Regional Distrito Capital

Centro de Gestión Administrativa

TALLER

ORGANIZAR LA DOCUMENTACIÓN

Servicio Nacional de Aprendizaje – SENA

Centro de Gestión Administrativa
Bogotá, D.C.
 Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 2 de 6
Sistema de Técnico en Asistencia en Organización de
Gestión de la Archivos
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

TALLER E RECUPERACIÓN FINAL DE TRIMESTRE

Esta actividad debe ser realizada A MANO, EN HOJAS BLANCAS, con

excelente presentación y debe contener normas técnicas, Introducción,
objetivos, generales y específico, tabla de contenido conclusiones y
bibliografía o webgrafía, ya sea el caso.

Nota: Los trabajos que no se presenten con las indicaciones estipuladas,

cualquier intento de fraude en la realización del taller y presentarlos fuera de
la fecha de entrega. NO SERÁN RECIBIDOS Y POR ENDE NO PODRÁN
PRESENTAR LA EVALUACIÓN DE RECUPERACIÓN.

RECUERDE: El desarrollo de este taller es requisito indispensable para

presentar la segunda estrategia pedagógica como evaluación final del
trimestre.

ACTIVIDADES

1. Investigue cuales son las actividades administrativas en una unidad de

información realice un cuadro sinóptico y descríbalas.

2. Identifique que es clima organizacional como influye en una empresa o

institución, como se beneficia el recurso humano, trabaje en equipo, realice
una actividad con su grupo, donde se demuestre este proceso

3. Investigue cuales herramientas tecnológicas y administrativas se deben

utilizar en las unidades de información y cuál es su importancia dentro de la
organización archivística.

4. Investigue que perfil debe tener un administrador de una unidad de

información, cuales son las funciones del encargado de Archivo, y que perfil
profesional debe tener el encargado de archivo.

5. Investigue como se ha desarrollado la profesión del archivista en Colombia

que alcances se han logrado, consulte el código de ética del archivista,
(conservar una copia en su portafolio de evidencias).

6. Investigue que es una Tabla de Retención Documental TRD, cual es su

definición, que normatividad (legislación) aplica, describa el procedimiento
que se debe seguir para elaborar una TRD, cual es el objetivo de aplicar una

2
 Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 3 de 6
Sistema de Técnico en Asistencia en Organización de
Gestión de la Archivos
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

TRD, dentro de una Institución, que es un comité de archivo, cual es su

función y quienes lo componen.

7. Investigue que es el ciclo vital del documento realice un gráfico y explique

por qué es importante dentro de la organización documental, que es
inventario documental, y que es cuadro de clasificación documental.

8. Para definir las directrices de la disposición final de los documentos en una

Empresa o Institución es necesario conocer algunos conceptos, investigue que
es Conservación Total, Eliminación, Selección, Microfilmación y Digitalización.

9. La ciencia de los archivos exige un procedimiento denominado Clasificación

documental el cual es necesario para la organización documental, Investigue
concepto de clasificación documental, fundamentos y principios archivísticos,
pasos metodológicos, agrupaciones documentales como Fondo, sección,
subsección, serie, y subserie documental, de un ejemplo de cada uno de ellos.

10. las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de
ordenamiento y para ello utilizan soportes documentales investigue que son
y cuantas clases existen, porque son importantes para la organización
documental, muestre en una gráfica cada uno de ellos.

11. Investigue que es el proceso de ordenación y por qué es importante

dentro de la organización documental, que es principio de procedencia y
principio de orden original. Mencione algunos ejemplos

12. En una Empresa o Institución se conforman expedientes y para entender

en que consiste es necesario buscar la definición, de igual manera saber
cómo se conforman los sistemas de ordenación; los cuales se componen de la
siguiente manera, alfabéticos, Onomásticos, toponímicos, temáticos,
Numéricos, Consecutivos, decimales, y Cronológicos, investigue cuál es su
funcionalidad y desarrolle cinco (5) ejemplos con cada uno de ellos

13. Existe un procedimiento para la formación de archivos según el ciclo vital

de los documentos el cual se compone de Archivo de Gestión, Archivo Central
y Archivo Histórico los cuales son fundamentales en una Empresa o
Institución, investigue cada uno de ellos, realice un gráfico y muestre cuales
son los valores primarios y cuáles son los valores secundarios con sus
definiciones respectivas.

3
 Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 4 de 6
Sistema de Técnico en Asistencia en Organización de
Gestión de la Archivos
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

14. Dentro de la Organización de los archivos existe un procedimiento

denominado Programa de Gestión Documental (PGD) investigue en que
consiste y describa los ocho procesos que lo componen (PASOS ACTIUALES)

15. las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de
consulta y préstamo de documentos, para ello existen unas normas e
instrumentos investigue cuales son y por que son importantes para la
organización documental, realice ejemplos y explique.

