PLANEACIÓN DE GESTIÓN DE AUDITORIA APLICADA AL SISTEMA DE

VENTAS DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S.

NOMBRE DE ESTUDIANTES

Nombre de la Institución
Departamento
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 CONTENIDO

Introducción.
CAPITULO I

1. ANTECEDENTES.
1.1. Antecedentes Históricos DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S.
1.1.2 Misión
1.1.3. Visión
1.1.4. Objetivos de calidad
Figura NO. 1
1.1.5. OBJETIVOS
1.1.6. Estructura Orgánica.
Figura NO.2
1.1.7. Presupuesto.
1.1.8. Políticas dirigidas a todo el personal
1.2. Antecedentes Teóricos
1.2.1. Concepto de Auditoria
1.2.2. Auditoria de Gestión
Figura NO. 3
1.2.3. Objetivos de Auditoria de Gestión.
1.2.4. Equipo multidisciplinario de Auditoría de Gestión
1.2.5. Designación y responsabilidades del equipo de trabajo
1.2.6. Metodología
ETAPAS DE PLANECION DE AUDITORIA DE GESTIÓN.
1.2.7. Resultados.
1.2.8. Identificación del proceso de auditoría de gestión aplicada al sistema de ventas de la
empresa Distribuidora Ancla S.A.S.
1.2.9. DIAGNÓSTICO
CAPITULO II
2. Aplicación práctica preliminar.
2.1. Diseño Metodológico.
2.2. Planificación
2.3. Ejecución
CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES
ANEXOS.
 INTRODUCCIÓN

La auditoría de gestión es la herramienta que permite analizar, diagnosticar y establecer

una serie de recomendaciones a las entidades u organizaciones, en consecución del logro de los

objetivos trazados.

El presente trabajo tiene como finalidad identificar cual es el proceso que comprende el

desarrollo de una auditoria de gestión y establecer cuáles son las herramientas a utilizar para

llevar a cabo dicho proceso. Para ello se investigó y estudio las etapas de desarrollo para realizar

el proceso de planeación y programación de una auditoria en el sistema de ventas de la empresa

DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S, ofrece sus servicios a la industria, la construcción, el sector

automotriz y marino, ofreciendo los mejores productos en tres líneas: Lubricación y

Mantenimiento, Ferretería y Construcción Estructural.

La empresa hoy en día cuenta con sucursal en Barranquilla y Sincelejo, atendiendo una

amplia gama de clientes en toda Colombia gracias a su infraestructura y recursos. Cuenta con

más de 20 proveedores nacionales y extranjeros, los cuales forman parte de la empresa,

trabajando en equipo para ofrecer la mejor asesoría técnica y servicio. Atiende a sus clientes

todos los días (Sábados, Domingos y Festivos, las 24 horas en los 365 días del año)

suministrando un stock suficiente para la entrega inmediata de sus productos, y ofreciendo toda la

capacitación técnica y la información necesaria para ingenieros, técnicos y usuarios finales.

[ CITATION htt201 \l 9226 ].

La planeación de auditoria de gestión esta aplicada al sistema de ventas de Distribuidora

Ancla S.A.S. con el propósito de establecer los factores de riesgo y su alcance para dar

cumplimiento a los objetivos propuestos.

 CAPITULO I

DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S

1.- ANTECEDENTES

1.1.- ANTECEDENTES HISTORICOS.

Fue  fundada en julio de 1996 en la ciudad de Cartagena para atender la industria, la

construcción, el sector automotriz y marino, ofreciendo los mejores productos en tres líneas:

Lubricación y Mantenimiento, Ferretería y Construcción Estructural. La empresa hoy en día

cuenta con sucursal en Barranquilla y Sincelejo, atendiendo una amplia gama de clientes en toda

Colombia gracias a su infraestructura y recursos.

Cuenta con más de 20 proveedores nacionales y extranjeros, los cuales forman parte de la

empresa, trabajando en equipo para ofrecer la mejor asesoría técnica y servicio. Atiende a sus

clientes  todos los días (Sábados, Domingos y Festivos, las 24 horas en los 365 días del año)

suministrando un stock suficiente para la entrega inmediata de sus productos, y ofreciendo toda la

capacitación técnica y la información necesaria para ingenieros, técnicos y usuarios finales.

La empresa Distribuidora Ancla S A S tiene como domicilio principal de su actividad la

dirección, DIAGONAL 21, 4809 BOSQUE en la ciudad de CARTAGENA, BOLIVAR. El

teléfono de Distribuidora Ancla S A S es el (5)6625556. Esta empresa fue constituida como

SOCIEDAD POR ACCIONES SIMPLIFICADA y se dedica a Comercio al por menor de

lubricantes (aceites grasas) aditivos y productos de limpieza para vehículos automotores.

