FACULTAD DE INGENIERÍA Y

CIENCIAS BÁSICAS

PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

COMPRAS Y APROVISIONAMIENTO
PROYECTO CASO ENCUADERNADORA S.A.

INTEGRANTES GRUPO 3:
BRIAN BORDA GUERRERO COD: 1811021289
ELKIN ANTONIO COLORADO RAMIREZ COD: 1511020801
HUILMER ANTONIO PACHECO VELASQUEZ COD: 1711025912
DANIEL ARTURO ARANGO MARTINEZ COD: 1811024017
ALEX AUGUSTO SIERRA WITTINGHAN COD: 1611021595

TUTOR:
JAIRO ENRIQUE PARRA HERRERA

INSTITUCIÓN UNIVERSITARIA POLITÉCNICO GRANCOLOMBIANO

FACULTAD DE INGENIERÍA Y CIENCIAS BÁSICAS
CAMPUS VIRTUAL
BOGOTÁ D.C 2020
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PROYECTO GRUPAL Institución Universitaria Politécnico Grancolombiano

CONTENIDO

INTRODUCCIÓN ................................................................................................................................... 3
1.1. OBJETIVO GENERAL ............................................................................................................. 4
1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS ...................................................................................................... 4
1.3. JUSTIFICACIÓN..................................................................................................................... 5
1.4. METODOLOGÍA.................................................................................................................... 6
1.5. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN ......................................................................................... 7
2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN ........................................................ 9
2.1 Alternativas construidas ............................................................................................................ 9
2.1.1 Alternativa De aprovisionamiento de Tipo Exportación: ....................................................... 9
2.1.2. Alternativa de combinación de producto terminado: ........................................................ 10
2.2 Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa ................................................ 10
BIBLIOGRAFÍA .................................................................................................................................... 12
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INTRODUCCIÓN

Por medio de este trabajo se identifica y analiza los diferentes términos relacionados con
la gestión de abastecimiento en el área de compras, debido a la crisis que se presenta en la
logística de suministro, de esta manera se muestra el grado de importancia que se debe tener
frente a la planeación y evaluación del proceso, para poder conocer con antelación y a futuro
las posibles situaciones que pongan en riesgo la productividad de la organización; cabe
resaltar que la materia prima (bagazo de caña) juega un papel muy importante para el
desarrollo del producto final; en este caso son los productos escolares.

Es indispensable tomar la mejor decisión para el beneficio de la compañía satisfaciendo

las especificaciones de calidad, eficacia y eficiencia, basados en el fortaleciendo y
cumpliendo con la demanda, que garantice al cliente mantener los índices de garantía de
producto, precios acordes con los servicios adquiridos, a su vez obtener un listado de
proveedores calificados como método alternativo en caso de una emergencia, en el que se
tenga establecido las modalidades de pago y demás criterios que promueva las relaciones
empresariales y la adquisición del producto; si no se tiene un estudio, análisis, orden y
clasificación de los factores externos e internos, es imposible llevar una buena gestión, por
esta razón es necesario generar acciones preventivas y correctivas para afrontar situaciones
inesperadas.

Por último, se dará a conocer las fases que se desarrollará como alternativa de solución:
Primera visualización y diagnóstico de la situación presentada en la empresa Encuadernadora
S.A; segunda generación de alternativas socializadas por el grupo, bajo los criterios de
valoración y tercera se desarrollará la mejor opción de alternativa bajo el criterio de
valoración acorde, que contribuya para demás investigaciones.
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1.1. OBJETIVO GENERAL

Identificar y proponer alternativas de solución a través de un diagnóstico para la compra de

la materia prima y abastecimiento de la ENCUADERNADORA S.A como medida correctiva
para garantizar la producción que permita cumplir con la demanda de la compañía

1.2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

 Entender la situación por la cual atraviesa la Encuadernadora S.A

 Analizar el entorno e interior de la Encuadernadora S.A para la toma de decisiones
 Identificar el conjunto de posibles soluciones para enfrentar la situación presentada
 Discutir las posibles soluciones teniendo en cuenta los pros y contra de cada una
 Analizar situación, recursos y posibilidades para la mejor toma de decisión
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1.3. JUSTIFICACIÓN

Actualmente, la compañía ENCUADERNADORA S.A, atraviesa dificultades en la

logística para la entrega del pedido a los clientes, debido a que la gestión de compras es el
área que está ligada a la cadena de abastecimiento puesto que vigila y asegura la obtención
de los insumos, con el fin de que la producción cuente con la cantidad y calidad de materia
prima para mantener el funcionamiento de las máquinas en la fabricación de los diversos
productos escolares para satisfacer la demanda, este estudio cuenta con un propósito
fundamental que es aplicar una metodología que sea clave para el éxito en el
aprovisionamiento materia prima, ya sea por la flexibilidad de pago o por la entrega oportuna
por parte del proveedor, de esta manera minimizar el riesgo ocasionado por el paro nacional
que provocaría un despido del personal temporal.

