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PROCEDIMIENTO DE COMUNICACIÓN Y Versión: 6

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RELACION DE VERSIONES

VERSION Nº FECHA CAMBIOS

1 15/07/2008 Se agregan definiciones

Actualización general del documentos generando cambio de encabezado, codificación y logo de la
2 01/04/2014
empresa.
Define los canales de comunicación, internos y externos; de acuerdo con las prioridades y
3 04/08/2014
necesidades de los grupos de interés.
4 20/02/2017 Se incluye la definición de cada grupo de interés
Inclusión de terminología ISO 9001 : 2015 y ISO 14001 : 2015 y 4.4.3 comunicación ,
5 15/03/2017
participación y consulta de OHSAS 18001 : 2007
Inclusión de los criterios definidos en el ítem de comunicación 7.4. De ISO 9001: 2015 y ISO
6 12/10/2017
14001: 2015 y 4.4.3 comunicación, participación y consulta de OHSAS 18001: 2007.

ELABORO REVISO APROBO

JOSÉ MANUEL COLMENARES LEÓN SERGIO ANDRES SANCHEZ SERGIO ANDRES SANCHEZ
Subdirector Gestion Sostenible Director Gestión Sostenible Director Gestión Sostenible

CONTROL DE EMISIONES

X COPIA CONTROLADA COPIA NO CONTROLADA EMITIDA A: ARCHIVO DEL SISTEMA

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1. OBJETIVO DEL DOCUMENTO

Este procedimiento tiene por objeto establecer los canales apropiados para que las comunicaciones tanto internas
como externas de la empresa DISCON se realicen asegurando su eficacia.

2. DEFINICIONES

 COMUNICACIÓN: Proceso de transferencia de información interactiva a través de diferentes canales.

 PARTICIPACIÓN: Proceso interactivo orientado a la construcción de una idea, decisión, organización,

etc., en el cual las personas aportan.

 CONSULTA: Proceso a través del cual se requiere la opinión o asesoría de personas que tienen relación
al cuestionamiento.

 COMITÉ DE CONVIVENCIA LABORAL: Es un comité que actúa como conciliador reservado en los
casos concretos que susciten reclamaciones de acoso laboral por parte de los trabajadores, para lo cual
deberá examinar de manera confidencial, cuando a ello hubiere lugar, los casos específicos o puntuales
en los que sean planteadas situaciones que presuntamente pudieren tipificar conductas o circunstancias
de acoso laboral y proponer alternativas.

 COMITÉ DE INVESTIGACIÓN DE INCIDENTES Y/O ACCIDENTES DE TRABAJO: Es un grupo o

equipo de personas que conforma el empleador o su delegado, para que realice la investigación de todos
los incidentes y accidentes de trabajo, que ocurran en la Empresa. Debe estar integrado como mínimo
por el jefe inmediato o supervisor del trabajador accidentado o del área donde ocurrió el incidente, un
representante del Comité Paritario de Salud Ocupacional, y el Responsable del desarrollo del programa
de salud ocupacional. Artículo 7. Res 1401 de 2007.

 COPASST: El comité Paritario de seguridad y salud en el trabajo, será el principal puente de

comunicación interna entre la alta dirección y los trabajadores tanto administrativos como
operativos.

 ORGANIZACIÓN: compañía, corporación, firma, empresa, autoridad o institución, o parte o

combinación de ellas, sean o no sociedades, pública o privada, que tiene sus propias funciones y
administración.
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3. DESARROLLO

3.1 COMUNICACIONES INTERNAS

La comunicación interna se da de forma ascendente y descendente, por igual y sin distinción.

Generalmente de forma verbal, entre compañeros de trabajo, en conversación personal, telefónica o mediante
avantel. Cuando es requerido, se concreta la información en un correo electrónico o un acta, y se socializa con los
interesados.

