COLFUTURO

Programa de Crédito Beca (PCB)

Instrucciones y recomendaciones básicas
Mayo 9 de 2018
Objetivo
Describir y documentar las instrucciones que debe seguir el beneficiario una vez termine el proceso de
legalización, para que pueda ingresar como beneficiario de COLFUTURO y cumplir con los requisitos
obligatorios que le permitan recibir los desembolsos en las fechas acordadas. Así mismo, informar al
beneficiario sobre la forma de comunicación que se establecerá entre él y COLFUTURO a partir de este
momento del proceso.

Instrucciones Básicas

1. Carta de patrocinio: En esta comunicación le informamos a la universidad sobre los montos que serán
financiados, las fechas en las cuales COLFUTURO realizará los pagos y la fecha de vencimiento para la
recepción de la factura, que usted es responsable de solicitar en su universidad y subir a su perfil de la
página web, aún si la universidad la envía directamente a nuestras oficinas.

Esta carta no requiere solicitarla en original a COLFUTURO, puede generarla a través de nuestra
página web. Ingrese a su perfil, pestaña «Mi información», seleccione en el menú del banner izquierdo
la opción «Cartas de patrocinio» y siga las instrucciones. Usted deberá presentar esta carta en la
universidad, para que al momento de registrarse la institución lo reconozca como un estudiante
patrocinado.

NOTA: La presentación oportuna de esta carta de patrocinio a la universidad le evitará que en el

futuro reciba cartas de cobro con intereses por mora en el pago de la matrícula o que le sean
suspendidos los servicios de la universidad.

2. Comunicaciones que recibirá: Una semana después de haber terminado el proceso de legalización
(firma y entrega de pagaré, contrato y carta de instrucciones) recibirá del área de convocatoria, a la
cuenta de correo que tiene registrada, el boletín de bienvenida. En él encontrará la información para
ingresar a su perfil de beneficiario en nuestra web y empezar a utilizar la plataforma integrada de
seguimiento (PLIS) que es la base de toda nuestra comunicación. Usted debe aprender a utilizar esta
herramienta correctamente para que no tenga inconvenientes con su proceso de giros, de cambio de
estatus y permanencia.

3. Contactos con COLFUTURO: Después de terminar el proceso de legalización y cuando ya se

encuentre en el exterior, todas sus comunicaciones serán con el equipo del Programa de Crédito beca
que se encuentra conformado por:

• María Lut Siza, Directora del Programa de Crédito Beca (PCB)

• Gladys Venegas, Coordinadora del PCB
• Andrea Hernández, Asistente del PCB
• Laura Romero, Asistente del PCB
• Daisy Leal, Auxiliar del PCB
• Lina Escobar Caicedo, Asistente del PCB
• Yadira Castañeda, Asistente del PCB

_______________
MLS, P-Legal-Inst
Versión 2018
 Cada uno atiende temas diferentes. Usted no requiere conocer las direcciones de correo electrónico de
cada funcionario para contactarlos, solo necesita ingresar a la página web con su clave de acceso como
beneficiario. Debajo del banner de «Mi información» aparecerá «contacto rápido», ahí encontrará el
listado de las diferentes categorías (desembolsos, estatus, permanencia, certificados, cartera etc.).
Usted deberá seleccionar la categoría de su interés.

Tenga en cuenta que, aunque usted tenga registrado un apoderado en Colombia, esta persona solo se
requiere para firma de documentos legales. La relación de COLFUTURO es únicamente con usted
como beneficiario y se hace a través del correo electrónico o si es necesario telefónicamente, esto con
el fin de evitar malentendidos. Por favor no envíe a familiares o amigos a contactarnos sobre sus giros o
temas académicos ya que les genera molestia por no recibir una respuesta sobre el tema.

Las comunicaciones deben ser vía e-mail, para que tanto las preguntas como las respuestas queden
registradas y no haya lugar a diferencias de interpretación. Si por alguna circunstancia no lo hace a
través de la herramienta de «contacto rápido» y lo hace desde su correo directo, debe registrar en el
asunto su número de cédula sin puntos y seguido de la frase “PCB, manualPCB”, para poder
identificarlo. El tiempo máximo que nos tomamos para una respuesta es de 3 días hábiles. Si tiene
alguna urgencia y requiere llamarnos, COLFUTURO tiene números telefónicos virtuales en algunos
países desde los que podrá llamar a costo de una llamada local.

