UNIVERSIDAD DOCTOR ANDRES BELLO

FACULTAD DE CIENCIAS ECONÓMICAS

LICENCIATURA EN COMPUTACIÓN

“DISEÑO DE UN SISTEMA DE INFORMACIÓN PARA EL CONTROL

DEL ACTIVO FIJO DE LA ALCALDÍA MUNICIPAL DE
TONACATEPEQUE EN EL DEPARTAMENTO DE SAN SALVADOR”

PRESENTADO POR:

ANA XIOMARA BENÍTEZ MARTÍNEZ

JOSELYN MARLENE SÁNCHEZ FRANCO
JOSE ORLANDO SANDOVAL ROGEL
JUAN DAVID VÁSQUEZ LAÍNEZ

PARA OPTAR AL GRADO DE:

LICENCIATURA EN COMPUTACIÓN

Noviembre, 2006

San Salvador, El Salvador, C.A.

 AUTORIDADES

Rector
Lic. Marco Tulio Magaña

Vice-Rectora
Licda. Ana Marta Moreno de Araujo

Decano de Ciencias Económicas

Ing. Adrián Romero Araujo

Directora Regional
Ing. Mirna Lorena Blanco de Magaña

Coordinador Del Seminario De Graduacion

Lic. Blanca Luz Guzmán de Duarte

Asesor
Ing. Henry Edgardo Muselli
DEDICATORIA

Mis agradecimientos se dirigen en primer lugar a Dios, por haberme dado la

capacidad, fortaleza y decisión de continuar mis estudios y por haber permitido
contar con el apoyo de de todas las personas que han intervenido para culminar
en buenas condiciones este objetivo de mi vida.

A mis padres Norma Celina y Orlando Alberto, por estar siempre a mi lado
dándome su apoyo en cada momento, por su amor, respeto, cariño comprensión y
por sus palabras de aliento y confianza hacia mi.

A mis hermanas Jacqueline y Oli, por que de ellas obtuve su ejemplo de esfuerzo
y decisión que necesitaba, por sus palabras de confianza en mi persona, por sus
buenos deseos, consejos, cariño y por que siempre conté con su ayuda cuando la
necesite.

A mis compañeros de grupo, por sus compresión, paciencia, y sobre todo por los
momentos agradables que compartimos.

ANA XIOMARA B. MARTÍNEZ

DEDICATORIA

A DIOS TODO PODEROSO: Gracias Señor por la salud, sabiduría,

entendimiento, perseverancia y por permitirme culminar una de muchas metas de
mi vida, por que nunca me has abandonado y siempre me has guiado por el
camino que tú tienes preparado para mí.

A LA VIRGEN MARIA: Gracias madrecita por no haberme abandonado en los

momentos que más te necesite y por que siempre siento tu presencia en mi vida.

A MIS PADRES TERESA Y ROBERTO: Gracias por todo el apoyo, consejos;

comprensión y amor que siempre me han demostrado, por compartir las
preocupaciones, alegrías y por que a pesar de todo siempre han estado conmigo
cuando los he necesitado ya que nunca me han abandonado.

A MIS HERMANOS: Gracias por su comprensión y colaboración en aquellos

momentos difíciles y porque siempre me motivaron diciéndome que podía terminar
la carrera.

A MI TIA OFELIA: Por estar siempre pendiente de mi cuando llegaba tarde, por sus
atenciones, gracias por su compañía, cariño y confianza que deposito en mi a lo
largo de mi carrera.

A LA SEÑORA RINA DE VALLE: Gracias por haberme apoyado a lo largo de mi

carrera, por compartir las alegrías y tristezas, aflicciones en las cuales nunca me
faltaron sus sabios consejos, por enseñarme que el éxito se alcanza con trabajo y
perseverancia. Muchas gracias porque sin su ayuda no hubiera alcanzado este
triunfo.

JOSELYN MARLENE SÁNCHEZ FRANCO

DEDICATORIA

A DIOS TODO PODEROSO, por permitirme finalizar mi trabajo de graduación, por

fortalecer mi salud en los momentos necesarios para culminar mis esfuerzos.

A MI MAMA, Teresa Rogel por el apoyo incondicional y a quien le debo todo que
soy ahora, Gracias Mamá.

A MI PADRE, Salvador Sandoval que tanto sacrificio y esfuerzo me facilito el

camino hacia una formación académica que ha concluido satisfactoriamente.

A MIS HERMANOS, Héctor Sandoval y Jorge Sandoval quien de algún modo me

apoyaron y me animaron a finalizar esta carrera

ORLANDO SANDOVAL
DEDICATORIA

A DIOS TODO PODEROSO, Por la salud, sabiduría, entendimiento y fuerzas para

poder concluir mis estudios.

A MI MAMA, Rosa Margarita Vásquez, por el apoyo incondicional y por esmerarme

a seguir siempre adelante, por los consejos y porque siempre ha estado conmigo
en todos los momentos de mi vida.

A MIS HERMANOS Y HERMANA, Por contribuir de alguna manera a mi formación,

por el apoyo en todos los aspectos y por fomentar el optimismo en mi familia.

A MIS ABUELOS, Por sustituir a mi mamá para dar consejos, por brindarme su
experiencia vivida y por todo su apoyo.

A MI TIO Y TÍAS, Por animar los momentos mas difíciles de mi vida.

A MIS AMIGOS Y AMIGAS, Por brindarme su apoyo.

A MIS COMPAÑEROS DE UNIVERSIDAD, Por la confianza, respeto y cooperación

a lo largo de los años de estudio.

JUAN DAVID VÁSQUEZ LAÍNEZ

INTRODUCCION ¡ERROR! MARCADOR NO DEFINIDO.

CAPÍTULO I 4

1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 4

1.1.1. SITUACIÓN PROBLEMÁTICA 4

1.1.2. INTERROGANTES 5
1.1.3. ENUNCIADO DEL PROBLEMA 5

1.2. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN 6

1.2.1. JUSTIFICACIÓN 6

1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN 7

1.3.1. GENERAL 7
1.3.2. ESPECÍFICOS 7

1.4. ALCANCES, LIMITACIONES, DELIMITACIÓN Y BENEFICIOS DE LA

INVESTIGACIÓN 7

1.4.1. ALCANCES 7
1.4.2. LIMITACIONES 8
1.4.3. DELIMITACIÓN 9
1.4.3.1. Delimitación Espacial o Geográfica 9
1.4.3.2. Delimitación Social 9
1.4.3.3. Delimitación Temporal 10
1.4.3.4. Beneficios 10

1.5. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL 11

1.5.1. ALCALDÍA MUNICIPAL DE TONACATEPEQUE 11

1.5.1.1. Municipio de Tonacatepeque 11
1.5.1.2. Alcaldía Municipal 12
1.5.2. CORTE DE CUENTAS 13
1.5.2.1. Corte de Cuentas 13
1.5.2.2. Control Interno 14
 1.5.3. LEY DE LA CORTE DE CUENTAS 15
1.5.3.1. Procedimientos sobre activos 15
1.5.4. NORMATIVA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES 16
1.5.4.1. Ministerio de Hacienda 16
1.5.4.2. La UNAC 17
1.5.4.3. La UACI 18
1.5.5. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVO FIJO 20
1.5.5.1. Conceptos de Activo Fijo 20
1.5.5.2. Tipos de Activos Fijos 21
1.5.5.3. Clasificación de Activos Fijos 23
1.5.5.4. Descargo de Activos 23
1.5.5.5. Depreciación de los Activos 24
1.5.5.6. Métodos de Depreciación 24
1.5.6. SISTEMAS DE INFORMACIÓN 26
1.5.6.1. Concepto de Sistema de Información 26
1.5.6.2. Elementos de un sistema de información 27
1.5.6.3. Actividades de un sistema de información 27
1.5.7. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO 29
1.5.7.1. Etapas de la Metodología 30
1.5.8. HERRAMIENTAS DE PROGRAMACION 32
1.5.8.1. Tipos de lenguajes de programación 33
1.5.8.2. La Programación Orientada a Objetos (POO) como solución 36
1.5.9. HERRAMIENTAS DE PROGRAMACION ORIENTADA A OBJETOS 39
1.5.10. DISEÑO DE BASE DE DATOS 44
1.5.10.1. Etapas del diseño de Bases de Datos 45

1.6. DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION 50

1.6.1. ELEMENTOS DE DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN 50

1.6.2. DICCIONARIO DE DATOS 52
1.6.2.1. Importancia del diccionario de datos 52
1.6.2.2. Contenido de un registro del diccionario 53
1.7. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS 53

1.8. DESARROLLO DE APLICACIONES CON LA TECNICA UML 56

1.8.1. MODELO EN UML 57

1.8.2. DIAGRAMA DE CASOS DE USO 57

1.9. ALTERNATIVAS PARA IMPLEMENTACION DE BASE DE DATOS 60

1.10. AUDITORÍA INFORMÁTICA 66

1.11. SISTEMA DE HIPÓTESIS / OPERATIVIZACIÓN DE OBJETIVOS 67

1.11.1. HIPÓTESIS GENERAL 67

1.11.2. HIPÓTESIS ESPECÍFICAS 67
1.11.3. MATRIZ DE CONGRUENCIA 68
1.11.4. OPERATIVIZACIÓN DE HIPÓTESIS EN VARIABLES 69

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS 71

CAPITULO II 78

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN 78

2.1. INVESTIGACIÓN 78
2.2. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN UTILIZADAS 78
2.2.1. Observación 78
2.2.2. Entrevista 79
2.2.3. Encuesta 79
2.2.4. Fotografías 79
2.3. INSTRUMENTOS A UTILIZAR 80
2.3.1. Guía de entrevista 80
2.3.2. Cuestionario 80
2.3.3. Radio grabadora 80
2.3.4. Cámara Fotográfica 80
2.4. POBLACIÓN Y MUESTRA 81
2.5. PROCEDIMIENTOS REALIZADOS 82
2.6. TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS 83
 2.6.1. Análisis de la entrevista 83
2.6.2. Encuesta realizada a empleados de alcaldía de Tonacatepeque 84

CAPITULO III 95

3.1. PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO 95

3.1.1. INTRODUCCION 95

3.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA 95

3.2.1. GENERAL 95
3.2.2. ESPECÍFICOS 95

3.3. JUSTIFICACIÓN 96

3.4. VENTAJAS DE LA PROPUESTA 97

3.5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL 97

3.5.1. SITUACIÓN ACTUAL 97

3.6. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PROCESOS ACTUALES 98

3.6.1. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS 109

3.7. DEFINICION DE HERRAMIENTAS DE DESARROLLO 110

3.8. PROPUESTA DE SOFTWARE Y HARDWARE PARA EL SISTEMA (SAF) 111

3.9. CASOS DE USO DE LOS PROCESOS ACTUALES 112

3.10. DISEÑO DEL SISTEMA SAF 117

3.10.1. DESCRIPCION DE TABLAS 117

3.10.2. DESCRIPCION DE ATRIBUTOS DE TABLAS 118

3.11. DIAGRAMA ENTIDAD RELACION 126

3.12. ESQUEMA DE NAVEGACION 127

3.13. MÓDULOS QUE COMPRENDE EL SISTEMA 128

3.14. NIVELES DE ACCESO AL SISTEMA SAF 135

3.14.1. USUARIO ADMINISTRADOR 135

 3.14.2. USUARIO 136

3.15. SEGURIDAD DE LA APLICACIÓN 136

3.15.1. PANATALLA DE ACCESO 136

3.15.2. CONTRASEÑA 136
3.15.3. SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS 137

3.16. CONCLUSIONES 137

3.17. RECOMENDACIONES 138

3.18. BIBLIOGRAFIA 140

ANEXOS 141
ANEXO 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 141
ANEXO 2. COSTO DE LA INVESTIGACION 142
ANEXO 3. CARTA DE APROBACION 143
ANEXO 3. UBICACIÓN GEOGRAFICA 144
ANEXO 4. CROQUIS 145
ANEXO 5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA 146
ANEXO 6. ENTREVISTA 147
ANEXO 7. ENCUESTA 152
ANEXO 7. FOTOGRAFIAS 154
ANEXO 8. MANUAL DE ACTIVO FIJO. 158
ANEXO 9. MANUAL DEL USUARIO 159
 1

INTRODUCCIÓN

Con los avances de la tecnología, el procesamiento electrónico de datos permite

obtener resultados cada vez más exactos y confiables, que contribuyen a tomar

excelentes decisiones en los diversos procesos administrativos.

Por otra parte, el crecimiento de las organizaciones y los grandes volúmenes de

información a procesar, vuelven ineficientes los sistemas manuales de información,

por lo que se hace urgente y necesaria la adopción de Sistemas Mecanizados.

En tal sentido, el análisis, diseño y desarrollo de un Sistema de Información para el

Control de Activo Fijo de la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque, específicamente

para el área de Contabilidad, el cual es el principal gestor de los procesos

relacionados con los bienes Institucionales, esta herramienta será capaz de procesar

datos y emitir información de forma ágil, confiable y en momentos oportunos.

La importancia de este Sistema de Información es que presenta un ambiente

agradable al usuario, sencillo de operar y sobretodo permitirá el manejo eficiente de

las operaciones que se realizan en esta Institución sobre sus bienes.

La investigación describe el desarrollo de cada una de las etapas, las cuales fueron

necesarias para llevar a cabo la mecanización de los procesos, el trabajo se ha

dividido en tres capítulos los cuales se describen a continuación:

 2

El capítulo I, contiene una investigación de la situación actual, con el propósito de

profundizar en el funcionamiento y procesos que se realizan actualmente, a fin de

descubrir los problemas que presenta la Alcaldía de Tonacatepeque, a través del

conocimiento de sus procesos, documentos fuentes, etc. Muestra objetivos generales

y específicos, la justificación, así como los alcances, limitaciones, delimitaciones y

beneficios. Se presenta el Marco Teórico donde se describe aspectos importantes de

la Alcaldía, su municipio, las entidades que están involucradas en el control de los

bienes Institucionales; también se expone sobre los Sistemas de Información, la

Metodología del Sistema, etapas para el desarrollo del Sistema de Información y toda

la documentación necesaria para que el Sistema pueda ser fácilmente diseñado y

desarrollado. Dentro de este capitulo se mencionan las de Hipótesis, Operativización

de Hipótesis en Variables, Matriz de Congruencia y Definición de Términos.

En el capítulo II, se explica y detalla la Metodología de la Investigación, Técnicas e

Instrumentos utilizados, Población y Muestra, Procedimientos realizados para la

investigación, Tabulación y Análisis de Datos.

En el capítulo III, se presenta la propuesta del Sistema de control de Activo Fijo,

todos los aspectos necesarios para solucionar la problemática planteada. En primer

lugar muestra los objetivos, justificación del sistema; ventajas, análisis de la

situación actual, diagrama de flujo de datos, determinación de requerimientos,

definición de herramientas de desarrollo, propuesta de software y hardware, casos de

uso de los procesos actuales. También contiene descripción de tablas y atributos,

diagrama entidad relación, esquema de navegación, módulos que comprende el

 3

sistema, diseño de pantallas que servirán para la entrada de datos del sistema, así

también sus niveles de acceso, seguridad de la base de datos y de la aplicación.

Además se presentan las conclusiones y recomendaciones que permitan la exitosa

implementación y funcionamiento del sistema de información.

Finalmente, se presenta como anexos documentos que respaldan el trabajo

presentado; como el Manual de Activo Fijo de la Alcaldía de Tonacatepeque, donde

se describe el control de registro y actualización del inventario general de bienes y

Manual de usuario que contiene de forma general el funcionamiento del sistema de

Control de Activo Fijo.

 4

CAPÍTULO I

1. 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1.1. Situación Problemática

En la 2ª. Av. Sur y 1ª. C. Poniente del Barrio San Nicolás se encuentra la alcaldía

Municipal de Tonacatepeque, ubicada en el Departamento de San Salvador, dicha

Institución la constituyen 103 hombres y 35 mujeres haciendo un total de 138

empleados, los cuales desarrollan actividades internas y externas de la alcaldía,

brindando sus servicios en bien de los ciudadanos; durante el transcurso de los años

y en el afán de mejorar sus funciones gubernamentales a través del avance

tecnológico, han llevado a cabo diferentes actividades las cuales se constituyen en

beneficios de sus habitantes. Sin embargo mediante la entrevista con el Sr. Ricardo

Alas, síndico de dicha Institución se hicieron ver algunas necesidades internas que

actualmente son prioridad y a las cuales se debe poner especial atención, como lo es

el control del Activo Fijo, el área del Registro del Estado Familiar, la Contabilidad,

entre otros. Durante las visitas se observó que en lo referido al Activo Fijo, la mayoría

de muebles en las oficinas tienen códigos mediante los cuales son controlados, pero

estos son registros que se llevan en hojas de Excel y que son archivados por la

persona encargada de este rubro, lo que demuestra cierta inseguridad por parte de

sus empleados a la hora de obtener datos exactos en todos sus bienes en un

momento preciso, específicamente cuando hay nuevas compras, descargos o

reemplazos. También se nos informo que en casos de auditoria que realiza la Corte

de Cuentas se demoran para entregar reportes de los bienes, se genera retrazo en

otras actividades que debe realizar la persona encargada del control de bienes.
 5

1.1.2. Interrogantes

Interrogantes que sustentan la problemática:

¿Cuál es la causa de la desorganización en el Activo Fijo dentro de la Alcaldía del

municipio de Tonacatepeque, la cual no permite tener un control de todos sus

bienes?

¿Qué controles utilizan para tener un historial de cada uno de los bienes que posee

la Alcaldía?

¿A quién se le compran los bienes?

¿A quién se le asignan los bienes?

¿En que área se encuentran ubicados cada uno de los bienes de la alcaldía?

¿Cuál es la garantía del equipo de la Alcaldía?

¿Cuál es la depreciación de cada bien?

En fin, todas estas interrogantes demostraron que tan importante es tener un control

en los Activo Fijo, con los que cuenta cualquier Institución, por lo cual en base a esto

presentamos el siguiente enunciado:

1.1.3. Enunciado del Problema

¿De que manera un Sistema de Información para el Control de Activo Fijo en la

Alcaldía del Municipio de Tonacatepeque contribuirá a mantener un estricto control

de todos sus bienes, que permita obtener información clara, precisa y oportuna para

tomar decisiones?
 6

1.2. JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN

1.2.1. Justificación

Los recursos materiales propiedad de la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque junto

al recurso humano son los que permiten producir los servicios que esta Institución

gubernamental ofrece a los ciudadanos. Es por eso que tomando en cuenta los

controles que todas las empresas sin excepción, deben mantener vigilados todos sus

bienes, partiendo desde la fecha de adquisición hasta que finalice su vida útil, esto

permitirá programarse para futuras compras, reparación de equipo dañado, reclamos

de garantías, asignación de bienes al personal interno y externo y otras que sean de

interés para las autoridades municipales.

Siendo las autoridades Municipales elegidas por los habitantes en las elecciones, es

responsabilidad de ellos contar con un Sistema Informático, ya que a un cambio de

administración se obtendrán cuentas claras y facilitaría la entrega de los bienes.

Actualmente no existe un control donde se apliquen movimientos como nuevas

adquisiciones de compras, descargos, traslados, retiros entre unidades de la

Institución; un Sistema facilitará el manejo y la actualización de los procedimientos

administrativos para asignar responsabilidad a los encargados del cuido o utilización

de los activos fijos de la Alcaldía, así también este sistema puede servirles para

minimizar el tiempo y tener actualizado todo el inventario e información que solicita

la Corte de Cuentas a la hora de realizar Auditorías.

La importancia del Diseño del Sistema de Control de Activo Fijo para la Alcaldía del

Municipio de Tonacatepeque es ayudar, mejorar el control interno y obtener

información precisa la cual será aplicada para la toma de decisiones.

 7

1.3. OBJETIVOS DE LA INVESTIGACIÓN

1.3.1. General

Diseñar un Sistema de Información para el control del Activo Fijo en la Alcaldía del

Municipio de Tonacatepeque.