Por lo anterior, es indispensable realizar seguimientos a las actividades relacionadas con

las decisiones de compras en la adquisición del material, en este caso el bagazo de caña de
azúcar; tomando como alternativa un diagnóstico con el fin analizar y evaluar la actual
situación desde diferentes puntos de vista, que permita generar soluciones óptimas para
garantizar el funcionamiento de la planta y su comercialización, ya que se encuentra en
desventaja con la competencia debido a que no puede cubrir su demanda por contar con un
único proveedor de servicios para reabastecerse; por esta razón es necesario promover nuevas
alianzas con proveedores calificados y crear stocks como plan de contingencia, si se presente
eventualidades lo que permite obtener varios proveedores debidamente seleccionados por su
eficiencia y eficacia basados en sus protocolos de entrega del material.
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1.4. METODOLOGÍA

El desarrollo de las etapas que se llevaran a cabo para ayudar a resolver el problema que
se presenta en la empresa encuadernadora para llegar a la propuesta de una alternativa de
solución son las siguientes:

ETAPA 1
Ejecutar una revisión minuciosa del contrato firmado con el proveedor PAPELITOS
S.A.S afín de analizar los términos y cláusulas de incumplimiento que salvaguarda los
ingresos de las partes ante situaciones de este tipo, evaluando los montos que cubre esta
póliza durante el abastecimiento. Para ello será necesario, estudiar las diferentes actividades
de la Encuadernadora s.a, papelitos s.a. e ingenios y proponer diferentes alternativas de plan
de acción presentados desde la perspectiva de cada uno de ellos teniendo en cuenta la
demanda a suplir.

ETAPA 2
Mirar las diferentes alternativas para la adquisición de insumos ya sea comprando fibra
de caña de azúcar exportado, productos terminados o los insumos equilibrando costos que
conlleven obtener beneficios comerciales. Para ello será necesario, hacer un cronograma de
trabajo y conocer las debilidades o consecuencias de una mala decisión.

ETAPA 3
Se hará el estudio de factibilidad que puede generar el suplir la necesidad actual de la
empresa. Para ello se tomarán medidas de prevención y se identificarán efectos negativos
ante estos imprevistos con su posterior impacto.
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ETAPA 4
Analizar el tiempo de producción a través de un estudio de métodos y tiempos de la planta
para evitar desperdicios de material. Para ello, se compartirán ideas y planteara la mejor
solución al problema propuesto.

ETAPA 5
Control y seguimiento Se tendrá una evaluación constante que permita evidenciar si la
implementación de la decisión acordada fue la mejor para atender la situación atravesada por
la Encuadernadora SA. Con base en esto se podrá decidir si esta nueva alternativa es viable
para la compañía o se debe implementar alguna otra.

1.5. DIAGNÓSTICO DE LA SITUACIÓN

Debido a las irregularidades y situaciones precarias cometidas con el gremio de corteros

de caña en los departamentos del Cauca Risaralda y Valle del Cauca que proveen la
producción de gran parte de la compañía papelitos s.a en la cual se desato un paro nacional
y a causa de ser el único proveedor de la encuadernadora s.a (empresa especializada en el
diseño, producción y distribución de productos de papelería escolar) se ve gravemente
afectadas ya que su materia prima principal es el cartón y papel que representan el 10% y
80% respectivamente de sus costos ya que su carácter diferenciador es el alto grado de
contenido de bagazo de caña en sus insumos.

Por lo anterior, se programaron dos reuniones en las que se llegaron a la conclusión de

que Papelitos aún no ha parado la planta, pues tienen bagazo de caña para 15 días, además
considera que ese paro no durara más de una semana, y las cosas continuarán como
si nada, razón por la cual no ha tomado cartas en el asunto ni puesto en marcha planes de
acción, medidas que no convencieron a la encuadernadora que se encuentra sumamente
preocupada y busca la forma de encontrar alternativa que mitiguen las grandes pérdidas que
se avecinan y las afectaciones en los costos o calidad del producto ofrecido que puede opacar
su reconocimiento. Con la problemática se hace necesario resaltar que:
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Papelitos s.a. en su primer molino tiene provisión bagazo para abastecer sus máquinas por
quince días a partir de la fecha, el Molino dos no va a parar su producción, pero no puede
cubrir toda la demanda necesitada por la empresa.

El inventario de papel de la encuadernadora tendrá un faltante de 6.840 toneladas, lo que

indica que no se cumplirán con lo planeado para atender la temporada alta ya que este paro
nacional se presenta en septiembre y la mayor demanda de la entidad está entre agosto y
enero.

Hacer algún tipo de trato con otro país lo dejaría fuera de competencia ya que tendrían
que compartir información técnica que conlleva a perdida de clientela.

