ACTIVIDAD N° 3

PRESENTADO POR:

LUIS CARLOS VERGARA RODRIGUEZ – D7303441

PRESENTADO A:

ING. JULIAN CANDELO

UNIVERSIDAD MILITAR NUEVA GRANADA

FACULTAD DE ESTUDIOS A DISTANCIA – INGENIERIA CIVIL
TÉRMINOS Y DEFINICIONES – SISTEMA DE GESTION DE LA CALIDAD
X SEMESTRE
2020 – II
SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD

LISEO SEIS DE MARZO

ING. LUIS CARLOS VERGARA

MONTERIA CORDOBA
2020
Introducción

En la actualidad las entidades educativas se han interesado en desarrollar para su sobresaliente

funcionamiento, el Sistema de Gestión de la Calidad, por eso no es de extrañar que día a día
incremente el número de colegios en proceso de implementación del sistema de gestión de calidad,
el cual no solo es solo una ventaja competitiva, sino que también ayuda a un mejor desempeño en
todos sus procesos y así la eficiencia en los mismos, teniendo como prioridad la satisfacción de
las expectativas de los clientes (Estudiantes, empleados).

Este trabajo contiene diseño, documentación, implementación y evaluación del sistema de gestión
de la calidad del LICEO SEIS DE MARZO, el cual está fundamentado en el cumplimiento de los
requisitos de la norma ISO 9001: 2015 en todos sus procesos.
Con el desarrollo de este proyecto se buscó diagnosticar el estado real actual del colegio, para
consecutivamente determinar los procesos pertinentes para su diseño y documentación del Sistema
Gestión de la Calidad, por medio de capacitaciones a la comunidad educativa, sensibilizaciones a
las partes interesadas en general, y evaluarlo por medio de la medición, mejora continua y
finalmente efectuar dos auditorías internas.

Continuamente, se realizó la planificación incluyendo al personal involucrado brindándoles

capacitación para así hacer que ellos sean autónomos y responsables no solo en la parte académica
sino también frente al sistema de gestión de calidad. Finalmente elaborar la implementación de
todos los aspectos qué intervienen en el
SGC, para contribuir a mejorar el nivel académico de la institución y superar afectivamente los
inconvenientes que se puedan presentar con la comunidad educativa.
DESCRIPCION

OBJETIVO DEL MANUAL DE CALIDAD

El presente Manual de Calidad es un documento genérico que específica el Sistema

de Gestión de Calidad en nuestra Institución. Basado en objetivos e indicadores de calidad
que asegura la prestación del Servicio Educativo, como producto de la interacción de los
procesos establecidos al interior de la Institución.

El Sistema de Gestión de Calidad (SGC) del LICEO SEIS DE MARZO, se encuentra

estructurado de acuerdo con los requisitos planteados por la Norma ISO
9001:2015 y una descripción de nuestro compromiso para el cumplimiento de
dichos requisitos se encuentra detallados en este manual.

ALCANCE DEL MANUAL DE CALIDAD

Descripción de la composición de los procesos definidos por la Institución Educativa como
misionales dentro de la cadena de valor, su interacción y gestión para lograr la adecuada
Prestación del Servicio Educativo, como apoyo al Direccionamiento Estratégico del Colegio.

ALCANCE DEL S.G.C.

Diseño, desarrollo y prestación del servicio de educación formal en los niveles de preescolar
básica y media
DESCRIPCIÓN DE LOS CLIENTES Y PARTES INTERESADAS

Nuestras familias y estudiantes, fundamentalmente pertenecen a los estratos

socio-económicos 1, 2 y 3.

Las familias residen en orden de mayor a menor número en barrio seis de marzo, Samaria y P5.

Las partes interesadas son: Ministerio de Educación Nacional, La Secretaría de Educación

para la Cultura del Municipio y las Instituciones de Educación Superior que reciben a nuestros
egresados.

DESCRIPCIÓN DEL SERVICIO EDUCATIVO DEL LICEO SEIS DE MARZO

El colegio desarrolla una actividad formativa en una triple dimensión:

Formación integral de la persona privilegiando el eje de la educación en la libertad para la

libertad

Formación de la ciudadanía en la doble perspectiva de veeduría y participación con el eje

central de la democracia entendida como lo que nos conviene a todos

La formación en altas competencias académicas según lo estipulado por la normatividad del

Ministerio de Educación Nacional.

De una manera particular nuestro servicio educativo hace consideraciones muy específicas
en preescolar, nivel en el cual trabajamos los aprestamientos que se derivan de las dimensiones:
Socio-afectiva, Cognitiva, Comunicativa, Corporal Gruesa Fina, Estética, Ética, y Espiritual que
alimenta su plan de estudios. Esto sirve como conducta de entrada para la Básica Primaria y
la Básica Secundaria en los aspectos del buen manejo de la lengua materna con lectura
comprensiva, resolución de problemas matemáticos y científicos y altas competencias de
comunicación en lengua inglesa.

Culmina nuestro trabajo educativo con la Educación Media formando jóvenes idóneos y éticos
para ir a la Universidad y obviamente a la sociedad y a la vida con herramientas suficientes para
enfrentarse exitosamente a los desafíos contemporáneos de dichas instancias.

Nuestro horario de servicio es de 7:00 a.m a 3:00 p.m

Igualmente, desde el año 2011, se viene trabajando en el rediseño curricular, la promoción y

aplicación de la guía para la acción como estrategia del acompañamiento ético y formación
en valores.
MISIÓN:

El Liceo Seis de Marzo se compromete a: educar en perspectiva nacional e internacional al

hombre y a la mujer como seres libres y responsables, capaces de ser artífices de su realidad
local y global en clave humanística, desarrollando sus potencialidades y talentos en la
formación de la personalidad libre, democrática, científica y artística, en al
amor a los congéneres y la ética, en la conservación del medio ambiente.

VISIÓN

El Liceo Seis de Marzo para el año 2.021 será una institución educativa líder en la educación
municipal, reconocida por la calidad humana y profesional de nuestros egresados.

