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Guida allo svolgimento degli esami a distanza su Microsoft Teams, v.

2 del 23/03/2020

Guida allo svolgimento degli esami a distanza


su Microsoft Teams

Contenuti di questo tutorial:

1. Inviare un’email da ESSE3 per comunicare data e modalità svolgimento degli esami
2. Installare Microsoft Teams
3. Creare un Team
4. Come inserire gli studenti nel team utilizzando un codice univoco.
5. Come inserire manualmente studenti nel Team l
6. Svolgimento dell’esame
a) Avviare una Riunione Immediata
b) Calendarizzare un Evento Riunione
c) L’appello
7. Alcuni suggerimenti per lo svolgimento dell’esame
Guida allo svolgimento degli esami a distanza su Microsoft Teams, v. 2 del 23/03/2020

1. Inviare un’email da ESSE3 per comunicare data e svolgimento degli esami

1. Accedere alla propria area in ESSE3 | Servizi online


2. Selezionare l’appello d’esame che si intende svolgere
3. Selezionare la voce comunicazioni agli iscritti in fondo alla pagina dell’appello
d’esame selezionato (fig. 1)

Figura 1

Una volta entrati nell’area Comunicazioni agli iscritti è possibile inviare una mail nella
finestra seguente (fig. 2).

Figura 2

Si può inviare l’email all’intera lista degli iscritti all’appello selezionandola come specificato
nella fig. 3 oppure inviare le comunicazioni ai singoli studenti spuntando la/le caselle
corrispondenti.
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Spuntare questa casella

Figura 3

Se selezioniamo la prima casella in alto a sinistra, l’intera lista degli studenti sarà evidenziata
in giallo e si potrà inviare la mail cliccando sul tasto Invia.

Figura 4
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2. Installare Microsoft Teams

1. Collegarsi alla pagina https://teams.microsoft.com/downloads e a scaricare il software


Microsoft Teams adatto al sistema operativo che si desidera utilizzare
2. Installare il software
3. Se si utilizza un personal computer è necessario che sia dotato di microfono e
videocamera
4. E’ possibile installare Microsoft Teams anche sui cellulari e tablet android e apple,
5. Avviare il programma Microsoft Teams e collegarsi utilizzando mail istituzionale
(@unior.it) e la password.
6. Se non si è ancora in possesso di un account collegato al proprio indirizzo istituzionale,
contattare la Struttura Informatica dell’Ateneo (siasrs@unior.it).
7. In caso di difficoltà per quanto riguarda lo svolgimento dell’esame, rivolgersi al gruppo
di supporto per la didattica e gli esami online (elearning.unior@gmail.com)

3. Creare un Team

Una volta eseguito l’accesso al software con le proprie credenziali, verranno visualizzati i
gruppi (Team) in cui si è iscritti. Nel caso il SIA abbia già creato il gruppo/team dell’esame,
quest’ultimo sarà visibile nella prima schermata della finestra relativa alla funzione Team (fig.
5).

Figura 5

In alternativa, è possibile creare un nuovo team cliccando su Unisciti a un team o creane


uno (fig.6).
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Figura 6

Appare la schermata seguente (fig.7)

Figura 7

Cliccare su Crea un team, poi scegliere Classe nella schermata successiva (fig.8) .
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Figura 8

Indicare il nome del Team, ad esempio Lingua tedesca II (fig. 9). Una volta creato il Team, è
possibile aggiungere membri:
1. comunicando agli studenti il codice univoco del corso (§ 4) tramite la funzione
“Comunicazione agli iscritti” in ESSE3, come al punto 1 di questo tutorial
2. inserendo manualmente gli studenti. In questo caso, gli studenti riceveranno
direttamente via email un messaggio di invito a partecipare (§ 5).

4. Come aggiungere gli studenti al team utilizzando un codice univoco.

Questa procedura è consigliata per numeri elevati di studenti da aggiungere. Con un codice
univoco gli studenti potranno accedere al team direttamente. Per consentire l’accesso al team,
il “codice univoco” dovrà essere inviato agli studenti prenotati nella comunicazione attraverso
la piattaforma ESSE3 relativa all’appello dell’esame, utilizzando la funzione “Comunicazione
agli iscritti” come da punto 1 di questo tutorial.

Per generare il codice occorre accedere alle impostazioni del team portandosi col mouse
sull’icona del team e selezionando l’icona delle impostazioni (fig. 9)
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Figura 9

Nella schermata delle impostazioni scegliere Codice del team, e cliccare sul pulsante Genera
(fig.10).

Figura 10

Appare il codice univoco che può essere distribuito. Con il codice univoco lo studente potrà
cliccare su Unisciti ad un team o creane uno, e poi Partecipa a un team con un codice.

