AROKEDAMAS SAT MANUAL DE PROVEEDORES

MANUAL DE PROVEEDORES EMPRESA AROKEDAMAS S.A.T I.

INTRODUCCIÓN
El actual plan de administración de proveedores es una herramienta que
establece las labores de relación empresa-proveedor, creando canales de
comunicación claros que permitan el excelente desarrollo de ambas entidades.
Este documento se constituye como un elemento de planificación que permite el
almacenamiento de manera sistemática de la información de nuestros
proveedores para que de esta manera logremos informarnos de las actividades
que se hacen con el fin de escoger a los proveedores más indicados que nos
ayuden a cumplir objetivos y metas.
El manual contiene entre otros aspectos:
• Criterios de evaluación
• Herramientas de control
• Objetivos
• Metas
• Políticas
• Cronogramas de trabajo
• Actividades que realizar
• Responsabilidad
Los anteriores aspectos permiten que la empresa desarrolle sus actividades
buscando la mejora continua para el excelente desempeño de la compañía ya
que, somos una empresa que incursiona en el mercado nacional con un
producto innovador y amigable con el medio ambiente en este caso las
Kokedamas, que es un producto natural cuyo objetivo está enfocado en la
decoración y salud de nuestros clientes.
Este plan permite ser prácticos para poder ordenar de manera lógica la fase de
ejecución, permitiendo realizar el seguimiento de nuestros proveedores
creando relaciones de confiabilidad que con el tiempo permitan ejercer un VMI
(vendor management inventory) para lograr el pleno desarrollo de la relación
agilizando el proceso de abastecimiento de materias primas para la compañía.
II. INFORMACIÓN GENERAL SOBRE LA EMPRESA AROKEDAMAS S.A.T
Arokedamas es una empresa colombiana que tiene como propósito innovar en
el mercado, la compañía fue fundada en el año 2017 en el municipio de Chía
Cundinamarca, destacándose por ser una empresa que promueve la salud y la
decoración armónica dentro de los hogares de nuestros clientes. La empresa
cuenta con cinco líneas de producción estas son:
• Hierba buena
• Caléndula
• Toronjil
• Tomillo
• Manzanilla
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La empresa cuanta con un estilo de producto innovador donde se utiliza una

matera natural que permite el desarrollo de la planta en mejores condiciones de
crecimiento y visión de esta, ya que se asemeja al cultivo hidropónico.
MISIÓN
Nuestra misión es lograr la satisfacción de nuestros clientes liderando en la
implementación de plantas decorativas brindando una solución en cuanto a
plantas de uso cotidiano como las aromáticas cumpliendo la función de
embellecer y armonizar su hogar teniendo de primera mano plantas
medicinales queremos que nuestros clientes encuentren de una forma atractiva
y funcional la implementación de nuestras técnicas de jardinería
VISIÓN
Para el 2019 ser la empresa pionera en la implementación de técnicas
funcionales en decoración a través del uso de plantas aromáticas que suplan
las necesidades que requieren nuestros clientes, dando solución a nuestros
clientes de tener a primera mano plantas medicinales y al mismo tiempo
decorando de manera armónica su hogar.
III. DERECHOS DE LOS PROVEEDORES

 Tiene derecho a conocer los procedimientos que se pueden realizar sobre

las circunstancias que pueda generar usted como proveedor, respecto a los
reglamentos de la compañía Arokedamas.
 Tiene derecho a la información sobre la selección que se le hace a usted
como proveedor frente a la compañía arokedamas.
 Tiene derecho a sugerir ideas sobre algunas actividades de la compañía
arokedamas.
 Tiene derecho a que sus opiniones sean escuchadas y tomadas en cuanta
en la compañía arokedamas.
 Tiene derecho a decir sus inconformidades en la compañía arokedamas
frente a las actividades que le competen a usted como proveedor
 Tiene derecho que se cumpla lo pactado en el contrato de la compañía
arokedamas.
 Tiene derecho a saber las razones por las cuales se hace devolución de
alguna materia prima por la compañía arokedamas
 Tiene derecho a recibir su pago de parte de la compañía arokedamas en
los tiempos pactados y establecidos
 Tiene derecho a defender sus criterios e inconformidades frente a la
compañía arokedamas con el trato que brinda el personal y a recibir una
respuesta atenta
 Tiene derecho acoplarse a la compañía en los diferentes escenarios.
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DEBERES DE PROVEEDORES

 Entregar la MP a la compañía arokedamas con lo pactado en el contrato

 Debe entregar y garantizar que la MP tenga una excelente calidad para que
así se pueda dar el aval, con el fin de cuidar al cliente por cuestión de la
compañía arokedamas
 Debe regirse a las normas de la compañía arokedamas establecidas
 Deberá sugerir opiniones e ideas para una mejora continua sobre temas
que tengan que ver con lo que ofrece a la compañía arokedamas
 Ser participe si es el caso en reuniones que competan la inspección de la
MP para la compañía arokedamas y dar cumplimiento pactado
 Mantener actualizadas las fichas técnicas de las MP suministradas para la
compañía arokedamas
 Promover el cuidado con el medio ambiente
 Tener las certificaciones necesarias para saber que la MP está en buenas
condiciones y así generar el ingreso de ella a la compañía
 Cumplir con los niveles y los acuerdos comerciales en ayuda a la compañía
arokedamas en el ahorro de costos del proceso y requisitos del proveedor

