad de la información.
• Apoyar al responsable del proceso y/o jefe de la dependencia en el cumplimiento de los
lineamientos relacionados con el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo y
Medio Ambiente.
• Apoyar al jefe de la dependencia en la implementación del Programa de Gestión Documental
al interior de la dependencia acorde con los lineamientos institucionales.
• Apoyar la logística para la reunión del Subcomité de Coordinación de Control Interno de la
dependencia.
• Apoyar la labor de sensibilización y socialización al interior de la dependencia en los temas
relacionados con el proceso en que participan del SIGEPRE.
Oficina de Control Interno: oficina encargada de evaluar integralmente el desempeño del SIGEPRE, a
través de la planificación y realización de auditorías internas y de los demás mecanismos de
evaluación previstos en el proceso de Evaluación, Control y Mejoramiento C-EM-02.
Auditores Internos: Servidores públicos del Dapre, formados como auditores internos que apoyan la
realización de auditorías internas, bajo la coordinación de la Oficina de Control Interno, conforme al
procedimiento establecido para tal fin.
Todo el Personal: Servidores públicos (funcionarios, contratistas, pasantes, judicantes y personal en

comisión del Dapre), encargados de mantener y mejorar el SIGEPRE, con el cumplimiento de sus
funciones u obligaciones, según corresponda, en el marco de los procesos, procedimientos y
demás documentos adoptados por el SIGEPRE, los cuales deben consultar en el aplicativo SIGEPRE
en el siguiente link: http://sigepre.presidencia.gov.co/sigepre/base/client?soa=4&lang=es
• Cumplir con las normas de Seguridad y Salud en el trabajo establecidas por la ley y por la
entidad.
• Informar al profesional de Seguridad y Salud en el trabajo sobre las condiciones y/o acciones
inseguras en los lugares de trabajo y presentar sugerencias de corrección.
• Participar activamente en las charlas y cursos de capacitación de Seguridad y Salud en el
trabajo a que haya sido invitado.
• Participar activamente en los grupos del apoyo del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud
en el trabajo que se conformen en la Entidad como son: Comité Paritario de Seguridad y
Salud en el trabajo, brigada de emergencia de la Entidad, comité de convivencia laboral y
equipo investigador de incidentes y accidentes de trabajo.
• Cumplir las políticas de seguridad de la Información, documentadas en el Manual de Políticas
de Seguridad de la Información M-TI-01.
• Reportar al Área de Tecnologías y Sistemas de Información cualquier evento que pueda
poner en riesgo la Seguridad de la información de la Entidad.
• Asistir y participar en las charlas de sensibilización y socialización del SIGEPRE.
18
Código M-DE-02
• Identificar e informar los posibles riesgos que contribuyan al mejoramiento continuo del
SIGEPRE.
6. ENFOQUE AL CLIENTE
Para determinar que instancias son receptoras de los servicios ofrecidos, es necesario analizar al
Departamento Administrativo de la Presidencia en el contexto externo e interno, identificando los
clientes/usuarios directos y otras partes interesadas, ver Gráfica 4.
Gráfico No 04: Partes Interesadas
Presidente y Vicepresidente de la República

Clientes/Usuarios
Entidades Estatales directos
Departamento Población Beneficiaria
Administrativo Entes de Control
de la Presidencia
de la República Servidores Públicos Dapre
Otras partes
Gremios interesadas
Academia y medios de comunicación
Población
La relación de los procesos misionales y sus partes interesadas se puede observar en la Tabla 1.
Tabla 1: Matriz de procesos y Partes Interesadas
PROCESO Partes Interesadas

Presidente de la República
Gestión de Asuntos Estratégicos Entidades Estatales
Población beneficiaria
Gestión Jurídica Presidente de la República
Gestión de seguridad, apoyo logístico Presidente de la Republica y Vicepresidente de la
presidencial y comunicación y prensa República
7. ENFOQUE BASADO EN PROCESOS

El enfoque basado en procesos se sustenta en los principios básicos de Gestión de Calidad
establecidos en la Norma ISO 9001:2015. La aplicación de este principio propicia una gestión
articulada al interior de la Entidad, e implica la aplicación de controles a cada uno de los procesos y
la disposición de recursos para alcanzar los resultados esperados con el máximo de eficiencia. La
19
Código M-DE-02
Presidencia de la República ha definido su estructura por procesos a través del Mapa de Procesos
que se ilustra en la Gráfica 5. Mapa de Procesos SIGEPRE.
Gráfica No. 05. Mapa de Procesos Dapre
Los procesos que componen el Mapa de Procesos del SIGEPRE, están divididos en (3) niveles:
Dirección, Misionales y de Soporte.
Los procesos misionales reflejados en el mapa, no tienen una secuencia única definida, ya que no
obedecen a una cadena de precedencia fija. La secuencia específica se puede dar al interior de los
procesos a través de las actividades que lo conforman.
La interacción de los procesos se puede observar en el Anexo 2 “Matriz de interacción de procesos”

y en cada caracterización de proceso o descripción de procedimiento se hace el llamado a los
documentos del sistema con los cuales existe relación o interacción.
Los procesos Misionales, son activados por las necesidades de los cliente. A través de estos procesos
se generan los servicios con los requisitos técnicos, legales y funcionales requeridos, su ejecución es
posible gracias a la gestión de los procesos de Soporte y a las directrices definidas desde los procesos
de Dirección, reflejando así el enfoque sistémico.
20
Código M-DE-02
7.1. PROCESOS DE DIRECCION