1.3.2. Específicos

9 Analizar la forma en que se realiza el procesamiento de la información del

Activo Fijo en la Alcaldía para sistematizarlo.

9 Diseñar un Sistema de Información para la administración de los bienes de la

Alcaldía.

9 Desarrollar un Sistema de Información que permita obtener información clara y

precisa de nuevas adquisiciones y descargos de bienes institucionales.

1.4. ALCANCES, LIMITACIONES, DELIMITACIÓN Y BENEFICIOS DE

LA INVESTIGACIÓN

1.4.1. Alcances

9 Diseñar un Sistema de Información de control del Activo Fijo para la Alcaldía

Municipal de Tonacatepeque en el Departamento de San Salvador para que

en el futuro a la persona encargada de supervisar y controlar los bienes, se le

 8

facilite obtener información confiable, oportuna y eficiente en los momentos

requeridos.

9 Recopilar la información necesaria que nos permita mejorar las deficiencias

del manejo de los activos fijos por parte del área de contabilidad que

actualmente tiene la Alcaldía.

9 El sistema será desarrollado para la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque y

será accesible para el personal encargado del Control de los Activo Fijo, este

permitirá llevar el control de los registros de compras, descargos y

actualización de toda la información en el departamento de contabilidad.

9 Se tiene previsto que la implementación se hará por el grupo investigador en

el mes de enero.

9 El Sistema de Información para el control de Activo Fijo, se dejará instalado y

funcionando en el equipo que el personal de la Alcaldía haya designado para

este control y será utilizado por personal del área de contabilidad a quienes se

les dará una capacitación sobre su funcionamiento, además se entregará el

manual de usuario.

1.4.2. Limitaciones

9 La falta de los documentos físicos que soporten el registro y clasificación de

los activos fijos.

9 Los archivos que actualmente se llevan en Microsoft Excel no están

 9

actualizados debido a que la persona encargada se emplea en otras tareas de

la Alcaldía.

9 La disponibilidad del tiempo de las personas involucradas en la proporción de

la información requerida para el desarrollo del presente trabajo.

9 El sistema no puede modificar la estructura de la codificación actual de activo

fijo, ya que se encuentra regulada por el Concejo Municipal.

1.4.3. Delimitación

1.4.3.1. Delimitación Espacial o Geográfica

El presente estudio fue realizado en la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque, en el

departamento de San Salvador en el área de Contabilidad, con el propósito de

diseñar un Sistema de Control de Activo Fijo como propuesta para solventar

problemática manifestada por autoridades de la Alcaldía.

La Alcaldía Municipal de Tonacatepeque, departamento de San Salvador esta

ubicada en la 2ª. Av. Sur y 1ª. C. Poniente del Barrio San Nicolás.

1.4.3.2. Delimitación Social

La investigación se realizó con base en la información que proporcionó la Persona

encargada del Control de Activo Fijo del departamento de Contabilidad, Unidad de

Adquisiciones y Contrataciones Institucional (UACI) y otros departamentos que tienen

relación directa con el tema investigado.

 10

1.4.3.3. Delimitación Temporal

El tiempo para la ejecución del trabajo de graduación se realizó durante el período de

marzo a noviembre de 2006, tiempo estipulado por la Universidad.

1.4.3.4. Beneficios

Como se puede observar, actualmente el contexto global en que se desenvuelven las

instituciones gubernamentales, necesita cada vez más de los sistemas que apoyen la

toma de decisiones, es aquí donde radica la importancia que tienen los Sistemas de

Información para los Administradores, pues contribuyen con información veraz,

oportuna, estructurada y confiable; esta les permite realizar análisis de información

más correctos reduciendo costos y mejorando los procesos de las Instituciones, entre

otros; obteniendo así confiabilidad ante la ciudadanía.

Teniendo el diseño de un Sistema de Información para el control de Activo Fijo, el

encargado obtendrá información sobre la asignación de bienes a los empleados de la

Alcaldía, los cuales serán responsables mediante documentos de asignación,

sabiendo que éstos están bajo su protección y cuidado, este sistema podrá ser

aplicado a cualquier alcaldía con las mismas características de la Alcaldía del

municipio de Tonacatepeque.

Para el encargado del control de los bienes será de gran utilidad al momento de

llevar a cabo las auditorías por las instituciones respectivas, un sistema de

 11

información le permitirá proporcionar la información requerida en el momento

oportuno.

Finalmente es importante destacar que en cada transferencia edilicia es necesario

contar con una herramienta, la cual permita actualizar cada uno de los bienes según

su estado físico, ubicación y asignación, así como los responsables a los cuales se

les fue asignado durante su administración municipal.

1.5. MARCO TEÓRICO CONCEPTUAL

1.5.1. ALCALDÍA MUNICIPAL DE TONACATEPEQUE

1.5.1.1. Municipio de Tonacatepeque

El municipio de Tonacatepeque se encuentra ubicado en la zona oeste del

departamento de San Salvador a 24 kilómetros de distancia de la Ciudad Capital, en

una planicie a 600 metros sobre el nivel de mar. Está limitado al norte por Guazapa y

San José Guayabal (Departamento de Cuscatlán), al este San Martín, al sur por

Ilopango y Soyapango y al oeste por Ciudad Delgado y Apopa. Sus ríos principales

son Las Cañas y Chamulapa, sus cerros El Esqueleto y La Cruz; con una extensión

territorial de 68 kilómetros2 de los cuales solamente el 0.21 kilómetros2 corresponden

al casco urbano, sus calles son pavimentadas, adoquinadas y tierra; esta conformado

por cuatro barrios: Concepción, Mercedes, El Calvario y San Nicolás; tiene un

aproximado de 48,193 habitantes 1 . Los productos agrícolas de mayor cultivo son:

1 Ibidem
 12

granos básicos, café y hortalizas. Hay crianzas de ganado vacuno, caballar, mular y

porcino; lo mismo que de aves de corral.

En toda la zona se encuentran 4 unidades de salud, 5 escuelas urbanas, un instituto,

10 iglesias (en el casco urbano), cruz roja, 6 grupos de auto-ayuda, 1 centro penal, 7

canchas deportivas, casa de la cultura, y un parque. Entre sus fundaciones se

encuentran Amigos del Árbol, Scout de El Salvador y Asociación del Medio Ambiente.

De las atracciones turísticas destaca el Balneario Agua Caliente, en el cantón El

Tránsito y el Centro Comercial Altavista. Cuenta con todos los servicios básicos:

agua potable, energía eléctrica, aguas negras, telefonía, correos, Servicios de

Internet a través de Cyber Café, los servicios de transporte público de pasajeros esta

asistido por buses y microbuses de la ruta 115 2 , los cuales hacen su recorrido desde

este municipio hasta el centro de San Salvador pasando por el municipio de Apopa.

1.5.1.2. Alcaldía Municipal

La alcaldía de este municipio se encuentra ubicada en la 2ª. Av. Sur y 1ª. C. Poniente

del Barrio San Nicolás, dicha Institución la constituyen 103 hombres y 35 mujeres

haciendo un total de 138 empleados, los cuales desarrollan actividades internas y

externas de la alcaldía, brindando sus servicios en bien de los ciudadanos; su

estructura organizativa esta formada por el Concejo Municipal 3 , del cual dependen La

Secretaría, el Despacho y la Jefatura Administrativa (Ver anexo No.5)

2 Información proporcionada por el personal interno de la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque

3 Código Municipal
 13

Durante el transcurso de los años y en el afán de mejorar sus funciones

gubernamentales a través del avance tecnológico han llevado a cabo diferentes

actividades las cuales se constituyen en beneficios de sus habitantes. Sin embargo

mediante entrevista realizada en el mes de febrero del presente año con el Sr.

Ricardo Alas, síndico de dicha Institución se hicieron ver algunas necesidades

internas que actualmente son prioridad y a las cuales se debe poner especial

atención, como lo es el control del Activo Fijo, el área del Registro del Estado

Familiar, La Contabilidad, entre otros. Mediante observación se pudo notar que en lo

que se refiere al Activo Fijo, la mayoría de muebles en las oficinas tienen adheridos

unas viñetas con los códigos mediante los cuales son controlados físicamente, pero

estos son registros transferidos a hojas electrónicas de Microsoft Excel los cuales

son archivados por la persona encargada de la contabilidad, lo que demuestra cierta

inseguridad por parte de sus empleados a la hora de obtener datos exactos en todos

sus bienes en un momento preciso, específicamente cuando hay nuevas compras,

descargos o reemplazos, y que precisamente estos movimientos son supervisados

por la Corte de Cuentas.

1.5.2. CORTE DE CUENTAS

1.5.2.1. Corte de Cuentas

La Corte de Cuentas de la República 4 como ente fiscalizador, en su normativa

constituye el marco básico que para el control interno hacia los órganos,

instituciones, entidades, sociedades y empresas del sector público, establece pautas

generales que orientan el accionar de las entidades del sector público hacia un

4 Ley de la Corte de Cuentas de la República

 14

adecuado control interno y probidad 5 administrativa, logrando eficiencia, efectividad,

economía y transparencia en la gestión que desarrollan.

1.5.2.2. Control Interno 6

El manejo de los recursos es una cuestión crucial para todas las entidades, las

cuales deben luchar contra el robo, desfalco, mala inversión, defraudación, desvío y

otros males relacionados con los mismos.

Se entiende por control interno el conjunto de procesos continuos e interrelacionados

realizados por la máxima autoridad, funcionarios y empleados, diseñados para

proporcionar seguridad razonable en la consecución de sus objetivos, siendo esta su

principal finalidad con la Institución, entre las cuales podemos mencionar:

9 Lograr eficiencia, efectividad y eficacia de las operaciones.

9 Obtener confiabilidad y oportunidad de la información.

9 Cumplir con leyes, reglamentos, disposiciones administrativas y otras

regulaciones aplicables.

El sistema de control interno proporciona seguridad para lograr los objetivos

institucionales, según las categorías de objetivos de control interno, como lo son la

5 Integridad y honradez en el obrar (Diccionario Enciclopédico Océano Uno Color Edición 1997)
6 Normas técnicas de Control Interno, Corte de Cuentas de la República.
 15

eficiencia, efectividad y eficacia en la ejecución de sus operaciones, lo que incluye el

uso apropiado de todos los recursos institucionales así como la confiabilidad y

oportunidad de la información financiera, presupuestaria y cualquier tipo de reportes

para uso interno y externo, además del cumplimiento al ordenamiento jurídico y

técnico aplicable, sean leyes, decretos, reglamentos, etc. Todo de acuerdo con la

escala jerárquica de las fuentes del ordenamiento.

Como una derivación del cumplimiento de estos objetivos, se obtiene protección para

los activos, al proporcionar una seguridad razonable en la prevención o rápida

detección de adquisiciones, usos o disposiciones no autorizadas de los activos

institucionales, coadyuvando con la transparencia y economía de la gestión, a que se

refiere la Ley de la Corte de Cuentas.

1.5.3. Ley de la Corte de Cuentas

1.5.3.1. Procedimientos sobre activos

La máxima autoridad, los demás niveles gerenciales y de jefatura deben establecer

por medio de documento, las políticas y procedimientos para proteger y conservar los

activos institucionales, principalmente los más vulnerables.

Todos los activos institucionales deben ser asignados formalmente a un responsable

de su custodia, a quien se le informará sobre su responsabilidad respecto de los

activos asignados.

Además se contará con adecuadas medidas de salvaguarda, a través de seguros,

almacenaje, sistemas de alarma, autorizaciones para acceso, según corresponda.

Los bienes, deben estar debidamente registrados y por lo menos una vez al año, se

cotejarán las existencias físicas con los controles correspondientes para verificar su
 16

veracidad. La frecuencia de la comparación, dependerá de la naturaleza de los

bienes. De igual manera deberán llevarse a cabo arqueos independientes sobre

fondos y valores, para garantizar su integridad.

1.5.4. NORMATIVA PARA LA ADQUISICIÓN DE BIENES

1.5.4.1. Ministerio de Hacienda

El Ministerio de Hacienda con su política y creación de la Unidad Normativa de

Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública (UNAC) 7 , propone:

9 Al Concejo de Ministros para su aprobación, la política anual de las

Adquisiciones y Contrataciones de las Instituciones de la Administración

Pública, con exclusión de los órganos Legislativo, Judicial y de las

Municipalidades, a los que corresponde determinar, independientemente, a su

propia política de adquisiciones y contrataciones.

9 Velar por el cumplimiento de la política anual de las adquisiciones y

contrataciones aprobada para el ejercicio fiscal correspondiente.

9 Proponer los lineamientos y procedimientos, que según esta Ley se deben

observar para las adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios.

7 Ley de Adquisiciones y Contrataciones de la Administración Pública, www.csj.gob.sv

 17

1.5.4.2. La UNAC

La UNAC está adscrita al Ministerio de Hacienda, y funciona bajo el principio rector

de centralización normativa y descentralización operativa, con autonomía funcional y

técnica, sus atribuciones son las siguientes:

Proponer al Ministro de Hacienda, la política anual de las Adquisiciones y

Contrataciones de las Instituciones de la Administración Pública dentro de los límites

establecidos en el artículo 6, letra a) de la LACAP 8 .

Emitir las políticas y lineamientos generales para el diseño, implementación,

funcionamiento y coordinación del Sistema de Adquisiciones y Contrataciones de la

Administración Pública, que podrá abreviarse SIAC.

Emitir instructivos, manuales y demás instrumentos que faciliten la obtención de los

objetivos de esta Ley y su Reglamento.

No obstante lo anterior las municipalidades, sin perjuicio de su autonomía, deberán

efectuar sus adquisiciones y contrataciones de conformidad con las disposiciones de

esta ley y su reglamento. Además deberá crear registros compatibles con los del

Ministerio de Hacienda sobre sus planes de inversión anual, que son financiados con

recursos provenientes de las asignaciones del Presupuesto General del Estado.

8 Ibidem.
 18

1.5.4.3. La UACI

Cada Institución de la Administración Pública establecerá una Unidad de

Adquisiciones y Contrataciones Institucional, que podrá abreviarse UACI,

responsable de la descentralización operativa y de realizar todas las actividades

relacionadas con la gestión de adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y

servicios. Esta unidad será organizada según las necesidades y características de

cada entidad e institución, y dependerá directamente de la institución

correspondiente.

Dependiendo de la estructura organizacional de la institución, del volumen de

operaciones u otras características propias, la UACI podrá desconcentrar su

operatividad a fin de facilitar la adquisición y contratación de obras, bienes y

servicios.

Las Municipalidades podrán asociarse para crear una UACI, la cual tendrá las

funciones y responsabilidades de las municipalidades que la conformen. Podrán

estar conformadas por empleados o por miembros de los Concejos Municipales, así

como por miembros de las Asociaciones Comunales, debidamente registradas en las

municipalidades.

En el caso de las delegaciones diplomáticas y consulados y con la finalidad de

garantizar la desconcentración a que se refiere el inciso primero de este artículo, no

será necesaria la creación de dichas unidades.

 19

La UACI estará a cargo de un Jefe, independientemente de la denominación de la

plaza dentro de la estructura organizacional de cada institución, quien deberá reunir

los requisitos siguientes:

9 Ser salvadoreño por nacimiento.

9 Idoneidad para el cargo y preferentemente poseer título universitario.

9 Ser de moralidad notoria y no tener conflicto de intereses con el cargo.

9 Obtener el finiquito de sus cuentas si hubiese administrado o manejado fondos

públicos.

9 Hallarse libre de reclamaciones de toda clase, caso de haber sido contratista

de obras públicas costeadas con fondos del Estado o del Municipio.

9 Hallarse solvente con la Hacienda Pública y con el Municipio.

9 No tener pendientes contratos o concesiones con el Estado, para explotación

de riquezas nacionales o de servicios públicos, así como los que hayan

aceptado ser representantes o apoderados administrativos de aquéllos, o de

sociedades extranjeras que se hallen en los mismos casos.

La UACI tendrá una relación integrada e interrelacionada con la Unidad Financiera

Institucional UFI, del Sistema de Administración Financiera Integrado SAFI,

 20

establecido en la Ley Orgánica de Administración Financiera del Estado en lo

relacionado a adquisiciones y contrataciones de obras, bienes y servicios,

especialmente en lo referente al crédito, propuesto y disponibilidad financiera.

1.5.5. ADMINISTRACIÓN DE ACTIVO FIJO

El entorno económico en que operan las Instituciones Gubernamentales y no

Gubernamentales en la actualidad se ha ido modernizando. Actualmente existe una

serie de procesos, exigiendo que las Instituciones coordinen actividades cada vez

más complejas de forma tal que las compras, la producción y la financiación tengan

costos más bajos. Por esta razón la reducción de los gastos sin reducir los ingresos

es hoy en día, un aspecto vital para la propia subsistencia de cada uno de los

organismos.

La alcaldía municipal de Tonacatepeque cuenta con una serie de bienes los cuales

están encaminados a brindar servicios a sus habitantes, entre ellos podemos

mencionar los vehículos recolectores de basura, mobiliario y equipo de oficina,

vehículos para uso administrativo, entre otros.

1.5.5.1. Conceptos de Activo Fijo

Inmuebles, planta y equipos, son bienes tangibles que tienen por objeto el uso o

usufructo de los mismos en beneficio de la entidad; la producción de artículos para su

venta o para el uso de la propia entidad y la prestación de servicios de la entidad a su

 21

clientela o al público en general. La adquisición de estos bienes denota el propósito

de utilizarlos y no de venderlos en el curso normal de las operaciones de la entidad 9

Las propiedades, planta y equipo son los activos tangibles que:

9 Posee una empresa para su uso en la producción o suministro de bienes y

servicios, para arrendarlos a terceros o para propósitos administrativos.

9 Se esperan usar durante más de un período contable.

1.5.5.2. Tipos de Activos Fijos

Los activos fijos pueden ser Tangibles o Intangibles.

9 Tangibles: Si tiene sustancia corpórea, es decir físicos. Como por ejemplo:

Edificios, los cuales están sujetos a depreciación. Los bosques, están sujetos

al agotamiento.

9 Intangibles: Son aquellos identificables, sin sustancia física, utilizados para la

producción o abastecimiento de bienes, prestación de servicios o para

propósitos administrativos, que generarán beneficios económicos futuros

controlados por la entidad.

Existen dos características principales de los activos intangibles:

9 Representan costos que se incurren, derechos o privilegios que se adquieren

con la intención de que aporten beneficios específicos a las operaciones de la

9 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, IMCP; 1ª. Edición Junio 1984.

 22

entidad durante períodos que se extienden más allá de aquel en que fueron

adquiridos. Los beneficios que aportan son en el sentido de permitir que esas

operaciones reduzcan costos o aumenten los ingresos.

9 Los beneficios futuros que se esperan obtener se encuentran en el presente,

frecuentemente representados en forma intangible mediante un bien de

naturaleza incorpórea, o sea, no tienen una estructura material ni aportan una

contribución física a la producción ni operación de la entidad. El hecho de que

carezcan de características físicas no impide que se les pueda considerar

como activos legítimos. 10

Los activos fijos están sujetos a depreciación lo cual no es más que la distribución

equitativa del costo adquirido de un bien mas las inversiones realizada en este para

usarse entre un período estimado de vida.

Recursos Naturales: los recursos naturales se registran a su costo y se clasifican

como activos fijos. Se conocen como activos agotables, porque al ser extraídos de su

estado natural el recurso disminuye de valor. Algunos ejemplos de recursos naturales

son los bosques, yacimientos de gas, petróleo y minerales (carbón, cobre, mineral de

hierro, etc.). La extracción de recursos naturales se conoce como agotamiento

acumulado. 11

10 Contabilidad Intermedia, Álvaro Javier Romero López, 2ª. Edición.

11 Contabilidad Financiera, Gerardo Guajardo Cantú, 4ª. Edición.
 23

1.5.5.3. Clasificación de Activos Fijos

Las empresas toman los siguientes criterios para la clasificación de los activos fijos:

9 Por su naturaleza: se refiere a los activos fijos tangibles, que participan

directamente en las operaciones de la empresa. Ejemplo: terrenos,

construcciones y edificaciones, instalaciones, maquinaria y equipo, equipo de

cómputo, etc.

