Cuestionario Para la Evaluación del Control Interno de Alpina Productos

Alimenticios S.A

El siguiente cuestionario de control interno se elaboró para determinar el grado de confianza

depositado por parte del equipo encargado de la auditoría Alpina Productos Alimenticios
S.A, así mismo para poder determinar la naturaleza, alcance y oportunidad que va a dar en
la aplicación de los procedimientos de auditoría.

1. ¿La empresa tiene un esquema organizativo?

Alpina Productos Alimenticios S.A,

cuenta con un esquema organizativo o
también llamado estructura
organizativo en donde fundamenta su
desarrollo de forma vertical, contando
así con un presidente, una junta
directiva de los cuales son los
encargados de liderar a los gerentes de
cada país y un vicepresidente general
que tenía como responsabilidad de
controlar y dirigir las sedes con las que
cuenta alpina a nivel internacional.

Este esquema organizativo se llevó a

cabo hasta el año 2011,puesto que en
este mismo año Alpina transformó su
estructura organizacional, en donde
dejó de ser una empresa local a crecer
como multinacional, esto se hizo con el
fin de que la reestructuración pudiera cumplir las nuevas estrategias de la empresa
integrando de forma adecuada todos los procesos y así lograr los objetivos del negocio
manteniendo el liderazgo de alpina.

Según los directivos de la organización este modelo permite trabajar en redes, con equipos
interdisciplinarios.

Entrevistado: Eduardo Camilo Ramírez Costa- Gerente general de Alpina

Elaborado por: Tatiana P
Cargo: Socio de encargo
Fecha: XX/XXX/XXX
 2. ¿Los estatutos determinan y delimitan las funciones de la administración y los
funcionarios de mayor rango?

Los estatutos de Alpina decretan y fijan las funciones de la administración y los funcionarios
de mayor rango, así lo establece en el capítulo V, en donde se encuentra la Asamblea
General de Accionistas como primer órgano, en segundo lugar, la Junta Directiva y por
ultimo, Presidente y Representantes Legales Adicionales.

Cada uno de estos órganos tendrá sus respectivas funciones y atribuciones que se
presentan en los estatutos las cuales ejercerán con sujeción a las normas especiales aquí
consignadas, y a las disposiciones legales. La sociedad tendrá un revisor fiscal, y todos los
demás funcionarios que fueren necesarios para atender el desarrollo del objeto social.

Entrevistado: Eduardo Camilo Ramírez Costa- Gerente general de Alpina

Elaborado por: Tatiana Andrea Pedraza Vargas
Cargo: Senior
Fecha: XX/XXX/XXX

3. ¿Los encargos de la contabilidad (el contador y su/sus asistentes) tienen

funciones separadas de las personas encargadas de recaudar fondos?

Se dice que dentro de las funciones del contador y sus asistentes de alpina está solamente
lo que tiene que ver con el sistema financiero, ya que para eso tienen a un analista de
compras entre otros. los encargados realizan una de las siguientes funciones:

● Suministra la información contable necesaria a las autoridades universitarias y a los

entes que la requieran sobre la situación financiera de la universidad y de las
operaciones que ésta realiza.
● Dirige las reuniones con el personal supervisorio de la unidad, con la finalidad de
fomentar el trabajo en equipo y optimizar los recursos utilizados en los procesos.
● Vela por el normal desenvolvimiento de los procesos en la unidad con el objeto de
garantizar la calidad en el servicio.
● Dirige y controla la aplicación y ejecución del sistema general de contabilidad
aprobado por el Consejo Universitario.
● Dirige, supervisa y controla el proceso contable de las unidades bajo su
responsabilidad.
● Presenta informe ante el Director de Administración para hacer observaciones y
sugerencias sobre la marcha de las actividades contables.
● Comprobar la correcta aplicación de los principios y normas establecidas con
respecto a la organización y al sistema de control interno.
● Vela por que cada sección bajo su responsabilidad cumpla con las obligaciones que
le han sido asignadas.
● Verifica los comprobantes de ingreso y órdenes de pago.
● Mantiene la contabilidad al día, de acuerdo con las normas generales que al efecto
le sean impartidas por el supervisor inmediato.
● Presenta al supervisor inmediato, el balance del mes anterior.
● Mantiene la relación de disponibilidades presupuestarias de cada una de las
dependencias, a fin de mantener a las autoridades universitarias informadas de la
ejecución presupuestaria de la universidad.
● Suministra a la Unidad de Inventario la información contable necesaria para que el
Jefe mantenga al día tanto el control de activos fijos de la institución, como también
los inventarios de las existencias en las diferentes dependencias universitarias.
 ● Controla y supervisa los registros de órdenes de compra y de cartas de créditos.
● Planifica, coordina, controla y ejecuta anualmente y conjuntamente con la Unidad de
Inventario, un inventario general de los bienes activos del patrimonio universitario,
comprobando sus costos, existencia física y su localización.
● Sugiere conjuntamente con el supervisor inmediato las medidas adecuadas sobre
sistemas de contabilidad, control presupuestario, organización del trabajo de las
oficinas y las normas concernientes a la mayor unidad de control económico.
● Cumple con las normas y procedimientos en materia de seguridad integral,
establecidos por la organización.
● Elabora informes periódicos de las actividades realizadas.
.
Entrevistado: Raúl Bercelio Alarcon Montaño- Jefe del Dpto de contabilidad .
Elaborado por: Tatiana Andrea Pedraza Vargas
Cargo: Senior
Fecha: XX/XXX/XXX