[ CITATION htt194 \l 9226 ]

 DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S. cuenta con certificación  de ISO 9001:2015 -

BUREAU VERITAS; manteniendo un alto estándar y una mejora continúa en sus procesos

internos y servicios.

1.1.2. MISIÓN.

Comercializar y distribuir marcas reconocidas a nivel nacional o internacional, brindando

Asesorías técnicas para generar en nuestros clientes una buena decisión de compra y la

satisfacción por el servicio prestado. Nuestro trabajo permite desarrollo en la comunidad,

beneficio de sus accionistas y trabajadores. Fortaleciendo el trabajo en equipo y actuando bajo los

principios de Ética, Cumplimiento y Responsabilidad.

1.1.3. VISIÓN.

Para el 2022 Hacer de Distribuidora Ancla la empresa líder que a nivel de la Región

Caribe se desarrolle y fortalezca en la distribución mayorista y al detal de los mejores productos

nacionales e importados para las líneas de Ferretería y Lubricantes en los sectores de la industria,

la construcción, el automotriz y marino. Siempre a la vanguardia de las exigencias que genere la

globalización de los mercados internacionales.

1.1.4. OBJETIVOS DE CALIDAD.

 Satisfacer los requisitos de los clientes de los diferentes sectores en la comercialización de

productos y/o servicios.

 Garantizar que los productos y/o servicios solicitados cumplan con las características
técnicas específicas, precios competitivos y la entrega oportuna a los clientes. Teniendo
como referente el marco legal aplicable parar Lograr así la satisfacción y la obtención de
buenos resultados.
  Gestionar las actividades críticas de los diferentes procesos, con el fin de mejorar
continuamente, aumentar la competencia del personal y la rentabilidad del negocio.

La empresa cuenta con los siguientes departamentos y su respectivo personal.

Cuadro No. 1.

CARGO DEPARTAMENTO

Presidente PRESIDENCIA

Gerente GERENCIA

Supervisor de ventas VENTAS

Asesores de venta (7) VENTAS

Recepcionista TESORERIA

Auxiliar de crédito CREDITO

Auxiliar de facturación (2) FACTURACION

Asistente de compras COMPRAS

Jefe de bodega BODEGA

Ayudante de bodega (3) BODEGA

Fuente: elaboración propia.

1.1.5. OBJETIVOS.

Para los clientes: Busca anticiparse a las necesidades de mercado y de sus clientes

ofreciendo la distribución de productos de la máxima calidad.

Para la sociedad: Satisfacer las necesidades de los consumidores con productos de

calidad, en las mejores condiciones de venta.

 Para los empleados: Mantener un clima de motivación laboral con los colaboradores del

entorno, para sentirse identificados, abonando esfuerzos para que la compañía siga el camino

imparable.

1.1.6. ESTRUCTURA ORGANICA

Distribuidora Ancla S.A.S. Posee una estructura organizacional acorde al tamaño y tipo

de negocio, el cual proporciona un confiable control sobre sus operaciones. La entidad está

organizada de la siguiente manera:

a) NIVEL DIRECTIVO Y EJECUTIVO: Representado por el Presidente y el Gerente.

A este nivel le corresponde tomar las decisiones, impartir instrucciones, controlar las

actividades a otros niveles.

b) NIVEL ASESOR: Conformado por Asesoría Jurídica. Les corresponde asesorar a los

diferentes niveles en los ámbitos concernientes a la administración y funcionamiento

de la entidad, en la entidad tenemos Asesoría Legal, Asesoría Financiera.

c) NIVEL OPERATIVO: Constituido por los diferentes departamentos de: Ventas,

Crédito y Cobranzas, Contabilidad y el Departamento de Compras. A este nivel le

corresponde la ejecución de las distintas funciones y operaciones de la empresa.

d) NIVEL DE APOYO: Son todas las áreas que se encuentran dentro de los diferentes

departamentos.

El organigrama de Distribuidora Ancla S.A.S. Está compuesto de la siguiente manera.

 Cuadro No. 2.

Fuente: suministrada por Distribuidora Ancla .S.A.S

Todas estas actividades van acorde con el desempeño de la empresa, existiendo así un

grado de dependencia del 90%, que equivale a un nivel máximo debido a que todas las

actividades están relacionadas entre sí bajo el control y mando de la Gerencia General, sin tener

restricción alguna.

1.1.7. PRESUPUESTO.

Los presupuestos de ventas se realizan al principio de cada año, basándose en información

del periodo anterior y en la evolución del mercado.

