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Eficazes em Excel
Um roteiro passo a passo para o desenho de
dashboards e para o domínio de técnicas avançadas
de criação de gráficos em Microsoft Excel
Pág. 01
Jorge Camões
Versão 1.1
24 de julho de 2018
Copyright ©2018
Wisevis Unipessoal, Lda
www.excelcharts.com
Reservados todos os direitos. Esta publicação não pode ser reproduzida, nem
transmitida, por quaisquer meios, sem prévia autorização escrita da Wisevis.
Para facilitar o acompanhamento da discussão e tirar o máximo partido do
ebook, deve aceder aos ficheiros complementares, que encontrará na página de
suporte:
https://excelcharts.com/ebook-dashboards-eficazes-excel-suporte/
A sua aquisição deste e-book inclui a garantia de acesso a futuras versões.
Uma nota quanto ao português: este livro foi escrito em português de Portugal.
Há diferenças conhecidas nesta área para com o português do Brasil: planilha é
folha de cálculo, usuário é utilizador. Mas na verdade não sei se algumas
palavras são suficientes para distrair da leitura do livro. Espero pelo vosso
feedback.
A visualização de informação é um campo muito vasto, mesmo
que apenas observemos a pequena secção da visualização de
dados de negócio.
O VELOCÍMETRO....................................................................................................................... 31
AS SPARKLINES........................................................................................................................ 87
dashboard não significa que o Excel seja a ferramenta usada para a sua
produção: criar um protótipo, para além de facilitar a discussão, tende a gerar
redução de custos de consultoria e desenvolvimento em outras ferramentas de
Business Intelligence.
Daí uma preocupação constante com a pegada gráfica de cada objeto (o espaço
necessário para representar os dados), procurando alternativas mais eficazes na
gestão de espaço. Tipos de gráficos como os velocímetros, ou formatação com
efeitos tridimensionais podem ser criticados de vários pontos de vista, mas
Pág. 03 INTRODUÇÃO
mesmo que aceitamos que eles são úteis para atrair e manter a atenção do
utilizador (duvidoso) devemos também avaliar o custo do ponto de vista da
riqueza da mensagem.
um utente a prefira, quando o seu objetivo é saber quando parte e quando chega
um comboio. Isto exemplifica algumas noções essenciais:
Uma representação gráfica numa revista ou num site tende a ter uma
componente estética mais vincada que uma representação equivalente num
manual de estatística. Em teoria, isso atrairá a atenção dos leitores, mesmo
aqueles menos familiarizados com o tema.
Pág. 07 VISUALIZAÇÃO DE INFORMAÇÃO
O Excel é uma folha de cálculo, isto é, permite realizar uma grande diversidade
de tarefas associadas à gestão de dados. Há aplicações muito mais sofisticadas
em várias áreas do Excel, como a representação gráfica ou a análise de tabelas
de dados. No entanto, é muito difícil reproduzir a sua universalidade e
familiaridade numa única ferramenta. O Excel é também muito flexível, embora
isso tenha um preço por vezes invisível (ineficiência de processos, por exemplo).
Pág. 08 VISUALIZAÇÃO DE INFORMAÇÃO
A forma mais segura de ir para lá do gráfico é através de algo que defina uma
estrutura clara, onde cada objeto tem idênticas características e é fácil de
comparar com outros objetos. Pense, por exemplo, na pirâmide etária de cada
distrito em Portugal. Seria possível representar todos esses dados num único
gráfico, cuja capacidade de nos ajudar seria nula. Para evitar isto, poderíamos
desdobrar o gráfico em 18 e apresentar um após o outro, desde Aveiro a Viseu.
Figura 2: Evolução da população portuguesa. O primeiro gráfico inclui a legenda e outros objetos de identificação comuns aos
restantes.
Perante esta matriz, é difícil defender tanto que se trata de 18 gráficos como que
se trata de um gráfico único. No entanto, este é mais um caso em que o todo é
maior que a soma das partes.
tanto azul como laranja, maior é essa diferença. Esta é uma das formas mais
densas de representar dados num gráfico, através de dobragens sucessivas do
eixo vertical. Independentemente da complexidade dos seus detalhes técnicos,
assim que temos os códigos de leitura básicos ele revela-nos muito detalhes
sobre essa realidade que eventualmente nos escapariam num gráfico menos
denso.
Pág. 13 PARA LÁ DO GRÁFICO
Neste sentido genérico, a infografia tanto abarca tanto as ilustrações dos media
como os dashboards, os quais, segundo Stephen Few, são “a representação
visual da informação mais importante necessária para atingir um ou mais
objetivos; consolidada e disposta num único ecrã para que a informação possa
ser monitorizada à vista.” [tradução minha] A Figura 5 mostra um exemplo que
está a meio caminho entre um dashboard e um infográfico.
Pág. 14 PARA LÁ DO GRÁFICO
Figura 6: Uma pesquisa por “dashboard reporting”. Direitos reservados pela Google
Pág. 15 PARA LÁ DO GRÁFICO
Na minha opinião, é uma filosofia que tira partido da atração básica pelo brilho,
a cor e os efeitos especiais, e que se preocupa mais com as vendas das
ferramentas que com a prestação de um serviço útil aos clientes e utilizadores.
Figura 7: Uma pesquisa por “dashboard reporting Stephen Few”. Direitos reservados pela Google
Pág. 16 PARA LÁ DO GRÁFICO
Isto não significa que o Excel não possa desempenhar um papel relevante,
mesmo em situações para o qual ele não foi de todo desenvolvido. Com exceção
de casos particulares que se baseiem em sistemas de informação geográfica e
redes, a grande maioria dos dashboards podem ser desenhados em Excel. Nas
imagens anteriores é difícil encontrar algum que não possa ser reproduzido em
Excel. No entanto, muitos destes exemplos têm como base outras ferramentas.