5. Inserimento manuale degli studenti nel Team

Questa procedura può essere usata agevolmente per una sessione di esame con un numero
contenuto di studenti. È possibile caricare nella classe i nominativi degli studenti prenotati
selezionando tra i nominativi che sono già stati resi disponibili nella piattaforma Microsoft
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Teams di Ateneo. Nei casi di omonimia si dovrà verificare il numero della matricola, anche
questa già presente nella piattaforma. Queste operazioni possono essere svolte anche con
largo anticipo rispetto alle date d’esame.

Gli studenti possono essere inseriti subito quando si sta creando il team (fig. 11) cliccando
sul tasto Avanti.

Figura 11

Oppure se la classe è già stata creata si potranno selezionare i nominativi cliccando prima sul
tasto … e poi sulla voce Aggiungi membro (fig. 12).

Figura 12

In questo modo si visualizzano le seguenti schermate (figg. 13-15) per aggiungere membri al
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Team.

AVAGLIANO LUIGIA
L.AVAGLIANO

Figura 13

AVAGLIANO LUIGIA

Figura 14
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AVAGLIANO LUIGIA
L.AVAGLIANO

Figura 15

Per visualizzare la matricola degli studenti basta spostare il cursore sul nome dello studente
che si intende aggiungere. In questo modo, appariranno tutte le informazioni necessarie per
la corretta identificazione (fig. 16).

AVAGLIANO LUIGIA
L.AVAGLIANO
MCC/246
AVAGLIANO LUIGIA l.avagliano@studenti.unior.it

Figura 16

6. Svolgimento dell’esame

Per collegarsi agli studenti per la sessione di esame ci sono due alternative: si può avviare
una Riunione Immediata (opzione più semplice) oppure Calendarizzare un Evento Riunione
(opzione avanzata).

A) Avviare una Riunione Immediata


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In questa sezione, vedremo come utilizzare la funzione Riunione immediata. La funzione


può essere utilizzata in qualunque momento accendendo la telecamera quando si è già nella
pagina del Team (fig. 17) e consente di selezionare gli studenti (iscritti alla classe) che si è
deciso di convocare per l’appello. Una volta avviata la Riunione Immediata, sarà possibile
invitare tre o più studenti per volta, assieme ai commissari (fig. 19). Si consiglia, per evitare
confusione, di invitare non più di tre studenti alla volta (lo studente da esaminare e due
testimoni tra gli iscritti all’appello).
Per avviare la riunione immediata nel giorno e ora dell’appello, basterà cliccare sul simbolo

della telecamera (fig. 17).

Figura 17

Compare la seguente schermata (fig. 18).

Figura 18
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Cliccando su Riunione immediata si avvia la videochiamata a cui si possono aggiungere gli


studenti e gli altri commissari della sessione di esame attraverso la funzione Invita qualcuno
(figg. 19-21).

Figura 19

Figura 20
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Figura 21

Nota bene: nel caso in cui alla Riunione Immediata stiano prendendo parte più partecipanti
(ad esempio tre studenti e un commissario) ogni utente partecipante che abbia il microfono
attivo è udibile da tutti gli altri membri. Per evitare rumori di sottofondo e per agevolare la
sessione di esame, è opportuno chiedere agli studenti che non sono interrogati in quel
momento ma che sono, ad esempio, solo testimoni, di chiudere il loro microfono e la loro
videocamera in modo da non disturbare lo studente sotto esame. In alternativa, è possibile
disattivare manualmente l’audio di ciascun partecipante premendo sull’icona dei tre puntini
accanto al nome del partecipante di cui si intende escludere l’audio e poi “disattiva audio
partecipante”. In questo caso, quando lo studente dovrà essere interrogato, dovrà riattivare il
proprio audio autonomamente.

ANTONIO GRECO

Figura 22
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B) Calendarizzare un Evento/Riunione

E’ possibile programmare nel calendario di Teams un evento Riunione. Si noti che la funzione
Riunione può essere utilizzata in qualunque momento accendendo la telecamera quando si
è dentro la pagina del Team. In questo paragrafo vedremo come si può programmare una
riunione in anticipo ed inserirla nel calendario di Teams. Questa modalità ci permette di
accedere ad una serie di opzioni. Infatti con questa modalità sarà possibile attribuire
al docente o al relatore un ruolo di moderatore per tutta la durata della riunione.

Anche la riunione pianificata può essere utilizzata in qualsiasi momento accendendo la


telecamera quando si è dentro la pagina del Team (fig.23) e avviando la riunione con un click
sul simbolo della telecamera .

Figura 23

Compare la seguente schermata (fig.24).


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Figura 24

Nella nuova schermata, cliccare sul tasto "Pianifica una riunione" ( fig.24).

Nella schermata successiva (fig.25) appare una scheda di dettaglio inerente al tipo di riunione
che si vuole tenere. Si possono compilare i campi quali titolo, orario e descrizione e
successivamente cliccare il tasto "Invia", posto in alto a destra, per salvare i dati e inviare
automaticamente un messaggio di invito agli studenti registrati.