Miami (USA) 3056751568

3056751566

Madrid (España) 911436652

Londres (UK) 2080029501

París (Francia) 182883150

Milán (Italia) 0240326216

Sydney (Australia) 291912764

Recomendaciones a tener en cuenta para los giros

1. Actualización de datos

• Es muy importante que cuando llegue al país de destino actualice su dirección, teléfono y ciudad en
el exterior. Esto se requiere, no solamente para contactarlo sino para los giros. Si usted deja los
datos de Colombia, aunque el sistema le tome el requisito de actualización de datos, cuando el
banco vaya a realizar el giro al exterior va a detectar una inconsistencia en el país de destino y la
moneda de giro y generará la devolución del dinero. Este proceso lo hace ingresando a la sección
«Actualización de datos».

2. Seguro

• Tenga en cuenta que la “factura de seguro” es un documento diferente al “seguro de salud”. La

factura de seguro de salud solo se requiere si COLFUTURO va a pagar este valor a un tercero, pero
el certificado o copia del “seguro de salud” (carné o documento vigente), es obligatorio para todos
los giros.

• En algunos países en donde la entidad que emite el seguro no es la universidad y tienen unas
modalidades de pago que pactan directamente con el estudiante, ya sean mensuales o inmediatas,
se sugiere que el estudiante los incluya en el rubro de sostenimiento u otro rubro para que llegue a
la cuenta bancaria personal y cancele directamente.

_______________
MLS, P-Legal-Inst
Versión 2018
3. Matrícula

• Si va a cursar un programa en varias universidades, debe quedar registrado en la cita de

presupuesto y posteriormente actualizar la cuenta bancaria, antes de la fecha de cierre de giro, de
acuerdo a la universidad a la que se debe girar y subir la respectiva factura.

• El giro de matrícula le llega a la universidad en la moneda local del país donde se encuentre la
cuenta bancaria, sin embargo, el presupuesto que usted hizo con COLFUTURO es en dólares
americanos a la tasa del día que se hace la cita de presupuesto. Lo anterior implica que el valor que
recibe la universidad va a ser diferente al inicialmente presupuestado. La diferencia que se genera
por el movimiento de la tasa de cambio al momento del pago debe ser asumida por usted. Verifique
con su universidad.

• Si usted va a adelantar algún curso en el verano y requiere que COLFUTURO realice el pago a la
universidad, debe solicitarlo con anticipación a los cierres de giro. Lo anterior, siempre y cuando el
presupuesto del año no supere los USD 25.000.

• Para los casos en que COLFUTURO debe girar matrículas o seguros en moneda diferente a dólar
americano, en la sección «Presupuesto y giros» le aparecerá el valor aprobado en dólares
americanos. Este valor no es el valor final a cargarle a su deuda porque la aprobación del giro se
hace de acuerdo a una tasa de cambio de ese día. El valor final, solo se conocerá, en el momento
en que la entidad financiera haga el giro y determine la tasa de cambio de negociación. Este valor
finalmente cobrado por el banco, lo podrá verificar en la sección «Mi crédito». Le sugerimos que
periódicamente revise esta sección para que tenga claridad del movimiento de su deuda.

• Es su responsabilidad subir a su perfil, en la web, la factura de matrícula. Antes de hacerlo, debe

registrar los datos de la cuenta bancaria a la que debemos realizar el pago de la universidad. Si
ingresa la factura sin diligenciar los datos bancarios de la universidad, el sistema no le permitirá
subir la factura, o si lo hace, no la tomará para el giro. La información anterior debe solicitarla a su
universidad y adicionalmente debe verificar que el monto facturado sea correcto. Importante,
verifique que tenga incluidos todos los cargos asociados al costo de matrícula para que al finalizar
sus estudios no tenga costos adicionales por cubrir.

• Es indispensable el cumplimiento de todos sus requisitos para poder realizarle el giro, aunque tenga
presupuesto, si le falta algo, el sistema no permitirá aprobar su giro.

• En casos especiales en que la universidad no entrega la factura al estudiante y la remite físicamente

a COLFUTURO, nosotros la podemos subir al sistema, pero sigue siendo responsabilidad del
beneficiario revisar si cumplió el requisito, verificar si el monto que viene facturado es el correcto e
ingresar previamente los datos bancarios de la universidad.

• Si la universidad de su destino tiene convenio con COLFUTURO y ello le genera un descuento en

los costos, debe verificar que le apliquen el descuento cuando le expidan la factura. Es
responsabilidad del estudiante confirmar el valor que le están cobrando. Recuerde entregar, con
anticipación a la universidad la carta de patrocinio.

