Unidad 2 / Escenario 3

Lectura fundamental

Proveedores y cuentas por pagar

Contenido

1 Proveedores y cuentas por pagar

Palabras clave: proveedores, acreedores varios, retenciones.

Para financiar gratis a una compañía es adecuado tener muy buenas relaciones con los proveedores,

por esta razón estudiaremos a continuación la definición y algunas generalidades del tema

proveedores y cuentas por pagar, para una mejor comprensión.

1. Proveedores y cuentas por pagar

1.1. Definición, reconocimiento y medición

Es la persona o entidad que abastece los productos

o materias primas para desarrollar el objeto social o
desarrollo de la actividad principal. Se contabilizan
bajo este concepto de obligaciones que tiene el ente

Proveedor económico en la compra o adquisición a crédito de

bienes y servicios para la comercialización o
fabricación de productos para la venta.

Figura 1. Proveedor
Fuente: elaboración propia

Para ampliar un poco más la definición, Gómez (2016) dice que: “el aprovisionamiento es un

proceso logístico que viabiliza la operatividad de las empresas al garantizar el flujo de entrada y la

disponibilidad de todos los productos y/o servicios que se requieran, los cuales son ofrecidos por

proveedores”. (pág. 533) En esta definición se hace énfasis en la logística de la operación de la

empresa, entonces podemos decir que proveedores son las empresas que brindan sus productos,

que en contraparte expiden factura o firman un contrato pagadero a un determinado tiempo que

sirve como soporte de la transacción económica para las dos partes (comprador y vendedor).

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La dinámica de los proveedores se hace necesaria para determinar su naturaleza es por ello

que, dentro de la política contable, se tenga en cuenta: el reconocimiento inicial, la medición

inicial, la medición posterior, dar de baja, la presentación y revelación. A continuación, se verán

algunas de estas características, para su manejo.

• Reconocimiento inicial: es cuando se determina el costo histórico y se determina por la cantidad

de dinero que vale la mercancía o lo facturado por el proveedor.

• La medición inicial: será el costo en el cual se adquirió la mercancía para sostenimiento de la

operación de la compañía, si el proveedor realiza la venta con pagos posteriores, o sea brinda una
financiación, se hace necesario traer a valor actual o valor presente los pagos, con una tasa de
oportunidad.

¿Sabía qué...?
El valor del dinero en el tiempo va perdiendo su valor adquisitivo, que no es
lo mismo 1.000.000 (un millón de pesos colombianos) hoy que, dentro
de un año, no se pueden realizar la misma cantidad de compras con la
misma cantidad de dinero, por efecto de la inflación.

Por su parte, una medición posterior se podría dar por el cambio de condiciones que maneje

el proveedor, por ejemplo, si ofrece descuentos por el pago anticipado de la deuda, habría que

determinar un flujo de efectivo para saber si es conveniente tomar o no el descuento ofrecido.

1.1.1. Proveedores nacionales

Los proveedores nacionales son las obligaciones en moneda funcional del correspondiente país en la
cual se realice la transacción. Ejemplo: compra de materia prima, contratos de construcción; para
todas ellas su reconocimiento inicial y medición posterior serán registradas, para Colombia, en pesos
colombianos ($COP).

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 Cómo mejorar...
Aprenderse las retenciones que aparecen en la figura 2, tomen el cuadro
de izquierda a derecha.

Tabla 1. Tablas de retenciones

COMPRADOR Gran
Gran
↓
contribuyente Responsable de IVA No responsable de IVA
contribuyente
autorretenedor

Gran
Retención en • Retención en la fuente. • Retención en la fuente.
contribuyente No
la fuente • Retención de ICA. • Retención de ICA.
autorretenedor • Retención IVA.

Gran Retención en • Retención en la fuente. • Retención en la fuente.

contribuyente
No
la fuente • Retención de ICA. • Retención de ICA.
• Retención IVA.

Responsable de
No
Retención en • Retención en la fuente. • Retención en la fuente.
IVA la fuente • Retención de ICA. • Retención de ICA.

No responsable
No No No No
de IVA

Fuente: elaboración propia.