El propósito de este nivel de procesos es definir y aplicar los lineamientos para formular y hacer
seguimiento al direccionamiento estratégico de la Entidad en el marco de los objetivos de política
definidos en el Plan Nacional de Desarrollo. En este nivel se encuentran los siguientes procesos:
• Direccionamiento Estratégico. • Atención al Usuario

• Evaluación, Control y Mejoramiento.
7.2. PROCESOS MISIONALES

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ha definido tres procesos de
gestión misional, a través de los cuales la Entidad cumple con las necesidades de sus clientes, en el
marco de los compromisos previstos en el Plan Nacional de Desarrollo, la misión, visión, objetivos y
funciones generales del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, en el marco
de la Constitución y la Ley, estos procesos son:
• Gestión de Asuntos Estratégicos. • Gestión de: Seguridad, Apoyo

• Gestión Jurídica. Logístico Presidencial y Comunicación
y Prensa.
7.3. PROCESOS DE SOPORTE

Este nivel de procesos permite gestionar los recursos humanos, físicos, financieros y tecnológicos
indispensables para el cumplimiento de la misión institucional y el desarrollo armónico de los demás
procesos.
Se tienen definidos 6 procesos:
• Gestión Administrativa • Talento Humano

• Gestión Financiera • Tecnología de Información y
• Adquisición de Bienes y Servicios Comunicaciones
• Gestión Documental
7.4. DOCUMENTACIÓN DE PROCESOS Y OTROS DOCUMENTOS DEL

SIGEPRE
Los procesos y otros documentos del SIGEPRE se elaboran y controlan de acuerdo con los
lineamentos definidos en el procedimiento para la Generación y Control de Documentos P-DE-05 y
la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01.
En la caracterización de procesos se determinan los objetivos, el alcance, responsables, las

actividades, Actividades Criticas de Control ACC y su interacción de quien se recibe (entradas) y a
quien se entrega (salidas o resultados asociados).
21
Código M-DE-02
La información documentada del Dapre, se fundamenta en las los lineamientos, políticas y directrices
dadas en el proceso de Gestión Documental.
Igualmente, las políticas generales de operación y los medios de información y comunicación

aplicables.
Los riesgos y la normatividad aplicable interna o externa se pueden consultar en el aplicativo SIGEPRE
– en el módulo de riesgos y en el módulo de documentos “Normograma” respectivamente.
Nota: los documentos que dan directrices al Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la
República SIGEPRE incorporaran automáticamente los ajustes u orientaciones metodológicas antes
de su aprobación. Por ejemplo: la Guía para la Elaboración y Control de Documentos G-DE-01 se
modificó e incluye nuevas directrices para la elaboración de documentos, las cuales se aplicaran en
el documento previo a su aprobación.
7.4.1. Cumplimiento de Requisitos Técnicos de los procesos del

SIGEPRE
La siguiente tabla muestra la relación entre los procesos del SIGEPRE y los requisitos de la ISO
9001:2015
Tabla 3: Matriz Cumplimiento de Requisitos Técnicos - ISO 9001:2015

TIPO DE
PROCESOS REQUISITOS ISO 9001:2015
PROCESO
4.1 Comprensión de la organización y de su contexto
4.3 Determinación del alcance del Sistema de Gestión de la
Calidad
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus procesos
5.1 Liderazgo y compromiso
5.2 Política
5.3 Roles, responsabilidades y autoridades en la organización
6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades
Procesos de Direccionamiento
6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
Dirección Estratégico
7.1 Recursos
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información documentada
9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
10.1 Generalidades
10.2 No conformidad y acción correctiva
10.3 Mejora continua
Evaluación, 4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos
Control y 6.3 Planificación de los cambios
Mejoramiento 7.1 Recursos
22
Código M-DE-02
TIPO DE
PROCESO
7.4 Comunicación
9.2 Auditoría interna
9.3 Revisión por la dirección
10.1 Generalidades
4.2 Comprensión de las necesidades y expectativas de las partes
Interesadas
4.4 Sistema de Gestión de la Calidad y sus Procesos
7.1 Recursos
Atención al
7.4 Comunicación
usuario
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
7.4 Comunicación
8.1 Planificación y control operacional
Gestión de
Procesos 8.2 Requisitos para los productos y servicios
Asuntos
Misionales. 8.5 Producción y provisión del servicio
Estratégicos
8.6 Liberación de los productos y servicios
8.7 Control de las salidas no conformes
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
7.4 Comunicación
Gestión Jurídica 7.5 Información documentada
8.1 Planificación y control operacional
8.2 Requisitos para los productos y servicios
8.5 Producción y provisión del servicio
8.6 Liberación de los productos y servicios
23
Código M-DE-02
TIPO DE
PROCESO
8.7 Control de las salidas no conformes
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
7.4 Comunicación
Gestión de: 7.5 Información documentada
Seguridad, Apoyo 8.1 Planificación y control operacional
Logístico 8.2 Requisitos para los productos y servicios
Presidencial y 8.5 Producción y provisión del servicio
Comunicación y 8.6 Liberación de los productos y servicios
Prensa 8.7 Control de las salidas no conformes
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
7.4 Comunicación
Procesos de Gestión
Soporte. Administrativa
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
7.4 Comunicación
Gestión Financiera 7.5 Información documentada
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
Adquisición de
Bienes y Servicios
7.4 Comunicación
24
Código M-DE-02
TIPO DE
PROCESO
8.4 Control de los procesos, productos y servicios suministrados
externamente
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
7.4 Comunicación
Gestión
Documental
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
7.2 Competencia
7.4 Comunicación
Talento Humano
10.1 Generalidades
7.1 Recursos
Tecnologías de 7.4 Comunicación
Información y 7.5 Información documentada
Comunicaciones 9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación
10.1 Generalidades
8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE
El Seguimiento y medición para asegurar el mantenimiento y mejora del SIGEPRE, se hace conforme
a lo establecido en la “Guía para el Seguimiento y Medición de los Procesos y del Sistema Integrado
de Gestión de la Presidencia de la Republica” G-DE-03. Adicionalmente, se cuenta con herramientas
25
Código M-DE-02
que facilitan la evaluación y promueven la toma de decisiones para mejorar continuamente el