Os objetos utilizados podem ser mais ou menos próximos dos objetos finais.
Veja como é possível modelar essa proximidade:
“O concelho de… situa-se em… e tem um IDT de…, o que o coloca entre os
concelhos mais/menos…, tendo um peso de IDI superior/inferior a….
Comparativamente aos outros concelhos da sua região, ele está entre os…
enquanto que a comparação com os concelhos a nível nacional mostra que
ele está entre os concelhos que… Na sua região, o concelho ocupa a
posição… sendo o concelho x o primeiro da tabela. Na análise da relação
entre IDJ e IDI observamos que o concelho tem um IDJ… à média nacional
e um IDI ... à média nacional. Há… concelhos com IDT superior.
O concelho tem uma população total de..., o que, combinado com uma área
de… Km2, resulta numa densidade populacional de… O concelho
perdeu/ganhou …% de população entre os censos de 1981 e de 2011, os
grupos etários que mais cresceram foram os… e os que mais decresceram
foram os… A estrutura etária da população mostra uma… quer em relação
ao todo nacional quer em relação à sua região. O concelho pertence a uma
região com alto/baixo IDT/IDJ/IDI densidade populacional… e
crescimento.... “
Pág. 20 A CONSTRUÇÃO DO DASHBOARD
• Nome do concelho;
• DTCC: código do concelho, definido pelo INE e correspondente ao código
do distrito (DT) e do concelho nesse distrito (CC).
• NUTS de nível 3: as NUTS são nomenclaturas regionais comuns a todos
os países da União Europeia. O nível 3 corresponde, em Portugal, a
agregações de concelhos. A nomenclatura sofre revisões periódicas, não
apenas porque têm de ser ajustadas a alterações administrativas, como os
países procuram otimizar o acesso a fundos regionais (um concelho
desenvolvido que eleve a sua região para níveis não elegíveis evitará que
concelhos menos desenvolvidos tenham acesso a esses fundos).
• Sexo: Homens e Mulheres;
• Idade: Grupos etários de cinco anos;
• IdNum: O limite mínimo do grupo etário;
• IdGrupo: tradicionalmente a população é agrupada em três grupos:
Jovens (0-14 anos), Adultos (15-64 anos) e Idosos (65 e mais anos);
• Ano: Ano a que se referem os dados. São usados os quatro últimos censos
da população: 1981, 1991, 2001 e 2011. O campo é expresso em formato
data (15-03-AAAA, porque março é habitualmente o mês de referência dos
censos) mas apenas o ano é representado;
• População: a população residente no concelho.
Pág. 22 A CONSTRUÇÃO DO DASHBOARD
• Nome do concelho;
• DTCC;
• Área: expressa em km2;
• Long: correspondente ao eixo horizontal num gráfico de dispersão;
• Lat: correspondente ao eixo vertical num gráfico de dispersão;
Note que os dados de latitude e longitude são apenas valores utilizados num
gráfico de dispersão e não devem ser considerados como geograficamente
precisos. Isto resulta da necessidade de aproximar as regiões autónomas do
Continente, colocando-as numa localização fictícia.
entre um mínimo de 39, o concelho com mais ativos, e 107, o concelho com
menos ativos. Note que dois concelhos poderão ter o mesmo valor de IDT mas
com uma composição muito distinta, pelo que é necessário observar essa
composição.
(Figura 9). Dado que não é um dos comandos mais comuns, no campo Escolher
comandos de selecione Todos os Comandos. Procure a Máquina Fotográfica na
lista e adicione-a à lista da direita.
Ainda nas Opções do Excel, escolha Personalizar Friso para ativar o separador
Programador (Figura 10).
Pág. 24 A CONSTRUÇÃO DO DASHBOARD
É mais fácil perceber o conteúdo das folhas se der uma cor distinta a cada grupo
de separadores e usar o mesmo prefixo no nome. Procure o sistema com que se
sinta mais confortável. No fim do projeto ajuste os nomes, se necessário.
Figura 12: Deixe algumas linhas livres acima, para introdução de informação sobre os dados e conceitos
Para o fazer selecione uma célula com dados (A10, por exemplo) e escolha o
menu Inserir e de seguida Tabela. Verifique se o intervalo proposto está correto,
inclua os cabeçalhos e ative essa opção na janela. Note que, enquanto estiver no
interior da tabela, terá disponível uma nova opção de menu, Estrutura. Escolha-
a e altere o nome da tabela para tbpop. Repita o processo com os dados
geográficos, alterando o nome da tabela para tbgeo.
Vamos criar uma tabela dinâmica que será mais tarde a fonte para a criação das
sparklines.
Observe a Figura 15. Nos Filtros foi colocado o nome do Concelho, e os dados já
foram filtrados para um concelho. Em Linhas, foi incluído o campo IdNum. No
campo Colunas foi colocado o campo Ano e nos Valores foi colocado o campo
Populacao. Dado que o campo Ano é entendido como data, a tabela dinâmica
sugere que os dados sejam agrupados, acrescentando automaticamente Anos e
Trimestres, o que não é relevante para os nossos dados, porque são dados
anuais. Daí que seja necessário desagrupar os valores. Para isso, escolha um dos
anos, com o botão do lado direito do rato, ative o menu e escolha Desagrupar.
Os ícones “+” desaparecem.
Pág. 29 A CONSTRUÇÃO DO DASHBOARD
Iremos mais tarde voltar a esta tabela para a preparar para o seu uso final. O
que queremos neste momento é que ela apresente apenas os dados de um
concelho, e não de todos. Para que possamos fazer isso não apenas na folha da
tabela dinâmica, mas noutra folha qualquer, vamos inserir uma segmentação de
dados.