Estimados estudiantes para los ejemplos que vamos a encontrar en esta lectura fundamental

no vamos a contabilizar la retención de ICA, porque recordemos que es un impuesto territorial, o

sea cada municipio tiene sus propios porcentajes.

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Ejemplo 1:

La compañía ABC, perteneciente es responsable de IVA, compra mercancía para la venta a la

compañía a XYZ, también es responsable de IVA: 15 kilos de aroma para fragancia por valor de

350.000 u.m., cada una más IVA del 19%, y retención en la fuente del 2,5% por compras, se pide

contabilizar la factura en la compañía ABC.

Tabla 2. Cuenta proveedores

Cuenta Débito Crédito

Inventarios 5.250.000

IVA descontable 997.500

Cuentas por pagar retención en la fuente 131.250

Proveedores nacionales 6.116.250

Sumas iguales 6.247.500 6.247.500

Fuente: elaboración propia.

Como se puede observar en la contabilización anterior, la cuenta proveedores es el total de la

mercancía, más el impuesto de IVA menos la retención en la fuente por parte del comprador.

Ejemplo 2:

La compañía ABC, es responsable de IVA, compra mercancía para la venta a la compañía MNP,

también es responsable de IVA, 25 kilos de aroma para fragancia por valor de 340.000 u.m., cada

uno, más IVA del 19%, y retención en la fuente del 2,5% por compras, la compañía MNP le otorga el

10% de descuento, se pide contabilizar la factura en la compañía ABC.

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 340.000 * 25 = 8.500.000, cálculo del descuento; 8.500.000 * 10% = 850.000

Luego la base para los impuestos será: 8.500.000 – 850.000 = 7.650.000

IVA = 7.650.000 * 19% = 1.453.500

Retención en la fuente = 7.650.000 * 2,5% = 191.250

Tabla 3. Factura con descuento

Cuenta Débito Crédito

Inventarios 7.650.000

IVA descontable 1.453.500

Cuentas por pagar retención en la fuente 191.250

Proveedores nacionales 8.912.250

Sumas iguales 9.103.500 9.103.500

Fuente: elaboración propia.

En el ejercicio anterior se observa que el descuento nos cambió la base para el cálculo de los

impuestos, lo que nos indica que para tomarse el descuento tiene que estar contemplado en la

factura.

En síntesis...
Existen los descuentos comerciales y condicionados, los descuentos
comerciales o también llamados descuentos pie de factura, los cuales
no están sometidos a restricción alguna porque se conocen al momento
de realizar la operación económica. Los descuentos condicionados o
financieros, dependen de la política de la compañía frente a los clientes de
la compañía, estos descuentos no aparecen en la factura.

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En los párrafos anteriores se trabajó el tema de proveedores nacionales, ahora seguiremos

con proveedores del exterior ya que muchas materias primas se importan y es indispensable

conocer el manejo adecuado de los mismos.

1.1.2. Proveedores del exterior (Importaciones)

Cómo mejorar...
Es necesario que lea la NIC 21 “Efectos de las variaciones de la tasa de
cambio de la moneda extranjera”, allí encontrará lo que es la moneda
funcional, amplía los conceptos sobre transacciones en moneda
extranjera, nos describe cómo es el recogimiento inicial, trabaja
la diferencia cambio al cierre del ejercicio y el pago de la deuda al finalizar
el plazo.

Las normas internacionales de información, que en el momento aplican a nivel mundial, mencionan
según las IFRS (2009) que: “las actividades de operación son las actividades que constituyen la
principal fuente de ingresos de actividades ordinarias de la entidad” estas actividades no solo se
presentan en el país origen de la operación, también pueden ser adquiridas en el exterior por eso
se hace necesario tener claro el manejo tanto a nivel nacional como internacional. Por lo anterior,
podemos concluir que los proveedores del exterior son obligaciones contraídas con empresas

extranjeras por la compra de sus bienes y servicios, facturada en una moneda diferente a la funcional
que opera en el país.