Sistema como son:
• Revisiones al SIGEPRE por la Alta Dirección, de acuerdo con lo definido en el procedimiento

de P-EM-04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la Presidencia de la Republica –
SIGEPRE.
• Auditorías internas y externas del SIGEPRE, de acuerdo con lo definido en el procedimiento
P-EM-01 Procedimientos de Auditorías Internas, M-EM-01 Manual de Auditorías Internas y
G-EM-01 Guía para la elaboración del programa anual de auditorías y concepto sobre el
sistema integrado de gestión.
• Seguimiento al desempeño de los procesos a través de los indicadores, de acuerdo con la G-
DE-03 Guía para el Seguimiento y Medición del Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia de la Republica.
• Encuestas de satisfacción al cliente M-AU-01 Manual de Servicios Misionales.
• Estado de las Peticiones, quejas, reclamos y sugerencias – PQRS de acuerdo con lo definido
en el M-AU-04 Manual de Atención a la Ciudadanía.
• Formulación, ejecución, seguimiento y evaluación de las acciones correctivas y de mejora
generadas por las diferentes fuentes (Auditorías, Riesgos, Análisis de Datos, Autocontrol,
Tratamiento de Salidas No Conformes, Planes, entre otras) ver P-EM-06 Procedimiento
Formulación, seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento y G-EM-01 Guía para la
formulación, seguimiento y evaluación de planes de mejoramiento.
• Recibir, documentar y responder adecuadamente a las comunicaciones internas y externas
relativas a la seguridad y salud en el trabajo, dando cumplimiento a la legislación vigente y a
los procedimientos e instructivos internos del Dapre.
• Identificar posibles desviaciones o eventos que impidan el normal funcionamiento y
cumplimiento de los deberes de las dependencias, así como la identificación de
oportunidades de mejora ver L-DE-01 Lineamientos para la Administración del Riesgo.
9. GESTIÓN DEL CAMBIO EN EL SIGEPRE

Todos aquellos con responsabilidades en los sistemas deben identificar, informar y planificar los
cambios que afecten al SIGEPRE, vislumbrando y registrando aquellos aspectos o variables que en un
plazo no mayor a un año, por su ejecución o realización, puedan variar o afectar el cumplimiento de
los requisitos definidos para el sistema en la organización, con el objetivo de minimizar su impacto.
Los factores y o variables que lo generan son:
• Internas
Surgen del análisis del comportamiento organizacional y se presentan como alternativas de solución,
como adecuaciones a los procesos, adecuaciones a la infraestructura tecnológica, adecuaciones a
actividades internas (métodos de trabajo), ingreso o rotación de personal, cambios en instalaciones,
cambio de estructura, entre otros aspectos.
26
Código M-DE-02
• Externas
Provienen por los cambios del entorno de la organización; como legales, económicos, geográficos,
ambientales, sociales, entre otros y conllevan la necesidad de cambios a su interior.
Los responsables de los sistemas a partir de los cambios que pueden afectar los diferentes sistemas,
deben analizar y formular planes de mejoramiento, ver procedimiento P-EM-06 Formulación,
Seguimiento y Evaluación de Planes de Mejoramiento, una vez formulados deben ser informados a
la Alta Dirección de la Organización y realizar seguimiento mediante el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño. Ver procedimiento P-EM-04 Revisión del Sistema Integrado de Gestión de la
Presidencia de la República – SIGEPRE.
10. CONOCIMIENTOS DEL DAPRE

