TALLER CONTROL DE DOCUMENTOS

1. ¿Qué es la pirámide documental?

La pirámide documental es una estructura jerárquica de documentación del
Sistema de Control de Gestión de la ISO 9001. 
1.1. ¿Para qué se utiliza en las organizaciones?Esta estructura ayuda
a garantizar que en cada departamento de la compañía existan los
documentos necesarios de acuerdo a las tareas que desempeñan.
Además proporciona un marco de trabajo para todas las operaciones
de la empresa, favorece a que exista una consistencia en los
procesos, da mayor claridad y visibilidad al SCG y ayuda a
comprobar el logro de objetivos. 
1.2. Beneficios de documentar la información en una organización.
La implementación adecuada de esta estructura jerárquica facilita y
garantiza que exista una mayor eficiencia y control en la documentación
del Sistema de Gestión de Calidad. Lo cual favorece enormemente al
cumplimiento de los estándares de la norma ISO 9001.
1.3. Plasme una pirámide documental.
Primer nivel: Manual de Gestión de Calidad
Son los lineamientos generales del Sistema de Control de Gestión, en donde se
delimitan los alcances sistema y los procedimientos documentados.

Segundo nivel: Plan de Calidad

Es un documento que contiene prácticas específicas, recursos, procesos,
actividades y métodos de trabajo de la empresa, que incluye la Política de
Calidad.   

Tercer nivel: Procedimientos, instrucciones de trabajo y planos

Son documentos en los que se establecen procesos específicos que indican cómo
se efectúan las actividades de la compañía. Estos documentos son distribuidos en
los departamentos correspondientes. 

 Cuarto nivel: Registros de calidad 

Este es el último nivel de la Pirámide Documental, el cual incluye toda la
documentación de los registros de calidad. Sirve para certificar que se están
realizando las actividades definidas dentro del Manual de Calidad y los
Procedimientos. 

2. ¿Qué es caja de calidad?

3. Defina codificación de los documentos.
4. ¿Qué es la caracterización de procesos?
La caracterización de procesos consiste en identificar condiciones y/o
elementos que hacen parte del proceso, tales como: ¿Quién lo hace?
¿Para quién o quiénes se hace? ¿Por qué se hace? ¿Cómo se hace?
¿Cuándo se hace? ¿Qué se requiere para hacerlo?
4.1. Sirve para la planificación de los procesos necesarios para alcanzar
los objetivos de calidad en la organización.
4.2. Evidencia.
5. ¿Qué es un flujograma o diagrama de flujo?
El diagrama de flujo o también diagrama de actividades es una manera de
representar gráficamente un algoritmo o un proceso de alguna naturaleza, a
través de una serie de pasos estructurados y vinculados que permiten su
revisión como un todo.
5.1 ¿Para qué sirven?
Los diagramas de flujo son un mecanismo de control y descripción de
procesos, que permiten una mayor organización, evaluación o
replanteamiento de secuencias de actividades y procesos de distinta índole,
dado que son versátiles y sencillos.
Son empleados a menudo en disciplinas como la programación,
la informática, la economía, las finanzas, los procesos industriales e incluso
la psicología cognitiva.
6. ¿Que es un instructivo?
Un instructivo es un texto en el que se describen los pasos a seguir para
algún producto, sistema o servicio. Sirve como guía para que el usuario
logre el correcto funcionamiento de los mismos y además de las
instrucciones contiene advertencias, descripciones, glosarios.
6.1 Los textos instructivos tienen como función orientar los procedimientos
en forma detallada, clara y precisa para realizar alguna característica, guían
sobre el cómo accionar.
6.1.2 Ejemplo de instructivo

 
7. ¿Qué es la tabla de retención documental?
Se define como el listado de series, con sus correspondientes tipos
documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los documentos, es decir que se considera como el
instrumento que permite establecer cuales son los documentos de una
entidad su necesidad e importancia en términos de tiempo de conservación
y preservación y que debe hacerse con ellos una vez finalice su vigencia o
utilidad.
7.1 ¿Para qué sirve en una organización?
Implementar esta tabla de retención en una empresa trae consigo los
siguientes beneficios:
- Facilita la recuperación de la información.
- Racionaliza la producción documental.
- Facilita el acceso y el control de los documentos.
- Regula la transferencia de los documentos en las oficinas al archivo
central.
- Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo
de eliminar documentación relevante.

Es importante recordar que la tabla de retención (TDR) es una herramienta

archivística dinámica, por lo cual requiere permanentemente el seguimiento
y apoyo de quienes son los productores (dependencias) garantizando así la
plena identificación de la documentación relevante para la administración.

7.1.2 Ejemplo (TDR)