Pág. 30 A CONSTRUÇÃO DO DASHBOARD
Figura 16: Segmentação de dados: desenho e Neste capítulo criámos os grupos de folhas que nos serão
seleção úteis na construção do dashboard, transformámos os dados
de população e geográficos em tabelas e fizemos uma tabela
dinâmica que nos vai servir para filtrar e identificar o concelho ativo. No
próximo capítulo começaremos a criar os objetos gráficos que serão utilizados
no nosso dashboard.
Se o que diferencia a visualização de informação é a sua
capacidade de nos mostrar relações entre pontos, e se um
velocímetro apenas representa um ponto, talvez possamos
concluir que o velocímetro não é um gráfico. O silogismo é
tentador, mas neste caso serve apenas para recordar que
alguns gráficos são muito ineficientes e que nos ajudam pouco
Figura 17: A versão final do velocímetro a compreender os dados.
Os gráficos circulares e os velocímetros estão nesse grupo, pelo que devem ser
usados com muita parcimónia. Um uso excessivo de gráficos ineficazes sugere
que não está a tirar todo o valor dos dados disponíveis, e é um potencial sintoma
de insuficientes competências de análise de dados na organização.
Iremos usar o velocímetro para representar o IDT, e seria fácil fazer os cálculos
a partir dos valores absolutos. Em vez disso, e para usar uma funcionalidade
interessante das tabelas dinâmicas, vamos fazer o cálculo de ambos os índices
parciais (Jovens e Idosos) na própria tabela. Para isso, ative uma das células
com valores e, com o botão do lado direito do rato, escolha Mostrar valores
como e % De… Na janela seguinte escolha Grupo no Campo Base e Adultos no
Item Base. Desta forma, podemos ver de imediato que IDJ no concelho
escolhido é de 31.7% e de 23,37% no caso do IDI, sem necessidade de cálculos
adicionais (evite o uso de fórmulas quando há alternativas de cálculo mais
seguras).
Note que esta tabela não só filtra os dados para um único concelho como
também o faz para um único ano. Isto permite-nos criar uma nova segmentação
de dados para filtrar esse campo. No entanto, comecemos pelo concelho.
Pág. 33 O VELOCÍMETRO
Em versões anteriores do Excel, era necessário criar uma rotina em VBA para
sincronizar múltiplas tabelas dinâmicas. A segmentação de dados eliminou essa
necessidade. O facto de existirem neste momento duas tabelas filtradas por
concelho significa que temos de as sincronizar para que, quando escolhemos um
concelho na segmentação, isso se reflita em ambas. Como uma é uma cópia da
outra, isso em princípio está assegurado, mas noutros casos não será assim.
Para confirmar que elas estão a usar a mesma segmentação de dados, selecione
a folha d_ e, com o botão do lado direito do rato sobre a segmentação, escolha
Ligações do Relatório. Deverá obter uma lista como a da Figura 19, onde deverá
ativar todas as tabelas que quer que sejam sincronizadas por esta segmentação
de dados no campo Concelho. De regresso à folha t_velocimetro, crie uma nova
segmentação de dados com o Ano. Filtre para 2011. Mova a nova segmentação
para junto da anterior na folha d_.
Tal como fizemos com o concelho, também haverá casos em que quereremos
determinar o ano ativo numa fórmula. Altere o nome da célula B2 na folha
t_velocimetro para refSelAno. Ela passará a ser a nossa referência nestes casos.
Pág. 34 O VELOCÍMETRO
indica neste caso o comprimento do ponteiro. Crie também uma tabela idêntica
à da Figura 21 e dê-lhe o nome tbVelMostra.
=(OBTERDADOSDIN("Populacao",$A$4,"IdGrupo","Jovens")+OBTERDADOSDIN("Populacao",$A$4,"
IdGrupo","Idosos"))*100
A fórmula que irá transformar o IDT num valor no intervalo 0-100 é a seguinte:
=(pvelAtual-pvelMin)*((100)/(pvelMax-pvelMin))
=(63-30)*((100)/(110-30))=41.2
=SOMA(t_velocimetro!$L$4:$L$19).
Pág. 36 O VELOCÍMETRO
=SOMA(tbVelMostra[Escala]).
Se associarmos um rótulo a cada uma dos segmentos de valor 10, esse rótulo
será representado a meio do segmento, quando na realidade queremos que eles
sejam colocados entre os segmentos, junto às linhas separadoras. É essa a razão
da existência de segmentos de valor zero, os únicos que têm rótulos.
Para passar do anel inicial para a escala do velocímetro mostrado na Figura 23:
1. Adicione uma nova série de dados, usando de novo a coluna Escala e dando-
lhe o nome Rotulos;
2. Selecione essa nova série e, com o botão do lado direito do rato, escolha
Adicionar Rótulos de Dados (gráfico 1);
3. Selecione os rótulos de dados e, nas Opções de Rótulo, ative o campo Valor a
Partir de Células;
4. Na janela seguinte introduza o nome definido anteriormente:
=t_velocimetro!pvelEtiquetas;
5. Desative os campos Valor e Mostrar Linhas de Cotas ou outros, caso estejam
ativos (gráfico 2);
6. Selecione a série Rotulos e, com o botão do lado direito do rato, defina o
Preenchimento para Sem Preenchimento e o Contorno para Sem Contorno
(gráfico 3).
