Unidad 3

1 //Escenario
Escenario26
Lectura fundamental
Fundamental

Gestióndedeun
Etapas procesos
plan de de
comunicación
la
estratégica ejecutante del proyecto
organización

Contenido

1 Introducción

2 Mapa de procesos

3 Diagrama de Gantt

4 Ruta crítica o CPM

Palabras clave: ruta crítica, diagrama de Gantt, procesos, macroprocesos.

1. Introducción
Para finalizar la implementación del proyecto es necesario que todas las actividades se organicen
dentro de unos procesos específicos, asimismo, es indispensable que estos sucesos tengan una
duración específica, recursos y responsables. Esta Lectura fundamental analiza el paso a paso de la
construcción del mapa de procesos, el cronograma y la ruta crítica de la institución pública-privada
que estará a cargo de la implementación del proyecto.

2. Mapa de procesos
El mapa de procesos es la representación gráfica de todas las fases y las actividades que estructuran
un proceso, desde su formulación hasta la evaluación ex post. Con esta herramienta se logra
determinar problemas habituales en las organizaciones como:

• Funcionamientos complejos.

• Elevados costos en la producción.

• La creación de procesos más lentos que obstaculizan los demás procedimientos.

• Actividades duplicadas.

• Realización de tareas que obstaculizan o generan pérdidas monetarias a la organización.

Para Cohen y Martínez (2003), en el manual de la Comisión Económica para América Latina y el
Caribe (CEPAL), el mapa de procesos se define como “un diagrama de bloques donde cada uno
representa un proceso. Se conectan a través de flechas que reflejan el sentido de la relación que los
vincula. Permite visualizar el conjunto, sus interrelaciones y la cadena de valor” (p. 66). En síntesis, se
habla de una representación gráfica de lo que se piensa hacer en general, en el que se describen las
fases, los recursos y los responsables para cumplir los propósitos del proyecto. Ahora, si se relaciona
con el proyecto de inversión, el mapa describe las cadenas de valor que se articulan al producto final.

Según Cohen y Martínez (2003), los siguientes son los requisitos necesarios para la elaboración de
un mapa de procesos:

• Describir los principales procesos necesarios para el desarrollo de las actividades

• Identificación de los procesos de apoyo.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 2
 • De cada proceso se debe definir las metas y los objetivos que permitan su logro.

• Definir el tiempo necesario para el desarrollo de cada proceso.

• Elaborar una programación con la información recolectada.

En la actualidad no existe un modelo específico para la elaboración del mapa de procesos, este, varía
de acuerdo con la complejidad del proyecto que se pretende formular y la cantidad de información
que se desee incorporar. Sin embargo, para su elaboración es necesario realizar una lista de los
procesos que integran las actividades a ejecutar, pero ¿qué es un proceso?

La NTC ISO 9000 es la norma que permite la estructuración de un sistema de gestión de calidad,
en ella se plantea la siguiente definición de proceso: “conjunto de acciones el cual busca alcanzar
resultados coherentes y previsibles de manera más eficaz y eficiente cuando las actividades se
entienden y gestionan como procesos interrelacionados que funcionan como un sistema coherente”
(Gómez, 2015, p. 23). Con esta misma línea, el Estado estableció el Modelo Estándar de Control
Interno (MECI) en 2014, en el que define a los procesos como el conjunto de acciones que permiten
medir el impacto de los planes de acción y que su vez facilita la integración de nuevos procedimientos.

Figura 1. Planes de acción

Fuente: elaboración propia

Otra definición de proceso la plantea Duque Gutiérrez (2009):

Conjunto de entradas de bienes y servicios suministrada por un proveedor que puede ser de diferentes
formas (personas, organizaciones, procesos), a las cuales se les asignan recursos y aplican controles,
obteniendo salidas tangibles o intangibles generando en él un impacto como resultado de su uso (p. 23).

