PROCEDIMIENTO Código: 004-PP-GA

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CARGA
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1. OBJETIVO

Establecer las actividades necesarias para el aseguramiento de calidad, seguridad y control en

servicios que la empresa adquiere de los Asociados de Negocio (proveedores) para la
prestación del servicio de transporte y clientes; evaluándolos y clasificándolos según los
parámetros establecidos por la organización en este procedimiento.

2. ALCANCE

Actividad de selección en la cual se identifican a los Asociados de Negocio (proveedores) para

la prestación del servicio de transporte y clientes; donde se les realiza una evaluación, se
califican en cuanto a calidad, seguridad y control, cumplimientos de requisitos legales y se
determinan si se adaptan a nuestros requisitos.

3. RESPONSABLE

- El responsable de realizar la evaluación y selección Asociado de Negocio (proveedor)

para la prestación del servicio de transporte en la modalidad tipo carga es el jefe
operativo de la División de carga.

- El Gerente es el encargado de aprobar el Asociado de Negocio (proveedor) para la

prestación del servicio de transporte en esta modalidad.

4. DEFINICIONES

ORDEN DE VINCULACIÓN

Documento que presenta la empresa y que firman las partes para aceptar un asociado de
negocio (proveedor) para el servicio de transporte.

RE-EVALUACIONES

Procedimiento que se desarrolla en periodos distantes que sintetiza el comportamiento de un

asociado de negocio y permite su permanencia

ASOCIADO DE NEGOCIO

Cliente proveedor o tercero vinculado a la cadena de suministro considerado con algún nivel de
criticidad.

5. CONTENIDO

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Cargo Coordinador de Calidad, Seguridad y Control Gerente

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5.1 GENERALIDADES

 La implementación de este procedimiento es de obligatorio cumplimiento a partir de la

fecha de publicación del mismo.

5.2 PROCEDIMIENTO

Responsa
No Actividad Descripción
ble
- Previa manifestación de interés; El Jefe de la División
solicita los documentos requeridos para la evaluación
y selección y procede a aplicar el formato 009-FO-GA
evaluación y selección de Asociados; procurando tener
en cuenta:
Evaluación de Que la persona que va a afiliar el vehículo figure como
ingreso; para la propietario, en caso contrario demostrar su calidad con
prestación del copia del contrato respectivo. Si se va realizar cambio
servicio de de propietario de un vehículo que ya estaba afiliado a la
Jefe
transporte; en la empresa se debe realizar la cesión de derechos de
1 Operativo
modalidad de vinculación de vehículo de servicio público formato 024-
de carga
carga: Selección FO-GA; de igual manera se verifica en la tarjeta de
de Asociados de propiedad que figure como propietario, de ser
Negocio solamente tenedor o poseedor igual debe traer copia
(proveedores) de contrato que así lo señale. En todo caso deberá
exponer Paz y Salvo de la Empresa de Origen, en caso
de vehículos que el propietario argumenta no haber
tenido el carro en otra empresa, se debe realizar la
consulta a la Superintendencia de Puertos y Transporte.

Cuando el Asociado de Negocio para la prestación del

servicio público de transporte tipo carga, es
Jefe
seleccionado como confiable se emite la carta de
Emitir carta de Operativo
2 Aceptación 021-FO-GA, donde se indica el tipo de
aceptación de carga-
asociado seleccionado y los diferentes lineamientos que
Gerente
debe cumplir según el SGCSC; esta carta debe ser
firmada por el Gerente
Se expide la orden de vinculación a través del formato
Jefe
017-FO-GA orden de vinculación de un vehículo para
Expedir orden de Operativo
3 la prestación del servicio público de transporte terrestre
vinculación de carga
automotor de carga por carretera en operación nacional
- Gerente

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Inclusión del
Asociado de -Se realiza la inclusión de los Asociados de Negocio
negocio- Jefe (proveedores) para la prestación del servicio de
4 proveedores para Operativo transporte en el formato 001-FO-GC Base de datos
la prestación del de carga carga.
servicio de
transporte
Firmar acuerdo de Con los propietarios de los vehículos y conductores, se
seguridad con el Jefe debe firmar acuerdos de seguridad según formato 025-
5 asociado de Operativo FO-GA
negocio de carga
(proveedor)
El Jefe Operativo de carga le informa a la Asistente
Solicitud de póliza
Jefe Administrativo la necesidad de solicitar la póliza de
de responsabilidad
6 Operativo responsabilidad civil extracontractual si el vehículo no
civil
de carga tiene todo riesgo y realiza el respectivo seguimiento
extracontractual
para que este trámite finalice a satisfacción.
Solicitud tarjeta de Se realiza la solicitud de la tarjeta de operación ante el
Jefe
operación y asociado de negocio (proveedor). Y se ordena la
7 Operativo
autorización de colocación de logos y número de orden del vehículo.
de carga
Logos
La documentación es archivada en una carpeta
Jefe debidamente marcada de acuerdo al número interno del
Archivo de la
8 Operativo vehículo; esta carpeta permanecerá en el archivo del
documentación
de carga servicio de carga en la oficina del Jefe Operativo de
carga.

