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Tema 29

El Registro Civil. Organización


actual de los Registros Civiles
en España. Funcionarios encargados
de los mismos. Libros y Secciones
del Registro. Libros auxiliares.

Referencias Legislativas
• Ley de 8 de junio de 1957, del Registro Civil.
• Decreto de 14 de noviembre de 1958, por el que se aprueba el
Reglamento del Registro Civil.
Tramitación Procesal y Administrativa

Guión-resumen

1. El Registro Civil 5. Libros y Secciones del Registro


1.1. Legislación aplicable 5.1. Secciones del Registro Civil
1.2. Concepto 5.2. Libros del Registro Civil
1.3. Funciones 6. Libros auxiliares
1.4. Objeto 6.1. Libro Diario
2. Organización actual de los Registros 6.2. Libro de Personal y Oficina
Civiles en España
6.3. Referencia a la informatización de
2.1. Órganos del Registro los Registros Civiles
2.2. Examen de los distintos órganos 7. Custodia de los Libros del Registro y
su archivo
3. Funcionarios encargados de los
mismos 7.1. Custodia
4. Disposiciones generales en materia 7.2. Archivo
registral
4.1. Comunicaciones, notificaciones y
peticiones
4.2. Capacidad
4.3. Plazos
4.4. Aplicación supletoria de la
Jurisdicción Voluntaria

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El Registro Civil

1. El Registro Civil
1.1. Legislación aplicable
— La Ley del Registro Civil (LRC), de 8 de junio de 1957, que vino a sustituir a la
primitiva LRC de 17 de julio de 1870.
— El Reglamento del Registro Civil (RRC), de 14 de noviembre de 1958.
Tanto la Ley como el Reglamento han sido objeto de múltiples reformas.

La LRC está dividida en siete Títulos y consta de 102 artículos. El Reglamento está
dividido en ocho Títulos y tiene 408 artículos.
No obstante, debe advertirse que en la actualidad se encuentra aprobada la Ley 20/2011, de 21 de
julio, del Registro Civil, cuya entrada en vigor debería haberse producido el día 22 de julio de 2014, a los
tres años de su publicación en el BOE. Dicha entrada en vigor, sin embargo, quedó diferida hasta el 15
de julio de 2015, en virtud del Real Decreto-Ley 8/2014, de 4 de julio. En definitiva, hasta la entrada en
vigor de dicha Ley, el Ministerio de Justicia adoptará las medidas y los cambios normativos necesarios que
afecten a la organización y funcionamiento de los Registros Civiles dentro del proceso de modernización
de la Justicia, permaneciendo en vigor mientras tanto las disposiciones tradicionales.

En el aspecto administrativo debe tenerse en cuenta a la Dirección General de los


Registros y del Notariado (DGRN), que depende del Ministerio de Justicia y que tiene a
su cargo, entre otras competencias, la dirección e inspección de los Registro Civiles, así
como la vigilancia del cumplimiento de las disposiciones legales en materia registral.
En cuanto a la Dirección General de los Registros y del Notariado es el Centro Direc-
tivo cuya función es estudiar, proponer y aplicar la política del Departamento en relación
con las cuestiones referentes al Derecho privado, a la fe pública notarial y a la materia regis-
tral que recaiga directamente sobre el Derecho privado, en los términos que señale la legis-
lación vigente.

1.2. Concepto
El art. 325 del Código Civil determina que los actos relativos al estado civil de las per-
sonas se harán constar en el Registro destinado a este efecto.
El Registro Civil es una Oficina Pública en la que se acredita y prueba todo lo relativo al
estado civil y situación jurídica de las personas físicas, desde su nacimiento hasta su muerte.
El estado civil se define como “el conjunto de cualidades, atributos y circunstancias
de la persona que la identifican jurídicamente y que determinan su capacidad con cierto
carácter de generalidad y permanencia”.
El Registro Civil puede ser definido como “la institución que tiene por objeto dar
publicidad a los hechos y actos que afectan al estado civil de las personas,
cooperar, en ciertos casos, a la constitución de tales actos y proporcionar
títulos de legitimación de estado civil”.

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Tramitación Procesal y Administrativa

1.3. Funciones
El Registro Civil cumple las siguientes funciones:

a) Da publicidad de los hechos y circunstancias relativos al estado civil.


b) Coopera a la formación de algunos actos relativos al estado civil, por ejemplo, la
emancipación.
c) Crea auténticos títulos de legitimación del estado civil, por ejemplo, el reconoci-
miento de un hijo extramarital.
d) Constituye la prueba de los hechos inscritos en él (art. 2 LRC).