9 Por su Situación: permite distinguir los bienes de acuerdo a la situación que

tienen las empresas sobre los derechos de propiedad y uso. Ejemplo: activos
12
propios, arrendados y activos en leasing .

9 Según su estado: se refiere a los activos que la empresa clasifica de acuerdo

a sus actividades: operativo y no operativo.

1.5.5.4. Descargo de Activos

A los activos fijos se les puede dar de baja al desecharlos, venderlos o entregarlos a

cambio de otro activo. Al contabilizar la baja de un activo fijo se deben eliminar en los

libros tanto el activo como la depreciación acumulada. Sin importar cuál sea la forma

de dar de baja un activo, sólo existen tres situaciones, como las siguientes:

9 Se obtiene una ganancia.

12 Arrendamiento con opción de compra del objeto arrendado. Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2005
 24

9 Se produce una pérdida.

9 No se produce ganancia ni pérdida.

1.5.5.5. Depreciación de los Activos

El estudio de la depreciación, es un tema interesante en la administración de las

empresas. En sentido general, la depreciación es la pérdida de valor de un bien.

En términos contables, la depreciación se refiere a la recuperación periódica de las

inversiones en activos fijos. Estas inversiones usualmente son cuantiosas y por ende,

el empresario espera recuperar su valor dentro de un plazo fijado en forma estimada.

La depreciación no sólo significa constituir reservas de recuperación de activos, ya

que éstas se constituyen en fuente de financiamiento interna al convertirse en

cualquier otro activo.

1.5.5.6. Métodos de Depreciación 13

Línea Recta: En el método de depreciación en línea recta se supone que el activo se

desgasta por igual durante cada período contable. Este método se usa con

frecuencia por ser sencillo y fácil de calcular y se basa en el número de años de vida

útil del activo.

9 Unidades Producidas: El método de las unidades producidas para depreciar

un activo se basa en el número total de unidades que se usarán, o las

unidades que puede producir el activo, o el número de horas que trabajará el

activo, o el número de kilómetros que recorrerá.

13 Normas Internacionales de Contabilidad, NIC 16, Versión 2003, Pág. 16-5

 25

9 Sumas de los Dígitos de los años: En el método de depreciación de la suma

de los dígitos de los años se rebaja el valor de desecho del costo del activo. El

resultado se multiplica por una fracción, con cuyo numerador representa el

número de los años de vida útil que aún tiene el activo y el denominador que

es el total de los dígitos para el número de años de vida del activo (Ejemplo

Año 1 + año 2 + año 3 + año 4 + año 5 = 15).

9 Doble saldo decreciente: Un nombre más largo y más descriptivo para el

método del doble del saldo decreciente sería el doble saldo decreciente, o dos

veces la tasa de la línea recta. En este método no se deduce el valor de

desecho o de recuperación, del costo del activo para obtener la cantidad a

depreciar. En el primer año, el costo total de activo se multiplica por un

porcentaje equivalente al doble porcentaje de la depreciación anual por el

método de la línea recta. En el segundo año, lo mismo que en los

subsiguientes, el porcentaje se aplica al valor en libros del activo. El valor en

libros significa el costo del activo menos la depreciación acumulada.

9 Períodos Fraccionarios: Todos los métodos de depreciación que se han

presentado muestran el importe de ésta, por un año completo de la vida del

activo. Con frecuencia el año de vida de un activo no coincide con el año fiscal

de una empresa, o no es lo mismo. Por tanto, es necesario calcular la

depreciación por la fracción del año, para registrar el importe correcto del

gasto en el período fiscal.

 26

1.5.6. SISTEMAS DE INFORMACIÓN

1.5.6.1. Concepto de Sistema de Información14

Un sistema de información es un conjunto de elementos que interactúan entre sí con

el objetivo de apoyar las actividades de una empresa o negocio.

En toda Institución es importante contar con un Sistema de Información, como una

herramienta de solución a problemas que se presentan de forma oportuna, es de

suma importancia a la hora de toma de decisiones por parte de los administradores y

personas que tienen a su cargo áreas productivas y que pueden influir fácilmente en

toda la organización.

En el caso de las Organizaciones los sistemas de información han logrado

importantes mejoras:

9 Automatizar los procesos operativos.

9 Proporcionar información de apoyo.

9 Disminución de costos.

9 Optimización de recursos.

14 Análisis y Diseño de Sistemas CCPM (Centro de Computación Profesional de México) McGrawHill

 27

1.5.6.2. Elementos de un sistema de información 15

Los elementos que comprenden un sistema de información son de naturaleza diversa

y normalmente incluyen:

9 Equipo computacional: Todo el hardware necesario para que el sistema de

información pueda operar.

9 Recurso humano: Todas aquellas personas que utilizan el sistema.

9 Datos o Información: Todas las entradas que necesita el sistema para generar

la información que se desea.

9 Programas: Todo el software que hará que los datos de entrada sean

procesados y generen los resultados esperados.

1.5.6.3. Actividades de un sistema de información

Un sistema de información realiza cuatro operaciones básicas:

9 Entrada de información: Es el proceso mediante el cual se alimenta de los

datos necesarios al sistema de información. Las entradas pueden ser

manuales o automáticas. Una entrada manual es aquella que proporciona

directamente el usuario por medio del teclado o cualquier otro dispositivo de

entrada. Una entrada automática es proporcionada por otro sistema o módulo.

15 Ibidem
 28

9 Almacenamiento: Mediante esta operación el sistema guarda la información

generada. La información se guarda y clasifica en archivos. Estos archivos son

almacenados en algún dispositivo de almacenamiento, por ejemplo los discos

magnéticos, unidades de cinta o disco compacto.

9 Procesamiento de la información: Es la capacidad del sistema para efectuar

los cálculos necesarios con los datos de entrada. Los cálculos son efectuados

con base en una secuencia de operaciones preestablecidas (programas). El

procesamiento puede llevarse a cabo con datos introducidos recientemente en

el sistema o con datos que ya se encontraban almacenados en archivos. El

procesamiento de los datos permite producir información para lograr el

objetivo del sistema.

9 Salida de información: Son las distintas formas de presentar la información

obtenida del proceso de los datos. Actualmente los métodos utilizados son: la

pantalla, la impresora, el audio, almacenamiento permanente como discos, CD

ROM, DVD, etc. La salida del sistema que se diseñe debe ajustarse a las

necesidades y características del usuario, de ahí la importancia de cumplir con

el propósito, frecuencia y oportunidad de la información presentada en una

salida.
 29

Diseño conceptual de un sistema de información

Procesamiento
de Datos en
Entrada Salida
Información

Almacenamiento

1.5.7. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROYECTO

El proceso de desarrollo de aplicaciones informáticas es el conjunto de acciones y

elementos necesarios para transformar los requerimientos de los usuarios en una

aplicación y obtener los objetivos.

La metodología que se utilizará en el desarrollo de este proyecto es la que se conoce

como Ciclo de vida del Desarrollo de Sistema. El objetivo de esta metodología es la

de definir las actividades a ser ejecutadas en el desarrollo de una aplicación.

16
Las etapas del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistemas

16 Tomado de: Sistemas de Información Gerencial, James A.O’Brien

Cuarta Edición, 2003.
 30

Investigar Analizar

Diseñar
Mantenimiento

Implementar

1.5.7.1. Etapas de la Metodología

Las etapas del Ciclo de Vida del Desarrollo de Sistema son las que se detallan a

continuación:

Investigación: Es el primer paso del ciclo de vida de un proyecto, en esta etapa se

observa de forma objetiva lo que sucede en una empresa o institución, aquí se

involucra la identificación de los problemas, de las oportunidades y de los objetivos.

Análisis: Consiste en el análisis de las características y el comportamiento del

sistema actual. Se trabaja en la definición del problema a resolver, en base a esa

 31

definición se realiza una recopilación de información que permita conocer a fondo las

características y el funcionamiento que la aplicación deba tener.

Diseño: Produce los detalles que establecen la forma en la que la aplicación

cumplirá con los requerimientos identificados durante la etapa de análisis de la

información.

Para obtener el modelo propuesto se enfocan dos sentidos:

9 Diseño Operativo: es la identificación de usuarios, reportes, pantallas,

procedimientos y salidas que debe producir la aplicación. Los procedimientos

que se escriben indican cómo procesar los datos y producir las salidas.

9 Diseño Computacional: está orientado a determinar los datos específicos para

cada reporte y salida. Abarca también los datos de entrada, aquellos que

serán calculados y los que deben ser almacenados.

En esta etapa también se toma en cuenta el desarrollo del sistema, la programación

(codificación), consiste en la traducción del diseño a un formato que sea legible para

la computadora.

Implementación: La implementación es el proceso de verificar e instalar nuevo

equipo, entrenar a los usuarios, instalar la aplicación y construir todos los archivos de

datos necesarios para utilizarla. El sistema es empleado en forma experimental para

asegurarse que el software no tiene fallas. Se alimenta al sistema de datos de

entrada para su procesamiento y se examinan los resultados obtenidos. En esta

 32

etapa se colabora con los usuarios para desarrollar la documentación indispensable

del software.

La documentación: es un material que proporciona y explica a los usuarios

generales como interactuar con los servicios y el funcionamiento de una aplicación.

Como documentación, se entrega el Manual de Usuario: que contiene de forma

general la naturaleza y capacidades del sistema.

Mantenimiento: Después de que el sistema esté instalado se le debe dar

mantenimiento, esto significa que los programas de computadora deben ser

modificados y actualizados. El sistema sufre cambios a lo largo de su vida útil. Estos

cambios pueden ser debidos a las siguientes causas:

9 Que durante la utilización el cliente detecte errores en el software.

9 Que se produzcan cambios en alguno de los componentes de la aplicación, no

contempladas en el proyecto.

1.5.8. HERRAMIENTAS DE PROGRAMACION

Cuando se trabaja con una computadora, se realizan numerosos trabajos repetitivos,

como clasificación de archivos, copia de los mismos, ingreso y consultas de

información, copias de respaldo en unidades de almacenamiento (de un disco a

una cinta o de un disco a otro) todo esto para que los usuarios eviten perdida de
 33

información, es por eso que en muchas empresas se preparan con lenguajes de

programación y herramientas que solucionen los problemas.

Los lenguajes de programación son herramientas que nos permiten crear programas

y software. Entre ellos tenemos Visual Basic, Pascal, Java, etc.

1.5.8.1. Tipos de lenguajes de programación

El ordenador sólo entiende un lenguaje conocido como código binario o código

máquina. Es decir, sólo utiliza 0 y 1 para codificar cualquier acción.

Los lenguajes más próximos a la arquitectura hardware se denominan lenguajes de

bajo nivel y los que se encuentran más cercanos a los programadores y usuarios se

denominan lenguajes de alto nivel.

Lenguajes de bajo nivel: Son lenguajes totalmente dependientes de la máquina, es

decir que el programa que se realiza con este tipo de lenguajes no se pueden migrar

o utilizar en otras maquinas.

Al estar prácticamente diseñados a medida del hardware, aprovechan al máximo las

características del mismo.

Dentro de este grupo se encuentran:

9 El lenguaje maquina: este lenguaje ordena a la máquina las operaciones

fundamentales para su funcionamiento. Consiste en la combinación de 0's y

1's para formar las ordenes entendibles por el hardware de la maquina. La

desventaja es que son bastantes difíciles de manejar y usar, además de tener

códigos fuente enormes donde encontrar un fallo es casi imposible.

 34

9 El lenguaje ensamblador es un derivado del lenguaje maquina y esta formado

17
por abreviaturas de letras y números llamadas mnemotécnicos. Con la

aparición de este lenguaje se crearon los programas traductores para poder

pasar los programas escritos en lenguaje ensamblador a lenguaje máquina.

Como ventaja con respecto al código máquina es que los códigos fuentes eran

más cortos y los programas creados ocupaban menos memoria. Las

desventajas de este lenguaje siguen siendo prácticamente las mismas que las

del lenguaje ensamblador, añadiendo la dificultad de tener que aprender un

nuevo lenguaje difícil de probar y mantener.

Lenguajes de alto nivel

Son aquellos que se encuentran más cercanos al lenguaje natural que al lenguaje

máquina.

Están dirigidos a solucionar problemas mediante el uso de EDD's.

EDD's son las abreviaturas de Estructuras Dinámicas de Datos, algo muy utilizado en

todos los lenguajes de programación. Son estructuras que pueden cambiar de

tamaño durante la ejecución del programa. Nos permiten crear estructuras de datos

que se adapten a las necesidades reales de un programa.

Se tratan de lenguajes independientes de la arquitectura del ordenador. Por lo que,

en principio, un programa escrito en un lenguaje de alto nivel, lo puedes migrar de

una máquina a otra sin ningún tipo de problema. Estos lenguajes permiten al

programador olvidarse por completo del funcionamiento interno de la maquina/s para

17 Consiste en estructurar de forma inteligible elementos complejos no estructurados

Biblioteca de Consulta Microsoft ® Encarta ® 2005.
 35

la que están diseñando el programa. Tan solo necesitan un traductor que entiendan

el código fuente como las características de la maquina.

Suelen usar tipos de datos para la programación y hay lenguajes de propósito

específico (como FORTRAN para trabajos científicos), propósito general (cualquier

tipo de aplicación) entre ellos tenemos: PASCAL, BASIC C/C++. Por su parte C++ es

una versión mas desarrollada de C, creada por Bjarne Stroustrup, que incorpora

todas las características de C (lo que permite que los programadores escritos en C

corran en programas desarrollados en C++) y que incorpora como novedad la

Programación Orientada a Objetos (POO).

Hoy en día los usuarios solicitan sistemas actualizados que sean entendibles, fáciles

de usar, seguros y que se ajusten a las necesidades de las empresas, ventanas en

las que se visualicen las diferentes opciones y mantenimientos con los que cuenta el

sistema. Es por ello que para enfrentar a los retos de la tecnología moderna los

programadores utilizan la Programación Orientada a Objetos.

La POO tiene sus orígenes en Simula 67, un lenguaje diseñado para hacer

simulaciones, creado por Ole-Johan Dahl y Kristen Nygaard del Centro de Cómputo

Noruego en Oslo. Ellos trabajaban en simulaciones de naves, y fueron confundidos

por la explosión combinatoria de cómo las diversas cualidades de diversas naves

podían afectar unas a las otras. La idea ocurrió para agrupar los diversos tipos de

naves en diversas clases de objetos, siendo responsable cada clase de objetos de

definir sus propios datos y comportamiento.

 36

1.5.8.2. La Programación Orientada a Objetos (POO) como solución

La programación orientada a objetos es una nueva forma de programar que trata de

encontrar solución a estos problemas. Introduce nuevos conceptos, que superan y

amplían conceptos antiguos ya conocidos. Entre ellos destacan los siguientes:

9 Objeto: entidad provista de un conjunto de propiedades o atributos (datos) y

de comportamiento o funcionalidad ("métodos"). Corresponden a los objetos

reales del mundo que nos rodea, o a objetos internos del sistema (del

programa).

9 Clase: definiciones de las propiedades y comportamiento de un tipo de objeto

concreto.

9 Método: algoritmo asociado a un objeto (o a una clase de objetos), cuya

ejecución se desencadena tras la recepción de un "mensaje". Desde el punto

de vista del comportamiento, es lo que el objeto puede hacer. Un método

puede producir un cambio en las propiedades del objeto, o la generación de

un "evento" con un nuevo mensaje para otro objeto del sistema.

9 Evento: un suceso en el sistema (tal como una interacción del usuario con la

máquina, o un mensaje enviado por un objeto). El sistema maneja el evento

enviando el mensaje adecuado al objeto pertinente.

 37

9 Mensaje: una comunicación dirigida a un objeto, que le ordena que ejecute

uno de sus métodos con ciertos parámetros asociados al evento que lo

generó.

9 Propiedad o atributo: contenedor de un tipo de datos asociados a un objeto

(o a una clase de objetos), que hace los datos visibles desde fuera del objeto,

y cuyo valor puede ser alterado por la ejecución de algún método.

9 Estado interno: es una propiedad invisible de los objetos, que puede ser
únicamente accedida y alterada por un método del objeto, y que se utiliza para

indicar distintas situaciones posibles para el objeto (o clase de objetos).

Características de la POO

Hay un desacuerdo sobre qué características de un método de programación o

lenguaje que le definen como "orientado a objetos", pero hay un consenso general en

el que las características siguientes son las más importantes:

9 Abstracción: Cada objeto en el sistema sirve como modelo de un "agente"

abstracto que puede realizar un trabajo, informar y cambiar su estado, y

"comunicarse" con otros objetos en el sistema sin revelar cómo se

implementan estas características. Los procesos, las funciones o los métodos

pueden también ser abstraídos y cuando lo están, una variedad de técnicas

son requeridas para ampliar una abstracción.

 38

9 Encapsulamiento: también llamado "ocultación de la información". Cada

objeto está aislado del exterior, es un módulo natural, y cada tipo de objeto

expone una interfaz a otros objetos que específica cómo pueden interactuar

con los objetos de la clase. El aislamiento protege a las propiedades de un

objeto contra su modificación por quien no tenga derecho a acceder a ellas,

solamente los propios métodos internos del objeto pueden acceder a su

estado.

9 Polimorfismo: comportamientos diferentes, asociados a objetos distintos,

pueden compartir el mismo nombre, al llamarlos por ese nombre se utilizará el

comportamiento correspondiente al objeto que se esté usando. Las

referencias y las colecciones de objetos pueden contener objetos de diferentes

tipos, y la invocación de un comportamiento en una referencia producirá el

comportamiento correcto para el tipo real del objeto referenciado.

9 Herencia: las clases no están aisladas, sino que se relacionan entre sí,
formando una jerarquía de clasificación. Los objetos heredan las propiedades

y el comportamiento de todas las clases a las que pertenecen. La herencia

organiza y facilita el polimorfismo y el encapsulamiento permitiendo a los

objetos ser definidos y creados como tipos especializados de objetos

preexistentes. Estos pueden compartir (y extender) su comportamiento sin

tener que reimplementar su comportamiento.

 39

1.5.9. HERRAMIENTAS DE PROGRAMACION ORIENTADA A OBJETOS

Visual Basic

Es un lenguaje de programación, desarrollado por Alan Cooper para Microsoft. El

lenguaje de programación es un dialecto de BASIC, con importantes añadidos. Su

primera versión fue presentada en 1991 con la intención de simplificar la

programación utilizando un ambiente de desarrollo completamente gráfico que

facilitara la creación de interfaces gráficas y en cierta medida también la

programación misma.

Es utilizado principalmente para aplicaciones de gestión de empresas, debido a la

rapidez con la que puede hacerse un programa que utilice una base de datos

sencilla, además de la abundancia de programadores en este lenguaje.

Características generales

9 Es un lenguaje de fácil aprendizaje para programadores principiantes como

expertos, guiado por eventos, y centrado en un motor de formularios poderoso

que facilita el rápido desarrollo de aplicaciones gráficas.

9 Su principal innovación es el uso de un tipo de dll, que permiten contener toda

la funcionalidad de un control y facilitar su rápida incorporación a los

formularios.

9 Su sintaxis, derivada del antiguo BASIC, ha sido ampliada al agregarse las

características típicas de los lenguajes estructurados modernos.

 40

9 Se ha agregado una implementación limitada de la Programación Orientada a

Objetos (los propios formularios y controles son objetos).

9 Posee varias bibliotecas para manejo de bases de datos, pudiendo conectarse

con cualquier base de datos a través de ODBC (Informix, DBase, Access,

MySQL, SQL Server, PostgreSQL ,etc) a través de ADO.

Ventajas

9 Permite programar un microcontrolador de forma BASIC

9 Es un lenguaje simple y por tanto fácil de aprender.

9 Su mayor facilidad radica en el dibujado de formularios, mediante el arrastre

de controles.

9 La sintaxis es cercana al lenguaje humano.

9 Es un lenguaje RAD, centrado en conseguir en el menor tiempo posible los

resultados deseados.

