PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN

PROFESIONAL INTEGRAL FORMATO

GUÍA DE APRENDIZAJE
C210601001-Nro2-R02

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

 Denominación del Programa de Formación: Gestión Administrativa

 Código del Programa de Formación: 122115
 Nombre del Proyecto: Fortalecimiento de los procesos administrativos en las mypes del
departamento de putumayo.
 Fase del Proyecto: Ejecución
 Actividad de Proyecto: Elaborar documentos de la unidad administrativa de acuerdo con
lineamientos, guía y procedimientos técnicos.
 Competencia: Producir los documentos que se originen de las funciones administrativas,
siguiendo la norma técnica y la legislación vigente.
 Resultados de Aprendizaje Alcanzar: Redactar documentos aplicando las normas
gramaticales: semántica, morfología y sintaxis; las técnicas de digitación, las normas
técnicas

2. PRESENTACIÓN

Bienvenido al proceso de aprendizaje sobre redactar documentos organizacionales teniendo en

cuanta las normas de redacción comercial, la reglas ortográficas, la semántica y la sintaxis de la
lengua castellana. La labor de redacción es importante en todas las oficinas productoras de
documentos, ya que un documento bien redactado es contundente para acordar negocios, tomar
decisiones, como medio de prueba para la empresa, etc.

En esta guía didáctica desarrollara competencias que permitan asumir responsablemente las
decisiones para redactar documentos organizacionales teniendo en cuanta las normas de redacción
comercial, la reglas ortográficas, la semántica y la sintaxis de la lengua castellana.

3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 Actividades de Reflexión inicial.

Actividad de aprendizaje: Apreciados aprendices, para el desarrollo de la temática propuesta en

la actividad de reflexión inicial, se trabajara de manera individual

Lea atentamente el siguiente artículo: LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA

MODERNA y conteste las siguientes preguntas:
GFPI-F-019

 A su juicio cual sería la finalidad más importante de gestión de archivo en una organización?
V03
  Con sus propias palabras, defina archivo electrónico y la trascendencia del mismo en la
actualidad.
 Como se podría prevenir la perdida de documentos electrónicos?

LA IMPORTANCIA DEL ARCHIVO EN UNA EMPRESA MODERNA

Un archivo es la memoria colectiva de una empresa y por tanto es de suma importancia para su
supervivencia y su buen funcionamiento. Para ello precisa que todos estén involucrados en la labor
para que el archivo sea fácil de manejar.

El desorden es el conjunto de decisiones aplazadas. Todo papel encima del escritorio requiere
decisiones y para cualquier tipo de información tenemos tres tipos de decisiones: tirarla, archivarla,
actuar sobre ella.

Los conceptos claves de un archivo son funciones, finalidad, fundamentos y criterios y reglas básicas.
Un archivo tiene que permitir al menos dos funciones: almacenar y recuperar de inmediato.

En toda organización las finalidades del archivo son:

 Ser el centro de la información y de la documentación.

 Proporcionar los mejores servicios al menor coste.
 Ser un instrumento que ayude a conocer el funcionamiento de otros servicios.
 Asegurar la conservación de los documentos.

Los fundamentos metodológicos de un archivo son:

- Lógica.
Como me piden los documentos.
Como necesitamos la información.
- Rigor.
- Sencillez.

¿Por qué archivar documentos electrónicos?

Las empresas y la administración utilizan cada vez más las comunicaciones electrónicas. Los
mensajes y documentos electrónicos son la forma habitual de realizar transacciones. Tal como ocurría
en el pasado con los informes en papel, hoy día los mensajes y documentos electrónicos deben ser
almacenados correctamente.

¿Qué es un archivo de documentos electrónicos?

Debe ser entendido como el conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una
persona física o jurídica de modo involuntario, natural y espontáneo en el transcurso, y como apoyo,
de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrónica, que se conservan y transmiten
también mediante medios electrónicos en depósitos de conservación con el fin de garantizar su valor
informativo, legal y cultural así como de permitir su acceso y uso también mediante las tecnologías de
la información.
 La conservación preventiva de los soportes para garantizar la permanencia de la información y del
valor jurídico del documento es uno de los principios que rigen la gestión de los archivos y, por tanto,
también de los archivos de documentos electrónicos.

La facilidad en el acceso a los archivos de documentos electrónicos es la principal aportación de lo

digital en esta área de la gestión. Esta característica tiene dos dimensiones. Por una parte, la velocidad
y la precisión de la búsqueda y la recuperación gracias a la automatización de los instrumentos de
descripción. Por otra, el aumento del grado de difusión y uso del archivo que brinda la posibilidad de
acceder a los documentos por vía telemática tanto dentro de la institución productora —mediante la
construcción de intranets (que ofrecen durante la producción de los documentos también la capacidad
de intercambiar, compartir y participar en su creación por diversos actores)— como desde el exterior
por usuarios ajenos a la organización a través de internet.