 1.1.8. POLITICAS DIRIGIDAS A TODO EL PERSONAL.

Estas políticas son verbales:

 Los trabajadores tienen la obligación de incorporarse a sus labores en los horarios

establecidos de acuerdo a sus funciones.

 Puntualidad.

 Multas por daños y perjuicios a la empresa.

 Si el cobro de la factura no se realiza a tiempo, el valor de la misma será

descontada a quien corresponda, en este caso al vendedor.

 Realizar todo trabajo con excelencia y calidad.

 Brindar trato justo y esmerado a todos los clientes, en sus solicitudes y reclamos.

 Todos los integrantes de la empresa deben mantener un comportamiento ético.

1.2. ANTECEDENTES TEORICOS.

1.2.1. CONCEPTO DE AUDITORIA.

"Auditoría es el examen objetivo, sistemático y profesional de las operaciones financieras

o administrativas, efectuado con posterioridad a su ejecución, con la finalidad de verificarlas,

evaluarlas y elaborar un informe que contenga comentarios, conclusiones y recomendaciones y

en el caso del examen de estados financieros el correspondiente dictamen profesional" [ CITATION

ENR07 \l 9226 ].

1.2.2. AUDITORIA DE GESTIÓN.

Es la herramienta que permite analizar, diagnosticar y establecer una serie de

recomendaciones a las entidades u organizaciones, en consecución del logro de los objetivos

trazados. La evaluación de la labor de la administración puede ser uno de los motivos por los

cuales una organización decida llevar a cabo una Auditoría de gestión lo que implica formular

recomendaciones en consecución de los posibles desvíos y riesgos para el cumplimiento de los

propósitos establecidos dirección del ente económico.

Para adelantar una Auditoría de gestión, se hace indispensable comprender la manera

adecuada en que ésta puede ser desarrollada y sobre todo las herramientas que deben ser tenidas

en cuenta para su ejecución.

Cuadro No. 3.

CARACTERISTICA AUDITORIA DE GESTIÓN

Formular y expresar una opinión sobre los

aspectos administrativos, gerenciales u

operativos, poniendo énfasis en el grado de

CONCEPTO
eficacia, eficiencia y economía con que se han

utilizado los recursos humanos, materiales y

financieros, determinando así mismo si se han

 alcanzado los objetivos programados.
Puede alcanzar a todas las operaciones en

general, inclusive las financieras o puede

ALCANCE
limitarse a cualquier operación o actividad

específica.
Hacia las operaciones de la empresa en el

ORIENTACIÓN presente con proyección hacia el futuro y

retrospectivo al pasado cercano.

Aplicación de los principios de
MEDITACIÓN
administración.

El método queda a criterio del auditor.

MÉTODO

Las técnicas de auditoría establecidas por la

TECNICAS
profesión del Contador Público.
INTERES La gerencia, el directorio, los accionistas.
Eminentemente positivo, tendiente a obtener

ENFOQUE mejores resultados, con más eficiencia,

efectividad y economía.
Auditor, Contador Público, otros
ENCARGADOS
Profesionales.
Profesionales de otras disciplinas tanto como

PERSONAL DE APOYO personal en varias etapas de entrenamiento

práctico y formal.
 Puede o no presentar los estados financieros.

Su contenido está relacionado con cualquier

INFORME DE AUDITORIA
aspecto significativo de la administración y

gestión.
Inciden sobre cualquier aspecto de la
CONCLUSIONES DEL AUDITOR
administración y operación de la empresa.
Se refiere a mejoras en todos los sistemas

administrativos, el sistema de control interno

RECOMENDACIONES DEL AUDITOR
gerencial y cualquier aspecto de la

administración y operación de la empresa.

Reciente, todavía en sus fases iniciales. Una

evolución de la auditoría tradicional

HISTORIA relacionada con el enfoque de los sistemas,

nació con la profesión del auditor interno y el

auditor gubernamental.
Iniciativa de auditores internos dinámicos y/o

Organismos Superiores de Control, debido a

CATALIZADOR
la necesidad de un mejor aprovechamiento de

recursos.
FRECUENCIA Cuando se considere necesario.
Necesaria para logar y mantener una buena
IMPORTANCIA
gerencia en general.
INDEPENDENCIA Imprescindible (necesaria).
Fuente: elaboración propia.
1.2.3. OBJETIVOS DE AUDITORIA DE GESTIÓN

Los principales objetivos de gestión son:

 Establecer el grado de efectividad y eficiencia con que se han utilizado los

recursos materiales y financieros.

