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ACCCIONES CORRECTIVAS Y Versión: 10

PREVENTIVAS Fecha: 11/08/2017
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RELACIÓN DE VERSIONES

VERSION Nº FECHA CAMBIOS

5 01/04/2014 Actualización general del documentos generando cambio de encabezado, codificación y logo de la empresa.

6 18/06/2014 Ajuste al documento de acuerdo con nuevos: contenidos y códigos de documentos, y cargos.

El documento describe de forma más detallada la secuencia de actividades para ejecución de acciones
7 25/09/2014
correctivas, permitiendo mayor control y seguimiento a las mismas actividades.

8 01/08/2016 Actualización de responsabilidades y documentación.

Se une el procedimiento de acciones correctivas y preventivas en uno solo procedimiento y se ajuste el

9 16/03/2017
procedimiento a versión iso 9001 y iso 14001 : 2015 ,Decreto 1072 de 2015
Ajustes en la descripción de las actividades a realizar para tratamiento de las acciones correctivas y/o
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preventivas.

ELABORO REVISO APROBO

JOSÉ MANUEL COLMENARES LEÓN SERGIO ANDRÉS SÁNCHEZ PORRAS SERGIO ANDRÉS SÁNCHEZ PORRAS
Asistente Gestión Sostenible Director Gestión Sostenible Representante de la Alta Dirección

CONTROL DE EMISIONES
X COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA EMITIDA A: ARCHIVO DEL SISTEMA
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1. OBJETIVO

Establecer la metodología a seguir para la identificación, tratamiento, control y seguimiento adecuado de

acciones correctivas, preventivas y de mejora, de tal manera que permitan eliminar las causas de no
conformidades reales de los productos, procesos y servicios desarrollados en DISCON LTDA.

2. ALCANCE

Aplica para todos los procesos de DISCON LTDA. Respecto a la toma de acciones una vez se identifican no
conformidades, productos o servicios no conformes u oportunidades de mejora, así establecer correcciones,
acciones correctivas, preventivas y planes de acción de mejora.

Este procedimiento rige a partir de la fecha de su publicación.

3. DEFINICIONES

3.1 No conformidad. El incumplimiento de un requisito.1

3.2 Acción Correctiva. Acción Tomada para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra situación
no deseable.2

3.3 No conformidad mayor. Desviación seria con relación a los criterios de la auditoria, implica un riesgo alto
para la empresa, tomará tiempo para resolverla.

3.4 No conformidad menor. No es demasiado seria, implica un riesgo bajo para la organización, se puede
resolver en un tiempo corto.

3.5 Eficacia. Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los resultados
planificados.3

3.6 Acción preventiva. Acción para eliminar o mitigar la(s) causa(s) de una no conformidad potencial u otra
situación potencial no deseable. 4

1
Norma NTC-ISO-9000:2015
2
Norma NTC-ISO-9000:2015
3
Norma NTC-ISO-9000:2015
4
Decreto 1072 del 2015
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4. GENERALIDADES

4.1 Identificación de las NC reales y potenciales

Parte de la identificación de las No Conformidades reales o potenciales, incluyendo las quejas de los clientes y el
Producto No Conforme. Todos los funcionarios, contratistas y subcontratistas de DISCON, pueden identificar y
reportar las no conformidades.

4.2 Las no conformidades reales y potenciales son identificadas en: A continuación un listado de las
fuentes de NC reales y potenciales:

 Los resultados de auditorías al Sistema de Gestión Integral y RUC tanto internas como externas, que
son manejados de acuerdo a los lineamientos establecidos en el procedimiento “Auditoria Internas”.
 Los Accidentes o Incidentes de Trabajo ocurridos a consecuencia de la ejecución de actividades de la
empresa.
 Análisis de tendencias y estadísticas
 Reporte de actos y condiciones inseguras
 Las quejas o reclamos que pueda presentar el cliente o los diferentes grupos de interés.
 Monitoreo a indicadores de gestión.
 Análisis tendenciales resultados de la medición de procesos y objetivos.
 Programas de gestión de Riesgo, de Gestión Ambiental y Programas de Vigilancia Epidemiológica, entre
otros
 Los resultados de inspecciones, simulacros y demás actividades en materia de seguridad industrial y
medio ambiente.
 Revisiones por la gerencia
 Cambio en procedimiento o métodos de trabajo
 Reportes de servicio no conforme.
 Informes de prestación del servicio
 Reuniones de comité de gestión
 Ejecución de las labores diarias
 Retroalimentación del personal.
 Reuniones periódicas de obra / proyecto, tanto internas como externas.
 Dificultades con los proveedores
 Resultados de revisiones gerenciales al sistema Incidentes con o sin lesión de trabajo.
 Incumplimiento de requisitos legales.
 Inspecciones planeadas y gerenciales.
 Revisión por la gerencia

5. DESARROLLO

Una vez es identificada una no conformidad u oportunidad de mejora el jefe de proceso del cual se origina esta
es el responsable de dar cierre al hallazgo. El tratamiento de las acciones correctivas o preventivas se debe
registrar en el formato FT-07 Solicitud acción.
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5.1 Identificación de la no conformidad

El responsable del proceso asociado a la solicitud de acción lo debe registrar la sección I del formato FT-07
Solicitud acción. Allí se diligencian aspectos que permiten identificar el origen y la naturaleza de la no
conformidad.

