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Registro Uniforme
de Evaluación del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector
Hidrocarburos
CAPITULO I
CAPITULO II
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REGLAMENTO DEL RUC
Es responsabilidad del CCS y del Comité de Seguridad Industrial y Salud Ocupacional del Sector
Hidrocarburos, difundir a las firmas contratistas la “Guía del Sistema de Gestión de Seguridad,
Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas del Sector Hidrocarburos”.
CAPITULO III
Es responsabilidad de las firmas contratistas enviar información actualizada sobre el número total
de trabajadores, mínimo 30 días antes del vencimiento de la inscripción.
Adicionalmente las firmas contratistas deberán informar al CCS, de cualquier reclamo de orden
jurídico levantado contra la empresa con ocasión de la Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente o de cualquiera de sus requisitos, ya sea que se encuentre en proceso o que haya
sido declarado en firme por la autoridad legal competente.
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REGLAMENTO DEL RUC
CAPITULO IV
a) Toda firma contratista interesada en ingresar al RUC, debe formalizar su intención mediante la
entrega a la Dirección Comercial del CCS de los siguientes documentos:
b) La firma solicitante quedará inscrita en el RUC, cuando la Dirección Comercial del CCS haya
recibido el formato de solicitud de ingreso junto con todos los documentos requeridos incluyendo el
pago del valor de la inscripción. La fecha en que la inscripción adquiere vigencia se registra en la
carta de respuesta a la solicitud de ingreso.
c) Las firmas aspirantes a ingresar al RUC, deben estar legalmente constituidas y deberán
suministrar la documentación de soporte cuando ésta sea requerida por el CCS.
d) El ingreso al registro es de libre acceso a cualquier firma contratista del sector hidrocarburos.
f) La falta de veracidad en alguna información, reporte o documento que sea imputable, por
cualquier motivo a la firma contratista o a un asesor que preste servicios a la firma contratista o un
subordinado de la misma, dará lugar a la exclusión inmediata de la firma contratista en el registro
RUC, sin perjuicio de las acciones legales que puedan derivarse de esa conducta y, en
consecuencia, el Consejo Colombiano de Seguridad - CCS no incluirá a la empresa contratista en
el reporte periódico que se emite para las compañías operadoras del sector de hidrocarburos ni
para cualquier otra empresa que lo solicite. La firma contratista podrá ingresar nuevamente al RUC
al aportar la copia auténtica de la providencia en la que se absuelva de toda responsabilidad por la
eventual falsificación
a) El servicio del RUC se prestará a la operadoras y contratistas del sector hidrocarburos, para
disponer y centralizar la información sobre el desempeño de la gestión de Seguridad, Salud
Ocupacional y Medio ambiente.
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REGLAMENTO DEL RUC
“Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas
del Sector Hidrocarburos”.
c) Las firmas contratistas registradas, podrán solicitar los informes pertinentes a cada visita de
verificación siempre y cuando el informe este completamente realizado (visita documental y
visita de campo) en concordancia con los mecanismos definidos en el procedimiento para
realización, emisión y distribución de informes de visitas, siempre y cuando se encuentren a paz y
salvo con el CCS. Solamente se entregará informe de la visita documental a las empresas que
no se les haya podido realizar visita en campo por no tener contratos vigentes, información
que debe ser certificada por el representante legal de la firma mediante carta enviada al
CCS. En el informe de auditoría el CCS deberá incluir una nota informando que la empresa
NO TIENE CONTRATOS VIGENTES y que por tanto la auditoría solamente corresponde a
auditoria documental.
i) Si una empresa contratista pertenece al RUC de otros sectores, puede ingresar al RUC de
Hidrocarburos o viceversa. Para realizar esta inscripción se homologara la evaluación documental
hasta la fecha en que se le venza su registro correspondiente; pero deberá realizar la evaluación
de campo pagando la mitad del valor de la inscripción correspondiente al RUC al que desea
ingresar
CAPITULO V
a) El CCS dispondrá de los medios y recursos necesarios y de los procedimientos escritos que
le permitan desarrollar el proceso de ingreso de contratistas, calificación y reporte de la
Gestión en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
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REGLAMENTO DEL RUC
b) Los procedimientos bajo los cuales operan los servicios suministrados a las firmas contratistas
registradas y a las operadoras, no serán administrados en forma discriminatoria, su manejo se
realizará en igualdad de condiciones para todas las firmas involucradas.
c) Los derechos por el ingreso al “Registro Uniforme de Evaluación del Sistema de Gestión de
Sguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente para Contratistas del Sector Hidrocarburos”,
(RUC) se obtienen después de realizada la inscripción y pago respectivo ante la Dirección
Comercial del CCS.
d) Los costos de desplazamiento para las visitas a realizar fuera de Bogotá serán asumidos por
las empresas a visitar en el sitio respectivo. Este costo será prorrateado entre las diferentes
empresas programadas para una misma región o ciudad, siempre y cuando sea posible la
programación de varias empresas.
f) La vigencia de inscripción al RUC cuenta desde la fecha en que el CCS envía respuesta a la
solicitud de ingreso mediante carta emitida y firmada por la Dirección de Certificación y
Asociados.