9 Tiene una ligera implementación de POO.

9 Permite el tratamiento de mensajes de Windows.

 41

9 Gran parte del trabajo en el diseño de formularios está realizado, gracias a la

gran gama de controles incorporados junto al lenguaje que ahorran costes de

tiempo de desarrollo.

9 Soporta el uso de componentes COM y ActiveX.

9 Permite crear controles personalizados fácilmente del mismo modo que el

diseño de formularios.

9 Permite generar librerías dinámicas (DLL) ActiveX de forma nativa y Win32 (no
ActiveX, sin interfaz COM) mediante una reconfiguración de su enlazador en el

proceso de compilación.

Desventajas

9 Es software propietario por parte de Microsoft, por tanto nadie que no sea del

equipo de desarrollo de esta compañía decide la evolución del lenguaje.

9 Sólo existe un compilador e IDE, llamado igual que el lenguaje.

9 Sólo genera ejecutables para Windows.

 42

9 No existe forma alguna de exportar el código a otras plataformas fuera de

Windows.

JAVA

Java es un lenguaje de programación de alto nivel de propósito general,

multiplataforma, semicompilado, orientado a objetos y multihilo.

Java es multiplataforma ya que es independiente de la máquina y del Sistema

Operativo lo que permite ejecutar un programa hecho en Java en, un ordenador con

Linux o Windows, un teléfono móvil etc. Por lo que es ideal para superar los

problemas de incompatibilidad.

Ventajas:

9 Es un lenguaje de propósito general puesto que con él se pueden hacer

multitud de cosas: crear tantos programas simples de consola hasta grandes

programas en entorno gráfico para páginas Web.

9 Es orientado a objetos ya que no es un lenguaje adaptado. De esta forma los

programas son más estructurados y reutilizables.

ADA

Su nombre se debe a Ada Lovelace, asistente de Babbage en el desarrollo de una

máquina analítica, aunque el grupo que desarrolló este lenguaje estuvo a cargo de

Jean Ichbiah, auspiciado por el departamento de defensa de los Estados Unidos.

 43

Este lenguaje es de características avanzadas aunque es dinámico en el manejo de

memoria y recursividad, es un lenguaje grande y poco elegante, contrastando con la

tendencia moderna en lenguajes de programación de que sean pequeños y

funcionales.

POWER BUILDER

Herramienta basada en Windows, se utiliza para desarrollar aplicaciones

profesionales cliente-servidor. Permite a uno o más programadores crear, con

rapidez y facilidad, avanzadas aplicaciones gráficas que acceden a la información de

bases de datos almacenada localmente o en servidores interconectados en la red.

Ventajas

9 Permite desarrollar rápidamente aplicaciones de bases de datos de Microsoft

Windows basados en objetos, sin tener que codificar en el lenguaje C o C++.

9 Crea aplicaciones sencillas de aspecto atractivo que aprovechen plenamente

los principios de diseño de la interfaz de usuario gráfica.

9 A través de ODBC, se crean aplicaciones que puedan ser independientes del

sistema de administración de bases de datos utilizado.

9 Las aplicaciones de Power Builder que son accionadas por eventos y

orientadas a objetos se ejecutan en Windows, generalmente dentro de una

arquitectura clientes-servidor.
 44

Este es un lenguaje especializado en la programación de sistemas. Fué diseñado

alrededor de 1970 por Dennis Ritchie, de los Laboratorios Bell. Se emplea para

escribir compiladores y sistemas operativos; actualmente el lenguaje C es uno de los

más usados junto con sus derivados (visual C, C+, C++, etc).

Características:

9 El lenguaje C, produce un código parecido al escrito en ensamblador, con la

ventaja de que éste es un lenguaje de alto nivel.

9 Puede asignar registros de la UCP durante la compilación y llamar a rutinas y

subsistemas del sistema operativo desde el programa, sobre todo cuando se

emplea desde Unix.

9 Un programa en C consta de módulos que pueden llamarse recursivamente,

pero no de manera anidada.

9 El manejo de la memoria es dinámico.

1.5.10. DISEÑO DE BASE DE DATOS

La tecnología de la Base de Datos puede resolver muchos de los problemas creados

por la organización tradicional de los archivos.

 45

Se define como una Base de Datos una colección de datos organizados para dar

servicio eficientemente a muchas aplicaciones al mismo tiempo al combinar los datos

de manera que parezcan estar en una sola ubicación. Además se puede decir que

una base de datos, es un conjunto de tablas que se relacionan entre si para un fin

determinado.

En terminología propia de las bases de datos hay tres conceptos claves dentro de las

tablas: campo, registro y dato. Es así como le podemos decir a una agrupación de

caracteres en una palabra, grupo de palabras o número completo como campo. Un

grupo de campos relacionados, forman todo un registro; un grupo de registros del

mismo tipo se denomina archivo.

Un registro describe una entidad. Una entidad, es una persona, lugar, cosa o hecho

sobre el que conserva información. Cada característica o cualidad que describe a

una entidad en particular se llama atributo.

1.5.10.1. Etapas del diseño de Bases de Datos

Diseño conceptual

En esta etapa se debe construir un esquema de la información que se usa en la

empresa, independientemente de cualquier consideración física. A este esquema se

le denomina esquema conceptual. Al construir el esquema, descubren el significado

de los datos de la empresa: encuentran entidades, atributos y relaciones. El objetivo

es comprender:

9 La perspectiva que cada usuario tiene de los datos.

 46

9 La naturaleza de los datos, independientemente de su representación física.

9 El uso de los datos a través de las áreas de aplicación.

El esquema conceptual se construye utilizando la información que se encuentra en la

especificación de los requisitos de usuario. El diseño conceptual es completamente

independiente de los aspectos de implementación, como puede ser el SGBD que se

vaya a usar, los programas de aplicación, los lenguajes de programación, el

hardware disponible o cualquier otra consideración física. Durante todo el proceso de

desarrollo del esquema conceptual éste se prueba y se valida con los requisitos de

los usuarios, este esquema es una fuente de información para el diseño lógico de la

base de datos.

Diseño lógico

El diseño lógico es el proceso de construir un esquema de la información que utiliza

la empresa, basándose en un modelo de base de datos específico, independiente del

SGBD concreto que se vaya a utilizar y de cualquier otra consideración física.

En esta etapa, se transforma el esquema conceptual en un esquema lógico que

utilizará las estructuras de datos del modelo de base de datos en el que se basa el

SGBD que se vaya a utilizar, como puede ser el modelo relacional, el modelo de red,

el modelo jerárquico o el modelo orientado a objetos. Conforme se va desarrollando

el esquema lógico, éste se va probando y validando con los requisitos de usuario.

El esquema lógico es una fuente de información para el diseño físico. Además, juega

un papel importante durante la etapa de mantenimiento del sistema, ya que permite

 47

que los futuros cambios que se realicen sobre los programas de aplicación o sobre

los datos, se representen correctamente en la base de datos.

Diseño físico

El diseño físico es el proceso de producir la descripción de la implementación de la

base de datos en memoria secundaria: estructuras de almacenamiento y métodos de

acceso que garanticen un acceso eficiente a los datos.

El propósito del diseño físico es describir cómo se va a implementar físicamente el

esquema lógico obtenido en la fase anterior. Concretamente, en el modelo relacional,

esto consiste en:

9 Obtener un conjunto de relaciones (tablas) y las restricciones que se deben

cumplir sobre ellas.

9 Determinar las estructuras de almacenamiento y los métodos de acceso que

se van a utilizar para conseguir unas prestaciones óptimas.

9 Diseñar el modelo de seguridad del sistema.

Diseño de aplicaciones

Se examinan los dos aspectos del diseño de las aplicaciones: el diseño de las

transacciones y el diseño de las interfaces de usuario.

 48

Diseño de transacciones

Una transacción es un conjunto de acciones llevadas a cabo por un usuario o un

programa de aplicación, que acceden o cambian el contenido de la base de datos.

El objetivo del diseño de las transacciones es definir y documentar las características

de alto nivel de las transacciones que requiere el sistema. Las características que se

deben recoger de cada transacción son las siguientes:

9 Datos que utiliza la transacción.

9 Características funcionales de la transacción.

9 Salida de la transacción.

9 Importancia para los usuarios.

9 Frecuencia de utilización.

Hay tres tipos de transacciones:

9 En las transacciones de recuperación se accede a los datos para visualizarlos

en la pantalla a modo de informe.

9 En las transacciones de actualización se insertan, borran o actualizan datos de

la base de datos.

9 En las transacciones mixtas se mezclan operaciones de recuperación de datos

y de actualización.
 49

Diseño de interfaces de usuario

Antes de implementar los formularios y los informes, hay que diseñar su aspecto, y

es muy importante la aceptación del usuario que lo utilizará, esto indica que se deben

tomar en cuenta las observaciones, sugerencias del usuario para que este se

familiarice con el menú, preguntas, respuestas, lenguaje natural, llenado de formas,

lenguaje de comandos, interfaz gráfica del usuario y manipulación directa.

Es conveniente tomar en cuenta los siguientes puntos:

9 Utilizar títulos que sean significativos, que identifiquen sin ambigüedad el

propósito del informe o formulario.

9 Dar instrucciones breves y fáciles de comprender.

9 Agrupar y secuenciar los campos de forma lógica.

9 Hacer que el aspecto del informe o formulario sea atractivo a la vista.

9 Utilizar nombres familiares para etiquetar los campos.

9 Utilizar terminología y abreviaturas consistentes.

9 Hacer un uso razonable y consistente de los colores.

9 Dejar un espacio visible para los datos de entrada y delimitarlos.

9 Permitir un uso sencillo y adecuado del cursor.

9 Permitir la corrección carácter a carácter y de campos completos.

9 Dar mensajes de error para los valores ``ilegales''.

 50

9 Marcar los campos que sean opcionales.

9 Dar mensajes a nivel de campo para explicar su significado.

9 Dar una señal que indique cuándo el informe o formulario está completo.

1.6. DIAGRAMA ENTIDAD-RELACION

Los diagramas entidad-relación (E-R) son una herramienta para el modelado de

datos de un sistema de información. Estos diagramas expresan entidades relevantes

para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.

Los diagramas entidad-relación fueron propuestos por Peter P. Chen , 1976. Por

este motivo también se conocen como "diagramas de Chen". Formalmente, los

diagramas E-R son un lenguaje gráfico para describir conceptos. Informalmente, son

simples dibujos o gráficos que describen la información que trata un sistema de

información y el software que lo automatiza.

1.6.1. Elementos de diagrama entidad-relación

Entidades:

Una entidad es cualquier "objeto" discreto sobre el que se tiene información. Se

representa mediante un rectángulo o "caja" etiquetada en su interior mediante un

nombre. Ejemplos de entidades habituales en los sistemas de información son:

factura, persona, albarán, empleado, etc.

 51

Relaciones:

Una relación describe cierta interdependencia (de cualquier tipo) entre una o más

entidades. Se representa mediante un rombo etiquetado en su interior mediante un

verbo. Además, dicho rombo debe unirse mediante líneas con las entidades que

relaciona (es decir, los rectángulos).

Atributos:

Los atributos son propiedades relevantes propias de una entidad y sólo una. Se

representan mediante un círculo o elipse etiquetado mediante un nombre en su

interior. Cuando un atributo es identificativo de la entidad se suele subrayar dicha

etiqueta.

Ejemplos de atributos de la entidad "persona":

9 Documento Único de Identidad (DUI).

9 Nombre.

9 Apellidos.

9 Dirección.

9 Teléfono.
 52

1.6.2. Diccionario de datos

Es un catálogo, un depósito, de los elementos en un sistema. Como su nombre lo

sugiere, estos elementos se centran alrededor de los datos y la forma en que están

estructurados para satisfacer los requerimientos de los usuarios y las necesidades de

la organización. En un diccionario de datos se encuentra la lista de todos los

elementos que forman parte del flujo de datos en todo el sistema. Los elementos más

importantes son flujos de datos, almacenes de datos y procesos. El diccionario

guarda los detalles y descripciones de todos estos elementos.

Si los analistas desean conocer cuántos caracteres abarca un determinado dato o

qué otros nombres recibe en distintas partes del sistema, o dónde se utiliza,

encontrarán las respuestas en un diccionario de datos desarrollado en forma

apropiada.

El diccionario se desarrolla durante el análisis de flujo de datos y auxilia a los

analistas que participan en la determinación de los requerimientos de sistemas.

1.6.2.1. Importancia del diccionario de datos

Los analistas utilizan los diccionarios de datos por cinco razones importantes:

9 Para manejar los detalles en sistemas grandes.

9 Para comunicar un significado común para todos los elementos del sistema.

9 Para documentar las características del sistema.

9 Para facilitar el análisis de los detalles con la finalidad de evaluar las

características y determinar dónde efectuar cambios en el sistema.
 53

9 Localizar errores y omisiones en el sistema.

1.6.2.2. Contenido de un registro del diccionario

El diccionario contiene dos tipos de datos y estructuras de datos. Los elementos de

datos se agrupan para formar una estructura de datos.

Elemento dato: Los elementos dato también llamado campo son los bloques básicos

para todos los demás datos del sistema. Ninguna unidad más pequeña tiene

significado para los analistas de sistemas o usuarios.

Estructuras de datos: Una estructura de datos es un grupo de datos elementales

que están relacionados con otros y que en conjunto describen un componente del

sistema.

1.7. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS

Un sistema de procesamiento de datos incluye tanto datos como procesos y análisis

de un sistema. Es por eso que se necesita una técnica para modelar sistemas que

describan:

9 Cuales son los datos de entrada.

9 Que transformaciones de datos se deben realizar.

9 Que datos de entrada se transforman en datos de salida.

 54

El DFD, es una técnica gráfica que presenta el flujo de información y los cambios que

se aplican a los datos, al moverse desde la entrada y salida de un proceso.

Para representar los procesos a través de DFD´s se utilizó la notación de

Yourdon/DeMarco. Los elementos que aparecen en el DFD pueden ser:

Procesos: Representan elementos software que transforman información. Son, por

tanto, los componentes software que realizan cada una de las funciones del sistema,

transformando datos de entrada en datos de salida (resultados).

Flujos de datos: Representan datos o colecciones de datos que intervienen a través

del sistema. La flecha indica el sentido de flujo. Los flujos de datos conectan los

procesos con otros procesos, con entidades externas o con almacenes de datos, y

pueden converger o divergir si conectan un elemento del DFD con varios sistemas.

Origen/destino: Representan entidades externas al sistema que se comunican con

él y que están fuera de su control. También se les conoce como terminador. Un

terminador puede ser una persona o grupo de personas, una organización o un

departamento.

Almacén: Representa la información almacenada que puede ser utilizada por el

sistema. Los almacenes de datos permiten guardar temporalmente información que

luego puede ser procesada por el mismo proceso que la creó o por otro distinto.
 55

Los almacenes de datos se utilizan como copia de seguridad de los datos, para evitar

pérdidas de información en caso de que el sistema falle; pueden ir desde registros

temporales para almacenar un dato hasta ficheros independientes o bases de datos.

A continuación se presenta la notación empleada en estos diagramas.

Símbolo Significado

Proceso
Muestra la parte del sistema que transforma las
entradas de datos en salida.

Flujo de datos
Describe el movimiento de paquetes de datos de una
parte del sistema a otra. Representan datos en
movimiento.

Origen/destino
Es empleado para representar una entidad externa,
pueden enviar datos o recibirlos del sistema.

Almacén
Se utiliza para representar una colección de paquetes
de datos en reposo.
 56

1.8. DESARROLLO DE APLICACIONES CON LA TECNICA UML

UML (Unified Modeling Language) es un lenguaje que permite modelar, construir y

documentar los elementos que forman un sistema software orientado a objetos. Esta

notación ha sido ampliamente aceptada debido a que incorpora las principales

ventajas de cada uno de los métodos particulares en los que se basa (principalmente

Booch, OMT y OOSE). Se ha convertido en la notación estándar para definir,

organizar y visualizar los elementos que configuran la arquitectura de un sistema. Un

sistema es algo “compuesto”, una construcción realizada por manos y herramientas

siguiendo las directrices de un propósito. La palabra se aplica casi exclusivamente a

abstracciones con el fin de captar la totalidad de una realidad. A través de la notación

UML se puede comunicar y compartir el conocimiento de una arquitectura gracias a

la combinación simultánea de cinco perspectivas:

Definir: Fijar, determinar, decidir, explicar un concepto a través de sus atributos

distintivos. Señalar sus límites y dar una idea exacta de lo que es esencial y de lo

que es circunstancial.

Organizar: Establecer unos recursos, disponer un orden de responsabilidades y

formalizar reglas de relación y actuación; todo ello orientado a conseguir un

propósito.
 57

Visualizar: Representar mediante imágenes y/o símbolos el contenido y la

organización de los conceptos que configuran un sistema. Hacer visible su naturaleza

y su complejidad.

Actuar: Pensar y tomar decisiones de manera ágil y sistemática, siguiendo un

método; éste a su vez, define el modo de actuar en base a la relación de un conjunto

de actores, actividades, y certificaciones posibles en un escenario concreto.

Certificar: Comprobar de manera fehaciente que un diseño es completo, coherente y

usable para el propósito que ha sido creado.

1.8.1. Modelo en UML

Un modelo representa a un sistema software desde una perspectiva específica. Al

igual que la planta y el alzado de una figura en dibujo técnico muestra la misma figura

vista desde distintos ángulos, cada modelo en UML permite fijarse en un aspecto

distinto del sistema. Los modelos en UML se utilizan para representar la parte

estática y dinámica de un sistema. Para este caso se trabajará con la parte dinámica

utilizando el modelo de diagrama de Casos de uso.

1.8.2. Diagrama de casos de uso

Se utilizan para describir las interacciones del sistema con su entorno, identificando

los actores, que representan los diferentes roles desempeñados por los usuarios del

sistema, y los casos de uso que corresponden a la funcionalidad que el sistema

ofrece a sus usuarios, explicada desde el punto de vista de éstos.

 58

Los actores no son solamente humanos, pueden ser otros sistemas con los cuales el

sistema en desarrollo interactúa de alguna manera, se consideran en el análisis de

requerimientos de un sistema.

Un diagrama de casos de uso consta de los siguientes elementos:

9 Actor.

9 Casos de Uso.

9 Relaciones de Uso, Herencia y Comunicación.

Elementos

Actor:

Una definición previa, es que un Actor es un rol que un usuario juega con respecto al

sistema. Es importante destacar el uso de la palabra rol, pues con esto se especifica

que un Actor no necesariamente representa a una persona en particular, sino más

bien la labor que realiza frente al sistema.

Caso de Uso:
 59

Es una operación/tarea específica que se realiza tras una orden de algún agente

externo, sea desde una petición de un actor o bien desde la invocación desde otro

caso de uso.

Relaciones:

Asociación

Es el tipo de relación más básica que indica la invocación desde un actor o caso de

uso a otra operación (caso de uso). Dicha relación se denota con una flecha simple.

Dependencia o Instanciación

Es una forma muy particular de relación entre clases, en la cual una clase depende

de otra, es decir, se instancia (se crea). Dicha relación se denota con una flecha

punteada.

Generalización

Este tipo de relación es uno de los más utilizados, cumple una doble función

dependiendo de su estereotipo, que puede ser de Uso o de Herencia.

Este tipo de relación esta orientado exclusivamente para casos de uso (y no para

actores).

Herencia: Se recomienda utilizar cuando un caso de uso es similar a otro

(características).
 60

Uso: Se recomienda utilizar cuando se tiene un conjunto de características que son

similares en más de un caso de uso y no se desea mantener copiada la descripción

de la característica.

1.9. ALTERNATIVAS PARA IMPLEMENTACION DE BASE DE DATOS

Una base de datos es una colección de datos que es gestionada y organizada por un

software específico, el DBMS (Data Base Management System) Sistema de Gestión

de Base de Datos. Un DBMS es sustancialmente un software que se coloca entre el

usuario y los datos como tales. Gracias a este estrato intermedio el usuario y las

aplicaciones no acceden a los datos tal y como se memorizan, sino que se ve sólo

una representación lógica.