PRINCIPIOS GENERALES

Respetamos la vida en la naturaleza y sobre todo en las personas

Amamos a Dios sobre todas las cosas y al prójimo como a nosotros mismos.
Acogemos como mínimo criterio ético los Derechos Humanos y el derecho Internacional
Humanitario.
Admitimos en la vida social la democracia como lo que nos conviene a todos y creemos que
su ideario se concreta en la Constitución Política de Colombia

PRINCIPIOS DEL COLEGIO:

Libertad
Responsabilidad
Legalidad
Solidaridad
Familiaridad
Ética del Gentleman: Primero usted, después yo
Trascendencia
Reseña histórica

La historia de Colegio Liceo Seis de Marzo se remonta a los años 70, en donde la diligencia
del momento no satisfecha por la suerte de la comunidad y en especial de la juventud, ya que
la educación era un privilegio de los que poseían recursos económicos. La educación solo
llegaba para las clases bajas hasta quinto de primaria porque tenían que dedicarse al trabajo y
apoyo familiar.

Nace la idea de fundar una escuela comunitaria, la cual fue propuesta por el Sr. Ricardo Suarez
Núñez, Sacerdote y teólogo. Se dio a la tarea de sacar adelante el proyecto en busca de recursos
y personas que apoyaran la causa.

Mediante Ordenanza Nº 37 del 28 de abril de 1976, bajo la dirección del Dr.

Ernesto Rueda Plata se crea el Liceo Seis de Marzo e inicia labores en la
Casa comunitaria (ubicada en el mismo barrio Seis de Marzo) la cual le es asignada
al colegio. Como marco filosófico el colegio fue creado bajo los principios de
IGUALDAD, LIBERTAD Y FRATERNIDAD y muy especialmente de la MORAL
CRISTIANA.

MATRIZ DE RIESGOS
Códi Nomb Categoría Procesos Causas Efect PROBABI IMPA
go re os LIDAD CTO
- Falta
de estrategias de retención
(Origen: Interno | Factor: Estrategia)

D01 1. Aumento en la deserción
estudiantil
- Falta
de estrategias de - Imposibilidadde acceder a los
retención para población recursos financieros externos
- . (Riesgos del - vulnerables. (Origen: Interno | - Incumplimiento con los
Proceso) Docencia Factor: Estrategia) objetivos misionales de la Casi May
seguro or
institución
- Inadecuada metodología de - Disminución de ingresos

enseñanza - aprendizaje. (Origen:

Interno | Factor: Estrategia)

- Motivos laborales, económicos y de

salud, que inciden en la no permanencia
del estudiante. (Origen: Interno |
Factor: Estrategia)
Estructura) - Pérdida de imagen y credibilidad
- . (Riesgos del - de la Institución.
D02 2. Suplantación de Proceso) Docencia - Falta de mecanismos de control para - Problemas de índole judicial
Posible May
estudiantes or
verificar la identidad de los estudiantes. por falsedad en Documento
(Origen: Interno | Factor: Recursos) Público

- Inasistenciaa los espacios de

inducción y capacitación
institucionales (Origen: Interno |
Factor: Cultura)
- Estudiante
con formación
- Inasistenciaa las reuniones de
diferente a los objetivos y perfiles
docentes con decanos, coordinadores
planteados en el programa
académicos y de área (Origen:
académico.
Interno | Factor: Cultura)
- Desarrollo curricular sin sujeción

- Desconocimiento o desatención del

a los lineamientos pedagógicos
3. Incumplimiento de los - . (Riesgos del -
D03 Proceso) Docencia reglamento docente y directrices institucionales. Casi Men
docentes con sus
- Bajo nivel de competencias de seguro or
compromisos institucionales (Origen: Interno |
Factor: Estructura) los graduados objetivos de
Institucionales
formación.
- Negligencia de algunos miembros - Afectación en el cumplimiento

de la comunidad académica. de los procesos institucionales

(Origen: Interno | Factor: (proyecto - convenios).
Estructura) - afectación a los procesos

transversales al proceso de
- Los docentes no siguen la guía docencia.
didáctica ni el programa de asignaturas - Deterioro de la imagen
definidos por la institución (Origen: institucional
Interno | Factor: Estructura) - Generación reproceso

administrativos y
- inadecuada gestión de la académicos
coordinación de área (Origen: Interno
| Factor: Estructura)

D04 4. Insuficientes espacios de
aprendizaje para el
desarrollo de procesos
académico
- incumplimiento
del contrato de
cátedra (Origen: Interno | Factor:
Estructura)
- inadecuada gestión para el
Docencia mantenimiento de la
infraestructura actual. (Origen: Interno
| Factor: Estrategia) - Falencias en el perfil profesional
del egresado
- Proceso de contratación inadecuado. - Los estudiantes no adquieren
- . (Riesgos del (Origen: Interno | Factor: Estrategia) unas adecuadas competencias Casi May
Proceso) experimentales. seguro or
- Recibirmas estudiantes de la - Presencia de siniestros que
capacidad instalada (Origen: afecten la infraestructura y la
Interno | Factor: Recursos) integridad física de estudiantes y
docentes.
- deficienteprogramación de espacios
(Origen: Interno | Factor: Recursos)

- insuficientes
mecanismos de
comunicación en el proceso de
 Docencia y con otros procesos. (Origen: - Derechos de petición, quejas,
Interno | Factor: Recursos) reclamos
- Tutelas y demandas
5. Entrega de - . (Riesgos del Docencia
D05 Proceso) - Falta de cultura de atención al - Pérdida de imagen y credibilidad Casi Moder
información académica
usuario (Origen: Interno | Factor: - Afectación en el clima seguro ado
errada e inoportuna a los
Cultura) organizacional
usuarios.
- Generación reproceso

- perfiles de funcionarios inadecuados administrativos y

para la atención al usuario (Origen: académicos
Interno | Factor: Estructura)

- Recursos financieros limitados - Estudiantes no desarrollan

D06 6. Insumos,
materiales y equipos
insuficientes en
laboratorios
(Origen: Interno | Factor: Recursos) las competencias
- . (Riesgos del - experimentales Casi Moder
Proceso) Docencia - Poca sincronización con la - Incumplimiento del plan de
seguro ado
programación académica (Origen: estudios
Interno | Factor: Estrategia) - Pérdida de imagen y credibilidad