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 3
 2.1. Como elaborar un mapa de procesos

De acuerdo con la metodología participativa y deductiva planteada por el docente Duque Gutiérrez
(2009), para elaborar un mapa de procesos se debe tener en cuenta aspectos generales como:

A. Identificar qué actividad económica realiza la organización público-privada a cargo de la

ejecución del proyecto de inversión. Estas actividades económicas se clasifican en tres tipos.

• Manufactura: empresas u organizaciones público-privadas dedicadas a la fabricación de

exclusiva de productos.

• Servicios: empresas u organizaciones público-privadas dedicadas a la prestación y suministro

de bienes y servicios.

• Mixta: empresas que fabrican y venden productos.

Figura 2. Actividades económicas de una organización

Fuente: elaboración propia

B. De acuerdo con la metodología, el paso a seguir es definir la actividad sectorial en la que se ubica
la organización. Para ello se debe recurrir a la gramática, ya que se debe construir la frase que la
identificará, por un lado, asociada al capital de constitución de la empresa y, por otro, al sector
al que pertenece. Por ejemplo, la actividad sectorial de la Escuela Superior de Administración
Pública seria público-educación.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 4
Ahora bien, después de haber identificado los aspectos anteriores, lo que continúa es la descripción
de los macroprocesos, los cuales se definen como las grandes actividades a las que se dedica la
organización. Para su construcción es recomendable partir de la siguiente pregunta: ¿qué actividades
económicas puede desarrollar la organización en la actualidad?

Para responder la pregunta anterior, se debe tener en cuenta la misión y los bienes producidos y
entregados a los clientes externos. Si se toma al Ministerio de Hacienda y Crédito Público como
ejemplo, sus macroprocesos son: la generación de los recursos financieros y su administración,
entonces, el primer macroproceso está orientado a la obtención de recursos y, el segundo, a entregar,
pagar y cuidar los recursos financieros obtenidos en el macroproceso anterior.

Este mismo proceso se puede realizar en los diferentes niveles de la organización, pues al estar
integrada por macroprocesos de apoyo, de gerencia y de evaluación, estos se deben articular a los
macroprocesos analizados en el ejemplo anterior. De esta manera, temas como el talento humano,
la gestión documental, la planeación estratégica y el control interno son macroprocesos que hacen
parte de la estructura organizacional.

C. Una vez identificados los macroprocesos, se revisará la construcción de los procesos, los cuales
se caracterizan por los siguientes elementos:

• Proveedores: actores externos (proceso, personas u organizaciones) que suministran bienes

y servicios a la organización.

• Entradas: información, bienes y servicios que le dan inicio al proceso.

• Controles: acciones que permiten asegurar la entrada de información, bienes y servicios al

proceso

• Recursos: mecanismos que permiten transformar las salidas en entradas.

• Salida: resultado de la trasformación de una entrada.

• Usuarios: clientes externos que reciben el bien y el servicio. Es el actor que finaliza el
proceso.

• Beneficio: resultado esperado producido en el proceso.

Es necesario aclarar que si el proceso no cumple con las siguientes características no se puede definir
como tal.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 5
 2.2. Clasificación de los procesos y los macroprocesos

Los procesos, al igual que los macroprocesos, se clasifican en:

A. Gerenciales: son aquellos de los que depende una compañía para su funcionamiento como el
establecimiento de políticas, las estrategias y los objetivos, medios de comunicación, suministros
de recursos financieros.

B. Misionales: son los que permiten el logro del objeto social de la organización.

C. De apoyo: son los encargados de proveer los recursos necesarios para la ejecución de los demás
procesos gerenciales, misionales, de evaluación, entre otros.

D. De evaluación: permiten medir la información para el análisis del desempeño, la mejora

continua, el seguimiento, la implementación de acciones correctivas y preventivas, y, a su vez,
hacen parte de los procesos estratégicos, de apoyo y misionales.

