INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACION DE DOCUMENTOS

DOCENTE: JUAN BERNARDO RINCON PLATA

POR: ANA MARIA RENDE ALVAREZ

MEDELLIN 17 SEPTIEMBRE 2020

Ahora bien, haciendo una investigación a mi parecer. Los sistemas de organización de
documentos tienen como propósito fundamental la implementación de buenas prácticas
que permitan sistematizar y realizar de manera eficiente la gestión de documentos en
cualquier organización.
Como es sabido por todos, al ser eficiente en la ordenación documental, permite el rápido
acceso a la información, gracias a la correcta ubicación de los documentos. Por tanto, la
implementación del sistema de organización documental debe ser una práctica que toda
empresa u organización debería realizar con el fin de mejorar sus mecanismos de acceso,
conservación y resguardo de la información de su fondo documental.
1. OBJETIVO
Citare un diagnóstico, de una clínica veterinaria donde se pueda definir si el caso que se
seleccionado cumple o no cumple con los elementos de preservación y conservación
documental, generar recomendaciones con el fin de mejorar lo encontrado.
2. CASO DE ESTUDIO
La Clínica Veterinaria Caninos y Felinos, Clínica Veterinaria de medición adscrito a una
institución de Investigación y Desarrollo sin fines de lucro. La función principal de esta
Clínica Veterinaria es realizar las pruebas y ensayos requeridos. Adicionalmente la Clínica
Veterinaria presta servicios tanto internos como externos, a otros laboratorios, empresas e
instituciones que también realizan proyectos de investigación y desarrollo afines al área
de aplicación de los métodos y equipos que se manejan en dicha Clínica Veterinaria.
Debido a un fuerte enfoque de especialización, profesionalismo y sentido de pertenencia
por lo que no existen criterios de unificación globalizados, la gestión logística de cada
dependencia se realiza de manera descentralizada e independiente, en el centro médico
veterinario esta adecuado para la atención de consultas, rayos x, cirugías y atención de
urgencias las 24 horas, con En este sentido, la gestión de la Clínica Veterinaria la realiza
el jefe del laboratorio bajo su criterio personal, por lo que las actividades del laboratorio
están centradas en realizar los ensayos y pruebas técnicas requeridas para el desarrollo
de los proyectos y mantener la producción científica.
Esta Clínica Veterinaria opera desde hace 25 años, desde que fue reinstalado y
actualizado bajo una nueva gestión luego de haber sido cerrado por casi 15 años, por lo
que la mayoría de los equipos prácticamente inoperativos fueron desincorporados. Posee
4 unidades operativas con funciones diferentes, pero complementarias. Maneja un
promedio de 3 proyectos de investigación al año y constantemente incorporan nuevos
equipos y desarrollan nuevas técnicas de ensayo.
3. EVALUACIÓN Y DIAGNOSTICO
A continuación, se presenta la evaluación diagnostica realizada a la Clínica Veterinaria
del caso planteado en cuanto a su sistema de organización de documental. El diagnóstico
fue dividido en dos aspectos a considerar:
a. Ordenación documental
 b. Unidades de conservación