Como canales de comunicación generales están:

 Revisión gerencial: reunión mediante la cual se evalúa el desempeño y avance del sistema integrado de
gestión. Es un mecanismo mediante el cual los responsables de proceso pueden expresar sus
necesidades para proporcionar mejora continua a sus respectivos procesos.
 Comité de convivencia laboral: permite tramitar todas las acusaciones que por acoso laboral presenten
los trabajadores.
 Comité paritario de salud ocupacional: medio para promocionar la salud ocupacional en todos los niveles
de la organización.
 Comité de responsabilidad social: organismo asesor de la alta dirección para direccionar las actividades
de gestión social. Evalúa las actuaciones del personal frente al Código de ética.
 Para los proyectos en los puntos de trabajo se cuenta con tablero o cartelera en donde se comunican los
aspectos más relevantes.

3.2 COMUNICACIONES EXTERNAS

Tanto la correspondencia enviada como la recibida se controlan de acuerdo con lo establecido en el procedimiento
“Control de documentos y registros” PR-01.
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3.3 DESCRIPCION ESPECIFICA DE LOS CANALES DE COMUNICACION

3.3.1 Grupo de interés: Socios

Este grupo de interés lo componen las personas naturales o jurídicas que han puesto recursos para invertir en la empresa y legalmente figuran en la
cámara de comercio de la empresa.

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?

Gerente Direccionamientos Presidente X Silencio profesional

Se da respuesta a las
Director de Gestión Actas, memorandos, correos con comunicaciones.
Presidente y Gerente X
Sostenible información general Ejecución a las acciones
solicitadas.
Director de Propuestas
Instrucciones Presidente y Gerente X Silencio Profesional
Director Comercial
Se puede dar respuesta por
Sub-Director de Autorización para definir temas correo electrónico o por
Compras e relacionados con adecuación de Presidente X impresiones y visto bueno
Infraestructura infraestructura cuando son compras
significativas.
Facturas pendientes de pago y pagadas de
proveedores y de clientes, saldos de Presidente, Gerente y
Asistente Contable deudas con entidades bancarias y saldos Administrador de alumbrados X Pagos.
de fondos de garantías y realización de públicos
pagos específicos
Se da Respuesta a las
Email, comunicaciones telefónicas, comunicaciones.
Asesor Jurídico consultas directas respecto a temas en Presidente, Gerente X
general Ejecución a las acciones
solicitadas.
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3.3.2 Grupo de interés: Colaboradores

Personas que son contratados directamente por la empresa o a través de una bolsa de empleo para desarrollar labores y funciones relacionadas con la misión
de la organización.

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Se da respuesta a las
Directores de cada comunicaciones.
Informes de gestión X
departamento Ejecución a las acciones
solicitadas.
Se da respuesta a las
Problemas e inquietudes sobre SSTA y comunicaciones.
Gerente Todos los colaboradores X
actividades de Gestión Sostenible Ejecución a las acciones
solicitadas.
Flujo de caja, balance y estado de
Contabilidad y revisor fiscal X
resultados
Capacitaciones, certificaciones, plan
Dpto Gestión Sostenible X
HSE
Coordinadores de proyecto, Se da respuesta a las
Director comunicaciones.
Administradores de obra,
Administrativo y de Actas, memorandos, correos X
Coordinadores HSE y QA/QC, Ejecución a las acciones
Recursos Humanos
Ingenieros de propuestas solicitadas.
Director Administrativo y de
Recursos Humanos, Director
Director de Capacitaciones, certificaciones, plan Bienestar Empresarial, Ejecución a las acciones
X
Planeación HSE, plan de calidad Director de Gestión solicitadas.
Sostenible, Director de
Ejecución de Proyectos
Información técnica, control y Silencio profesional. Se da respuesta a las
Director de Ejecución Directores de cada
seguimiento de obras, aspectos X comunicaciones.
de Proyectos departamento Código de ética.
ocupacionales, laborales, HSEQ. Ejecución a las acciones
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NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Además aspectos administrativos solicitadas.
(nómina, compras locales, vinculación
de recurso humano)
Pedidos de llamadas de larga Directamente cada uno de los Ejecución a las acciones
Recepcionista distancia, fotocopias, control de colaboradores (telefónico o X solicitadas dentro de los
correspondencia personal) límites permitidos.
Se da respuesta a las
Sub-Director de comunicaciones.
Correo con solicitudes de material y Coordinadores de proyectos,
Compras e X
aclaración de los mismos Ingenieros de propuestas Ejecución a las acciones
Infraestructura
solicitadas.
Anticipos, pagos específicos a Administradores de obra, Ejecución de los pagos
Asistente Contable X
proveedores Coordinador de proyecto solicitados.
Resultados revisión por la
Acciones y resultados del Sistema Gerencia, Gestión Sostenible; dirección, Socialización
X
SSTA Procesos SST y Ambiental Resultados informes de
Colaboradores auditoria.
Email, comunicaciones telefónicas, Administradores de obra,
Solución a inquietudes
consultas directas respecto a temas en Coordinadores de proyectos, X
presentadas.
general Directores de departamento
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3.3.3 Grupo de interés: Proveedores

