GUÍA DE APRENDIZAJE TECNICA COMERCIAL

GESTION SECRETARIAL

SEMANAS DE APLICACIÓN :SEGUNDA SEMANA

COLEGIO Colegio Parroquial San Joaquín CALENDARIO A
AÑO 2020 GRAD 11° PERIODO PRIMERO DOCENT PATRICIA GARCÍA Q.
LECTIVO O E
ESTANDAR
Reconocer y utilizar estratégica-mente los recursos

COMPONENTE
Métodos o sistemas de archivo
INDICADOR DE DESEMPEÑO
De conocimiento Reconozco y aplico los sistemas de archivo.

De desempeño Identifico los métodos de sistemas

METODOLOGÍA/ SECUENCIA DIDÁCTICA

1. Unidad didáctica

Métodos de archivo

2. Propósito

Apreciado estudiante, el propósito de esta guía es para es usar los procedimientos y materiales apropiados para archivar
correspondencia en los sistemas alfabéticos, geográficos, numéricos, por asunto y cronológicos

Desarrollo cognitivo instruccional

Métodos de archivo

Se denomina principio de ordenamiento a la organización que se da a las carpetas, según una base determinada y siguiendo una
secuencia lógica. La organización de los documentos por cualquier sistema que se elija, exige que la persona responsable sepa
archivarlos técnica y correctamente para su rápida y fácil localización en el momento que se requieran. Los principios universales de
archivo son:
Alfabético
Llamado también nominativo consiste en ordenar los nombres por las letras del alfabeto.
Este principio se subdivide en:
Nombres de personas naturales
Nombres de razones sociales
Asuntos, temas o materias
Nombres de lugares geográficos

Un ejemplo del sistema alfabético, es como están ordenados los nombres de los estudiantes en las planillas por orden del abecedario.
Para organizar por el sistema alfabético se recomienda ordenar por el primer apellido
Ejemplos
OLGA LUCIA GUTIERREZ ZAPATA

Quedaría ordenado de la siguiente forma

1 unidad Gutiérrez
2 unidades Zapata
3 unidades Olga Lucia Pestaña

Gutiérrez Zapata Olga Lucia

Marbete
Y siempre se organizan por orden alfabético, usando la palabra de orden el primer apellido

Sistema Geográfico

Las firmas comerciales importadoras, exportadoras o distribuidoras, que desarrollan sus actividades en diversos territorios, usan el
sistema geográfico de archivo. Agrupa en orden alfabético las diferentes localidades de manera descendente: país, departamento,
municipio, corregimientos, etc. Se utiliza generalmente en ministerios, secretarias departamentales, almacenes en cadena, sucursales,
oficinas de ingenieros y arquitectos.
Tulua
Ejemplo
Organizar los municipios del valle Palmira

Cali
Buga

Alcalá

Alban

Valle

GEOGRAFICO

Observamos en el anterior ejemplo están organizados por orden de municipios. Y alfabéticamente observando la primera letra

Numérico
Este principio se apoya en los números. Consiste en asignar un código a cada una de las carpetas del archivo.

Ejemplo
Una empresa comercial, tiene organizados sus departamentos utilizando el método numérico

O1 Departamento administrativo
1.1 División Comercial
1.2 División de Servicios
2 Departamento Financiero
2.1 Contabilidad
2.2 Tesorería
3 Departamento de relaciones publicas
3.1 Bienestar
3.2 Personal Asesor
3.3 Personal Ejecutivo
3.4 Personal de planta

Están por códigos y departamentos

Otro ejemplo es el que utilizan en los hospitales, EPS , clínicas por el número de identificación del usuario

Actividad 01

DADO UN LISTADO DE 10 NOMBRES, ORGANIZARLOS POR ORDEN ALFABETICO

Actividad 02

ORGANIZAR ALFABETICAMENTE EL SISTEMA GEOGRAFICO, UNA LISTA DE 20 BARRIOS

3. Evaluación

En qué casos recomiendas el archivo alfabético

Consulta y describe un archivo histórico en nuestra ciudad
Consulta en que consiste y como funciona el archivo electrónico