a. ORDENACIÓN DOCUMENTAL
La Clínica Veterinaria no posee un sistema de ordenación documental, las unidades
productoras de documentos reciben, generan, tramitan y conservan sus documentos,
según el criterio subjetivo del personal que lo tramite, en la mayoría de los casos se
depende de la memoria de la persona que los archivo para poder ubicar un documento,
en especial si son de valor administrativo.
La mayoría de los documentos son organizados de forma muy precaria apenas si son
agrupados en relación a las funciones que les competen.
Los documentos de valor técnico, debido a su uso constante son los que se encuentran
mejor organizados, por ejemplo, las publicaciones científicas se agrupan según el tema
que tratan, y poseen carpetas con normas para la realización de ensayos. Sin embargo,
los manuales de los y las especificaciones técnicas equipos son guardados al azar, lo que
en muchos casos ha ocasionado retrasos cuando por ejemplo se requiere reparar un
equipo y no logran ubicarse los planos electrónicos del mismo. Algunos manuales son
guardados junto con manuales de equipos que han sido descontinuados.
En cuanto a los documentos de valor administrativo apenas si se agrupan por proyecto y
por el año en que se produjeron, con escasa clasificación documental en cuando a tipo
de documento. Las carpetas de proyectos apenas se ordenan por orden cronológico en la
mayoría de los casos mezclando los asuntos, se mezclan licitaciones de equipos, con
convenios de cooperación, en algunos casos estas carpetas tienen separadores para
identificar los tipos documentales como comunicados internos y externos, aunque no
siempre tienen el cuidado de archivar todos los documentos que se producen, por lo que
cuando se requiere evidencia sobre algún proceso, por ejemplo ubicar el testimonio de
una solicitud a la dirección de años anteriores, difícilmente se encuentra la información.
DIAGNÓSTICO:
Existe una clara evidencia de la ausencia de procesos de clasificación, valoración,
selección, ordenación y descripción, en todos los documentos que producen las unidades.
El laboratorio no posee criterios unificados para resguardar y conservar sus documentos.
Existe una incertidumbre sobre la ubicación exacta de algunos documentos. No se puede
realizar un seguimiento adecuado del histórico de la mayoría de las actividades
administrativas.
b. UNIDADES DE CONSERVACIÓN DOCUMENTAL
La Clínica Veterinaria no posee unidades de conservación documental apropiadas, las
carpetas con diferente valoración se encuentran en estanterías tipo biblioteca, dispuestas
al azar, sin un orden aparente, las carpetas archivadoras se encuentran acostadas ya que
los espacios entre los tramos no permiten colocarlas de forma vertical, lo mismo que los
manuales y los instructivos de operación. Las carpetas en su mayoría contienen mas
documentos que su capacidad puede
albergar, se encuentran saturadas de documentos, por lo que es difícil su traslado y
manipulación. Estas estanterías de madera fueron instaladas inicialmente, con una
finalidad diferente a la archivar o contener carpetas con documentación.
Poseen dos archivadores metálicos de tres gavetas cada uno, los cuales se encuentran
atiborrados de documentación sin clasificar ni ordenar, en estos archivos se encuentran
manuales y documentos de equipos que han sido desincorporados del laboratorio, y
documentos pertenecientes a las operaciones realizadas por el laboratorio anterior de
hace 30 años aproximadamente.
En algunos mesones de trabajo, se encuentran apilados documentos sin clasificar o
pertenecientes al contenido de otras carpetas.
DIAGNÓSTICO:
La Clínica Veterinaria, no cuenta con unidades de conservación adecuada para la
organización de los documentos que produce. Hace un mal uso del mobiliario que emplea
para guardar su documentación. Hace un mal uso de la capacidad nominal de las
carpetas y gavetas que emplea para tal fin. Las condiciones ambientales a la que están
expuestos los documentos, pueden ocasionar daños irreversibles a los mismos.
RECOMENDACIONES
De acuerdo a la evaluación y diagnóstico realizado al Laboratorio P se plantean las
siguientes recomendaciones, con el fin de que puedan implementar un sistema de
organización de documentos apropiado.
EN CUANTO A LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL SE RECOMIENDA:
a. Identificar y conformar carpetas de acuerdo a las funciones de las unidades de
operación que conforman el laboratorio, las cuales integrarán el fondo documental
del laboratorio
b. Establecer el criterio de Ordenación Documental de cada expediente de las
series documentales, el cual puede ser del tipo alfanumérico, numérico o
alfabético según sea más conveniente para la identificación de los documentos.
c. laborar Tablas de retención documental para determinar la permanencia y
conservación de los documentos.
EN RELACIÓN A LAS UNIDADES DE CONSERVACIÓN SE RECOMIENDA:
a. Adquirir mobiliario adecuado al volumen y al tamaño de las carpetas, que sea
estable, que cumpla con los requerimientos de seguridad, estabilidad y
aislamiento adecuado de los documentos.
b. Destinar un espacio para la colocación del mobiliario, en el cual los documentos
estén menos expuestos a las condiciones ambientales y químicas del laboratorio y
que permita el fácil acceso a los mismos.
c. Crear un archivo central y un archivo histórico.