Neste capítulo, vimos uma das formas de criar velocímetros em Excel. Talvez
mais relevante que isso, percebemos a importância de usar intervalos dinâmicos
e, do ponto de vista mais estrito da representação gráfica, que o Excel é bastante
tolerante quando à combinação de vários tipos de gráficos. Com alguma
criatividade, quase sempre é possível obter o desenho que pretendemos. No
próximo capítulo iremos penitenciarmo-nos do uso do velocímetro através da
criação de um gráfico de pontos.
O gráfico de pontos representa, tal
como o velocímetro, o Índice de
Dependência Total. No entanto, e
ao contrário do velocímetro, o
gráfico de pontos permite
Figura 27: O gráfico de pontos responder a uma das perguntas
que Edward Tufte considera
essenciais da visualização de informação: “comparado com quê?” O gráfico de
pontos coloca, ao longo de um eixo, todas as entidades (concelhos) segundo o
seu IDT. Não é nosso objetivo identificar cada um desses pontos. O que
queremos saber é, de uma forma rápida, como se compara o concelho ativo com
esses pontos. Os concelhos da mesma região foram isolados, pelo que é possível
uma dupla comparação, com a região e com os restantes concelhos do país.
Foram ainda introduzidos alguns pontos de referência, como a mediana e os
quartis.
Para criar o gráfico de pontos vamos precisar de uma tabela com todos os
concelhos e respetivos IDT. Não sendo estritamente necessário, vamos criar
duas folhas, uma para alojar a tabela dinâmica com os cálculos e uma segunda
folha com os valores para os gráficos. Os passos para preparar os dados são os
seguintes:
1. Insira uma nova folha com o nome t_pontosTD e outra com o nome
t_pontos;
Pág. 44 O GRÁFICO DE PONTOS
8. No caso desta tabela dinâmica, queremos que ela seja filtrada por Ano, mas
não por Concelho. Teremos de verificar nas segmentações de dados se é essa
a configuração ativa.
9. Na folha d_, com o botão do lado direito do rato sobre a segmentação por
Concelho, escolha Ligações de Relatório. Dado que copiámos esta tabela
dinâmica, ela deverá estar ativa. Nesse caso, desative-a, ficando apenas as
tabelas ptSpark e ptVelocimetro ativas;
1. Selecione a folha t_pontos e copie para a célula A10 uma lista de concelhos.
Use, por exemplo, as três primeiras colunas da tabela de dados geográficos;
2. Transforme estes dados numa tabela com o nome tbPontos;
3. Acrescente uma nova coluna com o cabeçalho IDT à nova tabela;
4. Na primeira linha dessa nova coluna, insira uma referência para um valor
numérico na tabela dinâmica ptPontos.
5. Será gerada uma fórmula com função OBTERDADOSDIN() semelhante a
esta:
=OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pontosTD!$A$3,"Concelho","Avis","IdGrupo","Jovens")
6. Edite a célula e substitua o nome do concelho por [@Concelho], para que a
função OBTERDADOSDIN() obtenha os dados para o concelho na respetiva
linha;
7. Acrescente uma referência para Idosos para obter o IDT. O conteúdo da
célula será, assim:
=(OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pontosTD!$A$3,"Concelho",[@Concelho],"IdGrupo","Jove
ns")+OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pontosTD!$A$3,"Concelho",[@Concelho],"IdGrupo","I
dosos"))*100
Seria possível usar uma única série para criar a representação gráfica assim
descrita. No entanto, porque queremos diferenciar visualmente o concelho dos
Pág. 46 O GRÁFICO DE PONTOS
restantes grupos, iremos criar três séries, a partir da segmentação do IDT. Antes
de o fazermos, é necessário determinar qual a região do concelho ativo, algo que
ainda não fizemos. Para isso, basta usar a função PROCV() na tabela de dados
geográficos. Seria possível determinar este dado de cada vez que precisássemos
dele mas, dentro do espírito de reduzir a complexidade e número de fórmulas,
vamos fazê-lo apenas uma vez e guardar o valor.
=PROCV(refSelConc,tbgeo[[Concelho]:[NUTS3]],3,FALSO)
De seguida, iremos colocar o valor do IDT para o concelho ativo numa coluna, o
valor para os concelhos da região noutra coluna e o valor dos restantes
concelhos numa terceira coluna (Figura 29). Para isso:
Agora que temos os valores do eixo horizontal, precisamos dos valores do eixo
vertical. Insira três novas colunas com os nomes IDTConcY, IDTNUTSY e
IDTNacY, que deverão ter os valores 4, 3 e 2, respetivamente. Insira os valores
na primeira linha e copie-os para o resto das linhas. É necessário agora criar seis
novos intervalos correspondentes às seis colunas inseridas. Use o nome das
colunas com o prefixo “ppt”. Observe a lista na Figura 30.
oferece de raiz essa opção. No entanto, dado que a aplicação permite usar uma
imagem como marcador, criar uma imagem de 1 x 10 pixels pode ser uma
solução.
Um dos pontos essenciais em qualquer análise é ter sempre presente com que
conceitos estamos a trabalhar, para que não tiremos conclusões erradas de uma
análise que poderá estar correta, mas que não analisa aquilo que pensamos que
Pág. 51 O GRÁFICO DE PONTOS
analisa. Não o faremos aqui, mas poderíamos, por exemplo, fazer variar o
comprimento dos marcadores em função do volume de população, ou observar
que quantidade de população corresponde à mediana nos concelhos.
Para introduzir esta nova série crie nomes para Metrica, MetricaX e MetricaY:
pptMetrica, pptMetricaX e pptMetricaY. O nome da nova série será Métrica.
O facto de serem cinco gráficos e não um ou dez não tem qualquer significado,
para além de uma opção de design. O racional seria sempre o mesmo.
Crie uma segunda tabela com o nome tbBulletData, idêntica à da Figura 37.
