Los 12 grandes retos en la gestión de los activos de

información y evidencias en la era digital

Primer reto: que trata sobre la gestión de los riesgos corporativos en relación a
los activos de información y evidencias, tanto digitales como físicos, en una
organización, nos cuenta o nos dice que la gestión de riesgos de los activos de
información se deben unir o integrar en la estructura de gobierno de la
organización y en sus políticas de gestión, las responsabilidades de la gestión de
riesgo recaen en los directores de departamento de gestión información y de
documento de una organización.

Segundo reto: habla sobre El desarrollo e implantación de un sistema de gestión

para los documentos nos indica que toda organización deben rendir cuenta y estas
cuentas están relacionada con la legitimidad credibilidad y confianza, el sistema de
legitimización de riesgo nos ayuda a identificar los activos de información y
evidencias tangibles de una organización y así preservar su memoria colectiva.

Tercer reto: trata sobre La integración de los sistemas de gestión para los
documentos (ISO) con el resto de sistemas de gestión de la organización (ISO), la
ISO 30300 nos dice que el sistema de gestión de documentos ayuda a las otras
normas de sistemas de gestión (MSS) a lograr con sus objetivos brindándole un
enfoque sistemático de los procesos de control de su documentación, de su
evaluación y de la mejora continua.

Cuarto reto: nos habla sobre El enfoque a la gestión por procesos, la

consideración de la gestión de los activos digitales y evidencias como un proceso
estratégico, este enfoque ayuda a las organizaciones a obtener eficacia para
gestionar estos tipos de proceso se debe definir su misión, analizar los clientes,
tanto internos como externos, y sus necesidades.

Quinto reto: nos cuenta sobre el análisis que se realizan a los clientes, tanto
internos como externos, y sus necesidades este es un proceso que abarca los
aspectos técnicos de digitalización de los activos físicos de información críticos, en
cualquier formato y de cualquier tipo (texto, imagen, audiovisual, gráficos, etc).

Sexto reto: trata sobre la relación que existe entre las aplicaciones informáticas
de los sistemas de negocios que gestionan activos de información digitales y las
aplicaciones informáticas de gestión documental en donde aplicaciones
informáticas híbridas de gestión facilitan el gestión de los activos digitales y
evidencias pero siempre bajo el control total de la solución de gestión de
documentos con el fin de poder aplicar las políticas de retención y disposición o de
seguridad.

Séptimo reto: nos habla sobre la gestión a largo plazo de los certificados y firmas
electrónicas en donde las firmas electrónicas avanzadas aportan ciertos
elementos técnicos que permiten y facilitan autenticar los documentos
electrónicos; potenciar la validez de las comunicaciones y transacciones
telemáticas seguras; y así facilitar las relaciones de los ciudadanos, clientes o
proveedores con la administración pública o empresas.

Octavo reto: La externalización de la gestión de los activos de información y

evidencias digitales en entornos cloud esta trata de las cláusulas que se deben
incluir en los contratos con los proveedores y los clientes de los servicios en la
nube. Los contratos dependen de la naturaleza del servicio, pueden ser fijos, es
decir, el proveedor ofrece el mismo contrato a todos sus clientes.

Noveno reto: este reto trata sobre la integración de los sistemas de e-

administración con los sistemas de gestión de activos digitales y evidencias de la
organización nos dice o nos indica que los sistemas deberían estar integrados con
los sistemas de gestión de los documentos de la organización. 

Decimo reto: La seguridad y ciberseguridad de la información nos ayuda a

proteger la integridad, autenticidad, fiabilidad y disponibilidad de los activos de
información y evidencias de la organización, tanto digital como física y lo más
correcto sería que tanto el sistema de  de gestión de la seguridad de la
información como el sistema de gestión para los documentos deberían estar
integrados.

Undécimo reto: nos habla sobre la reutilización de los activos de información y

evidencias digitales los sistemas deben permitir que se pueda reutilizar su
contenido en el momento en que se necesiten las aplicaciones informáticas de
gestión de documentos deben facilitar que se repliquen y se pueda gestionar como
otro record distinto con el debido control.

Duodécimo reto: La rentabilización del contenido de los activos y evidencias

digitales: el Big Data son un conjunto de sistema que son capaces de gestionar
grandes volúmenes de datos e información y esta nos permite recolectar y analizar
esa información ofreciendo resultados mucho más rápidos y precisos