La empresa necesita 545 ton/semana en un ancho de 64,5 cm y 1280 ton/sem de 124,5 cm

normalmente ya que fabrica dos tipos de cuadernos.
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2. ALTERNATIVAS CONSTRUIDAS Y CRITERIOS DE EVALUACIÓN

2.1 Alternativas construidas

Al realizar un análisis operacional de las alternativas de abastecimientos, se pueden

identificar factores que incidan en aspectos como; cumplimiento en los tiempos de
producción, la capacidad y costos de almacenamiento y nuevas alternativas de alianzas
comerciales de aprovisionamiento, como se observa a continuación:

2.1.1 Alternativa De aprovisionamiento de Tipo Exportación:

La prioridad de la empresa La encuadernadora, es mantener la capacidad de materia prima

que le permita producir a partir de la materia prima sus obligaciones con sus clientes, es por
ello que se sugiere una estrategia de abastecimiento basada en una inversión de tipo externo,
optando por la compra de materia prima, de forma temporal y con un costo elevado pero que
le asegure el cumplimiento de los contratos con sus principales clientes, el incumplir los
pactos acordados, generaría mayores perdidas para la compañía, es por ello que establece una
compra de materia prima extranjera, pero efectiva en términos de aprovisionamiento
temporal y de improviso.

Dentro de las ventajas que se pueden obtener por la implementación de una alternativa en
el exterior, se encuentra; un mejor control del proceso de negocio, un mayor poder de
mercado adquisitivo, una posible reducción de los costos en los insumos y la Generación de
nuevas alianzas con proveedores internacionales que proveerán la compañía en tiempos de
escases.
Dentro las desventajas más notorias, se encuentran; Asegurar los tiempos de entrega de
materia prima como de los contratos pactados por parte de la empresa y el aumento
considerables de costos y logística de exportación.
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2.1.2. Alternativa de combinación de producto terminado:

Una alternativa de tipo nacional y de fácil acceso comercial, es la mezcla o compra parcial
de materiales de una calidad baja, pero que sé que pueda combinar con la actual materia
existente en stock, este tipo de alternativas permite bajos costos y un riesgo elevado de
calidad del papel final. Comparar el papel de forma nacional a bajo costo, permite satisfacer
la demanda que se requiere, con un menor tiempo de entrega, dentro de su principal ventaja
se encuentra:

 La empresa no generaría recortes de personal.

 Se mantendrían las fechas de producción operativa.
 Se cumplirían con los objetivos planteados por la proyección gerencial.
 Se obtendría un abastecimiento más ágil y menos costoso.

2.2 Criterios de evaluación para seleccionar la mejor alternativa

Es importante tener claro el escenario que atraviesa la compañía teniendo en cuenta las
posibles alternativas viables para escoger la mejor solución, lo cual es necesario realizar un
análisis DOFA, con el fin de conocer las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas
que enfrentaría al momento de elegir la alternativa que mejor le conviene con respecto a los
costos, tiempo de entrega, calidad del producto siendo estos factores claves para toma de
decisión asertiva que beneficie la productividad de la planta y descartar la posibilidad de
despido de personal contratado.

Por otra parte, es necesario ejecutar una valoración calificativa de 1-5 con los
miembros que compone la junta directiva en base a las experiencias y conocimientos en el
área que les corresponde, a través de un cuadro que describe las alternativas que son las
mismas soluciones, el aumento de los costos al adquirir el producto, cuando será entregado
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el material, si posee buena calidad cuando esté terminado el producto y por ultimo si genera
alguna utilidad para la compañía, con estos criterios se totalizara los valores generados y se
podrá conocer cual alternativa es más factible para la empresa.

CALIDAD
TIEMPOS UTILIDAD
INCREMENTO DEL
ALTERNATIVA DE DEL TOTAL
DE COSTO PRODUCTO
ENTREGA NEGOCIO
TERMINADO
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BIBLIOGRAFÍA

Actualidad Empresa. (14 de junio de 2014). Gestión de compras. Obtenido de actividades,

funciones, conductas, tipos y el proceso de compra: http://actualidadempresa.com/gestion-
de-compras-actividades-funciones-conductas-tipos-y-el-proceso-de-compra/

López Mondragón, H. (9 de abril de 2009). Análisis de la situación de una empresa.

Obtenido de empresariales y tecnología slideshare:
https://es.slideshare.net/jcfdezmx2/anlisis-de-la-situacin-de-una-empresa

López, A. (9 de diciembre de 2014). Métodos de Evaluación de Alternativas. Obtenido de

unidad de estudios básicos en prezi: https://prezi.com/nwnktxxalm71/metodos-de-
evaluacion-de-alternativas/

Ospina, O., Pérez, J., & Uribe, J. G. (18 de diciembre de 2008). Proyecto estudio” caso
encuadernadora s.a.”. Estudiantes del Postgrado en Gerencia Logística Promoción 13.,
Universidad ICESI, Cali.

EL APROVISIONAMIENTO. El puente entre la gestión de compras y el almacén.

NOVIEMBRE 2017. Tomado de: https://circulante.com/facturas/aprovisionamiento-
gestion-de-compras-y-del-almacen/