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DE PROTOCOLOS
FUNDAMENTO LEGAL
DELEGACIONES DEPARTAMENTALES
Y/O REGIONALES
Delegaciones
1. Jutiapa
AGP 2. Chiquimula
3. Zacapa
4. Izabal
5. Petén
6. Alta Verapaz
7. Quiché
AGP
AGP
8. Huehuetenango
AGP 9. San Marcos
AGP
10. Quetzaltenango
AGP 11. Retalhuleu
AGP AGP
El
Progreso
12. Suchitepéquez
AGP AGP
AGP
13. Chimaltenango
AGP AGP
AGP
14. Escuintla
15. Sacatepéquez
AGP AGP
SUPERVISIÓN NOTARIAL
Fundamento Legal
Art. 2 numeral 3 CN.
Acuerdo 41-2002 de la Presidencia
del Organismo Judicial.
REGISTRO ELECTRÓNICO
DE NOTARIOS
Servicios
Servicios
a. Recibe testimonios especiales, avisos de
cancelación, índices, avisos trimestrales,
avisos de ampliación de escrituras, plicas,
avisos de protocolaciones de documentos
provenientes del extranjero, expedientes de
Jurisdicción Voluntaria Notarial.
b. Emite certificaciones y constancias
(Departamento de Microfilmación).
AVISOS NOTARIALES ANTE EL AGP
AVISO PLAZO SANCIÓN FUNDAMENTO
Impedimento
1 Aviso de cancelación de escrituras 25 días para ejercer Art. 37 “b” CN
el notariado
Impedimento
2 Aviso Trimestral 25 días para ejercer Art. 37 “c” CN
el notariado
Aviso de protocolización de
Multa de
3 documentos provenientes del 10 días Art. 40 LOJ
Q. 25.00
Extranjero
Aviso del Notario autorizante
cuando
autoriza una escritura de Arts. 36 y 81 “9”
4 Al ocurrir No especifica
ampliación, CN
aclaración, modificación o rescisión
del contrato
Aviso de omitidas después de
5 diligencias de enmienda de No especifica Impedimento No especifica
protocolo
6 Aviso de ausencia menor de 1 año Antes de salir No inscripción Art. 27 CN
UNIDAD DE ARCHIVO DE
DOCUMENTOS NOTARIALES
Fundamento Legal
Art. 81 numeral 4 C.N.
Función
Archivar, guardar y conservar, testimonios
especiales, avisos de cancelación, índices,
avisos trimestrales, avisos de ampliación, avisos
de protocolaciones de documentos
provenientes del extranjero y expedientes de
jurisdicción voluntaria.
Realiza razones marginales en los testimonios
especiales.
UNIDAD DE PROTOCOLOS
NOTARIALES
Fundamento Legal
Arts. 23, 26, 27, 78, 81 numerales 1, 3, 4 y 12 C.N.
Servicios
a. Recepción de protocolos (notarios fallecidos,
inhabilitados, ausentes por más de un año y entrega
voluntaria) (destrucción de hojas de papel sellado
especial para protocolos).
b. Consulta y exhibición.
c. Reproducción de instrumentos (testimonios, testimonios
especiales, copia simple legalizada, certificaciones).
d. Constancias.
e. Avisos (testamento o donación por causa de muerte,
matrimonio, cancelación, no autorizada, omitida,
DICABI, catastro municipal, DIGECAM).
SERVICIO DE CONSULTA A
DISTANCIA
Envióde documentos
Avisos de cancelación y avisos trimestrales.
EL MANDATO
El Archivo General de Protocolos es el
encargado de inscribir los poderes, sus
revocatorias, ampliaciones, aclaraciones,
sustituciones, modificaciones, renuncias,
cancelaciones, anotaciones y cualquier otra
operación registral relacionada, en virtud de los
establecido en los artículos 78 y 81 numeral “8”
del Código de Notariado.
Concepto de Mandato
Contrato por medio del cual una persona
encomienda (mandante o poderdante) a otra
(mandatario o apoderado) la realización de
uno o más actos o negocios.
ARTÍCULO 1686.