Esta tabela é um pouco mais complexa. Vejamos cada uma das colunas.
O valor do IDT para cada um dos concelhos já está calculado na folha t_pontos,
pelo que seria redundante fazê-lo de novo. O que é novo é a necessidade de
localizar os valores que correspondem aos rankings indicados na primeira
coluna da tabela e inseri-los na coluna Valor. É também necessário restringir a
procura desse valor à região a que o concelho pertence. Conseguimos obter a
posição no ranking com a função MAIOR() associada a uma função lógica SE():
={MAIOR(SE(tbPontos[NUTS3]=refSelNUTS3,tbPontos[IDT],0),[@Rank])}
uma fórmula array, o que significa que deve premir as teclas Ctrl+Shift e de
seguida premir Enter. Se foi bem introduzida deverão aparecer chavetas de
ambos os lados da fórmula (as chavetas aparecem com o Ctrl+Shift+Enter, não
devem ser introduzidas manualmente).
=SE.ERRO(
ÍNDICE(tbPontos[Concelho],
CORRESP(refSelNUTS3&[@Valor],tbPontos[NUTS3]&tbPontos[IDT],0)
),"")
Agora que temos todos os dados necessários para criar o gráfico, crie novos
nomes para todas as colunas em ambas as tabelas, usando o prefixo “pbl”. Na
imagem da Figura 38 poderá observar os novos nomes (note que SerY na
segunda tabela foi designado por pblSerYdata para o diferenciar do nome na
pblSeY na tabela anterior).
1. Escolha a última opção entre os gráficos de dispersão (com linhas retas, sem
marcadores);
2. Insira as três classes de fundo (Figura 39);
Pág. 59 OS GRÁFICOS BULLET
3. Para cada classe, defina nas opções de Preenchimento e Linha, uma Largura
de 15pt e Plano como Tipo de Remate.
4. Escolha para cada série um tom de cinzento, de mais escuro a mais claro;
4. Definir a Direção das barras de erro horizontais para Menos, Sem Linhas
como Estilo Final e com Montante de erro de 100%;
5. Escolha uma cor para a barra de erro e a Largura da Linha para 5pt (gráfico
3).
6. Selecione a série IDT e defina Linha para Sem Linha (gráfico 4);
4. Defina a Direção para Ambos, Estilo final Sem Linhas e o Montante de Erro
para um Valor fixo de 0.2;
5. Introduza a série Alertas, com os valores =t_bullet!pblAlertaX e
=t_bullet!SerYdata.
6. Verifique se a série está selecionada e escolha um círculo vermelho como
marcador (gráfico 4);
7. Introduza a série Rank, com os valores =t_bullet!pblRankX e
=t_bullet!pblSerYdata.
8. Com a série selecionada, escolha Adicionar Rótulos de Dados;
9. Selecione esses rótulos e indique que quer definir o conteúdo com Valor a
Partir de Célula (=t_bullet!pblRank) e posicionado à esquerda;
10. Para identificar os gráficos, adicione a série Concelhos, com =t_bullet!pblSerX
como X e =t_bullet!pblSerYdata como Y;
11. Com a série selecionada, escolha Adicionar Rótulos de Dados;
Pág. 62 OS GRÁFICOS BULLET
12. Selecione esses rótulos e indique que quer definir o conteúdo com Valor a
Partir de Célula (=t_bullet!pblConcelho) e posicionado à Direita.
13. No Tamanho e Propriedades das Etiquetas, na opção Alinhamento, inative a
opção Moldar texto na forma e reduza a Margem esquerda para zero.
1. Elimine as linhas dos eixos verticais e respetivos rótulos, bem como as linhas
de grelha, o preenchimento e o limite da área do gráfico.
2. Defina o Limite mínimo do eixo horizontal para -20, o máximo para 120 e as
unidades para 20.
3. Ainda nas opções do eixo, escolha na categoria de número Personalizar e
acrescente o formato [>=0]0;"", o que significa que só serão representadas
as etiquetas com valores de zero ou acima;
4. Altere a cor do nome dos concelhos para preto;
5. Aumente o tamanho do texto das etiquetas de Rank para 14 e altere a sua
posição para Centro.
6. Na coluna AlertaX, experimente valores que afastem o alerta do início da
barra.
7. Selecione a primeira célula da coluna Rank e dê-lhe o nome refRankIDT.
Como em relação aos gráficos anteriores, também este está aberto a alterações
quando o colocarmos no dashboard.
partir da tabela dinâmica ptPontos, colocamo-los nas colunas IDJ e IDI. Nas
três colunas seguintes segmentamo-los por grupos regionais. As fórmulas para
cada coluna serão, deste modo:
• IDJ:
=OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pontosTD!$A$3,"Concelho",[@Concelho],"IdGrupo","Jov
ens")*100
• IDJConc:
=SE([@Concelho]=refSelConc,[@IDJ],NÃO.DISP())
• IDJNUTS:
=SE(E([@NUTS3]=refSelNUTS3,É.NÃO.DISP([@IDJConc])),[@IDJ],NÃO.DISP())
• IDJNac:
=SE(E(É.NÃO.DISP([@IDJConc]),É.NÃO.DISP([@IDJNUTS])),[@IDJ],NÃO.DISP())
• IDI:
=(OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pontosTD!$A$3,"Concelho",[@Concelho],"IdGrupo","Id
osos")*100)
• IDIConc:
=SE([@Concelho]=refSelConc,[@IDI],NÃO.DISP())
• IDINUTS:
=SE(E([@NUTS3]=refSelNUTS3,É.NÃO.DISP([@IDIConc])),[@IDI],NÃO.DISP())
• IDINac:
=SE(E(É.NÃO.DISP([@IDIConc]),É.NÃO.DISP([@IDINUTS])),[@IDI],NÃO.DISP()).
