Documentos

Recibo y despacho de

Laura Quintero Gomez

Patricia Piedrahita Morales

11-3
Institución educativa aguaclara
 Documental. Tuluá – valle
2020
Gestión

Según la Ley General de Archivos, la Gestión documental está definida como el

“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación,
manejo y organización de la documentación producida y recibida por las
entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su
utilización y conservación”.
Un Programa de Gestión Documental se puede definir como el conjunto de
instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los
procesos (de la gestión documental) al interior de cada entidad, tales como la
producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y
disposición final de los documentos.

Norma que la rige.

Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos como el conjunto de actividades

administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de
la documentación producida y recibida por las entidades.
 Unidades
Unidades De

Correspondencia

Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y

entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los
jefes y funcionarios de las diferentes dependencias.
Es la encargada de gestionar de forma centralizada y normalizada, los servicios de
recepción, radicación y distribución de sus comunicaciones de tal manera que
estos procedimientos contribuyan al desarrollo del programa de gestión
documental, los programas de conservación, integrándose a los procesos que se
llevaran en los archivos de gestión, centrales e históricos.

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Recibo
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De
Correspondencia
Recibo
De
Correspondencia
 Recepción:
Consiste en recibir las comunicaciones provenientes de distintas fuentes y
diversos conductos que pueden ser directos o indirectos.

 Comunicación directa: son aquellas entregas por la persona

interesada o representante, y mensajeros en la ventanilla de la
unidad de correspondencia.
  Si las comunicaciones están dirigidas a la empresa o a un
funcionario
 Si se trata de una comunicación oficial.
 Si el sobre o empaque viene en buen estado.
 Comunicación indirecta: son aquellas que se reciben por medios
electrónicos.
 Si el asunto le compete a la dependencia a la que se
dirige.
 Si están firmadas.
 Si la fecha es actual.
 Si en la comunicación se cita el domicilio del remitente.
 Si se menciona la remisión de anexos que estén
completos.

 Clasificación: consiste en separar los documentos recibidos en los sigtes

grupos.
 Comunicaciones oficiales: en el artículo 2 del acuerdo 060/2001
“son todas aquellas funciones asignadas legalmente a una entidad,
independientemente del medio utilizado”.
 Comunicaciones personales: en el artículo 2 del acuerdo
060/2001 “son todas las comunicaciones de carácter privado que
llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del
funcionario. No generan trámites para las instituciones”.
 Documentos contables.
 Folletos, revistas, y publicaciones.
 Propaganda.
Estos reciben el nombre de documentos no radicales.

 Apertura: es el sobre o empaque de las comunicaciones oficiales, para la

extracción del documento y sus anexos.

 Revisión: según el artículo 10 del acuerdo 060/2001 “las comunicaciones

oficiales que ingresan a las instituciones deberán ser revisadas, para
verificar la competencia, los anexos, el destino y los datos de origen del
ciudadano o entidad que las remite” y también cuando una “comunicación
no se esté firmando ni presente el nombre del responsable, se considera
anónima”.

 Radicación: radicar es ubicar. Según el artículo 2 del acuerdo 060/2001

“radicación es el procedimiento que asigna un numero consecutivo,
dejando constancia de la fecha y hora en la que se recibió o envió, con el
propósito de oficializar su trámite y cumplir con los términos de vencimiento
que establece la ley”. La radicación se efectúa mediante la impresión de un
 sello que, al imprimírselo al documento, indica que es de propiedad de la
empresa.
Y también cuando “existan errores en la radicación y se anulen los
números se debe dejar constancia por escrito, con la respectiva justificación
y firma del jefe de la unidad de correspondencia”.

 Registro: consiste en la anotación de los datos más significativos de la

comunicación en un formato de registro para su control y tramite dentro de
la entidad.
“El registro de comunicación oficial es el procedimiento por medio del cual,
las entidades ingresan en sus sistemas manuales o automatizados de
correspondencia”.

 Repartición o envío: una vez registradas las comunicaciones oficiales, se

procede al reparto y distribución de las mismas, a las oficinas que deben
atenderlas o tramitarlas. La entidad que cuenta con una oficina de archivo y
correspondencia, normaliza la entrega de la documentación entre oficinas,
por medio de un mensajero interno o patinador.
Para asegurar la reserva de los documentos, estos se envían entre sobres
de manila o carpetas plásticas, debidamente marcados y acompañados de
un formato de control de entrega de correspondencia.