- Recursos financieros limitados

(Origen: Interno | Factor: Recursos)
- Interrupción del servicio
académico

- Falta de mantenimiento preventivo

- Estudiantes con baja formación
y rendimiento
- . (Riesgos del - y correctivo (Origen: Interno | - Estudiantes no Preventivo
D07 7. Daños de equipos de Proceso) Docencia Factor: Estrategia) desarrollan las Casi Mode
Preventivo
laboratorios seguro rado
competencias
- Cambio en la destinación de los Preventivo
experimentales
recursos financieros (Origen: - Incumplimiento del plan de
Interno | Factor: Estrategia) estudios
- Pérdida de imagen y
- Usoinadecuado de los equipos. credibilidad institucional.
(Origen: Interno | Factor: Cultura)
- Fallasen herramientas de control
Preventivo
de salida de material físico en la
sede central. (Origen: Interno | Preventivo
Factor: Recursos) Preventivo
- Afectación en la prestación del
D08 8. Pérdida y deterioro - . (Riesgos del - servicio Casi Mode Preventivo
en el material Proceso) Docencia - Falta de herramientas de control seguro rado
- Disminución del material
bibliográfico de salida de material físico en las
bibliografico ofertado. Preventivo
sedes regionales. (Origen: Interno |
Factor: Recursos)

- Usoy manipulación del material

(Origen: Interno | Factor: Recursos)
Preventivo

Preventivo
 - Noaplicación de los Preventivo
procedimientos y criterios
establecidos por la Institución
Preventivo
(Origen: Interno | Factor: Cultura)

- Decisiones
ajustadas a intereses
11. Violación al principio particulares (Origen: Interno | - Afectación de la calidad Preventivo
- . (Riesgos de -
D11 de selección objetiva en la Corrupción) Docencia Factor: Estrategia) - Afectación de la imagen Prob Mode
vinculación de estudiantes able rado
Preventivo
y docentes. - Concentración de la autoridad
(Origen: Interno | Factor: Preventivo
Estructura)

- Ambigüedad en la normativa
interna. (Origen: Interno | Factor:
Estrategia)

- Falta
de concordancia entre
normas de la institución (Origen:
Interno | Factor: Estrategia)
Factor:
Estructura
) - Procesos disciplinarios
- Demandas y procesos penales Preventivo
- Comportamientos
motivados por - Pérdida de imagen y

12. Acoso académico y o - . (Riesgos del - intereses particulares (Origen: credibilidad

D12 Proceso) Docencia Interno | Factor: Estructura) - Agresiones entre los Casi May
sexual en el proceso
miembros de la comunidad seguro or
educativo Preventivo
- Ausencia de mecanismos para educativa
reportar los eventos. (Origen: - Sanciones disciplinarias.
Interno | Factor: Recursos) - Procesos disciplinarios y
fiscales.
- Falta
de implementación de - Deserción.

mecanismos eficaces, para dar

tratamiento los casos reportados.
(Origen: Interno | Factor: Recursos)

- Temor a denunciar (Origen:

D13 13. Fraude académico o
administrativo
D14 14. Decisiones amañadas
en el manejo de los
asuntos académicos
D09 9. Perdida de información
Interno | Factor: Cultura)
- Soborno (Origen: Interno | Factor:
Preventivo
Estructura) - Procesos disciplinarios Preventivo
- Demandas y procesos penales
Preventivo
- . (Riesgos de - - Amiguismo y clientelismo - Pérdida de imagen y Casi Mode
Corrupción) Docencia (Origen: Interno | Factor: credibilidad seguro rado
Preventivo
Estructura) - Deserción.
- Afectación de la calidad.
- Extralimitaciónde funciones
(Origen: Interno | Factor:
Estructura)
- Amiguismo y clientelismo
- Procesos disciplinarios Preventivo
- Pérdida de imagen y
(Origen: Interno | Factor:
- . (Riesgos de - credibilidad Casi Mode Preventivo
Cultura)
- Tutelas, demandas seguro rado Preventivo
Corrupción) Docencia
- Quejas por partes de los
- Decisionesajustadas a intereses
usuarios.
particulares. (Origen: Interno |
- Deficiencia en la calidad del
Factor: Cultura) servicio.
- deficiencias
en las estrategias, Preventivo
herramientas y recursos para el Preventivo
manejo y custodia de los - Afectación en la prestación de
Preventivo
- . (Riesgos del - documentos físicos (Origen: Interno servicios
Proceso) Docencia | Factor: Recursos) - Sanciones o demandas Casi Mode Preventivo
- Procesos disciplinarios seguro rado Preventivo
- Perdida de imagen y
- Deficienciasen la
credibilidad
infraestructura tecnológica para
el respaldo de la información
(Origen: Interno | Factor:
Recursos)

- Deficienciasen los hardware

utilizados (Origen: Interno |
- Fallastécnicas en el sistema
académico (Origen: Interno | Factor: Preventivo
Recursos)

- deficiencias en las estrategias, - Afectación en la prestación de Preventivo

 herramientas y recursos para el servicios
D10 10. Suspensión de los - . (Riesgos del - manejo y custodia de los - Sanciones o demandas Prob May Preventivo
servicios del sistema Proceso) Docencia documentos físicos (Origen: Interno - Procesos disciplinarios able or
académico | Factor: Recursos) - Perdida de imagen y Preventivo
credibilidad
- Deficienciasen la - Reproceso y pérdida de la

infraestructura tecnológica para eficiencia en el proceso.

el respaldo de la información
(Origen: Interno | Factor:
Recursos)

- Deficienciasen los hardware

utilizados (Origen: Interno | Factor:
Recursos)

MATRIZ DE REALCION DE PROCESOS VS REQUISITOS DE LA NORMA ISO 9001:2015

ESTRATEGICOS

MISIONALES

APOYO
CAPITULOS REQUISITOS ISO 9001:2015
PROCESOS

GD GCCA GA GCO GAF GBI GL

4.1 Comprensión de la Organización y su contexto
4.2 Comprensión de las expectativas y partes interesadas

4. CONTEXTO DE 4.3Determinación del sistema de Gestión de Calidad

LA 4.4Sistema de Gestión de la calidad y sus procesos
PLANEAR ORGANIZACIÓN
5.1 Liderazgo y Compromiso
5.2 Política
5. LIDERAZGO
5.3 Roles, Responsabilidades