• Al terminar el programa financiado por nosotros debe solicitar al área financiera de la universidad un
paz y salvo en el que se informe que tanto usted como COLFUTURO no tienen ninguna deuda
económica con la universidad. La razón de solicitar el paz y salvo para las dos partes se debe a que
en el momento que se presenta la carta de patrocinio varias universidades cargan la deuda a
nombre de COLFUTURO y a ustedes les muestran el estado de cuenta en cero. Posteriormente,
aún después de graduados, nos envían cuentas de cobro a nombre de ustedes para pago
inmediato. En caso de que ustedes no hagan el pago, en ese momento ellos trasladan la deuda a
su nombre con diferentes consecuencias.

• Beneficiarios del convenio DAAD - Alemania: Si usted hace parte de este convenio, tenga en cuenta
que bajo el rubro “gastos administrativos DAAD” o bajo el rubro “matrícula” se asigna el cobro

_______________
MLS, P-Legal-Inst
Versión 2018
 administrativo que deben pagar al DAAD de 1.300 euros por año para maestría y 2.600 euros
anuales para doctorado. Si en el momento de la cita de presupuesto no quedó asignado porque aún
no había recibido confirmación del DAAD, debe solicitar modificación de presupuesto para
ingresarlo.

4. Notas

• COLFUTURO no exige notas originales, puede bajarlas de la página web de la universidad y

subirlas a su perfil, verificando que aparezca su nombre. Esto lo debe hacer cuando termine su
semestre o de acuerdo a la exigencia del cumplimiento del requisito para el giro. En caso de no
tenerlas en su totalidad puede subir notas parciales o reporte del supervisor e informarnos la razón
del por qué no tiene las notas completas, haciendo una anotación al final del documento. Para los
doctorados pueden enviar un reporte del tutor que nos indique su desempeño durante el semestre.

5. Giros a cuenta personal

• COLFUTURO gira a su cuenta personal el valor presupuestado en dólares americanos. Si su cuenta

bancaria está registrada en una moneda diferente, el valor que le llegará será la conversión que
haga la entidad financiera entre los dólares americanos que COLFUTURO le gira y la moneda local
del país donde se encuentra radicado, de acuerdo a la tasa de negociación del día de la
transferencia. Adicionalmente su banco le descontará las comisiones que disponga.

• Es su responsabilidad averiguar si el banco donde va a tener la cuenta personal tiene un cobro

adicional por concepto de comisión de recibo del dinero o por concepto de utilización de bancos
intermediarios o por cualquier otra razón. Generalmente los bancos en el exterior, utilizan banco
intermediario y adicionalmente cobran comisiones que pueden llegar a ser altas. Infórmese antes de
abrir la cuenta. COLFUTURO no asume responsabilidad por los costos que generen las diferentes
entidades bancarias en el proceso del giro.

• El presupuesto lo puede modificar, a través de su perfil, en la web, siempre y cuando conserve las
reglas de montos máximos por rubro y por año y lo haga antes de la fecha de cierre de giros. Tenga
en cuenta que el valor de matrícula debe mantener los montos comprometidos en la carta de
patrocinio. Si requiere algún cambio, en el costo de matrícula inicialmente pactado, debe informar a
COLFUTURO y generar una carta actualizada para la universidad. Tenga en cuenta que la carta de
patrocinio que debe entregar a la universidad debe especificar el cronograma de desembolsos en el
que se indique claramente el valor a pagar por concepto de matrícula y seguro, si es el caso. Esta
carta definitiva solo la puede generar después de haber terminado su proceso de legalización.

• COLFUTURO no ordena desembolsos a cuentas bancarias de terceros ni a cuentas del estudiante

en Colombia, a excepción del pasaje inicial en el caso de que sea solicitado en la cita de
presupuesto. Aunque en algunos países puede presentarse demora en la apertura de las cuentas,
los departamentos de relaciones internacionales tienen convenios con los bancos y los pueden
apoyar para adelantar el proceso de la apertura. Revise con su universidad.

• Tenga en cuenta que aunque los desembolsos se ordenan el día 15 del mes programado, el dinero
no le va a llegar el mismo día y la transferencia puede demorar entre 3 y 5 días hábiles
dependiendo del país de destino y la diferencia horaria. Prográmese financieramente para que no
tenga inconvenientes.

• COLFUTURO solo ordena desembolsos durante la etapa de estudios. Si por alguna razón va a
terminar su periodo ordinario de estudios (POE) antes de lo estipulado en su cita de presupuesto,
debe informar a COLFUTURO para suspender los giros posteriores.

IMPORTANTE: ¡RECUERDE TENER PRESENTE LOS REQUISITOS DEL CUADRO DE DESEMBOLSOS

QUE ENCUENTRA EN LA WEB!

_______________
MLS, P-Legal-Inst
Versión 2018