Figura 3. Clasificación de los procesos

Fuente: elaboración propia

Para ejemplificar lo descrito, se retoma el caso del Ministerio de Hacienda y Crédito Público. Para
el macroproceso de generación de recursos financieros, el proceso identificado fue la generación de
recursos financieros, luego, para el de su administración, serían aquellos de gestión presupuestal y
administración de pagos (Duque Gutiérrez, 2009).

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 6
3. Diagrama de Gantt

Light drive / June 2023

The cuting edge in information storage technology

Week 1 Week 2 Week 3 Week 4 Week 5 Week 5

Task 1
Task 2
Task 3
Task 4
Task 5

Figura 4. Ejemplo diagrama de Gantt

Fuente: Brizuela (2012)

El diagrama de Gantt es una herramienta de planeación que permite graficar cómo deberían realizarse
las actividades, su tiempo de ejecución y los responsables de cada una. Se describe como una
herramienta de fácil uso que permite:

• Organizar la información para periodos extensos, pues permite determinar la temporalidad en la

que se va a desarrollar cada una de las fases del proyecto.

• Realizar seguimientos oportunos a cada una de las fases que hacen parte del ciclo de vida del
proyecto.

• Grafica el calendario general del proyecto, su temporalidad, actividades y cadena de valor.

Zaragoza (2008) lo define como:

Un diagrama de Gantt es un gráfico lineal en el cual se refleja por medio de unas barras horizontales, la
duración de las distintas actividades reflejadas en el mismo. Es un calendario de actividades en el que se
reflejan el comienzo y final previstos para cada actividad (p. 59).

El diagrama de Gantt permite visualizar de manera detallada la visión estratégica del plan de acción o
la ejecución de un proyecto de inversión, ya que posibilita:

A. Analizar la organización del proyecto, pues facilita el logro del objetivo general, la
implementación adecuada de las actividades que estructuran cada etapa, facilita la integración
de las fases, las actividades, las acciones y los bienes o servicios a entregar.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 7
 B. La integración de información primordial para formular el proyecto, es decir, resume los datos
necesarios para elaborar planes de acción y describe los recursos económicos esenciales para
la ejecución de cada fase. Esta es la información diagnóstico que el formulador necesitará para
elaborar la herramienta.

C. Establecer los plazos en los que se debe llevar a cabo cada una de las actividades que integran las
fases del proyecto.

D. Proyectar las tareas, ajustar plazos, descartar actividades que conlleven tiempos muertos, para
ello el formulador debe tener claro las fechas de ejecución de cada fase.

E. Ubicar todas las actividades que cumplir para el cumplimiento del objetivo general del proyecto.

F. Analizar las relaciones de dependencia que se puedan generar entre actividades. Esta
información gráficamente debe ser clara y coherente, para establecer las actividades
subordinadas y las independientes.

4. Ruta crítica o CPM

Figura 5. Ejemplo de ruta crítica

Fuente: Smartsheet (s. f.).

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 8
La ruta crítica (Critical Path Method) se define como una herramienta de gestión y planeación que
describe las dependencias, el origen y las articulaciones que se generan entre las actividades del pro-
yecto de inversión. Como técnica fue creada por un centro de investigación apadrinado por las firmas
Dupont y Remington Rand, que buscaban lograr el control y la optimización de los recursos a través
de la planeación en el año de 1957.

Tiene por objetivo organizar el desarrollo del proyecto en los tiempos y costos establecidos, de
manera que busca asegurar la optimización de los recursos que se requiere en cada una de las fases
del proyecto como la identificación, la programación, la ejecución y el control.

Según Córdoba (2006):

Una ruta crítica para un proyecto de inversión es una ruta a través del árbol de la red tal que todas
sus actividades tienen holgura cero. Las propiedades que deben tener las rutas críticas son las
siguientes:

• Una red de un proyecto siempre tiene una ruta crítica, y puede tener algunas veces más de una.