6.1 Acciones para abordar riesgos y oportunidades

6. 6.2 Objetivos de la calidad y planificación para lograrlos
PLANIFICACION
6.3 Planificación de los cambios

7.1 Recursos
7.2 Competencia
7. APOYO
7.3 Toma de conciencia
7.4 Comunicación
7.5 Información Documentada
8.1 Planificación y control operacional

8.2 Requisitos para los productos y servicios

HACER 8.3 Diseño y desarrollo de los productos y servicios
8.4 Control de los procesos, productos y servicios
suministrados externamente
8.5 Producción y prestación del Servicio
 8.6 Liberación de los productos y servicios
8.7 Control de las salidas No conformes
8. OPERACIÓN

9.1 Seguimiento, medición, análisis y evaluación

VERIFICAR 9. EVALUACION 9.2 Auditoría interna

DE
9.3 Revisión por la Dirección
DESEMPEÑO
10.1 Generalidades

ACTUAR 10. MEJORA 10.2 No conformidad y acción correctiva

10.3 Mejora Continua

POLITICA DE CALIDAD

El LICEO SEIS DE MARZO, plantel privado, mixto y ecuménico de raíces católicas, presta
servicios educativos en los niveles de Preescolar, Básica y Media con énfasis en el idioma
inglés. Forma personas con calidad humana en la libertad y para la libertad comprometida con
la excelencia académica en perspectiva local y global y con la conservación y promoción del
medio ambiente, a través de un talento humano competente, apoyado y orientado hacia el
mejoramiento continúo respondiendo a las necesidades e intereses de la comunidad educativa
y partes interesa

OBJETIVOS DE CALIDAD

Formar personas en valores cristianos y modernos que conviertan al individuo en un ser integro
capaz de asumir una posición transformadora de la realidad.

Desarrollar en los estudiantes competencias que le permitan desenvolverse eficientemente en

el ámbito académico y social, con énfasis en la formación integral y en la capacidad de
interactuar en una sociedad global y local.

• Mejorar las competencias y desempeños de los empleados de la institución.

• Incrementar las acciones de mejora en el sistema de gestión y que sean eficaces.

• Mantener el nivel de excelencia de la calidad del servicio educativo.

• Generar conocimiento sobre el sano manejo del medio ambiente, para derivar de allí
acciones conducentes a la sostenibilidad del mismo en clave de desarrollo humano tanto
en perspectiva local como global.
FLUJOGRAMAS DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS LICEO SEIS DE MARZO

Los diagramas de procesos y procedimientos son herramientas fundamentales para el desarrollo

de nuevos sistemas de control mediante los cuales se podrían determinar nuevas y posibles
decisiones de lo preestablecido, teniendo en cuenta la relación e interacción que se presenta
entre las diferentes funciones a desarrollar. Fundamentalmente todos los procesos y
procedimiento determinar el desempeño de cada una de las áreas que se encuentran en la
institución partiendo de la descripción, de la ejecución de las diferentes actividades,
optimizando muchos de los procedimientos mediante los cuales es importante omitir
trabajos – procedimientos innecesarios para de esta forma tener un mejor nivel de desempeño
para toda la comunidad educativa.

Procesos desarrollados:

Los diagramas de procesos y procedimientos son herramientas fundamentales para el

desarrollo de nuevos sistemas de control mediante los cuales se podrían determinar nuevas y
posibles decisiones de lo preestablecido, teniendo en cuenta la relación e interacción que se
presenta entre las diferentes funciones a desarrollar.
Fundamentalmente todos los procesos y procedimiento determinar el desempeño de cada
una de las áreas que se encuentran en la institución partiendo de la descripción, de la ejecución
de las diferentes actividades, optimizando muchos de los procedimientos mediante los
cuales es importante omitir trabajos – procedimientos innecesarios para de esta forma
tener un mejor nivel de desempeño para toda la comunidad educativa.
 ALUMNOS INICIO

PROCESO

ASESORIA A ALUMNOS -PROCESO

INDIVIDUAL

GRUPAL

ENTREVISTA Y DIALOGO

SI TALLERES

¿SE
SOLUCIONO EL
PROBLEMA?
SEGUIMIENTO DAR A CONOCER
HERRAMIENTAS DE TRABAJO

NO

CITAR A ACUDIENTES
BUSCAR MEJORAMIENTO
SOCIAL
PLANEAR SOLUCIONES

SI CONTACTO CON
¿SE INSTITUCIONES EXTERNAS
SOLUCIONO EL
PROBLEMA?

NO CAMBIAR
ESTRATEGIAS ¿HAY RESULTADOS
SATISFACTORIOS

NUEVAS ESTRATEGICAS

FIN DEL PROCESO

FIN DEL
PROCESO
 PROCESO DE INICIO
RECTORIA

PROCESO

RECTORIA

DIRIGIR PLANEACION
EJECUTIVA

EJECUCION Y EVALUACION DE
PROYECTOS INSTITUCIONALES

PLAN B
ESTRATEGICO

VELAR POR EL CUMPLIMIENTO DE

LA COMUNIDAD EDUCATIVA

PLANTEA ORGANIZACIÓN DE LOS

ORGANOS DE CONTROL

NO
REORGANIZAR PERMITE
PARTICIPACION

SI

SUPERVISA Y CONTROLA E
CUMPLIMIENTO DE FUNCIONES

PROMUEVE EL
MEJORAMIENTO DE LA
CALIDAD EDUCATIVA

A
 INICIO
PROCESO DE
SECRETARIA
ACADEMICA PROCESO DE
ALUMNOS

SECRETARIA
ACADEMICA

MANEJO DEL PROCESO DE

MATRICULAS E INSCRIPCIONES

EXPEDICION DE
CERTIFICADOS Y
CONSTANCIAS

CONTROL Y REGISTRO
DE ALUMNOS

ELABORACION DE FICHAS DE
ALUMNOS NUEVOS Y
ANTIGUOS

NO

RECEPCIONAR RESTABLECER
MATRICULAS? DOCUMENTACION

SI

INSCRIPCION EN EL SISTEMA DE
MATRICULAS

B
ANEXO DE LA
DOCUMENTACION

ASIGNACION DE
LA JORNADA

ORGANIZACIÓN DE LISTAS DEL

CURSO

A
 PROCESO DE INICIO
DOCENTES

PROCESO

DOCENTES

FIRMAR CONTROL DE
LLEGADA

PREPARACION
CONTINUA DE TEMA
DE CLASE

APLICACIÓN DE METODOLOGIAS
PARA MEJORAR EL APRENIDZAJE

DETERMINAR SITUACIONES
PROBLEMATICAS Y PLANTEAR POSIBLES
SOLUCIONES

DESARROLLAR UNA
FORMACION INTEGRAL
PARA EL DESEMPEÑO EN
LA SOCIEDAD

NO

ESTABLECER DIALOGO ¿CONVIVENCIA

PARA NUEVAS EN EL
DESCICIONES DESARROLLO DE
CLASE?