Por el mandato, una persona encomienda a otra la
realización de uno o más actos o negocios. El mandato
puede otorgarse con representación o sin ella. En el
mandato con representación, el mandatario obra en
nombre del mandante y los negocios que realice dentro de
las facultades que se le hayan conferido, obligan
directamente al representado. En el mandato sin
representación, el mandatario obra en nombre propio, sin
que los terceros tengan acción directa contra el mandante.
¿Qué puede ser objeto del
mandato?
Todos los actos o negocios para los que la ley no
exige intervención personal del interesado. No se
puede dar poder para testar o donar por causa
de muerte, ni para modificar o revocar dichas
disposiciones.
Consentimiento
•Para que el mandato exista y produzca efectos jurídicos se requiere no sólo la
manifestación de voluntad del mandante, sino también es esencial la
aceptación del mandatario.
Objeto
•Actos y negocios jurídicos que el mandatario queda obligado a celebrar, por
cuenta de su mandante.
Forma
•Al ser solemne, es requisito esencial para su existencia que se otorgue en escritura
pública, además de estar inscrito en los Registros respectivos.
Base Legal
Unilateral y bilateral.
Solemne. Art. 1,687 C.C.
Esencialmente revocable. Art. 1,699 C.C.
Gratuito u oneroso. Art. 1,689 C.C.
Inscribible. Art. 1,704 C.C.
Sustituible. Art. 1,707 C.C.
Modalidades
4. Traslado de 5. Revisión de
documento a los documento e
revisores ingreso de datos
6. Impresión de 7. Sellado de 8. Escaneo de
documento documento documento
9. Revisión de 10. Retorno de 11. Operador ventanilla
impresión y sellado documento a ventanilla de devolución
para la entrega
Casos Recientes
FINAL
requisitos formales.
Formalidades a revisar
Arts. 13 y 14 Código de Notariado
• Documentos redactados en
español, sin abreviatura;
• En el cuerpo del
instrumento cantidades
escritas en cifras no en
números;
• La correlatividad de la
numeración del papel
sellado especial para
protocolo;
• El uso de corrector,
tachones o enmendaduras.
(corrector en nombres, en
fechas, en firmas etc.)
En cuanto al índice y a la
razón de cierre
Art. 12 y 15 del Código de Notariado
• Número de instrumento;
• Lugar y fecha de su otorgamiento;
• Nombres de los otorgantes;
• Objeto del instrumento;
• Folio que principia el
instrumento público;
• Fechado y firmado por el Notario.
• Fecha;
• Número de documentos públicos
autorizados;
• Razones de legalización de firmas;
• Actas de protocolación;
• Número de folios que conforman el
protocolo;
• Firma del Notario.
OBSERVACIONES
SIN INTERVENCIÓN
JUDICIAL
• Comprobante de la
compra de papel
sellado especial para
protocolo;
• Recibo de pago de
derecho de apertura
(Art. 17 del C.N.);
• Comprobante de
entrega de índice
(Art. 15 del C.N.);
• Comprobantes de la
entrega de avisos
trimestrales (Art. 37,
literal c, del C.N.)
• Comprobantes de entrega
de testimonios especiales y
avisos de cancelación al
AGP (Art. 37, literal a, del
C.N.);
Comprobantes de entrega
de los avisos de las
protocolizaciones de los
documentos provenientes
del extranjero al AGP (Art.
40 de la LOJ);
• Pérdida
• Destrucción
• Deterioro
OBSERVACIONES
PARA CONOCIMIENTO
DE LA CORTE SUPREMA
DE JUSTICIA
a) Aparecen firmas a lápiz;
b) Uso de corrector líquido y/o se tacharon firmas;
c) El Notario pagó el derecho de apertura de protocolos
posterior a la fecha del primer instrumento autorizado;
d) Autorización de instrumentos públicos; no aparecen, las
firmas del los comparecientes;
e) Canceló instrumentos públicos; no obstante se observan
firmas de comparecientes;
f) Se observa acta de protocolación de documentos
provenientes del extranjero, no obstante no
aparecen incorporados en el protocolo.
g) Aparecen físicamente instrumentos públicos
cancelados dentro del protocolo; sin embargo se
presentó testimonio especial en fotocopia o transcrito;
h) Alteración en el orden cronológico de las fechas de
los instrumentos públicos;
i) El Notario tuvo impedimento legal, sin embargo
autorizó instrumentos públicos.
FALENCIAS
NOTARIALES
• Utilizar corrector, sobre las firmas o palabras en el cuerpo
del instrumento público.
