Formularios de los SIG

Gestión documental del SIG

La simplificación de la documentación y de la gestión documental constituye un

elemento básico de un SIG. La complejidad del soporte documental a que obligan
los modelos normativos crece fuertemente cuando en la empresa existen diversos
sistemas de gestión, que provocan la multiplicación de documentos y registros, en
muchos casos duplicados en algunas de las informaciones que recogen.
De ahí que sea esencial unificar en un mismo manual los antes independientes
manuales de calidad, de gestión medioambiental y de prevención de riesgos
laborales, diseñar procedimientos de gestión e instrucciones de trabajo comunes,
y compilar los registros en una misma base de datos, aunque haya algunos
documentos que sean más específicos para ciertos procesos. La Figura muestra
un esquema de sistema documental integrado, diferenciando los cuatro niveles
documentales referidos (Bestratén y Carboneras, 2003: 10).
Las características de esta estructura documental variarán apreciablemente, en
función del proceso de gestión organizativo, las competencias del personal, los
requisitos de los clientes o de carácter legal, el tamaño de la empresa, la
complejidad de sus productos, la propia complejidad e interacción de sus
procesos, y la necesidad de demostrar el cumplimiento de los requisitos del
sistema. Por tanto, cada organización deberá determinar la extensión de la
documentación requerida y los medios a utilizar para su elaboración y archivo
(siendo admisible cualquier formato y medio). Debe rechazarse el recurso a
documentación estandarizada que no se adapte a las necesidades de su SIG.
Otro requisito de la documentación ha de ser su claridad y sencillez. Frente a los
farragosos textos descriptivos de procedimientos e instrucciones, es preferible
siempre recurrir a medios visualmente atractivos como los flujogramas o
diagramas de flujo, check-lists o matrices.
La base documental del SIG debe recoger toda la documentación ya mencionada
al explicar los SGC, SIGMA y SIGPRE en un conjunto de documentos ordenados.
Los tipos de documentos que pueden ser utilizados en una completa estructura de
documentación, donde se distinguen distintos niveles. Es de sentido común que
en el caso de pequeñas empresas, varios de dichos documentos pueden
integrarse en uno. Esta conveniencia es especialmente visible cuando nos
referimos a los manuales de gestión y de procedimientos, puesto que la necesidad
de procedimientos escritos es mucho mayor en la gran empresa precisamente por
su mayor complejidad interna y los mayores obstáculos a la comunicación.

Política Integrada de Gestión: Se define la política integrada de gestión como

«directrices y objetivos generales de una organización, expresados formalmente
por la alta dirección y relacionados con la gestión integrada de los sistemas». Esta
Política puede ser breve (unos cuantos párrafos) o más extensa.
Aunque las normas ISO 9001:2000 y OHSAS 18001:1999 no obligan a desarrollar
este documento, los SIGMA (especialmente basados en EMAS) están siendo
presionados para que incluyan una Declaración Medioambiental donde se compile
la política medioambiental de la empresa, el compromiso medioambiental de la
dirección y la evaluación preliminar de la relación entre la organización y el
entorno. Aprovechando esta necesidad, sería conveniente que todo SIG partiese
de un documento que explicite la Política Integrada de Gestión, uniendo los
principios que inspirarán el comportamiento de la empresa en los tres ejes y en su
conjunción, el compromiso directivo en las tres direcciones y en su integración, y
los objetivos que se plantean.

Manual de Gestión Integrada: Es un documento que proporciona información

coherente acerca del alcance, la estructura y la organización del SIG para el logro
de los objetivos y de los compromisos fijados, diferenciando exclusivamente las
actividades específicas de cada área. En especial, cabe destacar que debe
recoger la relación revisada y actualizada de toda la legislación y la normativa
aplicable en calidad, gestión medioambiental y prevención de riesgos laborales, de
la cual emanan los requisitos legales y normativos a cumplir. Este manual puede
seguir una estructura, o cualquier otro similar pero próximo siempre al esquema de
las normas ISO, lo que facilita la adaptación mutua entre los sistemas de gestión a
integrar. Si bien reglamentariamente no es necesaria la elaboración de un manual
de gestión de la prevención de riesgos laborales (aunque sí establecen directrices
al respecto tanto la norma OHSAS 18001 como la UNE 81900 EX), se trata de una
práctica muy recomendable.

Planes de Gestión Integrada: Son «documentos que especifican los

procedimientos y recursos asociados que deben aplicarse, quién debe aplicarlos y
cuándo deben aplicarse a un proyecto, proceso, producto o contrato específico»
(norma ISO 9000:2000, punto 3.7.5). Ejemplos de ellos son los planes de
formación, de desarrollo de un nuevo producto o de auditoría. Los Planes de
Gestión Integrada hacen referencia frecuentemente a partes del Manual de
Gestión Integrada o a procedimientos documentados.