SI B

TRABAJAR EN LA
CALIDAD DE
DESEMPEÑO

CUMPLIR CON TAREAS

DE LAS DIRECTIVAS

A
 INICIO

PROCESO DE
BIBLIOTECA
PROCESO

BIBLIOTECA

INGRESO MATERIAL

VERIFICAR QUE SEA EL

MATERIAL REQUERIDO

NO

DEVOLUCION VERIFICAR ¿LO QUE

DEL PEDIDO NUEVAMENTE EL INGRESA ES LO
MATERIAL SOLICITADO?

SI

REGISTRAR EN EL LIBRO DE
CONTROL

UBICACIÓN POR AREAS Y AÑOS

NO

¿HAY SALIDA FIN

DE PROCESO
ALMACEN?

SI

VERIFICAR LA SOLICITUD

NO
FIN DEL ¿VERIFICAR LA SOLICITUD?
PROCESO

SI

ALISTAR MATERIAL

A
 A

DOCENTE ALUMNOS

DILIGENCIAR EX ALUMNO DILIGENCIAR

UN FORMATO O DOCENTE FORMATO Y
ENTREGAR CARTNET

USO DEL MATERIAL

NO

INFORME A
COORDINACION

¿EL MATERIAL
FUE DEVUELTO?

SI ESPERAR
ENTREGA
REVIZAR EL MATERIAL
PRESTADO

FOTOCOPIAS
ELEMENTOS DE
MATERIAL O
FOTOCIPIAS
SOLICITUD DE
DOCENTES O LIBROS
COORDINACIONES
REVISION DE LA
UBICACIÓN Y ESTADO
DE LOS LIBROS
SACAR
FOTOCOPIAS

INVENTARIO FISICO
ANUAL
FIN PROCESO

ELABORAR INFORME
DE PERDIDAS

REALIZAR INFORME DE
ANOMALIAS

FIN PROCESO
 PLANES DE
MEJORAMIENTO
ACADEMICO

PLANES DE
MEJORAMIENTO
ACADEMICO

SI
PROMIVODO AL
SIGUIENTE RECUPERO
GRADO LOGROS?

NO

INFORMAR A
ACUDIENTES QUE
DEBE REPETIR EL
AÑO

FIN DEL PROCESO

 INICIO
PROCESO GENERAL

PROCESOS

ACTIVIDADES
INSTITUCIONALES

MATRICULA

DESARROLLO DEL PLAN DE

ESTUDIOS P.E.I.

DISEÑO CURRICULAR

ORGANIZACIÓN E INICIO
DE ACTIVIDADES
ESCOLARES

DESARROLLO ACADEMICO
Y EVALUACION

RETROALIMENTACION

FIN
 INICIO
PADRES DE
FAMILIA

PROCESOS

ASESORIA A PADRES DE
FAMILIA

ENTREVISTA Y DIALOGO

PLANTEAR ALTERNATIVAS
DE SOLUCION

PARTICIPACION Y
COMPROMISO

NO
PLANTEAR
NUEVAS ¿HAY SOLUCION?
ALTERNATIVAS

SI

SEGUIMIENTO

FIN
CONTROL INTERNO

INICIO

PERFIL DEL EGRESADO EJES ARTICULADORES

HORIZONTE
INSTITUCIONAL
• MISION
• VISON
• ADJETIVOS
GENERALES

PROCESOS:
• DIRECTIVOS
• DOCENTE
• ADMINISTRATIVOS

CONTROL Y EVALUACION

INDICADORES DE
DESEMPEÑO

TOMA DE DECISIONES

RETROALIMENTACION

A
CONTROL INTERNO
A

INTEGRACION POR
CANALES DE
COMUNICACION

REALIZA PROCESOS DE
EVALUACION FORMATIVA

RELACION CON
AUTORIDADES
EDUCATIVAS

BUSCAR NO
DESARROLLAR UN ESTRATEG LIDER EN EL
MANEJO IAS DE CAMPO
ADMINISTRATIVO LIDERAZG ACADEMICO Y
O SOCIAL

SI

ESTABLECER RELACIONES
INTERINSTITUCIONALES
CON ORGANIZACIONES
EDUCATIVAS, SOCIALES Y
ECONOMICAS

CONTRIBUYE AL
CUMPLIMIENTO DE LOS
OBJETIVOS DEL P.E.I

EJERCE FUNCIONES

SI
LA CALIDAD
DE ASESORIA
ES EFICIENTE
NO

EFICIENCIA DE
LA GESTION
A

FIN
PROCESO
 DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS INICIO

PROCESO CON DOCENTES Y

ADMINISTRATIVOS

SECRETARIA ACADEMICA

VERIFICAR HOJAS DE VIDA

DE DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS

SI
VERIFICAR NO
COMPLETAR Y LOS LIDER EN EL ORGANIZAR EL
ACTUALIZAR DATOS CAMPO TRAMITE DE
ACADEMICO CORRESPONDENCIA
Y SOCIAL