4. ¿El jefe de contabilidad (contador) ejerce vigilancia sobre los analistas o

asistentes?¿cuántos jefes vigilan a qué cantidad de asistentes o analistas?

En el departamento de contabilidad, se han de contratar analistas y asistentes con el fin de

obtener mejores resultados en el proceso, por ello, el jefe de contabilidad está obligado a
vigilar constantemente a los analistas y asistentes que se encuentren realizando trabajos
contables en la compañía, esto se hace con el fin de evitar situaciones problemáticas,
además el jefe de contabilidad programa varias actividades con el fin de ejecutar los planes
y programas previstos en el área de contabilidad.

Contamos con 2 jefes de contabilidad, dos analistas y 5 asistentes, que se componen en los
siguientes grupos:

Grupo 1

Jefe de contabilidad:
Raúl Bercelio Alarcon Montaño
Realizar actividades contables, financieras, presupuestarias y de control, según
sea el área asignada, siguiendo las políticas establecidas y lineamientos
estratégicos, dando cumplimiento a los objetivos de la compañía.

.
Analista:
Lara Ines Castillo Pulido
Realiza análisis de cuentas, asistencia a la gerencia,conciliaciones
bancarias, Elaboración de Budget, Forecast y llenado de reportes
directivos. Supervisión de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar,
Facturación, Tesorería, entre otros cargos.

Asistente 1:
Santiago Montaño Suarez

Se encarga de facturar, cotizar, cambio de precios, ventas, verificar gastos,

hacer cierre de mes, realizar pagos, etc.
 Asistente 2
Esteban Julian Castañeda Lopez
Registrar y mantener actualizada, controlada la información
correspondiente a los trámites y acciones contables y financieras, entre
otros.

Grupo 2

Jefe de contabilidad:
Marcela Maria Ibañez Ruiz
Realizar actividades contables, financieras, presupuestarias y de
control, según sea el área asignada, siguiendo las políticas establecidas y
lineamientos estratégicos, dando cumplimiento a los objetivos de la
compañía.

Analista:
Jazmín Gabriela Rico Camargo

Realizar el análisis y estudio de variados trámites y acciones contables con el

propósito de comprobar el cumplimiento de las mismas con las normas y
procedimientos establecidos para su procesamiento y contabilización.

Asistente 1:
Erika Daniela Martinez Enrique

Se encarga de la Elaboración De Reportes, Elaboración De Presupuestos,

Manejo De Paquetería Office, Análisis Y Resolución De Problemas, entre otros
cargos.

Asistente 2:
Luis Felipe Acosta Carrillo
Es recién ingresado al departamento y este se encarga de elaborar
las pólizas de diario, egresos, ingresos y capturar las mismas y conciliar las
cuentas bancarias.

Asistente 3:
Edgar Pedraza Cortes
Se encarga de hacer registros de pólizas,conciliaciones bancaria, determinación de de pagos,
salarios, honorarios y prestaciones, actualizar la base de datos para obtener mejor calidad en el
manejo contable, el propósito es llevar un enlace para el momento de llevar a cabo una
declaración anual.

Entrevistado: Eduardo Camilo Ramírez Costa- Gerente general de Alpina

Elaborado por: Nicole Julieth Castellanos Carpeta
Cargo: Socio de encargo
Fecha: XX/XXX/XXX

5. ¿Los libros y registros reposan en la empresa y son continuamente vigilados?

