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29 de Setembro 2020
2ª Sessão
Indicadores Procurement
Quizes competitivos
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s – C o p y r i g h t – D i r e i t o s a u t o r a i s
AGENDA
00 Recapitulando...
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GESTÃO DA PERFORMANCE
Aprendizagem e
Financeiro Processos Clientes
Conhecimento
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ANÁLISE SWOT
S W
internos
Fatores
Strenghts Weaknesses
Forças Fraquezas
SWOT
externos
Fatores
O T
Opportunities Threats
Oportunidades Ameaças
5
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ANÁLISE SWOT
As forças descrevem quais as competências mais As fraquezas são as competências que estão sobre sua
fortes da sua empresa, aquelas que estão sobre influência mas que, de alguma forma, atrapalham e/ou
sua influência. Uma forma de encontrá-las é não geram vantagem competitiva. Você pode
S W
utilizando as seguintes perguntas: encontrá-las fazendo as seguintes perguntas:
• O que você faz bem? • Meus funcionários são capacitados para suas
• O que sua empresa tem de melhor está sob funções?
seu comando? • Onde eu deveria melhorar minha empresa?
• Quais são os recursos que você tem? • Por que meus clientes escolhem os concorrentes?
Strengths Weaknesses
• O que possui melhor que seus concorrentes? • Quais são as deficiências dos meus colaboradores?
• O que faz os clientes voltarem à sua • Por que os clientes não voltam depois de uma
empresa? compra?
O T
elas. As oportunidades muitas vezes podem vir
empresa. Elas podem ser consideradas como um
através de algum aspecto econômico novo, como
desafio imposto à empresa e que pode deteriorar sua
o advento da classe média, o aumento do
capacidade de gerar riqueza. Devem ser
número de filhos dos consumidores, a melhoria
constantemente monitorada pelos gestores, pois,
da renda e do crédito, entre outros. Outro fator
Opportunities Threats muitas vezes, podem apresentar um risco muito maior
que pode influenciar o fomento de
que a capacidade de retorno.
oportunidades são as ações políticas do governo,
como a escolha de investir em infraestrutura.
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ANÁLISE SWOT
• As preparações para
• Bom entendimento dos
gerenciamento de fornecedores
volumes futuros
• Escopo para a troca de
permitiram que os fornecedores ESTRATÉGIAS
S •
•
especificação por equivalentes
genéricos
Bom entendimento da categoria,
dos fornecedores e do mercado
Disposição dos stakeholders
W •
ganhassem um equilíbrio
indevido de poder
As relações atuais com os
fornecedores são mais favoráveis
para alguns fornecedores
• Terceirizar gestão de
instalações para uma
empresa terceira
Strengths Weaknesses • A especificação se tornou uma
chave para impulsionar a
restrição para alguns • Consolidar o spend de
mudança
produtos/serviços transporte de valores em
dois fornecedores
• Trocar o fornecedor de
• Muitas sinergias, com materiais de TI para um
economias (savings) caso seja fornecedor em um país
agregado o spend por toda a • Um dos fornecedores enxerga a de baixo custo,
categoria empresa que estamos como
emergente
• A competitividade no mercado explorável
O •
•
está crescendo com a
quantidade de novos entrantes
Potencial para utilização de
mercados emergentes
Escopo para otimizar a Cadeia
T •
•
Risco de um fornecedor sair do
contrato antes que empresa,
compradora, esteja preparada
Um mudança nas taxas de
importação pode impedir a
• Desenvolver o
relacionamento com o
fornecedor X para torná-
Opportunities Threats lo nosso único
de Suprimentos opção de mercados emergentes
fornecedor na categoria Y
• Catho sugere que está sendo
pago um valor de 30% acima de
média do mercado
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MATRIZ DE PORTER
Ameaças de
Novos
Estreantes
Ameaças de
Produtos
Substitutos
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SMART
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INVERSÃO DA PIRÂMIDE DE SUPRIMENTOS
Mudança de Paradigma
ANTIGO o Gestão Planejar e desenvolver modelo de FUTURO
Compras estratégicas para cada categoria ou
Indicadores
projeto de investimento Sistemas (TI)
Organização e Pessoas
Nível
Estratégico Processos de Compra
o Gestão do ciclo de vida dos contratos
o Homologação e desenvolvimento de Nível Estratégico