 Verificar si las políticas, controles operativos y de acción correctiva han sido

manejadas correctamente.

 Determinar la razonabilidad de las políticas, procedimientos y normas que se dan

en la empresa.

 Identificar las áreas de reducción de Costos, mejorar los métodos operativos e

incrementar la rentabilidad con fines constructivos y de apoyo a las necesidades

examinadas.

 Determinar si la función o actividad bajo examen podría operar de manera más

eficiente, económica y efectiva.

 Determinar si la producción del departamento cumple con las especificaciones

dadas; en consecuencia se dan variados informes, presupuestos y pronósticos, así

como también los Estados Financieros.

 Verificar si la financiación de las adquisiciones de bienes o servicios afectan la

cantidad, calidad y las clases de compras si se hubiesen realizado.

1.2.4. EQUIPO MULTIDISCIPLINARIO DE AUDITORIA DE GESTION

 Para realizar Auditorías de Gestión es necesario la conformación de un equipo

multidisciplinario, que dependiendo de la naturaleza de la entidad y de las áreas a examinarse, a

más de los auditores profesionales, podría estar integrado por especialistas en otras disciplinas,

tales como: ingenieros, abogados, economistas, sicólogos, médicos, etc.

1.2.5. DESIGNACION Y RESPONSABILIDADES DEL EQUIPO DE TRABAJO.

El nivel directivo (Jefe de Auditoría) designará por escrito a los auditores encargados de

efectuar el examen a un ente o área, precisando los profesionales responsables de la supervisión

técnica y de la jefatura de equipo.

La designación del equipo constará en una orden de trabajo que contendrá los siguientes

elementos:

 Objetivo general de auditoria

 Alcance de trabajo

 Presupuesto de recurso y tiempo

 Instrucciones específicas.

a) Para cada auditoría se conformará un equipo de trabajo, en concordancia con la

disponibilidad de personal, complejidad, magnitud y volumen de las

actividades a ser examinadas.

b) El equipo estará dirigido por un auditor experimentado al que se le designará

como jefe de equipo y será supervisado técnicamente. En la conformación del

equipo también se deberá considerar lo siguiente:

  Rotación del personal para los diferentes equipos de auditoría.

 Continuidad del personal hasta la finalización de la auditoría.

 Independencia de criterio de los auditores.

 Equilibrio en la carga de trabajo del personal.

c) La organización e integración del equipo de auditoría es uno de los factores

importantes para el éxito del trabajo, decisión en la cual debe participar el jefe

de equipo y el supervisor para exponer sus criterios sobre el particular, pues

ellos serán los responsables del desarrollo y cumplimiento de los estándares

establecidos para la auditoría específica.

d) Para cumplir los objetivos con mayor eficiencia es necesario que la auditoría

esté adecuadamente planificada y organizada. Por consiguiente, durante la

planificación de una auditoría se determinará quién realiza el trabajo y cuándo

será ejecutada, además de establecer los controles para asegurar que se

concluya según lo planificado.

e) Los estimados de tiempo para cada auditoría, deben confirmarse durante la

planificación y señalarlo para cada persona o por lo menos para cada

componente de la auditoría, así como prever el tiempo para la supervisión.

De acuerdo con lo anterior la auditoria de gestión se convierte en una

herramienta fundamental por parte dela administración para poder tomar las

acciones y correctivos necesarios en busca de mejoras continuas y mitigar el

 riesgo. Por consiguiente la propuesta se desarrollara considerando las siguientes

pautas:

 Pauta académica: La investigación cumple con lo establecido por

la facultad de ciencias económicas en el programa de la

Especialización de Revisoría Fiscal y Auditoria Internacional,

haciendo que el tema constituya un aporte dentro de nuestro

desarrollo profesional.

 Pauta personal: El trabajo es aplicable debido a que no existe un

método con el cual se pueda medir la gestión, es por esto que la

propuesta de un modelo de planificación de auditoria de gestión

permite evaluar la gestión y sus resultados en relación de sus

objetivos y metas, mediante la utilización de técnicas y demás

métodos de auditorías convencionales, con el propósito de

recopilar, revisar y analizar la información, para emitir una opinión

sobre la gestión y el control.

 Pauta operativa: Para la investigación se cuenta con el escepticismo

profesional que adquirimos en la especialización necesaria y una

bibliografía adecuada que permitirá la ejecución de este trabajo.

La anterior revisión lleva a plantear como interrogante de investigación en nuestro caso:

 ¿CUÁL ES EL PROCESO QUE COMPRENDE LA PLANEACIÓN DE LA

AUDITORIA DE GESTIÓN EN EL SISTEMA DE VENTAS DE LA EMPRESA

DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S?