Como habitualmente, crie novos nomes para cada coluna da tabela, de acordo
com a lista da Figura 44. Agora fazemos o gráfico, colocando os Jovens no eixo
Pág. 65 O GRÁFICO DE DISPERSÃO
O gráfico tem dados de 2011, pelo que talvez seja seguro assumir que a escala do
Índice de Dependência de Idosos é adequada, mesmo quando usamos outros
anos. O eixo horizontal, no entanto, parece ter uma amplitude excessivamente
pequena. Selecione o ano de 1981 e verificará que o valor máximo é de 75.09. O
primeiro gráfico da Figura 46 usa a mesma escala em ambos os eixos. Ao
segundo gráfico foi cortada a secção 75-1001 no eixo horizontal, tornando o mais
curto, mas mantendo as proporções entre ambos os eixos.
Para formatar os pontos, escolha para a série Nacional um tom mais escuro de
uma cor para o preenchimento dos marcadores, mas defina a sua Transparência
para 75%. Reduza o tamanho dos marcadores para tamanho 4. No caso das
NUTS3, use a mesma cor, tom e tamanho, mas sem transparência. No caso do
concelho, use uma cor contrastante para preenchimento.
1Para ser mais preciso, o valor máximo foi colocado em 76 para que o valor
75.09 possa ser representado, pelo que a secção removida é entre 76 e 100.
Foram mantidas as linhas de grelha com intervalos de 75 para permitir a
comparação com as linhas de grelha horizontais.
Pág. 68 O GRÁFICO DE DISPERSÃO
Compare este caso a um outro a que já nos habituámos: os mapas das redes de
metropolitano. Seria difícil representar em detalhe a rede no centro de Londres
se o rigor geográfico não tivesse sido sacrificado em benefício de informação
mais relevante (ligações entre linhas, quantas estações até ao destino).
usar neste primeiro mapa é a da união de células. Como não é possível unir
células para criar intervalos com formas irregulares, todas as regiões terão uma
forma retangular, tão próxima quando possível da realidade geográfica.
Para isso, na coluna Jovens crie uma referência para a tabela dinâmica para
obter:
=+OBTERDADOSDIN("Populacao",t_nuts3TD!$A$3,"NUTS3","Algarve","IdGrupo","Jovens")
=+OBTERDADOSDIN("Populacao",t_nuts3TD!$A$3,"NUTS3",[@NUTS3],"IdGrupo","Jovens")
=+OBTERDADOSDIN("Populacao",t_nuts3TD!$A$3,"NUTS3",[@NUTS3])
• • DepJovens: =+[@Jovens]/[@Adultos]*100)
• • DepIdosos: =+[@Velhos]/[@Adultos]*100
• • DepTotal: =+[@DepVelhos]+[@DepJovens]
Para além destas colunas, vamos também colocar como informação adicional a
densidade populacional, com o nome Densidade e a fórmula:
=[@Total]/SOMA.SE(tbgeo[NUTS3],[@NUTS3],tbgeo[Area])
=PROCV(refMenuMapaSel,refMenuMapaColunas,2,FALSO)
Figura 52: Base para criação do menu do
mapa das regiões
Esta fórmula retorna o nome da coluna, que usaremos para
procurar a sua posição nos cabeçalhos da tabela através da função CORRESP().
Edite a fórmula e acrescente a função CORRESP():
=CORRESP(PROCV(refMenuMapaSel,refMenuMapaColunas,2,FALSO),tbMapaNUTS[#Cabeçalhos],0)
Não vai observar qualquer alteração na cor das células, dado que elas não têm
qualquer conteúdo. Para que a formatação condicional se torne visível terá de
introduzir valores. Insira a seguinte fórmula em cada região:
=PROCV("TTM",tbMapaNUTS,refMenuMapaNum,FALSO)
Tal como qualquer outra forma de representação gráfica, o uso dos mapas deve
ter uma justificação, que no seu caso é a procura de uma qualquer regularidade
espacial. Se ela não existe, é preferível procurar outras formas de representação.
Este mapa para alguns leitores talvez cause estranheza, mas com a familiaridade
vem a perceção de que a absoluta precisão geográfica não só é em muitos casos
desnecessária como contraproducente.
As pirâmides etárias tradicionais não são
gráficos particularmente eficazes. A
utilização de barras torna-as pesadas, e
dificulta a comparação de várias populações.
A colocação de homens e mulheres em lados
opostos do eixo horizontal (criando um lado
falsamente positivo do lado esquerdo)
também dificulta a comparação entre sexos.
Embora os valores sejam em geral muito
Iremos comparar a estrutura etária por sexo do concelho com a da sua região e
com a do país, usando grupos etários de 5 anos. É, portanto, um número
significativo de dados. Esta estrutura inclui todos esses dados, totais e subtotais,
pelo que apenas precisamos de usar a função
OBTERDADOSDIN() para preencher a tabela
e criar a pirâmide.
• Concelho:
=OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pirTD!$A$3,"Concelho",refSelConc,"NUTS3",refSelNUTS
3,"Sexo","Mulheres","IdNum",[@Idade])*100
• NUTS3:
=OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pirTD!$A$3,"NUTS3",refSelNUTS3,"Sexo","Mulheres","I
dNum",[@Idade])*100
• Nacional:
=OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pirTD!$A$3,"Sexo","Mulheres","IdNum",[@Idade])*100
Para os homens:
• Concelho: =-
OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pirTD!$A$3,"Concelho",refSelConc,"NUTS3",refSelNUTS3
,"Sexo","Homens","IdNum",[@Idade])*100
• NUTS3: =-
OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pirTD!$A$3,"NUTS3",refSelNUTS3,"Sexo","Homens","IdNu
m",[@Idade])*100
• Nacional: =-
OBTERDADOSDIN("Populacao",t_pirTD!$A$3,"Sexo","Homens","IdNum",[@Idade])*100
Os nomes dos intervalos para este gráfico são os indicados na Figura 60.