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 El procedimiento de desvinculación de un
Asociado de Negocio (proveedor) en la
prestación del servicio de transporte en sus
diferentes modalidades se puede dar por mutuo
acuerdo de las partes, para esto se diligencia el
formato 018-FO-GA desvinculación por mutuo
acuerdo.

 Se debe verificar que el propietario del vehículo

se encuentre a paz y salvo con la empresa
dejando como registro el formato 019-FO-GA
paz y salvo, el cual solamente será expedido por
la Asistente Administrativa y debe ir firmado por
el Gerente.

 El propietario del vehículo que se desvincula

9 Desvinculación
debe traer a la empresa una carta de
aceptación emitida por una organización
autorizada para la prestación del servicio de
transporte. En la modalidad de carga los
vehículos con capacidad menor de 4.5 toneladas
Jefe
no requieren vinculación a una empresa de
Operativo
transporte por lo tanto no aplica la presentación
de carga
de la carta de aceptación.

 El Jefe Operativo de carga debe proceder a

recoger la tarjeta de operación si está vigente y
a verificar el retiro de todos los emblemas.

 Posteriormente se emitirá la resolución de

desvinculación 020-FO-GA.

 Se debe realizar la solicitud a la Asistente

Administrativo para que se realice la cancelación
de la póliza de responsabilidad civil
extracontractual si estaba vigente.

 Se debe dejar copia en la organización de los

formatos 019-FO-GA, 020-FO-GA esta
documentación junto con los documentos del
vehículo desvinculado se debe archivar en el AZ
DESVINCULACIONES y su tiempo de archivo
es indefinido.
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En caso de Desvinculación Administrativa se deben
seguir los parámetros establecidos en el decreto 173 de
2001.
A los asociados de negocio del servicio de transporte de
Evaluación Visita y carga clientes el jefe operativo aplicará el formato 012-
Selección de Jefe FO-GA inscripción, actualización datos asociados de
10 Asociados de Operativo negocio y solicitará la documentación mencionada en
Negocio de carga este formato; aplicará también el formato 004-FO-GA
(clientes) evaluación, visita y selección asociado de negocio

Con los asociados de negocio del servicio de transporte

de carga (clientes) seleccionados como confiables el
Firmar acuerdos
Jefe jefe operativo debe establecer acuerdos de seguridad
de seguridad con
11 Operativo de acuerdo a los formatos 015-FO-GA, 016-FO-GA
el asociado de
de carga según aplique si son certificados o no.
negocio (clientes)

Para la elaboración de correspondencia a esta

dependencia se le asigna la siguiente codificación:
Gestión de Operaciones carga GOC-140-XXX; donde
las letras significan la inicial de la dependencia, los tres
siguientes números indican el código de la
Jefe
Control de dependencia y las XXX el número consecutivo; cada
12 Operativo
documentación dependencia debe entregar la documentación que va a
de carga
despachar a la asistente administrativo la cual
diligenciara el registro de correspondencia
despachada 023-FO-GA. Cada dependencia manejará
el registro control préstamo de documentos 013-FO-
GA.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Base de datos carga 001-FO-GC

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7. CONTROL DE REGISTROS

Mantenimiento y Tiempo de
Identificación Clasificación Acceso Disposición
Almacenamiento Retención
Archivo
Evaluación, activo: de
Responsable: Jefe
visita y acuerdo a su
Operativo de carga
selección de permanencia
Por cada Lugar: estante
Asociados de como cliente Jefe Operativo Destruir el
asociado de Medio: Físico en
Negocio de la de carga documento
negocio papel AZ asociados
(proveedores) empresa
de negocio-clientes
código 004-FO- Archivo
GA inactivo: 1
año
Evaluación y
Responsable: Jefe
selección de
Operativo de carga Archivo
Asociados de
Lugar: Gaveta activo: lo
Negocio(provee Por orden
archivador carga que dure
dores) para La ascendente
Medio: Físico en vinculado a Jefe Operativo Destruir el
prestación del de acuerdo al
papel en las la empresa de carga documento
servicio público número
carpetas de cada Archivo
de transporte interno
asociado de inactivo: 2
individual, mixto
negocio. años
y carga código
009-FO-GA
Archivo
activo: de
Responsable: Jefe
Inscripción, acuerdo a su
Operativo de carga
actualización permanencia
Lugar: estante
datos Por asociado como cliente Jefe Operativo Destruir el
Medio: Físico en
asociados de de negocio de la de carga documento
papel AZ Asociado
negocio código empresa
de negocio clientes.
012-FO-GA Archivo
inactivo: 2
años