Con el propósito de responder el interrogante se busca como:

OBJETIVO GENERAL: propuesta de un modelo de planeación de auditoria de

gestión en el sistema de ventas de la empresa Distribuidora Ancla S.A.S.

Para el cumplimiento del objetivo general se plantea como:

OBJETIVO ESPECIFICO:

 Identificar el proceso de planeación de la auditoria de gestión aplicada

al sistema de ventas de la empresa Distribuidora Ancla S.A.S.

 Diagnosticar el estado actual de la empresa.

 Sugerir un modelo de matriz a utilizar para el desarrollo del programa

de auditoria.

1.2.6. METODOLOGIA.

La elaboración propuesta es de tipo descriptivo debido a que el modelo auditoria de

gestión nos permite explicar de forma breve la importancia de poder evaluar la gestión en el

sistema de ventas de la empresa de servicios, teniendo presente lo que se quiere alcanzar como
objetivo general propuesto de manera que este trabajo contribuya como apoyo informativo para

una futura evaluación del tema.

Etapa I. Preparación de la auditoria, se debe identificar el proceso de auditoría de gestión

que se va aplicar al sistema de ventas de la empresa Distribuidora Ancla S.A.S.

Para esta etapa se necesita reunir toda la información que haga referencia a la auditoria de

gestión; el insumo principal para obtener la información son los documentos, programas procesos

políticas, formatos y normatividad que haya sobre el tema, de manera que se pueda revisar y

evaluar el sistema de gestión en la empresa y mostrar en un flujo grama del proceso.

Etapa 2. Una vez reunida la información de la etapa I se deberá determinar las

herramientas para proceder a la ejecución de todo lo planeado.

En la ejecución se debe realizar un examen detallado de la información sobre la cual debe

actuarse y este comprende los muestreos, efectos observados, causas y evaluaciones de los

distintos resultados y es aquí donde se deben establecer o determinar las herramientas a utilizar,

es decir, elaborar el programa y determinar técnicas y procedimientos apropiados para cada área

de la empresa.

Para determinar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas e identificar los

riesgos que se hallaron en el análisis con el fin de buscar el mejoramiento en el proceso

utilizaremos la matriz DOFA.

Etapa 3. Establecimiento de la metodología para la auditoria de gestión:

 Para que la Auditoría de gestión pueda realmente contribuir al desarrollo y fortalecimiento

de la organización o como componente fundamental de la auditoría integral, es importante que se

implemente una metodología clara, precisa y efectiva.}

Para este caso a partir de la información recolectada en las dos primeras etapas se diseñara

un modelo de auditoria de gestión la cual pretende mostrar de forma práctica la metodología a

seguir para realizar una auditoría de gestión bajo los estándares normativos vigentes.

1.2.7. RESULTADOS.

De acuerdo al análisis es importante señalar que los resultados de la investigación pueden

ser aplicados en cualquier empresa de características similares. Como resultado se busca que al

desarrollar las etapas mencionadas el resultado sirva para:

 Identificar con facilidad el proceso.

 Utilidad del diagnóstico de los hechos como análisis.

 La implementación de un modelo practico.

Como resultado de los objetivos dados en el desarrollo del trabajo se desarrolla una

metodología cualitativa a través de un flujo grama, una matriz DOFA y un modelo práctico y

metodológico para realizar una auditoría de gestión.

1.2.8. IDENTIFICACION DEL PROCESO DE LA AUDITORIA DE GESTION

APLICADA AL SISTEMA DE VENTAS DE LA EMPRESA DISTRIBUIDORA ANCLA.

En esta fase se tiene conocimiento general de la empresa y del medio externo. Para esto es

necesario realizar entrevistas a los representantes y/o administradores de la empresa, analizar sus
necesidades, formular un plan muy general de acción para realizar la Auditoría de Gestión, dentro

de esta etapa se distinguen las siguientes fases:

a) Recopilación de antecedentes:

Las primeras actividades deben dirigirse a obtener información en relación a aspectos

tales como:

1. Razón Social, domicilio y ubicación geográfica de la oficina matriz y sucursales.

2. Objetivos Generales.

3. Orientación de la empresa, productos que fabrica, comercializa o servicios que

presta.

4. Sector económico al que pertenece la empresa, y/o organismo a cuya fiscalización

está sometida.

5. Naturaleza jurídica, estatutos y reglamentación orgánica que rige a cada empresa

dependiendo de su sector.

6. Tamaño de la empresa, capital, volumen de ventas, número de personas que

laboran en la organización.

b) Conocimiento general de la empresa: profundizar la información general recopilada

para obtener un marco de acción para así poder desarrollar la Auditoría de Gestión en

la empresa. Se tienen en cuentan aspectos como:

 Visión, Misión.