Las bases de datos más comunes son: ACCESS, SQL SERVER, MySQL etc.

ACCESS

Access es un manejador o administrador de base de datos relacional, lo que significa

que almacena y recupera datos, presenta cierta información automatiza algunas

tareas repetitivas. El ser relacional indica que es capaz de manejar una o más tablas

de datos a la vez.

Las relaciones permiten mantener la integridad de la base de datos y evitar la

redundancia de los datos.

 61

Existen tres tipos de relaciones:

9 Relación de uno a uno: en este tipo de relación, un registro de la tabla 1 sólo

puede estar enlazado con un único registro de la tabla 2 y viceversa.

9 Relación de varios a varios: cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado

con varios registros de la tabla 2 y viceversa.

9 Relación de uno a varios: cada registro de la tabla 1 puede estar enlazado con

varios registros de la tabla 2, pero cada registro de la tabla 2 sólo puede estar

enlazado con varios libros, pero cada libro sólo puede tener un autor.

Diferentes consultas que existen:

9 Consulta de selección: es la más utilizada. Permite ver los datos de una o

varias tablas, analizarlos, imprimirlos, etc.

9 Consulta de tablas de referencia cruzadas: presenta los datos en forma de

filas y columnas.

9 Consultas de acciones: se utilizan para crear nuevas tablas a partir de

consultas, eliminar o actualizar registros, añadir o modificar registros, etc.

9 Consultas de unión: combinan campos coincidentes o duplicados de una o

varias tablas.
 62

Características:
9 Proporciona el entorno Windows.

9 Se ha utilizado otros productos para Windows, tales como Microsoft Excel o

Microsoft Word.

9 Puede cortar, copiar, pegar para mover y copiar datos y objetos dentro de

Access.

9 Proporciona la característica de arrastrar y saltar (drag and drop) que ayuda a

diseñar, consultar, formularios, informes, etc.

9 Utiliza el interfaz de documento múltiple (MDI) de Windows que le permite

trabajar con varios objetos al mismo tiempo. Esto significa que se puede estar

trabajando con varias tablas formularios, informes, o módulos a la vez.

Realizar una aplicación sobre bases de datos Access es recomendable en los casos

en que sea manejable la actualización de la información por el procedimiento de

enviar archivos mdb al servidor mediante FTP. Para que la aplicación sobre base de

datos Access no tenga problemas, es recomendable que cumpla estas condiciones:

9 El volumen de datos a manejar debe de ser pequeño. (Será más rápida su

actualización por FTP).

9 El número de visitantes simultáneos no sea muy alto.

 63

9 La aplicación no cambie la base de datos, simplemente muestre datos. Esto

es consistente con el hecho de enviar periódicamente el archivo mdb al

servidor, pues si la aplicación cambiase la base de datos, esos cambios se

perderían al sobrescribirse con la nueva base de datos.

Cuando por alguno de los anteriores motivos, la base de datos no es consistente, o

no va a poder cumplir alguno de los mismos, es preferible el uso de un sistema de

base de datos más robusto, como SQL Server.

SQL SERVER

SQL Server es el sistema de bases de datos más completo y potente resulta ideal

para ASP, Visual Basic, modelos de objetos, componentes, etc. Además, es un

sistema de base de datos perfectamente adecuado para aplicaciones críticas y con

cualquier grado de complejidad. SQL Server utiliza una parte del espacio de la base

de datos para guardar el log de transacciones con los comandos pendientes, lo que

asegura que, independientemente de si el programador usa o no transacciones en su

código, en ningún caso la base de datos quedaría en un estado inconsistente debido

a una ejecución parcial de comandos. Ofrece características orientadas a mantener

la integridad de la base de datos: triggers (reglas de integridad y consistencia a nivel

de servidor) y Atomicity Consistency Isolation Durability.

 64

MySQL

MySQL tiene como principales características su velocidad y su precio reducido. Es

el servidor de bases de datos más rápido de todos es muy utilizado en aplicaciones

PHP o Perl en servidores Linux. Si la aplicación Web que se construye no necesita

características como transacciones, procedimientos almacenados, triggers o

sentencias SQL complejas. MySQL cumple la misma función que otras bases de

datos más potentes, pero de forma más rápida y con un costo menor. Para

aplicaciones Windows, MySQL es una alternativa económica a SQL Server, pues su

costo por MB es menor y además se puede aprovechar todo el espacio para datos,

mientras que SQL Server necesita una parte del espacio para el log de

transacciones. Las limitaciones de MySQL vienen dadas por sus insuficiencias

respecto de los otros sistemas de bases de datos y por el grado de complejidad de la

aplicación. MySQL no es adecuado para aplicaciones críticas. Al no utilizar

transacciones, un problema de cualquier tipo que interrumpiese una serie de

comandos puede dejar la base de datos de la aplicación en un estado incoherente, lo

cual nunca ocurriría con SQL Server o PostgreSQL. No tiene triggers por lo que no

se pueden establecer reglas de integridad y consistencia a nivel de servidor.

POSTGRESQL

PostgreSQL, es el servidor de bases de datos de código abierto más potente que

existe y es por tanto la alternativa a MySQL cuando se necesitan características

avanzadas como transacciones, procedimientos almacenados, triggers, vistas, etc.

PostgreSQL es el servidor de bases de datos más utilizado por los programadores de

 65

servlets de Java y, en general, por todos aquellos que realizan aplicaciones cliente

servidor complejas o críticas en Linux/Unix. La mayor limitación de PostgreSQL viene

dada por su velocidad: es el sistema de bases de datos más lento.

ORACLE

Oracle es un SGBD o Sistema de Gestión de Bases de Datos, y actualmente se

puede decir que es el más potente del mercado, rivalizando en ser el más usado con

Access de Microsoft.

Oracle es un entorno de gestión totalmente profesional, con el cual se puede

gestionar y administrar varias Bases de Datos a la vez. Para ello tiene un estricto

sistema de control de seguridad, con cuentas de usuarios y password, y

administración de privilegios para cada tipo de usuario.

Todos los productos de Oracle son portables, ya que funcionan en una amplia gama,

marcas y modelos de equipo y redes de computadores compuestas por equipo

grandes, minicomputadoras, estaciones de trabajo y computadores personales, en

total, más de 100 plataformas. También son abiertos, ya que operan en forma

conjunta con productos de otros vendedores.

Dentro de los beneficios de estos productos se cuenta, además de la facilidad para el

desarrollo de aplicaciones y la flexibilidad para la realización de cambios en las

mismas, el de integrar a los usuarios finales en el uso de recursos computacionales.

Esto se logra a través de una serie de paquetes diseñados para tal fin, con los que se

logra fácilmente extraer información de la base de datos y llevarlos directamente

 66

hacia productos ampliamente conocidos por todos los miembros de la organización,

tal como LOTUS, EXCEL, WORD, etc.

Con el propósito de lograr una automatización total en las empresas, Oracle ha

lanzado un producto que combina las bondades de la base de datos con el correo

electrónico, así como otra serie de características, creando una ambiente completo

de integración entre todo el personal de la organización.

1.10. AUDITORÍA INFORMÁTICA

La Informática hoy, está subsumida 18 en la gestión integral de la empresa, y por eso

las normas y estándares propiamente informáticos deben estar, por lo tanto,

sometidos a los generales de la misma. En consecuencia, las organizaciones

19
informáticas forman parte de lo que se ha denominado el “management” o gestión

de la empresa. Cabe aclarar que la Informática no gestiona propiamente la empresa,

ayuda a la toma de decisiones, pero no decide por sí misma. Por ende, debido a su

importancia en el funcionamiento de una empresa, existe la Auditoría Informática.

El concepto de auditoría es mucho más que esto. Es un examen crítico que se

realiza con el fin de evaluar la eficacia y eficiencia de una sección, un organismo, una

entidad, etc.

Los principales objetivos que constituyen a la auditoría Informática son el control de

la función informática, el análisis de la eficiencia de los Sistemas Informáticos que

comporta, la verificación del cumplimiento de la normativa general de la empresa en

18 Considerar algo como parte de un conjunto más amplio o como caso particular sometido a un principio o norma general.
Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2005
19 Administración, Gestión. Biblioteca de Consulta Microsoft® Encarta® 2005
 67

este ámbito y la revisión de la eficaz gestión de los recursos materiales y humanos

informáticos.

1.11. SISTEMA DE HIPÓTESIS / OPERATIVIZACIÓN DE OBJETIVOS

1.11.1. Hipótesis General

HG En la medida que exista un Sistema de Información en la Alcaldía del Municipio

de Tonacatepeque contribuirá a mantener un estricto control de todos sus bienes.

1.11.2. Hipótesis Específicas

HE1 Una vez analizada la forma en que se realiza el procesamiento de la información

del Activo Fijo en la Alcaldía será factible sistematizarlo.

HE2 El Diseño de un Sistema de Información, contribuirá a mejorar la administración

de los bienes de la Alcaldía.

HE3 Con el Desarrollo de un Sistema de Información para el control de Activo Fijo la

Alcaldía del Municipio de Tonacatepeque; permitirá obtener información clara y

precisa, de las adquisiciones y descargos de los bienes institucionales.

 68

1.11.3. MATRIZ DE CONGRUENCIA

OBJETIVO OBJETIVOS HIPÓTESIS HIPÓTESIS

TEMA PROBLEMA GENERAL ESPECÍFICOS GENERAL ESPECIFICAS VARIABLES INDICADORES MARCO TEORICO
Diseño de un ¿De que Diseñar un 9 Analizar la forma En la medida 9 Una vez analizada la Control de los Control de los bienes. Alcaldía Municipal
sistema de manera un Sistema de en que se realiza que exista un forma en que se bienes. Sistema de información. de Tonacatepeque
información Sistema de Información el procesamiento Sistema de realiza el Sistema de Administración y control de Corte de Cuentas
para el Información para el de la información Información procesamiento de la información. los bienes. Normativa para la
control del para el control del del Activo Fijo en en la Alcaldía información del Activo Administración y Información clara y precisa. adquisición de
activo fijo en Control de Activo Fijo la Alcaldía para del Municipio Fijo en la Alcaldía será control de los Sistema de Control de bienes
la alcaldía Activo Fijo en en la sistematizarlo. de Tonacate- factible sistematizarlo. bienes. Activo Fijo La UNAC
municipal del la Alcaldía del Alcaldía del 9 Diseñar un peque 9 El Diseño de un Información Análisis del procesamiento La UACI
municipio de Municipio de Municipio Sistema de contribuirá a Sistema Información clara y precisa. de información. Administración de
Tonacatepe- Tonacatepe- de Información para mantener un para el control de Sistema de Control de Activo Fijo
que en el que Tonacatepe la administración estricto control Activos Fijos, Activo Fijo Sistemas de
departamen- contribuirá a que. de los bienes de de todos sus contribuirá a mejorar la Información
to de San mantener un la Alcaldía. bienes. administración de los Sistema de Diseño de formularios Tecnología de
Salvador estricto control 9 Desarrollar un bienes de la Alcaldía. Control de Activo Reportes Información
de todos sus Sistema de 9 Con el Desarrollo de Fijo Información actualizada.
bienes, que Información que un Sistema de Análisis del Diseño de formularios
permita permita obtener Información para el procesamiento Datos de entrada
obtener información clara control de Activo Fijo de información. Datos de salida
información y precisa de la Alcaldía del Sistema de Controles.
clara, precisa nuevas Municipio de Control de Activo
y oportuna adquisiciones y Tonacatepeque; Fijo
para tomar descargos de permitirá obtener
decisiones? bienes información clara y
institucionales. precisa, de las
adquisiciones y
descargos de los
bienes institucionales.
 69

1.11.4. OPERATIVIZACIÓN DE HIPÓTESIS EN VARIABLES

Hipótesis En la medida que exista un Sistema de Información en la Alcaldía

General del Municipio de Tonacatepeque contribuirá a mantener un estricto

control de todos sus bienes.

VD Indicadores VI Indicadores

Control de los 9 Depreciación Sistema de 9 Diseño de

bienes. 9 Vida útil Control de formularios

9 Asignación al Activo Fijo 9 Reportes

personal 9 Información

9 Cantidad de bienes actualizada.

por departamento.

Hipótesis Una vez analizada la forma en que se realiza el procesamiento de

Específica 1 la información del Activo Fijo en la Alcaldía será factible

sistematizarlo.

VD Indicadores VI Indicadores

Sistematización 9 Hardware Análisis del 9 Diseño de

9 Software procesamiento formularios

9 Información para de información. 9 Datos de entrada

tomar decisiones. 9 Reportes

9 Controles.
 70

Hipótesis Diseño de un Sistema de Información, contribuirá a mejorar la

Específica 2 administración de los bienes de la Alcaldía.

VD Indicadores VI Indicadores

Administración 9 Descargos y Sistema de 9 Diseño de

y control de los reemplazos Control de formularios

bienes. 9 Control de bienes Activo Fijo 9 Reportes

9 Depreciación de 9 Información

bienes actualizada.

9 Administración de 9 Codificación

bienes.

Hipótesis Con el Desarrollo de un Sistema de Información para el control de

Específica 3 Activo Fijo la Alcaldía del Municipio de Tonacatepeque; permitirá

obtener información clara y precisa, de las adquisiciones y descargos

de los bienes institucionales.

VD Indicadores VI Indicadores

Información 9 Información sintetizada Sistema de 9 Diseño de

clara y 9 Información para Gerencia. Control de formularios

precisa. 9 Información para Auditorías. Activo Fijo. 9 Reportes

9 Listado de Bienes 9 Información

9 Listado de descargos actualizada.

9 Listados Físicos
 71

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS BÁSICOS

-A-

AUDITORIA: Examen comprensivo y constructivo de la estructura organizativa de

una Empresa, Institución o Departamento Gubernamental; o de cualquier otra entidad

y de sus métodos de control, medios de operación y empleo que dé a sus recursos

humanos y materiales.

ACTUALIZACIÓN: Puesta al día de algo que se ha quedado atrasado. Renovación,

modernización.

ACTUALIZAR: Nombre que recibe el proceso de modificar el contenido de un

archivo por otro más actual.

ACTIVO FIJO: Bienes de propiedad de la empresa dedicados a la producción y

distribución de los productos o servicios por ellas ofrecidos.

ADMINISTRADOR DE BASES DE DATOS: El individuo responsable del

mantenimiento físico y lógico de la base de datos.

AGILIZAR: Hacer ágil, dar facilidad de rapidez para ejecutar alguna cosa.

ANÁLISIS DE SISTEMAS: El análisis, el diseño, el desarrollo y la puesta en marcha

de sistemas de información con base en la computación.

 72

APLICACIÓN: Software que realiza una función particular para el usuario.

ARCHIVAR: Grabar en soporte magnético, en el disco duro o en disquetes, ficheros

o aplicaciones determinadas.

ARCHIVO: Conjunto de registros relacionados y tratados como una unidad. Un

archivo puede contener datos, programas o ambas cosas.

-B-

BASE DE DATOS: (DataBase) Conjunto de datos relacionados que se almacenan

de forma que se pueda acceder a ellos de manera sencilla, con la posibilidad de

relacionarlos, ordenarlos en base a diferentes criterios, etc.

-C-

CAMPO: La unidad lógica de datos más pequeña. Como ejemplos se pueden citar

el número de empleado, el apellido y el precio.

CAPTURA DE DATOS: La trascripción de fuente en un formato accesible a la

máquina.

CONTROL: Examen de los productos fabricados para comprobar si cumplen las

condiciones que regulan su producción.

 73

CONTROL DE ACTIVO FIJO: El control de ubicación es por medio de la definición

de salas que representan los distintos espacios físicos de la empresa.

Es importante enfatizar que la simbología de código esta basada en el mercado del

Control de los Activos y debido a ello se puede llevar a cabo un control integral de los

bienes como una solución, o bien, surtir separadamente cualquiera de los productos

o servicios, contando con la certeza de la compatibilidad total con sus sistemas y

procedimientos actuales.

-D-

DATOS: Representaciones de hechos. Materia prima de la información.

DEPRECIACIÓN: Es aquella proporción del costo del activo fijo cargada a los

resultados de un período utilizando una metodología sistemática y periódica, de

acuerdo a la mejor estimación posible del deterioro o uso del bien.

DEPRECIACIÓN DEL ACTIVO FIJO: Teniendo en cuenta el principio contable de

"Aplicación en el Tiempo" el cual sostiene que los gastos e ingresos deberán

reflejarse en el periodo al cual corresponden, la depreciación es un procedimiento de

distribución y tiene por objeto distribuir las pérdidas de valores de los activos sujetos

a depreciación entre los períodos en los cuales se realicen estas pérdidas.

DISEÑAR: Hacer un diseño. En informática se refiere a elaborar un esquema,

mediante el cual se detallan los pasos lógicos para el diseño de un sistema.

 74

DISEÑO: Proceso de esquematización de un proyecto de software. Es la primera

fase en el desarrollo de aplicaciones.

DOCUMENTACIÓN: Conocimiento que se tiene de un asunto por la información que

se ha recibido de él.

Documento o conjunto de documentos, generalmente de carácter oficial, que sirven

para la identificación personal o para acreditar alguna condición.

-E-

ENTRADA: Comprende la captura y ensamblaje de elementos que entran al sistema

para ser procesados. Por ejemplo las materias primas, la energía, los datos y el

esfuerzo humano deben asegurarse y organizarse para procesamiento.

-F-

FORMULARIO: Objeto de una base de datos utilizado para la introducción, edición y

gestión de la información de una tabla de la base de datos. Un formulario

ofrece un modo de visualización sencillo de algunos o todos los campos de un

registro de manera simultánea.

-H-

HARDWARE: El hardware, también llamado sistema físico, es la máquina, lo

material, lo tangible.

-I-
 75

IMPLEMENTAR: Implantar, poner en marcha una instalación informática.

INFORMACIÓN: Elemento fundamental que manejan los ordenadores en forma de

datos binarios.

INFORMÁTICA: Ciencia que estudia el tratamiento automático y racional de la

información, a través de los ordenadores.

-M-

MANUAL: Libro que recoge lo esencial o básico de una materia: un manual de física,

de instrucciones

MECANIZAR: Implantar el uso de máquinas en operaciones administrativas,

industriales, etc.

-P-

PERIFÉRICOS: Son los dispositivos o aparatos que nos permiten ingresar o extraer

datos en la computadora.

PRESUPUESTO: Cálculo o cómputo anticipado de los ingresos y gastos de un

negocio o actividad pública.

PROCEDIMIENTO: Dentro de una aplicación, se denomina procedimiento al

conjunto de instrucciones, controles, etc. que hacen posible la resolución de una

 76

cuestión específica. La impresión es un procedimiento, como lo es la incorporación

de una imagen a un texto predeterminado, etc.

PROCESO: En informática se manejan varias definiciones que aluden a diversos

elementos: puede ser simplemente una operación o conjunto combinado de

operaciones con datos, o bien una secuencia de acontecimientos definida única y

delimitada, que obedece a una intención operacional en condiciones

predeterminadas. También se denomina proceso a una función que se está

ejecutando.

-R-

REPORTE: Sirve para representar la información producida por el sistema en una

hoja de papel.

REEMPLAZOS DE ACTIVOS FIJO: Cuando se vende, se dona o queda inservible

un Activo Fijo se debe reemplazar por otro, generalmente de características más

modernas y competitivas.

-S-

SALIDA: Datos transferidos de un almacenamiento primario a un dispositivo de

salida.

SISTEMA: En informática, este término utilizado sin otra palabra que lo adjetive

designa un conjunto de hardware y software específico.

 77

SOFTWARE: Es la parte lógica, totalmente intangible de la computadora y

comprende los programas de aplicación.

-T-

TABLA: Una tabla es un objeto, o una entidad que se identifica a través de sus

atributos campos (columnas), y puede ser la abstracción de algo real o intangible.

TONACATEPEQUE: Significa “Cerro de las ruinas”, “Cerro de nuestra carne”,

proviene de las raíces” Tonacatzon”: Ruinas vestigios, “Tepec”: Cerro, “Cacat” :

carne, Cerro fértil.