5.2 Análisis de la no conformidad real o potencia y plan de acción

El responsable del proceso asociado a la solicitud de acción lo debe registrar en la sección II de formato FT-07
Solicitud acción. Para el análisis de causas se utilizará la metodología de los “por qué’s”. La metodología de “los
5 por qué” (también llamada “escalera de porqués” o “los 5 porqués”) es un método basado en realizar preguntas
para explorar las relaciones de causa-efecto que generan un problema en particular. El objetivo final de los 5
Porqué es determinar la causa raíz de un defecto o problema.

Una vez se determina la causa raíz en base a esta se establece un plan de acción, en el cual se prioriza las
iniciativas más importantes para asegurarse de que la no conformidad no vuelva a ocurrir o prevenir la ocurrencia
para el caso de las acciones preventivas. El plan de acción se constituye como la guía que proporcionará un
marco de referencia a la hora de llegar a un cierre eficaz de la no conformidad.

5.3 Presentación y aprobación de la solicitud de acción

Una vez se ha diligenciado las secciones I y II del formato FT-07 Solicitud acción el responsable del proceso
debe presentar al Director de Gestión Sostenible y/o Subdirector de Gestión Sostenible la solicitud para
aprobación de la misma.

En caso de que la solicitud esté basada en una oportunidad de mejora o acción preventiva el área de gestión
sostenible evalúa la necesidad de adoptar acciones correctivas y/o preventivas y de considerarlo necesario lo
aprueba para su implementación y le asigna un código a la solicitud de acción. A continuación se procede a
relacionarla en el formato FT-08 Estado de las acciones tomadas para su posterior seguimiento y trazabilidad.

En caso de que la solicitud sea presentada por una no conformidad el área de gestión sostenible revisa el análisis
de causas y evalúa el plan de acción y si los considera adecuados lo aprueba para su implementación y le asigna
un código a la solicitud. De igual manera se procede a relacionarla en el formato FT-08 Estado de las acciones
tomadas para su posterior seguimiento y trazabilidad.

5.4 Implementación del plan de acción

Antes de implementar la acción correctiva o preventiva el responsable del proceso asociado a la solicitud de
acción valora el riesgo de manera cualitativa (alto, medio, bajo) de acuerdo a un análisis subjetivo. Una vez se
ejecute o durante la ejecución del plan de acción se solicita la revisión de las evidencias y/o registros al Director
de Gestión Sostenible y/o Subdirector de Gestión Sostenible para el respectivo seguimiento.

Nota: En caso de que la acción correctiva y/o preventiva identifiquen peligros nuevos o que han cambiado, o la
necesidad de controles nuevos o modificados, las acciones propuestas serán revisadas de acuerdo a lo descrito
en el párrafo anterior.
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5.5 Seguimiento y cierre de la no conformidad

El seguimiento de la implementación del plan de acción se registra en la sección III del formato FT-07 Solicitud
acción y es responsabilidad del Director de Gestión Sostenible y/o Subdirector de Gestión Sostenible.
Dependiendo de la naturaleza de la no conformidad esta debe ser cerrada por el gerente. Los resultados del
seguimiento a estas acciones se tiene en cuenta en los informes de gestión, informes de auditoría y en los
informes para revisión por parte de la gerencia.

Una vez finalizadas todas las acciones previstas en el plan de acción, y realizado el seguimiento correspondiente,
se hace una última revisión general para verificar la eficacia de las acciones tomadas a partir de los resultados
obtenidos comparados con los datos iniciales, y determinar si se han eliminado las causas o si el problema
continua, en cuyo caso se debe efectuar nuevamente todo el análisis de la solución del problema.

En caso de que la acción tomada no sea eficaz, se deberá someter de nuevo al procedimiento PR-04. En caso de
nuevamente de no ser eficaz la acción, se realiza evaluación y jerarquización de acciones.

El cierre eficaz de la no conformidad se registra en el formato FT-07 Solicitud acción y en el formato FT-08
Estado de las acciones tomadas.

6. REFERENCIAS TECNICAS

 NTC-ISO 9001:2015 - Sistemas de Gestión de la Calidad. Requisitos.

 NTC-ISO 14001: 2015 - Sistemas de Gestión Ambiental. Requisitos.
 NTC-OHSAS 18001 – Sistemas de Gestión en Seguridad y Salud Ocupacional.
 NTC-ISO 9000:2015: Sistemas de Gestión de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario.
 Decreto 1072 DE 2015.
 Guía RUC Rev. 16 16.02.2017.