Organización o persona que proporciona un producto (insumos o materia prima) y/o servicio para el desarrollo de las actividades de la empresa.
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Sub-Director de
Fichas técnicas, información de
Compras e Proveedores en general X
productos o elementos
Infraestructura
Director Comercial Cotizaciones de materiales, catálogos Proveedores en general,
Director de de productos, fichas técnicas de Representantes autorizados X
Propuestas materiales o equipos, pólizas de marcas de productos
Asistente contable,
Ingenieros de propuestas,
Coordinadores de proyectos,
Facturas, cheques, correspondencia,
Recepcionista Administradores de X Silencio profesional
cartas de información de las obras
alumbrado público, Sub-
Director de compras e
infraestructura
Cotizaciones, especificaciones
Sub-Director de Solicitudes de compra.
técnicas, certificados de conformidad
Compras e Proveedores X
de los productos, certificados de Pagos al proveedor.
Infraestructura
calidad, facturas
Facturas, solicitudes de información Se da respuesta a las
para pagos, solicitudes de certificados comunicaciones.
Asistente contable de retención en la fuente, reteiva y Proveedores X Silencio profesional Ejecución a las acciones
reteica, solicitudes de fechas posibles solicitadas.
de pago de las cuentas Pago al proveedor.
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3.3.4 Grupo de interés: Cliente

Son las personas naturales o jurídicas que adquieren los servicios y/o productos que ofrece la empresa para satisfacer una necesidad/requisitos de este.

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Contratos, correspondencia, Gestoría, interventoría, Perfeccionamiento del
Gerente X
solicitudes, evaluación de desempeño empresa contratante contrato.
Se da respuesta a las
comunicaciones.
Director de Ejecución Oficios, calificaciones de proyecto,
Cliente X Ejecución a las acciones
de Proyectos actas
solicitadas en el menor
tiempo posible.
Presentación de propuestas por
concurso abierto, o concurso.
Especificaciones técnicas y demás
Cliente X
documentos generales y específicos
Director Comercial asociados. Comunicados informativos. Propuesta ajustada a las
Director de Actas. necesidades y requisitos del
propuestas Invitación privada, Invitación a cotizar. cliente.
Especificaciones técnicas y demás
documentos generales y específicos Cliente X
asociados a la invitación.
Comunicados informativos. Actas.
Director Comercial
Contratos, otro-sí, adicionales,
Director de Cliente X Contrato perfeccionado.
requerimientos contractuales
propuestas

Sub-Director de Necesidades de compra de productos y Gestoría, Interventoría

compras e servicios y/o mantenimiento de los técnica, administrativa o X
infraestructura proyectos en ejecución. HSE. Coordinador de
proyecto, Administrador de
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NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
alumbrado público.
Facturas, solicitudes de información Se da respuesta a las
para pagos, solicitudes de certificados comunicaciones.
Contabilidad de retención en la fuente, reteiva y Cliente X Ejecución a las acciones
reteica, solicitudes de fechas posibles solicitadas.
de pago de las cuentas. Pago al proveedor.
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Grupo de interés: Visitantes

Son las personas que acceden a las instalaciones de la empresa de manera esporádica para hacer una actividad específica.