Ejemplo 1

La compañía ABC S.A., el 1. ° de enero 01/XX, compra mercancía a crédito a 90 días, a ICI Co,

Inglaterra, por valor de US$100.000, para la venta, el tipo de cambio del dólar en Colombia es

3.000 u.m., la liquidación será la siguiente:

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 ¿Sabía qué...?
“Los incoterms son un conjunto de reglas internacionales, regidos
por la Cámara de Comercio Internacional, que determinan el alcance
de las cláusulas comerciales incluidas en el contrato de compraventa
internacional. En la versión actual, los incoterms se dividen en cuatro
grandes grupos (E, F, C y D), en función del lugar de entrega de la
mercancía y del responsable del pago del transporte internacional,
para nuestro ejercicio trabajaremos con el grupo C, en donde El vendedor
correrá con todos los gastos hasta puerto de destino y el inconterm será
CFI (Cost, Insurance and Freight, exclusivo del transporte marítimo)”)
Icontainers. (2014).

Para el ejercicio vamos a trabajar el CIF “El vendedor debe pagar los costos y el flete necesarios

para conducir las mercancías al puerto de destino convenido”, para Colombia el puesto sería

Buenaventura.

Tabla 4. Ejercicio CIF para Colombia

Detalle Valor Porcentaje Valor U$ T/t.Cambio Total

Factura, costos,
100.000 3.000 300.000.000
seguros y fletes

Arancel 100.000 20% 20.000 3.000 60.000.000

Iva 120.000 19% 22.800 3.000 68.400.000

Total 428.400.000

Fuente: elaboración propia.

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Cuando la mercancía llega al puerto de Buenaventura, se tiene que nacionalizar; este

procedimiento se realiza con la declaración de importación, con este documento se liquida y

paga la contribución del arancel y el impuesto de IVA, si el producto es gravado con este tributo.

Contabilización

Tabla 5. Nacionalización de la mercancía

Cuenta Débito Crédito

Inventarios 360.000.000

IVA descontable 68.400.000

Proveedores del exterior 300.000.000

Efectivo 128.400.000

Sumas iguales 428.400.000 428.400.000

Fuente: elaboración propia.

Al 31 de enero/XX, la tasa de cambio es 3.100 u.m., por tal motivo realizaremos la diferencia en

cambio correspondiente.

100.000 * 3.000 = 300.000.000

100.000 * 3.100 = 310.000.000

Diferencia 10.000.000

Contabilización

Tabla 6. Registro contable

Cuenta Débito Crédito

Gasto por diferencia en cambio 10.000.000

Proveedores del exterior 10.000.000

Sumas iguales 10.000.000 10.000.000

Fuente: elaboración propia.

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Con el anterior registro contable, estamos aumentando la cuenta por pagar el exterior en

10.000.000, por lo tanto, al 31 enero/XX se le debe a ICI CO. En dólares 100.000 y en pesos

$310.000.000.

Pasados los 90 días se llega la cancelación de la obligación, la tasa de cambio al 31 de marzo/

XX la tasa de cambio estaba en 3,250 u.m., y no se hizo la diferencia en cambio para el mes de

febrero.

100.000 * 3.100 = 310.000.000

100.000 * 3.250 = 325.000.000

Diferencia 15.000.000

Contabilización

Tabla 7. Cancelación de la obligación

Cuenta Débito Crédito

Proveedores del exterior 310.000.000

Gasto por diferencia en cambio 15.000.000

Efectivo 325.000.000

Sumas iguales 325.000.000 325.000.000

Fuente: elaboración propia.

Ya vimos los proveedores que trabajan el objeto social de la compañía, ahora pasaremos a

definir las otras cuantas por pagar.

1.2. Costos y gastos por pagar

Las cuentas por pagar conciben las obligaciones contraídas por la compañía que se adeuda

a terceros, diferentes a proveedores y obligaciones financieras, por la compra o prestación de

servicios, los rublos más representativos son:

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 Tabla 8. Costos y gastos por pagar

Servicios Gastos

• Cuentas corrientes comerciales • Gastos financieros

• A casa Matriz • Comisiones
• A compañías vinculadas • Honorarios
• A contratistas • Gastos legales
• Órdenes de compra por utilizar • Arrendamientos
• Deudas con accionistas o socios • Servicios públicos
• Dividendos o participaciones por pagar • Transporte fletes y acarreos
• Retención en la fuente • Gastos de representación
• Retenciones y apostes de nómina • Gastos de viaje
Fuente: elaboración propia.