 Definición de indicadores.

 Planes de inversión.
  Programas.

 Presupuestos.

 Estados Financieros.

 Políticas Generales de la empresa y de cada área.

 Estrategias y tácticas en uso de cada componente de la empresa.

 Estructura formal de la organización.

 Estado de la relación entre el personal y la Administración General

c) Evaluación preliminar del control interno: en esta fase se definen en forma

preliminar las áreas críticas o estrategias en las cuales se va a profundizar el

estudio, para llegar a la raíz de los problemas o situaciones conflictivas detectadas.

Los aspectos que se debe considerar son.

 La existencia de un sistema de planificación.

 La existencia de un Sistema de Control para evaluar las áreas clave de las

ventas.

 El grado de integración del sistema del Control Interno en uso y los

componentes del mismo.

 El uso de indicadores de comportamiento cuantitativo y cualitativo de la

operatividad de las ventas en la empresa.

 La implantación de políticas y programas coherentes de selección,

capacitación y evaluación del personal.

Para identificar de manera clara y pedagógica esta primera etapa recurrimos a un flujo

grama donde se muestra todo el proceso de la auditoria de gestión (ANEXO I)

 1.2.9. DIAGNOSTICO APLICADO AL SISTEMA DE VENTAS DELA EMPRESA

DISTRIBUIDOA ANCLA S.A.S.

Para el diagnóstico en el sistema de ventas para el modelo de investigación es necesario

tener un conocimiento de la empresa para poder evaluar los procesos internos y externos con el

fin de buscar el mejoramiento continuo y analizar junto a la gerencia los resultados obtenidos.

(ANEXO 2) elaborado fuente propia.

Razón Social, DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S.

Es una sociedad por acciones simplificadas matriculada el lunes 15 de julio de 1996 con

domicilio registrado en la ciudad de Cartagena. Esta empresa se dedica principalmente

al comercio al por menor de lubricantes (aceites, grasas), aditivos y productos de limpieza para

vehículos automotores.
 CAPITULO II

APLICACION PRÁCTICA

AUDITORÍA DE GESTIÓN APLICADA AL SISTEMA DE VENTAS DE LA

DISTRIBUIDORA ANCLA S.A.S.

PLANIFICACIÓN PRELIMINAR

Fecha: 14 mayo del 2020

Asunto: Examen al Sistema de Ventas

De: Jefe de Auditoría

Para: Jefe de Equipo

1. MOTIVO DEL EXAMEN

Por petición de Doc. VICENTE MATOS Gerente de la Distribuidora Ancla S.A.S, según

oficio # 075 con fecha 14 de mayo del 2020.

2. OBJETIVO GENERAL:

Verificar que el Sistema de Ventas cumpla con las metas y objetivos previstos por la

administración y se ejecute con efectividad, eficiencia y economía, para que los clientes

se sientan satisfechos, mejorando así la imagen de la entidad.

3. OBJETIVOS ESPECIFICOS:

 Comprobar que las metas y objetivos del Sistema de Ventas se cumplan y sean los

adecuados.
  Verificar que las políticas del Sistema de Ventas sean las apropiadas para guiar la

acción de la empresa.

 Verificar el cumplimiento de los planes y programas de ventas en los términos

propuestos.

 Verificar que se cumpla con los presupuestos establecidos para la venta de los

productos.

 Verificar que las medidas adoptadas para el control se cumplan y sean adecuadas.

 Verificar que exista una adecuada coordinación entre el personal de ventas y su

jefe inmediato superior.

 Comprobar que la asesoría y capacitación dada al personal de ventas sea efectiva y

este de acuerdo con las necesidades de la entidad.

4. ALCANCE

El alcance de este examen comprenderá el análisis y estudio de los planes y programas

de ventas, presupuestos, recurso humano, procedimientos, coordinación y medidas de

control, para llevar el correcto funcionamiento de la empresa.

5. RECURSOS.

Ejemplificación de formatos (ANEXO 3) Elaboración propia.

6. DISCUSIÓN

De acuerdo a los resultados de la investigación propuesta de un modelo de

planificación auditoria de gestión se deduce que si es objeto de análisis se cuenta con

condiciones necesarias para llevar a cabo el proyecto propuesto. Por lo anterior se

 puede cumplir con el objetivo planteado como premisa del trabajo Por otro lado, se

aprecia que se ofrece un aporte importante para que el modelo sea aplicado, en otras

empresas de características similares y con la opción de ser mejorado y ampliado

según las necesidades pues se dejara como resultado de la investigación un

procedimiento práctico y metodológico para realizar la planificación de la auditoria de

gestión.