IV. CODIGO QR DE LA EMPRESA

AROKEDAMA
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HIERBA BUENA

CALENDULA
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TOMILLO

TORONJIL

MANZANILLA

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Arokedamas la mejor forma de armonizar tu hogar.
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V. Requisitos del proveedor

• El proveedor debe contar con experiencia como persona natural o jurídica en

la ejecución de contratos
• Debe tener condiciones comerciales y presentar una carta con sus
respectivos datos generales donde haga ofertas de condiciones comerciales y
propuestas para el negocio.
• Que cuente con requisitos de los sistemas de gestión de seguridad y salud en
el trabajo y debe contar con un RUT.
• El proveedor debe dar respuesta en los tiempos requeridos por la unidad
gestora al momento de solicitar el servicio.
• Tener capacidad jurídica para ofrecer y ejecutar las obligaciones previstas en
el contrato conforme al estatuto que le corresponde.
• Debe procurar sostener precios razonables que sea acorde a la calidad del
producto o servicio que ofrece ya los precios promedio del mercado,
considerando los posibles descuentos que el proveedor nos pueda otorgar
como descuentos por volumen de compra y descuentos por pronto pago.
• El proveedor debe ofrecer insumos o servicios de muy buena calidad teniendo
en cuenta los materiales del producto, sus características y su durabilidad.
Requisitos del producto
• Evaluar el costo del producto, teniendo en cuenta los gastos que podrían
adicionarse a este como pueden ser gastos del trasporte, seguro, embalaje,
etc.
• Información clara y concisa que concierna al producto o servicio.
• El producto debe cumplir con las expectativas que son requeridas y así mismo
tienen que cumplir los estándares que se solicitan por parte de la empresa.
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• Deben cumplir con los términos y condiciones de las necesidades del

producto requerido sin cambiar o modificar dichos términos.
• Debe tener la disponibilidad del producto requerido en el momento que se le
solicite tanto la cantidad necesaria como la calidad exigida.
• Tener en cuenta y ser muy estricto con los requisitos legales y reglamentarios
con el producto solicitado para la empresa.
• Recibir el servicio sin errores en un aspecto fundamental al momento de
hacer la valoración.

VI. REQUISITOS DEL PRODUCTO EN RELACION CON EXIGENCIAS

LEGALES

La empresa proveedora deberá cumplir con las siguientes exigencias y mostrar

las certificaciones correspondientes.
 Cumplir a cabalidad con la norma ISO 9001/2015 sistema de gestión de la
calidad.
 Cumplir con las certificaciones y regulaciones sanitarias.
 Presentar informe de fertilizantes que se le apliquen a las plántulas en caso
de que sea necesario.

REQUISITOS DEL PRODUCTO EN RELACION CON EXIGENCIAS

INTERNAS
 La materia prima o insumo deberá Cumplir con las características
establecidas en la ficha técnica que corresponda atendiendo a
componentes como la talla, diámetro, material de fabricación, entre otros
por calidad, según especificaciones de la ficha técnica del insumo o
materia prima según corresponda.
 Cumplir con las cantidades de producto pactado en la factura o en el
documento que sustente el proceso de compra
 Suministrar el producto en las condiciones físicas necesarias que aseguran
el buen estado del producto.
 cumplir con las condiciones necesarias para que su manipulación pueda
realizarse según los parámetros de manejo logístico.

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VII. MECANISMOS PARA EL MODELO EFICIENTE DE LOS INVENTARIOS Y

EL AUTO SERVICIO
Tradicionalmente los inventarios fueron vistos, dentro de la gestión empresarial
como un mal necesario para garantizar la continuidad en la operación, sin
embargo, la gestión empresarial actual está necesitada de una adecuada
gestión y control de inventarios, donde debe primar el criterio de mantener las
cantidades mínimas necesarias que garanticen la continuidad de todo el flujo
de cadena logística
Nuestra empresa AROKEDAMAS aplica métodos de clasificación a los productos
y políticas que permitan calcular los niveles adecuados de existencia y así
garantizar una eficaz gestión del sistema de aprovisionamiento.
El modelo que utiliza nuestra compañía se basa en el modelo ABC que se
establece al revisar el inventario ya que con este podemos segmentar cada
producto a partir de ciertos criterios y según las ventas de la compañía.
OPERACIÓN DEL MODELO DE REABASTECIMIENTO
La compañía utiliza un modelo de reabastecimiento instantáneo donde se
conoce que la demanda es continua y la tasa es esencialmente constante
realizando el control de inventarios especificando la cantidad que se utilizara
para reaprovisionar el inventario según la base periódica la frecuencia de
inventarios.
VIII. RED LOGISTICA
Los proveedores tienen la responsabilidad de hacer llegar los materiales que se
le han pedido como suministro en un tiempo acordado con la empresa, estos
materiales pueden ser enviados con transporte de los mismos proveedores o
tercerizado pero tienen como fin hacer llegar los productos el día acordado y a
la hora acordada y teniendo en cuenta que deben cumplir con los estándares
de calidad que acordaron desde un principio con la empresa.
La empresa tercia rizadora que nos va a colaborar con la entrega del producto
terminado es Servientrega el cual nos brinda el beneficio que nos recoge el
producto en la puerta de la empresa y no lo hace llegar al cliente final en el sitio
acordado