16. Investigue en que consiste el proceso de descripción documental, cuales

son los objetivos de descripción, cuales son los instrumentos de descripción,
cuales son los niveles de descripción y por que es importante dentro de la
organización documental.

17. En el mundo de la archivística los documentos poseen unas características

intrínsecas y otras extrínsecas, Investigue en que consisten y por que es
importante para una Empresa o Institución, realice un cuadro comparativo
donde usted explique cada una de ellas.

18 Existen instrumentos de descripción tales como: Inventarios, Guías

generales y específicas, catálogos, Índices y censos los cuales hacen parte de
la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos, investigue
cada uno de ellos y de un ejemplo.

19. Los archivos a nivel global se pueden encontrar de tres formas; Fondos
Abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados, investigue en que consiste
cada uno de ellos y de ejemplos.

20. las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de
consulta y préstamo de documentos, para ello existen unas normas e
instrumentos investigue cuales son y por qué son importantes para la
organización documental, realice ejemplos y explique.

21. Investigue en que consiste el proceso de descripción documental, cuales

son los objetivos de descripción, cuales son los instrumentos de descripción,
cuales son los niveles de descripción y por qué es importante dentro de la
organización documental.

22. En el mundo de la archivística los documentos poseen unas características

intrínsecas y otras extrínsecas, Investigue en qué consisten y por qué es

4
 Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 5 de 6
Sistema de Técnico en Asistencia en Organización de
Gestión de la Archivos
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

importante para una Empresa o Institución, realice un cuadro comparativo

donde usted explique cada una de ellas.

23. Existen instrumentos de descripción tales como: Inventarios, Guías

generales y específicas, catálogos, Índices y censos los cuales hacen parte de
la formación de archivos según el ciclo vital de los documentos, investigue
cada uno de ellos y de un ejemplo.

24. Los archivos a nivel global se pueden encontrar de tres formas; Fondos
Abiertos, Fondos cerrados y Fondos acumulados, investigue en que consiste
cada uno de ellos y de ejemplos.

25. Las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de
organización para lo cual emplean una herramienta de control denominada
Tabla de Valoración Documental:
 investigue en que consiste y porque se elabora una TVD
 Cuál es la Importancia de las TVD para la Administración y para la
Archivística
 Cuál es el marco legal que se debe aplicar(Acuerdo AGN 002 de
2004, acuerdo 038 del 20 septiembre 2002, Art 15 y 20 ley general de
archivos ley 594, acuerdo 041 del 31 de octubre de 2002, acuerdo
015 del 20 de octubre de 2003)
 Desarrolle un marco conceptual y anexe el formato que se debe
emplear para la TVD
 Busque ejemplos reales de aplicación en Instituciones y Empresas

26. Los archivos a través del tiempo de formación si no cuentan con un

proceso técnico de organización se van convirtiendo en Fondos
Acumulados, defina técnicamente
 Que son fondos Acumulados
 Conceptualice para que se hace la compilación de información
Institucional
 Por qué se solicitan actos administrativos e historia de la organización.
 Investigue el marco teórico y normatividad
 Investigue que es el diagnostico documental (concepto)
 Investigue el instructivo para la ejecución del diagnóstico documental
 Identificación
 Infraestructura física del archivo
 Características de la Documentación.
 Estado físico y nivel de la organización de la documentación.

5
 Regional Distrito Capital Fecha: julio 2009
Centro de Gestión Administrativa Versión
MODULO DE FORMACIÓN: Página 6 de 6
Sistema de Técnico en Asistencia en Organización de
Gestión de la Archivos
Calidad GUIA DE APRENDIZAJE

 Estado de los depósitos y muebles de archivo

 Sistemas de almacenamiento
 Tipos de soportes
 Propuestas de las acciones que se deben seguir sobre procesos
archivísticos
 Plan de trabajo archivístico
 Fase operativa Principios y procesos archivísticos.
 Valoración Documental
 Formato Tabla de Valoración Documental.

27. Las empresas y/o instituciones buscan mejorar sus procesos técnicos de
organización documental para lo cual deben determinar los depósitos,
muebles, equipos y unidades de conservación de acuerdo con las normas y
legislación vigente, investigue
 Cuáles son las normas, políticas y legislación que se deben de tener
en cuenta para construir los depósitos de archivo (ver libro depósitos
de archivo del AGN)
 Qué tipo de estanterías, muebles, equipos, y unidades de
conservación de documentos se deben emplear (ver libro depósitos
de archivo del AGN)
 Defina en qué lugar se deben ubicar los depósitos de archivo, analice
los aspectos estructurales de capacidad, almacenamiento y
distribución para la conservación documental.
 Identifique las condiciones de seguridad, funcionales, ambientales y
técnicas de los depósitos de archivo.

28. Para que los archivos se mantengan en buen estado y perduren a

través del tiempo requieren de procesos técnicos como son la preservación
y la conservación

29. Transcriba de forma textual el acuerdo 042 de 2002.