En la actualidad la empresa no cuenta con un modelo de planificación para realizar una

auditoría de gestión y poder ofrecer este servicio el cual traerá nuevos clientes y mayores

ingresos.

Como resultado de la investigación se espera identificar las pautas para iniciar la

implementación de las auditorias. En tal sentido se formulan estrategias de mejoramiento en los

modelos de gestión que permitan a la pyme condiciones operativas competitivas.

7. DISEÑO METODOLÓGICO:

Recolección y procesamiento de información: Diseño de instrumentos (selección

de muestra para obtener datos de carácter administrativo), Diseño para la recolección de la

información (aplicación de técnicas de investigación), Diseño del procesamiento (forma

manual).

Análisis y propuesta: Diseño del ordenamiento de la información, Análisis

cuantitativo (lectura de gráficos estadísticos), Análisis cualitativo (aplicación de método

de causa y efecto), Diseño de la propuesta (aportar con recomendaciones),

Redacción del texto: Presentación del texto preliminar, Revisión del texto,

Reajustes al texto, Elaboración del texto definitivo, Presentación del texto.

 En el examen al Sistema de Ventas se va a utilizar el siguiente proceso:

PLANIFICACIÓN

2.2. PLANIFICACIÓN PRELIMINAR Servirá para que el auditor tenga un

conocimiento completo con respecto a las áreas en las que va a practicar el examen.

Objetivos.- Es lo que se pretende alcanzar con la Planificación Preliminar.

a. Obtener y actualizar conocimientos e información del Sistema de Ventas.

b. Familiarizar al equipo de Auditoria.

c. Documentar el examen.

d. Enriquecer la documentación de antecedentes y justificación de Auditoria.

Resultados: Los documentos e información que vamos a obtener en la Planificación son:

a. Conocimiento de la actividad y antecedentes de la empresa.

b. Conocimiento del medio ambiente en el que se desenvuelve la empresa.

c. Reporte de la Planificación Preliminar.

d. Contar con un archivo de papeles de trabajo.

e. Programa de la Planificación Específica.

 PLANIFICACIÓN ESPECÍFICA Está orientado a la evaluación del Control Interno,

identificación de áreas críticas y análisis del riesgo.

 Objetivos. Es lo que se pretende alcanzar con la Planificación Específica.

 Evaluar el Control Interno del Sistema de Ventas.

 Evaluar el Ambiente de Control.

 Evaluar y calificar el riesgo de auditoría. Aquí se analizará el riesgo Inherente y el de

Control.
 Identificación de áreas críticas

 Establecer el enfoque del examen.

Resultados: Los documentos e información que vamos a obtener en la Planificación

Específica son:

a) Para la Empresa: Informe de la evaluación del Control Interno, el cual será

entregado a Gerencia con el objetivo de mejorar la eficiencia del Sistema de

Ventas, sugiriendo la implementación de las recomendaciones emitidas en dicho

informe.

b) Para el Equipo: Se obtendrá:

 Análisis del Control Interno,

 Matriz de calificación del riesgo,

 Identificación de áreas críticas,

 Plan de muestreo,

 Plan detallado de la ejecución

2.3. EJECUCIÓN:

Es la etapa en la cual se tienen que seleccionar y aplicar las técnicas de recolección

que se estiman más viables de acuerdo con las circunstancias propias de la auditoría a

realizarse. Se integra el equipo de trabajo.

Objetivos: Es lo que se pretende alcanzar en la Ejecución.

a. Aplicar las pruebas de auditoría en base al procedimiento de áreas críticas.

b. Aplicar el plan de muestreo y los programas

c. Identificar y desarrollar los hallazgos de auditoría.

 Resultados: Los documentos e información que vamos a obtener en la Ejecución son:

a. Hallazgos de auditoría. Descripción lógica, completa, ordenada y detallada de las

desviaciones establecidas por el auditor como producto de la aplicación de pruebas

selectivas con empleo de procedimientos o técnicas de auditoría. Debe considerarse

que todo hallazgo debe contener los siguientes atributos:

 Condición.- Lo que es, la situación encontrada.

 Criterio. Lo que debería ser, la norma, el estándar, el índice, etc.

 Efecto. Lo que representa para la empresa, de ser posible en términos cuantitativos.

Diferencia entre criterio y condición.

 Causa. Por qué sucedió, razón o motivo que produjo la desviación.

 Obtención de evidencia. La evidencia debe ser útil, válida y cumplir con los siguientes

requisitos:

 Suficiente. Necesaria para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones.