ORGANIZAR LA
INFORMACION

ELABORAR EL INFORMA Y
DISTRIBUIRLO SI
LA
INFORMACION
ES APROPIADA
ENVIAR NOMINA A LA .S.E.D
NO

NO
CORREGIR Y
COMPLETAR LA
LLEGARON
INFORMACION
VERIFICAR CON LA SED DESPRENDIBLES
DE PAGO

FIN
PROCESO ENTREGA A
DOCENTES

FIN
PROCESO
 DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS

B
ENVIO DE LISTAS A
COORDINACION Y
DIRECCION DE CURSO

ERRORES
EN LOS VERIFICAR CORREGIR
LISTADOS ERRORES ERRORES

VERIFICAR LISTA DE
LOGROS

VERIFICAR LISTA DE
LOGROS

DILIGENCIAMIENTO
DE LOGORS
PENDIENTES Y
OBTENIDOS

ENTREGA DE LOGROS
PENDIENTES A
COORDINACION

ENVIAR LISTAS DEL GARDO

11 AL ICFES Y AL EJERCITO

ELABORACION Y ENTREGA
DE CONSTANCIAS Y
CERTIFICADOS DE
ALUMNOS Y EXALUMNOS

ENTREGA DE
CORREGIR EL LOS DOCUMENTOS
DOCUMENTO DOCUMENTOS CON FIRMA DE
PRESENTAN ENTREGA
ERRORES?
 DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS

FIRMA DE ACUDIENTES
Y ALUMNOS

SENTAR MATRICULA

FIRMAS DE
SECRETARIA Y
RECTORA PARA
DILIGENCIAR

FIN DE
PROCESO
 DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS

FIRMA DE ACUDIENTES
Y ALUMNOS

SENTAR MATRICULA

FIRMAS DE
SECRETARIA Y
RECTORA PARA
DILIGENCIAR

FIN DE
PROCESO
 DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS

HAY
FIN DE CEREMON
PROCES IA DE
O GRADOS

REVIZAR DOCUMENOTS Y
VERIFICAR EL PAZ Y SALVO
EN GENERAL

LA
DOCUMENTACION
ES COMPLETA PARA VERIFICAR LA COMPLETAR
CEREMONIA DE DOCUMENTACION LOS
DOCUMENT
OS

CELEBRAR
EL GRADO

FIN DEL
PROCESO CON
ALUMNOS
 DOCENTES Y
ADMINISTRATIVOS

A
B

HAY
SEGUIMIENTO
CON CONESJO CAMBIO EN
TIENE AUTONOMIA
DIRECTIVO? CONTROL
DE DESEMPEÑO

PLANTEAR
SUGERENCIAS PARA
TOMAR DESICIONES

FIN
 PROCESO DE
AYUDAS INICIO
PEDAGOGICAS

PROCESO

AYUDAS
PEDAGOGIC

RECIBIR
SOLICITUD
ENTREGA DE PREPARAR MATERIAL
MATERIAL DE PROYECCION Y

TEXTOS
MAPAS O
REGISTRO EN LIBRO
REGISTRO LIBRO DE AUDIOVISUAL
DE CONTROL
CONTROL

B INSTALAR LA
PROYECCION AL

VERIFICAR SE DE
TIEMPO DE VOLVIO EL
PRESTAMO MATERIAL
TERMINO LA
PROYECCION ESPERAR
FINALIZACI
ON
A
CONSTATAR EN
EL LIBRO DE
FIN
CONTROL

CULMINO APAGAR Y REVIZAR LOS

EL EQUIPOS
A

INFORME A
ENTREGA DE EQUIPOS
RECTORIA Y REGISTRO LIBRO
CONTROL

FIN
B
 PROCESO DE
CONSEJO
ESTUDIANTIL INICIO

PROCESO

CONSEJO ESTUDIANTIL

ORGANIZACIÓN INTERNA

CAPACITACION DE
LIDERAZGO

CONVIENCIA EN
LA INSTITUCION

ESTABLECER MEJOR CALIDAD DE

COMUNICACION DESEMPEÑO

PROPONER PLAN DE
TRABAJO PARA LA
COMUNIDAD ESTUDIANTIL

HAY ASESORIA?

PARTICIPACION Y
ORGANIZACION

ALTERNATIVAS PARA EL
CONSEJO DIRECTIVO

FIN
 PROCESO DE
COORDINACION

INICIO

PROCESO

COORDINADOR

CAPACIDAD PARA CONOCER Y

RESOLVER SITUACIONES

LIDER EN EL AREA QUE MANEJA

REPRESENTACION DE LOS
DOCENTES EN EL CONSEJO

CONVIVENCIA EN
LAS REUNIONES DE
AREA?
FORMAS DE CAMBIOS DE
CONVIVENCIA ESTRATEGIAS

MANEJO DE METODOS DE
TRABAJO EN EQUIPO

ASIGNACION DE TAREAS A
LOS DOCENTES DEL AREA

VINCULOS CONTINUO CON

CONSEJO ACADEMICO

BUSCAR PAUTAS DE
MEJORAMIENTO

VERIFICAR EL
DESEMPEÑO DEL
NO HAY DEFICIENCIA DE
PROYECTO
RETROALIMENTACION COMUNICACION
 PROCESO DE
ORIENTACION

INICIO

PROCESO

ASESORIA A DOCENTES

DIAGNOSTICO DE CASOS
ACADEMICOS

ORIENTACION DE
CONFLICTOS PRESENTADOS
AL DOCENTE

UBICARLOS EN LA
PROBLEMATICA

PLANTEAR SOLUCIONES

SE CUMPLIO EL
ESTABLECER NUEVAS OBJETIVO?
ESTRATEGIAS

FIN PROCESO
 PROCESO DE INICIO
COORDINACION
ACADEMICA
PROCESO

PEDAGOGICO
ORGANIZACION
ORGANIZAR EL CONSEJO DIRECTIVO
PLAN CURRICULAR
ORGANO DE CONSULTA EN ORIENTACION AL PEI

RESALTA LAS AREAS

FUNDAMENTALES
HAY MANEJO
INTERDISCIPLINARIO

REORGANIZACION ESTAN PLANTEADOS

LOS PROYECTOS Y
ORDEN DE AREAS
DIAGNOSTICO DE
METODO DE
ENSEÑANZA
DISTRIBUCION DE DOCENTES

PLAN DE TRABAJO POR

ESTRATEGIAS PARA EL ASIGNATURA
PROYECTO PEI
PLANTEAR
FORMAS DE
PARTICIPACION LA COMUNIDAD
HAY
PROGRAMACION

REORGANIZAR CANALES DE
PARTICIPACION ELABORAR EL CALENDARIO
ACADEMICO

PLANTEAMIENTO DEL DESARROLLO HACER AJUSTES

PEDAGOGICO DEL TRABAJO EN EL
AULA SE CUMPLEN LOS
PARAMETROS

COORDINACION
REALIZA
DESARROLLO DE
ACTIVIDADES
ASESORIA ACADEMICA

VERIFICAR RESULTADOS
ACADEMICOS
SE CUMPLE CON
LO PROGRAMADO
METODOLOGIA Y FLUJO PARA LA GENERACION DE INFORMACION
DOCUMENTADA