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Director Administrativo y
Actas de seguimiento ARL. X
de Recursos Humanos
Solicitud de citas con el representante legal Asigna la cita de acuerdo con la
Recepcionista Visitante X
o cualquier otro responsable de proceso agenda disponible.
Sub-Director de Catálogos de productos, capacitaciones de
Compras e materiales suministrados, facturas de Proveedores X
Infraestructura proveedores

Grupo de interés: Comunidad

Son las personas naturales y/o jurídicas que están ubicadas en los alrededores y/o zona de influencia donde DISCON tiene operaciones.
NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Se da respuesta a las
comunicaciones.
Líderes comunales, habitantes
Gerente Peticiones, solicitudes, donaciones X Si es viable se da la
de los sitios de trabajo
ejecución a las acciones
solicitadas.
Se da respuesta a las
Representantes de las comunicaciones.
Director de Ejecución de Solicitud de donaciones y apoyo a sus
comunidades en donde se están X Si es viable se da la
Proyectos proyectos de desarrollo
desarrollando los trabajos ejecución a las acciones
solicitadas.
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NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
EN CASO DE REQUERIRLO,
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA CÓMO DA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Se da respuesta a las
Sub-Director de Necesidades de trabajos para cada una de Representantes de las comunicaciones.
Compras e las diferentes obras y alquiler de sus comunidades en donde se están X Si es viable se da la
Infraestructura máquinas en la zona desarrollando los trabajos ejecución a las acciones
solicitadas.
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3.3.5 Grupo de interés: Subcontratistas

Persona natural o jurídica que asume contractualmente ante DISCON el compromiso de realizar determinadas partes de un proyecto con sujeción al
proyecto por el que se rige su ejecución.

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
REQUERIRLO, CÓMO DA
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Representantes de firmas
Director de Ejecución de Cotizaciones, facturas, hojas de vida contratistas interesados en Se da respuesta a las
X
Proyectos corporativas apoyar nuestros procesos en comunicaciones.
desarrollo
Sub-Director de
Compras e Información sobre vehículos, facturas Contratistas X
Infraestructura

3.3.6 Grupo de interés: Familias de los Trabajadores

Son las personas que pertenecen al núcleo familiar primario (esposa/pareja e hijos) del trabajador

NIVEL DE CONFIDENCIALIDAD
REQUERIRLO, CÓMO DA
QUIEN RECIBE? INFORMACION QUE SE RECIBE QUIÉN ORIGINA? NO ES ES CÓMO ASEGURA RESPUESTA?
CONFIDENCIAL CONFIDENCIAL CONFIDENCIALIDAD?
Director Administrativo y Se da respuesta a las
Información de actividades o solicitudes Empleado con el familiar X
de Recursos Humanos comunicaciones.

Ç
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MATRIZ DE COMUNICACIÓN, PARTICIPACION Y CONSULTA HSEQ

QUIEN
QUE COMUNICAR CUANDO COMUNICAR A QUIEN COMUNICAR COMO COMUNICAR
COMUNICA

- Reuniones y/0 carteleras

Informe de Revisión por Cada vez que haya una A Todos los trabajadores Cada vez que haya una revisión Director Gestión sostenible
la Dirección revisión por la dirección por la dirección Subdirector Gestión Sostenible
COPASST .

- Reuniones y/0 carteleras

Cada vez que haya una revisión Director Gestión sostenible
Resultados de la revisión Cada vez que haya una Todos los trabajadores
por la dirección Subdirector Gestión Sostenible
por la dirección revisión por la dirección
.
COPASST

Rendición de cuentas
Del coordinador del
Sistema de Gestion de
Seguridad y Salud en el
Trabajo
Informe de Rendición de cuentas Director Gestión sostenible
Cada año (Sistema de Gestion de Seguridad Subdirector Gestión Sostenible
Gerencia
y Salud en el Trabajo)
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Rendición de cuentas Director Gestión sostenible

Informe de Rendición de cuentas
Del comité de convivencia Cada año Subdirector Gestión Sostenible
Gerencia (comité de convivencia )
laboral

- Reuniones
- Presentaciones
Cronograma de - carteleras Director Gestión sostenible
actividades de SST Todos los trabajadores -Video bean Subdirector Gestión Sostenible
Semestral
COPASST -Actividades lúdicas, dinámicas.