1.4. Objeto
Son objeto de inscripción en el Registro Civil:
— Hechos relativos al estado civil de españoles.
— Hechos relativos al estado civil de extranjeros ocurridos en territorio español.
El artículo 1 de la LRC establece que en el Registro Civil se inscribirán los hechos con-
cernientes al estado civil de las personas y aquellos otros que determine la ley. Constitu-
yen, por tanto, su objeto:

1. El nacimiento.
2. La filiación.
3. El nombre y apellidos.
4. La emancipación y habilitación de edad, hoy llamada “beneficio de mayor edad”.
5. Las modificaciones judiciales de la capacidad de las personas o que éstas han sido
declaradas en concurso, quiebra o suspensión de pagos (en la actualidad, tan
solo se debe hacer mención a las declaraciones de concurso, y no a la quiebra o
suspensión de pagos, al haberse unificado todas estas figuras en un único pro-
cedimiento concursal).
6. Las declaraciones de ausencia o fallecimiento.
7. La nacionalidad y vecindad.
8. La patria potestad, tutela y demás representaciones legales.
9. El matrimonio.
10. La defunción.
El Registro Civil constituye la prueba de los hechos inscritos. Sólo en los
casos de falta de inscripción o en los que no fuere posible certificar del asien-
to se admitirán otros medios de prueba; pero en el primer supuesto será

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requisito indispensable para su admisión que previa o simultáneamente, se haya instado la


inscripción omitida o la reconstitución del asiento.
No podrán impugnarse en juicio los hechos inscritos en el Registro sin que a la vez se
inste la rectificación del asiento correspondiente.

2. Organización actual de los Registros Civiles en España


2.1. Órganos del Registro
El Registro Civil depende del Ministerio de Justicia. Todos los asuntos a él referentes
están encomendados a la Dirección General de los Registros y del Notariado.
Los encargados del Registro, cualesquiera que sean los cargos o empleos que desem-
peñen, deben cumplir, para todo cuanto se refiere al Registro Civil, las órdenes e instruc-
ciones del Ministerio de Justicia y de la Dirección General del ramo, aun cuando les fue-
ren comunicadas directamente.
El Registro Civil está integrado por:
1º. Los Registros Municipales (Registros de Juzgados de 1ª Instancia y de Juzgados
de Paz).
2º. Los Registros Consulares.
3º. El Registro Central.

ÓRGANOS DEL REGISTRO CIVIL

• DIRECCIÓN GENERAL DE LOS REGISTROS Y DEL NOTARIADO


De dirección
(Ministerio de Justicia).

• Registros de JUZGADOS DE PRIMERA INSTANCIA Y DE PAZ.


De gestión • Registros CONSULARES.
• Registro CENTRAL.

• MINISTERIO DE JUSTICIA.
Superior • DIRECCIÓN GENERAL DE LOS REGISTROS Y
DEL NOTARIADO.

De inspección • Juez de Primera Instancia la de los Registros


Municipales (art. 13 LRC).
• Presidente del Tribunal Superior de Justicia, o por
Ordinaria el Magistrado en quien delegue, para cada provincia
(art. 58 RRC).
• Jefe de la misión diplomática en los Registros
Consulares, sin sujeción a períodos.

• Médicos forenses.
De cooperación • Ministerio Fiscal.
• Etc.

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2.2. Examen de los distintos órganos


2.2.1. La Dirección General de los Registros y del Notariado
Dentro del Ministerio de Justicia competen a la Dirección General de los Registros y
del Notariado las siguientes funciones:

— La dirección e inspección de los servicios del Registro Civil.


— Cumplir y hacer cumplir la Ley y el Reglamento del Registro Civil.
— Preparar las propuestas de las disposiciones que sobre la materia de Registro Civil
hayan de revestir la forma de orden o real decreto.
— Informar sobre las cuestiones propias del Registro Civil.
Los Encargados del Registro pueden elevar a la Dirección, previo informe del Minis-
terio Fiscal, propuestas para mejorar el servicio o resolver cuestiones de carácter general.

La Dirección General comunicará a los órganos del Registro las resoluciones o ins-
trucciones directamente o por conducto de los Presidentes de los Tribunales Superiores de
Justicia o del Ministerio de Asuntos Exteriores.