Nível Tático
fornecedores
o Avaliação de fornecedores e gestão de
feedback
Nível Tático
Sistemas (TI)
(padronização e manutenção)
Indicadores o Parametrização e gestão dos níveis de
estoques e regras de visibilidade
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ANÁLISE DE PARETO/CURVA ABC DE CUSTOS / 80 -20
CURVA ABC
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AGENDA
01 Estratégia
06 Indicadores de Procurement
03 Indicadores
08 Gestão de Fornecedores
04 Supply Chain
09 Gestão de Risco
05 Procurement
10 Cockpit
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AVALIAÇÃO DE KPI´S
PROCUREMENT
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AVALIAÇÃO DOS KPI´S
PROCUREMENT
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AVALIAÇÃO DOS KPI´S
PROCUREMENT
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Português
IDENTIFICAR NOVAS
REDUZIR SOLICITAÇÕES
OPORTUNIDADES DE
DE SUPORTE DE IDENTIFICAR E REMOVER REDUZIR O TEMPO DE CICLO
ECONOMIA SOB OS
FUNCIONÁRIOS E RISCOS NA CADEIA DE DE AQUISIÇÃO NOS
GASTOS DA EMPRESA
FORNECEDORES SUPRIMENTOS E GARANTIR PROCESSOS DE COMPRAS E
PARA TURBINAR
ENVOLVIDOS NOS CONFORMIDADE DE SOURCING
RENTABILIDADE E
GASTOS GERADOS
CRESCIMENTO
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – Modelo
Descrição
Fórmula
Meta
Responsável pelo indicador
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – CENTRALIZAÇÃO
Nome do Indicador
Centralização
Descrição
O quanto da compras de materiais e serviços passa pela área de Procurement.
Ex. Tipicamente pega-se a base de pagamentos anual, retira as despesas fora do escopo (salários e encargos, impostos e taxas,
comissões, patrocínio, cartório, acordos comerciais, amortizações, ...) para definir o montante passivo de captura e centralização.
Situações: Algumas organizações tendiam a retirar MKT (Mídia) da centralização por considerar intangível o valor do produto
gerado e por já existir um modelo definidos pelas emissoras de TV. Entretanto este comportamento vem mudando com o avanço do
Marketing digital e ferramentas de BI.
Fórmula
1 % Trimestral
Meta
Responsável pelo indicador
Bench: 90%
Equipe de Compras X,Y%
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs - SAVING
Nome do Indicador
Saving ou Economia
Descrição
É o “delta” Preço (P atual – P negociado) multiplicado pelo volume histórico ou projetado. É obtido entre a diferença do preço
referencia já existente ou calculado, a partir de determinado critérios definidos, menos o preço negociado. Gera resultados
tangíveis.
Ex. Preço histórico; Primeira menor proposta; Contrato; Orçamento...
Situações: Compras recorrentes sobre contrato já definidos; compras pontuais; CAPEX ou projetos; ...
Fórmula
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – COST AVOIDANCE
Nome do Indicador
Descrição
Representa aumento potencial nos custos planejado que é evitado. Também é gerado a partir do “delta” Preço (P projetado ou
solicitado – P negociado) multiplicado pelo volume histórico ou projetado. Normalmente, não se reflete nas declarações e
resultados financeiros.
Ex. Aumento de preço maior que o atual, mas menor que o solicitado.
Situações: Contratos já existentes; novas demandas; CAPEX
Fórmula
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – COST AVOIDANCE
Temos um fornecedor de computadores que resolveu baixar seus custo, antes o baseline era
2.250,00 por computador, agora o mesmo produto está a 2100,00
A quantidade que habitualmente compramos é 1.000 unidades
Em contra partida temos um fornecedor que resolveu nos passar um aumento, mas como se trata de
computadores para alta gerência não podemos mudar de fornecedor, pelo menos por enquanto,
preço atua: 3.550,00 aumento de 10%, conseguimos negociar arduamente com o fornecedor e
dessa forma evitar o aumento por pelo menos 3 meses. Compra mensal de 20 computadores
Solução do problema
2.250-2100/2500 = 7% (saving percentual)
2250x 1000: 2.250.000 - 2100x1000=2.210.000 = 150.000 (saving R$)
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs - PMP
Nome do Indicador
Descrição
Prazo médio do contas a pagar (pagamento) para fornecedores. Basicamente mostra a quantidade média em dias que a empresa
demora para pagar os seus fornecedores. Quanto maior for o seu prazo médio de pagamento , melhor para o caixa da empresa.