Los libros contables, como los libros fiscales obligatorios entre otros, y registros se
encuentran dentro de la empresa y estos son vigilados por la superintendencia financiera el
cual se encarga de supervisar el sistemas financiero, mediante la inspección y control de
quienes realizan actividades financieras, bursátil, aseguradora y cualquier otra actividad
relacionada con el manejo de inversión de recursos recibidos del público. Por lo tanto,
Alpina Productos Alimenticios S.A está obligado a exhibir sus libros a este órgano y a los
otros órganos que supervisan su respectivo funcionamiento financiero.

Entrevistado: Ernesto Fajardo Pinto- Ceo de Alpina

Elaborado por: Diana Sofia Ariza Toncel
Cargo: Senior
Fecha: XX/XXX/XXX

6. ¿La empresa tiene un manual de procedimientos contables?

Alpina cuenta con un manual de procedimientos contables, debido a que permite establecer
los controles de los ingresos y gastos que tiene la organización, para la maximización de la
rentabilidad de la empresa.

Además, permite planear y controlar los recursos para la liquidación de nómina, la

elaboración y presentación de la información contable, el análisis de estados financieros e
indicadores, así permitiendo que se muestre la realidad económica de la compañía de
manera que permitan tomar decisiones acertadas y oportunas.

Entrevistado: Marcela Maria Ibañez Ruiz- Jefe del Dpta de contabilidad

Elaborado por: Diana Sofia Ariza Toncel
Cargo: Socio de encargo
Fecha: XX/XXX/XXX

7. ¿Los comprobantes, informes y estados financieros son revisados por

personas distintas a sus preparadores?
Todos los comprobantes, informes y estados financieros son revisados por personas
distintas de aquellas que los preparan, así como el departamento de auditoría de alpina que
permite que todos los documentos realizados en el área de contabilidad tengan los valores
correctos, que demuestran que son confiables y dan una representación fiel, además se
encuentra vigilada por la firma de Ernst y oung audit S.A.S, la cual es de carácter privado,
siendo una de las más importantes firmas a nivel mundial, ya que está posicionada entre las
4 mejores empresas en cuanto a temas de auditoría, esta firma se encarga de la Auditoría
Financiera, Servicios Financieros, Asesoría Contable, Servicios de Investigación de Fraude
y Disputas, y los servicios de Sostenibilidad y Cambio Climático.

Entrevistado: Eduardo Camilo Ramírez Costa- Gerente general

Elaborado por: Diana Sofia Ariza Toncel
Cargo: Senior
Fecha: XX/XXX/XXX

8. ¿Los documentos elaborados en contabilidad cuentan con firma de

aprobación?

Todos los documentos elaborados en el área de contabilidad cuentan todos con la firma de
aprobación por las partes encargadas de dar dicha autorización, puesto que antes de dar la
firma se realiza una revisión previa en caso de que exista posibles errores, esto se hace con
el fin de cumplir 3 propósitos.

1) evitar posibles fraudes

2) evitar que la persona que da la autorización mediante la firma quede involucrada en
errores intencionales o no por parte de otros empleados en el área de contabilidad.
3) Entregar documentos totalmente confiables donde muestren la realidad económica
de la empresa.

Entrevistado: Marcela Maria Ibañez Ruiz- Jefe del Dpto de contabilidad

Elaborado por: Nicole Julieth Castellanos Carpeta
Cargo: Socio de encargo
Fecha: XX/XXX/XXX

9. ¿Se comunica el tipo de firma o visto bueno requerido a aquellos funcionarios

encargados de revisar la aprobación de documentos?

Los encargados de dar autorizaciones mediante una firma o un visto se deben asegurar de
que los que emiten los informes hayan elaborado su trabajo correctamente, ya que estos
documentos son herramientas utilizadas por la administración con el fin de tomar decisiones
financieras y operativas, además estos informes son dirigidos hacia los inversionistas,
acreedores, accionistas, socios, entre otros, ya que estos agentes son los principales en
mantener la empresa.

Entrevistado: Erika Daniela Martinez Enrique - Asistente contable

Elaborado por: Nicole Julieth Castellanos Carpeta
Cargo: Socio de encargo
Fecha: XX/XXX/XXX
 10. ¿Existe un departamento de auditoría interna propiamente establecido?

En la compañía de Alpina, hay un departamento de auditoria interno, el cual, es dirigido por

la directora de riesgos, auditoría, y compliance Adriana Osorio, la cual es responsable de
diseño, implementación y seguimiento del modelo integral de gestión de riesgos a nivel
corporativo, siendo la responsable del diseño e implementación del modelo, estrategia y
plan de trabajo de auditoría interna a nivel corporativo, además es responsable de la
coordinación regional de la auditoría Externa y Revisores Fiscales.