 Competente. Consistente, convincente, confiable y válida.

 CONCLUSIONES

Cada una de las etapas del desarrollo de una Auditoría de gestión es fundamental para la

presentación del informe final. Una vez finalizado la investigación teórico-práctico de la

Auditoría de Gestión aplicada al Sistema de Ventas de la Distribuidora Ancla S.A.S. se ha

determinado las siguientes conclusiones:[ CITATION CAR \l 9226 ]

 La auditoría de gestión es un instrumento de análisis en la gestión de procesos

porque permite obtener información importante para los administradores a través

de los procesos de cada área y aplicar los correctivos a que haya lugar.

 La propuesta modelo de planificación auditoria de gestión es la mejor herramienta

para mejorar el rendimiento y la organización de las empresas, gracias a los

resultados que puede arrojar esta.

 El marco teórico para la ejecución de la Auditoría de Gestión es indispensable ya

que se aplican conceptos, teorías y demás criterios profesionales que permiten que

la Auditoría sea de calidad y se pueda realizar el examen sin complicaciones e

inconvenientes para poder obtener resultados confiables.

 El trabajo realizado permitió determinar las áreas de oportunidad en cada una de

las etapas de proceso de auditoría de gestión, identificando aquellas amenazas e el

departamento auditado.

 Como parte de la Auditoría se aplicó los indicadores de gestión para determinar el

grado de cumplimiento de las Ventas.

 Finalmente es muy importante evaluar el grado de provecho de los recursos

humanos de que dispone una entidad y qué tan buena es la administración de

dichos recursos. Ninguna organización puede aspirar a crecer y a desarrollarse

 adecuadamente si no apoya sus procesos en una administración adecuada de los

recursos humanos y un aprovechamiento adecuado de los recursos económicos

con que cuenta.

RECOMENDACIONES

De acuerdo a lo analizado y estudiado en este trabajo de auditoría se recomienda poner

énfasis en el Manual de Funciones. Examinarlo, evaluarlo y darlo a conocer a los empleados,

para que puedan desempeñar un trabajo eficiente; incrementando su confianza y habilidad en sus

actividades. La aplicación correcta del Manual de funciones impide la evasión de

responsabilidades y crea un mejor ambiente de trabajo aportando con un sentido de justicia a las

relaciones y autoridad.

Otra de las recomendaciones planteadas a la Distribuidora es que se elabore un plan

estratégico y se analice por lo menos cada seis meses los rendimientos de la entidad. Esta acción

es fundamental y complementaria a las recomendaciones anteriores. En el fondo se trata de

evaluar el proceso con sentido autocrítico y con lo cual se mejorará el uso de los recursos que

dispone la entidad, garantizando que la empresa crezca constantemente y sea reconocida en el

país.

De la misma manera la Administración tiene que elaborar, analizar y modificar

constantemente el Presupuesto de Ventas, para saber si se está cumpliendo o no con las metas

acordadas al inicio de cada periodo, ya que ayudará a mejorar las ventas, organizar efectivamente

las cuentas de la entidad y volverse más competitivos en el mercado; porque el control riguroso

de cada rubro y de cada acción permite tomar decisiones oportunas que afectan positivamente al

proceso.
Bibliografía
FRANKLIN, E. B. (2007). AUDITORIA ADMINISTRATIVA . Obtenido de https://www.casadellibro.com/libro-
auditoria-administrativa/9789702607847/1116439

FUERTE, C. R. (s.f.). AUDITORÍA DE GESTIÓN Y MODELOS DE CONTROL INTERNO, EJE 2.

http://www.grupoancla.com.co/. (2020). http://www.grupoancla.com.co/. Obtenido de

http://webcache.googleusercontent.com/search?
q=cache:RuarMI6hCYkJ:www.grupoancla.com.co/empresa+&cd=2&hl=es&ct=clnk&gl=co

https://directorio-empresas.einforma.co/informacion-empresa/distribuidora-ancla-sa-sigla-distriancla.
(2019).
 ANEXOS.

FLUJO DEL PROCESO DE LA AUDITORÍA DE GESTIÓN (ANEXO 1)

 FUENTE: Manual de la Auditoria

ELABORADO: Los Autores

MATRIZ DOFA (ANEXO 2)

Fuente: Imagen de Autores

 CUESTIONARIO PARA EVALUAR EL CONTROL INTERNO DEL

DEPARTAMENTO DE VENTAS DE DISTRIBUIDORA ANCLA.

CONCIENCIA DE CONTROL POR PARTE DE LA ADMINISTRACIÓN Y ESTILO

OPERATIVO