Establecer la metodología para el control de información documentada del Sistema Integral

de Gestión de la Institución LICEO SEIS DE MARZO conforme a los requisitos definidos
en la Norma ISO 9001:2015

• La elaboración de los procedimientos, guías, instructivos y manuales lo realiza el

líder del proceso, la revisión de este la realiza el Coordinador del Sistema Integrado
de Gestión y la Aprobación del DOCUMENTO es realizada por el
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN. Para el caso de los formatos estos son
realizados por el líder del proceso junto con su equipo de apoyo, son revisados y
aprobados por el coordinador del SIG o su asesor. Cada vez que se realicen cambios
en los procedimientos se deberá dejar constancia de esto en el control de cambios

• Se mantendrá actualizado el Listado maestro de información documentada, cada

vez que se cree, modifique o elimine un documento.

• Cada vez que un personal de equipo de apoyo de proceso requiera la creación de un

nuevo registro dentro del sistema integrado de gestión, deberá notificar al Líder del
Proceso para que a su vez él informe al equipo del Sistema Integrado de Gestión, se
cree el documento y este sea ingresado al listado maestro de información
documentada.

ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Los documentos que son parte fundamental del Sistema Integrado de Gestión se clasifican
en cinco niveles de acuerdo a su responsabilidad y control.

MANUEL DE CALIDAD

CARACTERIZACIONES

PROCEDIMIENTOS
INSTRUCTIVOS Y DOCUMENTOS EXTERNOS

FORMATOS
Manual de Calidad

Describe el Sistema Integrado de Gestión, la Política, y Objetivos de la Calidad. Es el

documento principal para la presentación y puesta en marcha del Sistema Integrado de
Gestión.
Es el documento de presentación de la institución. Facilita la realización de las auditorías
internas y externas.

Caracterizaciones

La caracterización del Proceso permite identificar sus interrelaciones frente a los demás
procesos de la entidad determinando sus proveedores (procesos internos o instancias
externas) que entregan insumos y clientes que reciben un producto o servicio. La
caracterización de los procesos es entonces, el esquema que permite ver en contexto de
manera integral y secuencial aplicando el ciclo PHVA, la esencia del proceso frente al aporte
que hace al logro de los objetivos institucionales.

Procedimientos

El procedimiento describe de forma clara los pasos para iniciar, desarrollar y concluir una
serie de actividades secuencialmente establecidas en un proceso que da como resultado final
un producto o servicio.

Instructivo

Documento que detalla la manera como debe realizarse determinada acción; además describe
como se realiza el trabajo en un área o campo determinado. de la Institución.

Los Documentos Externos Son aquellos documentos suministrados por proveedores y

terceros, en los cuales no se tiene ningún control de emisión, ni modificación.

Formatos

Es un documento que permite almacenar la información y datos de un proceso específico.

DISPONIBILIDAD DE LA INFORMACIÓN

La documentación del Sistema Integrado de Gestión de la Institución Tecnológica Colegio

Mayor de Bolívar se encuentra disponible para cada proceso en los computadores de los
líderes y su equipo de apoyo compartida en línea con el equipo de calidad, en esta carpeta
compartida se encuentra la siguiente información por proceso:

• Acciones de mejora
• Caracterización
• Formatos
• Indicadores
• Instructivos
• Procedimientos
• Resultados de encuestas (en caso que el proceso aplique encuestas)
• Riesgos
• Direccionamiento estratégico (folleto informativo)
• Mapa de procesos
• Nomograma

Adicionalmente cuentan los formatos compartidos de la institución como lo son:

• Formato Asistencia
• Formato Solicitud docente
• Formato Acciones de mejora
• Formato de producto o servicio no conforme
• Formato Solicitud de publicidad
• Formato quejas, reclamos, peticiones y sugerencias
• Formato Solicitud de creación, eliminación y modificación de documento
entre otros que se consideren necesarios.

De igual forma en dicha carpeta se comparte información de la gestión del SIG como:

• Informe de auditoría interna

• Informe de auditoría externa
• Informe de revisión por la dirección
• Resultados de encuetas de satisfacción
CONTENIDO DE LA DOCUMENTACION

Los documentos que se elaboren en la Institución Tecnológica Colegio Mayor de Bolívar

deben contener las secciones que se indican a continuación, a menos que se trate de una
sección opcional.

Encabezado:
procedimientos, Instructivos, guías y Manuales constan de un encabezado que hará parte de la
identificación del documento, está compuesto por un recuadro de forma rectangular dividido en cuatro
partes, en el recuadro de la parte izquierda se coloca el logotipo de del Sistema Integrado de Gestión,
en el recuadro del centro va el nombre del documento en negrilla, , y el recuadro de la derecha se
divide en cuatro filas las cuales contienen el código del documento, el número de las revisiones, la
fecha de emisión del documento (dd/mm/aa) y el número de páginas.
Para el caso de formatos, constan de un encabezado que hará parte de la identificación del documento,
está compuesto por un recuadro de forma rectangular dividido en cuatro partes, en el recuadro de la
parte izquierda se coloca el logotipo de la Institución.
Los procedimientos deben tener el siguiente esquema:

OBJETIVO DEL DOCUMENTO: Debe expresar lo que se quiere lograr con el

documento.

ALCANCE: Allí se debe indicar la cobertura o aplicación que tiene el documento.

RESPONSABLE: Se debe indicar el cargo o cargos responsables del uso o aplicación del
documento.

DEFINICIONES: Se deben describir las definiciones de los términos que se necesitan

conocer para el uso del documento

CONTENIDO:

GENERALIDADES: En esta sección se incluyen aquellos aspectos de carácter general o

instrucciones que se deban conocer o tener en cuenta para el uso o aplicación del documento.