NOTA: Los términos anteriormente expuestos son utilizados en este anteproyecto,

debido a la naturaleza del mismo; cuyas definiciones han sido recopilados de los

libros y páginas Web que aparecen en la bibliografía.

 78

CAPITULO II

2. METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN

2.1. INVESTIGACIÓN

Se realizó la investigación en donde fue requerido hacer un análisis de la información

necesaria. Como ya se ha descrito en otros apartados de este documento, se

procura Diseñar un Sistema de Control de Activo Fijo en la Alcaldía del Municipio de

Tonacatepeque, con la finalidad de mantener un estricto control de todos sus bienes,

que a su vez permita obtener información clara y precisa que contribuya a tomar

decisiones. Para ello se manejaron una serie de técnicas utilizando instrumentos

para recolectar la información y llegar a efectuar las pertinentes consideraciones de

acuerdo a los resultados obtenidos.

2.2. TÉCNICAS DE INVESTIGACIÓN UTILIZADAS

2.2.1. Observación

Esta técnica se aplicó para el levantamiento de procedimientos, pues permite el

estudio paso a paso de los procesos y el manejo de los documentos sobre los

Activos Fijos de la Institución, fue realizada en todas las áreas de la Alcaldía en

compañía del contador los martes en horas hábiles, en un período de tres semanas.

La observación fue dirigida específicamente a las personas que son objeto de la

investigación, se utilizó como una herramienta de soporte la entrevista y encuestas

realizadas, para verificar la veracidad discrepancia de los datos obtenidos.

 79

2.2.2. Entrevista

Se utilizó la técnica de la entrevista, por ser un formato de preguntas y respuestas,

con el objetivo de adquirir información más detallada de las actividades de las

personas encargadas de llevar el control de los bienes de la Alcaldía, y por la

facilidad para tener una comunicación directa verbal con los informantes.

La entrevista se llevó a cabo con preguntas previamente estructuradas de manera

que el entrevistado pueda dar su opinión, y así conocer a fondo el funcionamiento de

los procesos que actualmente desarrolla el encargado del control de los bienes

Institucionales de la Alcaldía.

2.2.3. Encuesta

Las encuestas fueron dirigidas a los empleados municipales de la alcaldía de

Tonacatepeque, esta fue diseñada con una serie de preguntas encaminadas a

conocer las necesidades y deficiencias relacionadas al control de los bienes.

Las encuestas se pasaron a un número determinado de empleados de la alcaldía,

por ser ellos quienes tienen conocimientos del control actual de Activo Fijo; por lo

cual pueden manifestar cual es la seguridad que existe en los registros que se

realizan, las deficiencias del control, las asignaciones de bienes, etc.

2.2.4. Fotografías

Otro de los métodos utilizados fue la toma de fotografías que demuestran las

actividades en el departamento de contabilidad y que están relacionadas

 80

específicamente con el control de los bienes de la Alcaldía. Las cuales serán

presentadas como anexos.

2.3. INSTRUMENTOS A UTILIZAR

2.3.1. Guía de entrevista

Se utilizó como herramienta de investigación, la entrevista; la cual consta de 27

preguntas estructuradas y fue dirigida específicamente a la persona encargada del

cuido y manejo de los bienes de la Alcaldía, quien tiene a su cargo la administración

de los mismos.

2.3.2. Cuestionario

Este instrumento se elaboró con 10 preguntas cerradas con alternativas de

selecciones múltiples orientadas a conocer la problemática observada por los

empleados de la Alcaldía del municipio de Tonacatepeque.

2.3.3. Radio grabadora

Instrumento importante para la captación de la información obtenida en la entrevista y

otras observaciones expresadas por personal del área de Contabilidad, fue utilizado

con el fin de capturar el máximo de información.

2.3.4. Cámara Fotográfica

Este instrumento se utilizó para captar imágenes de las áreas de la Alcaldía

Municipal, especialmente la de Contabilidad que es en donde se realizan los

procesos relacionados con la administración de los bienes.

 81

2.4. POBLACIÓN Y MUESTRA

Muestra:

La Alcaldía Municipal de Tonacatepeque, cuenta con una población de 138

empleados, entre los cuales algunos son funcionales dentro de la Alcaldía mientras

que otros se mantienen laborando fuera de ella, razón por la que se tomó como

referencia a algunos de los empleados del concejo municipal y otros que tienen

comunicación con el departamento de contabilidad.

Cálculo de la muestra para empleados de la Alcaldía Municipal:

Para calcular la muestra de Alcaldía del municipal de Tonacatepeque se utilizó la

fórmula de cálculo de muestras finitas que se muestra a continuación:

Z2 * P *Q * N
n=
( N − 1) E 2 + Z 2 * P * Q

Donde:

Z = Nivel de confianza

P = Probabilidad de no éxito

Q = Probabilidad de éxito

N = Población

E = Grado de error

n = Muestra a utilizar
 82

Los valores de las variables son los siguientes:

Z = 1.75
P = 3.00%
Q = 97.00%
N = 138
E = 5.00%

(1.75) 2 (0.03)(0.97)(138)
n=
(138 − 1)(0.05) 2 + (1.75) 2 (0.03)(0.97)

(3.0625)(4.0158)
n=
137(0.0025) + (3.0625)(0.0291)

12.2983875
n=
0.43161875

n = 28.49363588

n = 28

2.5. PROCEDIMIENTOS REALIZADOS

En el momento que se realizó la investigación fueron considerados los siguientes

puntos:

9 Se solicitó permiso al Sr. Alcalde de la Alcaldía del municipio de

Tonacatepeque.
 83

9 Se planificaron y realizaron visitas.

9 Se realizaron entrevista y encuestas.

2.6. TABULACIÓN Y ANÁLISIS DE DATOS

2.6.1. Análisis de la entrevista

Los resultados obtenidos en la entrevista realizada al encargado del control de activo

fijo (contador) de la Alcaldía municipal de Tonacatepeque, demuestra que en la

Alcaldía tienen serios problemas y deficiencias para el control de los bienes

institucionales.

Las problemáticas encontradas fueron las siguientes:

9 Controles internos deficientes.

9 Falta de algunos formularios de control de bienes.

9 Deficiencia a la hora de solicitar información.

9 Falta de actualización de la información.

9 No se lleva el control exacto de los bienes que están dentro del inventario.

9 No se lleva control o registro de los bienes que ya están obsoletos.

 84

9 Falta de un sistema mecanizado, donde se pueda llevar el registro y control de

la asignación de equipo a las diferentes personas de la institución para el
cuido y uso de los mismos.

2.6.2. Encuesta realizada a empleados de alcaldía de Tonacatepeque

Esta encuesta se realizó con el objetivo de:

Conocer la opinión de los empleados Municipales, con relación a la implementación

de un Sistema Informático para el Control de Activo Fijo en la Alcaldía Municipal de

Tonacatepeque, y los beneficios que esperarían de un Sistema mecanizado para la

Administración y Control de los bienes Institucionales.

A continuación se presenta el análisis de los datos obtenidos:

 85

1. ¿Considera que para mejorar la operatividad de los bienes de la alcaldía, es

necesario un Sistema de Información para el control de activo fijo?

Si
96%

No
4%

Es evidente que los recursos materiales contribuyen a la operatividad de toda

empresa y para ello debe existir una buena administración de sus bienes, es el caso

particular de la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque. El 96% de las personas

encuestadas contestaron positivamente a la interrogante planteada, afirmando que

para mejorar sus actividades; un sistema de Información para el control de Activo Fijo

contribuirá a mejorar en gran medida la operatividad de dicha Institución, mientras un

4% contestaron que no es necesario un Sistema de Información para mejorar la

operatividad de los bienes.

 86

2. Considera que un Sistema Informático para el control del activo fijo,

contribuirá a mejorar:

14
13 14

12
11
10
9 8
8
6
7
6
5
4
3
2 0
1
0
Control de Información Todas las Ninguna
bienes confiable y anteriores
segura

Es de gran utilidad un Sistema Informático para toda empresa, según manifestaron

los encuestados, el 29% de ellos respondió que contribuiría a mejorar el control de

los bienes, mientras un 21% opinaron que el sistema contribuirá a mantener la

información confiable y segura. Y un 50% de los empleados respondió que un

Sistema Informático permitirá mejorar el control de los bienes y a su vez la

información será confiable y segura.

 87

3. ¿Considera que con la creación de un sistema informático, el departamento

de contabilidad será más eficiente para presentar Información requerida por

los superiores?

Si
93%

No
7%

En relación a los resultados, de el 100% de los encuestados, el 93% están

completamente seguros que con la implementación de un Sistema Informático el

departamento de contabilidad será mas eficiente a la hora de presentar la

información solicitada por los superiores, y un 7% respondió que no es necesario la

creación de dicho sistemas para poder presentar la información solicitada.

 88

4. Considera que para implementar un Sistema de Información para el control de

activo fijo, es necesario:

14
13 14
12
11
10
9 8
8 6
7
6
5
4
3
2 0
1
0
Cam biar el Capacitar al Todas las Ninguna
equipo personal anteriores
inform ático

La actividad que ejerce el Recurso Humano sobre los Recursos Materiales para

producir bienes o servicios debe ser acompañada de la creciente tecnología y

capacidades personales, así como el adiestramiento sobre el uso y manejo de equipo

informático que en este caso será la herramienta a utilizar para procesar datos

correspondientes a los bienes institucionales, demostrándonos claramente que un

29% de los empleados opinaron que es necesario actualizar los recursos con los

que actualmente cuenta la Alcaldía, el 21% aseguraron que debe capacitarse al

personal que utilizará el sistema y un 50% están de acuerdo que las dos

alternativas son necesarias para el funcionamiento del Sistema.

 89

5. La creación de un sistema informático para el control del activo fijo permitirá

obtener información:

14
14
13
12
11
10 9

9
8
7
5
6
5
4
3
2
0
1
0
Clara y precisa Ágil Todas las Ninguna
anteriores

De acuerdo a los resultados de la investigación se determino que de 28 personas

encuestadas, 32% de ellas afirman que la información será clara y precisa. Un 18%

opinaron que la información será ágil, y un 50% de los empleados afirma que las dos

opciones serán necesarias para obtener la información oportuna en el momento

requerido para tomar decisiones.

 90

6. El sistema informático para control de activo fijo facilitara al encargado

presentar:

17
16 17
15
14
13
12
11
10 8
9
8
7
6
5
3
4
3
2 0
1
0
Informes Inventario Todas las Ninguna
oportunos actualizado anteriores

El presente análisis demuestra que un 11% de los encuestados esta de acuerdo que

el Sistema de Información para el Control de Activo Fijo facilitará al encargado

presentar informes oportunos, y un 29% afirma que se mantendrá un inventario

actualizado, actividad que por el momento se desarrolla muy deficiente y en el peor

de los casos se desconoce la existencia de algunos bienes y el 61% considera que el

sistema facilitará al encargado presentar informes oportunos y actualizados en los

inventarios.
 91

7. ¿El Concejo Municipal podrá tomar decisiones objetivas basándose en la

información proporcionada por el departamento de contabilidad?

No
7%

Si
93%

Siempre que se pone en marcha un proyecto de cualquier índole, es necesario contar

con previa información. En esta interrogante, el 93% de los encuestados están de

acuerdo que podrán utilizar la información proporcionada por el departamento de

Contabilidad para tomar decisiones. Y un 7% opinaron que no es necesario un

sistema para tomar decisiones.

 92

8. Que procesos contables contribuirá a mejorar el Sistema de Información:

18

16 17

14

12

10
8
8

4
3

2
0
0
Depreciaciones de los Control de compras, Todas las anteriores Ninguna
bienes donaciones y
descargos

Los procesos contables que se realizan con los bienes institucionales son muy

importantes para la Alcaldía. La grafica demuestra que de 28 empleados

encuestados, el 11% afirma que el proceso a mejorar con la implementación de

un sistema será la depreciación de los bienes, un 28% opinan que el control de

compras, donaciones y descargos mejorarán y 61% de ellos manifestaron que

el sistema contribuirá a mejorar el control de las compras, donaciones y descargo

de los bienes, así como las depreciaciones de bienes con los que cuenta la

Alcaldía.
 93

9. Considera que la eficiencia de los controles que utiliza la Alcaldía municipal

sobre sus bienes son:

Re gulares
54%
M alos
7%

Buenos
39%

En esta interrogante queda demostrado que los controles que actualmente ejerce la

Alcaldía sobre sus bienes son regulares, como se observa en la gráfica, el 54% de

personas encuestadas lo afirman y un 39% de los encuestados dicen que dichos

controles son buenos, y un 7% afirman que los controles actuales son malos.
 94

10. Con la implementación de un Sistema informático considera que los

beneficios obtenidos serán:

30
28

25

20

15

10

0 0
0
Mucho Poco Ninguno

Con todo lo expuesto anteriormente durante el desarrollo de la encuesta se concluye,

que como alternativa de solución a la problemática en relación a la administración de

sus bienes, el 100% de los empleados encuestados manifestaron que serán muchos

los beneficios que se obtendrán con la implementación de un Sistema de Información

para el control del Activo Fijo.

Este análisis justifica y respalda el Diseño y Desarrollo de un sistema mecanizado

que permita el control efectivo del Activo Fijo, ya que con la entrevista y las

encuestas realizadas quedan demostradas las necesidades y deficiencias que

presenta la Alcaldía Municipal. La implementación del Sistema de Información, se

convertirá en una herramienta que permitirá el mejoramiento de la administración y el

uso de los bienes institucionales.

 95

CAPITULO III

3.1. PROPUESTA DEL SISTEMA DE CONTROL DE ACTIVO FIJO

3.1.1. INTRODUCCION

La propuesta que se presenta a continuación, tiene como propósito mejorar y

automatizar el Control de Activo Fijo de la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque,

brindándoles una herramienta informática que permita llevar el control de todos los

bienes a través de un Sistema mecanizado.

Este sistema beneficiará al encargado de contabilidad, quien es el responsable de

supervisar los bienes, así también proporcionará información clara y precisa en

nuevas adquisiciones, descargos y donaciones de los bienes institucionales.

3.2. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA

3.2.1. General

Desarrollar un Sistema Informático para la alcaldía de Tonacatepeque, para mejorar

el control de los bienes que posee la institución, que permita agilizar la obtención de

la información necesaria de manera confiable, oportuna y precisa requerida por los

usuarios del sistema.

3.2.2. Específicos

9 Proporcionar a la Alcaldía Municipal de Tonacatepeque una fuente de información

confiable y precisa que sirva de base para el control y actualización del Activo Fijo.
 96

9 Crear una estructura de base de datos para el Sistema de Control de Activo Fijo

que garantice el registro, seguridad, confiabilidad y administración eficiente de la

información.

9 Crear formularios que faciliten el registro de adquisiciones, descargos y

depreciaciones de los bienes.

9 Emitir reportes actualizados de tipos bienes, usuarios, proveedores e información

que sea solicitada al encargado del control de los bienes.

3.3. JUSTIFICACIÓN

La Alcaldía Municipal de Tonacatepeque, necesita de un sistema para el Control de

Activo Fijo que ayude a minimizar el tiempo de respuesta a las solicitudes de los

usuarios.

El sistema vendría a mejorar el proceso de ingreso de bienes y la depreciación de

los mismos, favoreciendo al encargado de contabilidad para obtener información

confiable, oportuna y actualizada.

Con este Sistema la Alcaldía Municipal, podrá obtener información sobre los usuarios

que tengan acceso al sistema y actualización de la información a la hora de realizar

auditorias.
 97

3.4. VENTAJAS DE LA PROPUESTA

9 Este sistema será de mucho beneficio para el encargado del activo fijo, ya que

le permitirá llevar un mejor control de todos los bienes de la Institución de

forma electrónica.

9 La alcaldía se beneficiará al contar con este sistema ya que permitirá una

mejor administración de los bienes que posee la institución.

9 El sistema ofrecerá seguridad y confiabilidad en la información que sea

procesada.

9 El sistema permitirá agilizar y reducir en gran medida las tareas manuales que

se realizan actualmente, y proporcionará la información exacta, confiable y

oportuna.

3.5. ANÁLISIS DE LA SITUACIÓN ACTUAL

3.5.1. Situación Actual

Con base a los resultados en la entrevista y encuestas realizadas se identificaron las

deficiencias y necesidades que presenta el área de contabilidad, pues es en este

donde se lleva la administración de los bienes, enfocándonos en este departamento

por ser nuestro punto de estudio.

Actualmente el control del inventario se lleva en hojas de Excel, además cuando se

requiere de información hay que recurrir a la búsqueda manual de información

 98

almacenada en archivos físicos, lo cual tiende a demorar aún más los procesos de

recolección de información en los registros.

Existen formularios con los que se trabaja (Ver anexo No.8), en los cuales se lleva

el registro de los bienes, pero no hay un buen manejo en la información; por lo tanto

no son actualizados y por esta razón no hay un buen control de los bienes de la

Institución, ya que en ocasiones hay duplicidad de información, falta de registro de

compras, traslados, depreciaciones, y se presentan atrasos para la entrega de

reportes e información que es solicitada para auditorías o autoridades superiores de

la Institución.

3.6. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS PROCESOS ACTUALES

A continuación se presentan los diagramas de flujo de datos observados de los

procesos que maneja actualmente la Alcaldía.

Procedimientos para la actualización del inventario de bienes muebles.

DIAGRAMA DE CONTEXTO

Solicitud Compra

SAF
Departamento Proveedor
Bien Bien

Traslado

Solicitud

Departamento

SAF: Sistema de Activo Fijo.

 99

Procedimiento 1

Registro administrativo y contable de bienes comprados por la municipalidad.

Objetivo

Registrar en el inventario de bienes, los muebles que la municipalidad ha adquirido

por compra, independiente de la fuente de financiamiento.

Responsable Paso Descripción de la actividad

Acuerda la compra de bienes muebles que
Concejo Municipal 01
serán utilizados en una o varias oficinas
Gestiona la compra, dando cumplimiento a la

02 ley de Adquisiciones y Contrataciones de la

Administración Pública.
UACI
03 Recibe los bienes que se están comprando
Informa a contabilidad en formulario establecido,
04
sobre la compra de activo fijo
Registra los activos en el inventario mediante la
05
ficha que se ha creado por cada departamento.
Crea ficha de control para las depreciaciones
Contabilidad
cuando el activo es superior a los $600.00, de lo
06
contrario solamente se hace el registro
administrativo.
 100

DIAGRAMA DE NIVEL CERO

Solicitud de bien
Departamento
Cotización
1.
Acordar
Bien a Depreciar
compra

Acuerdo 3.
Comprar
2. Bien
6.
Cotizar 5. Elaborar ficha
Bien Registrar de depreciación
Bien
Solicitar
Cotización Cotización Compra Formulario
de Compra
Ficha
Proveedor Ficha de
Departamento
4.
Recibir
Bien
Bien SAF
 101

Procedimiento 2

Registro administrativo y contable de bienes han sido adquiridos por la municipalidad,

bajo el concepto de donación.

Objetivo

Registrar en el inventario de bienes, los muebles que la municipalidad ha adquirido

por donación, independientemente de la persona natural o empresa que los haya

donado.

Responsable Paso Descripción de la actividad

01 Recibe notificación de la donación

02 Recibe activo donado

Levanta acta con firma del donante, descripción
03
de los bienes donados y estado de los mismos
Alcalde Municipal
Informa al Concejo y al Departamento de
Contabilidad (5 días laborales siguientes a la
04
donación) “No importa el tiempo, pero si la
notificación”
Registra los activos en el inventario mediante la
05
ficha que se ha creado por cada departamento
Crea ficha de control para las depreciaciones
Contabilidad
cuando el activo es superior a los $600.00 de lo
06
contrario solamente se hace el registro
administrativo.
 102

DIAGRAMA DE NIVEL CERO

Acta
Donante
Copia de Acta
Notifica 4.
Donación 3. Informar al
Elaborar Concejo Mpal. y
Acta Contabilidad
Notificación
1. Acta
Recibir
Notificación Bien
5. Bien a depreciar
2. Registrar
Recibir Bien
Bien 6.
Elaborar ficha
de depreciación

Ficha de
Departamento Ficha

SAF
 103

Procedimiento 3

Proceso para realizar el traslado de un bien mueble hacia otro departamento.