Especificaciones: Son documentos que establecen requisitos. Las

especificaciones pueden ser requisitos de gestión relativos a actividades que caen
dentro del alcance del SIG (procedimientos, reglas e instrucciones de trabajo) o
requisitos técnicos que detallan características a cumplir por productos (abarcando
entonces estándares del producto) o procesos (especificaciones de procesos, de
ensayos y pruebas)

Manual de Procedimientos de Gestión del SIG: El Manual de Gestión Integrada,

como documento genérico, deberá desplegarse a través de la elaboración de una
colección de procedimientos donde detalle el proceso de desarrollo de todas las
actividades relacionadas con el SIG. Aunque el formato es libre y cada empresa
debe adaptarlo a sus necesidades, los procedimientos suelen componerse de las
siguientes partes: objeto, alcance, responsabilidades para su ejecución (¿quién
debe hacerlo y quién es responsable de los resultados?), desarrollo (¿qué,
cuándo, dónde y cómo debe hacerse?), recursos necesarios (equipos, materiales,
documentos, etc.), referencias, anexos, y cómo debe controlarse y registrarse
(incluyendo la firma de las personas que los realizan, revisan y aprueban). La
empresa debe elaborar tantos procedimientos como necesite de cara a asegurar
la eficacia y la eficiencia del SIG. El Manual de Procedimientos de un SIG que
integre los sistemas de gestión de calidad, gestión medioambiental y prevención
de riesgos laborales podría tener la estructura, donde se distingue entre:

 Procedimientos generales o comunes. Son procedimientos que establecen

especificaciones para actividades comunes a todos los sistemas de gestión
integrados.
 Procedimientos específicos. Son procedimientos que establecen
especificaciones para actividades concretas que atañen sólo a alguno de
los sistemas integrados.
La elaboración del Manual de Procedimientos del SIG ha de ser una tarea gradual,
y por consiguiente no todos deben diseñarse al mismo tiempo. Sin embargo, el
proceso de elaboración de estos documentos no debe eternizarse, pues sería un
freno a la implantación del sistema. Un plazo máximo razonable para elaborar
todos los procedimientos y unificarlos en el Manual serían dos años. El proceso de
elaboración de los procedimientos debería planificarse y secuencializarse con el
correspondiente cronograma, a fin de controlar la marcha de las prioridades y el
desarrollo paralelo de las oportunas acciones de formación.
No todos los procedimientos son igualmente fáciles de unificar. Lo sensato es
empezar el trabajo por aquellos ya existentes y más fácilmente integrables,
adaptándolos a la visión integrada, así como por los procedimientos aún no
existentes pero urgentes (por estar vinculados a tareas críticas por sus potenciales
repercusiones sobre la calidad del producto, los riesgos laborales y los impactos
medioambientales), dejando para una segunda fase los más complejos, e incluso
manteniendo diferenciados los más específicos. Entre los procedimientos de
mayor sencillez para la unificación, se encuentran los de formación, información y
comunicación, compras, selección de proveedores, contratación de personal,
mantenimiento preventivo, tratamiento de las no conformidades, seguimiento y
control de las acciones correctoras, y auditorías internas.

Manual de Reglas e Instrucciones Operativas o de Trabajo del SIG: A pesar

de ser el quinto nivel documental, tienen una importancia incuestionable.
Describen de forma detallada:

 La acreditación y la cualificación necesarias para hacer una tarea. Hay que

agregar que la instrucción de trabajo también es una forma de entrenar a
los trabajadores en el propio puesto, bajo la supervisión y el apoyo de los
mandos intermedios.
 Los equipos de trabajo, incluidos los medios de protección personal, que
requieren los ejecutores de una tarea.
  La mejor forma de realizar operaciones concretas consideradas críticas,
tanto para su ejecución como para prevenir riesgos laborales y proteger el
medio ambiente, y el orden en el que se desarrollan.
 La integración de las instrucciones de trabajo con las normas de prevención
y seguridad para realizar la tarea.

La especificidad de estas instrucciones para cada empresa, en función de su

organización y del carácter de sus actividades, imposibilita ofrecer ninguna
propuesta con carácter general. Entre ellas, pueden incluirse actas de reuniones,
órdenes de compra, lanzamiento de órdenes de fabricación, etc. El proceso de
elaboración de las instrucciones debe seguir las mismas premisas ya enunciadas
para los procedimientos.

Requisitos técnicos: Pueden ser documentos que detallan características a

cumplir por productos, tales como los estándares del producto o guías de uso de
productos. Otras especificaciones técnicas aluden a características deseadas de
los procesos, que pueden documentarse como especificaciones de procesos,
ensayos de productos, pruebas de calibración de equipos de medición, etc.

Registros: Son el último nivel documental, se trata de documentos que

proporcionan evidencia objetiva (datos) de las actividades realizadas o de los
resultados obtenidos relativos a los sistemas de gestión integrados. Su valor
estriba, pues, en su utilidad como elemento del sistema de medición que sirve
para comprobar la eficacia del SIG, y como alimento de la prevención y la
participación pues ambas requieren una retroalimentación de resultados.

La construcción del sistema documental ha de ser una herramienta para facilitar el

desarrollo del SIG, y para formar y convencer a los empleados en las actitudes de
prevención y mejora contínua. El proceso de elaboración y revisión de los
documentos debe contar siempre con la participación de personas cualificadas y
que luego se vean implicadas en su ejecución.