PROCEDIMIENTO: Deben describir por medio de un flujograma las actividades que

conforman el procedimiento.
DOCUMENTOS REFERENCIADOS: En esta parte se deben citar o referenciar los
documentos que están Relacionados con el documento que se elabora
CONTROL DE REGISTRO: El control de registros se utilizará especialmente en los
procedimientos donde se hace referencia de estos, para lo cual se utilizará el siguiente cuadro
que describe la identificación del registro, su clasificación, almacenamiento, tiempo de
retención, acceso y disposición.
ANEXOS: Serán todos aquellos documentos que sean soporte del documento que se
elabora.

CONTROL DE MODIFICACIONES: Todo documento interno del Sistema Integrado de

Gestión exceptuando los registros, utilizaran el siguiente cuadro al final del documento, que
describe el control de cambios, el cual contiene el número de la versión que se actualizó,
fecha en la que se aprobó la modificación, la descripción de la modificación y el cargo de
quien aprobó el cambio.

REVISIÓN Y APROBACION: Todo documento interno del Sistema Integrado de Gestión,

exceptuando los registros, llevará en el pie de página un control de revisión y aprobación del
documento el cual está conformado por el nombre de las personas que revisan y aprueban el
documento, así como el cargo de las mismas.
 SECUENCIA ACTIVID RESPONSABLE REGISTRO
AD

FT-SM-019
1 Detectar la necesidad Elaborar, modificar o Líderes de Solicitud de creación,
anular documento proceso modificación o
eliminación de
documentos
FT-SM-019
Solicitud de creación,
2 Revisar el documento Coordinador SIG modificación o
eliminación de
documentos

3 Remitir documento para aprobación Auxiliar SIG

SI
¿Fue aprobada la solicitud?
NO

FT-SM-019
Diligenciar en el FT-SM-019 la No Representante Solicitud de creación,
5 aprobación de la solicitud y devolver la por la modificación o
solicitud dirección/Equipo eliminación de
s SIG documentos

FT-SM-019
6 Representante por Solicitud de creación,
Firmar Solicitud la dirección ó modificación o
Equipo SIG eliminación de
documentos

7 Entregar documento a líder del proceso Coordinador SIG

FT-SM-004
Actualizar listado maestro de información Listado maestro de
8 documentada
Equipo SIG
información
documentada

9 Divulgar documento Líder del proceso

FIN
METODOLOGIA Y FLUJO DE ACCIONES CORRECTIVAS

Establecer la metodología para el análisis, formulación, implementación y seguimiento de

acciones correctivas, conducentes a eliminar las causas de las no conformidades reales cuyo fin
sea optimizar el desempeño de los procesos; asegurando su oportunidad y pertinencia.
Inicia con la identificación de la no conformidad y finaliza con el seguimiento y elaboración del
informe de acciones correctivas.

Acción correctiva: acción para eliminar la causa de una no conformidad y evitar que vuelva a ocurrir

Desempeño: resultado medible

Nota 1 a la entrada: El desempeño se puede relacionar con hallazgos cuantitativos o cualitativos.
Nota 2 a la entrada: El desempeño se puede relacionar con la gestión de actividades

a. Eficacia: Grado en el que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los

resultados planificados.

b. Eficiencia: Relación entre el resultado alcanzado y los recursos utilizados.

c. Efectividad: Medida del impacto de la gestión tanto en el logro de los resultados

planificados, como en el manejo de los recursos utilizados y disponibles.

d. Gestor: Son los encargados de gestionar todas las actividades referentes a los procesos
en las etapas de implementación y fortalecimiento del Sistema Integrado de Gestión

e. No conformidad: Incumplimiento de un requisito

f. SIG: Sistema Integrado de Gestión.

g. Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita u

obligatoria.

CONDICIONES GENERALES

Identificación de las no Conformidades

a) Las no conformidades pueden ser identificadas por profesionales de las
subdirecciones/oficinas.
Las fuentes de información para la identificación de acciones preventivas, correctivas y/o de
mejora son:
 Cumplimiento de los objetivos institucionales

Medición de objetivos y metas

Resultados de revisiones por la Dirección

Satisfacción de los usuarios y partes interesadas.

Auditorías internas SIG

Producto y/o Servicios no conformes presentados.

Quejas, reclamos, peticiones y sugerencias.

Medición y control de los procesos.

Riesgos materializados

Informes de entes de control

Aspectos e Impactos Ambientales

Plan Institucional de Gestión Ambiental

Planes de Saneamiento Básico

Planes de emergencia y contingencia

Requisitos legales

Audiencias Públicas y Rendición de cuentas

Cambios en el sistema Integrado de Gestión

Comité de defensa judicial y conciliación

Investigación de Incidentes y accidentes de Trabajo

Resultados de autoevaluación

Supervisión Contractual
b) Las acciones correctivas implementadas, deberán registrarse En un formato

c) El líder de proceso con el apoyo de los gestores puede identificar no conformidades

para otros procesos, para su análisis respectivo y plan de acción.

d) Toda no conformidad puede conllevar a una corrección, pero no todas las no

conformidades llevan a acciones correctivas.

e) Las no conformidades presentadas por auditorías internas de calidad, podrán

agruparse:

• Las no conformidades que sean del mismo tema se pueden agrupar en un solo
plan de acción.

• Las no conformidades que sean reiterativos en varias vigencias se pueden unificar

en un solo plan de acción.

• Una vez registrada la no conformidad se cuenta con 8 días hábiles para la

formulación del plan de acción

f) Para el análisis de causas de las no conformidades reales identificadas, el líder de

proceso designará un grupo de trabajo para que por medio del formato Acciones
Correctivas, se desarrolle la metodología y análisis de causas de la no conformidad,
contara con el acompañamiento y asesoría de los profesionales de la Subdirección de
Diseño y Análisis Estratégico
CONCLUSIONES

• Se evidencia que el SGC del Colegio De Santander, cumple con las

exigencias reglamentarias establecidas por entidades como Ministerio de
Educación.

• La participación del rector como máximo interesado en el mejoramiento de

la calidad de la institución, fue clave para proporcionar los recursos
necesarios que permitieran realizar las actividades del SGC.

• El personal del Colegio de Santander quedó sensibilizado de los beneficios

en cuanto al control y la organización, que trae consigo el Sistema de
Gestión de Calidad a partir de la planificación de todas las actividades.