Objetivo

Mantener actualizado el inventario de bienes muebles a través del cumplimiento del

proceso.

Responsable Paso Descripción de la actividad

Existe un activo que presta más utilidad en otro
01
Jefe de departamento
departamento El interesado previa consulta con el responsable
02
del bien, elabora solicitud al alcalde municipal

03 Analiza las condiciones y autoriza el traslado

Alcalde Municipal Informa a contabilidad con la copia de la
04
autorización

05 Realiza los cambios en el inventario

No realiza ningún registro contable. (Se realizan
Contabilidad
06 cambios solamente cuando son afectados
contablemente)
 104

DIAGRAMA DE NIVEL CERO

Departamento Solicitud

Solicita Bien 3.
2. Analizar
Elaborar condiciones
solicitud de
traslado
Autorización Solicitud
1.
Consultar uso de 4.
bien de otro Autorizar
Depto. 5. Traslado
Informar a
Contabilida

Actualizar
Inventario

SAF
 105

Procedimiento 4

Proceso a seguir cuando un mueble sea robado.

Objetivo

Efectuar las acciones legales cuando un bien propiedad de la municipalidad sea

robado.

Responsable Paso Descripción de la actividad

Jefe de
01 Informa al alcalde
departamento

02 Informa a las autoridades policiales y judiciales

Informa al Síndico Municipal y al Concejo de
03
manera inmediata.
Si no hay intervención de las autoridades se
Alcalde Municipal
levantará un acta que deberán firmar todos los

04 que han tenido conocimiento del hecho; la cual

se anexará a la solicitud del descargo del
inventario del bien

05 Realiza los cambios en el inventario

Con el acuerdo de descargo, contabilidad
Contabilidad
06 efectúa el asiento y el descargo del bien en el
inventario
 106

DIAGRAMA DE NIVEL CERO

Notificación Notificación
1.
Departamento
Informar al
Alcalde 3.
Informar a
Síndico y Concejo
Notificación Municipal

Inspección 5.
2. Actualizar
Informar a Inventario
autoridades
Policiales y Acta
Judiciales
Inspección
4. Actualización
Elaborar Acta
de Inspección

SAF
 107

Procedimiento 5

Proceso a seguir para descargar o dar de baja un bien mueble.

Objetivo

Cumplir las normas técnicas de control interno para poder restar del inventario

aquellos activos que ya no prestan ninguna utilidad.

Responsable Paso Descripción de la actividad

Jefe de Informa al Alcalde de la existencia de un bien
01
departamento inservible

02 Delega para verificar las condiciones del bien

Solicita acuerdo municipal para descargar el

03 bien en mención, el cual deberá de establecer el

Alcalde Municipal
destino del bien descargado
Informa a contabilidad a través de copia del
04
acuerdo
Con el acuerdo de descargo, contabilidad

Contabilidad 05 efectúa el asiento y el descargo del bien en el

inventario.
 108

DIAGRAMA DE NIVEL CERO

Informe de
estado de bien 1.
Delegar Inspección
verificación física 2.
Constatar
Departamento Estado
Bien en mal
estado

SAF
3. Acuerdo Actualización
Solicitar Acuerdo 4.
de Descargo Establecer
destino 5.
Actualizar
Inventario
Acuerdo
 109

3.6.1. DETERMINACION DE REQUERIMIENTOS

Considerando la información recopilada a través de la entrevista realizada al

encargado del control de activo fijo de la Alcaldía Municipal, se definen las

necesidades que debe cubrir el Sistema de Información mecanizado:

9 Automatizar la administración de los bienes institucionales.

9 Llevar un control de usuarios que ingresan al sistema.

9 Registro de bienes obsoletos.

9 Mostrar y efectuar depreciaciones de los bienes.

9 Mostrar al usuario la información detallada de los bienes.

9 Administrar datos concernientes a historiales de bienes, así como también de

usuarios y copias de seguridad.

9 Presentación de la información oportuna de los bienes mediante reportes.

9 Evitar la duplicidad de información.

9 Confiabilidad y oportunidad de la información.

9 Control en la ubicación de los bienes.

 110

3.7. DEFINICION DE HERRAMIENTAS DE DESARROLLO

Existen muchas opciones diferentes para el desarrollo de una aplicación de esta

naturaleza, estas incluyen distintas características, son de variado costo, además de

tener diferente grado de aceptación en el mercado de los programadores. La

adopción de una de estas herramientas puede resultar una tarea difícil si no se toma

en cuenta limitante alguna.

Se ha decidido utilizar como herramienta de desarrollo a Visual Basic 6.0, trabajando

con base de datos Microsoft Office Access 2003. Los criterios primordiales tomados

en cuenta para esta elección son los siguientes:

Entorno de desarrollo: El ambiente de trabajo de Visual Basic 6.0 es

completamente orientado a objetos, además permite la interacción de la

programación al estilo precedimental, con características de bases de datos

relacionadas tales como uso de sentencias SQL.

Costo de propiedad: El costo de esta herramienta es sumamente bajo. Lo anterior

contribuye a su amplia difusión, con lo cual se ha creado un mercado muy grande de

programadores en esta herramienta.

Tamaño de la base de datos: Se espera que el tamaño de la base de datos no

crezca de manera inmediata, sino que será producto de un esfuerzo continuo.

Después de esta fase inicial, en el cual se alcanzara el tamaño promedio de la base

 111

de datos, el crecimiento tenderá a ser mínimo el tamaño de la base de datos será

casi constante, se estima una proyección para seis años.

3.8. PROPUESTA DE SOFTWARE Y HARDWARE PARA EL SISTEMA

(SAF)

Después de realizar una entrevista en el área de contabilidad de la Alcaldía Municipal

de Tonacatepeque, se determinaron las características con las que debe contar el

Sistema de Control de Activo Fijo, las cuales se detallan a continuación:

SOFTWARE

9 Lenguaje de Programación: Visual Basic 6.0

9 Base de Datos: Microsoft Access 2003

9 Sistema Operativo: Windows XP

HARDWARE

9 HD: 80 GB

9 Memoria RAM: 512

9 Procesador: Pentium IV

9 Además el equipo informático utilizado pude requerir de otros periféricos.

 112

3.9. CASOS DE USO DE LOS PROCESOS ACTUALES

COMPRA DE BIENES (1)

Acuerda
compra

Concejo Gestiona
Municipal compra

Recibe los
bienes

UACI

Informa a Formulario
contabilidad

Registra
los activos

Crea ficha
de control

Contabilidad

Ficha
 113

BIENES DONADOS (2)

Recibe notificación
de donación

Recibe Activo
donado
Firma de donante
Levanta Descripción
Acta Estado
Alcalde
Municipal
Informa

Concejo Registra
Municipal los bienes

Crea ficha
de control

Contabilidad

Ficha
 114

TRASLADO DE BIENES (3)

Existencia Elabora
de activo Solicitud

Consulta con
Jefe de responsable
Departamento

Copia

Analiza y
autoriza

Informa
Alcalde
Municipal

Registra
cambios en
inventario

No realiza
Contabilidad registro contable
 115

ROBO DE BIENES (4)

Informa

Jefe de
Departamento

Informa Autoridades

Alcalde
Municipal

Sindico Municipal
Concejo Municipal

No intervienen

Levanta
Acta

Realiza cambios
en Inventario
Anexada a solicitud
de descargo en
Efectúa asiento inventario
y descargo Contabilidad
 116

DESCARGOS O BAJA DE BIENES (5)

Informa
existencia de
bien

Jefe de
Departamento
Delega
verificar

Solicita acuerdo
municipal

Alcalde Copia de
Informa
Municipal acuerdo

Efectúa
asiento y
descargo
Contabilidad
 117

3.10. DISEÑO DEL SISTEMA SAF

3.10.1. DESCRIPCION DE TABLAS

Para el almacenamiento de la información que el sistema SAF necesitará para emitir

un resultado, se presenta la descripción de cada una de las unidades de

almacenamiento a utilizar.

TABLA DESCRIPCIÓN

Esta Tabla esta diseñada para almacenar información

AF_PERSONAL
general de los empleados de la alcaldía.

AF_USUARIO Guardará datos esenciales del usuario del sistema.

Se guarda la identificación de los empleados que

AF_PER_MUEBLE
tiene asignado un bien.
Guardará los diferentes tipos de bienes con los que
AF_TIPO_MUEBLES
cuenta la Alcaldía Municipal.
Llevará el control sobre el mantenimiento de los
AF_MUE_MATENIMIENTO
muebles para su buen funcionamiento.
Lleva el control de los bines que son comprados,
AF_MUEBLES donados etc, para saber cual es su procedencia u
origen del mueble.
Lleva el control de los vehículos asignados al
AF_PER_VEH
personal de la Alcaldía.
Esta tabla detalla el historial del personal que labora
AF_HISTORIAL
en la Alcaldía.
Detalla el mantenimiento rutinario que se le da a los
AF_VEH_MANTENIMIENTO
vehículos propiedad de la Alcaldía.
Esta tabla fue diseñada para almacenar los diferentes
AF_TIPO_VEHICULO
tipos de vehículos.
 118

Guarda descripción correspondiente al encargado del

AF_DEPARTAMENTO
departamento.
Se almacena las características de los vehículos
AF_VEHICULOS
adquiridos por la Alcaldía.

3.10.2. DESCRIPCION DE ATRIBUTOS DE TABLAS

En esta sección se hace una descripción detallada de cada uno de los atributos que

se involucran con las tablas del sistema SAF, las cuales se presentan a continuación:
 119

AF_PERSONAL
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Per_Codigo Text 5 Si Código de personal
Per_Nombre Text 15 No Nombre del personal
Per_Apellido Text 15 No Apellido del personal
Depto_Codigo Text 3 Si Código de departamento
EstCivil_Codigo Text 2 Si Estado civil
Per_Profesion Text 30 No Especialidad / Profesión
Per_Telefono Text 10 No Teléfono
Per_Direccion Text 100 No Dirección
Lic_Codigo Text 2 Si Código de licencia
Per_Lic_Numero Text 17 No Numero de licencia
Per_DUI Text 10 No DUI
Per_NIT Text 17 No NIT
Per_NUP Text 12 No NUP
Per_ISSS Text 9 No ISSS
Per_FechaIng Text 10 No Fecha de ingreso
Per_FechaRet Text 10 No Fecha de retiro
Per_Obs Text 100 No Observaciones
Per_Estado Text 1 No Estado (Activo/Inactivo)
Fecha de inactividad del
Per_fechaInac Text 10 No
empleado

AF_HISTORIAL
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
HistPer_Codigo Text 5 Si Código del historial personal
Per_Codigo Text 5 Si Código personal
Depto_Codigo Text 3 Si Código de departamento
HistPer_FechaIng Text 10 No Fecha de ingreso personal
HistPer_FechaRet Text 10 No Fecha de retiro Personal
HistPer_Obs Text 100 No Observaciones en el Historial
 120

AF_MUEBLES
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Mueb_Codigo Text 3 Si Código del mueble
Mueb_CtroCosto Text 13 No Costo del mueble
Tipo_Mueb_Codigo Text 2 Si Código del tipo de mueble
Depto_Codigo Text 3 Si Código de departamento
EstBien_Codigo Text 10 No Código de estado de bien
Adquisicion_Codigo Text 10 No Código de forma de Adquisición
Mueb_ProvDon Text 50 No Proveedor del bien mueble
Mueb_FechaAdq Text 10 No Fecha de adquisición del bien
Mueb_ValorAdq Text 10 No Valor del mueble
Mueb_Factura Text 10 No Factura de compra
Mueb_Referencia Text 10 No Referencia del mueble
Mueb_Marca Text 15 No Marca
Mueb_Modelo Text 15 No Modelo
Mueb_Color Text 15 No Color
Mueb_Serie Text 15 No Serie
Mueb_Descripcion Text 100 No Breve descripción del Mueble
Mueb_ContInd Text 2 No Correlativo por tipo de Mueble
Mueb_CtaContableReg Text 10 No Cuenta contable de registro
Mueb_CtaContableDep Text 10 No Cuenta contable de depreciación
Mueb_ValorResidual Text 10 No Valor residual
Mueb_ValorDepreciar Text 10 No Valor a Depreciar
Mueb_VidaUtil Text 2 No Vida Útil del mueble
Mueb_GastoAnualDep Text 10 No Gasto Anual de Depreciación
Mueb_ActInac Text 1 No Estado (Activo / Inactivo)
Mueb_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad de bien
 121

AF_VEHICULOS
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Veh_Codigo Text 3 Si Código del equipo
Código del equipo (centro de
Veh_CtroCosto Text 13 Si
costos)
Tipo_Veh_Codigo Text 2 Si Código del tipo de vehículo
Depto_Codigo Text 3 Si Código del departamento
EstBien_Codigo Text 2 Si Código del estado del bien
Adquisicion_codigo Text 2 Si Código de la adquisición
Veh_ProvDon Text 30 No Proveedor o Donante de vehículo
Veh_FechaAdq Text 10 No Fecha de adquisición
Veh_Factura Text 10 No Factura de compra
Veh_ValorAdq Text 10 No Valor del bien
Veh_Marca Text 15 No Marca
Veh_Modelo Text 15 No Modelo
Veh_Color Text 15 No Color
Veh_Año Text 4 No Año
Veh_Placa Text 10 No Placa
Veh_Capacidad Text 15 No Capacidad
Veh_Chasis Text 15 No Chasis
Veh_Descripcion Text 100 No Breve descripción del vehículo
Veh_Referencia Text 10 No Referencia
Veh_ContInd Text 2 No Correlativo por tipos de vehículos
Veh_CtaContableReg Text 15 No Cuenta contable de registro
Veh_CtaContableDep Text 15 No Cuenta contable de deprecación
Veh_PolizaSeguro Text 15 No Póliza de seguro
Veh_CompSeguro Text 50 No Compañía de seguro
Veh_VigSeguro Text 10 No Vigencia del seguro
Veh_ValorResidual Text 10 No Valor residual
Veh_VidaUtil Text 2 No Vida útil estimada
Veh_ValorDepreciar Text 10 No Valor a depreciar
Veh_GastoAnualDep Text 10 No Vasto anual por depreciación
Veh_ActInac Text 1 No Estado (activo/inactivo
Veh_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad
 122

AF_DEPARTAMENTOS
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Depto_Codigo Text 3 Si Código de departamento
Depto_Descripcion Text 100 No Descripción del departamento
Depto_Encargado Text 30 No Persona encargada
Depto_Estado Text 1 No Estado(activo/inactivo) A / I
Depto_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad

AF_TIPO_MUEBLES
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Tipo_Mueb_Codigo Text 2 Si Código del tipo de mueble
Tipo_Mueb_Descripcion Text 20 No Descripción del tipo de mueble
Tipo_Mueb_Estado Text 1 No Estado
Tipo_Mueb_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad

AF_TIPO_VEHICULO
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Tipo_Veh_Codigo Text 2 Si Código de tipo de vehículo
Tipo_Veh_Descripcion Text 20 No Descripción del tipo de vehículo
Tipo_Veh_Estado Text 1 No Estado del vehículo
Tipo_Veh_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad

AF_TIPO_LICENCIAS
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
lic_Codigo Text 2 Si Código licencia
lic_Descripcion Text 20 No Descripción de licencia
lic_Estado Text 1 No Estado (Activo / Inactivo)
lic_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad
 123

AF_TIPO_ESTADOS
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
EstBien_Codigo Text 2 Si Código de estado de bien
EstBien_Descripcion Text 50 No Descripción de estado
EstBien_Estado Text 1 No Activo o Inactivo
EstBien_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad

AF_ESTADO_CIVIL
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
EstCivil_Codigo Text 2 Si Código de estado de bien
EstCivil_Descripcion Text 20 No Descripción de estado
EstCivil_Estado Text 1 No Activo o Inactivo
EstCivil_FechaInac Text 10 No Fecha de inactividad

AF_FORMA_ADQUISICION
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Adquisicion_Codigo Text 2 Si Código de adquisición
Adquisicion_Descripcion Text 20 No Descripción de adquisición
Adquisicion_Estado Text 1 No Estado de adquisición
Adquisicion_FechaInac Text 10 No Fecha inicial de adquisición
 124

AF_MUEB_MANTENIMIENTO
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
MManto_Codigo Text 5 Si Código de mantenimiento
Mueb_Codigo Text 3 No Código del mueble
MManto_Fecha Text 10 No Fecha de mantenimiento
MManto_Descripcion Text 200 No Detalle del mantenimiento
MManto_Taller Text 50 No Taller donde fue reparado

AF_VEH_MANTENIMIENTO
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Código de mantenimiento de
VManto_Codigo Text 5 Si
vehículo
Veh_Codigo Text 3 Si Código de vehículo
VManto_Fecha Text 10 No Fecha del mantenimiento
VManto_Descripcion Text 200 No Detalle del mantenimiento
VManto_Taller Text 50 No Taller donde fue reparado

AF_PER_MUEBLE
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Código de asignación de muebles
PerMueb_Codigo Text 10 Si
a personal
Per_Codigo Text 5 Si Código de la persona
Mueb_Codigo Text 3 Si Código del mueble
PerMueb_FechAsig Text 10 No Fecha de asignación
PerMueb_FechRet Text 10 No Fecha de retiro
PerMueb_Autorizado Text 50 No Persona que autoriza
 125

AF_PER_VEH
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Código de vehículo asignado al
PerVeh_Codigo Text 10 Si
personal
Per_Codigo Text 5 Si Código de personal
Veh_Codigo Text 5 Si Código de vehículo
PerVeh_FechAsig Text 10 No Fecha de asignación personal
PerVeh_FechRet Text 10 No Fecha de retiro
PerVeh_Autorizado Text 50 No Persona que autoriza

AF_USUARIO
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
User_Codigo Text 2 Si Código de usuario
User_Nombre Text 10 No Nombre del usuario
User_Password Text 10 No Contraseña de usuario
User_Grupo Text 15 No Grupo de usuario

AF_BITACORA
Tipo de Llave
Atributos Longitud Descripción
dato primaria
Long
bit_codigo 4 Si Código
Integer
bit_nombre Text 10 No Nombre de usuario
bit_password Text 10 No Contraseña
bit_fecha Date/Time 10 No Fecha de Ingreso
bit_hora Date/Time 10 No Hora
bit_status Text 10 No Estado
bit_grupo Text 15 No Grupo de usuario
 126

3.11. DIAGRAMA ENTIDAD RELACION

 127

SAF
3.12. ESQUEMA DE NAVEGACION
INICIO

Administración
Mantenimiento Herramientas Consultas Reportes Salir Ayuda
de Bienes

Tipo de Bienes Asignación Calculadora Ayuda del

Bienes Muebles
Sistema

Tipo de
Bienes Muebles Respaldo Vehículos Acerca de:
Vehículos

Tipo de Ingresos al Bienes por

Vehículos
Licencias Sistema Departamento

Tipo de Vehículos por

Traslados
Estados Departamento

Forma de
Adquisición Bienes Muebles

Estado Civil Vehículos

Departamentos Descargos

Personal Bienes Muebles

Vehículos Vehículos

Bienes Muebles Reparaciones

Usuarios Depreciaciones
 128

3.13. MÓDULOS QUE COMPRENDE EL SISTEMA

9 Mantenimiento

9 Administración de bienes

9 Herramientas

9 Consultas

9 Reportes

9 Salir

9 Ayuda
 129

Mantenimiento: en este módulo se tiene una serie de pantallas de captura de datos

las cuales ayudarán a la alimentación de los diferentes submódulos, éstos se detallan

a continuación:

9 Tipos de bienes: Captura la información de los diferentes tipos de bienes que

puede poseer la alcaldía.

9 Tipos de vehículos: Captura la información relacionada a los tipos de

vehículos, (Medios de transporte terrestre y maquinaria).