1.3. Acreedores varios

Son las sumas que debe el ente económico por conceptos diferentes al objeto social del

negocio y que no se han mencionado anteriormente.

Ejemplo: Comisionistas de bolsa, sociedad administradora - fondo de inversión, fondos de

cesantías, donaciones asignadas por pagar, entre otras.

Ejemplo 1

La compañía Honorarios Ltda., presta servicio por honorarios por valor de 1.000.000 u.m., a la

compañía ABC.

Determinación de los impuestos

1.000.000 * 19% = 190.000

1.000.000 * 11% = 110.000

Contabilización

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 Tabla 9. Acreedores varios

Cuenta Débito Crédito

Gasto honorarios 1.000.000

IVA descontable 190.000

Cuentas por pagar Retención en la fuente 110.000

Cuentas por pagar honorarios 1.080.000

Sumas iguales 1.190.000 1.190.000

Fuente: elaboración propia.

Ejemplo 2

La compañía ABC, responsable de IVA, a la compañía XYZ, no responsable del IVA, compra de

papelería por valor de $15.000.000, más impuesto menos retención en la fuente.

Determinación de los impuestos

15.000.000 * 19% = 2.850.000

15.000.000 * 2.5% = 375.000

Cómo mejorar...

Para el cálculo de la retención en la fuente, por favor,

estudie cada año la tabla de retención en la fuente
correspondiente al año a trabajar, porque cada año pueden
variar las bases de los impuestos y las tarifas; recuerde que la
UVT es Unidad de Valor Tributario y también cada año varía
su valor en pesos.

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Contabilización
Tabla 10. Cuentas por pagar

Cuenta Débito Crédito

Gasto papelería 15.000.000

IVA descontable 2.850.000

Cuentas por pagar Retención en la fuente 375.000

Cuentas por pagar compras 17.475.000

Sumas iguales 17.850.000 17.850.000

Fuente: elaboración propia.

Ejercicio 3

La compañía ABC distribuyó, de las ganancias obtenidas del año 2016, sus utilidades por valor

de 50.000.000 u.m., el 50% en calidad de dividendos.

Determinación del dividendo.

50.000.000 * 50% = 25.000.000

Contabilización

Tabla 11. Distribución de ganancias

Cuenta Débito Crédito

Utilidad del ejercicio (360505) 25.000.000

Cuentas por pagar dividendos 25.000.000

Sumas iguales 25.000.000 25.000.000

Fuente: elaboración propia.

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 En síntesis...
Los proveedores son: Las obligaciones que tiene el ente económico
en la compra o adquisición a crédito de bienes y servicios para la
comercialización o fabricación de productos para la venta, o sea, tienen
una relación directa con el negocio.
Las cuentas por pagar: Las obligaciones contraídas por la compañía que se
adeuda a terceros diferentes a proveedores y obligaciones financieras, por
la compra o prestación de servicios.

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Referencias

Fierro Martínez, Á. M., & Fierro Celis, F. M. (2015). Contabilidad general con enfoque NIIF para

pymes. Bogotá, D.C.: ECOE Ediciones.

Gómez, R. A.; Cano, J. A. & Campo, E. A. (2016). Selección de proveedores en la minería de oro

con lógica difusa. Revista venezolana de gerencia, 21 (75) 530-548. Recuperado de: http://www.

redalyc.org/html/290/29048812010/

Icontainers. (2014). Incoterms. Recuperado de: http://www.icontainers.com/es/incoterms/

International Financial Reporting Standars. (2009). Estados de Flujo de Efectivo. Recuperado de:

http://www.ifrs.org/Documents/7_EstadosdeFlujosdeEfectivo.pdfhttps

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 INFORMACIÓN TÉCNICA

Módulo: Contabilidad de Pasivos y Patrimonio

Unidad 2: Proveedores y cuentas por pagar e impuesto,
gravámenes y tasas
Escenario 3: Proveedores y cuentas por pagar

Autor: Roberto Antonio Gómez Zambrano

Asesor Pedagógico: Amparo Sastoque Romero

Diseñador Gráfico: Paola Andrea Melo
Asistente: Ana Milena Raga

Este material pertenece al Politécnico Grancolombiano. Por

ende, es de uso exclusivo de las Instituciones adscritas a la Red
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