Pág. 81 A PIRÂMIDE ETÁRIA
Nesta técnica, as bandas são independentes dos valores dos eixos, sendo os
pontos de corte definidos em percentagem da altura ou da largura da área de
desenho. Dado que o eixo vertical varia entre 0 e 75, os valores de corte dos anos
15 e 65 corresponderão em percentagem aos valores 20% e 87%.
A gradação de cores produz uma gradação suave entre duas marcas. Quanto
mais afastadas essas marcas estiverem, mas suave a gradação será. Em sentido
contrário, quando mais próximas as marcas estiverem, mais brusca será a
transição. Logicamente, não haverá gradação de duas marcas se elas tiverem a
mesma cor. Vamos aplicar estes dois princípios para criar as três bandas:
6. Selecione a marca nos 30% e altere a sua posição para 20%, a marca nos 75%
deve passar para 87%. Agora terá duas marcas sobrepostas tanto nos 20%
como nos 87% e as três bandas bem definidas.
A Figura 63 mostra o resultado. Para que o gráfico fique completo, insira duas
caixas de texto, uma no canto inferior esquerdo com o texto “Homens” e uma no
canto inferior direito com o texto “Mulheres”.
Num gráfico dinâmico, é necessário prever essas variações, porque podem gerar
erros quando certas definições são deixadas em modo automático: se a
Pág. 85 A PIRÂMIDE ETÁRIA
amplitude do eixo horizontal do lado positivo for maior que a amplitude do lado
negativo isso condiciona a leitura que fazemos dos dados. Uma forma de
resolver o problema é fixar os limites mínimo e máximo do gráfico. A solução
não é perfeita, porque teremos de garantir que esses limites cobrem todas as
possibilidades, o que reduz a resolução do gráfico quando os valores têm menor
amplitude.
Uma possível solução (que é válida apenas para o gráfico do concelho ativo) é a
de forçar o gráfico a usar valores simétricos nesse concelho, deixando esses
valores mudar no concelho seguinte.
=SE([@Limite]="Min",-
MÁXIMO(ABS(refMinPir),ABS(refMaxPir)),MÁXIMO(ABS(refMinPir),ABS(refMaxPir)))
É fácil criar gráficos com muitos dados e pouca informação. Esse é o problema
das pirâmides etárias tradicionais com barras para codificar mais de uma
população. A sua substituição por linhas torna mais fácil estudar as diferenças
entre as populações em cada grupo etário, bem como observar a forma geral da
pirâmide.
Não há uma solução única, tem de ser decidida a partir dos dados. As sparklines
usadas neste dashboard mostram o crescimento percentual entre cada grupo
etário relativamente ao valor de base de 1981. O retrato geral é o de que haverá
variações negativas nos níveis etários mais baixos e variações positivas nos
grupos etários mais altos. Colocando as sparklines ao lado da pirâmide etária
cria alguma complementaridade entre as duas representações.
Pág. 88 AS SPARKLINES
Neste caso, dado que temos variações de um único indicador, vamos escolher
uma escala única. Note que isto nos permite perceber as variações dentro do
mesmo concelho mas, como não estamos a fixar a escala para todos os
concelhos, não deve comparar as sparklines entre dois concelhos distintos, que
podem ter escalas diferentes.
O Total Geral de linhas não é útil aqui, pelo que podemos removê-lo.
Novamente com o botão do lado direito do rato, escolha Opções de Tabela
Dinâmica e, no marcador Totais e Filtros, inative o botão Mostrar totais gerais
das linhas.
Observe a Figura 66, onde são ilustrados os primeiros passos para a construção
das sparklines:
Pág. 89 AS SPARKLINES
75 91% =+OBTERDADOSDIN("Populacao",$A$3,"IdNum",I25,"Ano",DATA(2011,3,15))
70 -27%
65 -46% Aponte o campo IdNum para o valor 75 e copie a fórmula até
60 -28% ao fim da lista. No caso do Total, a fórmula não inclui o grupo
55 -48%
etário:
50 -46%
45 -50% =+OBTERDADOSDIN("Populacao",$A$3,"Ano",DATA(2011,3,15))
40 -38%
35 -24%
30 -50%
25 -44%
20 -65%
15 -75% As sparklines, em qualquer uma das suas formas, são muito
10 -66% úteis no desenho de dashboards. Devido à sua muito baixa
5 -77%
pegada gráfica, elas permitem introduzir múltiplas e longas
0 -68%
Total -37% séries temporais num espaço muito reduzido.
O que faremos neste mapa é definir apenas duas classes (Figura 70), dividindo
os concelhos que estão acima ou abaixo de um determinado nível do Índice de
Dependência Total. O utilizador poderá interagir com o mapa alterando o nível,
Pág. 93 O MAPA DE PONTOS
para perceber que concelhos estão acima e abaixo desse valor. Os concelhos que
estejam dentro dos critérios definidos serão associados a um ponto colorido, e
os restantes serão codificados com cinzento. Para tornar a análise mais
interessante, o utilizador terá a opção de escolher se o ponto de partida serão os
concelhos com maior IDT ou se serão aqueles com menor valor.