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Responsable: Jefe
Operativo de carga
Control Archivo
Lugar: archivador
prestamo de activo: 1 año
Por orden Medio: Físico en la Jefe Operativo Destruir el
documentos Archivo
cronológico carpeta control de carga documento
código 013-FO- inactivo: 3
préstamo de
GA años
documentos

Archivo
Responsable: Jefe activo: de
Acuerdo de Operativo de carga acuerdo a su
seguridad con Lugar: estante permanencia
asociado de Por asociado Medio: Físico en como cliente Jefe Operativo Destruir el
negocio de negocio papel AZ Asociados de la de carga documento
certificado 015- de negocios - empresa
FO-GA clientes Archivo
inactivo: 2
años
Archivo
Responsable: Jefe activo: de
Acuerdo de Operativo de carga acuerdo a su
seguridad con Lugar: estante permanencia
asociado de Por asociado Medio: Físico en como cliente Jefe Operativo Destruir el
negocio no de negocio papel AZ Asociados de la de carga documento
certificado 016- de negocios - empresa
FO-GA clientes Archivo
inactivo: 2
años
Responsable: Jefe
Archivo
Operativo de carga
activo: lo
Orden de Por orden Lugar: Gaveta
que dure
vinculación de ascendente archivador carga
vinculado a Jefe Operativo Destruir el
un vehículo de de acuerdo al Medio: Físico en
la empresa de carga documento
carga 017-FO- número papel en las
Archivo
GA interno carpetas de cada
inactivo: 5
asociado de
años
negocio.

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Responsable: Jefe
Operativo de carga
Desvinculación Lugar: estante
Archivo
por mutuo Por orden Medio: Físico en Jefe Operativo
inactivo: No aplica
acuerdo 018- cronológico papel en la AZ de carga
indefinido
FO-GA desvinculaciones
carga.

Responsable: Jefe
Operativo de carga
Por asociado Lugar: estante Archivo
Paz y salvo Jefe Operativo
de negocio Medio: Físico en inactivo: No aplica
019-FO-GA de carga
desvinculado papel en la AZ indefinido
desvinculaciones
carga
Responsable: Jefe
Por asociado Operativo de carga
Resolución de de negocio Lugar: estante Archivo
Jefe Operativo
desvinculación desvinculado Medio: Físico en inactivo: No aplica
de carga
020-FO-GA papel en la AZ indefinido
desvinculaciones
carga
Responsable: Jefe
Archivo
Operativo de carga
activo: lo
Lugar: Gaveta
que dure el
archivador carga
Carta de vehículo
Por asociado Medio: Físico en Jefe Operativo
aceptación 021- vinculado a No aplica
de negocio papel en las de carga
FO-GA la empresa
carpetas de cada
Archivo
asociado de
inactivo:
negocio.
indefinido
Responsable: Jefe
Archivo
Operativo de carga
activo: lo
Cesión de Lugar: Gaveta
que dure el
derecho de archivador carga
vehículo
vinculación de Por asociado Medio: Físico en Jefe Operativo
vinculado a No aplica
vehiculo de de negocio papel en las de carga
la empresa
servicio publico carpetas de cada
Archivo
024-FO-GA asociado de
inactivo:
negocio.
indefinido

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Archivo
Responsable: Jefe
activo: el
Operativo de carga
Acuerdo de tiempo que
Lugar: archivador
seguridad con permanezca
Por gaveta de recursos Jefe Operativo Destruir el
el conductor vinculado el
conductor humanos. de carga documento.
carga 025-FO- conductor
Medio: En papel en
GA Archivo
la carpeta de cada
inactivo: 2
empleado
años

8. CONTROL DE CAMBIOS

CONTROL DE CAMBIOS
VERSION FECHA DESCRIPCION DEL CAMBIO RESPONSABLE
APROBACION
0 14-05-2014 Se crea el procedimiento Gerente

9 ANEXOS

Anexo 1. Evaluación, visita y Selección de Asociados de Negocio (proveedores) código 004-

FO-GA
Anexo 2. Evaluación y selección de Asociados de Negocio (proveedores) para la prestación del
servicio público de transporte individual, mixto y carga código 009-FO-GA
Anexo 3. Inscripción, actualización datos asociados de negocio código 012-FO-GA
Anexo 4. Control prestamo de documentos código 013-FO-GA
Anexo 5. Acuerdo de seguridad con asociado de negocio certificado código 015-FO-GA
Anexo 6. Acuerdo de seguridad con asociado de negocio no certificado código 016-FO-GA
Anexo 7. Orden de vinculación de un vehiculo de carga código 017-FO-GA
Anexo 8. Desvinculación por mutuo acuerdo código 018-FO-GA
Anexo 9. Paz y salvo código 019-FO-GA
Anexo 10. Resolución de desvinculación código 020-FO-GA
Anexo 11. Carta de aceptación código 021-FO-GA
Anexo 12. Cesión de derecho de vinculación de vehiculo de servicio publico
Anexo 13. Acuerdo de seguridad con el conductor carga

Firma Revisado Aprobado

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