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), por ser una entidad
cambiante en el tiempo, de acuerdo con los cambios políticos, elección del Presidente de la República
y demás acontecimientos de su entorno, debe contar con mecanismos que logren mantener los
conocimientos adquiridos por los servidores públicos de las dependencias que han sido parte de la
Entidad en el desarrollo de las funciones.
La Presidencia de la República ha dispuesto y cuenta con los siguientes mecanismos, que permiten
capturar el conocimiento de la Entidad:
• Los procesos cuentan con tipos documentales como: caracterización de procesos, manuales,
lineamientos, guía, instructivos, procedimientos, los cuales se gestionan, aprueban y
mantienen las versiones en el Sigepre;
• Los planes de acción anuales del Dapre, los cuales se construyen por dependencia, se
encuentran cargados en el Sigepre de forma anual, así como los avances y soportes de las
actividades que los constituyen;
• El desarrollo de los diferentes comités de la Entidad, son documentados por medio de actas,
que reflejan los temas presentados y las decisiones de la alta dirección;
• Para los proyectos de inversión de la Entidad, se cuenta con sistemas como el SUIFP y el SPI,
Sistemas de Información del Departamento Nacional de Planeación, en los cuales se
encuentran los documentos que soportan la formulación de los proyectos de inversión,
actualizaciones y los respectivos seguimientos.
De forma general, se puede determinar que el Dapre cuenta con mecanismos apropiados que logran
capturar los conocimientos adquiridos en el desarrollo de sus funciones y pueden ser consultados
cuando se requiera.
27
Código M-DE-02
11. MODELO INTEGRADO DE PLANEACIÓN Y GESTIÓN - MIPG

El Modelo Integrado de Planeación y Gestión es un marco de referencia para dirigir, planear, ejecutar,
hacer seguimiento, evaluar y controlar la gestión de las entidades y organismos públicos, con el fin
de generar resultados que atiendan los planes de desarrollo y resuelvan las necesidades y problemas
de los ciudadanos, con integridad y calidad en el servicio, a través de las políticas de gestión y
desempeño definidas mediante el Decreto 1499 de 2017, las cuales se alinean con los requisitos del
Sistema de Gestión de Calidad y Sistema de Control Internos, modelos de gestión que conforman el
SIGEPRE, ver Gráfico 6 Articulación Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Gráfico No 06. Articulación Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
El esquema de operación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión es el siguiente, ver Gráfico
7 Operación Modelo Integrado de Planeación y Gestión.
Gráfico No 07. Operación Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Para consultar el seguimiento a las Políticas de Gestión y Desempeño, se puede consultar el Mapa
Estratégico 2019-2022 en el aplicativo Sigepre, Pagina Inicial – Seguimiento al Mapa Estratégico 2019-
2022.
28
Código M-DE-02
12. SISTEMA DE CONTROL INTERNO

El Modelo de Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), el cual se fundamenta en el Decreto 1499
de 2017, define siete dimensiones, las cuales logran articular las 17 políticas de este modelo. Una de
sus dimensiones se llama “Control Interno”.
Gráfico No 08. Dimensión Control Interno
La estructura del MECI se fundamenta en los siguientes cinco componentes:
I. Ambiente de control;
II. Administración del riesgo;
III. Actividades de control;
IV. Información y comunicación; y
V. Actividades de monitoreo.
Cada uno de estos componentes se puede consultar en el Manual Operativo del Modelo Integrado
de Planeación y Gestión del Consejo para la Gestión y el Desempeño Institucional
(http://www.funcionpublica.gov.co/eva/mipg/index.html).
De acuerdo con lo anterior, al interior del Dapre la Oficina de Control Interno es la dependencia
responsable de liderar y coordinar el Sistema de Control Interno, el cual hace parte del proceso de
Evaluación, Control y Mejoramiento. Como instancia de seguimiento y control para la toma
decisiones, se estableció el Comité Institucional de Coordinación del Sistema de Control Interno,
formalizado por medio de la Resolución No. 0093 de 2019. Adicionalmente, la Entidad con el fin de
fortalecer el principio de autocontrol por parte de las dependencias del Dapre, definió el Subcomité
de Coordinación del Sistema de Control Interno, formalizado en la Resolución mencionada.
29
Código M-DE-02
13. SISTEMA DE GESTIÓN DE SEGURIDAD, SALUD EN EL TRABAJO Y MEDIO

AMBIENTE – SGSSTMA
13.1. POLITICA DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, comprometido con la
implementación y mejora continua del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo,
contribuye a la protección, mantenimiento y mejora de la seguridad y salud en el trabajo de los
funcionarios, contratistas, visitantes, y partes interesadas; generando acciones dirigidas a identificar,
minimizar, eliminar y controlar los diferentes factores de riesgo que se generen, así como a la
promoción y prevención de la ocurrencia de incidentes y/o accidentes de trabajo y enfermedades
laborales.
De igual forma, contribuye a la protección, mantenimiento y mejora de los sitios de trabajo y del
medio ambiente; implementando acciones dirigidas a la identificación, control y mitigación de los
aspectos e impactos ambientales más significativos, que conlleven a la prevención de la
contaminación y la generación de conciencia ambiental en nuestros funcionarios, contratistas y
visitantes, dando cumplimiento a la normatividad legal vigente y demás requisitos aplicables en
seguridad y salud en el trabajo y medio ambiente.
13.2. POLITICA DE NO ALHOHOL DROGAS Y TABAQUISMO