• Todas las actividades que tienen holgura cero deben estar en una ruta crítica, mientras que
ningún evento que tiene holgura mayor que cero puede estar en una ruta crítica (p. 468).

Ahora, como el diagrama de red describe el inicio y el fin de las actividades, establecer los tiempos
obliga a la metodología a clasificar así las actividades:

• Críticas: se presenta cuando genera un retraso en la fecha de terminación de la totalidad del

proyecto.

• No crítica: cuando su comienzo más cercano y de finalización del proyecto es mayor que la
duración real.

Para estructurar esta herramienta se debe tener en cuenta lo siguiente:

A. Realizar un listado de actividades con su respectiva descripción y tiempos de ejecución (días,

meses, años, etc.).

B. Realizar un gráfico en forma de red para establecer las actividades que se articulan entre sí de
principio a fin.

C. Para cada actividad calcular cuatro tiempos y amplitudes de acuerdo con:

• ES: tiempo de inicio más temprano.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 9
 • EF: Tiempo de termino más temprano.

• LS: Tiempo de inicio más tardío.

• LF: Tiempo de término más tardío.

• H: Amplitudes de las actividades son las diferencias del tiempo más lejano y próximo.

D. Detectar las holguras equivalentes a cero, porque son ellas las que demarcan la ruta crítica del
proyecto.

4.1. Ventajas y desventajas del método

El objetivo principal del método de ruta crítica es determinar el tiempo más corto que tomará el
desarrollo de un proyecto. A continuación, se relacionan sus ventajas:

» Permite calcular el tiempo de duración del proyecto.

» Facilita la optimización de los recursos.

» Favorece la optimización de los presupuestos.

» Minimiza los riesgos que se pueden presentar.

» Predice los riesgos que se puedan presentar durante la ejecución del proyecto.

» Facilita las decisiones rápidas.

» Suministra respuestas oportunas al cliente externo.

» El uso de los recursos es más equilibrado.

» Por otro lado, se pueden identificar como desventajas:

» Requiere de una replanificación cuando se generan cambios en las fases de la implementación.

» Genera más trabajo en la etapa de planificación.

» Requiere de una evolución constante en la planificación

» Es una metodología que no se usa frecuentemente.

» Requiere que el equipo de trabajo confíe en la utilización del método.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 10
Referencias

Cohen, E. y Martínez, R. (2003). Manual de formulación, evaluación y monitoreo de proyectos sociales.

Santiago de Chile: CEPAL.

Córdoba, M. (2006). Formulación y evaluación de proyectos. Bogotá: ECOE Ediciones.

Duque Gutiérrez, G. (2009). Gestión de calidad en el sector público. Norma Técnica de Calidad en la
Gestión pública (NTCGP 1000:2009). Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación,
ICONTEC. ISBN: 9789588585055.

Gómez, J. A. (2015). Guía para la aplicación de UNE-EN ISO 9001: 2015. Madrid: Aenor.

Zaragoza, F. J. (2008). Planes de obra. Alicante: Club Universitario.

Referencias de imágenes

Brizuela, E. (2020). 11 ejemplos y plantillas editables de diagramas de Grantt [Diagrama]. Recuperado

de https://es.venngage.com/blog/ejemplos-diagramas-gantt-plantillas/

Smartsheet. (s. f.). La última guía del método de ruta crítica [Diagrama]. Recuperado de https://
es.smartsheet.com/critical-path-method.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 11
 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Proyectos de Inversión Pública

Unidad 3: Evaluación social y programación de proyectos
Escenario 6: Gestión de procesos de la organización
ejecutante del proyecto

Autor: Vicky Ferrucho Lizarazo

Asesor Pedagógico: Ingrid Giselle Ospina Posada

Diseñador Gráfico: Nicolás Jiménez Osorio
Asistente: Ginna Paola Quiroga Espinosa

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano.

Prohibida su reproducción total o parcial.

POLITÉCNICO
POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO
GRANCOLOMBIANO 12