CONSOLIDACIÓN

La consolidación de datos, es una operación que permite resumir datos procedentes de varias hojas del
mismo libro o de libros diferentes, en una hoja que recoge la suma, promedio, desviación típica, producto
u otra operación aplicable sobre rangos de celdas iguales en dimensión, desde otras hojas del mismo
libro.

Los resultados de una operación de consolidación,

tienen la posibilidad de quedar vinculados a los datos
originales o datos fuente, es decir, que si los datos de las
hojas a consolidar se modifican, el resultado consolidado
también se actualizará.

De cada una de las hojas que vamos a utilizar en la

consolidación podemos elegir una sola celda, o bien un
rango de celdas.

Por ejemplo, podemos tener en un rango de celdas dentro de una hoja, las ventas de Enero, en otra
hoja las de Febrero... y así sucesivamente para todos los meses de año. En este caso, podríamos
consolidar las ventas de esos doce meses en una hoja resumen.

Además, la presentación de esas ventas globales, puede realizarse utilizando distintas operaciones
que usan como base, los datos a consolidar. Esto es, se pueden sumar obteniendo las ventas globales,
o bien las ventas medias anuales, para lo cual calcularíamos el promedio de los datos mensuales.
También podremos crear gráficos explicativos de esta información consolidada.

También se podrían consolidar hojas de diferentes libros. En este caso, los libros intervinientes
deberán estar abiertos.

Por ejemplo, podemos encontrarnos con varios libros que recojan las ventas de cada uno de los
vendedores de una empresa, paloma.xlsx y alvaro.xlsx, y deseamos consolidarlos en un libro nuevo
llamado ventasglobales.xlsx.

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CONSOLIDACIÓN POR POSICIÓN

Hablamos de consolidación por posición, cuando las hojas a consolidar poseen la misma estructura
en dimensiones planteamiento y organización de los datos, y además, en la hoja consolidada queremos
que los datos resumen, tengan la misma estructura.

Veamos este tipo de consolidación con un ejemplo.

Supongamos que disponemos de un libro llamado Primertrimestre.xlsx en el que se desean consolidar

los datos de las ventas de varios vendedores de una empresa tanto en venta directa como indirecta de los
tres primeros meses del año. Los datos de estos tres meses serán los siguientes:

 Las ventas de Enero serán:

 Las ventas de Febrero:

 Las ventas de Marzo:

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 El cuadro resumen tendrán la misma estructura que los que recogen los datos mensuales:

Una vez que contamos con estos datos, para realizar una consolidación es preciso seguir los siguientes
pasos:

1. Situar el cursor dentro de la hoja en la que se desea el resultado de la consolidación, en nuestro

caso la hoja Resumen, y de la celda a partir de la cual, se resolverán y quedarán los cálculos de la
consolidación, en nuestro caso la celda B2.
 

2. Elegir la opción Consolidar , que

aparece en el grupo de opciones Herramientas de

datos dentro de la ficha Datos. De esa forma
entraremos en el cuadro de diálogo Consolidar.

3. En el panel de Función elegiremos la función que deseamos

realizar con los datos a consolidar, en nuestro caso elegiremos la
función suma.

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4. Dentro del cuadro de texto Referencia, indicamos la celda o rango de celdas de las otras hojas o
libros cuyos datos se desean resumir en la hoja consolidada. El botón de contraer cuadro de

diálogo , nos permite seleccionar de manera más cómoda cada uno de los rangos de celdas a
seleccionar, una vez señalado pulsamos el botón Agregar, con lo cual ese rango se añade al cuadro
donde se van a incluir las referencias de todos los rangos de celdas a consolidar.

En el caso de que algunos de los rangos de celdas a consolidar no se encuentre en las hojas del libro
actual, utilizaremos el botón Examinar, que nos permite realizar una búsqueda del archivo en el que se
encuentran los datos que deseamos consolidar.

5. Otras opciones que debemos tener en cuenta a la hora de realizar una consolidación por posición
son:
 El uso de los rótulos. Aparecen dos casillas de verificación en este cuadro de diálogo,
indicativos de la inclusión de rótulos en la fila superior y/o en la columna izquierda, ya que se
pueden dar los dos casos de manera simultánea. Al marcar estas casillas estamos informando
al programa de que no deseamos que los datos incluidos en la fila superior y/o en la columna
izquierda se tengan en consideración a la hora de realizar las operaciones correspondientes. En
nuestro ejemplo no las marcamos, ya que hemos seleccionado los rangos de datos sin incluir
las celdas correspondientes a los rótulos.

 Crear vínculos con los datos de origen. Es importante activar esta casilla si queremos que
los datos originales queden vinculados con los datos consolidados, de manera que si en las
hojas que contienen los datos de origen se realiza algún tipo de modificación, la hoja resumen
actualizará los datos consolidados en la medida que sea necesario. También esta opción crean

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 la hoja consolidada un esquema que permite identificar el origen de cada uno de los datos
consolidados.
o Esquema plegado:

o Esquema desplegado o expandido, explicando el origen de las ventas de Juan:

Nota: También es posible consolidar por categorías, de modo que aunque los rangos a consolidar no
sean iguales en el orden en el que están dispuestos en sus hojas originales, sus rótulos sí que coinciden
en cada hoja, son los mismos rótulos como en el ejemplo anterior, de manera que seleccionando esas
celdas de rótulos en las hojas a consolidar y marcando las casillas de Fila superior y Columna izquierda
en el cuadro de diálogo de Consolidar, los datos serán consolidados y operados según les corresponda al
rótulo, no a la posición. Este tipo de consolidación es menos claro que la consolidación por posición
porque no exige una igualdad en estructuras de datos, pero funciona de igual manera.

El aprendiz debe diseñar su propia practica sobre el uso aplicativo dela utilidad
CONSOLIDAR DATOS y enviarla para su revisión y evaluación.