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, ha establecido la política de no
alcohol, drogas y tabaquismo, en pro de prevenir, mejorar y conservar el bienestar y la calidad de
vida de los servidores públicos, fomentando estilos de vida saludable y permitiendo un adecuado
desempeño del personal y de la Entidad.
Es política del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, mantener los lugares

de trabajo en óptimas condiciones que permita alcanzar altos niveles de seguridad y salud en el
trabajo, siendo conscientes que el alcoholismo, la drogadicción y el uso de sustancias alucinógenas y
enervantes por parte de los servidores públicos, tienen efectos adversos en la capacidad de
desempeño y afectan considerablemente su salud, seguridad, eficiencia y productividad.
La indebida utilización de medicamentos formulados, la posesión, distribución o venta de drogas no

recetadas, bebidas alcohólicas, sustancias alucinógenas y enervantes dentro de las instalaciones del
Dapre, en el desarrollo del trabajo y durante el ejercicio de sus funciones fuera de la Entidad, está
estrictamente prohibida.
De igual forma está prohibido presentarse a trabajar bajo el efecto del alcohol, drogas y/o sustancias
alucinógenas y enervantes o que creen dependencia.
30
Código M-DE-02
El Dapre ha designado los recursos necesarios para dar cumplimiento a esta política y espera la
colaboración de todos los funcionarios y contratistas, participando activamente en los programas de
sensibilización, prevención y capacitación.
13.3. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO
1. Proteger la seguridad y salud de todos los trabajadores, mediante la mejora continua del
Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo en la Entidad.
2. Prevenir la ocurrencia de incidentes y/o accidentes de trabajo y enfermedades laborales, que
afecten la seguridad y la salud de nuestros funcionarios, contratistas y visitantes.
3. Establecer, implementar y mantener los programas derivados de la identificación de los
aspectos ambientales significativos, con el propósito de prevenir la contaminación ambiental y
generar conciencia ambiental en los funcionarios, contratistas y visitantes.
4. Cumplir la normatividad legal vigente aplicable a la naturaleza de la Entidad en materia de
riesgos laborales y gestión ambiental.
13.4. COBERTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD Y SALUD

EN EL TRABAJO
Este Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el trabajo (SG-SST) aplica a todos los funcionarios y
contratistas del DAPRE vinculados directamente o a través de contratos temporales de trabajo o por
medio de contratos de aprendizaje, comisión y aquellos otros que la Ley establezca, en los diferentes
puestos, centros de trabajo y áreas de operación.
13.5. COMITÉ PARITARIO DE SEGURIDAD Y SALUD EN EL TRABAJO

De conformidad con la Resolución 2013 de 1986, el COPASST debe funcionar como Organismo de
Promoción y Vigilancia de las Políticas, Normas y Reglamentos de Salud Ocupacional llamado ahora
Seguridad y Salud en el Trabajo al interior de la empresa, en el tiempo asignado legalmente para sus
funciones: Por lo menos una reunión al mes y cuatro (4) horas semanales de trabajo. Este comité se
reunirá de manera extraordinaria cuando ocurra un accidente de trabajo o cuando se haya
determinado un riesgo, con el responsable del área implicada.
14. SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE INFORMACIÓN – SGSI
31
Código M-DE-02
14.1. POLITICA DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN DEL DAPRE

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la Republica, se compromete a administrar los
riesgos de seguridad de la información para generar, implementar y monitorear los controles que
permitan mantener la confidencialidad, integridad y disponibilidad de sus activos de información en
cumplimiento de los requisitos aplicables. De igual manera, promueve una cultura en seguridad para
evitar y administrar incidentes que contribuyan a la mejora continua del Sistema de Gestión de
Seguridad de la Información – SGSI.
14.2. OBJETIVOS DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE LA

INFORMACIÓN
1. Administrar los eventos de seguridad de la información de la Presidencia de la República.
2. Fortalecer la seguridad y disponibilidad de la información y plataforma tecnológica acorde con
la declaración de aplicabilidad aprobada.
3. Cumplir con los requisitos legales aplicables a la naturaleza de la Entidad en materia de
Seguridad de la Información.
4. Fomentar una cultura de seguridad de la información en los servidores públicos (funcionarios,
contratistas, pasantes, judicantes y personal en comisión de la Presidencia de la Republica).
5. Fortalecer el mejoramiento continuo del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información.
14.3. COBERTURA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE LA SEGURIDAD DE

INFORMACIÓN - SGSI
EL SGSI es aplicable a los activos de información de todos los procesos del Dapre, verificándolo y
aplicándolo a las sedes, comprende las políticas, procedimientos y controles para la preservación de
confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información, en concordancia con la declaración
de aplicabilidad avalada por el Comité de Seguridad de la Información y el Comité Institucional de
Gestión y Desempeño.
14.4. COMITÉ DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN

Por medio del artículo 72, capítulo segundo, de la Resolución No. 0093 del 11 de febrero de 2019,
se crea este Comité, el cual tendrá como objeto:
“ARTÍCULO 73. OBJETO DEL COMITÉ: La conformación del Comité tiene por objeto la planeación,
formulación y la evaluación de las políticas de seguridad de la información, procesos, procedimientos
y metodologías específicas de seguridad de la información para el adecuado uso y administración de
los activos de información del DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DE LA PRESIDENCIA DE LA
REPÚBLICA.”
32
Código M-DE-02
Se encuentra conformado por:
 El Subdirector General del Departamento Administrativo de la Presidencia de la República

quien lo presidirá.
 El Director Administrativo y Financiero.
 El Jefe para la Protección Presidencial o su delegado
 El Jefe de Área de Tecnología y Sistemas de Información del Departamento Administrativo
de la Presidencia de la República, quien será el Secretario Técnico del Comité.
 El Jefe del Área Administrativa del Departamento Administrativo de la Presidencia de la
República.
15. SISTEMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO
FUENTE: PROGRAMA NACIONAL DE SERVICIO AL CIUDADANO - DNP
El Decreto 2623 de 2009 estableció la creación del Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano como
instancia coordinadora para la Administración Pública del Orden Nacional de las políticas, estrategias,
programas, metodologías, mecanismos y actividades encaminados a fortalecer la Administración al
servicio del ciudadano.
De acuerdo con lo establecido en el Decreto antes mencionado, El Sistema Nacional de Servicio al