9 Tipos de Licencias de Conducir: Registra los tipos de licencias de conducir

vehículo.
 130

9 Tipos de Estado de bienes: Registra el estado actual en que fue adquirido un

bien institucional. (Bueno, Malo, Regular…)

9 Formas de Adquirir bienes: Registra las diferentes formas de adquirir un bien

para la Alcaldía Municipal.

9 Estado Civil: Registra el estado civil de las personas naturales.

9 Departamentos: Pantalla de captura de información de los diferentes

departamentos.

9 Personal: Registra los datos de los empleados de la Alcaldía Municipal.

9 Vehículos: Registra los datos de los vehículos propiedad de la Alcaldía

Municipal.

9 Bienes Muebles: Registra los datos de los Bienes Muebles propiedad de la

Alcaldía Municipal.

9 Usuarios: Registra los usuarios del sistema.

Administración de bienes: Este módulo será para la administración de los bienes

institucionales, los procesos a realizar se detallan a continuación:

 131

9 Asignación: Pantalla donde se realizarán las asignaciones de Bienes Muebles

y Vehículos a los empleados de la Alcaldía, registrará los bienes que posee

cada persona.

9 Traslados: Registrará los traslados de Bienes Muebles y Vehículos hacia otros

departamentos dentro de la Alcaldía Municipal.

9 Descargos: Registrará el descargo de Bienes Muebles y Vehículos que hayan

sido robados o que ya no prestan ninguna utilidad a la Institución.

 132

9 Reparaciones: Registrar las reparaciones que sean hechas a los Bienes

Muebles y Vehículos.

Herramientas: En este módulo comprenderá elementos adicionales que ayudarán al

usuario a mantener control de la aplicación, comprende la copia de respaldo y

restauración, identificará los usuarios que han ingresado, así como una útil

calculadora con funciones científicas.

9 Calculadora: Calculadora con funciones científicas.

9 Respaldo: Permitirá la realización y restauración de copias de seguridad.

 133

9 Ingresos al Sistema: Mostrará las fechas y horas en que han ingresado al

sistema SAF.

Consultas: Este módulo permitirá a los usuarios realizar una serie de consultas

sobre los Bienes Muebles y Vehículos propiedad de la Alcaldía Municipal de

Tonacatepeque.

Reportes: En este módulo se mostrarán los diferentes reportes con que cuenta el

Sistema de Información para el Control del Activo Fijo de la Alcaldía Municipal.

 134

9 Bienes Muebles: Reporte de los Bienes Muebles de la Alcaldía, con diferentes

opciones de selección.

9 Vehículos: Reporte de los Vehículos de la Alcaldía, con diferentes opciones de

selección.

9 Bienes Muebles por Departamento: Permitirá mostrar Bienes Muebles

seleccionados por departamento.

9 Vehículos por Departamento: Permitirá mostrar los Vehículos seleccionados

por departamento.

Salir: Opción para salir de la Aplicación SAF.

Ayuda: Este módulo contiene la ayuda del Sistema SAF, los componentes y como

hacer uso del mismo.

 135

9 Ayuda del Sistema: Se presenta información del diseño del Sistema y la forma

de utilización la cual podrá ser vista por el usuario (Manual del Usuario).

Acerca de: Muestra información del sistema, derechos de autores, entre otros.

3.14. NIVELES DE ACCESO AL SISTEMA SAF

3.14.1. USUARIO ADMINISTRADOR

Responsable del mantenimiento de usuarios, dará acceso a las opciones de la

aplicación, además realizará los respaldos de la información que se genere.

 136

3.14.2. USUARIO

Podrá ingresar al Sistema y módulos administrativos pero sólo para realizar consultas

o generar reportes.

3.15. SEGURIDAD DE LA APLICACIÓN

3.15.1. PANATALLA DE ACCESO

Para el acceso al sistema todo usuario deberá digitar su nombre de usuario

previamente asignado por el administrador, con el objetivo de controlar a las

personas que ingresan y operan el sistema en un momento determinado. El sistema

aceptará hasta un máximo de diez caracteres, números, caracteres especiales,

mayúsculas y minúsculas las cuales convertirá tipo título.

3.15.2. CONTRASEÑA

Validará el nombre del usuario y será única para cada usuario. Para la contraseña se

podrá ingresar hasta un máximo de diez caracteres, se podrá emplear

combinaciones de caracteres, mayúsculas, minúsculas, números y caracteres

especiales; el sistema automáticamente lo guardará en minúscula. Al dar clic en el

botón de aceptar y haber digitado el usuario o la contraseña de forma incorrecta el

sistema enviará mensajes de error y cerrará la pantalla de acceso; además estos

registros serán guardados en la base de datos.

 137

3.15.3. SEGURIDAD DE LA BASE DE DATOS

9 Almacenamiento codificado de contraseñas: Todas las contraseñas de los

diferentes tipos de usuarios estarán almacenadas de forma codificada en las

bases de datos del sistema, solo el Usuario (administrador) podrá acceder a

ellas para realizar modificaciones.

9 Restricciones de usuarios propietarios de la Base de Datos.

9 Restricciones de acceso y operación basadas en perfiles (que usuario podrá

interactuar con determinadas tablas de la base de datos).

3.16. CONCLUSIONES

Después de haber realizado la investigación podemos concluir que:

9 Con los resultados de la entrevista y encuestas realizadas se comprobó que,

esta institución necesitaba el desarrollo de una herramienta informática que

ayudará en el control del Activo Fijo en el departamento de contabilidad.

9 Los empleados de la alcaldía están de acuerdo que con la implementación de

un sistema informático, mejorará el control de los bienes de la Institución.

 138

9 En vista de lo anterior se adoptó la creación de un Sistema de Información

mecanizado que permita registrar y manejar el control del Activo Fijo de forma

eficiente.

9 La actualización de los registros permitirá llevar un estricto control sobre los

bienes.

9 Con ayuda del sistema informático los procesos de compras, donaciones,

asignaciones y descargos de bienes serán más ágiles y se podrán presentar

informes precisos y oportunos.

3.17. RECOMENDACIONES

De acuerdo a las conclusiones presentadas anteriormente se formulan las siguientes

recomendaciones:

9 Implementar el sistema informático para mejorar el control y ofrecer

información clara, precisa y confiable.

9 Los requerimientos de Software y Hardware especificados en la propuesta,

deberán ser considerados completamente, para así lograr que el sistema de

información de Activo Fijo funcione en óptimas condiciones y se obtengan los

resultados para los cuales fue creado.

 139

9 Capacitar al personal encargado de operar el sistema, pues es imprescindible

para obtener los resultados esperados.

9 Asegurar que el personal encargado del Control del Activo Fijo, utilizará

adecuadamente el sistema informático.

9 Comprobar que el sistema garantice la seguridad, confiabilidad, en el manejo

de la información para la toma de decisiones.

9 El Sistema de Información será instalado y se dejará funcionando para que

pueda ser utilizado por el encargado del departamento de contabilidad en la

Alcaldía, no se hará levantamiento de información debido a políticas internas.

 140

3.18. BIBLIOGRAFIA

9 Análisis y Diseño de Sistemas CCPM (Centro de Computación Profesional de

México) McGrawHill.

9 Sistemas de información Gerencial, James A. O’ Brien, Cuarta Edición;

McGrawHill.

9 Estadística II, 2ª. Edición, Gildaberto Bonilla.

9 Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, IMCP; 1ª. Edición.

9 Contabilidad Intermedia, ÁJRL, 2ª. Edición.

9 Contabilidad Financiera, Gerardo Guajardo Cantú, 4ª. Edición.

9 Ley de Corte de Cuentas.

9 Ley de Contrataciones y Adquisiciones de la Administración Pública.

9 Disposiciones Generales de Presupuesto.

9 Código Municipal.

9 Enciclopedia Autodidáctica Interactiva Océano Toma 6.

9 Biblioteca de Consulta Microsoft ® Encarta ® 2005. © 1993-2004 Microsoft

Corporation.

9 Página Web http://www.monografias.com

9 Página Web http://www.dygestic.gob.sv

9 Página Web http://www.csj.gob.sv

9 Página Web http://www.wikipedia.com

9 Página Web http://www.omg.org/technology/uml/index.htm

 141

ANEXOS

ANEXO 1. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

# MESES JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE

ACTIVIDADES 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4 1 2 3 4
1 Aprobación de Anteproyecto
2 Presentación de Anteproyecto al asesor
3 Recolección de Información (Marco Teórico)
4 Revisión por parte del Asesor
5 Desarrollo de entrevistas
6 Corrección del Marco Teórico
7 Revisión por parte del Asesor
8 Interpretación de los resultados
9 Revisión por parte del Asesor
10 Correcciones a los resultados
11 Análisis de Requerimientos
12 Estudio de Factibilidad
13 Revisión por parte del Asesor
14 Levantamiento de la Información
15 Revisión por parte del Asesor
16 Diseño del Sistema de Información
17 Revisión por parte del Asesor
18 Programación de la Aplicación
19 Revisión por parte del Asesor
20 Pruebas y control de calidad
21 Revisión por parte del Asesor
22 Implementación
23 Fin del proyecto
 142

ANEXO 2. COSTO DE LA INVESTIGACION

DETALLE TOTAL
Aranceles 5,485.68
Digitación de anteproyecto 18.00
Impresión de anteproyecto (3 impresiones) 9.00
Fotocopias de anteproyecto (3 fotocopias) 7.20
Anillado (3 anillados) 6.00

Investigación 0

Digitado, impresión cuestionario (2 impresiones) 1.40

Transporte 40.00
Fotocopias de libros 10.00

Documento Final 0

Digitación del documento final 45.00

Impresión de documento final 22.50
Fotocopias de documento final (7 ejemplares) 126.00
Fotocopias de trabajo(después de los jurados), (7 Ejemplares) 126.00
Anillado (14 ejemplares) 42.00
Gastos de defensa 20.00
Empastado del documento final 20.00
Papel bond, Cd’s, Diskettes etc. 15.00
Otros gastos 40.00
TOTAL GENERAL 6,053.58

Nota: El total por persona es de $1,513.40

 143

ANEXO 3. CARTA DE APROBACION

 144

ANEXO 3. UBICACIÓN GEOGRAFICA

Municipio de
Tonacatepeque
 145

ANEXO 4. CROQUIS
 146

ANEXO 5. ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

Concejo
Municipal

Secretaría Despacho Jefatura

Municipal Municipal Administrativa

Comisiones C. de Agentes Recursos

Municipales Metropolitanos Humanos

Auditoría Asesoría Administración

Interna Jurídica

Auditoría Promoción social Finanzas

Externa y comunicaciones

Sindicatura Unidad de adq. Comité

Municipal Y Contrataciones Técnico

Planificación
 147

ANEXO 6. ENTREVISTA

ENTREVISTA DIRIGIDA AL ENCARGADO DEL CONTROL DE ACTIVO FIJO

Objetivo: Identificar los controles que ejercen autoridades de la Alcaldía Municipal

sobre sus bienes, así como los diferentes procesos administrativos, los cuales
servirán para el desarrollo de un Sistema de Información.

G. Investigador ¿Considera importante que existan Sistemas de Información

para el control de los bienes institucionales?
Encargado A/F Si, es importante, ayuda ahorrar el tiempo para ingresos,
consultas, actualizaciones, y cualquier movimiento que se tenga
que realizar.
G. Investigador ¿Se asignan los bienes al personal mediante documentos?

Encargado A/F Hay un manual para el control de registro bienes muebles e

inmuebles, se esta trabajando para mejorar el inventario, se
lleva un control mediante libro, lamentablemente el manual de
registro no se cumple al pie de la letra. Compran equipo,
Mueven mobiliario sin comunicar, los muebles no están donde
deberían de estar, no hay apoyo de parte de la Administración
para que se cumpla a cabalidad los procedimientos.
G. Investigador ¿Existen detalles de los bienes asignados a cada uno de los
diferentes departamentos?
Encargado A/F Si, hay formularios
G. Investigador ¿Explique el procedimiento para realizar una compra de un
bien?
Encargado A/F El jefe de unidad que necesita un bien hace la requisición en la
UACI, la UACI presenta la requisición al Concejo Municipal,
aprueba la compra, con el acuerdo municipal se compra el bien,
 148

luego de una sola vez pasa al departamento que lo solicita y se

le asigna a la persona.
G. Investigador ¿Cuáles son los datos que se registran cada vez que se
adquiere un bien?
Encargado A/F Se llenan los formularios, ejemplo fecha, marcas, color, serie y
responsable, los formularios de proveedores, número de factura,
hay diferentes formularios que se llenan depende la solicitud.
G. Investigador ¿Explique la forma de codificar los bienes?
Encargado A/F Tienen 10 dígitos, el primero y el segundo se identifican a la
unidad, departamento o sección, el tercer digito identifica la
dependencia de la unidad, el cuarto clase dependencia de bien,
el quinto y sexto digito identifica el tipo de bien, el séptimo y
octavo digito identifica el número correlativo de cada bien
mueble y el noveno y décimo digito identifican los dos últimos
dígitos del año de adquisición del bien.
Y para los bienes muebles que no se sabe la fecha se utilizan
los dígitos 1y 9 o sea 19 que indica el año 1900 que son los del
2000 para atrás.
G. Investigador ¿Cuál es el proceso a seguir para descargar bienes obsoletos o
deteriorados?
Encargado A/F El concejo toma la decisión, ellos ven que se hace, por que la
Corte de Cuentas siempre lo va a pedir, hasta la vez no se ha
hecho ningún descargo, por que no se ha vencido ningún bien,
como vera hay mucho equipo que no se ocupa pero se tiene
embodegado no se le a hecho descargo.

G. Investigador ¿Existe taller de reparación de mobiliario y equipo de oficina

dentro de la alcaldía o asociado a esta?
Encargado A/F No hay, se contrata
G. Investigador ¿Existen talleres para reparación de vehículos?
Encargado A/F No hay, se contrata
 149

G. Investigador ¿Existe mantenimiento preventivo para los bienes de mayor

uso?
Encargado A/F Se contrata
G. Investigador ¿Cada cuanto tiempo se revisan los inventarios y se hacen
comparaciones con la existencia física de los bienes?
Encargado A/F Cada año
G. Investigador ¿Cuántas personas revisan los inventarios?
Encargado A/F Solamente una, pero en mi caso llevo la contabilidad y el
inventario, hay un desorden no tenemos persona designada
para que lleve ese control.
G. Investigador ¿Cada cuanto tiempo reciben visitas de los entes fiscalizadores
de los bienes institucionales?, Corte de Cuentas, etc.
Encargado A/F Cada dos o tres años hacen las visitas, pero aun así no se tiene
información actualizada.
G. Investigador ¿Existe un responsable de cada bien dentro de la Institución?
Encargado A/F Si
G. Investigador ¿Existen controles para la depreciación de los bienes y su
reemplazo?
Encargado A/F Manual de inventario, hasta la fecha no hay vencidos, pero sí se
aplica la depreciación mediante lo que la ley establece la AFI.
G. Investigador ¿Tiene la alcaldía personal que conozca el área de Bienes
institucionales y su relación con otras instituciones?
Encargado A/F Si se conoce para las compras y registro, es el Ministerio de
Hacienda y ley de Administración Financiera del Estado.
G. Investigador ¿Han recibido capacitaciones o cursos en las diferentes áreas
los empleados de los diferentes departamentos?
Encargado A/F Si, pero de parte del Gobierno Central, del Ministerio de
Hacienda Funda uno, de parte de la Alcaldía no hay apoyo.
G. Investigador ¿Qué tipo de cursos o capacitaciones?
Encargado A/F Capacitaciones para contabilidad y control de inventario
G. Investigador ¿Tiene el personal que labora en el área de contabilidad y la
 150

UACI conocimientos básicos de computación?

Encargado A/F Un poco, lo básico, en mi caso operativo que como contador
necesito manejar. Manejo Excel y aquí llevo el control de
inventario.
G. Investigador ¿Esta el personal de estas áreas acostumbrado a trabajar bajo
presión?
Encargado A/F No es como la empresa privada aquí es más política, no se
pueden llevar al día las cosas.
G. Investigador ¿Existe equipo informático para la elaboración de documentos
de control en el área de Activo Fijo?
Encargado A/F Si, pero las computadoras son viejas del año 1999 y del 2000.
G. Investigador ¿Existe actualmente sistemas para el control de activo fijo?
Encargado A/F No, el control de inventario se lleva en Excel
G. Investigador ¿Existe red informática dentro de la alcaldía?
Encargado A/F Solo para Gerencia y los allegados a la Administración
G. Investigador ¿Qué paquetes computacionales se manejan en el área de
contabilidad?
Encargado A/F Excel y Word
G. Investigador ¿Existen impresores, scanner, y otros accesorios de utilidad en
el área de contabilidad?
Encargado A/F Si, existe una impresora viejita matricial del 2000.
G. Investigador ¿Qué tipo de problemas se han presentado dentro de la
administración de los bienes?
Encargado A/F Hay muchos, no tener al día los documentos, para actualizar la
información como lo repito no hay un encargado o persona
designada para llevar el control de los bienes. Un departamento
para toma de decisiones debe de tener un buen equipo para
estar actualizados; no tenemos red y a veces me quieren enviar
información del Ministerio de Hacienda y no puedo recibirla por
no contar con una red. Como encargado de contabilidad
considero de que si se me proporcionará un sistema que
 151

mecanice el Control del Activo Fijo me ayudaría mucho, para

evitar los problemas del control de los bienes que tenemos en la
Alcaldía.
G. Investigador ¿Se ha tenido problemas con las garantías de los bienes
adquiridos?
Encargado A/F Hasta el momento No.
 152

ANEXO 7. ENCUESTA

Licenciatura en Computación Fecha:________________

ENCUESTA PARA EMPLEADOS DE LA ALCALDÍA Hora:________________

Objetivo:
Conocer la importancia de un Sistema de Información para el Control del Activo Fijo en la Alcaldía
Municipal como herramienta para la administración y la toma de decisiones por parte de las
autoridades municipales.

1. Considera que para mejorar la operatividad de los bienes de la alcaldía, es necesario

un Sistema de Información para el control de activo fijo.
F Si F No

2. Considera que un Sistema Informático para el control del activo fijo, contribuirá a:
F Mantener un estricto control de todos sus bienes
F Mantener información confiable y segura
F Todas las anteriores
F Ninguna

3. Considera que con la creación de un sistema informático el departamento de

contabilidad será mas eficiente para presentar información requerida por los
superiores
F Si F No

4. Considera que para implementar un Sistema de Información para el control de activo

fijo, es necesario:
F Cambiar el equipo informático.
F Capacitar al personal del área de contabilidad
F Todas las anteriores
F Ninguna

5. La creación de un sistema informático para el control del activo fijo permitirá obtener
información:
F Clara y precisa
F Ágil
F Todas las anteriores
F Ninguna

6. El sistema informático para control de activo fijo facilitara al encargado presentar:

F Informes oportunos requeridos por la superioridad
F Contar con un inventario actualizado de los bienes
F Todas las anteriores
F Ninguna
 153

7. El Concejo Municipal podrá tomar decisiones objetivas basándose en la información

proporcionada por el departamento de contabilidad.
F Si F No

8. Que procesos contables contribuirá a mejorar el Sistema de Información.

F Depreciaciones de los bienes
F Control de compras, donaciones y descargo de los bienes
F Todas las anteriores
F Ninguna

9. Considera que la eficiencia de los controles que utiliza la Alcaldía municipal sobre sus
bienes son:
F Buenos F Regulares F Malos

10. Con la implementación de un Sistema informático considera que los beneficios

obtenidos serán:
F Mucho F Poco F Ninguno
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ANEXO 7. FOTOGRAFIAS

Equipo que no cuenta con codificación

Impresor con viñeta codificado

 155

Foto de escritorio codificado

Foto librera con manuales

 156

Archivo metálico ubicado en el departamento de Recursos Humanos

Foto con archivos de formularios para control de bienes

 157

Foto de equipo ubicado en bodega

 158

ANEXO 8. MANUAL DE ACTIVO FIJO.

 159

ANEXO 9. MANUAL DEL USUARIO