1. Comece por colocar na folha c_ a célula que recebe o valor do ponto de corte.
Escreva em $A$3 “Limite do mapa de pontos” e em $B$3 introduza um
valor entre 30 e 110 (60, por exemplo). Dê a esta célula o nome de
refLimiteMapa;
2. Insira uma nova folha com o nome t_mapa;
3. Da tabela tbPontos, copie as colunas Concelho, DTCC, NUTS3 e IDT para a
célula $A$10 da nova folha;
4. Defina estas colunas como tabela e dê-lhe o nome tbMapaPontos;
Pág. 94 O MAPA DE PONTOS
=PROCV([@Concelho],tbPontos[[Concelho]:[IDT]],4,FALSO)
• LongSim:
=SE([@IDT]>=refLimiteMapa,PROCV([@Concelho],tbgeo,5,FALSO),NÃO.DISP())
• LatSim: =SE([@IDT]>=refLimiteMapa,PROCV([@Concelho],tbgeo,6,FALSO),NÃO.DISP())
• LongNao:
=SE([@IDT]<refLimiteMapa,PROCV([@Concelho],tbgeo,5,FALSO),NÃO.DISP())
• LatNao: =SE([@IDT]<refLimiteMapa,PROCV([@Concelho],tbgeo,6,FALSO),NÃO.DISP())
O que cada uma destas fórmulas faz é avaliar se o IDT é superior ao ponto de
corte que definimos. Se o concelho cumpre o critério são introduzidas as suas
coordenadas geográficas. No caso contrário a fórmula retorna o erro #N/D.
SELECIONAR(refDirFiltro,[@IDT]>=refLimiteMapa,[@IDT]<=refLimiteMapa)
SELECIONAR(refDirFiltro,[@IDT]<refLimiteMapa,[@IDT]>refLimiteMapa)
Para iniciar a criação do mapa introduza os novos nomes que vamos utilizar, de
acordo com a Figura 72. De seguida:
Vamos organizar o dashboard em três áreas paralelas, cada uma das quais com
um conjunto de elementos complementares. Para as separar, altere a largura de
todas as colunas na folha d_ para 50. Algumas colunas servirão de separadores
ou de margens e deverão ter uma largura de 20 (note que a resolução do seu
ecrã poderá exigir outro tipo de valores).
Vamos copiar cada um dos gráficos para o dashboard, começando pelo que
representa no nosso principal indicador:
Pág. 99 DESENHO DO DASHBOARD
Ao lado deste gráfico iremos colocar o mapa das regiões, e aqui surge-nos um
problema novo. Ao contrário do que podemos fazer com os gráficos, no caso
deste mapa não é possível simplesmente copiá-lo para o dashboard. É para isso
que iremos usar a Máquina Fotográfica. O mapa manter-se-á na folha, mas
todas as alterações que forem feitas no original serão refletidas nesta imagem.
Na folha t_nuts3, escolha um intervalo de células que inclua todo o mapa mais
uma linha ou coluna à volta. Prima o botão Máquina Fotográfica que instalou na
Barra de ferramentas de acesso rápido. Volte ao dashboard e indique com um
clique onde quer colocar a imagem. Experimente reduzir a imagem para a
mesma altura do gráfico de dispersão. A imagem é aceitável, mas a identificação
das regiões é difícil, pelo que é necessário aumentar o tamanho das letras.
Idade Variação
75 91%
70 70 -27%
65 -46%
60 60 -28%
55 -48%
50 50 -46%
45 -50%
40 40 -38%
35 -24%
30 30 -50%
25 -44%
20 20 -65%
15 -75%
10 10 -66%
Homens Mulheres 5 -77%
0 0 -68%
35 30 25 20 15 10 5 0 5 10 15 20 25 30 35 Total -37%
Abaixo do gráfico de dispersão coloque de novo uma linha de título, com o texto
Pirâmide Etária de Concelho, NUTS e Nacional. Escolha a palavra Concelho e
Pág. 104 DESENHO DO DASHBOARD
altere a sua cor para a cor da linha do concelho no gráfico. Faça o mesmo com as
restantes regiões.
=SOMARPRODUTO((tbPop[Concelho]=refSelConc)*(tbPop[Ano]=refSelAno)*(tbPop[Populacao]))
=+OBTERDADOSDIN("Populacao",t_sparklines!$A$3,"Ano",DATA(2011,3,15))
=+PROCV(refSelConc,tbgeo[[Concelho]:[Area]],4,FALSO)
=+B9/B15
Ferreira do Alentejo
População Índice de Dependência Total
8,255 70
60 80
Crescimento 50 90
-27%
40 100
Área (Km2)
648
Densidade
64
12.7
Mas há algo mais generalizável nesta lógica: quanto mais dominamos uma
ferramenta, menos atrito ela provoca e, assim, mais livres somos para expressar
as nossas ideias através dela. Claro que isto gera efeitos perversos: Maslow dizia
que “se a única ferramenta que temos é um martelo, é tentador ver tudo como
um prego”. Uma das formas de reduzir esse perigo é a de pensar nos problemas
usando lápis e papel ou, de uma forma mais genérica, encontrando formas de
expressar as nossas ideias sem que elas sejam constrangidas ou contaminadas
pelas ferramentas. Avaliar se elas têm capacidade para traduzir essas ideias (ou
melhorá-las) é algo que tem de estar sempre presente, mas esse deve ser um
segundo momento.
Tudo isto mostra que fazer um dashboard em Excel é, provavelmente, uma das
eficazes formas de integrar uma multiplicidade de conceitos que vão para além
da simples aplicação de técnicas de Excel: é também uma forma de pensar e
estruturar os dados na sua área de conhecimento e atividade, traduzir esses
dados em objetos gráficos eficazes e integrar tudo isso numa comunicação
coerente.
Espero que este livro o tenha ajudado a consegui-lo e que isso se traduza em
benefícios concretos para si, para a sua organização e para os seus clientes.