Ciudadano es el conjunto de políticas, orientaciones, normas, actividades, recursos, programas,
organismos, herramientas y entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas,
encaminados a la generación de estrategias tendientes a incrementar la confianza en el Estado y a
mejorar la relación cotidiana entre el ciudadano y la Administración Pública. El coordinador y
articulador de este sistema es el Programa Nacional de Servicio al Ciudadano del Departamento
Nacional de Planeación.
33
Código M-DE-02
Con la formulación del Conpes 3649 de 2010 que establece la Política Nacional de Servicio al
Ciudadano y del Conpes 3785 de 2013 que establece la Política Nacional de Eficiencia Administrativa
al Servicio del Ciudadano, se determinó la política que las Entidades públicas del orden nacional
deben implementar para mejorar la relación Gobierno – Ciudadano. Para ello, se estableció el Modelo
de Gestión Pública Eficiente al Servicio del Ciudadano.
Este modelo fue adoptado por el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República, y

la finalidad es ofrecer un mejor servicio a las partes interesadas. Para ello, a través de la Resolución
1307 de 2012, fue creado el Grupo de Atención al Usuario y Servicios Compartidos, cuyas funciones
principales son el control y seguimiento a la atención oportuna de las PSQR, liderar la cultura de
servicio y atención al usuario de acuerdo con los lineamientos del Sistema Nacional del Servicio al
Ciudadano.
Posteriormente, con el objetivo de darle mayor relevancia a la atención ciudadana, mediante la

Resolución No. 0970 de 2016, fue creado el Grupo de Atención a la Ciudadanía de la Subdirección
General, que tiene a su cargo liderar la implementación de la cultura de servicio, así como la atención
y orientación a la ciudadanía y/o usuarios de la entidad.
La Presidencia de la República como parte del Sistema Nacional de Atención al Ciudadano ha logrado:
 Simplificar procedimientos internos para beneficio de los usuarios, como el acceso a los
trámites de radicación, revisión, asignación y respuesta de correspondencia, centralización
de todas las solicitudes allegadas al Dapre, disminución de los tiempos de respuesta, espacios
físicos adecuados para la atención a la ciudadanía, capacitación a los funcionarios para la
atención a los clientes, entre otros.
 Mejorar el control y seguimiento a la atención oportuna de peticiones, sugerencias, quejas,
reclamos o denuncias (PSQRD).
 Habilitar el servicio de chat en la página web.
 Actualizar las encuestas de evaluación de satisfacción del cliente frente a la respuesta de
peticiones y la evaluación de satisfacción de los usuarios frente a los trámites y otros
procedimientos administrativos.
 Actualizar las caracterizaciones de los usuarios de los trámites y otros procedimientos
administrativos que ofrece la entidad.
El seguimiento a los temas relacionados con el Sistema Nacional de Servicio al Ciudadano se hace por
medio del Comité Institucional de Gestión y Desempeño, del Departamento Administrativo de la
Presidencia de la República.
16. MARCO LEGAL

Se puede consultar en el aplicativo Sigepre – Mapa de procesos – Normograma o en el campo de
documentos asociados cuando se consulta el documento.
34
Código M-DE-02
17. REQUISITOS TÉCNICOS
 Norma Técnica ISO 9001  Decreto 2623 del 13 de julio de 2009

 Norma Técnica ISO/IEC 27001  Decreto 1072 del 26 de mayo de 2015
 Modelo Estándar de Control Interno  Resolución 0312 del 13 de febrero de
MECI. 2019, Ministerio del Trabajo
 Modelo Integrado de Planeación y
Gestión
18. DOCUMENTOS ASOCIADOS

Se puede consultar en el aplicativo SIGEPRE – Mapa de procesos – Documentos y formatos o en el
campo de documentos asociados cuando se consulta el documento.
19. RESPONSABLE DEL DOCUMENTO
 Jefe de la Oficina de Planeación
20. ANEXOS
 Anexo 1 “Matriz despliegue de estratégico”

 Anexo 2 “Matriz de interacción de procesos”
35
Código M-DE-02
ANEXO 1: Matriz de despliegue Estratégico
DIRECTRICES
POLITICA DEL OBJETIVOS
MISIÓN Y VISIÓN DE LA PROCESOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS
SIGEPRE INSTITUCIONALES
POLÍTICA
1. Coordinar el diseño e
implementación de
políticas públicas de
inclusión social
2. Coordinar los temas de