3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el

aprendizaje, Apreciados aprendices, para el desarrollo de la temática de contextualización e
identificación del conocimiento, de manera individual:

3.2.1 Teniendo en cuenta lo visto en formación mencione los tipos y clases de soportes
documentales y sus características.

3.2.2 Explique las etapas del ciclo de vida de un Documento Administrativo.

3.2.3 Según su edad los documentos adquieren un valor: a) Administrativo b) Jurídico legal c)
Histórico o cultural; Explique mediante un cuadro comparativo cada uno de ellos.

3.2.4 Los documentos también se clasifican según su fase la cual está estrechamente
relacionada con su destino en el archivo, en ese orden de ideas explique qué documentos
conformarían el archivo central.

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

La palabra acta viene del latín y significa “los hechos”; luego, un acta no es más que un testimonio
escrito de los hechos ocurridos en cualquier circunstancia; sobre el papel estaría la evidencia de
órdenes, instrucciones y decisiones que se tomarían en una reunión; que es su momento podría tener
un gran valor administrativo

Apreciados aprendices, para el desarrollo de la temática de apropiación del conocimiento, de manera

grupal (dos integrantes) observe el contenido del siguiente video: https://youtu.be/g6sC2_RtJwg y
formule un acta de la reunión; para esto usted debe:

 Planear la redacción.
 Acatar las normas gramaticales para la redacción y construcción de texto.
 Elaborar los documentos bajo la metodología y diseño de la GTC 185.
DOCUMENTOS DE APOYO: https://www.youtube.com/watch?v=DF-NgifN7Vc Categorías
gramaticales

EVIDENCIAS DE DESEMPEÑO:

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e

Evidencias de
Conocimiento : Documento
resumen donde explique la
conceptualización de la
norma 185
Evidencias de Desempeño
Planear la redacción de
los siguientes
documentos, teniendo en
cuenta las pautas
para redactar.
Redactar a mano alzada en
papel reciclable 5 cartas con los las de redacción; las
siguientes asuntos:
 Referencia personal
 Presentación de Hoja
de vida
 Solicitud de información de Documentos Comerciales
 Invitación a un
seminario
 Cierre de inscripciones
a un evento
Elaborar a mano aplicando la
norma 185, su hoja de vida.
Instrumentos de
Evaluación
Redacta y elabora de Cuestionario o
manera responsable preguntas de
documentos empresariales socialización
como: Cartas, circulares,
memorandos, actas e
informes Administrativos;
constancias y certificados;
hoja de vida, sobres
comerciales, entre otros.
LCHD-Observacion de
aplicando las normas
desempeño
gramaticales y de sintaxis;
técnicas de digitación; las
Normas Técnicas
Colombianas para la
Elaboración y Presentación
y las de Gestión de la
Calidad vigentes.
LCHP
Verificacion de
productos entregables.

Elaborar 2 circulares internas y

2 externas, las internas con los
siguientes temas: Cambio
de
jornada laboral, nombramiento
de
 nuevo gerente, las externas con
temas libres.

Evidencias de Producto:
Tabla de partículas
gramaticales Un resumen
escrito en donde demuestre la
explicación de la actividad de
conceptualización de la
norma185.
Cinco cartas escritas a
mano alzada
Hoja de vida de acuerdo
a la norma 185
Cuatro circulares 2 internas
y 2 externas
Un resumen escrito en donde
demuestre la explicación de la
actividad.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

https://www.youtube.com/watch?v=O3gTz0Ir3rI&t=279s Redaccion, puntuación y ortografía

https://www.youtube.com/watch?v=q0WCiZN_maQ Normas APA SÉPTIMA 7 Edición 2020 - LA
MÁS ACTUALIZADA
https://www.youtube.com/watch?v=o-EjwvexOFk Word - Citas y referencias bibliográficas según
normas APA 6ta sexta edición. Tutorial en español HD
https://www.youtube.com/watch?v=Mnc5OJY98qs Errores Frecuentes en la
Redacción https://www.youtube.com/watch?v=DF-NgifN7Vc Categorías
gramaticales https://www.youtube.com/watch?v=Vys8y1imu9w ESTRUCTU

Enrique Ramírez Capello. (SF)Manual de Redacción. Universidad UNIACC

Documento pdf. Redacción de documentos administrativos
(SF).Tecnología Educativa ICONTEC. Guía Técnica Colombiana (2009)
Documentación organizacional.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

GFPI-F-019
V03
 Autor (es) Carlos Gabriel INSTRUCTOR FORMACIÒ AGOSTO DE 2020
Ortega N
Burgos PROFESION
AL
INTEGRAL

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fech Razón del

a Cambio
Autor (es)

GFPI-F-019
V03