Actualmente, responsable del diseño de un modelo de compliance y monitoreo para el

seguimiento y control del comportamiento de objetivos estratégicos, indicadores clave del
negocio (financieros, mercadeo, comerciales, industriales y logísticos) y proyectos
estratégicos.

Entrevistado: Eduardo Camilo Ramírez Costa- Gerente general

Elaborado por: Nicole Julieth Castellanos Carpeta
Cargo: Socio de encargo
Fecha: XX/XXX/XXX

11. ¿Los encargos en puestos de manejo y confianza toman vacaciones con la

regularidad requerida?

Todos los empleados con puestos de manejo en especial efectivo, están obligados a tomar
vacaciones en el periodo que establece el código laboral, esto se hace con dos propósitos:

a) el empleado pueda tener un descanso para su bienestar general y ayude así a tener una
buena salud mental, puesto que un empleado con una salud sana puede realizar el trabajo
más eficiente y eficaz.
b) el segundo propósito y el más importante es que a la hora de que estos empleados
tengan sus vacaciones, ingresara otro empleado como sustituto en el tiempo que el otro se
encuentra en su descanso para evidenciar si existen posibles casos de error o no o también
posibles fraude.

Entrevistado: Eduardo Camilo Ramírez Costa- Gerente general

Elaborado por: Diana Sofia Ariza Toncel
Cargo: Senior
Fecha: XX/XXX/XXX

12. ¿Se exigen garantías a los empleados que manejan fondos, como pólizas de
seguir de cumplimiento?

En la compañía de Alpina, existen pólizas para aquellos empleados que tienen un cargo en
el manejo de grandes sumas de dinero, por lo que los empleados tienen que firmar una
serie de documentos en el que garanticen el cumplimiento de los procedimientos efectuados
en el área a tratar, debido a que se puede presentar situaciones de robo, malversación, en
pocas palabras fraudes por lo que estas pólizas garantizan que en caso de que se haya
perdido un monto de efectivo, los empleados estarán en la obligación de devolver esos
montos extraviados, indemnizando por los perjuicios y daños ocurridos por la consecuencia
de sus acciones (intereses propios).

Entrevistado: Ana Maria Restrepo Mora- Gerente del Dpto de Recursos Humanos
Elaborado por: Diana Sofia Ariza Toncel
Cargo: Senior
Fecha: XX/XXX/XXX

13. ¿Existen normas y procedimientos sobre la función de personal?

Cada departamento tiene una unica funcion, para que así mismo la empresa pueda evaluar
si se está haciendo una buena labor en cada área, dividida para el desarrollo de los planes,
procedimientos, métodos, estándares, presupuestos y programas.

Cada uno de estos órganos de dirección tendrá las funciones y atribuciones que se
expresan en estos estatutos, las cuales ejercerán con sujeción a las normas especiales aquí
consignadas, y a las disposiciones legales. La sociedad tendrá un revisor fiscal, y todos los
demás funcionarios que fueren necesarios para atender el desarrollo del objeto social.

Entrevistado: Ana Maria Restrepo Mora- Gerente del Dpto de Recursos Humanos
Elaborado por:Tatiana Andrea Pedraza Vargas
Cargo: Senior
Fecha: XX/XXX/XXX

14. ¿Se llevan los registros requeridos por las leyes?

Todos los trabajos de contabilidad, libros contables, registros, la elaboración de estados

financieros, entre otros, son llevados a cabo con las leyes requeridas, bajo las normas
contables, normas de información financiera aceptadas en colombia, puesto que así permite
llevar un orden y un equilibrio en la realidad económica de la empresa. Además, en caso de
que algún organismo quiera supervisar los registros contables, podrá encontrar que todos
fueron realizados de acuerdo a la norma y así evitar posibles problemas legales.

Puesto que la compañía de Alpina no quiere verse envuelta en un fraude por que desde
muchos años están esforzándose en mantener su reputación e imagen en alto.

Entrevistado: Eduardo Camilo Ramírez Costa- Gerente general

Elaborado por: Nicole Julieth Castellanos Carpeta
Cargo: Socio de encargo
Fecha: XX/XXX/XXX

Referencias
https://www.alpina.com/Portals/_default/informacion-relevante/Informacion-
Relevante-Estatutos-Alpina-Productos-Alimenticios-S.A..pdf