Ex. Aumento de preço maior que o atual, mas menor que o solicitado.
Situações: Contratos já existentes; novas demandas; CAPEX
Fórmula
Meta
Responsável pelo indicador Bench: varia conforme indústria, mas
preferencialmente menor que o PMR –
Equipe de Compras X dias
Prazo médio de Recebimento
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs - PMP
EXERCÍCIO
Calcular o prazo médio de pagamento dos forncedores abaixo.
RESPOSTA:
PMP = (1.000 x 45) + (1.500 x 30) + (800 x 20) + (5.600 x 15) /
1.000 + 1.500 + 800 + 5.600
PMP = 45.000 + 45.000 + 16.000 + 84.000 / 8.900
PMP = 190.000 / 8.900
PMP = 21,34
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
K P I s – I T E N S S O B C O N T R AT O S
Nome do Indicador
Descrição
Mede o percentual de itens comprados sob contrato. Tem impacto direto na produtividade da equipe de compras (reduz a demanda
para a mesa de compras). Outro impacto é na gestão do risco de contratos com risco de fornecimento e alto impacto no negócio.
Ex. Contratos com LPU, eventos com formatos já pré-definidos; impressos de marketing com tipo de material, quantidade de cores,
gramatura, faixa de volume...
Situações: Fazer o ABC de gasto e volume e para priorizar
Fórmula
1 % Mensal
Meta
Responsável pelo indicador Bench: 81,7% Fonte:
Coupa_Benchmark_2019
Equipe de Compras X,Y%
KPIs
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – GASTO ESTRUTURADO
Nome do Indicador
Descrição
Destaca a quantidade de gasto através de catálogo ou punchout. A abrangência dos gastos estruturados garante que a organização
exerça os termos do contrato em escala; represente devidamente as categorias de produtos, grupos e famílias; e otimiza os
processos de compras em todo o negócio além de prover uma experiencia diferenciada para o usuário.
Fórmula
Total de PO’s Emitidas via Catalogo ou Punchout
____________________________________________________
Total de PO’s Emitidas
1 % Mensal
Meta
Responsável pelo indicador
Bench: 68,3% Fonte:
Equipe de Compras X,Y% Coupa_Benchmark_2019
KPIs
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
K P I s – P E R C E N T U A L D E F O R N E C E D O R E S N Ã O “ T A I L”
Nome do Indicador
Descrição
Mostra a porcentagem de fornecedores responsável por 80% dos gastos dentro do escopo de Procurement. Consolidar gastos cria
oportunidades para negociação e reduz a custo de capacitação de fornecedores e gestão.
Fórmula
1 % Trimestral
Meta
Responsável pelo indicador
Bench: 22,1% Fonte:
Equipe de Compras X,Y% Coupa_Benchmark_2019
KPIs
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – GASTO PRÉ-APROVADO
Nome do Indicador
Gasto Pré-Aprovado
Descrição
Quantidade de pagamentos realizada com ordens pré-aprovadas e envidas antecipadaente para os fornecedores. Neste cálculo não
devem entrar ordens que foram geradas para regularizar uma compra Maverick.
Algumas empresas adotam a politica de ZERO regularizações, processo de escalagem para executivos e até mesmo, não
pagamento a fornecedores que não receberam pedidos de compras aprovados e gerados antes da emisão da NF ("Sem PO, Sem
Pagamento“). Dessa forma, consegue-se atingir alto nível de conformidade e usar fornecedores preferenciais.
Fórmula
1 % Mensal
Meta
Responsável pelo indicador Bench: 98,8% Fonte:
Equipe de Compras X,Y% Coupa_Benchmark_2019
KPIs
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – CUSTO DE PRUCUREMENT
Nome do Indicador
Custo de Procurement
Descrição
Fórmula
´Custo da área de Procurement
____________________________________________________
Savings ou
Vendas Totais
1 % Consolidação Semestral
Meta
Responsável pelo indicador
Equipe de Compras X,Y%
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs - ITENS CUSTO DE PROCUREMENT
EXERCÍCIO
Descrição do problema
Solução do problema
550.000/2.000.000= 28%
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KPIs – PO ELETRÔNICAS PROCESSADAS
Nome do Indicador
PO Eletrônicas Processas
Descrição
Fórmula
1 % Mensal
Meta
Responsável pelo indicador
Bench: 92,6% Fonte:
Equipe de Compras X,Y% Coupa_Benchmark_2019
KPIs
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P R O C U R E M E N T G A R A G E | E x p e r t i s e M a t t e r s
KPIs – PRAZO ENTRE A REQUISIÇÃO E PEDIDO
Nome do Indicador
Descrição
Fórmula
Data e Hora da Emissão da Requisição
– (menos)
Data e Hora da Geração do Pedido
1 hora Diário
Meta
Responsável pelo indicador Bench: 12,7 horas Fonte:
Coupa_Benchmark_2019
Equipe de Compras X,Y%
KPIs
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K P I s – FAT U R A S P R O C E S S A D A S E L E T R O N I C A M E N T E
Nome do Indicador
Descrição
Fórmula
Quantidade de Faturas Processadas Eletronicamente
___________________________________________________
Quantidade de Faturas Processadas
1 hora Semanal
Meta
Responsável pelo indicador Bench: 86,3% Fonte:
Equipe de Compras X,Y% Coupa_Benchmark_2019
KPIs
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K P I s – P R A Z O D E A P R O VA Ç Ã O D E FAT U R A S
Nome do Indicador
Descrição
Fórmula
Data e Hora do Recebimento da Fatura
– (menos)
Data e Hora da Aprovação da Fatura
1 hora Semanal
Meta
Responsável pelo indicador Bench: 32.5 horas Fonte:
Coupa_Benchmark_2019
Equipe de Compras X,Y% KPIs
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K P I s – I N D I C E D E A S S E RT I V I D A D E N A P R I M E I R A T E N TAT I VA
Nome do Indicador
Descrição
É o índice de acerto no recebimento da invoice na primeira vez que ela é enviada.
O uso do e-Procurement torna a vida dos forncedores mais fácil e consequentemente o processo de emissão de faturas e
pagamento. Parte pelo aumento do alcance de faturas que são correspondidas eletronicamente com POs, especialmente com o uso
de catálogos e punchouts. Aprovadores precisam de um documentos de apoio que sustente cada fatura, bem como números de
pedidos em cada fatura e fazendo o uso do processo digital de contratos para corresponder automaticamente as faturas aos
contratos de compras recorrentes.
Fórmula
Quantidade de Faturas Certas no Primeiro Envio no Período
_________________________________________________
Quantidade Total de Faturas Emitidas no Período
1 hora Mensal
Meta
Responsável pelo indicador
Bench: 90,1% Fonte:
Equipe de Compras X,Y% Coupa_Benchmark_2019 KPIs
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QUIZ 1
QUIZ
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AGENDA
01 Estratégia
06 Indicadores de Procurement
03 Indicadores
08 Gestão de Fornecedores
04 Supply Chain
09 Gestão de Risco
05 Procurement
10 Cockpit
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COMO ABORDAR ESTRATÉGICAMENTE OS GASTOS
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QUIZ 1
QUIZ
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Sejamos ótimos
naquilo que
fazemos.
OBRIGADO!
Bibliografia
REFERENCES
• Procurement Garage
• Análise dos Gastos – The Window into Strategic Sourcing
• Best Practices in Spending Analysis – Cure for a Corporate Epidemic
• Strategic Sourcing: A Step-By-Step Practical Model
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CONTATO
diniz.lopes@procurementgarage.com
(11) 98262-4242
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