emprendimiento,
productividad e
Definir lineamientos para lograr que
innovación a través de la Gestión de
las prioridades del Gobierno se pongan
articulación de las Asuntos
en marcha y se ejecuten en el marco
Misión: Corresponde al entidades del gobierno y Estratégicos
del Plan Nacional de Desarrollo.
Departamento el sector privado para el
Administrativo de la En el desarrollo del país
Presidencia de la Departamento
República, asistir al Administrativo de 3. Fortalecer las políticas
Presidente de la la Presidencia de la Armonizar, públicas encaminadas a
República en su calidad República, nos mantener y la legalidad, la seguridad
de Jefe de Gobierno, comprometemos a mejorar un nacional y la
Jefe de Estado y armonizar, Sistema transparencia.
Suprema Autoridad mantener y Integrado de
Administrativa, en el mejorar un Gestión
Conceptuar sobre la producción de
ejercicio de sus Sistema Integrado actos normativos y adelantar la
atribuciones de Gestión, que defensa de la entidad en los procesos
constitucionales y nos permita asistir Asistir y apoyar y acciones judiciales en que haga parte
legales y prestar el y apoyar al al Presidente de Gestión Jurídica
para garantizar la seguridad jurídica
apoyo administrativo Presidente de la la República en
del Presidente de la República y del
necesario para dicho República en el el cumplimiento Departamento Administrativo de la
fin. cumplimiento de de su Plan de Presidencia de la República
su Plan de Gobierno
Visión: La Presidencia Gobierno,
coordinando 4. Generar los
de la República será la
esfuerzos con Coordinando mecanismos oportunos, Gestión de
primera entidad del
entidades del esfuerzos con adecuados y eficientes seguridad, apoyo Garantizar la seguridad integral
Estado, modelo de la
sector público y entidades del para el cumplimiento de logístico Presidencial y el adecuado manejo de
gestión pública,
privado, con sector público y las funciones del señor presidencia y la imagen del Presidente de la
transparente y
personal calificado privado Presidente. comunicación y República y de la Institución.
referente
y disponiendo de prensa.
internacional,
orientada a la los recursos
coordinación efectiva administrativos, Personal
del plan de gobierno tecnológicos y calificado y Gestión de
para la construcción de financieros que se disponiendo de seguridad, apoyo Garantizar la seguridad integral
un pacto social, basado requieran para los recursos logístico Presidencial y el adecuado manejo de
en la equidad, con prestar los administrativos, presidencia y la imagen del Presidente de la
mentalidad servicios a tecnológicos y comunicación y República y de la Institución.
innovadora, flexible, nuestros clientes financieros prensa.
abierta al cambio con eficiencia,
tecnológico y al transparencia y
Definir lineamientos para la
emprendimiento. oportunidad.
formulación, ejecución y seguimiento
de los planes, programas y proyectos
5. Innovar los procesos
sectoriales e institucionales y
estratégicos y de
Direccionamiento administrar el Sistema Integrado de
apoyo, a través de los
Estratégico Gestión de la Presidencia de la
recursos logísticos para
Republica SIGEPRE para facilitar el
fortalecer la gestión de
cumplimiento de la misión, visión y
la Entidad con calidad y
objetivos institucionales con criterios
seguridad de la
de calidad y oportunidad.
información.
Adquisición de Adelantar los procesos para la

Bienes y servicios adquisición de bienes, servicios y
obras requeridos para el desarrollo de
36
Código M-DE-02
DIRECTRICES
POLITICA DEL OBJETIVOS
MISIÓN Y VISIÓN DE LA PROCESOS OBJETIVOS DE LOS PROCESOS
SIGEPRE INSTITUCIONALES
POLÍTICA
la gestión de la Presidencia de la
República
Tomar decisiones que permitan la

Evaluación,
implementación de acciones
control y
oportunas para el mejoramiento
mejoramiento
continuo del SIGEPRE
Gestionar de forma adecuada y

oportuna las diferentes solicitudes
Atención al recibidas de los clientes y partes
usuario interesadas de la Entidad, en el marco
de la normatividad vigente, con el fin
de satisfacer sus necesidades
Realizar seguimiento de la plataforma

y servicios de Tecnología y Sistemas de
Tecnología de Información - TIC's, buscando la
Información y seguridad de la información,
Comunicaciones confidencialidad, integridad y
disponibilidad para facilitar la gestión
de todos los procesos.
Programar, controlar y registrar las

Gestión operaciones financieras de acuerdo
Financiera con los recursos disponibles de la
Entidad
Gestionar y promover el desarrollo del

talento humano a través de planes
orientados a brindar bienestar a los
Talento Humano funcionarios, así como el
mejoramiento de las competencias
laborales, propiciando un adecuado
clima laboral.
Garantizar la prestación de los

servicios administrativos y logísticos
requeridos por la Entidad mediante la
Gestión administración, manejo y control de
Administrativa los bienes y servicios de recursos
físicos, transporte, infraestructura,
telecomunicaciones y servicios
generales.
Administrar, controlar y conservar la

información documental de la Entidad,
a través de la planificación, manejo y
Gestión
organización de la documentación
Documental
producida y recibida, desde su origen
hasta su disposición final, con el fin de
facilitar su utilización y conservación.
37
Código M-DE-02
ANEXO 2: Matriz de Interacción de Procesos
PROCESOS INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS
Todos los procesos