• Los notarios no cierran el protocolo cada año, sino al
contrario continúan caratulando el año siguiente.
• No utilizar el protocolo de otro notario.
• Al practicar la revisión, en los instrumentos públicos no
aparecen las firmas de los otorgantes sin embargo
entregan testimonio especial transcrito.
• Colocar fotocopias de firmas de los otorgantes en los
instrumentos públicos.
• Aparecen los nombres y apellidos de los otorgantes y las
firmas en lápiz en el instrumento público.
• Autorización de instrumentos públicos en donde los
otorgantes ya han fallecido.
• Cancelar instrumentos públicos y al revisar se encuentran
todas las firmas de los otorgantes en el instrumento
público y proceden a dar aviso de cancelación al
archivo.
• Hay casos en que notarios están cartulando y ocupan
cargo público de tiempo completo (para lo cual tienen
prohibición de conformidad con el Artículo 4 numeral 2).
• Elaboran el acta notarial de matrimonio en hojas de
papel sellado especial para protocolo y seguidamente
proceden hacer el acta de protocolización.
• O bien firma el notario en una sola hoja de papel sellado
especial para protocolo, porque dejó mucho espacio
con la siguiente escritura pública.
• Dejan demasiado espacio en la finalización del
instrumento público con las firmas.
• Hay Notarios realizan sus propias diligencias voluntarias de
enmienda como si se tratara de un trámite de
jurisdicción voluntaria.
• Aparecen firmas sobre el contenido del instrumento
público.
• Los notarios inician diligencias voluntarias de enmienda
por líneas.
• Los notarios faccionan instrumentos públicos de
aclaración cuando incurrieron en el error de alteración
del orden correlativo de los instrumentos públicos.
• Dejan un texto en el instrumento público sin relación
con el mismo.
• El notario realiza actas de legalización de firmas y
elaboran las tomas de razón en el protocolo fuera
del plazo establecido en la ley según lo estipulado en
el Artículo 59 del código de notariado.
• En el procedimiento de la revisión del protocolo, se
encuentra la hoja de papel sellado especial para
protocolo en blanco, aunque el notario dio aviso de
cancelación de escritura y aduce que ahí esta el
instrumento público cancelado.
• Se remiten avisos de cancelación al AGP y dentro del
protocolo no se observa la razón de cancelación;
• Se omiten consignar “Ante mí” o “Por mí y ante mí”.
SANCIONES DE LA CORTE SUPREMA DE
JUSTICIA POR EL INCUMPLIMIENTO DE LOS
REQUISITOS FORMALES EN EL PROTOCOLO
(procedimiento de cómo se certifica el expediente a la CSJ.)
AMONESTACIÓN
AMONESTACIÓN Y CERTIFICADOS AL MINISTERIO
PÚBLICO
AMONESTACION Y CUMPLIR REQUERIMIENTOS
PENDIENTES
MULTA
SUSPENSIONES (procedimiento 1 año depositar tomos
y aun cumplir requerimientos)
REHABILITACIÓN (procedimiento)
Aplicando el Principio de Proporcionalidad de conformidad con el
Artículo 101 del Código de Notariado para las Sanciones por
Reincidencia que con conlleva una Suspensión del Ejercicio de la
Profesión de Notario de un mes hasta un año.
REINCIDENTE
SUSPENSIÓN
• Observaciones para
Observaciones • Observaciones
conocimiento de la Corte • Observaciones para
sin Intervención con Intervención
catalogadas como leves. conocimiento de la Corte
Judicial Judicial.
catalogadas como
•Observaciones para
•Observaciones graves.
conocimiento de la Corte
sin intervención
catalogadas como leves y •Observaciones para
Judicial y con
al mismo tiempo tiene conocimiento o de la
Intervención
observaciones sin Corte catalogadas como
Judicial al mismo
intervención Judicial y con graves y al mismo tiempo
tiempo.
Intervención Judicial. tiene observaciones sin
intervención Judicial y
con Intervención Judicial.
¿PREGUNTAS?
¡GRACIAS!
Mayor Información
Teléfono: 2290 4444 Ext. 7201 y 7202
Correo: direccionagp@oj.gob.gt
www.oj.gob.gt/archivodeprotocolos/
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