Figura 25
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Ritornati nella pagina "Post" del team, possiamo individuare la lezione appena pianificata e
cliccare sull'icona "Altre opzioni" (cerchiata in rosso nella fig.26) e quindi immediatamente su
"Visualizza dettagli riunione".

Figura 26

A questo punto si aprirà di nuovo la schermata sui dettagli della riunione. Questa volta però sarà
visibile in alto la scelta "Opzioni riunione" (fig.27).

Figura 27

Cliccando su "Opzioni riunione" si aprirà il browser che mostrerà le opzioni della riunione.
L’opzione “Chi può essere un relatore?” risulta impostata con il valore “Tutti”. Questa opzione
consente a tutti i partecipanti alla riunione di utilizzare gli stessi comandi del docente e quindi
disattivare il microfono di chiunque o rimuovere dalla riunione un qualunque partecipante. Per
evitare che gli studenti possano anche inavvertitamente disturbare l’appello d’esame, cambiare
il valore impostato selezionando la voce “Solo io” (fig.28) e premere quindi il tasto “Salva”.
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Figura 28

Una volta tornati nella pagina "Post" del team, basta selezionare tra i post la riunione pianificata
(fig.29)

Figura 29

Sulla scheda di dettaglio che si apre, premere quindi il tasto “Partecipa” (fig.30) posto in alto a
destra e quindi, nella schermata successiva, il tasto “Partecipa ora” (fig.31).
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Figura 30

Figura 31

Le immagini che seguono (32-34) mostrano le funzionalità di base necessarie durante lo


svolgimento dell’esame.
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Figura 32

Figura 33
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Figura 34

Per terminare la videochiamata e quindi la sessione di esame cliccare su .

C. L’appello

1. Il Presidente dà inizio all’appello entrando nel Team relativo al proprio esame, nel
giorno e ora stabiliti da calendario. Gli studenti che devono svolgere l’esame si
saranno già collegati, così come da istruzioni, almeno 30 minuti prima.
2. Tutti gli studenti presenti potranno essere consultati contemporaneamente via Chat
nella schermata principale del Team per una breve ricognizione dei presenti (vale a
dire un appello in forma virtuale). Basterà “Avviare una nuova conversazione” come
esemplificato in fig. 35.
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Fig. 35

3. Il Presidente spiegherà ai presenti che attiverà il sistema di videoconferenza


(Riunione immediata) e chiamerà tre studenti per volta, alla presenza del
commissario. Questa procedura è valida se si è optato per lo svolgimento degli esami
in modalità Riunione Immediata. Se invece si è optato per la calendarizzazione
dell’Evento Riunione si entrerà direttamente in modalità videoconferenza.
4. I due membri della commissione (Presidente e Commissario) assistono con il canale
audio e video attivato.
5. Lo studente dovrà mostrare alla videocamera il documento di riconoscimento e invierà
copia dello stesso attraverso la chat della piattaforma Microsoft Teams o per posta
elettronica (secondo le indicazioni del Presidente della commissione).
6. Al termine dell’esame il Presidente comunica oralmente e via chat il voto allo studente
che risponde confermando per iscritto via chat e/o via email di aver ricevuto il
messaggio / compreso il voto e di accettarlo / rifiutarlo.
7. La verbalizzazione avviene secondo la normale procedura di ESSE3 ricordando di
modificare la data dell’esame
8. Per modificare la data dell’esame seguire questa procedura:
• andare nella sezione “Inserimento esiti”
• Una volta selezionato il metodo di valutazione (voto), cliccare su Avanti;
• Nella schermata “Inserimento esiti”, lista studenti, dal menù a tendina accanto
ad ogni nome per l’inserimento della valutazione cliccare sull’icona del bloc-
notes.
• Verrà quindi visualizzato un calendario
• Modificare qui la data in cui l'esame è stato effettivamente sostenuto.
• IMPORTANTE: cliccare su Salva prima di uscire.
• Prima di chiudere il verbale, si prega di verificare che sia stata registrata la
data esatta
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Alcune indicazioni

b) Informare gli studenti che, in base al General Data Protection Regulation (GDPR), non
sono permesse registrazioni e screenshot di alcun tipo. Tutti i comportamenti che non
rispettano il GDPR sono passibili di denuncia.
c) durante l’esame lo studente terrà lo sguardo fisso sulla webcam senza mai spegnerla
e non potrà usare appunti, libri o note.
d) In qualunque momento il docente potrà chiedere di muovere la telecamera per
accertare che lo studente sia solo.
e) durante la prova, agli altri candidati sarà richiesto di spegnere temporaneamente la
connessione video e audio per non disturbare l’esaminando.

Contatti utili
• Per dubbi sul corretto svolgimento degli esami, scrivere al gruppo di supporto per
la didattica e gli esami online: elearning.unior@gmail.com
• Per problemi con l’apertura dei Team/Esami, o con le credenziali di accesso a
Microsoft Teams scrivere a: siasrs@unior.it
• Per funzionalità più avanzate di Microsoft Teams consultare:
https://www.microsoft.com/it-it/education/products/teams