2.2.2. Registros de los Juzgados de Primera Instancia


Son los Registros que tienen atribuidos estos jueces. Les corresponde llevar las cuatro
Secciones de su municipio y además inscribir los hechos relativos a la Sección IV corres-
pondientes a los demás municipios de su demarcación.

Según el art. 44 RRC, en las poblaciones en que haya más de un Juzgado de Primera
Instancia el servicio del Registro Civil queda sujeto a las siguientes reglas:

1ª. Existirán uno o más Registros, siempre a cargo de los Jueces de Primera Instancia,
asistidos por los correspondientes secretarios judiciales.
2ª. El Ministerio de Justicia, atendiendo a las circunstancias de cada población,
adoptará las medidas convenientes, y en particular:
a) Si en el término municipal ha de existir un único Registro o varios, seña-
lándose en este caso la competencia de cada uno.
b) El juez o jueces de Primera Instancia a quienes incumbe el Registro Civil y,
en su caso, las funciones que a cada uno corresponden.
c) Si el juez o jueces han de dedicarse exclusivamente al servicio del Registro.
Corresponde a los Jueces de Primera Instancia ilustrar y dirigir a los
Jueces de Paz, siempre que lo imponga el servicio, y al menos una vez al año
visitarán los Registros a su cargo. El Juez de Paz, en los Registros Municipales,
actúa por delegación del Encargado.

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El Registro Civil

2.2.3. Registros de Juzgados de Paz


En los Registros Municipales el Juez de Paz actúa por delegación del Encargado y con
iguales facultades, salvo en los expedientes.

En su virtud, extenderá las inscripciones dentro del plazo de nacimiento de hijos habidos
en matrimonio, las ordinarias de defunción, las de matrimonio en forma religiosa mediante
la certificación respectiva, las de matrimonio civil cuyo expediente haya instruido y las
notas marginales que no sean de rectificación o cancelación.

No deberá, sin embargo, extender ningún otro asiento, salvo en casos de urgente
necesidad, sin recibir instrucción particular y por escrito del Encargado.

En todo caso, cumplirá cuantos cometidos reciba del Encargado del Registro.

2.2.4. Los Registros Consulares


Habrá un Registro para cada demarcación consular; el Ministerio de Asuntos Exteriores
y de Cooperación comunicará al de Justicia los Consulados de España en el extranjero y su
demarcación territorial.

Los Registros Consulares estarán a cargo de los Cónsules de España o, en su caso, de


los funcionarios diplomáticos encargados de las Secciones consulares de la Misión Diplo-
mática.

Serán sustituidos por el funcionario de carrera que corresponda y, en su defecto, por


el Canciller o persona que le sustituya. A falta de sustituto reglamentario, los hechos se ins-
cribirán en el Registro Central.

Los Cónsules extenderán por duplicado las inscripciones que abren folio en el Registro
a su cargo, uno de cuyos ejemplares será remitido al Registro Central.

Los Registros Consulares carecen de Secretario; los asientos, certificaciones y diligencias


se autorizarán sólo por el Encargado.

Las funciones del Ministerio Fiscal se asumirán por el canciller del Consulado y, en
defecto de sustituto reglamentario, por dos españoles capaces e instruidos nombrados por
el jefe de la Oficina Consular o de la Misión Diplomática.

2.2.5. El Registro Central


Estará a cargo de dos magistrados, asistidos de otros tantos secretarios judiciales. Los
magistrados se sustituirán entre sí y, en su defecto, serán sustituidos por los encargados del
Registro Civil de Madrid.

La Dirección General de los Registros y del Notariado determinará las


funciones que correspondan a cada encargado.

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En el Registro Central se inscribirán:


— Los hechos para cuya inscripción no resulte competente ningún otro Registro.
— Aquellos que no puedan inscribirse por concurrir circunstancias excepcionales de
guerra u otras que impidan el funcionamiento del Registro correspondiente.
— Los matrimonios secretos.
— Los duplicados de las inscripciones consulares y de las inscripciones de nacimiento
practicadas en los Registros Municipales del domicilio conforme a lo dispuesto
en el apartado 5 del art. 16 de la LRC (inscripción de nacimiento acaecido en el
extranjero de personas que adquieren la nacionalidad española y en los supuestos
de adopción internacional, practicadas, respectivamente, en el Registro Civil
Municipal del domicilio en el que se haya instruido el expediente o en el Registro
Civil del domicilio de los progenitores).
— El fallecimiento de las personas de nacionalidad extranjera al servicio de las Fuerzas
Armadas y de las Fuerzas de Seguridad españolas, siempre que dicho fallecimiento
hubiera ocurrido durante una misión u operación fuera de España y que el
sistema registral del Estado donde hubiera ocurrido el hecho no practicare la
pertinente inscripción, sin perjuicio de trasladar la inscripción realizada al Registro
del Estado del cual fuere nacional la persona fallecida.
— El Registro Central también llevará los libros formados con los duplicados de las
inscripciones sobre modificaciones judiciales de la capacidad de obrar, constitución
y modificación de cargos tutelares, prórroga o rehabilitación de la patria potestad,
medidas judiciales sobre guarda o administración de presuntos incapaces o
menores no sujetos a patria potestad, vigilancia o control de tales cargos, y
constitución de patrimonios protegidos y designación y modificación de
administradores de patrimonios protegidos practicadas en los distintos Registros
Municipales, bajo la denominación de Libro de Incapacitaciones, cargos tutelares
y administradores de Patrimonios Protegidos.

2.2.6. El Registro de la Familia Real


El Decreto-Ley 17/1975, de 20 de noviembre, restableció el Registro del Estado Civil
de la Familia Real de España.
El Real Decreto 2917/1981, de 27 de noviembre, desarrolla su regulación:
— En el Registro Civil de la Familia Real se inscribirán los nacimientos, matrimonios
y defunciones y cualquier otro hecho o acto inscribible que afecte al Rey de
España, su Consorte, sus ascendientes de primer grado, sus descendientes y al
Príncipe heredero.
— Este Registro estará a cargo del Ministro de Justicia, asistido como
Secretario por el Director General de los Registros y del Notariado.

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— El Registro se llevará en un solo Libro Especial y con todas sus hojas en blanco.
— Los asientos se practicarán sucesivamente, sin distinción de secciones. El índice
del libro se llevará por orden de asientos.
— Las certificaciones sólo podrán expedirse a petición del Rey o Regente, de los
miembros de la Familia Real con interés legítimo, del Presidente del Gobierno o
del Presidente del Congreso.

2.2.7. Órganos de Inspección del Registro Civil


A) La inspección superior: Inspectores centrales
De conformidad a los arts. 56 y 57 del RRC:
“La Dirección General ejerce la Inspección superior, mediante funcionarios del Grupo
A, Licenciados en Derecho, con la categoría de Subdirectores o Jefes de Servicio, que tie-
nen carácter y atribuciones de Inspectores centrales, sin perjuicio de la superior facultad
del Director General.”
“Los Inspectores se atendrán a las instrucciones que reciban de la Dirección General
para corregir las deficiencias que perturben el servicio.”

B) La inspección ordinaria: Inspectores ordinarios


La inspección de los Registros Civiles ubicados en los Juzgados de Primera Instancia
(art. 58 del RRC) se desarrolla en los términos que se sistematizan a continuación:
— Autoridad inspectora. La inspección ordinaria de los Registros se ejerce por el
Presidente del Tribunal Superior de Justicia respectivo o por el magistrado en
quien delegue para cada provincia.
— Periodicidad de las inspecciones. La inspección se hará personalmente y una
vez al año, sin perjuicio de las visitas extraordinarias que él (ha de entenderse
Presidente del Tribunal) o la DGRN estimen convenientes.
— Objeto de la inspección. La inspección recaerá:
1º. Sobre el Registro directamente a cargo del Juez de Primera Instancia, exa-
minando las actas de las visitas que el Encargado hubiere efectuado en los
Registros a su cargo, así como instrucciones particulares que hubiere dado
a los Jueces de Paz.
2º. Sobre uno, al menos, por cada Juez de Primera Instancia de los Registros en
que actúe por delegación el Juez de Paz, comprobando el cumplimiento de
los deberes del respectivo Encargado.
— Memoria anual de inspecciones. De conformidad al art. 61 del
RRC, “los Inspectores ordinarios, en el mes de enero, darán a la
Dirección General parte circunstanciado de las inspecciones, con

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expresión de las faltas observadas, de las medidas tomadas para corregirlas y de


las sanciones impuestas”.
— Memoria quinquenal de inspecciones y propuestas. De conformidad al art. 62
del RRC, “en los años terminados en cero o cinco los Inspectores ordinarios,
enviarán, con el parte anterior, una Memoria de las medidas aconsejables para el
servicio, de cuya redacción encargarán, con un año de anticipación, a un Encar-
gado de Registro, el cual utilizará los informes y propuestas de los demás sujetos
al mismo Inspector. La Dirección podrá señalar, con la debida antelación, el tema
o temas a que debe ceñirse la memoria y un resumen de las memorias aprobado
por la Dirección General se incorporará al Anuario de este Centro Directivo”.

C) La inspección en los Registros Consulares


La inspección ordinaria se ejercerá, sin sujeción a períodos, por el Jefe de la Misión
Diplomática, que puede delegar en otros funcionarios diplomáticos o consulares destinados
en la misma, previa autorización del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.
La del Registro a cargo del propio Jefe de Misión se efectuará por funcionario desig-
nado por el Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación.

3. Funcionarios encargados de los mismos


Los Registros Municipales son fundamentalmente los que tienen a su cargo los Jue-
ces de Primera Instancia. Estos estarán asistidos por el secretario. Los Registros Municipa-
les radicados en las poblaciones donde existe Juzgado de Paz serán llevados por los Jueces
de Paz asistidos por sus secretarios, pero estos jueces actúan como Delegados del Juez de
Primera Instancia, a quien consultarán siempre que sea necesario y concretamente cuan-
do se trate de inscripciones de nacimiento fuera de matrimonio; los Jueces de Paz sólo lle-
van las tres primeras Secciones del Registro (nacimientos, matrimonios y defunciones),
pues la Sección IV se lleva únicamente y para toda la demarcación, en el Juzgado de Pri-
mera Instancia. Los Jueces de Paz, por otra parte, no tramitan expedientes, salvo los de fe
de vida y viudedad o soltería.
En los Registros de los Juzgados de Primera Instancia el secretario, por delegación del
encargado, podrá desempeñar por sí solo:
a) La función de certificación.
b) Inscripción dentro de plazo de nacimiento de hijos habidos en el matrimonio,
las ordinarias de defunción, las de matrimonio en forma religiosa mediante cer-
tificación respectiva, las de matrimonio en forma civil cuyo previo expediente
haya instruido y las notas marginales que no sean de rectificación o cancelación.
c) Las relativas a fes de vida y estado.
Las mismas funciones tendrá el Oficial habilitado (en la actualidad, Ges-
tor Procesal) en quien el secretario a su vez delegue, previa autorización del
encargado.

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Juez y secretario responden solidariamente de cuantos actos autoricen conjuntamente


relativos al Registro.
Los Registros Consulares, como queda dicho, estarán a cargo de los Cónsules de España;
el Registro Central, a cargo de dos Magistrados asistidos de otros tantos Secretarios Judiciales;
y el Registro Civil de la Familia Real Española, a cargo del propio Ministro de Justicia.

4. Disposiciones generales en materia registral


4.1. Comunicaciones, notificaciones y peticiones
Los órganos del Registro Civil se comunicarán directamente entre sí de oficio. Por el
mismo procedimiento se realizará la comunicación entre los Registros Consulares y los
situados en España.
Las autoridades, funcionarios o particulares podrán formular peticiones ante el Registro
Civil de su residencia o domicilio, cuando la oficina competente, a la que se dará inmediato
traslado radique en otro término o demarcación.
Las notificaciones y, en general, toda comunicación al peticionario o parte se hará de
oficio a través de la oficina de presentación en el domicilio que hubieren señalado en la
misma población.
El Encargado, asistido, en su caso, por el Secretario, deberá trasladarse al lugar en que
haya de formularse una declaración inscribible por persona que, por enfermedad u otra
causa, no pueda acudir al Registro.

4.2. Capacidad
Quienes tienen capacidad para realizar un acto de estado civil, la poseen para todas
las actuaciones registrales relativas al mismo.

4.3. Plazos
Salvo justificadas razones de urgencia, el despacho de asuntos se llevará a efecto a las
horas de servicio, que se anunciarán en lugar visible al público.
La inscripción de defunción se considera siempre de urgencia.
Para las obligaciones impuestas en esta legislación que no tengan señalado cumpli-
miento inmediato o plazo especial, éste será de tres días.
No se computará el día en que acaezca el hecho inicial del plazo.

4.4. Aplicación supletoria de la Jurisdicción Voluntaria


Dispone el art. 16 del Reglamento del Registro Civil que: “En las actuaciones
y expedientes son de aplicación supletoria las normas de jurisdicción voluntaria.”

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5. Libros y Secciones del Registro


5.1. Secciones del Registro Civil
El Registro Civil se divide en cuatro Secciones:

— Sección Primera: “Nacimientos y general”.

Se inscribirán al margen de la correspondiente inscripción de nacimiento, la


adopción, las modificaciones judiciales de capacidad, las declaraciones de con-
curso, ausencia o fallecimiento, los hechos relativos a la nacionalidad o vecindad
y, en general, los demás inscribibles para los que no se establezca especialmente
que la inscripción se haga en otra Sección del Registro.

Cuantos hechos afecten a la patria potestad, salvo la muerte de los progenitores,


se inscribirán igualmente al margen de la inscripción de nacimiento de los hijos.

— Sección Segunda: “Matrimonios”.

En esta Sección se inscribe la celebración del matrimonio. Al margen se hará


mención, en su caso, de las capitulaciones matrimoniales que se hubieren
otorgado, así como de los pactos, resoluciones judiciales y demás hechos que
modifiquen el régimen económico del matrimonio.

— Sección Tercera: “Defunciones”.

En ella se inscribe el fallecimiento de la persona.

— Sección Cuarta: “Tutelas y representaciones legales”.

Son objeto de inscripción los cargos tutelares o de la curatela, sus modificacio-


nes y las medidas judiciales sobre guarda o administración, o sobre vigilancia o
control de aquellos cargos. También son inscribibles los cargos de Albacea,
Depositario, Administrador e Interventor judiciales, Síndico o cualesquiera otros
representantes que tengan nombramiento especial y asuman la administración y
guarda de un patrimonio.

5.2. Libros del Registro Civil


En el Registro se utilizan libros principales y libros auxiliares.

— Principales: los correspondientes a cada una de las cuatro secciones.

— Auxiliares: son el Libro Diario y el Libro de Personal y Oficina.

Cada una de las Secciones se llevará en libros distintos, formados con las
cautelas y el visado reglamentario.

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El art. 105 del RRC, reformado por Real Decreto de 29 de agosto de 1986, establece
que los libros estarán formados por hojas fijas o por hojas móviles, foliadas y selladas y en
las que se expresará la Sección y tomo del Registro.

Se encabezarán con diligencia de apertura, en la que se indicará el Registro, la Sección


o clase de libro, el número relativo que le corresponde entre los de su Sección o clase y el
número de páginas destinadas a asientos.

En el último folio registral útil se pondrá diligencia de cierre, en la que se expresará el


motivo de la clausura, el número total de inscripciones principales y el de páginas utilizadas.

Las diligencias de apertura y de cierre se autorizarán por el Encargado del Registro y el


Secretario, en su caso.

El Ministerio de Justicia podrá decidir, sin perjuicio de la conservación de los libros, la


informatización de los Registros y la expedición de certificaciones por ordenador.

En cada Registro se llevarán:

a) Los libros correspondientes a las Secciones, Libro Diario y Libro de Personal y


Oficina.
b) Un orden de legajos por sección; el de inscripciones, indicaciones, cancelaciones
y anotaciones marginales; el de notas marginales; el de Personal y Oficina; el de
Expedientes; el de Otros Documentos y el de Abortos.
Los legajos se harán por orden cronológico y numerando correlativamente a cada
documento (sin importar el número de folios que tenga). Los que se refieran a
asientos se incorporarán todos los antecedentes y en cada uno de los documentos
habrá indicación rubricada por Secretario o Encargado del tomo y de la página,
y se incorporará el testimonio de la resolución que causa un asiento.
Los legajos de expedientes, de otros documentos y de abortos tendrán un índice
de los archivados. El que haya presentado el documento original podrá solicitar
que le sea devuelto (que se desglose del legajo) pero en este caso se dejará
testimonio bastante del mismo.
c) Un fichero por cada sección; otro de fe de soltería y viudedad y los cuadernos
auxiliares y ficheros que juzgue conveniente el Encargado o prescriba la Dirección
General.
Los ficheros serán ordenados por orden alfabético por apellidos de los inscritos, y
el de matrimonios por los de ambos cónyuges. Lógicamente, cada ficha contendrá
las indicaciones del índice alfabético, fecha del hecho y referencia al tomo.
Los Libros del Registro Central serán:

a) Los libros formados por Secciones, con los duplicados de las ins-
cripciones consulares y de las inscripciones de nacimiento practica-
das en los Registros Municipales del domicilio tras una adopción

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internacional o la adquisición de la nacionalidad española por ciudadanos cuyo


lugar de nacimiento sea un país extranjero.
b) Los ordinarios destinados a las demás inscripciones.
c) El Libro Especial de Matrimonios Secretos.
d) Los libros formados con los duplicados de las inscripciones sobre modificaciones
judiciales de la capacidad de obrar, constitución y modificación de cargos tutela-
res, prórroga o rehabilitación de la patria potestad, medidas judiciales sobre guar-
da o administración de presuntos incapaces o menores no sujetos a patria potes-
tad, vigilancia o control de tales cargos, y constitución de patrimonios protegidos
y designación y modificación de administradores de patrimonios protegidos
practicadas en los distintos Registros Municipales.

6. Libros auxiliares
6.1. Libro Diario
En él se consignará:

a) La fecha de entrada de todo documento, con indicación de procedencia y legajo


en que se archiva. Se exceptúan los antecedentes de inscripciones de nacimiento,
matrimonio y defunción practicadas en tiempo oportuno y, salvo petición del
presentante, los relativos a expedición de fe de vida o estado, entregados a mano.
b) Las declaraciones que no provoquen inmediatamente la inscripción a que van
destinadas, aunque de ellas se levante acta.
c) La fecha, tomo y página de las inscripciones y anotaciones marginales, expresando
los nombres y apellidos del inscrito.
d) La salida de cualquier documento, con expresión del asunto, pero no la entrega
a mano de certificaciones.
En el Libro Diario se abrirá un asiento para cada asunto bajo el número de orden
correlativo, y en él se expresarán, sin claros intermedios, las entradas y salidas que ocurran
con relación al mismo.

A este efecto, se dedicará a cada asiento el espacio necesario, y cuando se agote, se


abrirá otro suplementario con recíprocas referencias.

Los asientos no requieren firmas ni sellos. Las adiciones, apostillas, interlineados, ras-
paduras, tachados o enmiendas se salvarán, en la primera línea útil, dentro del asiento o
en el suplementario, empleando paréntesis y haciendo referencias mutuas.

El Libro estará provisto de un índice alfabético.

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6.2. Libro de Personal y Oficina


Tendrá las siguientes partes:
a) Inventario.
b) Personal.
c) Inspecciones.
d) Ámbito territorial y sus modificaciones.
Analizamos cada una de ellas:
a) El inventario detallará los libros, legajos, el sello oficial y demás objetos archi-
vados.
b) En la parte de personal se dedicarán folios separados a cada cargo de la plantilla
para expresar por diligencia:
— La fecha de posesión, con la firma y rúbrica del funcionario o empleado.
— En los folios de Encargado y Secretario, el cuadro respectivo de sustitucio-
nes y las que ocurran, incluso por incompatibilidad, expresando causa y
duración.
— Fecha del cese.
— Las resoluciones declaratorias de que se han realizado actuaciones por quien
no estaba legítimamente encargado. Sólo se reflejarán los cambios de Juez
Encargado en el Libro del Registro que está directamente a su cargo.
c) La diligencia de inspección expresará el carácter, hora y fecha, inspector y entrega
del duplicado del acta.
d) En la parte de Ámbito Territorial se consignará por diligencia:
— El del Registro, y en el de la sede del Juez Encargado, términos a su cargo.
— Las agregaciones o segregaciones.
— La procedencia del territorio, según la demarcación anterior a la creación o
modificación y destino del segregado. Se expresarán los Registros afectados,
con precisión de los que conservan el archivo, fecha de entrada en vigor de
las modificaciones y disposiciones que las ordenen.
— Tiempo que haya dejado de funcionar el Registro por concurrir circunstancias
excepcionales.

6.3. Referencia a la informatización de los Registros Civiles


El Ministerio de Justicia podrá decidir, sin perjuicio de la conservación de
los libros, la informatización de los Registros y la expedición de certificaciones

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por ordenador. Reglamentariamente se establecerán los requisitos, la forma de practicar los


asientos y expedir certificaciones y las demás condiciones que afecten al establecimiento y
gestión de los ficheros automatizados de datos registrales.
En desarrollo de esta última previsión, se aprobó la Orden del Ministerio de Justicia
de 19 de julio de 1999, sobre informatización de los Registros Civiles, que fijó el marco
jurídico general a que debería ajustarse la organización y funcionamiento de los Registros
Civiles informatizados, dando lugar a la elaboración de una aplicación informática espe-
cialmente diseñada al efecto denominada INFOREG, la cual se encuentra en estos
momentos implantada y en plena explotación en la mayor parte de los Registros Civiles
principales, a cargo de Jueces y Magistrados, de España.

Además, se fijaba (art. 9 de la Orden, hoy derogado) una finalidad adicional consis-
tente en la recuperación informática de los archivos anteriores a la informatización de los
Registros Civiles, que constan en los tradicionales libros manuscritos (inscripciones de
nacimiento, matrimonio, defunción y tutelas practicadas desde 1950).

Para permitir la ejecución práctica de esta recuperación informática, la Orden


JUS/1468/2007, de 17 de mayo, sobre impulso a la informatización de los Registros Civiles
y digitalización de sus archivos, establece que su objetivo es impulsar la informatización de
los Registros Civiles y para ello (art. 1):

“a. Se aprueba la versión de la aplicación informática Inforeg (4.0) de los Registros


Civiles.

b. Se crea el Libro Complementario de Inscripciones Marginales que existirá respecto


de las Secciones primera, segunda, tercera y cuarta, debiendo existir en todo
momento uno abierto por cada una de las citadas Secciones de cada Registro
Civil, con una numeración seriada y diferenciada por Secciones.

El objeto de dichos Libros es permitir la extensión en los mismos de las sucesivas


inscripciones, anotaciones y notas marginales que se hayan de practicar en relación
con los hechos o actos relativos al estado civil de las personas cuya inscripción
principal conste extendida en libros manuscritos abiertos con anterioridad a la
informatización del correspondiente Registro Civil y que hayan sido objeto de
digitalización.

c. Se regula el proceso de recuperación digital de los archivos manuscritos anteriores


a la informatización de los Registros así como la gestión de las incidencias relativas
a este proceso.

d. Se modifican las reglas por las que se rige la organización y llevanza de los libros
que forman el archivo de los Registros Civiles informatizados.

e. Se regula la posibilidad de la gestión informática de los expedientes


tramitados en los Registros Civiles.”

29-16
El Registro Civil

7. Custodia de los Libros del Registro y su archivo


7.1. Custodia
Los libros no pueden sacarse de la Oficina del Registro bajo ningún pretexto, salvo
peligro de destrucción. Los libros, objetos y documentos estarán en condiciones de segu-
ridad, bajo la custodia del Encargado, que dará cuenta a la superioridad del especial peli-
gro de incendio, inundación o cualquier otro que no pueda prevenir con sus medios.
Los legajos no remitidos al Archivo Provincial se custodiarán, a ser posible, en distin-
ta habitación que los libros de inscripciones.

Las diligencias judiciales que exijan el examen directo de los libros se practicarán en la
oficina del Registro.

Por mandato judicial, se hará desglose temporal de los demás documentos, que se
entregarán contra recibo.

7.2. Archivo
Los Registros Municipales remitirán cada año al Archivo Provincial, en el mes señala-
do por el Encargado de éste:

— Los legajos correspondientes a las inscripciones, una vez transcurridos cinco años
de éstas.

— Los Libros de Inscripciones si han transcurrido, a partir de la inscripción principal,


cincuenta años en el de defunciones y ciento veinticinco en los demás.

En iguales condiciones remitirá el Registro Central al Archivo de Madrid los legajos de


inscripciones en Libros ordinarios, estos mismos Libros y los de inscripciones duplicadas.

El Encargado del Registro Municipal, designado por la Dirección General, lo será


también del Archivo Provincial, incluso a efectos de asientos y certificaciones.

El Archivo se instalará en un edificio distinto al del Registro Civil. La ordenación se


hará por partidos judiciales, comarcas, términos municipales, Registros, clases de Libro o
legajo y, finalmente, dentro de cada clase, por orden cronológico.

Los Libros de Inscripciones y el de Personal y Oficina se conservarán siempre.

Serán vendidos e inutilizados en forma que se evite la publicidad de su contenido: los


legajos y Libros Diarios de fecha superior a cincuenta años; las fichas de defunciones y de
fes de vida o estado de más de cien; las de matrimonio de más de ciento cincuenta, y las
demás de fecha superior a doscientos.

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