- Reuniones
- Presentaciones
- carteleras
Políticas y objetivos de
Cada vez que se requiera Todos los trabajadores -Video bean Director Gestión sostenible
la empresa
COPASST -Actividades lúdicas, dinámicas. Subdirector Gestión Sostenible
Contratistas, subcontratistas Inducción y re inducción

Gestion del cambio Cada vez que se requiera Todos los trabajadores - Reuniones Director Gestión sostenible
COPASST Subdirector Gestión Sostenible
Contratistas, subcontratistas
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- Reuniones
- Presentaciones Director Gestión sostenible
Mediciones ambientales Mínimo una vez al año Todos los trabajadores
- carteleras Subdirector Gestión Sostenible
COPASST
-Video beam
-Actividades lúdicas, dinámicas.
- Reuniones
Presentaciones Director Gestión sostenible
Objetivos del sistema
Todos los trabajadores - carteleras Subdirector Gestión Sostenible
Mínimo una vez al año
-Video bean
-Actividades lúdicas, dinámicas.
Organización de
Actividades de Calidad, Cada vez que se requiera. Comunicación escrita con firma de Director Gestión sostenible
Todos los Trabajadores Subdirector Gestión Sostenible
SISO y ambiental recibo y/o vía email.

Peligros e impactos
-Cada vez que se realice
específicos por Área de
una evaluación de riesgos e
trabajo
impactos o se modifique la Todos los Presentaciones Director Gestión sostenible
Aspectos e impactos matriz respectiva. Trabajadores - Carteleras Subdirector Gestión Sostenible
ambientales desde una Partes interesadas Inducciones
-Cada vez que se realice
perspectiva desde ciclo
inducción y re inducción.
de vida

Cada vez que se realice una

Riesgos generales de las Director Gestión sostenible
evaluación de riesgos o se Todos los Acta de reunión
áreas de trabajo
trabajadores firmada por todos los trabajadores Subdirector Gestión Sostenible
modifique la misma
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Control de la Gestión Director Gestión sostenible

Trimestral Responsable de cada área y/o
Integrada Reuniones de Comité Subdirector Gestión Sostenible
Procesos

Matriz de Requisitos Comunicación Director Gestión sostenible

Cada vez que se requiera En la red, correos y /0 Subdirector Gestión Sostenible
legales y otros requisitos Todos los trabajadores
COPASST capacitaciones

Información de Cada vez que se produzca y

Comunicación Director Gestión sostenible
accidentes graves y/o antes de 15 días Comunicar
Todos los trabajadores escrita en formato Subdirector Gestión Sostenible
mortales ARL. Lección aprendida
COPASST

-Cada vez que se realice

una actualización al Plan de
emergencias Todos los
Preparación y respuesta Trabajadores Registro de Asistencia
ante emergencias
Director Gestión sostenible
-Cada vez que se realice Partes interesadas Subdirector Gestión Sostenible
inducción y re inducción.

Acciones para tratar Cada vez que se realice una

riesgos asociados con Registro de Asistencia Director Gestión sostenible
actualización a la matriz Dueños del proceso Subdirector Gestión Sostenible
amenazas y Inducción
oportunidades
.

Cada vez que se requiera Página web Director Gestión sostenible

Compresión del contexto Partes interesadas Subdirector Gestión Sostenible
Portafolio de servicio
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Cada vez que se requiera

Director Gestión sostenible
Partes interesadas Partes interesadas Red, carteleras Subdirector Gestión Sostenible

-Cada vez que se realice Director Gestión sostenible

Registro de Asistencia
Controles Operacionales una actualización a la matriz Dueños del proceso Subdirector Gestión Sostenible
Inducción
.

-Cada vez que se realice Registro de Asistencia Director Gestión sostenible

Aspectos Ambientales Partes interesadas Inducción
una actualización a la matriz Subdirector Gestión Sostenible
significativos Discon
Carteleras
.
nn
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4. REFERENCIAS TÉCNICAS

NTC ISO 9001: 2015

OHSAS 18001: 2007
NTC ISO 14001: 2015
Decreto 1072 de 2015
GUIA RUC