Direccionamiento Estratégico
Evaluación, Control y Mejoramiento
Direccionamiento Estratégico.
Gestión Financiera
Gestión Documental
Adquisición Bienes y Servicios
Todos los procesos
Evaluación. Control y Mejoramiento Direccionamiento Estratégico
Todos los procesos
Gestión de Asuntos Estratégicos
Atención al usuario
Gestión Jurídica
Gestión de seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y
prensa
Gestión de Asuntos Estratégicos. Direccionamiento Estratégico
Gestión Jurídica Evaluación, Control y Mejoramiento
Gestión Jurídica
Gestión de: seguridad, apoyo logístico Evaluación, Control y Mejoramiento
presidencial y comunicación y prensa Gestión de, seguridad, apoyo logístico presidencial y comunicación y
prensa
Todos los procesos
Gestión Administrativa Direccionamiento Estratégico
Todos los procesos
Gestión Financiera
Gestión Financiera
Adquisición Bienes y Servicios
Talento Humano
Gestión de Asuntos Estratégicos
Todos los procesos
Adquisición de Bienes y Servicios Gestión Financiera
Gestión Administrativa
Adquisición de Bienes y Servicios
Todos los procesos
Gestión Documental Evaluación, Control y Mejoramiento
Gestión Documental
38
Código M-DE-02
PROCESOS INTERACCIÓN CON OTROS PROCESOS

Todos los procesos
Talento Humano
Gestión Financiera
Talento Humano
Todos los procesos
Tecnología de Información y
Evaluación. Control y Mejoramiento
Comunicaciones
Tecnología de Información y Comunicaciones
39

M DE 02 Manual SIGEPRE

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MANUAL DEL SISTEMA

BOGOTÁ D.C, ABRIL DE 2019

8. SEGUIMIENTO, MEDICION Y MEJORA DEL SIGEPRE ........................................................ 25

Gráfico N° 01: Esquema del SIGEPRE ......................................................................................... 8

La implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión de Calidad, bajo el enfoque de la NTCGP

El Departamento Administrativo de la Presidencia de la República (Dapre), desde el año 2007 inició

 En ese sentido la integridad busca que la información sea salvaguardada en su exactitud y en

La Ley 55 de 1990, dispone que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República,

Tiene regímenes especiales en materia presupuestal, fiscal, administrativa, contractual, salarial y

4.3. ESTRUCTURA ORGANICA

4.4. PRINCIPIOS Y VALORES

5. SISTEMA INTEGRADO DE GESTION DE LA PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA-

Gráfico N° 01: Esquema del SIGEPRE

La estructuración del SIGEPRE obedece a una

Las principales actividades realizadas en el marco de

Gráfico N° 02: Ciclo PHVA del SIGEPRE

Ejecución del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el

 Política y Objetivos del SIGEPRE Ejecución Programa de Gestión Documental

Definición de la planeación, estratégica, plan de acción anual y Plan

Definición del Plan Anual de Trabajo de Seguridad y Salud en el

 Subprograma de Medicina Preventiva y del Trabajo Implementación de procesos

Identificación, análisis y valoración de la Administración de

Formulación del Programa de Gestión Documental Diagnóstico integral de condiciones de Trabajo

Programación Presupuestal Ejecutar las comunicaciones internas y externas

Elaboración del Plan Institucional de Capacitación Implementación y Operación del SIGEPRE

Establecimiento del manual de funciones

Planificación de los servicios

Definición de la metodología de administración de riesgos

Definición de plan anual de Sistema de gestión

Gestión del cambio

Comunicaciones internas y externas

Establecimiento del SIGEPRE

Formulación e implementación de acciones

 Administración de Riesgos Ejecución de auditorías (Interna y externa)

 Investigación de accidentes e incidentes de trabajo Control de las salidas no conforme

Interno, Comité Institucional de Gestión y Desempeño, Comité

Correcciones Medir la eficacia de los controles implementados

Reprogramación de actividades Registrar incidentes y eventos

Revisión de la eficacia de las acciones

Mantenimiento y Mejora del SIGEPRE

5.1. POLÍTICA DEL SIGEPRE

5.1.1. Descripción de la política

“Nos Comprometemos”: Implica un compromiso institucional y personal frente al SIGEPRE.

“Mantener”: Implica que a través de los mecanismos de evaluación y control garantizamos la

“Mejorar”: Implica el incremento continuo en los niveles de desempeño de procesos y servicios en

“Asistir y apoyar al Presidente de la República”: Es nuestro principal compromiso frente a las

5.1.2. Directrices de la Política

“… armonizar, mantener y mejorar un Sistema Integrado de Gestión,…”

“…que nos permita asistir y apoyar al Presidente de la República en el cumplimiento de su Plan de

“…coordinando esfuerzos con entidades del sector público y privado…”

1. Coordinar el diseño e implementación de políticas públicas de inclusión social

5.2.1. Despliegue Política y Objetivos

5.3. ALCANCE DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE LA PRESIDENCIA

Asistir y prestar apoyo administrativo al Presidente de la República en el

Dicho alcance se fundamenta de acuerdo con la misión del Departamento Administrativo de la

5.4. NO APLICACIÓN DE REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2015

5.5. COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN

“Para que el Departamento Administrativo de la Presidencia de la República cumpla con su misión,

• Compromiso con la prosperidad • Equidad.

5.6. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD

Gráfico N° 03: Instancias de Responsabilidad y Autoridad

Las responsabilidades de las diferentes instancias frente al SIGEPRE son:

Las responsabilidades más relevantes de la Alta Dirección frente al SIGEPRE son: