CLASE DE DOCUMENTO DEFINICION USO

Según el artículo 3 de la ley 594 de 2000, Son el

seconoce como documento de archivo, el conjuntode
registrode información producida o recibida por documentosque
unaorganización pública o privada, en razón de se usan
susfunciones y/o actividades.También podemos demanerafrecue
decir que el documento dearchivo se refiere al nte porla
resultado de una acción yes definido por distintos organizaciónemi
autores como aquelque el producido y/o recibido sora
por institución oindividuo durante la trayectoria y/oreceptora y
de su comisióno actividad para el cumplimiento porlas
de susobjetivos y conservado como prueba entidadespúblic
einformación, es decir, su finalidad es cumplircon as,privadas
alguna gestión.Los Documentos de Archivo y/opersonasnat
nacen debido a losprocesos administrativos. uralesinteresad
Esto ocurre porquelos autores de dichos as
DOCUMENTODE procesos han de justificardocumentalmente sus
ARCHIVO decisiones, expresandoel cumplimiento de la ley,
la oportunidad delcriterio adoptado y la lógica, y
coherencia delprocedimiento seguido.Parte
importante de los documentos de archivoson sus
valores documentales mismos quetienen una
estrecha relación con la teoría delciclo vital,
estos valores denominados primariosy
secundarios se deben identificar durante
unavaloración documental que se da en el
archivode concentración.

Su diseño
ycreación
serealiza, en
Se conoce como documento electrónico, lamayoría de
elconjunto de la información generada, loscasos para
enviada,recibida, almacenada o acumulado por serinterpretados
unaorganización pública o privada, visual, auditivae
por mediomagnético, los cuales pueden hacer inclusomanualm
parte a suvez del archivo de gestión, archivo ente ycomo
central oarchivo histórico.Debe ser entendido reflejoy/o
como el conjunto dedocumentos producidos, prueba delo
recibidos o reunidospor una persona física o plasmado
jurídica de modoinvoluntario, natural y demanera
DOCUMENTO escrita
ELECTRÓNICO espontáneoEn el transcurso, y como apoyo, de
suactividad de la que es testimonio, haciendo
usode la electrónica, que se conservan
ytransmiten también mediante
medioselectrónicos en depósitos
de conservaciónpermanente tras efectuar una
selección a partirde la identificación y valoración
de las series,con medidas de autentificación y
depreservación adecuadas y con
unaorganización respetuosa con su modo
deproducción, con el fin de garantizar su
valorinformativo, legal y cultural así como de
permitirsu acceso y uso también mediante
lastecnologías de la información
DIFERENCIA SIMILITUDES
Pueden hacer parte de Comparten
elloslos losmismos
documentos electrónicos,pero objetivos,
también hacen parte loscuales son
losdocumentos textuales elmantener y
quese trasmiten a través preservarla
demedios magnéticos información
oevidencias fisicas.El demanera
valordocumental se determina organizada
deacuerdo a su autenticidad ypreservada.En
yel contenido de ambos casos
losdocumentos sedebe contar
debepermanecer con con elpersonal
sussoportes, esto permite idóneo parasu
quese mantenga la integridad manipulación
dela información que reposa aligual que con
enel documento. losequipos para
sumantenimiento

Puede ser que no El proceso

tododocumento electrónico declasificacióndo
seconvierta en cumental
un documentode archivo, sedesarrolla de
además que noson físicos, si igualforma para
no que sehacen visibles u ambostipos.Se
oídos através de herramientas deben
comopantallas realizararchivos
(computadores,Tablet, iPhone, para
tv) o deaudio (grabadoras, suclasificación
celulares,computadores, entre
otros).Su contenido solo
puede serleído mediante un
dispositivoelectrónico, ya sea
iPad,ordenador o móvil.
Suautenticidad depende
delhardware o
softwareutilizado para
su creación,además que solo
se podrámantener si se
conserva ensu estructura
origina