La fecha de vigencia del registro se mantendrá para cada renovación de la inscripción al RUC.
Tanto el CCS como la empresa contratista podrán manifestar con treinta (30) días de
anticipación al vencimiento de la inscripción anual su intención de mantener la inscripción al
RUC. Para ello el CCS enviará una comunicación donde se indica el valor correspondiente al
período de renovación. Si la empresa no cancela el valor de la renovación, el CCS procederá a
excluir a la empresa del RUC y por consiguiente no incluirá a la empresa contratista en el
reporte periódico que emite para las compañías operadoras del sector de hidrocarburos.
g) Con el Ingreso al RUC, se obtienen los siguientes derechos: 1) Suministro a la firma contratista de
una herramienta para la autoevaluación del desempeño en la gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y
Medio Ambiente. 2) La realización de una visita de verificación por parte de profesionales del CCS 3)
Atención de solicitudes de visitas adicionales pedidas por el contratista. 4) Ejecución de visitas de
seguimiento a partir del segundo año de inscripción. 5) Informes escritos de las visitas realizadas por los
profesionales del CCS, que incluyen la identificación de los aspectos conformes y no conformes con la
“Guía del Sistema de Gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente de Contratistas del
Sector Hidrocarburos”.6) El contratista podrá solicitar certificación donde se registre la calificación del
desempeño de la gestión realizada en Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente, la cual se
expedirá después de realizada la visita de evaluación. 7) Prórroga de 45 días a la calificación obtenida
por el contratista, después de vencido el año de inscripción. Se otorgará esta prórroga siempre y cuando
el contratista haya pagado su renovación por inscripción al RUC.
h) La solicitud por parte de los contratistas, de visitas de evaluación adicionales a las del
cubrimiento por inscripción, causa un costo adicional que debe ser cubierto por el contratista
que las solicite.
Los aplazamientos se aceptarán, sí la empresa da aviso mínimo (1) una semana antes de la
fecha programada, siendo reprogramada después de dos meses. Si el aplazamiento es solicitado
al profesional del CCS, el mismo día de la vista a la empresa, ésta tendrá que cancelar los
honorarios correspondientes del profesional.
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REGLAMENTO DEL RUC
k) Para efectos del presente reglamento el término “información” se refiere a los documentos,
datos y reportes manejados en la base de datos del RUC.
b) La visita de verificación a cargo de los profesionales del CCS, se efectuará máximo treinta (30)
días después de recibida toda la documentación prevista en el artículo 9 literal a).
c) Un contratista podrá ser objeto de la visita de verificación, aunque no esté prestando sus
servicios a ninguna operadora en particular, en cuyo caso la evaluación se dirigirá a verificar su
gestión en contratos anteriores ó la estructura diseñada para cubrir los requisitos del Sistema de
gestión de Seguridad, Salud Ocupacional y Medio Ambiente.
d) Las visitas de seguimiento están definidas para verificar las medidas implementadas para cerrar
las no conformidades detectadas en visitas anteriores y verificar el cumplimiento y continuidad de
los requisitos encontrados como satisfactorios en las mismas y se realizan en el siguiente período
de inscripción al registro. (Tiempo en el cual puede demostrar la implementación y desarrollo de las
medidas recomendadas en una visita de verificación).
Las visitas de seguimiento se programarán máximo treinta (30) días después que la empresa
haya realizado el pago de renovación de la inscripción.
e) Las firmas contratistas podran solicitar la visita adicional como minimo tres (3) meses después
de realizada una visita de verificación o seguimiento y tres (3) meses antes del vencimiento de la
inscripción. El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar solamente una visita adicional
dentro del periodo de vigencia del RUC.
El Consejo Colombiano de Seguridad podrá realizar visita adicional antes del cumplimiento de los
tres (3) meses, sólo si la solicitud es realizada por las empresas operadoras de Hidrocarburos.
El CCS podrá realizar visitas adicionales antes del cumplimiento de los tres (3) meses, sólo si la
solicitud es realizada por las empresas operadoras de Hidrocarburos.
f) Los contratistas que estén prestando sus servicios a diferentes operadoras, en el momento de
ingresar al registro, serán evaluados en uno de los contratos de manera aleatoria.
g) Adicional a las evaluaciones realizadas por el CCS, el RUC almacenará también, la información
obtenida de la evaluación final del desempeño del contratista, realizada por las operadoras
quienes dispondrán de una herramienta para el reporte, diseñada por el CCS.
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REGLAMENTO DEL RUC
h) Las firmas contratistas recibirán informes de las visitas de evaluación, una vez éstas hayan sido
realizadas y en los plazos que sean establecidos dentro del procedimiento para la realización y
reporte de visitas.
i) Las firmas contratistas podrán solicitar revisión de los resultados de las visitas de evaluación
máximo (30) treinta días después de recibido el informe.
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